飲食店の面接の日程を決める｜候補日の出し方と、決まらない応募を放置しない手順

飲食店の面接の日程を決めるときは、店の側から、時刻まで入れた候補日を2つか3つ出し、応募が届いたその日のうちに送るのが、いちばん決まりやすい方法です。「ご都合のよい日時を教えてください」と応募者に任せると、返事の書き方が人によってばらばらになり、やりとりが2往復、3往復と増えます。その間に応募者はほかの店の面接を決めてしまいます。

この記事は、面接を受ける側ではなく、面接をする店長や採用の担当者に向けて書いています。候補日の出し方、そのまま使える連絡の例文、Googleカレンダーの予約スケジュールを使う方法とその注意点（Googleのヘルプで2026年10月8日に確かめた内容）、そして日程が決まらないまま止まった応募をどう締めるかを、順に並べます。

面接の日程が決まらない応募が生まれる理由

飲食店のアルバイトやパートの応募は、ほとんどがスマートフォンから届きます。応募者は求人サイトで複数の店に同時に応募していることが多く、最初に具体的な日程を出してくれた店から面接を決めていきます。店の側が営業の合間に返事を書こうとして半日、1日と遅れると、その応募はもう別の店で動いています。

日程の調整が長引く原因は、店の側の問いかけ方にあることが少なくありません。応募者の質問を集めたQ&Aサイトには、次のような相談が載っています。

面接時間の希望日程を聞かれて返信したらこう返ってきました。私は18:00~のみという意味でこのように伝えたのですが、このように返信が返ってきてしまいました。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

応募者は「18時から」と書いたつもりが、店は「18時以降ならいつでも」と読んだ、という食い違いです。希望を自由に書いてもらうと、こうした読み違いが起き、確認のための往復が増えます。同じページには、希望日を「○月○日（木）終日」「○月○日（月）17:00〜」のように並べてよいかを尋ねる応募者の相談もあり、応募者の側も書き方に迷っていることが分かります。

もう1つの理由は、店の側で「誰に、いつ、何を送ったか」が記録されていないことです。店長が自分のスマートフォンで求人サイトのメッセージに返し、別の社員が電話で日程を決め、さらに別の日にアルバイトリーダーが面接をする。こうなると、どの応募者が日程待ちで、どの応募者が確定しているのかを、誰も一覧で見られません。日程が決まらない応募は、たいていこの隙間で止まっています。

求人ページに面接の情報を先に書いておく

面接の日程の調整は、応募が届く前から始まっています。求人ページに面接についての情報を書いておくと、応募者は応募の時点で自分の予定と照らし合わせられ、日程のやりとりが短くなります。書いておくとよいのは次の4つです。

・面接ができる曜日と時間帯（例：平日14時から17時、土曜10時から11時） ・面接にかかる時間の目安（例：30分ほど） ・面接の場所（店舗か、別の事務所か） ・応募から面接までの流れ（例：応募の翌日までに店長から候補日をご連絡します）

最後の項目は、とくに効きます。応募者は応募したあと、いつ連絡が来るのか分からないまま待つことになります。「翌日までに連絡します」と書いてあれば、その間にほかの店の面接を急いで入れる理由が減りますし、店の側も、書いた期限を守ろうとする分だけ連絡が早くなります。

面接ができる曜日と時間帯を書いておくと、応募の時点で合わない人をあらかじめ見分けられるという利点もあります。平日の昼に面接ができない応募者には、最初の連絡で土曜の枠を出す、というように、候補日を出す手間も減ります。

日程の決め方は3通り。店の規模で選ぶ

面接の日程の決め方は、大きく分けて3つあります。

応募が月に数件の店なら、1つ目の方法で十分です。候補日を考える手間はかかりますが、店長が面接できる時間を一番よく分かっているのは店長自身です。

応募が週に何件も届く店や、複数の店舗で面接をまとめている場合は、3つ目の予約ページが効きます。応募者は空いている枠を選ぶだけで、店の側は返事を書かなくても日程が決まります。

2つ目の方法は、店の都合が週ごとに大きく変わる場合を除き、避けたほうが無難です。使う場合も、自由に書いてもらうのではなく、「平日の14時から17時の間で、ご都合のよい日を2つお知らせください」のように枠を示します。

候補日の出し方：時刻まで入れて、ピークを外す

1つ目の方法で候補日を出すときのコツは4つです。

時刻まで入れて、2つか3つに絞る

「来週の平日でいかがでしょうか」では、応募者は結局、自分で日時を提案することになり、往復が増えます。「10月14日（水）15時」「10月16日（金）16時」のように、日付、曜日、時刻をすべて入れた候補を出します。候補は2つか3つにします。1つだと合わなかったときに往復が増え、5つも並べると選ぶのに迷います。

営業のピークを外す

飲食店の面接は、ランチとディナーの間のアイドルタイムに入れるのが一般的です。店長が厨房やホールに入っていない時間でないと、面接の途中で呼ばれて中断したり、応募者を待たせたりします。仕込みの時間と重なる場合も、面接に集中できる時間を選びます。

応募者の生活に合う時間を1つ入れる

学生の応募者なら授業のあとの夕方、主婦や主夫の応募者なら子どもを送り出したあとの午前中、というように、応募者の生活の時間帯に合いそうな候補を1つ入れておくと決まりやすくなります。応募の時点で学生か社会人かが分かっているなら、それに合わせます。

面接の時間の長さも書く

候補日と一緒に、面接にかかる時間の目安を書きます。「面接は30分ほどです」と書いておけば、応募者は前後の予定を立てやすくなります。店によっては、面接のあとに店内を案内したり、少しだけ仕事を体験してもらったりすることもあります。その場合はその分の時間も含めて書きます。

そのまま使える連絡の例文

ここからは、面接の日程を決める流れの中で送る連絡の例文です。求人サイトのメッセージ、メール、ショートメッセージのどれでも使えるように書いています。〇〇の部分を書き換えてください。

応募が届いたら最初に送る連絡

例：〇〇様　このたびは〇〇店のアルバイトにご応募いただき、ありがとうございます。店長の〇〇です。面接の日程について、次のいずれかでご都合はいかがでしょうか。（1）10月14日（水）15時　（2）10月16日（金）16時　（3）10月18日（日）10時。面接は30分ほどです。ご都合のよい番号を、10月12日（月）までにお知らせください。いずれも難しい場合は、ご都合のよい曜日と時間帯をお書き添えください。

ポイントは、番号で返せるようにしていることと、返事の期限を書いていることです。番号で返せれば、応募者は「（2）でお願いします」と一言で済みます。期限があると、応募者は後回しにしにくくなり、店の側も期限を過ぎたら次の手を打てます。

日程が決まったら送る確定の連絡

例：〇〇様　ご返信ありがとうございます。面接は10月16日（金）16時に決まりました。場所は〇〇店（住所：〇〇）です。お店の正面入口からお入りいただき、スタッフに「面接で来ました」とお伝えください。持ち物は履歴書（写真付き）と筆記用具です。当日、遅れそうな場合や体調が悪い場合は、店の電話（〇〇）にご連絡ください。

確定の連絡には、日時、場所、入り方、持ち物、当日の連絡先の5つを入れます。飲食店では、営業中に応募者が店の正面から入ってきて、お客様の列に並んでしまうことがあります。入口と声のかけ方まで書いておくと、当日の戸惑いが減ります。

前日に送る確認の連絡

例：〇〇様　明日10月16日（金）16時の面接について、念のためご連絡いたしました。お待ちしております。ご都合が悪くなった場合は、このメッセージへのご返信か、店の電話（〇〇）にご連絡ください。

前日の連絡は、無断で来ない応募者を減らすためのものです。日程を決めてから面接の日まで間が空くほど、応募者がほかの店で決まったり、予定を忘れたりする可能性が高くなります。

日程の変更を頼まれたときの返事

例：〇〇様　ご連絡ありがとうございます。日程の変更、承知しました。代わりに、10月21日（水）15時、または10月23日（金）16時はいかがでしょうか。

変更を頼まれたら、理由は聞かずに、すぐに次の候補を出します。理由を尋ねると、応募者は言い訳を考えて返事が遅れます。

応募者から希望日が届いたときの読み方

候補日を出しても合わず、応募者から希望日を書いてもらうことはあります。そのときに気をつけたいのは、書き方の読み違いです。先ほどのQ&Aサイトには、応募者が希望日を次のように書いてよいかを尋ねる相談も載っています。

○月○日（木）終日 ○月○日（金）終日 ○月○日（土）〜14:00 ○月○日（日）終日 ○月○日（月）17:00〜 を希望しております。よろしくお願いいたします。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

この書き方には、店の側で読み違えやすい点が2つあります。「〜14:00」は、14時までに面接を終えたいのか、14時に始めたいのかが分かりません。「17:00〜」は、17時ちょうどだけなのか、17時以降ならいつでもよいのかが分かりません。冒頭の「18:00~のみ」の食い違いも、この種の読み違いでした。

読み違いを防ぐには、店の側で解釈して決めてしまわず、決めた日時を確定の連絡で具体的に書き、応募者に確かめてもらいます。「10月16日（金）17時から30分ほどでいかがでしょうか」と書けば、応募者が違う意味で書いていた場合はその場で分かります。また、希望日を聞くときに「開始できる時刻を、〇時〇分の形でお書きください」と書き方を添えておくと、最初から読み違いの起きにくい返事が届きます。

Googleカレンダーの予約スケジュールで空き枠を選んでもらう

応募が多い店では、予約ページを作って、応募者に空いている枠を選んでもらう方法が使えます。Googleカレンダーの「予約スケジュール」は、その代表的なものです。Googleのヘルプで確かめた内容をもとに、飲食店の面接で使うときの要点を並べます。

使える条件

Googleのヘルプによれば、予約スケジュールは個人のGoogleアカウントでも、Google Workspaceのアカウントでも作れます。ただし、作るのはパソコンのブラウザからで、AndroidやiPhoneのカレンダーアプリからは作れません。店長がスマートフォンしか持っていない場合は、最初の設定だけパソコンで行う必要があります。一部の機能は、Google Workspaceの対象のプランか、Google Oneのメンバーシップが必要です。

作り方の流れ

1. パソコンでGoogleカレンダーを開く
2. 左上の「作成」から「予約スケジュール」を選ぶ
3. タイトル（例：〇〇店 アルバイト面接）と、予約の長さ（例：30分）を決める
4. 「通常時の空き時間」で、面接できる曜日と時間帯を入れる
5. 予約ページの設定をして保存し、予約ページのリンクを応募者に送る

タイトルは、予約ページのリンクを知っている人なら誰でも見られる、とヘルプに書かれています。店名と「面接」が分かる程度にとどめ、店長の個人名や社内向けのメモは入れないようにします。

飲食店の面接で効く設定

面接の枠を作るときに効く設定が3つあります。

1つ目は「準備時間」です。予約と予約の間に時間を空けられます。面接が続くと、前の応募者のメモを書く時間が無くなるので、10分か15分を空けておきます。

2つ目は「1日あたりの予約件数の上限」です。1日に受け付ける件数を決められます。アイドルタイムに面接を詰め込みすぎると、仕込みや休憩の時間が無くなります。1日2件までのように決めておけば、空き枠がいくら残っていても、それ以上は入りません。

3つ目は「予約受付期間」です。ヘルプによれば、既定では予約の受付は予定の開始時刻の4時間前までになっています。設定した直後に予約ページを見て、当日の枠が表示されないのはこのためです。当日の面接を受け付けたくない店なら、締め切りをもっと前に延ばしておきます。

もう1つ、「カレンダーで空き情報を確認する」を選んでおくと、カレンダーに入っている予定と重なる時間は予約できなくなります。店長のカレンダーに、仕入れや会議、シフトの予定を入れているなら、その時間に面接が入る事故を防げます。

予約ページだけでは足りない部分

予約スケジュールで決まるのは、面接の日時までです。応募者がどの求人を見て応募したのか、履歴書はもう届いているのか、面接の結果はどうだったのか、は予約ページには残りません。また、予約ページのリンクを送っても予約しない応募者がいます。その応募者を誰が、いつ追いかけるのかは、別に決めておく必要があります。

日程が決まらない応募を放置しない

日程の調整で一番多い失敗は、返事が来ない応募をそのまま放置してしまうことです。返事が来ないまま1週間たつと、店の側も「もう他で決まったのだろう」と考えて何もしなくなります。しかし応募者の側は、店からの連絡を見落としていただけ、ということもあります。

応募ごとに状態を1つ決める

応募者ごとに、いまどの状態にあるかを1つだけ決めて記録します。状態は次の6つで足ります。

・未連絡：応募が届いて、まだ連絡していない ・候補日を送付済み：候補日を送り、返事を待っている ・日程確定：面接の日時が決まった ・面接済み：面接が終わり、結果を伝える前 ・辞退：応募者から辞退の連絡があった ・連絡なしで終了：決めた回数を連絡しても返事が無かった

紙のノートでも表計算ソフトでもかまいません。大事なのは、全員の状態を一覧で見られることと、1人の応募者が2つの状態にまたがらないことです。

連絡の回数と期限を先に決める

返事が来ないときに、何回まで、いつ連絡するかを先に決めておきます。例えば次のような決まりです。

1. 候補日を送ってから2日たっても返事が無ければ、もう一度連絡する
2. 2回目の連絡から2日たっても返事が無ければ、電話を1回かける
3. それでもつながらなければ「連絡なしで終了」にして、終了の連絡を送る

終了の連絡は、例えば次のように書きます。

例：〇〇様　先日ご応募いただいた件で、面接の日程についてご連絡しておりましたが、ご返信が確認できませんでした。今回はこれで受付を終了とさせていただきます。改めてご応募いただける場合は、求人ページからお申し込みください。

終了の連絡を送っておくと、応募者が後から連絡してきたときにも話が通じます。店の側も、一覧から「終わった応募」をはっきり外せるので、まだ動いている応募だけに集中できます。

複数の人で面接を回すときは担当を決める

店長と副店長、あるいは複数の店舗のマネージャーで面接を分担しているなら、応募者ごとに担当者を1人決めます。担当が決まっていない応募は、全員が「誰かが連絡しただろう」と考えて、誰も連絡しないまま止まります。逆に、2人が別々に候補日を送ってしまい、応募者を混乱させることもあります。

担当を決めるときは、面接をする人と、日程の連絡をする人を同じにしておくのが基本です。連絡だけ本部の担当がして、面接は店長がする、という分け方をすると、店長の予定が変わったときに本部の担当がそれを知らず、すでに埋まった枠を応募者に案内してしまいます。分ける場合は、店長の面接できる枠を共有のカレンダーに入れてもらい、連絡する人はそのカレンダーだけを見て候補日を出す、という決まりにします。担当者が休みに入るときは、受け持っている応募者の一覧を、状態と一緒に代わりの人へ渡します。

面接の当日に来ない応募者を減らす

日程が決まっても、当日に来ない応募者はいます。連絡なしに来ないことを防ぎきることはできませんが、減らすことはできます。効くのは次の3つです。

1つ目は、確定から面接までの間を短くすることです。日程を決めてから面接まで1週間以上空くと、その間にほかの店で採用が決まる可能性が高くなります。候補日は、できるだけ近い日から出します。

2つ目は、前日の確認の連絡です。確認の連絡に返事を求める必要はありませんが、「ご都合が悪くなった場合はご連絡ください」と書いておくことで、行けなくなった応募者が連絡しやすくなります。何も届かないまま当日を迎えると、行けなくなった応募者は、連絡すること自体を気まずく感じて、そのまま来ないことを選びがちです。

3つ目は、連絡の手段を応募者に合わせることです。メールを日常的に見ない応募者もいます。求人サイトのメッセージで応募してきた人にはそのメッセージで、電話番号を書いてきた人にはショートメッセージで、というように、応募者が使った手段で連絡すると、見落とされにくくなります。

それでも来なかった場合は、当日中に1回だけ連絡を入れます。「本日16時の面接でお待ちしておりましたが、ご都合が悪くなりましたでしょうか」と書き、返事が無ければ「連絡なしで終了」にします。何度も追いかける必要はありません。

応募から面接までを1つの画面で追う

ここまでの手順を紙や表計算ソフトで回すこともできますが、応募が増えると、求人サイトのメッセージ、メール、電話、カレンダーと、情報があちこちに散らばります。応募をフォームで受け付けている店なら、応募の受け付けから面接の日程、結果の連絡までを、応募者ごとの1件の記録にまとめる方法があります。

回答管理のできるフォームの中には、届いた応募ごとに担当者とステージを持たせられるものがあります。できることによれば、ステージには「応募・選考」のひな形があり、自由に増減できるので、先ほどの6つの状態をそのままステージにできます。応募の一覧をステージごとのボードで見られるため、「候補日を送付済み」のまま止まっている応募が一目で分かります。応募後に店が付ける情報（面談の状況など）を運営情報の項目として定義でき、一覧とCSVに列として出ます。届いた1件の画面から、メールのひな形を使って候補日の連絡を送れ、送った履歴は時系列で残ります。応募が届いた直後には、回答内容の控えを添えた自動返信を送れるので、「応募を受け付けました。2日以内に面接の候補日をお送りします」と書いておけば、応募者は待つ期限が分かります。

料金は料金のページで案内されていて、フォームの数と応募の数はどのプランでも無制限、金額は使う人数で決まります。店長1人で回すならフリープラン（0円、メンバー1人）でステージ管理と自動返信が使えます。メールのひな形は月額7,800円（税抜）のチームプランからです。採用での使い方は採用の応募受付に、実際の画面は動くところを見るで確かめられます。いまGoogleフォームで応募を受けている店は、Googleフォームとの比較も判断の材料になります。

面接の日程が決まるかどうかは、応募が届いてから最初の連絡までの速さと、その連絡の分かりやすさでほぼ決まります。時刻まで入れた候補日を当日中に送り、返事が来ない応募は決めた回数で締める。この2つを守れば、日程が決まらないまま消えていく応募は確実に減ります。

Q1. 飲食店の面接の候補日は、いくつ出せばよいですか？

2つか3つが目安です。1つだと合わなかったときにやりとりが増え、5つ以上並べると応募者が選ぶのに迷います。日付、曜日、時刻をすべて入れ、番号で返せるようにしておくと「（2）でお願いします」の一言で決まります。返事の期限も一緒に書いておくと、後回しにされにくくなります。

Q2. 面接は応募からどのくらい先までに設定すればよいですか？

できるだけ近い日がよく、応募から1週間以内に面接できる候補を出すのが一つの目安です。アルバイトの応募者は複数の店に同時に応募していることが多く、日程が先になるほど、ほかの店で決まったり、予定を忘れたりする可能性が高くなります。間が空く場合は、前日に確認の連絡を入れます。

Q3. Googleカレンダーの予約スケジュールはスマートフォンだけで使えますか？

作るのはパソコンのブラウザからです。Googleのヘルプによれば、AndroidやiPhoneのカレンダーアプリからは予約スケジュールを作れません。最初の設定をパソコンで済ませれば、予約ページのリンクはスマートフォンから応募者に送れます。個人のGoogleアカウントでも作れますが、一部の機能は有料のプランが必要です。

Q4. 面接の日程の連絡に返事が来ない応募者は、どうすればよいですか？

連絡の回数と期限を先に決めておきます。例えば、候補日を送って2日たっても返事が無ければもう一度連絡し、さらに2日たったら電話を1回かけ、つながらなければ受付を終了する連絡を送ります。終了の連絡を送っておけば、応募者が後から連絡してきたときも話が通じ、店の側も一覧から外せます。