保育園の面接の日程を決める｜配置の人数を崩さずシフトの合間に面接を入れる組み方

保育園の面接の日程を決めるとき、園長の予定表だけを見て「この日なら空いている」と候補を出していないでしょうか。保育園では、園長や主任が保育室から離れられるかどうかは、本人の予定ではなく、その時間の子どもの人数と保育士の人数で決まります。予定表では空いていても、当日の朝に職員が1人休めば面接の時間は消えます。この記事では、保育園で面接の日程が崩れる理由をたどり、配置の人数を崩さずに面接を入れる枠の作り方、応募者の層ごとの合わせ方、内定から入職までに見込むべき期間までを順に整理します。

保育園の面接は、配置の人数から逆算しないと入らない

保育所には、こどもの年齢ごとに置かなければならない保育士の人数が決まっています。乳児はおおむね3人に1人、1歳と2歳の子はおおむね6人に1人です。3歳以上の子どもについては、2024年度に基準が改められました。こども家庭庁と文部科学省の通知には、次のように書かれています。

これを受け、各教育・保育施設において従事する職員等の数を定めた規定のうち、満４歳以上児の職員配置基準を 30 対１から 25 対１へと改善する改正を行う。また、満３歳児の職員配置基準を 20 対１から 15 対１へ、併せて改正を行う。 出典: cfa.go.jp

同じ通知には、自治体の判断で当分の間は従前の基準で運営できる経過措置も書かれているため、自園に当てはまる数字は所管の自治体の条例で確かめてください。面接の日程を考えるうえで大事なのは、数字そのものより、この基準が1日中どの時間にも効いていることです。

保育士が採用で足りない園ほど、主任や園長がクラスに入って人数を満たしている時間が長くなります。その人が面接で30分抜けると、その30分だけ基準を満たせなくなる時間帯があります。だから保育園の面接の日程は、「誰が空いているか」ではなく「誰が抜けても人数が足りるか」から決める必要があります。

もう1つ見落としやすいのが、面接をする場所です。保育園の事務室は保護者の出入りがあり、応募者と向かい合って落ち着いて話せる部屋は多くありません。空いている保育室を使うなら、その部屋を使っている時間帯を避ける必要があり、場所の都合でも入れられる時間は絞られます。

面接を入れやすい時間帯と、入れにくい時間帯

保育園の1日を、面接を入れられるかという目で並べ直すと次のようになります。園ごとに時刻は違うので、自園の日課に置き換えて使ってください。

表を見ると、多くの園で面接に使えるのは午前のクラス活動の一部と、午睡の時間、そして延長保育の時間の3か所です。

午睡の時間は子どもが寝ているので一見いちばん入れやすく見えますが、職員が交代で休憩を取る時間でもあります。面接で1人抜けると、休憩に入る予定だった保育士が休憩を取れなくなることがあります。午睡の時間に面接を入れるなら、その日の休憩の順番を先に組み替えておいてください。睡眠中の子どもの呼吸や姿勢の確認を続けるための人数も、面接で抜ける人を除いて足りるかを確かめます。

延長保育の時間は、子どもの数が少なく、配置に余裕が出やすい時間です。現職の保育士や日中に仕事をしている応募者にとっても来やすい時間ですが、面接をする園長や主任にとっては長い1日の最後になります。週に何日もこの時間を面接に使うと、翌日の早番に響きます。

面接の枠を、シフト表に先に書き込む

面接の日程が崩れる園の多くは、応募が届いてから空いている時間を探しています。その時点ではもう翌週のシフトが決まっていて、面接で抜ける人の代わりを入れる余地がありません。

崩れにくいのは、毎月のシフトを組むときに、面接の枠を先に書き込んでしまう方法です。たとえば「毎週火曜と木曜の13時30分から14時15分は、主任が面接に入れる枠」とシフト表に書き、その時間にクラスに入るフリーの保育士を先に割り当てます。応募が無い週は、その枠を事務の仕事や書類の時間に戻せばよいだけです。

枠は週に2つか3つ、曜日と時間帯を散らして作ってください。午睡の時間の枠が2つ、延長保育の時間の枠が1つ、土曜日の午後の枠が月に1つ。このくらい散らしておくと、日中に動ける応募者にも、平日の夜しか来られない応募者にも、どれかの枠を選んでもらえます。

枠を作ったら、応募者に候補を出すときは、その枠の中からだけ出します。「いつがご都合よいですか」と白紙で聞くと、応募者が出してきた日時が枠の外で、また調整が始まります。枠の中から2つか3つを選んでもらい、合わなければ次の週の枠を出す。この決まりを返信する人全員が守るだけで、往復の回数が減ります。

複数の園を運営する法人では、法人本部の採用担当が各園の面接の枠を一覧で持っておくと、応募者の住まいに近い園の枠をまとめて案内できます。園ごとに枠の時間帯が違っていても、一覧で並んでいれば、本部から「A園なら火曜の午後、B園なら木曜の夕方に面接ができます」と返せます。

面接をするのは誰と誰にするか

保育園の面接でよく見られるのは、園長と主任の2人で面接をする形です。2人で見ると判断がぶれにくい反面、保育室から2人同時に抜けることになり、枠を作るのが一段と難しくなります。

2人で面接をすることにこだわらず、役割を分ける方法があります。園長が面接をして、主任は見学の案内を担当する。見学のあいだに主任が応募者の保育室での様子を見て、面接のあとに園長と短く話をすり合わせる。これなら、同じ時間に保育室から抜けるのは1人だけです。

法人本部の採用担当が一次の面接をする形もあります。本部の担当は保育室の配置に入っていないことが多いため、日程の自由がききます。本部で条件や勤務の形の話を済ませ、園では見学と園長との短い面談だけにすれば、園の側で空ける時間は短くなります。ただしこの形では、応募者が園に来るまでに2回足を運ぶことになるため、本部の面接をオンラインにするなど、応募者の負担を減らす工夫を合わせてください。

オンラインの面接は、応募者が遠方に住んでいる場合や、現職の保育士が仕事のあとに自宅から参加したい場合に向いています。一方で、保育園の採用では園の雰囲気を見てもらうことが決め手になりやすいため、オンラインだけで採用を決めず、どこかで見学の時間を取ることをおすすめします。

見学、面接、実技を、1日にまとめるか分けるか

保育園の選考には、面接のほかに見学や実技が入ることがよくあります。これらを1日にまとめるか、別の日に分けるかで、必要な枠の長さが変わります。

1日にまとめると、応募者の来園は1回で済みます。見学に30分、面接に30分、実技に15分と重ねると、1時間を超える枠が必要です。午睡の時間の枠だけでは収まらず、午前の活動の時間から続けて使うことになります。

分けると、1回ごとの枠は短くなりますが、応募者は2回来ることになります。現職の保育士のように平日の日中に来にくい人にとって、2回の来園は大きな負担です。層によって分け方を変えるのが現実的で、学生や離職中の人には見学と面接を別の日に、現職の人には1日にまとめて、という形がとれます。

実技は、午睡の時間に入れない

ピアノの弾き歌い、手遊び、絵本の読み聞かせといった実技を選考に入れている園は少なくありません。この実技の時間は、面接の枠とは別に考える必要があります。

ピアノや歌は音が出るため、午睡の時間に保育室の近くで行うと、寝ている子どもを起こしてしまいます。午睡の時間に面接をして、そのまま実技まで続けようとすると、この問題に当たります。実技は、子どもが起きている午前の時間か、子どもが帰ったあとの夕方、土曜日の午後に入れてください。

子どもの前で手遊びや読み聞かせをしてもらう形の実技は、保育室の活動の時間に合わせる必要があります。クラスの担任と、どの時間なら子どもたちの流れを崩さずに入ってもらえるかを相談し、その時間を面接の枠とつなげてください。子どもの前に立ってもらう場合は、応募者と子どもが1対1になる場面を作らず、必ず担任が同じ部屋にいる形にします。

面接の長さを先に決めて、枠からはみ出さない

面接の枠を作っても、面接そのものが長引くと、その後ろの保育の時間を押してしまいます。午睡の時間の枠で面接を始めて、話が弾んで1時間を超えると、起床とおやつの準備に入る保育士が1人足りなくなります。

面接の長さは、枠を作るときに決めてしまってください。保育園の面接であれば、30分で足ります。最初の5分で園の概要と勤務の条件を伝え、次の15分で応募者の経験と希望を聞き、残りの10分で応募者からの質問を受けます。この順番を面接をする人どうしで共有しておくと、誰が面接をしても長さがそろいます。

聞くことを事前に絞っておくことも、長さを守るのに役立ちます。応募のフォームで保育士資格の状態や担当した年齢、入れる時間帯をすでに聞いていれば、面接の場で改めて確かめる必要はありません。面接では、フォームでは分からないこと、たとえば前の園でどんな保育を大切にしていたか、苦労した場面にどう対応したかに時間を使えます。

話し足りない応募者には、見学の日にもう一度話す時間を取るか、後日電話で質問を受けることを伝えてください。面接の枠を守ることは、応募者を急かすこととは違います。次の保育の時間を守るための約束として、面接の始めに「30分ほどお時間をいただきます」と伝えておけば、応募者も話す順番を考えてくれます。

面接の場所と、応募者が待つ場所を決めておく

面接の日程と一緒に決めておきたいのが、応募者に来てもらう場所と、面接が始まるまで待ってもらう場所です。保育園では、この2つが決まっていないために、応募者が保護者や子どもと鉢合わせる場面がよく起きます。

登園や降園の時間の近くに面接を入れると、応募者は保護者の出入りする玄関で待つことになります。応募者が在園児の保護者と顔見知りだった場合、その場で応募したことが知られてしまいます。応募者が現職の保育士であれば、地域の保護者の中にいまの職場の関係者がいることもあります。面接の時間は、登降園の時間から30分以上離しておくと、この鉢合わせを避けられます。

待つ場所は、事務室の横の相談室や、使っていない保育室など、子どもが入ってこない部屋を決めておきます。応募者が園の中を歩くときは、職員が付き添ってください。応募者が子どもと接する場面を、職員の目の届かないところで作らないためです。

面接の案内には、来てほしい時刻と、入り口の場所、着いたら押すインターホンや声をかける相手を書いておきます。保育園は防犯のために門や玄関を施錠していることが多く、案内が無いと応募者は門の前で立ち往生します。

応募者の層ごとに、日程の合わせ方を変える

保育園の応募者は、日中に動ける時間が層によって大きく違います。同じ枠を全員に出すより、層ごとに出す枠を選んだほうが、一度で決まりやすくなります。

現職の保育士

別の園で働いている保育士は、平日の日中にはまず来られません。来られるのは、自分の園の休みの日、土曜日の保育の当番ではない日、または平日の18時以降です。有給休暇を取って来る人もいますが、保育園では急に休みを取りにくいため、2週間ほど先の日程になることもあります。

この層には、延長保育の時間の枠と、土曜日の午後の枠を優先して出してください。候補を出すときに「2週間ほど先の日程でもかまいません」と添えると、無理に早い日を選んで当日に来られなくなることを防げます。

養成校や大学の学生

学生は、授業の空いている時間や、授業のない日に来ることができます。気をつけたいのは、保育実習や教育実習の期間、学校の定期試験の期間です。これらの期間は来園ができず、連絡への反応も遅くなります。候補を出す前に、実習や試験の予定を聞いておくと、枠を無駄にしません。

子育て中の人

小さな子どもを育てながら応募してくる人は、子どもを預けている時間の中でしか動けません。午前の遅い時間から午睡の時間の枠が合いやすい層です。子どもの年齢や預け先について園から尋ねる必要はなく、「何時から何時までなら来られますか」と時間帯だけを聞けば足ります。子どもの急な発熱で当日に来られなくなることもあるため、日程を変えるときの連絡先を最初から伝えておいてください。

離職中の人

いまは働いていない人は、平日の日中にも来やすく、枠の選択肢がいちばん広い層です。この層に、延長保育の時間や土曜日の枠のような、他の層にしか合わない枠を先に使ってしまわないように、日中の枠から出すようにします。

行事と年度の暦から、面接の山を先に置く

保育園の面接は、1年の中で集中する時期と、ほとんど入れられない時期がはっきり分かれます。月々のシフトを組む前に、年間の暦に面接の山を置いておくと、忙しい時期に慌てずに済みます。

次の4月に入職する保育士の面接は、夏から秋にかけて多くなります。養成校の学生の就職活動がこの時期に進み、現職の保育士も年度の区切りでの転職を考えて動き始めます。この時期に運動会の準備が重なる園では、運動会の前の2週間は面接の枠を作らず、その前後の週に枠を多めに作っておきます。

生活発表会の準備、年末年始、卒園式と進級の準備が重なる2月と3月も、面接の枠を作りにくい時期です。一方で、この時期には年度末での退職の申し出や、年度途中の欠員の補充が必要になることがあります。枠を減らす時期でも、ゼロにはせず、週に1つだけは残しておくと、急な補充にも対応できます。

4月の前半は、新しく入園した子どもの慣らし保育で、どのクラスも人手が要ります。この時期に面接を入れるのは、よほど急ぐ場合に限ってください。

産休や育休の代わりは、分かった時点で面接の枠を足す

年度の途中の欠員には、急に出るものと、前もって分かるものがあります。保育士が産休や育休に入る時期は、多くの場合、数か月前に分かります。この欠員を、休みに入る直前になってから埋めようとすると、面接の枠が足りず、見学から内定までを短い期間に詰め込むことになります。

休みに入る時期が分かったら、その時点から逆算して、面接の枠を増やす月を決めてください。休みに入る2か月前には応募を集め始め、1か月半前までに面接を終える、のような目安を持っておくと、引き継ぎの期間も取れます。代わりの保育士が、休みに入る保育士と一緒にクラスに入る期間が数日でもあれば、子どもや保護者の戸惑いを減らせます。

急に出る欠員、たとえば体調を理由にした急な退職の場合は、法人本部に面接の日程の調整を引き受けてもらい、園長は面接そのものと見学の案内だけを担う形にします。欠員が出た園は、残った職員で配置の人数を満たすのに精一杯で、日程を調整する余力が残っていないからです。

内定から入職までの期間も、日程に含めて考える

面接の日程を考えるとき、保育園では内定から入職の日までに必要な期間も見込んでおく必要があります。とくに、2026年12月25日に施行が予定されているこども性暴力防止法では、認可保育所などの義務の対象になる事業者は、こどもと接する業務に新しく就く人について、業務を始める日までに犯罪事実の確認を終えることになります。こども家庭庁のQ&Aには、次のように書かれています。

こどもの安全を守るため、こどもと接する業務に従事する前に、犯罪事実確認を行うことが必要です。このため、法律の施行日以降は、この期限を十分に踏まえた採用活動をお願いします。 出典: cfa.go.jp

同じQ&Aでは、確認書が交付されるまでの標準的な期間を、日本国籍の人でおおむね2週間から1か月、外国籍の人でおおむね1か月から2か月としています。また、内定前に確認を申請することはできないとされています。つまり、施行日のあとに入職する人については、内定を出してから少なくともこの期間を置かないと、予定した日に保育室に入ってもらえないおそれがあります。急な欠員などやむを得ない場合の例外の扱いもQ&Aに示されていますが、例外を前提に日程を組むべきではありません。

たとえば次の4月1日に入職してもらう保育士であれば、面接と内定を遅くとも2月の半ばまでに終えておくと、交付までの期間を見込めます。年度末の面接の山を、例年より前に動かす必要がある園も出てくるはずです。制度の細部や手続きは、こども家庭庁と所管の自治体の案内で確かめてください。

保育士を雇用しようとするときは、2024年4月から、保育士の登録を取り消された人の情報を検索できる仕組みを活用することも義務づけられています。検索そのものに長い日数はかかりませんが、内定の前に誰がいつ検索するかを、面接の日程と一緒に決めておくと抜けがありません。

当日の変更と取りやめに備える

保育園の面接は、園の側の都合でも、応募者の側の都合でも、当日に動くことがあります。

園の側でよくあるのは、職員の急な欠勤で面接をする人が保育室から離れられなくなることと、感染症の流行です。胃腸炎やインフルエンザが園内で広がっている時期には、応募者に保育室を見学してもらうことを控える園もあります。その場合は、見学を別の日にして面接だけを行うか、面接をオンラインに切り替えるかを、当日の朝のうちに決めて連絡してください。

応募者の側では、子どもの発熱や、いまの職場での急な残業で来られなくなることがあります。日程を変えたいときの連絡先と、連絡がつきやすい時間帯を面接の案内に書いておくと、無断で来ないという事態を減らせます。

面接の前日には、確認の連絡を短く送っておくと、当日の取りやめが減ります。前日の連絡に書くのは、面接の日時と所要時間、入り口と着いたときの声のかけ方、実技がある場合はその内容、当日に連絡がつく電話番号の4つです。園内で感染症がはやっていて保育室の見学を控える場合は、そのことも前日の連絡で伝えます。当日の朝に知らせるより、応募者は予定を組み直しやすくなります。

前日の連絡は、午睡の時間の枠で面接をしている園であれば、前日の同じ時間に送ると決めておくと忘れません。返事が無くても、応募者が内容を見ていれば当日は来てくれます。

日程を変えるときは、次の候補を園の側から2つ出すところまでを1回の連絡で済ませてください。「また改めてご連絡します」で終えると、そのまま話が途切れることが多くなります。

日程の状況を、応募の一覧で見える形にする

面接の日程に関わる人が園長、主任、法人本部と複数いると、どの応募者にどの枠を出したかが分からなくなります。同じ枠を2人の応募者に出してしまい、当日に応募者が2人来て困る、という話も聞かれます。

これを防ぐには、面接の枠の一覧と、応募の一覧を結びつけておくことです。枠ごとに「空き」「候補として出している」「確定」を残し、応募ごとに「候補を出した日」「確定した日時」「見学と実技の有無」を残します。候補として出した枠は、返事が来るまでは他の応募者に出さず、返事の期限を過ぎたら空きに戻します。

たとえば、火曜の13時30分の枠を応募者Aに、木曜の18時の枠を応募者Bに候補として出したなら、その2つの枠には応募者の名前と返事の期限を書いておきます。期限は候補を出した日から2日後程度にしておくと、枠が長く塞がりません。期限の日に返事が無ければ、応募者に一度だけ確認の連絡を入れ、それでも返事が無ければ枠を空きに戻して次の応募者に出します。この手順を面接の枠の一覧に書いておけば、園長が不在の日にも主任や本部が同じように判断できます。

いまの道具で日程が回るかを見極める

面接の枠をシフト表に書き込み、層ごとに出す枠を選び、状況を一覧に残す。ここまでは、紙のシフト表と表計算ソフトでも回せます。いまの道具で足りるかは、次の問いで見極めてください。

・応募が月に数件で、園長が1人で候補を出して決めているなら、表計算ソフトの一覧で十分に回ります ・法人本部と複数の園で面接の枠を分け合っているなら、枠と応募を結びつけて、誰が見ても同じ状況が分かるかが分かれ目です ・候補日を応募者に選んでもらうフォームを送るなら、選ばれた枠がすぐに一覧に反映されるかを確かめてください ・日程を変える連絡を園長以外の人が送るなら、送った内容が応募ごとの記録に残るかも見ておきます

Googleフォームで候補日を選んでもらっている園では、選択肢の枠を手で消していく運用が多く、応募が重なる時期には消し忘れが起きやすくなります。どこまでならそのままでよいかはGoogleフォームとの比較に、法人でMicrosoft 365を使っている場合の違いはMicrosoft Formsとの比較にまとめています。

応募に担当と段階を持たせ、面接の日程の連絡まで同じ画面で回す流れは採用の応募受付で紹介しています。保護者向けの園見学の申し込みを職員の採用と分けて受ける場合は、イベントの申し込みの受け方も参考になります。一覧に持てる項目や一括の連絡の範囲はできることで、画面の動きは動くところを見るで確かめられます。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にあります。

まずは来月のシフト表を開き、面接の枠を3つ書き込んでみてください。その3つに、代わりにクラスに入る人の名前を書けるかどうかで、いまの配置のどこに余裕がないかが見えてきます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、その枠が応募者の候補日とつながるかで判断できます。

Q1. 保育園の面接は、どの時間帯に入れるのがよいですか？

多くの園で入れやすいのは、午前のクラス活動の一部、午睡の時間、延長保育の時間の3か所です。ただし午睡の時間は職員の休憩の交代と重なるため、面接で抜ける人がいる日は休憩の順番を先に組み替えてください。現職の保育士には延長保育の時間や土曜日の午後の枠を、子育て中の人には午前の遅い時間から午睡の時間の枠を出すと決まりやすくなります。

Q2. ピアノの実技は、面接と同じ時間に行ってもよいですか？

面接を午睡の時間に行う場合は、実技を同じ時間に続けないでください。ピアノや歌の音で寝ている子どもが起きてしまいます。実技は子どもが起きている午前の時間か、子どもが帰ったあとの夕方、土曜日の午後に入れるのが無難です。子どもの前で手遊びをしてもらう形なら、担任と相談してクラスの活動の時間に合わせてください。

Q3. 4月入職の保育士の面接は、いつまでに終えればよいですか？

こども性暴力防止法が2026年12月25日に施行されると、施行後に新しく業務に就く人は、業務を始める日までに犯罪事実の確認を終える必要があります。確認書の交付には日本国籍の人でおおむね2週間から1か月かかるとされ、内定前には申請できないため、4月1日入職なら2月の半ばまでに内定を出す日程を目安にすると余裕を持てます。細部は所管の案内で確かめてください。

Q4. 園長と主任の2人で面接をする時間が取れません。どうすればよいですか？

2人で同時に抜ける形にこだわらず、役割を分ける方法があります。園長が面接をして主任は見学の案内を担当し、見学の様子を踏まえて面接のあとに短くすり合わせます。法人本部の担当がオンラインで一次の面接をして、園では見学と園長との短い面談だけにする形もあり、保育室から抜ける時間を短くできます。