飲食店の面接の日程を決める作業は、応募への返信の中でいちばん往復が多くなる部分です。「来週の火曜の15時はいかがですか」「その日は授業があって」「では木曜は」「木曜はバイトが入っていて」と3回、4回とやり取りするうちに、どちらからも連絡が途切れ、応募の一覧に「日程調整中」のまま止まった名前が並んでいきます。この記事では、面接の日程を決めるときに往復が増える理由を分解し、店長が営業の合間でも1回か2回のやり取りで日程を確定させ、決まらない応募を放置しないための手順をまとめます。
飲食店の面接日程が決まらないのは、空いている時間が重ならないから
飲食店の面接の日程が決まりにくいのは、店長の手が空く時間と、応募者の手が空く時間が、そもそも重なりにくいからです。
店長の側から見ると、面接に使える時間はかなり限られています。ランチ営業のある店なら、ランチの片付けが終わってからディナーの仕込みに入るまでのアイドルタイムが中心で、長くても2時間ほどです。その時間も、発注、シフト作成、売上の確認、業者との打ち合わせに使われます。店長が休みの日は店にいないので、面接は入れられません。ディナーの営業中や閉店後は、応募者に来てもらう時間としては遅すぎます。
応募者の側は、層によって空いている時間がばらばらです。大学生は授業の合間の平日昼か夕方以降、高校生は放課後の夕方、子育て中の人は子どもが学校や保育園にいる平日の午前から昼過ぎ、ダブルワークの人は本業が休みの曜日か本業のあとの夜です。フリーターは比較的自由ですが、他のアルバイトのシフトが入っています。
店長の空きが「平日の15時から17時」に集中しているのに対して、応募者の空きは「夕方以降」や「土日」に寄っていることが多い。ここに往復が増える原因があります。店から候補日を1つずつ出していくと、応募者の都合に当たるまで何度もやり取りが続きます。
もう1つの原因は、店長の予定が営業に左右されることです。アルバイトの急な欠勤があれば店長が現場に入り、団体の予約が入ればアイドルタイムも準備に使われます。一度決めた面接の日時を店の都合で動かすことになり、そこからまた調整がやり直しになります。
日程の決め方を変えるときは、この2つの原因に手を打つことを意識してください。空いている時間が重ならない問題には、面接の枠を応募者の層に合わせて散らしておくことで対応します。店の予定が動く問題には、面接をする人を店長1人に限らないことと、動かしたときの連絡の型を決めておくことで対応します。
面接できる枠を、先に1週間分作っておく
日程調整の往復を減らすいちばんの近道は、応募が届いてから店長の予定を確かめるのではなく、面接できる枠をあらかじめ決めておくことです。シフト表を作るのと同じタイミングで、翌週の面接の枠も決めてしまいます。
枠を作るときに決めるのは、次の4つです。
・曜日と開始時刻 ・1枠の長さ ・その枠で面接をする人 ・1日に入れられる面接の数
1枠の長さは、飲食店のアルバイトの面接なら30分を目安にします。面接そのものは15分から20分ほどで終わることが多いのですが、店内の案内や、採用になった場合の書類の説明に時間がかかることがあります。枠と枠のあいだに少し余裕を持たせておくと、前の面接が長引いても次の人を待たせずに済みます。
面接をする人は、店長だけでなく、副店長や社員も含めて決めておきます。枠ごとに「この枠は副店長」と割り振っておけば、店長の休みの日にも面接の枠を開けられます。面接を任せる場合は、何を聞いて、何を伝えて、どう判断するかを店としてそろえておく必要がありますが、それは面接の中身の話なので、ここでは誰がどの枠を受け持つかまでを決めます。
1日に入れる面接の数は、店の忙しさで決めます。アイドルタイムが2時間ある店でも、仕込みや発注の時間を考えると、1日に2枠から3枠が限度という店が多いはずです。応募が多い時期には枠を増やし、少ない時期には減らします。
枠の数の目安は、1週間に届く応募の数から逆算します。週に5件の応募が届く店で、面接に呼ぶのがそのうち4件なら、1週間に4枠以上を開けておきます。枠が応募の数より少ないと、応募者は面接まで1週間以上待つことになり、そのあいだに他の店に決めてしまいます。
枠は、応募する人の層に合わせて時間帯を散らす
店長の都合だけで枠を作ると、平日のアイドルタイムに枠が集中します。そうすると、平日の昼に来られない学生や、本業のあるダブルワークの人は、どの枠にも入れません。
厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、応募者に広く門戸を開くことを挙げています。
求人条件に合致する全ての人が応募できるようにすることが大切です。 出典: mhlw.go.jp
この考え方は、応募の受付だけでなく、面接の日程にも当てはまります。求人でディナーの時間帯に入れる学生を募集しているのに、面接の枠が平日の15時しかなければ、募集している層そのものが面接に来られません。
飲食店で枠を散らすときは、次のような組み合わせが現実的です。
・平日のアイドルタイムの枠：子育て中の人、フリーター、シニア向け ・平日の夕方の枠：高校生、大学生向け（ディナーの営業が始まる前の短い時間） ・土曜か日曜の午前の枠：ダブルワークの人、平日に時間が取れない人向け（ランチの営業前）
夕方の枠や土日の午前の枠は、店長にとっては仕込みや開店準備と重なる時間です。毎日開ける必要はなく、週に1枠ずつでも用意しておけば、その層の応募者を面接に呼べます。
遠方から応募してくる人や、面接のためだけに店まで来るのが難しい人には、ビデオ通話での面接の枠を用意する方法もあります。社員候補や、引っ越しを控えている人の応募では、1回目をビデオ通話にして、2回目に店に来てもらう形にすると、日程が決まりやすくなります。
候補日の出し方は、3つのやり方から選ぶ
面接の枠を作ったら、応募者にどう選んでもらうかを決めます。飲食店でよく使われるのは、次の3つのやり方です。
やり方1：店から候補を2つか3つ出す
最初の返信で、面接の枠の中から2つか3つを選んで提示し、都合のよいものを選んでもらう方法です。候補を1つだけ出すと、合わなかった場合にまたやり取りが増えます。2つか3つを、違う曜日と違う時間帯から出すのがこつです。「火曜15時、木曜17時、土曜10時」のように散らしておけば、どれか1つには当たる可能性が高くなります。
このやり方の良いところは、店の側で面接の順番をある程度調整できることです。反対に、応募者が返事をするまで枠を押さえておくことになるので、複数の応募者に同じ枠を出すと、後から重なってしまうことがあります。候補として出した枠には、誰に出したかを書いておき、返事の期限を過ぎたら解放する、という管理が必要になります。
やり方2：応募の段階で、応募者から候補を出してもらう
応募フォームの中に、面接に来られる日時を選ぶ欄を作っておき、応募の段階で候補を2つか3つ選んでもらう方法です。選択肢は、店が作った面接の枠だけにしておきます。自由記述にすると「平日の午後ならいつでも」のような答えになり、結局やり取りが必要になります。
このやり方なら、最初の返信が「〇月〇日の〇時でお待ちしています」の1通で済むことが増えます。飲食店の店長のように、返信に使える時間が限られている人には向いています。気をつけたいのは、応募から時間がたつと、選んでもらった候補日が過ぎてしまうことです。応募を受け付けた当日か翌日に返信することが前提になります。
やり方3：空いている枠の一覧から予約してもらう
面接の枠を一覧にして、応募者に空いている枠を直接選んでもらう方法です。美容室の予約のように、埋まった枠は選べなくなる仕組みを使います。応募者にとっては、自分の都合で選べるので分かりやすく、店にとってはやり取りがほぼなくなります。
一方で、店が面接に呼ぶかどうかを判断する前に、応募者が枠を押さえてしまうことになります。応募の条件に合わない人が面接の枠を埋めてしまう可能性があるので、応募の中身を見てから予約の案内を送る、という2段階にするのが安全です。また、店の予定が変わったときに、枠を閉じる作業を忘れると、店長がいない時間に面接の予約が入ってしまいます。
3つのうちどれがよいかは、店の応募の数と、返信にかけられる時間で決まります。応募が週に数件で、店長が1日に1回は返信できるなら、やり方1かやり方2で十分です。応募が多く、複数の店舗でまとめて面接をする場合は、やり方3の仕組みを検討する価値があります。
応募が集中する時期は、面接の日をまとめて作る
飲食店の応募には、はっきりした波があります。学生のアルバイトが卒業や進学で入れ替わる春、夏休みを前に働き始めたい学生が動く初夏、年末の繁忙期に向けて人を増やす秋の終わり。この時期には、ふだんの何倍もの応募が短い期間に集中します。
応募が集中する時期に、ふだんと同じように1件ずつ候補日を出していくと、面接の枠がすぐに埋まり、2週間先まで面接が入れられないという状態になります。そのあいだに応募者は他の店に決めてしまいます。
こうした時期には、面接の日をまとめて作るやり方が向いています。たとえば、週に1日を「面接の日」と決め、その日のアイドルタイムと夕方に枠を並べて、応募者をまとめて案内します。店長にとっては、面接の準備と振り返りを1日にまとめられるので、ふだんの営業への影響も小さくなります。
面接の日を決めたら、求人の原稿や店頭の貼り紙にも「面接は毎週〇曜日に行っています」と書いておきます。応募する側は、応募の段階で面接の日を予定に入れておけるので、候補日のやり取りが減ります。どうしてもその曜日に来られない人のために、別の曜日の枠を週に1つ残しておくと、取りこぼしも防げます。
複数の人をまとめて案内する場合でも、面接は1人ずつ行うのが基本です。同じ時間に複数の応募者を呼ぶと、待っている人が店内で手持ち無沙汰になり、他の応募者の受け答えが聞こえてしまうこともあります。枠をずらして並べ、待ち時間が出ないように組んでおきます。
多店舗の店では、面接の枠を店をまたいで共有する
同じ地域に複数の店舗を持つ飲食店では、面接の日程を店舗ごとに抱えないほうが決まりやすくなります。ある店舗の店長の予定が埋まっていても、近くの別の店舗の店長には空きがあることが多いからです。
やり方としては、地域の店舗の面接の枠を1つの一覧にまとめ、応募者に候補を出すときに、希望の店舗の枠だけでなく近くの店舗の枠も一緒に示します。「△△店での面接が難しい場合は、□□店でも面接ができます」と添えておけば、応募者は通いやすい場所と時間で選べます。
このとき気をつけたいのは、面接をした店舗と、実際に働く店舗が違う場合の引き継ぎです。面接をした店長が、応募者の希望のシフトや話した内容を、働く店舗の店長に伝えないと、初出勤の日に同じことを聞き直すことになります。面接の記録を、店舗をまたいで見られる場所に残しておくことが前提になります。
本部で採用をまとめている飲食チェーンでは、エリアの面接担当が複数の店舗を回って面接する形もあります。この場合、面接担当の移動時間を枠に含めて組まないと、店舗間の移動が間に合わず、面接に遅れることになります。
高校生と留学生の面接で、日程を決めるときに気をつけること
応募者の層によっては、日程を決めるときに一言足しておきたいことがあります。
高校生の場合は、定期テストの期間と、学校の行事の時期を避けて面接の日を決めるのが無難です。テストの前の週に面接を入れると、応募者本人が勉強を優先して面接を辞退することがあります。面接の候補を出すときに「テスト期間中でしたら、終わってからの日程でもかまいません」と添えておくと、応募者も言い出しやすくなります。また、放課後に制服のまま面接に来ることも多いので、店の外観や入口の場所を具体的に伝えておきます。
留学生の場合は、学校の授業の時間割が曜日によって大きく違うことがあります。候補を出すときは、平日の午前と午後の両方を含めておくと当たりやすくなります。面接の場では、日本で働ける状態かどうかを在留カードで確かめることになるので、前日の確認の連絡に「在留カードをお持ちください」と書いておくと、当日に確認ができずに面接をやり直すことを避けられます。
子育て中の人の場合は、子どもの送り迎えの時間の前後を避け、平日の午前の枠を出すと喜ばれます。急な体調不良で子どもを迎えに行かなければならないこともあるので、日程の変更を気軽に連絡できるようにしておくことも大切です。
「日程調整中」のまま止まる応募を放置しない
どのやり方を選んでも、日程が決まらないまま止まる応募は出てきます。候補を出したのに返事が来ない、返事は来たがどの候補も合わない、一度決めたのに応募者から変更の連絡が来て、そこから途切れた。こうした応募を放置すると、応募の一覧は「日程調整中」の名前で埋まり、どれが動いていてどれが止まっているのか分からなくなります。
止まった応募を放置しないためには、状況に期限を持たせます。たとえば、次のように決めておきます。
・候補を出してから2日返事がなければ、手段を変えて1回だけ確認する ・確認してからさらに2日返事がなければ、「連絡がつかないため、いったん終了します」と伝えて閉じる ・候補日のやり取りが3往復を超えたら、文字のやり取りをやめて電話で決める
3往復を超えたら電話に切り替える、というのは、飲食店の日程調整で特に効くやり方です。文字のやり取りでは、相手の返事が来るまでの時間と、こちらが返す時間が交互に積み重なり、1往復に半日かかることもあります。電話なら、その場で「この日は」「その時間は難しいです」「では」と候補を出し合えるので、数分で決まります。電話をかける前に「日程を決めるために、〇時ごろにお電話してもよいですか」と一言送っておくと、出てもらいやすくなります。
期限を過ぎた応募を閉じるのは、冷たいように感じるかもしれません。しかし、閉じずに置いておいても、その応募者から連絡が来ることはほとんどありません。閉じるときに「ご都合がつくようになりましたら、改めてご連絡ください」と一言添えておけば、本当に都合がつかなかっただけの人は、あとから連絡をくれます。
止まった応募を見つけるには、毎日、状況が「日程調整中」の応募だけを並べて、最後にやり取りした日を見る習慣が必要です。返信の時刻に合わせて、最初の数分で調整中の一覧を確かめると決めておくと、止まった応募を見落としません。
決まった面接を、当日まで保つ
日程が決まっても、それで終わりではありません。飲食店の面接は、連絡のないまま当日来ないことが起きやすい場面です。応募したときの熱が冷めた、他の店に決まった、日時を忘れていた。店長がアイドルタイムを空けて待っていても、誰も来ないまま枠が終わります。
これを減らすために、面接の前日に確認の連絡を送ります。前日の確認は、日時と場所と持ち物を改めて伝え、「ご都合が悪くなった場合は、このメッセージへの返信でお知らせください」と、変更の連絡をしやすくしておくことが目的です。来られなくなった人が、断りの連絡を入れにくいと感じて黙って休むことは珍しくありません。気軽に連絡できる手段を示しておくと、事前に分かることが増えます。
前日の確認に返事がない場合、その枠を他の応募者に回すかどうかは店の判断です。応募が多い時期なら、返事のない枠を当日の朝に別の応募者へ案内する運用も考えられます。応募が少ない時期なら、そのまま待ちます。どちらにするかを決めておけば、当日の朝に店長が迷わずに済みます。
当日の案内も、飲食店では大事です。アイドルタイムに店の入口を閉めている店では、面接に来た人がどこから入ればよいか分からず、店の前で立ち往生することがあります。通用口の場所、到着したら電話する番号、店の外観の特徴などを、前日の確認に書いておきます。駅から少し分かりにくい場所にある店なら、目印になる建物を1つ添えておくと迷いません。
面接に遅刻の連絡が入った場合の扱いも決めておきます。次の面接の枠や仕込みの時間との兼ね合いで、何分までなら待てるかを店として決めておき、それを超える場合は日程を改める、と伝えます。
面接の場所も、日程と一緒に決めておく
日程を決めるときに見落とされがちなのが、店のどこで面接をするかです。アイドルタイムの客席は、仕込みをしているスタッフや、納品に来た業者の出入りがあり、落ち着いて話せないことがあります。営業中の時間帯に面接を入れる場合は、お客さんから見えない席を確保できるかどうかで、入れられる枠そのものが変わります。
客席の奥の1卓、事務所、バックヤードの休憩スペースなど、面接に使う場所を枠ごとに決めておきます。夕方の枠のようにディナーの準備と重なる時間は、客席が使えないことが多いので、事務所や休憩スペースを使う前提で枠を作ります。場所が決まっていない枠に面接を入れると、当日に空いている席を探して、応募者を店の入口で待たせることになります。
店の都合で日程を動かすときの連絡の型
飲食店では、店の側の都合で面接の日程を動かさなければならないことがあります。アルバイトが急に休んで店長が現場に入ることになった、面接の枠に団体の予約が重なった、仕入れの業者との打ち合わせが入った。こうしたとき、連絡が遅れたり、代わりの日時を出さずに「また連絡します」とだけ送ったりすると、そこで応募が途切れます。
店の都合で動かすときは、次の順に手を打ちます。
1つめは、面接をする人を替えられないかを考えることです。枠ごとに面接をする人を決めているなら、同じ時間に店にいる副店長や社員が代わりに面接できないかを先に確かめます。代われるなら、応募者の日程を動かす必要はありません。
2つめは、動かす場合に、できるだけ早く連絡することです。当日の直前に分かった場合は、文字の連絡だけでなく電話もかけます。応募者が家を出たあとに連絡しても、読まれないことがあるからです。
3つめは、連絡の中に代わりの候補日を必ず入れることです。「申し訳ありません。本日の面接を、〇日〇時か〇日〇時に変更していただくことはできますでしょうか」のように、2つの候補を示します。店の都合で動かしたのですから、候補は応募者が選びやすい時間帯から出すのが礼儀です。
店の都合で動かした応募は、次に動かすことがないように、面接をする人を複数決めた枠に優先して入れます。同じ応募者の日程を二度動かすと、応募を取り下げられる可能性が高くなります。
面接の場で、次の日程まで決めてしまう
面接の日程調整の手間を減らすもう1つのこつは、面接の場で次の日程まで決めてしまうことです。飲食店のアルバイトの採用では、面接のあとにも日程を決めることがいくつもあります。採用の連絡、初めて出勤する日、研修の日、制服の受け取り、必要な書類を持ってくる日。これらを面接のあとに1つずつ連絡で決めていると、面接の日程調整と同じ往復がもう一度起きます。
面接の場でその場で採用を決める店なら、面接の終わりに初出勤の日と研修の日を決めてしまいます。その場で決めない店でも、「採用の場合は、〇日か〇日から入っていただく予定です。どちらがご都合よいですか」と仮で決めておけば、採用の連絡と同時に初出勤の日を確定できます。
18歳未満の人を採用する場合は、年齢を証明する書類を事業場に備え付けておく必要があります。持ってきてもらう書類と、持ってくる日を、面接の場で伝えておくと、初出勤の日に書類がそろわないという事態を避けられます。必要な書類の詳細は、所轄の労働基準監督署など所管の窓口で確かめてください。
面接の場で決めた日程は、面接が終わったらすぐに記録に残し、同じ内容を応募者にも文字で送ります。口頭で決めただけでは、双方が違う日を覚えていることがあります。
日程の状況を、応募の一覧で見える形にする
ここまでの手順を回すには、応募ごとに、いま日程がどうなっているかが一覧で見えている必要があります。飲食店でよくあるのは、面接の日程が店長の手帳やスマートフォンのカレンダーにだけ書かれていて、副店長が見ても分からない状態です。店長が急に休んだ日に面接の予定が入っていても、誰も気づかず、応募者が店に来てから慌てることになります。
応募ごとに持たせたいのは、次の情報です。
・状況：日程調整中、面接日確定、面接済み、採用、見送り、連絡つかず ・面接の日時と、面接をする人 ・最後にやり取りした日 ・前日の確認を送ったかどうか
これをスプレッドシートで管理する場合は、状況の列を選択式にしておき、面接の日時の列で並べ替えられるようにします。応募が月に数件で、見る人が店長1人なら、Googleフォームで応募を受けてスプレッドシートに列を足す形で十分に回ります。Googleフォームとの比較では、Googleフォームで足りる使い方と、届いたあとの管理を足したくなる境目を並べています。
見る人が2人以上になり、面接の日程を副店長や社員も扱うようになると、誰がいつ状況を書き換えたのかが分からなくなってきます。面接の状況のような、応募のあとに店の側で記録する項目を、応募ごとの列として持たせ、一覧で絞り込めるようにしておくと、店長が休みの日でも面接の予定を見落としません。応募のあとに店で記録する項目を列として足し、担当や状況で絞り込める仕組みは、できることで紹介しています。応募が届いてから面接を経て採用の連絡までを、段階ごとに並べて追う流れは、採用の応募受付で確かめられます。
日程の決め方は、道具を入れるだけでは変わりません。枠を先に作ること、候補を散らして出すこと、止まった応募に期限を持たせること、前日に確認すること。この4つを店の決まりにしておけば、面接の日程調整は、店長が営業の合間に数分で片付けられる作業になります。まずは来週1週間分の面接の枠を、シフト表と一緒に作るところから始めてみてください。
Q1. 飲食店の面接は、どの時間帯に入れるのがよいですか？
店長が店にいて手が空きやすいのは、ランチとディナーのあいだのアイドルタイムです。ただし、その時間だけでは学生や本業のある人が来られません。平日のアイドルタイムを中心にしつつ、平日の夕方や土日の午前にも週1枠ずつ面接の枠を用意しておくと、募集している層の人を面接に呼びやすくなります。
Q2. 面接の候補日を出しても、返事が来ない場合はどうすればよいですか？
2日ほど返事がなければ、メールからショートメッセージや電話へ手段を変えて1回だけ確認します。それでも返事がなければ、連絡がつかないためいったん終了する旨を伝えて閉じます。止めたままにしておくと一覧が埋まり、動いている応募を見落とす原因になります。
Q3. 面接の当日に来ない人を減らす方法はありますか？
面接の前日に、日時と場所と持ち物を改めて伝える確認の連絡を送るのが効果的です。その際、都合が悪くなった場合は返信で知らせてほしいと書き、断りの連絡を入れやすくしておきます。店の入口が閉まっている時間帯なら、通用口の場所や到着時に電話する番号も添えておくと迷いません。
Q4. 店長が休みの日にも面接を入れてよいですか？
副店長や社員が面接をすると決めておけば、店長の休みの日にも面接の枠を開けられます。その場合は、何を聞いて何を伝えるか、どう判断するかを店としてそろえておくことが前提です。面接の日時と面接をする人は、店長の手帳ではなく、誰でも見られる応募の一覧に残しておいてください。