USE CASES
受け取って終わりのフォームではないので、使いどころは受付そのものより、そのあとにあります。よくある23の用途について、どんなフォームができて、届いたあとどう進むかを書きました。
回答する人が見る画面
目の前の1問だけが出ます。キーボードだけで最後まで進めて、進捗の帯であと何問かが分かります。
受け取る側が見る画面
届いた回答が一件ずつ札になります。担当と状況を割り当てて、返信もこの画面から送れます。表形式にも切り替えられます。
応募を受けてから、書類選考、面接、内定までを一本の線で追う。
応募はメールで届き、履歴書は添付、選考の進み具合は担当者の頭の中にある。誰がどこまで見たかが分からず、返信が遅れる。
こう伝えると
中途採用のエントリーフォーム。職種の希望と、履歴書の提出を受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
募集から選考、参加中の状況、修了までを同じ画面で管理する。
応募をスプレッドシートで受け、選考は別のシート、参加中の連絡はメール。人数が増えると、誰が今どの段階にいるのか誰も把握できなくなる。
こう伝えると
地域づくりの研修プログラムの応募フォーム。分野の希望と、応募理由を書いてもらいたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
誰が返したか、まだ返していないかが、一覧を見れば分かる。
共有アドレスに届く問い合わせは、誰かが返したつもりで放置される。逆に二人が別々に返信してしまうこともある。
こう伝えると
サービスの問い合わせフォーム。会社名と、相談したい内容を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
申込を受けて、リマインドを送り、当日の出欠まで記録する。
申込のたびに表へ転記し、前日のリマインドは手作業でメールを作る。当日欠席した人が誰だったかは、後から追えない。
こう伝えると
セミナーの申込フォーム。参加方法と、参加する回を選んでもらいたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
1画面1問だから、最後まで答えてもらえる。
長い一枚もののフォームは途中で閉じられる。集めた回答は表に並ぶだけで、気になる回答者に個別で連絡する手段がない。
こう伝えると
講座の満足度アンケート。5段階の評価と、自由記述を入れたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
書類を集め、審査の記録を残し、採否を通知するまで。
申請書はメール添付で届き、審査のメモは各自の手元にある。採否の連絡は一件ずつ手で書く。
こう伝えると
助成金の申請フォーム。団体の情報と、申請書の提出を受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
受注から発送まで、状態を切り替えながら進める。
注文はメールで届き、対応状況は担当者しか知らない。同じ客から再注文があっても、前回の内容がすぐ出てこない。
こう伝えると
オリジナルグッズの見積もり依頼フォーム。数量と納期の希望を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
申請を受けて、承認し、記録として残す。
申請は紙かメールで回り、誰の承認待ちなのかが分からない。過去の申請を探すのに時間がかかる。
こう伝えると
社内の経費申請フォーム。金額と、領収書の提出を受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
来場の予約を受けて、当日の受付と、その後の連絡まで。
申込はメールと電話で分かれて届き、当日の名簿は前日に手で作る。来場後の資料送付は、誰に送ったか分からなくなる。
こう伝えると
オープンキャンパスの参加申込フォーム。学年と、参加する回、同伴者の人数を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
申込から受講開始、修了までを、受講者ごとに追う。
申込は受け取れても、入金の確認、教材の送付、受講開始の案内が別々の作業になり、どこまで進んだかが人によってばらばらになる。
こう伝えると
英会話教室の体験レッスン申込フォーム。希望のコースと曜日を選んでもらいたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
申込を受けて、承認し、会員として記録に残す。
入会申込を紙やメールで受け、名簿は別の表で管理している。更新の時期や、会費の入金状況が名簿と結びついていない。
こう伝えると
協会の入会申込フォーム。会員の区分と、勤務先の情報を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
受け付けて、状況を伝えて、完了まで持っていく。
依頼はメールと電話で届き、進み具合の問い合わせが来るたびに担当者を探す。写真の添付はメールに埋もれる。
こう伝えると
製品の修理依頼フォーム。型番と、症状の写真を受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
応募を受けて、日程を割り振り、当日まで連絡を絶やさない。
応募者と担当できる日をつき合わせる作業が手作業になる。直前の欠員が出ても、誰に声をかければいいか分からない。
こう伝えると
イベントの運営ボランティア募集フォーム。担当できる日と、希望する役割を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
作品を集め、審査し、結果を伝えるまで。
作品のファイルはメールの容量制限に引っかかる。審査員それぞれの評価をまとめる作業に時間がかかる。
こう伝えると
写真コンテストの応募フォーム。部門を選んでもらい、作品のファイルを受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
申請を受けて、空きを確かめ、承認して記録に残す。
会議室や備品の利用申請が口頭とメールで飛び交い、誰がいつ使うのかが台帳と合わなくなる。
こう伝えると
会議室の利用申請フォーム。利用する日時と、参加人数を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
資料を渡して、そのまま次の連絡につなげる。
資料を配っただけで終わり、誰が興味を持っているかが分からない。営業の側から追いかける手がかりがない。
こう伝えると
サービス資料のダウンロードフォーム。会社名と、検討の段階を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
応募の動画とSNSを見て、出したい人を選ぶ。
応募はDMとメールに散らばり、自己紹介の動画はギガファイル便のリンクで届く。期限が切れて見られなくなる。
こう伝えると
YouTubeチャンネルの出演者募集。自己紹介の動画と、SNSのアカウントを受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
希望の日時を受けて、確定の連絡までを1本の線にする。
電話とDMで予約を受け、手元の紙とカレンダーに書き写している。重なりに気づくのが当日になる。
こう伝えると
サロンの予約フォーム。希望のメニューと、第2希望までの日時を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
大量に届く応募を、重複と当落まで含めてさばく。
短い期間に応募が集中する。同じ人からの重複や、条件を満たさない応募を手で除くのに時間がかかる。
こう伝えると
プレゼントキャンペーンの応募フォーム。応募のきっかけと、送り先を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
必要な条件を先に聞いて、やり取りの往復を減らす。
「見積をください」だけのメールが届き、数量も納期も分からない。聞き返すたびに1日ずつ遅れる。
こう伝えると
制作の見積依頼フォーム。数量と納期と予算を必ず聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
寄付の申し出を受けて、お礼と受領証まで届ける。
振込の通知と申込の名簿が別々にあり、突き合わせに手がかかる。お礼が遅れて失礼になる。
こう伝えると
寄付の申込フォーム。金額と、受領証の要不要を聞きたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
職場の声を集めて、部署ごとに比べる。
表計算のファイルを配って集めると、誰が出したかが分かってしまう。本音が書かれない。
こう伝えると
働きかたについての社内アンケート。部署だけ聞いて、名前は聞かない
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます
同意した内容と日時を、後から確かめられる形で残す。
紙の同意書を配って回収し、ファイルに綴じている。誰が未提出かを数えるのに毎回時間がかかる。
こう伝えると
行事の参加同意書。保護者の同意と、緊急の連絡先を受けたい
この設問ができます
届いたあとの並び
ここが効きます