ホテルで履歴書を受け取る流れを、最初から最後まで説明できる人は館内に何人いるでしょうか。郵便で届いた履歴書はフロントが受け取り、来館した応募者から手渡された封筒は夜勤の従業員が預かり、メールで届いた履歴書は代表のアドレスに入っていて、面接の日に持ってきた履歴書は支配人の鞄の中にある。どれも「とりあえず置いた」場所が違うため、面接の直前に書類が見つからない、不採用の人の履歴書がいつまでもカウンターの下に残っている、ということが起きます。この記事では、ホテルに届く応募書類の入り口ごとに、誰が受け取り、どこに置き、採否が決まったあとにどうするかを決めていきます。読み終えたときに、自分のホテルの書類の置き場所を1か所に決め、受け取り方の決まりを従業員に伝えられる状態を目指します。
ホテルに届く履歴書は、入り口がばらばらになりやすい
ホテルは、郵便物や荷物、来客を24時間受け付ける場所です。その仕組みがあるぶん、応募書類もさまざまな経路から、さまざまな人の手を通って届きます。
郵送の履歴書は、ホテルの住所宛てに届きます。宛名に「採用担当」と書かれていればまだよいほうで、ホテルの名前だけが書かれた封筒は、宿泊客宛ての荷物や、取引先からの請求書と一緒にフロントで受け取られます。宿泊予定の客に宛てた荷物を預かる棚に、応募書類の封筒が紛れ込むこともあります。
手渡しの履歴書は、フロントのカウンターで渡されます。求人の張り紙を見た人や、近所に住んでいて直接持ってきた人が、チェックインの列の合間に「アルバイトの応募です」と封筒を差し出します。受け取った従業員は支配人の不在を告げ、カウンターの下の引き出しに一時的にしまいます。夜勤の時間帯に持ってこられた場合は、翌朝の引き継ぎまで引き出しの中です。
メールの添付で届く履歴書は、代表のアドレスや、求人に書いたアドレスに入ります。代表のアドレスはフロントの共用のパソコンで開かれることが多く、履歴書のファイルがそのパソコンのダウンロードの場所に保存されたままになることがあります。
求人サイトから応募があった場合は、応募者がサイトに登録した履歴の情報を、サイトの管理画面で見ます。管理画面を印刷して面接に持っていくと、そこでまた紙が1枚増えます。
最後に、面接の当日に応募者が持参する履歴書があります。面接官が受け取り、そのまま面接の記録と一緒に持ち歩き、次の業務に移ってしまうと、事務所の机の上や、宴会場の控室に置き忘れられます。
入り口が5つあれば、置き場所も5つになりがちです。書類の置き場所を決める前に、まず自分のホテルで履歴書がどの入り口から入ってきているかを、この1か月分だけでも書き出してみてください。
そもそも、いつ、何を受け取るかを決める
置き場所を決める前にもう1つ決めることがあります。応募のどの段階で、どの書類を受け取るかです。ここが決まっていないと、応募者はとりあえず全部を送ってきて、ホテルは預かる書類を必要以上に増やします。
応募の段階では履歴書を求めない、という選択肢
アルバイトやパートの応募では、応募の段階で履歴書を求めず、フォームで最低限の項目だけを受けて面接を決めるホテルが増えています。応募の段階で履歴書を必須にすると、書くのに時間がかかるぶん応募が止まり、届いた履歴書のうち面接に進まない人の分まで預かることになります。
履歴書を受け取るのを面接の当日にすれば、ホテルが預かる履歴書は、実際に会った人の分だけになります。採用が決まってから受け取る形にすれば、さらに少なくなります。どの段階で受け取るかは、面接の前に書類で判断したいことがあるかどうかで決めてください。客室清掃や朝食会場のアルバイトで、面接で話せば判断できるなら、当日か採用後で足ります。
経験者の転職では、職務経歴書を先に受け取る
他のホテルからの転職で、フロントの責任者や宴会の責任者の候補を探しているなら、面接の前に職務経歴書を受け取る意味があります。どの形の宿泊施設で、どの部門を、どの規模で担当していたかが分かれば、面接で聞くことを絞れます。
ホテルの経験者の職務経歴書で見るところは、次の範囲です。
・働いていた宿泊施設の形と、おおよその客室数 ・担当していた部門と、その中での役割（受付、責任者、新人の指導など） ・任されていた業務（夜間の締め作業、団体の受け入れ、宴会の進行、売上の管理など） ・予約や客室を管理するシステムを使っていたか
職務経歴書の書き方を応募者に任せると、ホテルの名前と在籍の期間だけが並んだ書類が届くことがあります。先に受け取るなら、上の4つを書いてほしいと応募の案内に書いておきます。
市販の履歴書の様式について
応募者に履歴書を求めるとき、ホテルが様式を指定する必要はありません。ただ、自分のホテルで履歴書の用紙を用意しているなら、その項目は見直す価値があります。厚生労働省は、公正な採用選考の観点から履歴書の様式例を作成しています。その作成の経緯をまとめた資料には、次のように書かれています。
１．性別欄を「男・女」の選択ではなく任意記載欄に変更。 なお、未記載とすることも可能とする。 ２．「配偶者」「扶養家族数」「配偶者の扶養義務」「通勤時間」の各欄を様式内に設 けない（各欄を削除する）こととする。 出典: mhlw.go.jp
昔からホテルの事務所に置いてある応募用紙に、家族や配偶者の欄、身長や体重の欄が残っていたら、この機会に作り直してください。制服の寸法など採用後に必要な情報は、採用が決まってから別の書類で聞けば足ります。
手書きか、写真があるかで差をつけない
ホテルの採用では、接客の仕事だからと、手書きの履歴書や、写真の貼られた履歴書を当然のものとして扱う面接官がいます。応募の案内に何も書いていないのに、パソコンで作った履歴書や、写真のない履歴書を低く見ると、応募者はホテルの基準を知らないまま不利になります。
手書きでもパソコンで作ったものでもよいなら、そう書いておきます。写真を求めるなら、それも書いておきます。書いていないことで差をつけないのが、面接官の数が多いホテルで基準をそろえる第一歩です。字の丁寧さで宿泊客への手紙やカードを任せられるかを見たいのであれば、それは履歴書ではなく、面接の場で短い文章を書いてもらうほうが、仕事に近い形で確かめられます。
書類ごとに、ホテルで確かめるところ
受け取る書類が決まったら、それぞれで何を確かめるのかも決めておきます。確かめることが決まっていない書類は、預かっていても使われません。使わない書類は受け取らないのが一番の対策です。
前に働いていたホテルの名前
経験者の履歴書や職務経歴書には、前に働いていたホテルの名前が書かれています。ホテルの業界は地域の中でつながりがあり、支配人どうしが顔見知りということも珍しくありません。そのため、書類に書かれたホテルに電話をかけて、応募者の働きぶりを聞きたくなる面接官がいます。
応募者の情報を本人以外から集めることについて、職業安定法に基づく厚生労働省の指針は、本人から直接集めるか、本人の同意の下で本人以外から集めるなど、適法で公正な手段によることを求めています。前の職場への問い合わせをするなら、少なくとも本人の同意を得てからにし、同意のないまま連絡することは避けてください。応募者が在職中なら、問い合わせによって転職を考えていることが職場に知られ、応募者の立場を悪くします。
空欄や書き間違い
履歴書に空欄がある、日付が間違っている、といった点を理由に、面接に呼ばない判断をするホテルもあります。ただ、スマートフォンで急いで作った履歴書や、日本語で書類を作ることに慣れていない応募者の書類には、こうした抜けが起きやすくなります。仕事に関わる項目の空欄なら、面接で本人に聞けば済みます。書類の出来だけで判断すると、面接で話せば働きぶりが伝わる人を取りこぼします。
語学の資格の証明
語学を活かしてフロントで働きたい応募者は、語学の検定の証明書のコピーを同封してくることがあります。選考で知りたいのは、証明書の有無よりも、実際の接客の場面でどこまで話せるかです。面接で簡単な受け答えをしてもらえば分かることなので、証明書は面接の場で見せてもらうだけにして、コピーを預からない形でも困りません。手当の条件に語学の資格を使っているホテルなら、採用が決まってから提出してもらいます。
在留カード
外国籍の応募者を採用するホテルでは、在留カードの確認が欠かせません。確認する時期は、採用を決める前です。採用が決まってから就労できない在留資格だと分かると、応募者にもホテルにも負担が大きくなります。出入国在留管理庁のよくある質問のページには、雇用するときに在留カードの何を確かめるかが書かれています。
在留カード表面の「就労制限の有無」欄を確認してください。 「就労不可」の記載がある場合⇒原則雇用はできませんが、在留カード裏面の「資格外活動許可欄」を確認してください。 出典: moj.go.jp
同じページでは、一部に就労の制限がある場合の記載の種類や、指定書の確認についても説明されています。留学生のアルバイトでは、裏面の資格外活動許可の欄を見て、働ける時間の上限を面接の場で一緒に確かめます。
在留カードのコピーを選考の段階で預かるかどうかは、慎重に決めてください。コピーには氏名、生年月日、国籍、住居地など多くの情報が載っています。選考の段階では原本を見せてもらって確認した事実と確認した日を記録し、コピーは採用が決まってからの手続きで必要な範囲で取る、という形にすると、不採用になった人の在留カードのコピーを預かり続けることを避けられます。外国人を雇い入れたあとの届出など、手続きの詳細はハローワークや出入国在留管理庁の案内で確かめてください。
仕事によって必要な免許
調理の部門で調理師の免許を条件にしている場合や、送迎のシャトルバスの運転を任せる場合など、仕事によっては免許の確認が要ります。これも選考の段階では原本を見せてもらうだけで足り、コピーは採用後に必要な分だけ取ります。免許が要らない部門の応募者には、免許の書類を求めません。
入り口ごとに、受け取ったあとの動きを決める
ここからが置き場所の話です。書類の入り口ごとに、受け取った人が何をして、どこに置くかを決めます。決まりは、支配人や人事だけでなく、フロントの従業員全員に伝わる形にします。書類に最初に触れるのは、多くの場合フロントの従業員だからです。
郵送で届いたとき
応募の案内に、宛名に「採用担当」と書いてほしいと書いておきます。これだけで、フロントで郵便物を仕分けるときに応募書類だと分かります。
フロントで応募書類の封筒を受け取ったら、宿泊客の荷物の棚には置かず、その日のうちに事務所の決まった箱に入れます。夜勤の時間帯に受け取った場合は、事務所の鍵が開いていなければ、翌朝の引き継ぎで箱に入れるところまでを夜勤の役割にします。封筒は開けません。受け取った日と、受け取った従業員の名前を、郵便物の受付の記録に残しておくと、あとで「送ったはずの履歴書が届いていない」と問い合わせがあったときに追えます。
フロントで手渡されたとき
来館した応募者から封筒を手渡されたら、受け取った従業員は、その場で応募者の名前と連絡先を確かめ、「何日以内に担当から連絡します」と伝えます。封筒は開けず、カウンターの下の引き出しではなく、郵送のときと同じ事務所の箱に入れます。
カウンターの下の引き出しに置いてはいけない理由は、そこが宿泊客の忘れ物や、鍵の予備、伝票など、多くの人が開ける場所だからです。夜勤の従業員、清掃の責任者、応援で入った他のホテルの従業員など、採用に関わらない人の目に触れます。事務所の箱に入れられない時間帯なら、フロントの中で鍵のかかる引き出しを1つだけ応募書類用に決めておき、鍵を持つ人を限ります。
メールの添付で届いたとき
添付の履歴書は、代表のアドレスではなく、採用に関わる人だけが見られるアドレスで受けるのが基本です。すでに代表のアドレスに届いてしまった場合は、採用のアドレスへ転送したあと、代表のアドレスに残ったメールを消します。転送しただけで元のメールを残しておくと、同じ履歴書が2つの受信箱に残ります。
フロントの共用のパソコンで添付のファイルを開くと、パソコンの中に保存されることがあります。共用のパソコンでは添付を開かず、採用に関わる人のパソコンか、決めた保存先の上で開きます。応募者に書類を送ってもらう方法としては、メールの添付よりも、フォームに書類を上げてもらう形のほうが、受信箱に書類が散らばりません。
求人サイトの管理画面で見るとき
求人サイトから届く応募は、サイトの管理画面で見ることにして、印刷しないのが基本です。面接の手元資料として印刷する場合は、面接が終わったら事務所の箱に戻すか、その日のうちに細かく裁断して捨てるかを決めておきます。印刷した紙を宴会の打ち合わせの資料と一緒に綴じてしまうと、応募者の情報が採用と関係のない書類の束に紛れます。
面接の当日に持参されたとき
面接官が履歴書を受け取ったら、面接が終わった時点で事務所の箱か、応募者ごとのフォルダに入れます。ホテルの面接官は、面接のあとすぐに現場に戻ることが多く、履歴書を持ったままフロントや宴会場に出てしまいがちです。面接の部屋を出る前に書類を置く、という1つの動作を決まりにしておきます。面接の記録を書いた用紙も、同じ場所にまとめます。
紹介会社を通して届いたとき
リゾートのホテルや、人を急いで増やしたいホテルでは、人材の紹介会社を通して応募者の書類が届くことがあります。紹介会社の書類は、その会社の管理画面やメールで届き、ホテルが自分で集めた応募とは別の場所に溜まりがちです。紹介会社から届いた書類も、自社で受けた応募と同じ置き場所に入れ、一覧には入り口として紹介会社の名前を書きます。紹介会社との約束で、書類の扱いや返却について決まりがある場合は、その内容に従います。
受け取ったことを、応募者に知らせる
郵送や手渡しで履歴書を出した応募者は、書類が本当に担当者の手に届いたのかを気にしています。ホテルからの連絡がないまま1週間たつと、同じ書類をもう一度送ってきたり、フロントに電話で問い合わせてきたりします。
書類が事務所の箱に入った日のうちに、「履歴書を受け取りました。何日までにご連絡します」と短い連絡を入れておくと、この問い合わせは減ります。連絡先が書類にしか書かれていない場合は、封筒を開けてよい人、つまり採用に関わる人が開けて連絡します。フロントの従業員に封筒を開けさせないのは、ここでも同じです。
封筒に名前がない、同じ名前の応募者がいる
郵便で届いた封筒に差出人の名前が書かれていないことがあります。中身を確かめるまで誰の応募か分からないので、受付の記録には「差出人の名前なし」と書き、事務所の箱に入れたあとで採用の担当が開けて名前を書き足します。
大きなホテルや、複数のホテルの応募をまとめて受けている会社では、同じ名前の応募者が重なることもあります。応募者ごとのフォルダやファイルの名前は、氏名だけでなく、応募を受けた日や連絡先の一部を組み合わせて付けておくと、別の人の書類を綴じてしまう取り違えを防げます。
紙とデータを、応募者ごとの1か所にそろえる
入り口ごとの受け取り方が決まったら、最後に置き場所を1つにそろえます。紙の履歴書とメールの添付、求人サイトの情報、面接の記録が、応募者ごとにそれぞれ別の場所にあると、面接の前に1人分をそろえるだけで時間がかかります。
紙で受け取った書類とデータで受け取った書類のどちらかに寄せます。紙に寄せるなら、応募者ごとに1つのクリアファイルを作り、鍵のかかる棚に届いた順に立てます。データに寄せるなら、紙の書類は受け取った日のうちにスキャンして応募者ごとの保存先に入れ、紙の原本をどうするかを決めます。原本を返すのか、一定の時期に裁断するのかは、応募者に伝えている内容と合わせてください。
データに寄せる場合の保存先は、フロントの共用のパソコンから開けない場所にします。予約や客室の管理に使うパソコンは、交代で多くの従業員が使うため、そこに応募者のフォルダを作ると、見られる人の範囲が一気に広がります。採用に関わる人のアカウントでだけ開ける保存先を1つ決めてください。
鍵を持つ人も決めます。ホテルでは、事務所の鍵を夜勤の従業員が預かることがあります。応募書類の棚の鍵は、事務所の鍵とは分けて、支配人と採用に関わる人だけが持つ形にしておくと、夜間に事務所を使う人の目に触れません。
置き場所を1つにしたら、そこに入れる書類の一覧を決まりとして紙に書いて貼っておきます。「履歴書、職務経歴書、面接の記録、在留カードを確認した記録」。何を入れる場所なのかが見えていれば、関係のない書類が混ざることも、必要な書類が別の場所に置かれることも減ります。
受け取り方の決まりを、フロントの全員に伝える
決まりを作っても、それを知っているのが支配人だけでは意味がありません。書類に最初に触れるのは、フロントの従業員、夜勤の従業員、応援で入った従業員です。
ホテルには、チェックインの手順や、忘れ物の扱いをまとめたフロントの手順書があることが多いので、そこに「応募書類を受け取ったとき」の1ページを足します。書く中身は、郵送のとき、手渡しのとき、電話で書類について聞かれたときの3つに分け、それぞれ「封筒を開けない」「どこに入れる」「何を記録する」「応募者に何を伝える」を短く書きます。新しく入った従業員に手順書を説明するときも、このページを一緒に見せます。
系列の他のホテルから応援の従業員が来る日もあります。応援の人は自分のホテルの決まりで動くので、フロントの内側の見える場所に、応募書類を入れる箱の場所だけでも貼っておくと、判断に迷ったときの手がかりになります。
採否が決まったあとの書類の行き先
書類の置き場所を決めても、採否が決まったあとの行き先を決めていないと、棚は応募者のファイルで埋まっていきます。
採用が決まった人の書類は、応募書類の棚から、従業員の人事の書類をまとめる場所へ移します。雇用の契約書や、手続きの書類と一緒にしておくと、あとで探す場所が1つで済みます。
採用に至らなかった人の書類をどうするかは、応募を受ける前に決めて、応募の案内に書いておきます。返却するのか、ホテルで責任を持って破棄するのか、しばらく保管してから破棄するのか。不採用の人の書類の保管期間を定めた一律の決まりがあるわけではないので、ホテルとして目的に照らして決めることになります。季節ごとに同じ人が戻ってくるリゾートのホテルで、次のシーズンの応募に備えて一定期間残しておきたい場合は、その目的と期間を応募の案内に書いておきます。どう決めるのが自分のホテルに合っているかは、個人情報の取り扱いの担当や専門家に確かめてください。
見落とされやすいのが、採用が決まったあとに辞退した人と、面接の途中で応募を取り下げた人の書類です。どちらも従業員の人事の書類には入らず、かといって不採用として処理した記録もないため、応募書類の棚に残り続けます。辞退や取り下げの連絡を受けた日に、一覧の結果の欄に書き込み、不採用の人と同じ扱いの束に移す、と決めておきます。夏休みや年末年始だけの短期のアルバイトで、期間が終わって辞めた人の書類は、従業員の書類として扱います。応募書類の棚に戻さないように気をつけてください。
破棄すると決めた書類は、日を決めてまとめて処理します。月に1回、宿泊の予約が少ない平日を選んでおくと、支配人が現場から離れて作業する時間を取りやすくなります。事務所のゴミ箱にそのまま捨てるのではなく、裁断してから捨てます。データで受け取った書類も、保存先から消し、転送や印刷で増えた複製がないかも確かめます。
書類の受け取り方を並べて見えてくること
応募書類の入り口と置き場所を決めると、1か月後に「どの入り口から何通届いたか」「受け取ってから置き場所に入るまでに何日かかったか」を振り返れるようになります。郵送の履歴書が箱に入るまでに2日かかっている、手渡しの封筒は夜勤の時間帯に多い、といった傾向が分かれば、決まりのどこを直すべきかが見えます。応募の段階で履歴書を求めるのをやめるかどうかも、実際に届いた書類のうち面接に進んだ割合を数えれば判断できます。
履歴書をGoogleフォームの添付の問いで集めようとすると、公式のヘルプの説明どおり、応募者はGoogleのアカウントでサインインしてから書類を上げることになります。スマートフォンで応募する学生や、日中のパートを探す人にとってその手順が負担にならないか、他に登録の要らない受け取り方があるかは、Googleフォームとの比較で他の項目と一緒に確かめられます。会社のサイトのフォームで添付を受けてメールで届く形の違いは、Contact Form 7との比較に、Microsoft 365の環境で受ける場合はMicrosoft Formsとの比較にまとめています。
届いた応募と書類を応募者ごとにまとめ、担当と段階を持たせて返信まで進める流れは、採用の応募受付で紹介しています。フォームで受け取ったファイルが応募者ごとにどう残るか、誰が見られるかといった範囲はできることで、画面の動きは動くところを見るで確かめられます。受け取るファイルの量や人数による費用は料金に、書類の保管や削除についての疑問はよくある質問にあります。
まずは、今月ホテルに届いた履歴書が、いまどこに何通あるかを数えるところから始めてください。数えるのに時間がかかる場所こそ、置き場所を決め直す場所です。紙とメールと管理画面に散らばった書類を1か所に集めきれなくなってきたら、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、道具を選び直すときの目安にしてください。
Q1. ホテルのアルバイトの応募で、履歴書は必ず受け取るべきですか？
応募の段階で必ず受け取る必要はありません。客室清掃や朝食会場のように面接で話せば判断できる仕事なら、応募はフォームで最低限の項目だけを受け、履歴書は面接の当日か採用が決まってから受け取る形にできます。預かる履歴書が実際に会った人の分だけになり、不採用の人の書類を管理する手間も減ります。
Q2. フロントで履歴書の封筒を手渡されたら、どうすればよいですか？
受け取った従業員は封筒を開けず、応募者の名前と連絡先を確かめて、何日以内に担当から連絡するかを伝えます。封筒はカウンターの下の引き出しではなく、事務所の決まった箱か、応募書類専用の鍵のかかる引き出しに入れます。夜勤の時間帯なら、翌朝の引き継ぎで箱に入れるところまでを決まりにしておきます。
Q3. 外国籍の応募者の在留カードは、コピーを取っておくべきですか？
選考の段階では、原本を見せてもらって就労制限の有無の欄や資格外活動許可の欄を確認し、確認した事実と日付を記録する形でも確認はできます。コピーには多くの個人情報が載るため、採用が決まってからの手続きで必要な範囲で取るようにすると、不採用の人のコピーを預かり続けずに済みます。手続きの詳細は公的機関の案内で確かめてください。
Q4. 不採用になった人の履歴書は、どのくらい保管すればよいですか？
不採用の人の書類の保管期間を一律に定めた決まりがあるわけではなく、ホテルとして目的に照らして決めることになります。返却するのか、破棄するのか、次の応募に備えて一定期間残すのかを応募の前に決め、案内に書いておきます。破棄するときは紙を裁断し、データの複製も消します。判断に迷う場合は専門家に確かめてください。