クリニックの面接の日程を決めるとき、候補日を3つ出して、全部合わないと返され、また3つ出す。このやり取りが3往復も続くと、応募者のほうが先に疲れて辞退します。原因は、院長が面接に使える時間と、応募者が来られる時間が、そもそも重なりにくいことにあります。院長は平日の日中ずっと診察室にいて、応募者の多くは現職の看護師や事務職で、平日の日中は勤め先にいます。この記事では、診療所の面接の枠をどの時間帯に置くか、応募者の勤務の形に合わせて候補をどう出すか、誰を同席させるかを整理し、往復を1回で終わらせる組み方を決められるようにします。見学やビデオ通話の組み込み方、感染症の流行期や新規開業のときのように、ふだんの枠が使えない場面の切り替え方にも触れます。
診療所の面接が決まらないのは、双方が「動かせない予定」を持っているから
一般の会社の採用であれば、面接官は会議の予定を少しずらせば面接の時間を作れます。診療所の院長はそうはいきません。予約の患者、予防接種の枠、午後の往診、健診の結果説明。診療の予定は患者との約束で、面接のために動かすことはできません。
応募者の側にも、動かせない予定があります。病院に勤める看護師は、1か月単位で組まれた勤務表で働いていて、日勤、夜勤、夜勤明け、休みが決まっています。勤務表は前の月の途中に出ることが多く、出たあとに休みを変えてもらうのは簡単ではありません。他の診療所で働いている医療事務の人は、自分の職場の診療時間中に抜けられません。子育て中の人は、保育園の送迎の時刻が決まっています。
動かせない予定を持つ者どうしが、互いの予定を知らないまま候補を出し合うので、日程が合わないのです。往復を減らすには、診療所の側で「面接に使える枠」を先に固定し、応募者の側の「動かせない予定の形」を先に聞いてから候補を出す、という順番に変える必要があります。
面接の枠を置く時間帯を、3つから選ぶ
診療所で面接に使える時間は、おおよそ次の3つに絞られます。それぞれに向き不向きがあります。
昼休み
午前診が終わってから午後診が始まるまでの時間です。院長も看護主任も院内にいるため、同席の調整がいらないのが強みです。応募者にとっても、診療所の雰囲気を片付けの様子から感じ取れます。
弱みは、時間が短く、ずれやすいことです。午前診が長引けば、面接の開始が遅れます。往診のある日は、院長が昼休みに外へ出ます。午後診の前には、早めに来た患者が入口の前に並び始めます。昼休みの面接は、30分で終わる形にし、往診のない曜日に置いてください。応募者の側から見ると、平日の昼に来られるのは、夜勤明けや休みの日の看護師、在職していない人、平日に休みのある人です。
午後診が終わったあと
最後の患者の会計が終わり、片付けに入る時間です。在職中の看護師や事務職でも、自分の仕事を終えてから来られる時間帯で、応募者の幅がいちばん広がります。
弱みは、院長とスタッフの疲れと、終わる時刻の遅さです。午後診が19時まである診療所では、面接の開始が19時30分を過ぎ、スタッフを残して同席させると残業になります。この時間帯に置くなら、同席を院長と事務長の2人に絞り、長くても40分で終える形にしてください。
休診日や、午後が休診の曜日
木曜の午後や土曜の午後が休診の診療所なら、その時間は面接に使いやすい枠です。時間に余裕があり、面接のあとに院内を案内することもできます。
弱みは、院長の休みを削ることと、診療の様子を見せられないことです。休診の時間に面接を入れ続けると、院長の休みがなくなります。月に使ってよい休診日の枠の数を、院長と先に決めておいてください。
どれか1つを選ぶ必要はありません。多くの診療所で回しやすいのは、「昼休みの枠を週に2つ、午後診のあとの枠を週に1つ」のように組み合わせる形です。昼休みの枠は平日の日中に来られる人のため、午後診のあとの枠は在職中の人のために置く、と役割を分けておくと、どちらの応募者にも候補を出せます。
面接の枠を、月の初めに院長の予定表へ書き込む
時間帯を決めたら、翌月の面接の枠を、月の初めに院長の予定表へ先に書き込みます。応募が届いてから院長の空き時間を探すのではなく、空き時間を先に押さえておき、応募が届いたらその枠を埋めていく順番です。
書き込むときは、次の点を一緒に決めておきます。
・往診、健診の結果説明、学会、医師会の会合など、院長が不在になる日を枠から外す ・予防接種の予約が集中する時期は、昼休みも処置が延びやすいため、枠を減らす ・枠を押さえても応募がなかった場合、前日の昼までに枠を外して院長に返す
最後の点は大事です。押さえた枠が使われないまま残ると、院長は「面接の枠のせいで昼休みが自由にならない」と感じ、翌月から枠を出してくれなくなります。使わない枠は早めに返す、と決めておくと、院長も枠を出しやすくなります。
面接の枠を事務長が管理し、応募者への候補の案内も事務長が出す形にしておけば、院長に「この日は空いていますか」と聞く回数がなくなります。
候補を出す前に、応募者の「動かせない予定の形」を聞く
面接の日程が往復する原因のもう半分は、応募者の予定の形を知らないまま候補を出すことです。候補を出す前に、応募者に次のことを聞いておくと、1回目の候補で決まる確率が上がります。
現職の看護師には、勤務表がいつ出るかを聞く
病院に勤める看護師に、来週の平日の昼の候補を出しても、勤務表がすでに埋まっていて合わないことがほとんどです。聞くべきなのは、「来月の勤務表はいつごろ出ますか」と、「休み希望は何日ごろまでに出せますか」です。
休み希望の締め切りが分かれば、その締め切りより前に面接の候補日を伝えることで、応募者は面接の日を休み希望に入れられます。候補が今月中に合わなければ、「来月の休み希望に入れられるよう、来月の候補を先にお伝えします」と返すほうが、今月の空いていない日を探し続けるより早く決まります。
夜勤明けの日を面接の候補にするかどうかも、応募者に選んでもらってください。夜勤明けの午後なら来られる、という看護師もいれば、夜勤明けは避けたい看護師もいます。診療所の側で勝手に避けたり勝手に入れたりせず、「夜勤明けの日でもよいか」を聞いておけば、候補の幅が決まります。
医療事務の在職者には、自分の職場の休診日を聞く
他の診療所で働いている医療事務の応募者は、自分の職場の休診日に来るのがいちばん確実です。「お勤め先の休診日の曜日を教えてください」と聞き、その曜日に面接の枠があれば、その枠を案内します。自院と応募者の職場の休診日が同じ曜日だと、どちらも休みの日に面接をすることになるため、午後診のあとの枠を案内してください。
子育て中の人には、来られる時間帯だけを聞く
保育園や学校の送迎がある応募者には、「面接に来られる時間帯」を選んでもらうだけで足ります。子どもの年齢や、送迎を誰がしているかを聞く必要はありません。来られる時間帯が分かれば、候補は出せます。
聞き方としては、最初の返信に「面接の候補日をお送りする前に、ご都合を伺わせてください」と書き、次の3問だけを答えてもらう形が使いやすくなります。
・平日の昼、平日の夕方以降、休診日の午後のうち、来られる時間帯（複数選択） ・避けたい曜日があれば ・現在お勤めの方は、来月の勤務表が出る時期や、休み希望の締め切りの目安
応募が重なった週は、枠の一覧から選んでもらう
求人を出した直後や、医療事務の応募がまとまって届いた週は、1人ずつ候補を3つ出していると、同じ枠を2人に案内してしまうことが起きます。Aさんに火曜の昼を案内し、返事を待つ間にBさんにも火曜の昼を案内し、2人とも火曜を選んでくる。どちらかに謝って別の日を出し直すことになり、往復が増えます。
応募が重なる週は、候補を1人ずつ選んで出すのをやめ、空いている枠の一覧を全員に見せて、先に選んだ人から埋まっていく形に切り替えてください。やり方は2つあります。
・予約の枠を選べる日程調整の道具を使い、埋まった枠は自動で選べなくなるようにする ・事務長が手で管理する場合は、候補を出すときに「この候補は明日の12時まで押さえておきます」と期限を書き、期限を過ぎた枠は次の人に回す
期限を書いておくと、応募者は早めに返事をくれますし、返事がないまま枠を押さえ続けることもなくなります。看護師の応募だけは、医療事務の応募と同じ一覧に並べず、看護師のための枠を別に取っておくと、数の多い医療事務の応募に枠を埋められて看護師を待たせる、ということを防げます。
暦から、面接の山と谷を先に置く
診療所の面接の枠は、1年を通して同じ数だけ用意すればよいわけではありません。診療の忙しさと、応募者の動きの両方に、季節の山と谷があります。
診療の側で面接の枠を減らしたいのは、予防接種の予約が集中する時期、花粉症の患者が増える耳鼻科や眼科の春先、健診を多く受ける診療所の健診の時期です。この時期は昼休みまで処置や説明が延び、枠を押さえても使えないことが増えます。欠員の補充が必要になりそうなら、忙しい時期に入る前に面接を済ませる段取りを組んでください。
年末年始、お盆、大型の連休の休診の前後も、枠の置き方に注意が要ります。休診の直前は駆け込みの受診で診療が延び、休診明けは患者が集中します。休診の前後の数日には枠を置かず、その代わりに休診に入る前の週に枠を増やしておくと、休診の間に応募者を待たせる期間が短くなります。
応募者の側では、4月の入職を考える人の動きが分かりやすい山です。医療事務の専門学校や講座を修了する人は、学校の就職の案内に合わせて秋から冬にかけて応募してきます。この層の面接は、授業のない日や学校の行事の少ない時期に置くと合わせやすくなります。年度の区切りで職場を移りたい看護師も、年が明けたころから動き始める人が多いため、その時期に午後診のあとの枠を少し増やしておくと、在職中の看護師の応募を取りこぼしにくくなります。
医療法人で分院があるとき、面接の場所をどちらにするか
医療法人が近い地域に2つ以上の診療所を持っていると、面接の場所をどちらの診療所にするかで日程の組み方が変わります。理事長が本院の院長を兼ね、分院には雇われの院長がいる、という形が多いため、誰が面接をするかと、どこで面接をするかがずれやすいのです。
働く予定の診療所で面接をするのが原則です。応募者は、実際に通う道のりと、働く建物の雰囲気を確かめられます。理事長も同席したい場合は、分院の昼休みに理事長が移動する時間を枠に含めて考える必要があり、本院の午前診が延びると枠が崩れます。理事長の同席は2回目の面接に回し、1回目は分院の院長と事務長で行う、と分けるほうが日程は安定します。
分院の開院に合わせて複数の職種を採用するときは、本院の休診日に面接の日をまとめて設ける形も使えます。その場合でも、面接のあとに分院の建物を見てもらう時間を取っておくと、入職してから「思っていた職場と違った」という行き違いが減ります。
誰を同席させるかで、枠の作り方が変わる
診療所の面接に誰が同席するかは、職種によって変わります。同席する人が増えるほど、枠を合わせる相手が増えます。
看護師の面接には、院長に加えて看護主任が同席することが多いものです。一緒に働くのは主任で、処置の経験や、診療所の流れに合いそうかを見るのも主任です。主任が同席するなら、面接の枠は主任の勤務の日の昼休みに置く必要があります。パートの主任が午前だけの勤務なら、昼休みの枠は使えません。主任の勤務表を先に見て、主任がいる曜日の昼休みを枠にしてください。
医療事務の面接には、受付のリーダーが同席すると、受付の実際の忙しさや、一緒に働く相性を見られます。受付のリーダーは昼休みに会計の締めや電話の折り返しを抱えていることが多いため、同席は面接の後半の10分だけにする、という分け方もあります。
院長と主任の2人の予定を毎回合わせるのが難しいなら、面接を2段に分ける方法もあります。1回目は院長と事務長で勤務条件と人となりを確かめ、2回目に主任と一緒に院内を見ながら仕事の中身の話をする。1回あたりの時間が短くなるため、昼休みの枠に収めやすくなります。応募者の来院が2回になるため、2回目の日程は1回目の面接の場で決めてしまうのが条件です。
面接の中身を先に決めて、枠の長さからはみ出さない
昼休みの30分の枠に面接を入れても、面接の中身が決まっていないと、あっという間に時間を過ぎます。院長が最初に診療所の成り立ちを話し始め、応募者の経歴を聞き、雑談が入り、気づけば午後診の開始が迫っている。この形になると、次の面接の枠も作りにくくなります。
枠の長さに合わせて、面接で聞くことを院内で決めておいてください。30分の枠なら、勤務条件のすり合わせに10分、経験と仕事の中身の確認に10分、応募者からの質問に10分、の程度です。
時間が短い面接ほど、場を和ませようとして雑談から入りたくなります。そのとき、話題に気をつけたい点があります。厚生労働省の公正採用選考特設サイトでは、応募者から指摘があった不適切な事例について、次のように書かれています。
「家族に関すること」の質問が多くを占めています。 面接の空気を和らげるために聞いてしまうケースが多いようですので、注意しましょう。 出典: kouseisaiyou.mhlw.go.jp
地域の診療所では、応募者が近所に住んでいることも多く、「ご実家はこの辺りですか」「お子さんはどこの学校ですか」といった話題が自然に出がちです。雑談の話題は、診療所までの通勤の道のりや、前の職場で使っていた機器の話など、仕事に関わることに寄せてください。聞いてよいことの細部に迷う場合は、所管の労働局やハローワークに確かめてください。
見学を面接と同じ日にするか、分けるか
診療所の応募者、とくに看護師は、働く前に診療の様子を見ておきたいと考えます。見学を面接と同じ日にするか、別の日にするかで、日程の組み方が変わります。
診療の様子を見せたいなら、見学は診療時間中に行うことになります。ただ、診療所は病院よりも空間が狭く、処置室や診察室の近くに応募者が立つと、患者の姿や会話が見聞きできてしまいます。見学の時間は、患者の出入りが少ない午前診の終わり際に15分ほどとし、見てもらう場所を受付の内側やスタッフの動線に絞ってください。患者の診察や処置の場面には立ち会わせないようにします。
見学を面接と同じ日にするなら、「午前診の終わり際に見学、昼休みに面接」の順にすると、来院が1回で済みます。見学の間は事務長か主任が付き添う必要があるため、その日の午前診に余裕のある曜日を選んでください。
実際の業務を半日ほど体験してもらう形にしたい診療所もあります。見るだけの見学と違い、業務をしてもらう場合は、その時間の扱いが労働にあたるかどうかが問題になります。賃金の支払いが必要かどうかを含め、始める前に労働局や社会保険労務士に確かめてください。
オンラインの面接を、1回目に挟む
平日の日中にも夜にも来にくい応募者や、引っ越しを前提に遠方から応募してくる看護師には、1回目の面接をビデオ通話で行う方法があります。
診療所の場合、院長は昼休みに診察室からビデオ通話に入れます。移動の時間がないため、昼休みの枠を20分に短くしても面接が成り立ちます。応募者の側も、勤め先の休憩時間や自宅から参加できるため、日程の候補が一気に広がります。
ビデオ通話で行うときに決めておきたいのは、院長が通話に入る場所です。診察室の机で通話すると、背後の棚にカルテや検査の結果が映ったり、廊下の患者の声が入ったりします。通話は休憩室か院長室で行い、背後に何が映るかを事前に確かめておいてください。
1回目をビデオ通話にした場合、2回目は院内で行い、見学と組み合わせるのが自然な流れです。2回目の日程は、1回目の通話の最後に決めてしまいます。
ビデオ通話に慣れていない応募者もいます。近所で短い時間の看護助手を希望する人などは、通話の道具の使い方で戸惑うことがあり、つながるまでに昼休みの枠の半分が過ぎてしまうこともあります。ビデオ通話を案内するときは、「電話での面接も選べます」と一言添えて、応募者に選んでもらってください。1回目を電話で済ませ、2回目に院内で顔を合わせる形でも、日程の往復を減らすという目的は果たせます。通話のURLは前日の確認の連絡にも貼り直しておくと、当日に案内のメールを探す手間がなくなります。
感染症が流行する時期は、面接の場所ごと切り替える
インフルエンザや発熱の患者が増える時期、診療所は発熱外来の対応で昼休みまで処置が延び、面接の枠が使えなくなることがあります。応募者の側も、診療所に出向くことをためらう場合があります。
流行の時期に入ったら、その期間の面接を院外かビデオ通話に切り替えることを、あらかじめ決めておいてください。すでに院内で面接の日程が決まっている応募者には、「この時期は発熱の患者さんが多いため、面接をビデオ通話に変更させてください」と、理由を添えて早めに連絡します。
もう1つ、面接の案内に「当日、発熱などの症状がある場合は、遠慮なく日程の変更をご連絡ください。変更による選考への影響はありません」と書いておくと、体調が悪いのに無理をして来院する応募者を減らせます。医療機関から出す案内として、この一文は応募者にも安心感を与えます。
新規開業の前に、スタッフの面接をするとき
これから開業する診療所では、面接の日程の組み方がまったく変わります。開業の数か月前にスタッフをまとめて採用することが多い一方で、建物がまだ完成しておらず、面接をする場所がありません。院長自身も、開業の直前まで病院に勤務医として勤めていることがよくあります。
この場合、面接の枠は院長の勤務先の休みに合わせ、平日の夜か週末に集中させることになります。場所は、貸し会議室やホテルのラウンジなど、院外に用意します。応募が一度に集まるため、1人ずつ候補を出して調整するより、「〇月〇日の土曜、10時から17時の間で30分ずつ」のように、面接の日を診療所の側で決めて、その中から時間を選んでもらう形のほうが早く決まります。
開業前の採用では、応募者は職場の様子を見られないまま判断することになります。面接の場で、建物の図面や、受付と処置室の配置、使う予定の電子カルテなどを見せられるように準備しておくと、応募者の不安が減ります。内覧会の日程が決まっていれば、採用が決まった人にその日を伝えておくのも一つの方法です。
決まった日程を、当日まで保つ
日程が決まったあとにも、崩れる場面があります。診療所で起きやすいのは、院長の側の急な変更です。午前診が長引く、急患が入る、往診先から呼ばれる。応募者はすでに休みを取って来院しているため、診療所の側から日程を変えるときは、できるだけ早く、代わりの候補を添えて連絡してください。
当日に院長が遅れる場合に備えて、事務長が先に始められる内容を決めておくと、応募者を待たせずに済みます。勤務時間や休みの取り方、制服や更衣室の説明は、事務長が先に済ませられます。院長が合流したら、経験と仕事の中身の話に入る順番です。
応募者の側の変更にも備えます。前日の昼休みに「明日の〇時にお待ちしています。職員用の入口からお入りください」とショートメッセージを1通送っておくと、日時の思い違いと、当日の連絡なしの欠席が減ります。看護師の場合、急な勤務の変更で来られなくなることもあるため、変更の連絡先と、連絡がつく時間帯をこの確認の連絡にも書いておいてください。
日程調整中の応募を、一覧で見える形にする
面接の日程を決めている途中の応募は、放っておくと止まります。候補を送ったが返事が来ない、応募者から来月なら来られると言われたまま次の連絡をしていない、2回目の面接の日程が決まっていない。こうした応募が、事務長のメールの中に埋もれます。
応募の一覧に、次の段階を持たせておくと、止まっている応募が見えるようになります。
・応募者の都合を確認中 ・候補日を送付済み（返事待ち） ・面接日確定 ・来月の勤務表待ち ・2回目の日程を調整中
とくに「来月の勤務表待ち」は、診療所の看護師の採用で必ず出てくる段階です。この段階の応募に、勤務表が出る予定の日付を一緒に書いておき、その日になったら事務長から連絡する、と決めておけば、応募者を待たせたまま忘れることがなくなります。
いまの受け方で、日程を回せるかを見極める
ここまでの組み方を、いまの道具で回せるかは、次の問いで見極められます。
・面接が月に数件で、事務長がひとりで院長の予定表と応募者のメールを見比べているなら、表計算ソフトの一覧とカレンダーの組み合わせで回ります ・院長、看護主任、受付のリーダーの複数の予定を合わせる必要があるなら、面接の枠を共有のカレンダーで押さえ、応募の一覧から誰の枠を使ったかが分かるかが分かれ目です ・「来月の勤務表待ち」のように、日付を決めて連絡し直す応募が増えてきたら、その日付を一覧で見落とさない仕組みがあるかを確かめてください
Googleフォームで応募を受け、スプレッドシートに段階と連絡予定日の列を足して管理する形は、応募の数が少ないうちは十分に回ります。どこから手作業が増えるかは、Googleフォームとの比較で整理しています。院内でMicrosoft 365を使っていて、Outlookの予定表で院長の枠を管理している場合は、Microsoft Formsとの比較もあわせて確かめてください。
応募に担当者と段階を持たせ、日程の案内まで同じ画面から送る流れは、採用の応募受付で紹介しています。応募ごとに段階や連絡予定日を記録できるか、一覧で絞り込めるかといった機能の範囲はできることで、画面の動きは動くところを見るで確かめられます。
利用する人数や件数ごとの費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にまとめています。まずは翌月の院長の予定表を開き、昼休みと午後診のあとに面接の枠をいくつ置けるかを数えてみてください。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、その枠が応募の一覧とつながって見えるかで判断できます。
Q1. クリニックの面接は、昼休みと診療後のどちらに入れるのがよいですか？
どちらか1つに決めず、役割を分けて両方に枠を置くのが回しやすい形です。昼休みは院長と看護主任が院内にいて同席を合わせやすく、平日の日中に来られる人に向きます。午後診のあとは在職中の看護師や事務職でも来やすい時間帯です。昼休みの枠を週に2つ、診療後の枠を週に1つ、のように組み合わせてください。
Q2. 病院に勤めている看護師と、面接の日程がなかなか合いません。どうすればよいですか？
候補日を出す前に、来月の勤務表がいつ出るかと、休み希望の締め切りを聞いてください。締め切りより前に来月の候補日を伝えれば、応募者は面接の日を休み希望に入れられます。今月の空いていない日を探し続けるより早く決まります。夜勤明けの日を候補にしてよいかも、応募者に選んでもらうと候補の幅が決まります。
Q3. 面接の日に、診療中の見学もしてもらってよいですか？
見学自体は応募者の判断材料になりますが、診療所は空間が狭く、患者の姿や会話が見聞きできてしまうため、見てもらう場所と時間を絞ってください。午前診の終わり際に15分ほど、受付の内側やスタッフの動線だけを案内し、診察や処置の場面には立ち会わせないようにします。業務を体験してもらう場合は、賃金の扱いを労働局などに確かめてください。
Q4. 急患や往診で、面接の時刻に院長が間に合わないときはどうすればよいですか？
事務長が先に始められる内容を決めておいてください。勤務時間、休みの取り方、制服や更衣室の説明などは事務長が先に済ませ、院長が合流したら経験と仕事の中身の話に入る順番にすれば、応募者を待たせずに済みます。大きく遅れる見込みなら、代わりの候補日を添えて早めに連絡し、応募者に選んでもらってください。