飲食店の不採用の連絡は、多くの店で「気まずいから後回し」「連絡しないまま自然消滅」になりがちな作業です。けれど飲食店の採用は、1回の募集で終わりません。今回はシフトが合わずに見送った人が、3か月後の募集ではちょうど欲しかった人になることが普通に起きます。ここでは不採用の連絡を、断る作業ではなく「次の募集の候補を残す作業」として組み直し、何を記録して、どう伝えて、いつ消すかを店長がひとりで決められるところまで整理します。
飲食店の採用は、同じ人にもう一度会う前提で考える
飲食店の採用には、他の業種にはあまりない性質が2つあります。
1つめは、募集が繰り返されることです。学生のアルバイトは卒業や就職活動で抜け、春と秋にまとまって入れ替わります。ダブルワークの人は本業の勤務が変われば来られなくなります。1人抜けたら1人募集する、というサイクルが年に何度も回ります。前回の募集で見送った人は、次の募集のときに最初に連絡できる相手です。求人媒体に掲載料を払ってゼロから集め直すより、前回の応募者に一声かけるほうが早く、費用もかかりません。
2つめは、応募者とお客さんが重なることです。飲食店に応募してくる人の多くは、店の近くに住んでいるか、通学や通勤で店の前を通っている人です。そもそも店に来たことがあって応募したという人も少なくありません。不採用の連絡をしないまま放置された人は、次からその店を選ばなくなります。家族や友人に「あの店は応募しても返事が来なかった」と話すこともあります。
この2つを踏まえると、不採用の連絡でやるべきことははっきりします。相手に不快な思いを残さずに断ること、そして次に声をかけてよい人かどうかを店側で分かる状態にしておくことです。前者だけを考えて丁寧な文面を工夫しても、後者の記録がなければ、次の募集のときに誰に連絡すればよいのか分かりません。応募の履歴が求人媒体の管理画面や店長の個人メールに散らばっていると、半年後には探し出せなくなります。
逆に、断ったまま記録を残さない店では、同じ人が再応募してきたときに前回のことを誰も覚えていない、ということも起きます。前回は面接で良い印象だったのに見送った理由がシフトだけだった人と、前回の面接に無断で来なかった人が、同じ「新規応募」として扱われてしまいます。不採用の記録は、相手のためだけでなく、店が同じ判断を二度しないためのものでもあります。
飲食店で見送る理由の多くは「条件」で、人物ではない
不採用の連絡を残し方から考えるとき、最初に見直したいのは見送った理由です。飲食店のアルバイト採用で見送る理由を並べると、人柄や能力よりも、条件の食い違いが大半を占めます。
・シフトが合わない：ディナーの締めまで入れる人が欲しいのに、応募者は21時までしか入れない ・曜日が合わない：土日に入れる人を探しているのに、平日昼だけの希望だった ・ポジションが埋まった：ホールの枠が先に決まり、キッチン経験者だけを探す状態になった ・勤務開始時期が合わない：来週から入ってほしいのに、応募者は来月から希望だった ・通勤：終電やバスの最終便の時刻と、閉店作業の終わる時刻が合わない ・人数：1人の枠に3人の応募があり、条件の近い1人を選んだ
これらはどれも、応募者本人に問題があったわけではありません。店の状況が変われば、次の募集ではそのまま採用候補になります。ランチ営業を始めて平日昼の人手が必要になった、キッチンに空きが出た、閉店時刻を早めた、といった変化は飲食店では珍しくありません。
一方で、次に声をかけないほうがよい見送りもあります。面接の約束を連絡なしで破った、店のルールを説明した段階で合わないことがはっきりした、衛生面の基本的な約束が守れそうになかった、といったケースです。
大事なのは、この2種類を記録の上で分けておくことです。分けていないと、次の募集のときに「前回の応募者に連絡してみよう」と思っても、一人ずつ思い出して判断することになります。店長が交代していれば、思い出すこと自体ができません。
見送りの理由は、応募者本人には細かく伝えなくてかまいません。店の内部で区分として残しておくための情報です。区分は多すぎると付けるのが面倒になるので、4つ程度に絞るのが現実的です。
・見送り（条件不一致・再連絡してよい） ・見送り（再連絡しない） ・本人から辞退 ・連絡がつかなかった
この4つだけで、次の募集のときに連絡する相手の候補は「見送り（条件不一致・再連絡してよい）」に絞れます。さらに、その人の希望シフトとポジションが残っていれば、今回の募集条件に合う人だけを選べます。
不採用の連絡は、いつ、どの手段で送るか
飲食店の不採用の連絡でよくある失敗は、連絡の時期が遅れることです。面接をした店長が営業に追われ、「落ち着いたら連絡しよう」と思っているうちに1週間が過ぎる。その間、応募者は他の店の面接を受けるかどうか迷っています。結果を待たせた末に断ると、印象はかなり悪くなります。
目安として、面接をした場合は3日以内、書類や応募内容だけで見送る場合は応募から2日以内に連絡すると決めておくと、後回しになりにくくなります。面接の場で「結果は何日までに連絡します」と伝えておくと、店側にも期限ができます。伝えた期限を過ぎそうなときは、結果が出ていなくても「もう少しお時間をください」と一報を入れるほうが、黙っているよりずっと印象が良くなります。
手段は、電話よりもメールや応募したサービスのメッセージ機能のほうが向いています。理由は3つあります。
1つめは、店長の時間です。飲食店の店長が電話をかけられる時間は、ランチとディナーの間のアイドルタイムに限られます。その時間帯は応募者側も学校や仕事で出られないことが多く、電話はすれ違います。
2つめは、相手の受け取りやすさです。断られる内容を電話で聞くのは、応募者にとっても負担です。文字で届けば、自分のタイミングで読めます。
3つめは、記録が残ることです。電話で伝えた内容は、あとから確かめられません。「再連絡してもよいですか」と聞いて口頭で了承をもらっても、次の店長には伝わりません。文字で送り、返事も文字で受けておけば、同意を得たことが記録になります。
ただし、面接まで進んで何度もやりとりした人や、知人の紹介で来た人には、文字だけで済ませると冷たく感じられることもあります。その場合でも、先に文字で結果を送り、必要なら後から電話を添える順番にすると、記録を残しつつ気持ちも伝えられます。
連絡しない、という選択は避けてください。求人の文面に「採用の方にのみ連絡します」と書いておけば許される、と考える店もありますが、飲食店では応募者が地域のお客さんでもあります。面接まで来てくれた人に何も伝えないのは、客商売として損が大きいやり方です。
次の募集で声をかけられる文面の型
不採用の連絡文には、状況ごとに型を用意しておくと、忙しい時期でも時間をかけずに送れます。ここでは飲食店でよく使う3つの型を示します。店名や名前の部分は自店のものに置き換えてください。
型1：条件が合わなかった人に、次の募集での再連絡を相談する
〇〇様
このたびは〇〇店のアルバイトにご応募いただき、面接にもお越しいただきありがとうございました。 慎重に検討いたしましたが、今回募集している時間帯とご希望のシフトが合わず、採用を見送らせていただくことになりました。
今後、ご希望の時間帯で人員を募集する際に、こちらからご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。 ご連絡を希望される場合は、このメッセージにその旨をご返信ください。ご返信がない場合は、こちらからご連絡することはありません。
このたびはありがとうございました。
型2：応募内容の段階で見送る
〇〇様
〇〇店のアルバイトにご応募いただきありがとうございます。 応募内容を拝見し、今回は募集の条件と合わないため、面接のご案内を見送らせていただきます。 せっかくご応募いただいたのに申し訳ありません。
型3：面接後に見送り、再連絡はしない
〇〇様
先日は〇〇店の面接にお越しいただきありがとうございました。 検討の結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。 ご期待に沿えず申し訳ありません。
型1で大事なのは、再連絡をこちらが一方的に決めるのではなく、相手に選んでもらう形にしていることです。「またご連絡します」とだけ書くと、相手は本当に連絡が来るのか分からず、もう他で決めてよいのか迷います。返事をもらう形にすれば、同意が記録として残り、次の募集で連絡しても不審に思われません。
型3の文面では、見送った理由には触れていません。面接の中で感じた懸念を具体的に書くと、受け取った側がそれを否定として受け止め、やりとりがこじれることがあります。理由の詳細は店の記録に残し、相手には伝えないのが安全です。
飲食店の応募者には、日本語を学んでいる留学生や、初めてアルバイトに応募する高校生もいます。こうした相手には、敬語を重ねた長い文面より、短い文で結論を先に書くほうが伝わります。「採用を見送らせていただくことになりました」が伝わりにくそうなら、「今回は採用しないことになりました」と言い切ってかまいません。丁寧さは、お礼の一文と、応募してくれたことへの感謝で十分に出せます。再連絡の相談をする型1も、「またアルバイトを募集するときに、連絡してもいいですか。いいときは返信してください」と平易に書き直した版を1つ持っておくと、相手を選ばずに使えます。
どの型にも共通するのは、感謝を伝えることと、結論をはっきり書くことです。「前向きに検討中」「またの機会に」のような曖昧な表現は、相手を待たせ続けます。
連絡の中で伝えないほうがよいこと
不採用の連絡文で、飲食店が書いてしまいがちな内容があります。
まず、年齢や家庭の事情に関わる理由です。「学生さんだとテスト期間に休みが多くなるので」「お子さんがいらっしゃると急なお休みが心配なので」といった理由は、店側に悪気がなくても、応募者の適性や能力とは関係のない事情で判断したと受け取られます。厚生労働省は、採用選考の基本として、応募者の適性や能力に関係のない事項で採否を決めないことを示しています。面接の場でも、家族の職業や住まいの状況などを尋ねないよう注意を促しています。連絡文にそうした理由を書くと、実際にそこで判断していなくても、そう読めてしまいます。
次に、見た目や話し方への評価です。「接客のイメージと合わない」という理由は、店側にとっては仕事上の判断でも、書き方次第で相手を傷つけます。身だしなみの規定が合わなかった場合でも、「店の規定と合わなかったため」と規定の側に理由を置き、本人を評価する書き方は避けてください。
最後に、他の応募者との比較です。「他に経験のある方がいらっしゃったので」と書くと、相手はそれ以上何も言えず、次に応募する気もなくなります。型1のような再連絡の相談をするつもりなら、比較を持ち出さないほうが自然です。
伝えない理由は、店の内部の記録には残してかまいません。むしろ残しておかないと、次の募集のときに判断できません。ただし、記録の中にも、採用の判断と関係のない個人の事情は書かないようにしてください。記録は店長が交代したときに次の人が読みますし、応募者から開示を求められることもあり得ます。
店長と社員が交代で面接する店で、連絡が漏れる場所
個人店で店長ひとりが面接から連絡まで受け持っているなら、不採用の連絡が漏れる原因は忙しさだけです。ところが、店長と社員が曜日で交代して面接をしている店や、複数の店舗を持つ会社では、漏れ方が変わります。
よく起きるのは、面接をした人と、合否を決める人と、連絡を送る人が別々になっているケースです。火曜日に社員が面接をして、金曜日に店長が合否を決め、連絡は「面接をした人が送る」ことになっている。ところが社員は金曜日に休みで、店長は社員が送ると思っている。こうして、誰も送らないまま1週間が過ぎます。
反対に、2人ともが送ってしまうこともあります。店長が不採用の連絡を送った翌日に、事情を知らない社員が「次回の面接日のご案内」を送る。応募者からすれば、断られたのか呼ばれているのか分からなくなります。
複数の店舗を持つ会社では、応募者が近くの2店舗に同時に応募していることもあります。A店では不採用、B店では採用という判断自体はおかしくありませんが、両店が別々に連絡すると、同じ会社から矛盾した連絡が届いたように見えます。本部で応募をまとめて見ていないと、この重なりには気づけません。
防ぐ方法は単純で、応募1件ごとに「合否を決める人」と「連絡を送る人」を名前で決め、送ったら記録に日付を書き込むことです。飲食店では、面接をした人が連絡まで持つ形がいちばん漏れにくい傾向があります。面接の場で相手の反応を見ているので、文面の型を選ぶときにも迷いません。合否を店長が決める店でも、店長が決めたら面接をした人に戻して送ってもらう、という流れにしておくと、責任が途中で浮きません。
もう1つ効くのが、連絡の期限を記録に書いておくことです。面接の日に「結果連絡の期限」を書き込んでおけば、期限を過ぎて未送信のものが一目で分かります。週に1回、アイドルタイムに期限切れを確かめる時間を5分だけ取ると、漏れはほとんどなくなります。
本人から辞退の連絡が来た人や、面接の日程を決める段階で連絡がつかなくなった人も、同じ記録の中で区分を付けて閉じておきます。辞退した人に不採用の連絡を送ってしまう、連絡がつかない人に何度も面接の案内を送り続ける、といった行き違いは、区分が付いていないことから起きます。
次の募集のために残す項目と、置き場所
不採用の人を次の募集の候補として使うには、あとから絞り込める形で残す必要があります。飲食店の場合、残しておくと役に立つ項目は次のとおりです。
・応募日と、応募した入口（求人媒体、店頭の貼り紙、紹介など） ・名前と連絡先 ・希望していたポジション（ホール、キッチン、洗い場、デリバリーなど） ・入れる曜日と時間帯 ・勤務を始められる時期 ・通勤の手段と、帰りの時間の制約 ・経験の有無（飲食店の経験、キッチンの経験） ・見送りの区分（上で挙げた4つのうちどれか） ・再連絡の同意の有無と、同意を得た日 ・最後に連絡した日と、連絡した人
このうち、特に効いてくるのが「入れる曜日と時間帯」と「再連絡の同意」です。次の募集で「土日のディナーに入れる人」を探すとき、この2つが揃っていれば、候補を数秒で絞れます。
置き場所は、店長の個人スマホや個人メールにしないでください。店長が異動や退職をすれば、記録ごと消えます。求人媒体の管理画面に残しておく方法も、媒体を替えたときや契約の形が変わったときに見られなくなる可能性があります。店として持つ台帳を1つ決めて、どの入口から来た応募も、そこに記録するのが基本です。
最初は表計算の表で始める店が多く、件数が月に10件程度なら十分に回ります。表で持つときに問題になりやすいのは、誰が連絡を送ったかと、再連絡の同意をもらったかが残らないことです。列を作っても、送った人が書き込まなければ空欄のままになります。Googleフォームとの比較では、フォームの回答を表に集めて運用する場合に、どこまでを表で持てて、どこから手作業が増えるのかを整理しています。
残した記録は、いつまで持ち、いつ消すか
次の募集で声をかけるために記録を残すなら、いつまで持つかも決めておく必要があります。
不採用の応募者の書類や記録について、何年保管しなければならないという一律の決まりはありません。そのため、店で期限を決めて運用することになります。考え方の土台になるのは、個人情報保護委員会のガイドラインにある次の内容です。
個人情報取扱事業者は、保有する個人データについて利用する必要がなくなったとき、すなわち、利用目的が達成され当該目的との関係では当該個人データを保有する合理的な理由が存在しなくなった場合や、利用目的が達成されなかったものの当該目的の前提となる事業自体が中止となった場合等は、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない（※）。なお、法令の定めにより保存期間等が定められている場合は、この限りではない。 出典: www.ppc.go.jp
これを飲食店の採用に当てはめると、今回の募集の選考が終わった時点で、その応募者の記録を持ち続ける理由は薄くなります。次の募集で声をかけるために持ち続けるなら、それを利用の目的として相手に伝え、了承を得ておくのが筋の通ったやり方です。型1の文面で再連絡の同意を取っているのは、このためでもあります。応募を受け付けるときの案内に、利用の目的をどう書くかといった具体的な判断は、個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確かめてください。
期限の決め方は、飲食店の募集の周期に合わせると現実的です。学生の入れ替わりが春と秋に集中する店なら、6か月から1年を目安にすると、次の山で1回は声をかける機会があります。それを過ぎると、相手の生活も変わっていて、連絡しても条件が合わないことが増えます。
運用としては、記録に「応募日」と「同意を得た日」を持たせておき、月に1回、期限を過ぎた人を消す日を決めておくのが確実です。消す作業を「気づいたときに」にすると、誰もやりません。再連絡の同意がない人や、「再連絡しない」区分の人は、選考が終わってから期限を短く取り、早めに消します。
紙の履歴書を受け取っている場合は、紙も同じ期限で処分してください。事務所の引き出しに履歴書の束が何年分も残っている飲食店は珍しくありません。紙は鍵のかからない場所に置かれていることが多く、表の記録を消しても紙が残っていれば意味がありません。
次の募集で、実際に声をかけるときの手順
記録を残しても、次の募集のときに見なければ意味がありません。求人媒体に掲載を出す前に、前回までの応募者を確かめる手順を決めておきます。
1つめに、今回の募集条件を書き出します。ポジション、曜日、時間帯、勤務開始の時期です。
2つめに、記録から「見送り（条件不一致・再連絡してよい）」で、同意を得た日が期限内の人を抜き出します。
3つめに、その中から今回の条件に合う人を選びます。前回「平日昼だけ」と言っていた人に、今回の「土日のディナー」の募集を案内しても、合わない可能性が高いです。条件が近い人から順に連絡します。
4つめに、連絡文を送ります。再連絡のときは、前回の応募へのお礼と、今回の募集条件を具体的に書き、相手の状況が変わっている前提で聞きます。
〇〇様
以前〇〇店のアルバイトにご応募いただいた際に、募集の時期が来たらご連絡することをご了承いただいておりました。 このたび、平日の11時から15時に入っていただける方を募集することになりました。 現在もご興味がおありでしたら、ご返信いただけますでしょうか。すでに他でお仕事をされている場合は、ご返信は不要です。
5つめに、反応を記録します。返事があって面接に進んだ人、今回は難しいと返ってきた人、返事がなかった人を分けて残します。返事がなかった人に何度も連絡するのは避け、1回送って反応がなければ区分を「連絡がつかなかった」に変えます。
この手順を回すと、求人媒体に掲載を出す前に、1人か2人の候補が見つかることがあります。見つからなくても、確かめるのにかかる時間は数分です。応募が来るたびに一から探すより、手元の候補から当たるほうが、店長の手間は確実に減ります。
受付の道具を選ぶときに、不採用の扱いから見る
ここまでの内容を、受付の道具を選ぶ観点で整理します。飲食店の応募受付で道具を比べるとき、多くの店は応募フォームの作りやすさや求人媒体との連携から見ます。けれど不採用の連絡と記録まで考えると、見るべき点は届いたあとの側にあります。
・応募ごとに、見送りの区分を付けて残せるか ・誰がいつ連絡を送ったかが、応募の記録と同じ場所に残るか ・再連絡の同意を得た日を残し、期限で絞り込めるか ・連絡文の型を保存して、応募者ごとに名前を入れて送れるか ・店長が交代しても、店として同じ記録を引き継げるか
応募の受付で決めておくことは、採用の応募受付に場面として整理しています。店長ひとりで応募を受けている店が、どこから手作業を減らせるかを考えるときの手がかりになります。
フォームを作る道具と、届いたあとを回す道具は、同じものとは限りません。フォームで応募を受けて表計算の表に集める形は始めやすい一方、送った連絡や同意の記録は別の場所に手で残すことになります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、不採用の連絡を後回しにしない仕組みを作れるかの分かれ目になります。受け付けた応募に状況と担当を付けて、返信まで同じ画面で扱えることはできることにまとめています。実際の一覧の見え方は動くところを見るで確かめられます。
自社サイトに応募フォームを置いている店は、プラグインで受けているケースが多く見られます。その場合、届いた応募はメールで通知されるだけで、記録は受信箱に残る形になりがちです。どういう使い方ならその形で足りるのかはContact Form 7との比較で整理しています。本部がMicrosoftの環境を使っている飲食チェーンなら、Microsoft Formsとの比較も判断の材料になります。
費用の面では、無料で始められる範囲と、有料になる線がどこにあるかを先に確かめておくと、あとから乗り換える手間を避けられます。どの機能がどちら側にあるかは料金に載せています。記録の保存期間や書き出しの方法など、細かい条件の質問はよくある質問にまとめています。
不採用の連絡は、店の忙しさの中でいちばん後回しにされる作業です。だからこそ、区分を付けて、同意を取り、期限で消す、という流れを最初に決めておくと、次の募集の手間が目に見えて減ります。いまの受け方で、見送った人の希望シフトと再連絡の同意がどこにも残っていないなら、次に変えるのはそこです。
Q1. 飲食店のアルバイトで、不採用の人にも連絡は必要ですか？
法律で一律に義務付けられているわけではありませんが、連絡したほうが店にとって得です。飲食店の応募者は近所の人や店のお客さんであることが多く、返事がないまま放置すると店の印象が悪くなります。面接まで来てくれた人には、結果を伝える期限をその場で伝え、期限内に文字で連絡するのが確実です。
Q2. 不採用の連絡は電話とメールのどちらがよいですか？
基本はメールや応募したサービスのメッセージ機能がおすすめです。店長が電話できるアイドルタイムは応募者も出られないことが多く、すれ違いやすいためです。文字で送れば相手が自分のタイミングで読めて、再連絡の同意などの記録も残ります。紹介で来た人など関係が近い場合は、文字で送ったあとに電話を添える順番にすると丁寧です。
Q3. 不採用の人の履歴書や記録は何年保管すればよいですか？
不採用者の書類について、何年保管しなければならないという一律の決まりはありません。店で期限を決めて運用します。次の募集で声をかけるために残すなら、相手の同意を得たうえで、学生の入れ替わりの周期に合わせて6か月から1年程度を目安にする店が多いです。具体的な判断は個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確かめてください。
Q4. 次の募集で、以前不採用にした人に連絡してもよいですか？
不採用の連絡の時点で「今後の募集でご連絡してもよいか」を相手に聞き、返事で了承をもらっておくと、連絡しても不審に思われません。了承の記録がない人に突然連絡すると、個人情報の使い方として相手が驚くことがあります。連絡するときは今回の募集条件を具体的に書き、状況が変わっていれば返信不要と添えてください。