クリニックで履歴書を受け取るとき、困るのは受け取ることより、受け取ったあとにどこへ置くかです。診療所の受付には、毎日たくさんの書類が届きます。他院からの紹介状、検査会社の結果、製薬会社や医療機器の業者の案内、医師会の通知、薬局からのFAX。そこに応募者の履歴書が混ざると、紹介状と同じトレイに入り、受付のカウンターの端に置かれ、院長が探しても見つからない、ということが起きます。この記事では、診療所に応募書類が届く経路ごとに、どこで紛れやすいのかと、置き場所をどう決めればよいかを整理します。看護師と医療事務の書類で読むところの違い、免許証の写しを受け取る時期、求めていない書類が届いたときの扱いにも触れ、いまの受け取り方のどこを変えるかを決められるようにします。
診療所に届く応募書類は、職種と入口で形が違う
診療所の採用で届く書類は、履歴書1枚だけではありません。職種と、応募がどこから来たかによって、届く書類の組み合わせが変わります。
看護師の応募では、履歴書に加えて職務経歴書が届くことが多くあります。病院に勤めていた看護師の職務経歴書には、勤めた病院の名前、配属された病棟や外来、診療科、担当した処置が並びます。複数の病院を経験した人なら、数ページになることもあります。応募者によっては、頼んでいないのに看護師免許証の写しや、認定の資格の証明書を同封してきます。
医療事務の応募では、履歴書と、医療事務の講座の修了証や検定の合格証の写しが届くことがあります。未経験の人は職務経歴書を持っていないことも多く、前の職場での事務や接客の経験を履歴書の職歴欄だけで伝えてきます。
入口による違いもあります。看護師や医療事務の紹介会社を通した応募では、紹介会社が作った応募者の紹介の書類が、紹介会社の書式で届きます。ハローワークを通した応募では、紹介状を持って来院するか、郵送してきます。自院のサイトのフォームから応募した人には、面接の日に履歴書を持参してもらうか、フォームにファイルを添付してもらうことになります。
つまり、診療所の事務長は、形も届き方も違う書類を、同じ採用の書類として1か所にまとめる必要があります。まとめる先が決まっていないと、書類は届いた経路ごとにばらばらの場所に残ります。
郵便で届く履歴書は、医療機関の郵便物に紛れる
診療所に届く郵便物は、多くの場合、受付のスタッフが開封して仕分けます。紹介状や検査の結果は院長のトレイに、業者の案内は事務のトレイに、保険請求に関わる書類は医療事務の担当に。応募者の履歴書も、この仕分けの流れに乗って開封されます。
困るのは、応募者の履歴書が、受付のスタッフの目に触れることです。地域の診療所では、応募者が受付のスタッフの知り合いや、患者の家族であることもあります。仕分けのときに封を開けて中身を見たスタッフが、応募の事実を知ってしまいます。
もう1つ困るのは、紹介状と同じ扱いになることです。紹介状は院長が診療の合間に目を通すため、院長の診察室の机に置かれます。そこに履歴書が紛れると、診察室に入った患者や、処置の準備をする看護師の目に触れます。
これを防ぐには、郵送で履歴書を受け取る場合の宛名を、応募者に指定しておくことです。求人の案内やフォームの自動返信に、「郵送の場合は、封筒の表に『採用担当 〇〇（事務長の名前）宛 応募書類在中』と書いてください」と書いておきます。受付のスタッフには、この表書きのある封筒は開封せずに事務長のトレイに入れる、と決めて伝えておきます。
表書きを指定しても、指定どおりに書いてこない応募者は必ずいます。院長の名前だけが書かれた封筒や、診療所の名前だけの封筒の中身が履歴書だった場合は、開封した人がその場で封筒に戻し、事務長に渡すことにしてください。中身を他のスタッフに見せたり、紹介状のトレイに入れたりしないことを、受付の手順として決めておきます。
受付に持参される履歴書は、カウンターの上に置かない
診療所では、求人の貼り紙を見た人や、面接の日より前に書類を届けに来た人が、受付に直接履歴書を持ってくることがあります。「院長先生に渡してください」と封筒を差し出され、受付のスタッフはその場で受け取ります。
受け取った封筒をどこに置くかで、問題が起きるかどうかが決まります。受付のカウンターの端や、レジの横に置くと、会計を待つ患者の目の前に封筒が置かれることになります。封筒に「履歴書在中」と書かれていれば、誰かが応募したことが待合室に伝わります。午前診が忙しいと、その封筒は昼休みまでカウンターに置かれたままになります。
受付で受け取った履歴書は、受け取ったらすぐに患者から見えない場所へ移す、と決めてください。受付の内側に、採用の書類だけを入れる鍵のかかる引き出しか、ふた付きの箱を1つ用意し、受け取ったらそこに入れます。事務長は、返す時刻にその箱を確かめます。受け取ったスタッフは、受け取った日時と応募者の名前を、箱の中のメモか応募の一覧に書き残しておきます。
持参した応募者には、「担当から連絡します」と伝えるだけにし、その場で書類の中身について話さないようにしてください。待合室に患者がいる時間帯の受付は、応募者と話をする場所ではありません。
FAXで届く履歴書は、紹介状や処方の問い合わせと同じ受け口に入る
一般の会社ではあまり見かけなくなりましたが、診療所にはFAXが残っていることが多くあります。他の医療機関からの紹介や返書、薬局からの処方の問い合わせ、検査会社からの至急の報告。FAXは診療の連絡に欠かせない受け口になっています。
この受け口に、応募者から履歴書がFAXで送られてくることがあります。求人票に診療所の電話番号とFAX番号が並んでいると、FAXで応募してよいと受け取る人がいるためです。FAXで届いた履歴書は、紹介状や処方の問い合わせと同じトレイに出力され、受け取った看護師や医療事務が、診療の連絡だと思って目を通します。個人の住所や職歴が書かれた紙が、診療の連絡の束に紛れ込みます。
求人票や求人の案内には、応募書類をFAXで送らないよう書いておくのが無難です。「応募書類は郵送、面接時の持参、または応募フォームからお送りください」と、受け取る方法を明記しておきます。それでもFAXで届いた場合は、受け取った人がすぐにトレイから抜き、事務長の箱に移してください。
メール添付で届く履歴書は、どの端末で開くかを決める
フォームにファイルを添付してもらう形や、メールで履歴書を送ってもらう形は、郵便やFAXのように紙が紛れる心配がありません。その代わり、診療所ではファイルを開く端末に気をつける必要があります。
診療所の受付のパソコンは、電子カルテやレセプトの機械とつながっていることが多いものです。応募者から届いたメールの添付ファイルを、受付のパソコンで開いて保存すると、診療の情報を扱う端末に応募者のファイルが残ります。受付の画面は、会計の患者から見える向きに置かれていることもあります。電子カルテにつながる端末で外部から届いたファイルを開いてよいかどうかは、診療所ごとに決めている情報の扱いの決まりや、導入した業者との取り決めによって違います。いまの運用で問題がないか、事務長が一度確かめておいてください。
もう1つ多いのが、院長の個人のスマートフォンに履歴書が集まる形です。紹介会社からのメールも、応募者から届いたメールも、院長の個人のアドレスに届き、院長が昼休みにスマートフォンで開く。院長が機種を変えたり、スマートフォンを置き忘れたりすると、その中の応募者のファイルがどうなったのか、誰にも分からなくなります。
データで届く書類は、診療の端末とも院長の個人の端末とも分けた、採用の書類だけを置く場所を1つ決めてください。応募フォームにファイルを添付してもらう形なら、ファイルは応募の記録と一緒に、フォームの側に残ります。院長や事務長は、その場所にだけ見に行けばよく、各自の端末にファイルを保存する必要がなくなります。
紹介会社とハローワークから届く書類の置き場所
紹介会社を通した応募では、紹介会社の書式の書類が、メールや紹介会社の専用の画面から届きます。書式が会社ごとに違うため、他の応募の書類と並べにくいのが難点です。紹介会社の書類も、直接応募の書類と同じ置き場所に入れ、応募の一覧には「紹介会社経由」と入口を書いておきます。紹介会社との契約書や、紹介手数料の請求書は、応募者の書類と一緒に置かず、経理の書類として別に保管してください。応募者の書類を見る人と、手数料の書類を見る人は、同じとは限りません。
ハローワークを通した応募では、紹介状が届きます。ハローワークには、選考の結果を連絡する手順があるため、紹介状は結果を連絡するまで応募の書類と一緒に置き、結果を連絡した日を応募の一覧に書いておきます。
紙とデータが混ざっても、応募の一覧は1つにする
診療所では、同じ週に、郵便で届いた履歴書、受付に持参された封筒、フォームに添付されたファイル、紹介会社から届いた書類が混ざります。紙は鍵のかかる引き出しに、データはフォームの側にと、置き場所が2つになるのは避けられません。避けたいのは、置き場所ごとに別々の一覧ができることです。
紙の書類を受け取ったときも、データで届いた応募と同じ一覧に1行を足してください。書く内容は、応募者の名前、職種、入口、書類を受け取った日、書類の置き場所（「事務室の引き出し」など）の程度で足ります。フォームから届いた応募は、この一覧に自動で1行が足される形にしておけば、紙で届いた応募だけを手で足せばよくなります。
この一覧があれば、院長が「先週届いた看護師の履歴書はどこか」と聞いたときに、事務長は引き出しを探す前に一覧を見て答えられます。事務長が休みの日に、受付のリーダーが書類の場所を知る手がかりにもなります。紙の書類をスキャンしてデータにそろえる方法もありますが、スキャンしたあとの紙をどうするかという別の問題が増えるため、応募の数が少ない診療所では、紙は紙のまま置き場所を一覧に書く形のほうが回しやすくなります。
逆に、一覧に載っていない書類が引き出しから出てきたら、どこかの経路で手順が抜けているしるしです。受付で受け取った持参の封筒なのか、表書きのない郵便なのかを確かめ、抜けた経路の手順を直してください。
看護師と医療事務で、書類の読むところが違う
置き場所を決めたら、読む人が書類のどこを見るのかも決めておくと、院長の昼休みの数分で判断が進みます。
看護師の職務経歴書で、診療所の院長が見るべきところは次の3つです。
・最後に働いていた職場の種類と、そこでの配置（病棟か外来か、診療所か） ・自院で行っている処置の経験（採血、点滴、内視鏡の介助など） ・看護師として最後に働いた時期
病院の名前や病床数は、読み手の関心を引きますが、診療所で働けるかどうかを判断する材料としては、上の3つほど役に立ちません。急性期の病院で長く働いた人でも、外来の流れや予約の患者を回すことに慣れていないことはあります。逆に、名前の知られていない診療所の外来で長く働いた人は、診療所の仕事にすぐなじみます。
医療事務の履歴書と職務経歴書で見るべきところは、次の3つです。
・受付と会計、レセプトの作成や点検のうち、どこまで経験があるか ・診療所か病院か、どちらの経験か ・未経験の人なら、窓口での応対や会計に近い仕事の経験
履歴書の字の丁寧さや、志望動機の文章の長さで判断したくなる院長は少なくありませんが、それは受付での応対の上手さとは別のものです。読むところを院内で決めておくと、院長と事務長で見方がずれることもなくなります。
面接の日に持参してもらう書類は、案内に書き切る
診療所では、応募の段階では書類を受け取らず、面接の日に履歴書を持参してもらう形がよく使われます。郵便やFAXで紛れる心配がなく、受け取った書類をその場で面接に使えるためです。この形で困るのは、応募者が何を持ってくればよいのか分からず、面接の日に書類が足りない、あるいは余計な書類まで持ってくることです。
面接の案内には、持ってきてほしい書類を、次のように具体的に書き切ってください。
・履歴書（写真を貼ったもの。様式は自由です） ・職務経歴書（お持ちの方のみ。看護師の方は、勤めた職場と担当した処置が分かるもので構いません） ・書類は封筒に入れてお持ちください ・当日は受付に書類を出さず、面接を担当する事務長に直接お渡しください
最後の一文が、診療所では大事です。面接の日に来院した応募者が、受付で「面接に来ました」と履歴書を差し出すと、受付のスタッフは患者の会計の合間にそれを受け取り、カウンターの上に置くことになります。職員用の入口から入って事務長に直接渡す、という流れを案内に書いておけば、書類が受付を通りません。
免許証の原本を面接の日に確かめたい場合は、そのことも案内に書いておきます。「看護師免許証の原本をお持ちください。その場で確認してお返しします。写しはいただきません」と書いておくと、応募者は原本を預けることになるのか、写しを取られるのかで迷いません。
面接に同席する主任に、書類をどう渡すか
看護主任や受付のリーダーが面接に同席する場合、同席する人にも応募者の書類を事前に読んでもらいたくなります。このときに起きやすいのが、履歴書のコピーを取って主任に渡し、そのコピーが主任の私物の手帳やロッカーに残る、という形です。面接が終わったあと、コピーを回収したかどうかを誰も覚えていません。
同席する人への渡し方は、コピーを作らないことを基本にしてください。面接の前の昼休みに、事務長の机で原本を一緒に読む時間を5分取るだけで、主任が知っておきたいことは伝わります。データで受け取った書類なら、主任が採用の書類の置き場所を見られるようにし、面接の前にそこで読んでもらいます。どうしてもコピーが必要なら、面接が終わった時点で事務長が回収し、枚数を確かめてから処分してください。
面接の記録も、同じように扱います。院長や主任が面接中に書いたメモを、履歴書の余白に書き込むと、履歴書が選考の記録を兼ねることになり、あとで応募者に書類を返すときに返せなくなります。面接のメモは別の紙か応募の一覧に書き、履歴書には書き込まない、と院内で決めておいてください。
選考が終わった書類を、箱に残し続けない
置き場所を1つに決めても、その場所に書類が溜まり続けると、次の問題が起きます。採用の書類の箱に、半年前に不採用になった人の履歴書と、今週届いた応募者の履歴書が並び、どれが選考中なのかが一目で分からなくなります。
選考中の書類と、選考が終わった書類は、置き場所の中で分けてください。結果を応募者に連絡した日に、その人の書類を「選考中」の仕切りから抜き、採用した人の書類は入職の手続きの束へ、採用しなかった人の書類は返すか処分するかを決めるまでの仕切りへ移します。いつまでに返すか処分するかは、診療所として決まりを作っておくと、書類を移す人が迷いません。応募者の情報をいつ消すかの考え方は、応募者の情報の扱いとして別に整理しておく価値があります。
免許証の写しは、採用が決まってから原本を見て受け取る
看護師の採用で、応募の段階から免許証の写しを求める診療所があります。免許を持っていない人を採用しないため、というのが理由ですが、応募の段階で写しを集めると、選考が終わったあとに不採用の人の免許証の写しが手元に残ります。
免許の確認は、面接の場か、採用が決まったあとで十分です。確かめるときは、写しではなく原本を見せてもらい、免許の種類、氏名、登録の番号を確かめたうえで、採用する職員の記録として写しを取ってください。応募者が同封してきた写しは、選考の書類と同じ扱いで、選考が終わったら履歴書と一緒に扱いを決めます。
採用が決まったあとに受け取る書類は、応募の書類とは束を分けてください。雇用の契約に使う書類、給与の振込先、年金や雇用保険の手続きに使う書類、感染対策のための抗体検査の結果の確認など、入職の手続きの書類は、職員の記録として別の場所で保管します。応募の書類の束に入れると、不採用の人の書類と採用した人の手続きの書類が同じ箱に入り、あとで片付けるときに分けにくくなります。
入職の手続きの書類として何を受け取るかを決めるときにも、注意したい点があります。厚生労働省の公正採用選考特設サイトでは、就職差別につながるおそれがある事項の1つとして本籍・出生地に関することを挙げ、次の注を添えています。
（注1）「戸籍謄（抄）本」や本籍が記載された「住民票（写し）」を提出させることはこれに該当します。 出典: kouseisaiyou.mhlw.go.jp
住所の確認が必要な場合でも、本籍が記載された住民票の写しを一律に求める必要はありません。手続きに何が必要かは、社会保険労務士や所管の窓口に確かめたうえで決めてください。
求めていない書類が届いたときの扱い
診療所には、頼んでいない書類が応募書類に同封されて届くことがあります。
・健康診断の結果や、ワクチンの接種の記録 ・住民票の写しや、家族の情報が書かれた書類 ・前の職場で作った看護研究の発表資料や、業務の改善の記録
最初の2つは、診療所が選考に使う情報ではありません。医療機関への応募だから健康の書類を付けたほうがよい、と応募者が考えて同封してくることがあります。受け取ったら、選考の判断には使わず、履歴書と同じ置き場所で扱い、選考が終わったら応募者の書類と一緒に返すか処分するかを決めてください。求人の案内に「健康診断書などの書類の同封は不要です」と書いておくと、同封してくる人が減ります。
3つ目は、医療の職場ならではの注意が要ります。前の病院で作った発表資料や記録には、患者の症例が書かれていることがあります。氏名が伏せてあっても、年齢や入院の時期、病名の組み合わせで、読む人によっては誰のことか分かる場合があります。応募者本人に悪気はなく、自分の経験を伝えたいという気持ちで同封しています。受け取った側は、その資料を院内で回覧したり、コピーを取ったりしないでください。面接の場で、資料の中身ではなく、本人がどういう取り組みをしたのかを口頭で聞けば、経験を知るという目的は果たせます。
履歴書の様式を、診療所で指定するかどうか
応募書類の形をそろえるために、診療所の独自の履歴書の様式を用意し、それに書いてもらう方法もあります。職種ごとに経験した処置やレセプトの経験を書く欄を作れば、読むところがそろい、院長の判断は早くなります。
一方で、独自の様式を作るときは、欄の選び方に気をつける必要があります。家族構成、健康状態、通院の状況など、選考に関係のない欄が紛れ込みやすいのが独自の様式です。市販の履歴書をもとに作ると、古い様式に残っていた欄をそのまま写してしまうこともあります。独自の様式を作るなら、欄を1つずつ、選考に使う情報かどうかで見直してください。
応募者にとっては、手元に書いた履歴書があるのに、診療所の様式に書き直すのは手間です。とくに看護師は、複数の職場に応募するために同じ履歴書を使い回したいと考えています。独自の様式を使うのは面接の日の記入に限り、応募の段階では市販の履歴書でも受け付ける、という分け方にすると、応募が減りにくくなります。
受け取った履歴書を、誰が見るか
置き場所を決めたら、その場所を開けられる人も決めてください。診療所の規模では、次の範囲で足ります。
・院長：すべての応募の書類 ・事務長：すべての応募の書類 ・看護主任：看護師の応募の書類だけ、面接に同席する応募者について ・受付のリーダー：医療事務の応募の書類だけ、面接に同席する応募者について
受付のスタッフや他の看護師は、書類を見る必要がありません。書類を受け取る役割のスタッフも、受け取って箱に入れるまでで、中身は見ません。
家族で運営している診療所では、院長の家族が経理を手伝っているなど、職員として採用の窓口を担っていない人が事務室に出入りすることがあります。採用の書類の箱や、データの置き場所には、採用の窓口を担う人以外が触れない形にしておいてください。税理士や社会保険労務士に仕事を頼んでいる場合も、渡すのは採用が決まった人の入職の手続きの書類だけで、応募の段階の書類を渡す必要はありません。
いまの受け取り方で足りるかを見極める
ここまでの置き場所の決め方を、いまの受け取り方で守れるかは、次の問いで見極められます。
・応募が月に数件で、履歴書は面接の日に持参してもらい、事務長が鍵のかかる引き出しで保管しているなら、紙の運用で十分回ります ・郵便、持参、メール、紹介会社と、複数の経路から書類が届いているなら、紙とデータを同じ応募の一覧で追えるかが分かれ目です ・院長の個人のスマートフォンや受付のパソコンに、応募者のファイルが残っていないかを確かめてください ・看護主任や受付のリーダーに、担当する職種の応募の書類だけを見せられるかも見ておきます
Googleフォームにファイルを添付してもらう形で受け取っている場合、添付ファイルはフォームの持ち主のGoogleドライブに保存されます。その形で足りる使い方と、見る人を職種ごとに分けたいときの手間は、Googleフォームとの比較で整理しています。Contact Form 7で添付ファイルを受け取ると、ファイルはメールに添付されて届くため、誰のメールボックスに残るかが問題になります。この点はContact Form 7との比較にまとめています。
応募の記録と添付されたファイルを同じ場所で扱い、担当者を決めて回す流れは、採用の応募受付で紹介しています。ファイルを受け取れるか、見られる人を分けられるかといった機能の範囲はできることで、画面での見え方は動くところを見るで確かめられます。
費用は料金に、ファイルの保存や権限についての疑問はよくある質問にまとめています。まずは、この1か月に届いた履歴書が、いまどこに置かれているかを1件ずつ書き出してみてください。受付の引き出し、院長の机、院長のスマートフォン、受付のパソコン。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、書き出した場所の数を1つに減らせるかで分かります。
Q1. 郵送で届いた履歴書を、受付のスタッフが開封してしまいます。どうすればよいですか？
応募者に封筒の表書きを指定してください。求人の案内や自動返信に「採用担当 事務長〇〇宛 応募書類在中」と書くよう伝え、この表書きの封筒は開封せずに事務長のトレイに入れる、と受付の手順で決めておきます。表書きのない封筒の中身が履歴書だった場合も、開封した人がすぐに封筒に戻して事務長に渡すことにしておくと、他のスタッフの目に触れません。
Q2. 看護師の応募で、免許証の写しを最初に送ってもらうべきですか？
応募の段階で写しを集める必要はありません。写しを集めると、不採用の人の免許証の写しが手元に残ります。免許の確認は面接の場か採用が決まったあとに原本を見せてもらって行い、採用する職員の記録としてその時点で写しを取ってください。応募者が同封してきた写しは、履歴書と同じ置き場所で扱います。
Q3. 応募者から届いた履歴書のファイルを、受付のパソコンで開いてもよいですか？
受付のパソコンが電子カルテやレセプトの機械とつながっている場合は、外部から届いたファイルを開いてよいか、診療所の情報の扱いの決まりや導入業者との取り決めを確かめてください。受付の画面は患者から見える向きにあることも多いため、採用の書類は診療の端末とも院長の個人の端末とも分けた、採用のためだけの置き場所で見る形にするほうが安全です。
Q4. 応募者が健康診断の結果を同封してきました。どう扱えばよいですか？
選考の判断には使わず、履歴書と同じ置き場所で扱ってください。医療機関への応募だから付けたほうがよいと考えて同封する応募者もいます。選考が終わったら、他の応募書類と一緒に返すか処分するかを決めます。次の募集からは、求人の案内に健康診断書などの書類の同封は不要だと書いておくと、同封してくる人が減ります。