飲食店の応募を1か所にまとめる｜媒体ごとの受信箱をやめる順番

飲食店の応募を1か所にまとめたい、と考え始めるのは、たいてい何かを取りこぼしたあとです。求人媒体の管理画面は見ていたのに、店のSNSに届いたメッセージに1週間気づかなかった。貼り紙を見て電話をくれた人の名前を書いたメモが見つからない。飲食店は応募の入口が多く、入口ごとに届く場所が違うので、どこか1つは必ず見落とします。ここでは、散らばった応募を1つの台帳に寄せるために、何から手を付けて、どの順番で古い受信箱をやめていけばよいかを整理します。

飲食店の応募は、入口ごとに届く場所が違う

まず、飲食店の応募がどこから入ってくるかを並べてみます。店によって差はありますが、多くの店で次のような入口が同時に開いています。

・有料の求人媒体：応募は媒体の管理画面に届き、通知が登録したメールアドレスに来る ・求人検索のサービス：媒体とは別の管理画面に届く。無料の掲載と有料の掲載で見る場所が違うこともある ・店頭やレジ横の貼り紙：店の電話にかかってくるか、店に来た人がその場で声をかけてくる ・店のSNS：投稿を見た人から、メッセージで「まだ募集していますか」と届く ・自社サイトやホームページの応募フォーム：設定したメールアドレスに通知が届く ・従業員からの紹介：紹介したアルバイトが、店長に口頭やメッセージアプリで伝える ・常連のお客さん：会計のときに「アルバイト募集していますか」と聞かれる ・ハローワーク：紹介状を持った人から電話が来る

これだけで8つあります。そして、それぞれが届く場所はばらばらです。求人媒体は媒体の管理画面、SNSはアプリのメッセージ欄、自社サイトは店長のメールアドレス、紹介は店長の個人のメッセージアプリ、電話と来店はその場にいた人の記憶とメモです。

複数の求人媒体を使っていれば、管理画面の数はその分だけ増えます。春の募集は媒体A、秋は媒体Bと切り替えている店では、過去の応募が別々の管理画面に残ります。

飲食店でこうなりやすいのは、入口を増やすことが、応募を増やすいちばん手軽な方法だからです。人が足りなくなるたびに、貼り紙を出し、SNSに投稿し、媒体を追加します。入口を足すときに、届いた応募をどこで受けるかまで決める店はほとんどありません。結果として、入口の数だけ受信箱が増えていきます。

受信箱が分かれていると、何が起きるか

入口ごとに受信箱が分かれていても、応募が月に2件や3件なら、店長が全部を覚えていられます。問題が表に出てくるのは、募集を強めて応募が増えたときや、店長以外の人も受付に関わるようになったときです。飲食店でよく起きるのは次のようなことです。

1つめは、見落としです。求人媒体の通知はメールで来るので気づきやすい一方、SNSのメッセージは通知を切っていたり、店の公式アカウントに誰もログインしていなかったりして、何日も放置されます。応募する側は、SNSのメッセージも立派な応募のつもりで送っています。

2つめは、同じ人が2つの入口から応募してくることです。求人媒体で見つけて応募したあと、返事が遅いので店に電話をかけてくる。電話に出た人は媒体の応募を知らないので、別の人として面接の日を決めます。その後、媒体の応募にも店長が返事をして、同じ人に2つの面接日が届きます。

3つめは、誰が返事をしたのかが分からなくなることです。受信箱ごとに見ている人が違うと、「その人にはもう連絡した」という情報が共有されません。

4つめは、店長が異動や退職をしたときに、応募の履歴が消えることです。紹介の連絡やメモが店長の個人の持ち物に残っていると、次の店長は何も引き継げません。

5つめは、どの入口が役に立っているのかが分からないことです。有料の媒体に毎月費用を払っていても、そこから何人が面接に来て何人が働き始めたのかを、他の入口と並べて見られません。貼り紙からの応募のほうが続いている、ということがあっても、数字にならないので判断に使えません。

これらはどれも、入口を減らさなくても、届いたあとの置き場所を1つにすれば防げます。入口は多いままでかまいません。まとめるのは受信箱の側です。

台帳に寄せる前に、入口を全部書き出す

最初にやるのは、いま開いている入口を1つ残らず書き出すことです。頭の中で「媒体とSNSくらい」と思っていても、書き出すと忘れていた入口が出てきます。昔作ったホームページの応募フォームが、まだ店長の前の個人メールに通知を送っていた、というのはよくある話です。

書き出すときは、次の表のように、入口ごとに届く場所と、通知を受けている人と、実際に確かめている人を並べます。

「通知を受けている人」と「実際に見ている人」を別の列にしているのがポイントです。通知の設定上は誰かに届いていても、その人が見ていなければ、その入口は穴になっています。「誰も見ていない」と書く欄が1つでもあれば、まとめる作業はそこから始めます。

件数の欄は、分かる範囲で埋めてください。管理画面があるものは数えられます。電話と来店は記録がなければ空欄でかまいません。空欄であること自体が、その入口が記録されていない証拠になります。

書き出すと、入口ごとに通知の届き先が店の外に出ていることにも気づきます。前の店長のアドレス、アルバイトのリーダーの個人スマホ、本部の誰かのメール。応募者の名前と連絡先が、店として管理していない場所に届き続けているということです。

寄せ先の台帳を1つ決める

入口を書き出したら、応募をまとめて置く台帳を1つ決めます。台帳は、表計算の表でも、受付を管理する画面でもかまいません。道具よりも、次の条件を満たしているかを先に確かめてください。

・店として持っていること：店長や特定の社員の個人の持ち物ではない ・受付に関わる人が同じものを見られること：店長が休みの日も、他の社員が開ける ・どの入口から来たかを残せること：媒体、貼り紙、SNS、紹介などを選べる ・いまの状況を残せること：未対応、日程調整中、面接予定、採用、見送りなど ・誰が最後に連絡したかを残せること

台帳の列は、多すぎると入力が続きません。飲食店のアルバイト応募なら、応募日、入口、名前、連絡先、希望のポジション、入れる曜日と時間帯、状況、担当、最後に連絡した日、の9列程度から始めるのが現実的です。

注意したいのは、台帳を決めても、入口の側をそのままにしていると、台帳への転記が人の手に頼ることです。媒体の管理画面で応募を見た人が、台帳に書き写さなければ、台帳には何も残りません。だから次の段階として、入口を1つずつ台帳に寄せていきます。

寄せる順番は、記録がまったく残っていない入口から始めるのが効きます。管理画面のある求人媒体は、少なくとも媒体の側に記録が残っています。電話や貼り紙、口頭の紹介は、どこにも残っていません。取りこぼしがいちばん大きいのは、記録のない入口です。

順番1：電話と店頭の貼り紙を、応募フォームに寄せる

最初に手を付けるのは、店頭の貼り紙と電話です。飲食店では、この入口から来る応募者が意外に多くいます。店の前をよく通る近所の人や、お客さんとして来たことのある人が、貼り紙を見て応募してくるからです。通勤の負担が少なく長く続きやすい人が多い入口なのに、記録がまったく残らないのがこの入口の弱点です。

貼り紙には、電話番号と並べて、応募フォームにつながるQRコードを載せます。スマホでQRコードを読み取れば、その場で名前と連絡先と希望の時間帯を送れる形です。応募する側にとっても、営業中の店に電話をかけるのは気が引けるものです。ピークの時間に電話をかけて、忙しそうな声で「あとでかけ直してください」と言われるより、フォームで送れるほうが気楽です。

それでも電話をかけてくる人はいます。電話を受けた人は、話を聞きながら、同じ応募フォームに代わりに入力するというルールにします。紙のメモに書くと、メモは営業中に紛れます。店の端末やタブレットでフォームを開いて入力すれば、その場で台帳に入ります。フォームの入口の欄で「電話」を選べば、入口の記録も残ります。

代わりに入力するとき、聞く項目がフォームで決まっていることも利点です。電話で聞くと、出た人によって聞く内容がばらばらになり、名前と電話番号しか聞いていないことがあります。フォームの項目を上から順に聞いていけば、入れる曜日や時間帯を聞き漏らしません。

店に来てその場で声をかけてくる人も同じです。レジの近くにQRコードを置いておき、「こちらから送っていただけますか」と案内するか、手が空いていれば店の端末で入力します。忙しい時間なら、QRコードを載せた小さなカードを渡すだけでもかまいません。

順番2：紹介とSNSのメッセージを、同じフォームに通す

次に寄せるのは、従業員からの紹介とSNSのメッセージです。どちらも、応募者本人ではなく、間に入った人やアプリの中に記録が残る入口です。

従業員からの紹介は、飲食店では大事な入口です。紹介してくれるアルバイトは、店の雰囲気や忙しさを知ったうえで友人を連れてくるので、入ってからのずれが少なくなります。ただ、紹介の多くは「友だちが働きたいって言ってます」と口頭や個人のメッセージで店長に伝わり、そこで止まります。

紹介の場合も、応募フォームのURLを紹介者に渡し、友人本人に送ってもらう形にします。フォームに「紹介してくれた人の名前」の欄を1つ足しておけば、誰の紹介かも台帳に残ります。紹介の手当を出している店では、この欄が支払いの根拠にもなります。

SNSのメッセージは、返事の定型文を1つ作っておくのが効きます。「メッセージありがとうございます。アルバイトの応募はこちらのフォームから受け付けています」とURLを添えて返すだけです。メッセージでそのままやりとりを続けると、台帳にも記録が残らず、アカウントにログインしている人しか経過を知りません。

気をつけたいのは、定型文を返すまでの時間です。SNSのメッセージは、送った側がすぐに返事を期待しています。店のアカウントの通知を、受付を担当する人の手元に届くよう設定し、定型文を返す作業だけでもその日のうちに済ませてください。フォームへの案内を返したあとで応募が届かなければ、それはそれで記録として残ります。

常連のお客さんから口頭で聞かれた場合も、紹介と同じ扱いです。その場で連絡先を聞いて紙に書くのではなく、QRコードのカードを渡すか、フォームを案内します。

順番3：求人媒体の応募を、台帳に移す

電話、貼り紙、紹介、SNSを1つのフォームに寄せると、残るのは求人媒体と求人検索のサービスです。これらは媒体の側に応募を受ける仕組みがあり、応募者はその仕組みを通して応募してきます。

媒体からの応募を、店のフォームに出し直してもらうことは、基本的に考えないほうがよいでしょう。応募者にとっては二度手間ですし、媒体によっては、掲載した求人から外部の応募先へ誘導することについて、規約で決まりを設けていることがあります。使っている媒体の規約を確かめてから判断してください。

現実的なのは、媒体の応募を台帳に移すルールを作ることです。やり方は2つあります。

1つは、媒体からの応募通知メールを、台帳に取り込める形で受けることです。媒体の通知の届き先を店の共有アドレスにしておき、そこに届いた通知を1件ずつ台帳に入れます。手で入れる場合は、1日に1回、決まった時間に入れると決めておくと抜けにくくなります。

もう1つは、媒体の管理画面で状況を管理しつつ、台帳には入口と名前と状況だけを載せる方法です。媒体の管理画面にはメッセージ機能があることが多く、応募者とのやりとりはそこで続けたほうが自然な場合があります。その場合でも、台帳に「媒体Aで対応中」と状況を残しておけば、電話で問い合わせが来たときに、別の人として受けてしまうことを防げます。

どちらの方法でも、媒体の管理画面だけに情報を置きっぱなしにしないことが大事です。媒体を替えたとき、掲載をやめたとき、契約の形が変わったときに、過去の応募を同じ形で見られるとは限りません。台帳に最低限の情報が残っていれば、媒体を替えても応募の履歴は店の手元に残ります。

順番4：通知の届き先を、店の共有アドレスにそろえる

入口を台帳に寄せたら、残っている通知の届き先を整理します。書き出した表の「通知を受けている人」の列が、個人のアドレスや個人のスマホになっているものを、店として持つアドレスに変えていきます。

飲食店で多いのは、求人媒体に登録したメールアドレスが店長の個人のアドレスになっているケースです。媒体に最初に登録したのが店長で、そのまま使い続けているからです。店長が替わったとき、新しい店長は通知を受け取れず、前の店長は異動先の店で知らない応募の通知を受け取り続けます。

届き先を店のアドレスにそろえる理由は、引き継ぎのためだけではありません。応募には、名前、電話番号、メールアドレス、年齢、住んでいる地域といった個人の情報が含まれます。個人情報保護委員会のガイドラインは、事業者に次のように求めています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: www.ppc.go.jp

応募者の情報が、辞めたアルバイトのスマホや前の店長の私用メールに届き続けている状態は、店として管理できているとは言いにくいものです。どこまでの措置が必要かは店の規模や扱う情報によって変わるので、具体的な判断は個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確かめてください。ただ、届き先を店として持つ場所に集めることは、どの店にとっても最初の一歩になります。

共有アドレスに届いた通知は、見る人を決めておかないと、誰も見なくなります。「共有アドレスは全員が見ている」は、「誰も責任を持って見ていない」と同じになりがちです。受付の担当者を曜日ごとに決め、その日の担当が共有アドレスと台帳を確かめる、という運用とセットにしてください。

順番5：古い受信箱を閉じる

新しい台帳と共有アドレスで回り始めたら、使わなくなった古い受信箱を閉じます。ここを急ぐと、閉じた入口に応募が届いて、誰にも見られないまま消えることがあります。閉じる順番と、閉じ方に気をつけてください。

最初に、外に出ている案内を書き換えます。古いホームページのフォームへのリンク、SNSのプロフィール欄に書いた連絡先、店頭の古い貼り紙に載せたメールアドレスなどです。応募者は、店が出した案内を見て応募してきます。案内が残っている限り、古い入口には応募が届きます。

次に、古いフォームは、いきなり消さずに、新しいフォームへの案内に置き換えます。古いURLを開いた人に「応募はこちらに移りました」と表示して、新しいフォームへのリンクを置いておきます。検索や過去の投稿から古いURLにたどり着く人は、しばらくの間は残ります。

最後に、一定の期間を置いてから通知の設定を止めます。目安として1か月ほど、古い受信箱にも応募が届いていないかを確かめてから止めると、取りこぼしを防げます。その間に古い受信箱に届いた応募があれば、どこの案内を見て来たのかを確かめ、書き換え漏れを直します。

求人媒体の管理画面は、閉じるのではなく、使っている間は残しておくことになります。媒体の掲載を終えるときは、終える前に、その媒体で対応中の応募が台帳に全部載っているかを確かめてください。

複数の店舗を持つ会社で、1か所にまとめるときの線引き

店舗が1つなら、台帳も1つで済みます。複数の店舗を持つ会社では、「1か所」を会社全体で1つにするのか、店舗ごとに1つにするのかを先に決める必要があります。

会社全体で1つにする利点は、同じ人が近くの2店舗に応募してきたときに気づけることです。飲食チェーンの求人は、同じエリアの店舗が同時に募集を出していることが多く、応募者は家から近い2店舗にまとめて応募します。店舗ごとに台帳を分けていると、両方の店長が別々に面接の案内を送り、応募者は同じ会社から2通の案内を受け取ります。会社全体で見ていれば、希望の時間帯により合う店舗に案内を1本化できます。

一方で、会社全体の台帳を全店長が見られるようにすると、自分の店に関係のない応募者の情報まで見えてしまいます。店長が知る必要があるのは、自分の店に応募してきた人と、自分の店に回されてきた人だけです。台帳は1つにしつつ、店舗ごとに見られる範囲を分けられるかどうかが、選ぶときの確かめどころになります。

本部が求人媒体の契約をまとめて持っている会社では、媒体からの応募は本部の台帳に入り、店頭の貼り紙や紹介の応募は店舗で受ける、という分かれ方になりがちです。この場合も、店舗で受けた応募を本部の台帳に入れる経路を決めておかないと、本部は媒体の応募しか把握できません。店舗の貼り紙に載せるQRコードを、店舗名があらかじめ選ばれた状態の応募フォームにしておくと、店舗で受けた応募も同じ台帳に、店舗名付きで入ります。

フランチャイズで加盟店が独自に募集を出している場合は、本部がどこまで応募の情報を持つかを、加盟店との取り決めで決めることになります。本部の台帳にまとめる範囲は、その取り決めの中で考えてください。

同じ人が2つの入口から応募してきたときの扱い

1か所にまとめると、同じ人が別の入口から2回応募していることに気づけるようになります。飲食店では、媒体で応募したあとに返事を待ちきれず店に電話をかけてくる人や、2つの媒体に同じ店の求人が出ていて両方から応募する人がいます。

重複を見つける手がかりには、電話番号が最も向いています。名前は漢字の表記ゆれがあり、メールアドレスは媒体ごとに違うものを使っていることがあります。台帳に新しい応募を入れるときに、電話番号で既存の行を探す、という手順を1つ加えてください。

同じ人だと分かったら、行を2つにせず、最初の応募の行に「2つ目の入口」を書き足します。状況や担当は最初の行で管理し、返事も1回にまとめます。両方の入口からそれぞれ返事をすると、応募者には面接の案内が2通届き、どちらが本当なのか分からなくなります。

入口の記録は、最初に来た入口を残しておくのが基本です。どの入口が応募のきっかけになったのかを後で見返すとき、最初の入口のほうが実態に近いからです。媒体を見て応募し、待ちきれずに電話をしてきた人なら、きっかけは媒体です。

1か所に寄せたあとに見えてくる、入口ごとの違い

応募を1つの台帳にまとめると、入口ごとの違いが並べて見えるようになります。それぞれの入口から何件の応募があり、そのうち何人が面接に来て、何人が働き始めたか。これまで媒体の管理画面ごとにしか見られなかった数字が、1つの表で比べられます。

飲食店では、入口によって応募者の性質が違うことがよくあります。貼り紙や紹介から来た人は店の近くに住んでいて、面接に来る割合が高いことが多い。求人媒体からは件数がまとまって来る一方、複数の店に同時に応募している人も多い。SNSからは、店の雰囲気を気に入って来る人がいる。こうした違いが、自分の店ではどうなっているかを数字で確かめられます。

この数字は、媒体への費用をどう使うかを決める材料になります。有料の媒体に払っている金額を、その媒体から働き始めた人数で割れば、1人あたりにかかった費用が出ます。貼り紙と紹介で必要な人数が集まっている時期なら、媒体の掲載を見送る判断もできます。

まとめる前は「なんとなく媒体が効いている気がする」で続けていた出費を、根拠を持って見直せるようになります。応募を1か所にまとめる価値は、取りこぼしを防ぐことと同じくらい、この判断ができるようになることにあります。

台帳を選ぶときに、入口の数から逆算する

最後に、まとめ先の台帳をどう選ぶかを整理します。台帳選びで見るべきなのは、入口の数と、受付に関わる人の数です。

入口が2つか3つで、受付をするのが店長1人なら、表計算の表で十分に回ります。応募フォームの回答が自動で表に入る形にしておけば、電話や紹介の分だけを手で足せば済みます。どういう使い方ならその形で足りるのかはGoogleフォームとの比較で整理しています。自社のホームページにプラグインでフォームを置いている店は、通知がメールで届く形になりやすいので、Contact Form 7との比較で届いたあとの扱いを確かめてください。本部がMicrosoftの環境を使っている会社ならMicrosoft Formsとの比較も参考になります。

入口が5つを超え、受付に関わる人が曜日で替わるようになると、表で持つ運用は崩れやすくなります。誰かが状況の列を書き忘れる、2人が同時に同じ応募に返事をする、といったことが起きるからです。この段階では、届いた応募に担当と状況を持たせ、返信まで同じ画面で扱える道具のほうが、手作業を減らせます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、入口を増やしても受付が崩れないかの分かれ目です。

応募の受付で決めておくことは採用の応募受付に場面として整理しており、入口が多い店がどこから手を付けるかを考える手がかりになります。届いた応募に担当と状況を付けられることはできることにまとめています。複数の入口から来た応募が1つの一覧にどう並ぶかは動くところを見るで確かめられます。

受け付ける件数や、受付に関わる人数によって費用は変わります。どこに線があるかは料金で確かめられます。過去の応募を取り込めるか、書き出しはどうするかといった細かい質問はよくある質問にまとめています。

入口を減らす必要はありません。人が足りない飲食店にとって、応募の入口は多いほうが有利です。変えるべきなのは、入口が増えるたびに受信箱も増えていく仕組みのほうです。いま書き出した表に「誰も見ていない」という欄が1つでもあるなら、まずそこから台帳に寄せてください。

Q1. 飲食店の応募を1か所にまとめるには、まず何をすればよいですか？

最初に、いま開いている応募の入口を全部書き出します。求人媒体、求人検索のサービス、店頭の貼り紙と電話、SNSのメッセージ、ホームページのフォーム、従業員の紹介などです。入口ごとに、応募が届く場所、通知を受けている人、実際に見ている人を並べると、誰も見ていない入口が見つかります。そこから台帳に寄せていくのが効率的です。

Q2. 求人媒体からの応募も、店のフォームに出し直してもらうべきですか？

基本的にはおすすめしません。応募者にとって二度手間になるうえ、媒体によっては外部の応募先への誘導について規約で決まりを設けていることがあります。媒体の応募は、通知を店の共有アドレスで受けて台帳に移すか、媒体の管理画面でやりとりしつつ台帳に状況だけを残す形が現実的です。使っている媒体の規約は必ず確かめてください。

Q3. 電話で応募してきた人の情報は、どう残せばよいですか？

電話を受けた人が、話を聞きながら店の端末で応募フォームに代わりに入力するルールにすると確実です。紙のメモは営業中に紛れやすく、台帳にも残りません。フォームの項目を上から順に聞けば、入れる曜日や時間帯などの聞き漏れも防げます。入口の欄で電話を選んでおけば、どの入口から来た応募かも記録に残ります。

Q4. 同じ人が求人媒体と電話の両方から応募してきたらどうしますか？

電話番号で台帳の既存の行を探し、同じ人だと分かったら行を2つにせず、最初の応募の行に2つ目の入口を書き足します。返事も1回にまとめてください。両方の入口からそれぞれ返事をすると、面接の案内が2通届いて応募者が混乱します。入口の記録は、応募のきっかけに近い最初の入口を残しておくのが基本です。