保育園の不採用の連絡｜期限を決めて必ず返す形にする

保育園の不採用の連絡は、採用の仕事の中でいちばん後回しにされやすい連絡です。採用する人には園長がすぐに電話をかけますが、見送る人への連絡は「今週は行事があるから来週に」と延び、そのうち応募者から「結果はどうなりましたか」と問い合わせが来て、ようやく書き始める。保育園の採用の現場では、こうした話がよく聞かれます。この記事では、保育園ならではの事情で結果を出せない期間が生まれる理由を押さえたうえで、面接の場で期限を約束し、その期限までに必ず返す形を作る手順を整理します。

保育園の不採用の連絡が後回しになる理由

不採用の連絡が遅れるのは、担当者の怠慢というより、保育園の採用の仕組みそのものに理由があります。

1つ目は、採否を決める人と連絡を書く人が同じだということです。多くの園では、見学の案内から面接、採否の判断、結果の連絡までを園長が1人で担っています。園長が保育に入る日、自治体の研修や園長会がある日、運動会や生活発表会の準備が続く週には、判断はできても文面を書く時間がありません。採用する人への連絡は電話1本で済みますが、見送る人への連絡は言葉を選ぶ必要があるため、時間のあるときに書こうと先送りされます。

2つ目は、保育園の職員の必要数が、園の外の事情で動くことです。認可保育所に入る子どもは、市区町村が利用調整を行って決めます。4月の入園児の人数や年齢の内訳が決まらないと、何歳児のクラスに保育士が何人要るのかが確定しません。応募者の中に「採用したいが、枠があるかがまだ分からない人」が生まれ、その人を保留にしている間は、他の人への見送りの連絡も出しにくくなります。

3つ目は、断る相手との距離が近いことです。保育園の応募者は、園の近くに住んでいる人が多くなります。在園児の保護者だった人、以前に実習で来た学生、職員の知り合い、近所で顔を合わせる人。断ったあとも地域で会う相手なので、どう書けば角が立たないかを考えるうちに日が過ぎます。

保育士の人手不足が続く中で、応募者の側は複数の園を並べて見ています。結果の連絡が来ない園に対しては、次に求人を出したときに応募しない、知り合いの保育士に勧めない、という形で評価が返ってきます。見送る人への連絡は、次の採用の入口でもあります。

保育園で「結果を待ってもらう」期間が生まれる3つの場面

期限を決める前に、自園でどの場面の保留が多いかを見ておきます。保留の理由によって、約束できる期限の長さが変わるからです。

4月入職の採用と、入園の利用調整の結果

秋から冬にかけて、次の4月からの採用を進める園は多くあります。養成校の学生や、年度の区切りで転職を考えている現職の保育士が動く時期です。一方で、4月の入園児の人数は、自治体の利用調整の結果が出るまで確定しません。結果の時期は自治体によって違いますが、冬の間に決まるところが多く、それまで保育士の必要数は見込みで動くことになります。

この場面では、「必ず採用する人」「利用調整の結果次第で採用する人」「見送る人」の3つに分かれます。困るのは真ん中の人を長く待たせることで、その間に他の園の内定が出れば、応募者はそちらに決めます。真ん中の人には、いつ結果が出る見込みなのかを具体的に伝えることが欠かせません。

年度途中の欠員と、先に応募した人との比較

年度の途中で保育士が退職すると、欠員を埋めるための採用が急に始まります。1人の枠に対して応募が数日おきに届くと、先に面接をした人の結果を、あとから来る応募者と比べてから出したくなります。

比べる期間を決めずに待つと、先に面接した人は何週間も結果を待たされます。欠員の採用では、「募集を締め切る日」を先に決め、その日以降に結果を出すと面接の場で伝えるほうが、双方にとって見通しが立ちます。

法人内の別の園での可能性を探っている間

複数の保育園を運営する法人では、応募した園では見送りでも、別の園なら合うかもしれないという場面があります。本部や他の園長に打診している間は、結果を出せません。

この場合も、打診にかける日数を決めておきます。別の園の園長が返事をするまでの期限を切らないと、応募者への連絡がいつまでも出ません。

期限は面接の場で口に出して約束する

保留の期間が生まれるのは避けられませんが、応募者が困るのは結果が遅いことより、いつ来るのか分からないことです。そこで、結果の連絡の期限と手段を、面接の最後に口に出して約束します。

面接の締めくくりで伝える内容は、次の3つです。

・結果を伝える日（「10月9日までに」のように日付で言う） ・連絡の手段（メールか電話か。見送りの場合もその手段で届くこと） ・期限までに決まらなかった場合も、その日に途中の連絡をすること

3つ目が大切です。利用調整の結果待ちや法人内の打診で期限に間に合わないとき、黙って期限を過ぎるのではなく、期限の日に「まだ決まっていません。次は何日までにご連絡します」と送ります。途中の連絡を1通挟むだけで、応募者は待つか他の園に決めるかを自分で判断できます。

面接で約束した期限は、その場で応募の一覧に書き込んでください。園長の手帳にだけ書くと、行事の準備に紛れて期限の日に誰も気づきません。面接のあと、応募者にも期限を書いたお礼のメールを短く送っておくと、口約束が文字で残り、園の側も守らざるを得なくなります。

期限を決める目安

期限の長さは、保留の理由と応募者の状況で決めます。目安を表にまとめます。

面接から結果までの日数は、応募者の置かれた状況で感じ方が変わります。現職の保育士は、次の4月に向けて今の園に退職の意思を伝える時期を気にしています。養成校の学生は、学校から内定の報告を求められる時期があります。期限を決めるときは、面接の場で「いつまでに結果が分かると助かりますか」と1問聞いておくと、無理のない日付を選べます。

見送りの理由を、園の中で3つに分けて記録する

見送りの連絡を書きやすくするには、見送る理由を園の中で分類しておくことが役に立ちます。保育園で見送りになる理由は、おおむね次の3つに分かれます。

1つ目は、勤務の条件が合わないことです。早番の7時台に来られない、土曜日の保育に入れない、週の勤務日数が園の必要と合わない、といった理由です。応募者の力量とは関係がなく、条件が変われば採用できる人です。

2つ目は、配置の枠が埋まったことです。先に決まった人がいた、利用調整の結果で必要な保育士の数が減った、希望のクラスの年齢に空きがない、といった理由です。これも、次の欠員が出たときに声をかけられる人です。

3つ目は、保育の考え方や子どもへの関わり方に懸念があったことです。見学の場での子どもへの接し方、面接での受け答え、前の職場の話し方などから、園長や主任が一緒に働くのは難しいと判断した場合です。

この分類は、応募者に伝える言葉ではなく、園の中の記録として使います。1つ目と2つ目の人は、あとで欠員が出たときに連絡を取り直せる候補になります。3つ目の人は、再び応募があったときに前回の経緯を確かめる材料になります。一覧の中に「見送りの分類」の欄を1つ置き、3つのどれかを選ぶだけにしておくと、判断の中身を長々と書かずに済みます。

記録に残す言葉は、本人の目に触れても困らない書き方にしてください。個人情報の開示を求められたときに、感情的な言葉や人柄を決めつける言葉が残っていると、園の信用を大きく損ねます。

保育園の不採用の文面

見送りの文面は、分類ごとに型を作っておくと、行事の忙しい時期でも期限までに出せます。以下はメールの例です。

勤務の条件が合わなかった人へ

〇〇様

先日は△△保育園の面接にお越しいただき、ありがとうございました。園長の□□です。

慎重に検討いたしましたが、今回はご希望の勤務の時間帯と、園で必要としている早番の時間帯が合わず、採用を見送らせていただくことになりました。

ご経験とお人柄からは、ぜひ一緒に働きたいという声も出ておりました。今後、勤務の時間帯の条件が変わる募集が出た際に、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。ご連絡を希望されない場合は、その旨をお知らせください。

条件が理由の見送りでは、条件が理由であることをはっきり書きます。応募者は自分の保育が否定されたわけではないと分かり、次の募集にも応募しやすくなります。

配置の枠が埋まった人へ

〇〇様

このたびは△△保育園の保育士の募集にご応募いただき、ありがとうございました。

4月の入園児の人数が確定し、保育士の必要数を見直した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。結果のご連絡をお待たせしたうえでのお知らせとなり、申し訳ありません。

年度の途中で欠員が出た際に、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

あとで連絡を取り直すには、本人の了承が要ります。職業安定法に基づく指針は、集めた個人情報の保管や使用を集めた目的の範囲に限り、別の目的で使う場合は目的を示して本人の同意を得るとしています。応募の書類を次の募集の候補として残すなら、文面で了承を取り、了承の返事を記録に残してください。扱いの細部に迷う場合は、所管の窓口や専門家に確かめてください。

養成校の学生へ

学生への見送りの連絡では、学校の就職活動の段取りを気にかけます。学校によっては、応募先の結果を学生から就職担当に報告する決まりがあります。結果の連絡は学生本人に送り、学校への連絡が必要かどうかは本人に任せてください。園から学校に直接連絡するのは、学生が了承した場合だけにします。

文面では、実習の評価と採否が別のものであることを伝えると、実習でお世話になった園に不採用とされた学生の気持ちが和らぎます。

保育士としては見送り、保育補助なら相談できる人へ

保育士資格の登録がまだ済んでいない人や、ブランクが長く本人も不安を口にしていた人に、保育補助としての勤務を提案したい場合があります。この提案は、見送りの連絡とは別の連絡として送るほうが伝わりやすくなります。

「保育士としての採用は見送る」という連絡と「保育補助ならどうか」という提案を同じメールに書くと、応募者には格下げの提案に読めることがあります。先に見送りを伝え、提案は「別のご相談です」と書き出して、勤務の時間帯や仕事の範囲、資格を取ったあとの扱いを具体的に書いてください。

伝えないほうがよい言い回し

保育園の見送りの連絡で、意図せず応募者を傷つけたり、園の信用を落としたりしやすい言い回しがあります。

・「ピアノの技術が足りず」のように、面接の場で確かめていない力量を理由にする ・「子育て中で急なお休みが心配なため」のように、家庭の事情を理由にする ・「年齢的に体力が」のように、年齢を理由にする ・「当園の保育観と合わず」のように、中身の分からない言葉で済ませる ・「女性の多い職場なので」のように、性別を連想させる理由を書く

家庭の事情や年齢、性別を理由にした見送りは、応募者から見れば差別として受け取られます。男女雇用機会均等法は、募集と採用で性別を理由に差別することを禁じています。男性の保育士の応募は珍しくなくなっており、更衣室やトイレの設備を理由に見送る園があるという話も聞かれますが、設備を理由にするなら園の側で解決できないかを先に考えてください。詳しくは厚生労働省の案内で確かめてください。

「保育観と合わない」は、園の中の記録としては意味があっても、応募者には何が悪かったのか分かりません。理由を詳しく書く必要はないので、書かない選択をするほうが誠実です。理由を聞かれた場合の答え方は、あらかじめ園長と主任で決めておき、答える人を1人にしておくと、言うことが食い違いません。

在園児の保護者や、地域の知り合いを見送るとき

保育園に特有の難しさが、在園児の保護者から応募が来たときの見送りです。子どもが園に通っている以上、見送ったあとも毎日、送迎の場で顔を合わせます。

まず、応募の件を知る職員を園長と主任だけにしてください。担任の保育士が応募を知っていると、送迎の場の何気ない一言で、見送られたことが本人や他の保護者に伝わってしまいます。

連絡の手段にも気をつけます。連絡帳やおたよりの袋に結果を入れるのは避けてください。子どもの荷物に入れると、家族の誰が開けるか分からず、他の書類に紛れることもあります。メールか、本人の携帯電話への電話で、送迎の時間とは別の時間に伝えます。

文面には、応募の結果が子どもの保育に一切影響しないことを一言書いておくと、保護者は安心して子どもを預け続けられます。見送りの理由が勤務の時間帯であれば、それもはっきり書いてください。保護者の立場からは、自分の子育ての様子が見られていたのではないかと気にすることがあります。

職員の知り合いや紹介で来た人を見送るときは、紹介した職員に結果をどう伝えるかも決めておきます。紹介した職員に結果を知らせるのは、本人に結果を伝えたあとにしてください。順番が逆になると、本人は職員から先に聞くことになり、園から直接の連絡がなかったと感じます。

実習で来た学生を見送るとき

保育実習で園に来た学生が、そのまま応募してくることはよくあります。実習の期間を通して人柄も保育の様子も見ているため、園にとっては判断しやすい応募ですが、見送るときは気を使います。

実習の評価は、養成校に提出する書類として園がすでに書いています。見送りの連絡の中で、実習の評価に触れる必要はありません。「実習では子どもたちとよく関わってくれました」のように、実際に見ていた良い点を1つ書き、採否は別の事情で決めたことを伝えます。

養成校との関係も考えます。毎年実習生を受け入れている学校であれば、見送りが続くと学校の側で「あの園は実習生を採らない」と受け取られることがあります。学生本人への連絡とは別に、実習の担当教員と話す機会があれば、その年の採用の状況を伝えておくと誤解を防げます。個々の学生の選考の中身には触れないでください。

紹介会社、支援センター、ハローワークを通した応募の見送り

保育園の応募は、外の機関を通って届くことが多くあります。経路によって、見送りの連絡を誰がどう伝えるかが違います。

保育士専門の紹介会社を通した応募では、結果は紹介会社の担当者に伝え、担当者から本人に伝えてもらうのが一般的です。園から本人に直接連絡してよいかは、紹介会社との契約や取り決めによって違うので、最初の応募の時点で確かめておきます。紹介会社にも期限を約束しておかないと、担当者から「結果はまだですか」と催促が来てから慌てることになります。

都道府県などが設けている保育士・保育所支援センターを通して応募してきた人は、センターのコーディネーターが見学に同行していることもあります。結果を本人に伝えたあと、センターにも伝えるかどうかは、センターの案内に沿ってください。センターはブランクのある保育士の再就職を支えているため、見送りの理由が勤務の時間帯であれば、それを伝えておくと次の紹介に活かしてもらえます。

ハローワークの紹介状を持って来た応募者については、紹介状に選考の結果を知らせる用紙が添えられていることがあります。結果を本人に伝えるだけでなく、その用紙を返すことも期限の中に入れてください。

経路ごとに連絡先が違うため、一覧の中で「結果を伝える相手」を応募ごとに書いておくと、本人と紹介会社のどちらか一方への連絡が漏れるのを防げます。

見送りの連絡のあとに返事が来たとき

見送りの連絡を送ると、数日のうちに返事が届くことがあります。保育園の応募者から返ってくる返事は、おおむね3つに分かれます。

1つ目は、お礼と了承の返事です。「次の募集のときにはぜひ連絡してください」と書かれていれば、それが連絡を取り直してよいという了承になります。返事を受け取ったら、一覧の了承の欄を埋め、返事そのものも応募の記録に残してください。口頭で「了承をもらった気がする」という状態では、1年後に欠員が出たときに誰も確かめられません。

2つ目は、条件を変えてもう一度考えてほしいという返事です。「早番は無理と答えましたが、週に2日なら入れます」「土曜日も月に1回なら出られます」のように、勤務の条件が理由の見送りでは、応募者が条件を歩み寄ってくることがあります。この返事を受けたときは、見送りを取り消すかどうかを園長がすぐに判断し、判断の期限をまた応募者に伝えてください。条件の歩み寄りを受けて採用したのに、他の職員の勤務と合わずに入職後すぐに辞めてしまう例もあるため、シフトを組む主任にも相談してから答えます。

3つ目は、理由をもっと詳しく知りたいという返事です。答える人と答え方を決めておくことは先に書いたとおりです。電話で聞かれた場合も、その場で思いつきの説明をせず、「園長から改めてご連絡します」と引き取ってください。

もう1つ、見送った人が1年後、2年後に再び応募してくることがあります。保育士の転職は年度の区切りで繰り返されるため、保育園では珍しくありません。前回の見送りの分類が「勤務の条件」や「配置の枠」であれば、前回の面接の内容を踏まえて、見学や面接を短くできることもあります。前回の記録を探せるように、見送った人の氏名とメールアドレス、見送りの分類、了承の有無だけは、園で決めた保管の期間の範囲で残しておくと役に立ちます。

期限を守るための一覧の持ち方

面接で約束した期限を守れるかどうかは、期限が目に入る場所にあるかで決まります。応募の一覧には、少なくとも次の欄を置いてください。

・いまの状態（見学済み、面接済み、結果待ち、結果の連絡済み、など） ・結果を伝える期日 ・結果を伝える相手（本人、紹介会社、支援センター、ハローワークの用紙） ・見送りの場合の分類（勤務の条件、配置の枠、保育の考え方） ・次の募集で連絡してよいという了承の有無

これを「結果を伝える期日」が近い順に並べ、期日の2日前には園長の目に入るようにします。表計算ソフトで管理しているなら、朝の打ち合わせの前に並べ替えるだけでも効果があります。

見送りの連絡は、1人ずつ書くより、同じ分類の人をまとめて送るほうが早く終わります。4月入職の採用で利用調整の結果が出た日には、配置の枠を理由に見送る人が数人まとめて出ます。文面の型に名前だけを差し込んで送れる形にしておくと、午睡の時間の30分で全員に送れます。

送ったあとは、状態を「結果の連絡済み」に変え、送った日を残します。これがないと、園長が送ったつもりで送っていない、主任が重ねて送ってしまう、ということが起きます。

書類と記録をいつ消すか

見送った人の履歴書や保育士証の写し、面接のメモを、いつまで持っておくかも決めておきます。

職業安定法に基づく指針は、募集を行う者が保管する個人情報について、次のような措置を講じるよう定めています。

イ　個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置 ロ　個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置 ハ　正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置 ニ　収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置 出典: mhlw.go.jp

不採用とした人の書類を何日で消すかについて、指針が日数を決めているわけではありません。園で期間を決め、その期間を守ることが大切です。たとえば、「結果を伝えてから一定の期間が過ぎたら、紙は細断し、データは消す」「次の募集で連絡してよいと了承を得た人だけ、了承を得た期間まで残す」のように決めておきます。

書類を返してほしいという応募者もいます。応募の段階で「応募書類は返却せず、選考のあと園で責任を持って破棄します」と書いておくと、あとから返却を求められて探す手間がなくなります。

保育園では、応募の書類が事務室の棚や園長の机の引き出しに紙のまま残りやすく、年度が替わると誰の書類か分からなくなります。紙で受け取ったものは、見送りの連絡を送った日に処分の予定日を一覧に書いておき、月に1回まとめて処分すると、置きっぱなしを防げます。

いまの受け方で足りるかを見極める

ここまでの仕組みは、道具を変えなくても始められます。面接の場で期限を約束する、一覧に期日と相手を書く、分類ごとの文面を用意する、送ったら状態を変える。そのうえで、いまの道具で回るかを次の問いで見極めてください。

・見送りの連絡が年に数件で、園長が1人で送っているなら、メールの下書きと表計算ソフトの一覧で回ります ・4月入職の採用で見送りが数人まとめて出るなら、文面の型に名前を差し込んで一度に送れるかが分かれ目です ・紹介会社やハローワーク経由の応募が混ざるなら、応募ごとに連絡の相手と送ったかどうかが残るかを確かめてください ・次の募集で連絡してよいという了承を記録するなら、了承の有無を一覧の欄として持てるかも見ておきます

Googleフォームで応募を受け、スプレッドシートで管理している園は多くあります。期日の列と状態の列を足し、メールは別に送る形で運用すれば、多くの園では十分です。どこから手作業が増えるのかはGoogleフォームとの比較で整理しています。法人でMicrosoft 365を使っている場合の違いはMicrosoft Formsとの比較にまとめています。

応募ごとに状態と担当を持たせ、結果の連絡まで同じ画面で送る流れは採用の応募受付で紹介しています。文面の型を保存しておき、選んだ人にまとめて送れるか、送った記録が応募ごとに残るかといった機能の範囲はできることで、実際の画面は動くところを見るで確かめられます。費用は料金に、書類の扱いや権限の分け方の疑問はよくある質問にまとめています。

まずは直近の面接を5件並べて、面接の日と結果を伝えた日の差を書き出してみてください。期限を約束していなかった応募ほど、差が開いているはずです。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、その差を縮める場所で効くかどうかで判断できます。

Q1. 保育園の不採用の連絡は、面接から何日以内に送るべきですか？

法令で決まった日数はありません。大切なのは、面接の場で「何日までに、どの手段で」と期限を約束し、その日までに必ず送ることです。4月入職の採用で入園の利用調整の結果を待つ場合など、期限に間に合わないときは、期限の日に途中の連絡を1通送り、次の見込みの日を伝えてください。

Q2. 不採用の理由を聞かれたら、答えなければいけませんか？

理由を伝えなければならないという決まりはありません。勤務の時間帯や配置の枠のように条件が理由であれば、そのまま伝えると応募者も納得しやすくなります。保育の考え方などを理由にした場合は、詳しく説明するとかえって誤解を招くことがあるため、答える人を園長か主任の1人に決め、答え方をそろえておいてください。

Q3. 見送った人に、次の欠員が出たときに連絡してもよいですか？

本人の了承を得てから連絡してください。応募で集めた個人情報は、集めた目的の範囲で使うのが原則とされています。見送りの連絡の中で「次の募集の際にご連絡してもよいか」を尋ね、了承の返事を記録に残しておくと、あとで迷わずに済みます。扱いの細部は所管の窓口や専門家に確かめてください。

Q4. 在園児の保護者を不採用にするとき、気をつけることはありますか？

応募の件を知る職員を園長と主任だけに絞り、担任には伝えないでください。結果は連絡帳や子どもの荷物には入れず、メールか本人への電話で、送迎の時間とは別に伝えます。文面では、応募の結果が子どもの保育に影響しないことを一言添えると、保護者も安心して通い続けられます。