ホテルの応募フォームで聞くことを決めようとすると、「フロント、客室清掃、朝食、宴会のどれに応募しているのか分からない」「夜勤に入れるのか書いていない」という届いた応募への不満から、項目をどんどん足したくなります。一方で、身長や写真、家族構成のように、昔の応募用紙に載っていた項目がそのまま残っているフォームも見かけます。この記事では、ホテルの採用に絞って、最初のフォームで聞く項目と、選考に使わないので集めない項目を分けます。読み終えたときに、いまのフォームから足す項目と削る項目を1つずつ決められる状態を目指します。
ホテルの応募は「どの部門」と「どの時間帯」で行き先が決まる
ホテルの採用が他の業種と違うのは、同じ建物の中に性質の違う仕事がいくつも並んでいることです。フロント、ベルやドアの案内、客室清掃やハウスキーピング、朝食会場、レストラン、宴会の配膳、調理、予約の受付、営業、夜間のフロント。求人票では「ホテルスタッフ」とひとまとめにしていても、実際に配属を決めるときには部門ごとに求める経験も働く時間も違います。
時間帯の幅も広いのがホテルです。客室清掃はチェックアウトからチェックインまでの日中に仕事が集中し、朝食会場は早朝から午前中、宴会は土日や夕方以降、フロントは交代で24時間を埋めます。夜勤のあるホテルでは、夕方から翌朝までの長い勤務を誰が担うかが、採用のたびに問題になります。
応募する人の層も幅があります。観光やホテルの専門学校に通う学生、他のホテルからの転職者、子育ての合間に日中だけ働きたい人、定年後に清掃や夜間の仕事を探す人、留学生、語学を活かしたい外国籍の人、宴会の配膳アルバイトを探す高校生、リゾート地で期間を決めて働きたい人。層ごとに、支配人や人事が最初に知りたいことが変わります。
ホテルでは、採用を担う支配人や副支配人自身がシフトに入っていることが珍しくありません。チェックインが重なる夕方や、団体の到着がある日に、応募者へ電話で「どの部門を希望されていますか」と聞き直す時間はほとんど取れません。フォームで聞く項目を決める基準は、応募者が答えやすいかどうかに加えて、届いた一覧を見ただけで「どの部門の誰に回すか」を決められるかどうかです。
最初のフォームで聞く項目
ホテルの応募で、最初のフォームに載せる価値があるのは次の範囲です。どれも、届いた時点で分かっていれば、次の連絡が1回で済む項目です。
・氏名とふりがな ・電話番号とメールアドレス（連絡を受けやすい時間帯も選んでもらう） ・希望する部門（複数選べる形） ・希望する働き方（正社員、契約社員、パート・アルバイト、期間限定） ・入れる時間帯（早番、日中、遅番、夜勤を分けて選ぶ） ・18歳未満かどうか ・語学を使える場面 ・ホテルや接客の仕事の経験 ・働き始められる時期と、期間を決めて働きたい場合はその期間 ・寮や住まいの支援を希望するか（寮のあるホテルだけ） ・面接に来られる日時の候補と、自由に書ける欄を1つ
フォームの冒頭には、入力にかかる時間の目安、履歴書はこの段階では要らないこと、応募したあと何日以内に誰から連絡するかを書いておきます。ホテルの求人に応募する人は、同じ駅の周りのホテルや、宿泊と飲食の求人を並べて同時に応募していることが多く、連絡の目安が書かれていない求人は後回しにされがちです。以下、ホテルならではの作り方を項目ごとに見ていきます。
希望する部門は、仕事の中身が分かる言葉で選んでもらう
部門の選択肢を「フロント」「ハウスキーピング」「F&B」「バンケット」のようにホテル内部の呼び方で並べると、ホテルで働いたことのない応募者は選べません。F&Bがレストランと宴会を合わせた部門だと知らない人は、そこで手が止まります。選択肢には仕事の中身を添えます。
・フロント（チェックイン、チェックアウト、電話の対応） ・客室清掃（ベッドメイク、客室とアメニティの補充） ・朝食会場やレストランの接客 ・宴会や婚礼の配膳 ・調理や洗い場 ・予約の受付や事務 ・夜間のフロント ・部門は決めていない、相談したい
「部門は決めていない」を用意しておくのは、未経験の応募者が多いホテルでは大事です。どれか1つを選ばせると、なんとなくフロントを選ぶ人が増え、清掃や朝食会場の人手が足りない現場とすれ違います。複数選べる形にして、相談したいという人を拾うほうが、配属の相談がしやすくなります。
選択肢に載せる部門は、そのホテルが自分で採用している部門だけに絞ります。客室清掃を外部の会社に任せているホテルが「客室清掃」を選択肢に残していると、清掃を希望する応募者はホテルに雇われるつもりで応募してきます。委託先の会社の求人を案内するのか、ホテルとしては清掃の募集をしていないと書くのかを決めて、フォームの説明に反映しておきます。レストランをテナントとして別の会社が運営している場合も同じです。
時間帯は「早番」「遅番」「夜勤」を別々に聞く
「シフト勤務ができますか」を「はい」「いいえ」で聞いても、配属は決まりません。ホテルで知りたいのは、どの時間帯に入れるかです。時間帯は、自分のホテルの実際の勤務時間を書いたうえで選んでもらいます。たとえば早番が6時台から始まるホテルなら、その時刻を選択肢の横に書いておきます。
早番の時刻を書いておくと、通勤の問題が先に見えます。駅から離れたホテルや、始発電車では早番の始まりに間に合わない地域では、車やバイクで通えるかどうかが配属に直結します。通勤手段を別の問いで聞くのは、早番や夜勤の時間帯に公共交通が無いホテルに限ってください。駅前にあって終電まで電車が走っているホテルなら、この問いは要りません。
夜勤は、入れるかどうかに加えて、月に何回くらいまでなら入れるかを幅で聞きます。「入れない」「月に2回から4回」「週に1回から2回」「夜勤を中心に働きたい」程度の選択肢で、シフトの見通しは十分に立ちます。夜勤に入れない理由を尋ねる欄は作りません。
夜の時間帯を任せる前に、18歳未満かどうかを確かめる
宴会の配膳や朝食会場のアルバイトには、高校生の応募もあります。宴会が夜遅くまで続くホテルでは、年齢を聞かないまま面接に進み、採用が決まってからシフトを組もうとして、夜の時間帯に入れられないと分かることがあります。労働基準法は、18歳に満たない人を夜の時間帯に働かせることを原則として禁じています。
使用者は、満十八才に満たない者を午後十時から午前五時までの間において使用してはならない。 ただし、交替制によつて使用する満十六才以上の男性については、この限りでない。 出典: laws.e-gov.go.jp
同じ条文には他にも例外の定めがあり、自分のホテルの勤務がどう扱われるかは所轄の労働基準監督署に確かめてください。フォームでできるのは、生年月日を聞く代わりに「18歳未満です」「18歳以上です」の2択を置くことです。応募の段階で知りたいのは夜の時間帯に配属できるかどうかなので、正確な生年月日は採用が決まってから確かめれば足ります。18歳未満を選んだ人には、入れる時間帯の選択肢から夜の枠を外して見せるようにしておくと、応募者の側も迷いません。
語学は資格の名前より「使える場面」で聞く
訪日客の多いホテルでは、英語や中国語、韓国語を話せる人を歓迎します。ここで「TOEICの点数」「HSKの級」を必須にすると、資格は持っていないが接客では困らない人の応募が止まります。反対に、点数は高くても電話の聞き取りは苦手という人もいます。
フロントの配属で知りたいのは、現場の場面でどこまで対応できるかです。言語ごとに、次のような段階で選んでもらいます。
・あいさつと簡単な道案内ができる ・チェックインの手続きと館内の説明ができる ・電話での予約の変更や、苦情の聞き取りができる ・通訳や翻訳ができる
資格を持っている人には、自由に書ける欄で添えてもらえば十分です。場面で聞いておくと、客室清掃や朝食会場のように、あいさつができれば足りる部門にも、語学を活かしたい人を回しやすくなります。
語学の問いと同じくらい見落とされやすいのが、フォームそのものの日本語です。外国籍の応募者が多いホテルで、フォームの説明や選択肢が「就業」「可否」「希望職種」のような硬い言葉で書かれていると、日本語で接客ができる人でも読み違えます。「働ける時間」「入れる」「選んでください」のように、やさしい言い方に置き換えるだけで、入力の途中でやめる人は減ります。漢字にふりがなを付ける、英語で同じ内容のフォームを別に用意するといった工夫は、応募者の層に合わせて選んでください。
経験は、年数より「どの規模で、何を任されていたか」を聞く
他のホテルからの転職者は、経験の欄の書き方で差が出ます。「ホテル勤務5年」とだけ書かれていても、客室が数十室のホテルでフロントも清掃の手配も1人でこなしていた5年と、数百室のホテルでフロントの受付だけを担当していた5年では、任せられる範囲が違います。
経験の欄は、次のように分けて聞くと、支配人が配属を考えやすくなります。
・働いていた宿泊施設の形（ビジネスホテル、シティホテル、リゾートホテル、旅館、その他） ・担当していた部門（複数選べる形） ・任されていた業務（夜間の締め作業、団体の受け入れ、宴会の進行、新人の指導、予約の管理など） ・予約や客室を管理するシステムを使った経験があるか
働いていたホテルの名前を必須にする必要はありません。名前が分かっても、配属の判断にはあまり使わないからです。書きたい人は自由に書ける欄で添えてもらえば足ります。未経験の人には、飲食店や販売など、接客の経験があるかどうかを聞く1問を用意しておくと、朝食会場や宴会の配膳に回す手がかりになります。
期間限定と寮の希望は、リゾートのホテルだけ聞く
リゾート地のホテルでは、夏休みやスキーシーズンなど期間を決めて働く人を集めることが多く、遠方からの応募には寮の有無が決め手になります。このようなホテルでは、働ける期間（開始日と終了日）と、寮を希望するかどうかを最初に聞いておくと、部屋の空きと照らし合わせて面接に進めるかをすぐに判断できます。
寮を用意していない都市部のホテルが、同じ項目を残しておく必要はありません。聞いても用意できないことを尋ねると、応募者は「寮があるのかもしれない」と受け取り、面接で気まずいやり取りが生まれます。
聞きたくなっても、フォームに載せない項目
ホテルの応募用紙には、長いあいだ当然のように載っていた項目があります。接客の仕事だからと身長や体重を書く欄、全身の写真、家族の職業、本籍地。どれも、フォームを作り直すときに外すかどうかを判断してください。基準は、その情報を選考に使うのか、使うならその仕事に本当に必要なのかです。
厚生労働省は、応募者の適性や能力と関係のない事項を応募書類や面接で把握することは、就職差別につながるおそれがあるとして、配慮すべき事項を挙げています。本籍や出生地、家族の職業や収入、住宅の状況、宗教、支持政党、尊敬する人物などです。詳しくは厚生労働省の公正な採用選考の特設サイトで確かめられます。
身長、体重、容姿に関わる写真
ドアやベルの担当、宴会の配膳などで、身長を聞く欄を残しているホテルがあります。制服の寸法を合わせるためという理由であれば、それは採用が決まってから聞けば足ります。応募の段階で身長や体重を聞くと、容姿で選んでいると受け取られ、応募そのものをためらう人が出ます。
写真を必須にするかどうかも同じ考え方です。フォームに写真のアップロードを必須にすると、スマートフォンで撮り直す手間が増えて応募が止まるうえ、選考の場で見た目の印象が先に立ちます。面接で本人に会えば分かることを、応募の段階で集める理由はありません。
国籍そのもの
外国籍の応募者を受け入れるホテルでは、「国籍」の欄を置きたくなります。ただ、採用で確かめる必要があるのは国籍ではなく、日本でその仕事に就ける在留資格を持っているかどうかです。フォームでは「日本で働くことができる在留資格を持っていますか」「持っていない、または分からない」程度の問いにとどめ、在留カードの確認は面接や採用の手続きの中で行います。
留学生のアルバイトでは、働ける時間に上限があります。厚生労働省の案内では、資格外活動の許可を受けた留学生は原則として1週28時間まで働くことができると説明されています。この上限は、フォームで聞くよりも、面接で在留カードと許可の内容を確かめながら、入れるシフトを一緒に決めるほうが確実です。
住所の番地まで
応募の段階で番地までの住所を必須にしているフォームもよく見かけます。ホテルが応募の時点で知りたいのは、早番や夜勤の時間に通えるかどうかであり、それは市区町村か最寄り駅が分かれば見当がつきます。番地や建物の名前は、採用が決まって雇用契約の書類を作るときに聞けば足ります。
番地までを最初に集めると、不採用になった人の住所まで預かることになり、あとで消す手間も増えます。厚生労働省の配慮すべき事項でも、現住所の略図のような情報は、住宅の状況や生活環境の把握、身元調査につながるおそれがあるとされています。通勤の見当をつけるという目的に対して、どこまでの情報で足りるかを考えて欄を作ってください。
家族のこと、健康のこと、夜勤に入れない理由
「家族構成」「扶養家族」「持病の有無」は、応募の段階では外します。夜勤や早番に入れない事情を書いてもらう欄も作りません。事情を書かせると、子育てや家族の介護、通院の話がフォームに残り、選考に使わない情報を預かることになります。知りたいのは入れる時間帯であり、理由ではありません。
腰を使う客室清掃や、重い食器を運ぶ宴会の配膳で、体力面が気になるという声はよく聞きます。その場合も、フォームで持病を聞くのではなく、仕事の中身を求人とフォームの説明に具体的に書いておき、応募者自身が判断できるようにします。1日に何室くらいを担当するのか、立ち仕事がどのくらい続くのかが書いてあれば、合わない人は応募の前に気づけます。
ホテルの形で、項目の足し引きが変わる
ここまでの項目は、どのホテルでも同じ量を載せる必要はありません。ホテルの形によって、足す項目と外す項目が変わります。
駅前のビジネスホテル
客室数が多くない駅前のビジネスホテルでは、支配人とフロントの数人で運営していて、採用も支配人ひとりが担っていることがよくあります。部門の数も少なく、フロントと清掃、朝食の3つで足りることが多いため、部門の選択肢は絞り、そのぶん夜勤の回数と早番の通勤を丁寧に聞きます。夜間を少人数で回すホテルでは、夜勤に入れる人が1人増えるかどうかで、支配人自身の夜勤の回数が変わります。
夜間の担当を専門に探しているなら、夜勤を中心に働きたい人向けに、仮眠の取り方や夜間に1人で対応する時間があるかどうかをフォームの説明に書いておきます。夜勤専門の仕事を探す人は、他の職種と掛け持ちしている人や、昼間に別の予定がある人が多く、夜間に1人になる時間の長さを気にします。説明が先にあれば、合わない人は応募の前に判断でき、面接で辞退されることが減ります。
宴会場やレストランを持つシティホテル
宴会や婚礼を持つホテルでは、宴会の配膳の応募が土日の予定と結びつきます。「土曜と日曜に入れるか」「平日の夕方以降に入れるか」を別に聞いておくと、宴会の予定表と照らし合わせやすくなります。人事の担当が本社や管理部門にいて、部門の責任者に応募を回す形のホテルでは、希望部門の選択肢をそのまま振り分けの鍵として使います。
リゾートのホテル
リゾートでは、期間と寮の希望に加えて、応募者がいまどこに住んでいるかを都道府県の単位で聞く価値があります。面接を現地で行うのか、オンラインで行うのかを決める材料になるからです。番地まで聞く必要はありません。
同じ会社が複数のホテルを運営している場合
同じ会社の中で複数のホテルの応募を1つのフォームで受けるなら、希望するホテルを選ぶ欄を先頭に置きます。「どこでもよい」「通える範囲ならどこでも」を用意しておくと、人手が足りないホテルに回す相談がしやすくなります。ホテルごとに運営している会社が違う場合、応募者の情報を別の会社のホテルへ回してよいかは、フォームの説明にどう書いて同意を得るかを含めて、個人情報の担当や専門家に確かめてください。
項目の順番と、必須にする範囲
聞く項目が決まったら、並べる順番と必須にする範囲を決めます。ホテルの応募でおすすめなのは、希望する部門と入れる時間帯を先に置き、氏名や連絡先を後ろに回す並べ方です。最初に自分に関係のある問いが出てくると、応募者は「このホテルは自分の働き方に合うか」を確かめながら進められます。氏名や電話番号から始まるフォームは、個人情報を先に渡すことへのためらいから、最初の画面で閉じられやすくなります。
必須にするのは、次の連絡に欠かせない項目だけにします。氏名、連絡先、希望する部門、入れる時間帯、18歳未満かどうか。この5つがそろっていれば、支配人は電話をかける前に配属の見当をつけられます。語学、経験、寮の希望、自由に書ける欄は任意にしておき、書いてくれた人の分だけ判断材料が増える形にします。
条件によって次の問いを出し分けられるフォームなら、選んだ部門に応じて問いを変えます。宴会の配膳を選んだ人には土日の予定を、夜間のフロントを選んだ人には月の回数を、というように、関係のない人には見せない形にすると、全員が答える問いの数を増やさずに済みます。出し分けができないフォームでは、問いの見出しに「宴会の配膳を希望する方のみ」と書き添えておきます。
項目を決めたら、フォームの外側も見直す
項目を整えても、届いた応募が埋もれてしまえば意味がありません。ホテルで特に起きやすいのは、応募の通知が予約の受付と同じメールアドレスに届くことです。代表のアドレスには、予約サイトからの予約や変更、取り消しの通知が1日に何十通も届きます。そこに応募の通知が混ざると、夜勤のフロントが見て「後で支配人に」と思ったまま、翌日には他の通知の下に沈みます。
応募の通知は、予約の受付とは別の宛先に届くようにします。支配人と人事の担当など、採用に関わる人だけが見られる宛先です。フロントの共用のパソコンで開く受信箱に応募者の氏名や電話番号が届くと、応募者の情報を見られる人の範囲が一気に広がる点にも気をつけてください。
送信のあとの画面と自動返信にも、同じ情報を載せておきます。「応募を受け付けました」の一文だけでなく、何日以内に、どの番号かどのアドレスから連絡するのかを書きます。ホテルからの電話は代表番号から発信されることが多く、応募者が知らない番号として出ないことがあります。発信元の番号を先に伝えておくと、折り返しのすれ違いが減ります。
自由に書ける欄の見出しにも工夫の余地があります。「志望動機」と書くと、アルバイトの応募でも長い文章を求められているように感じて、手が止まる人がいます。ホテルの応募で役に立つのは、動機よりも「勤務について相談したいこと」です。「子どもの送り迎えがあるので早番の開始を30分遅らせたい」「冬のあいだだけ働きたい」「宴会の日だけ入りたい」といった書き込みは、シフトを組むときにそのまま使えます。見出しを変えるだけで、書かれる中身が選考に使えるものに寄っていきます。
フォームを公開する前に、現場の従業員に試しに入力してもらうのも効果があります。休憩中のフロントの従業員にスマートフォンで最後まで入力してもらい、かかった時間と、迷った問いを聞き取ります。留学生のアルバイトがいるホテルなら、その人に選択肢の言葉を読んでもらうと、硬すぎる表現に気づけます。支配人が自分で入力すると、ホテルの言葉に慣れているぶん、応募者がつまずく場所が見えません。
最後に、項目を決めた根拠を1枚のメモに残しておきます。「身長の欄は制服の寸法のために残していたが、採用後に聞くことにして外した」「夜勤の回数は、支配人の夜勤を減らすために聞いている」。担当が替わっても、同じ議論を繰り返さずに済みます。
届いた応募を並べて見えてくること
項目を整えたフォームで応募を受けると、届いた応募を部門や時間帯で並べ替えて見られるようになります。そこで初めて、「フロントの応募は多いが、早番に入れる人がほとんどいない」「朝食会場の応募は語学を使いたい人が多い」といった傾向がつかめます。求人票の書き方を変えるべきか、時給や勤務時間を見直すべきかを決める材料は、この並びの中にあります。
Googleフォームで応募を受けて、スプレッドシートで部門ごとに色を付けて管理しているホテルは少なくありません。応募が月に数件で、見るのが支配人ひとりであれば、その形で十分に回ります。どういう使い方ならそのままでよく、どこから手作業が増えるのかは、Googleフォームとの比較で項目ごとに整理しています。会社のサイトをWordPressで作っていて、そこから応募を受けている場合の違いは、Contact Form 7との比較で確かめられます。社内でMicrosoft 365を使っている会社なら、Microsoft Formsとの比較が近い判断材料になります。
届いた応募に担当と段階を持たせ、部門の責任者に回して返信まで同じ画面で進める流れは、採用の応募受付で紹介しています。希望部門や夜勤の回数を一覧の列として持てるか、自動返信の文面を決めておけるかといった機能の範囲は、できることに載せています。実際の画面で応募がどう並ぶのかは、動くところを見るから触れます。受け取る件数や使う人数によって費用がどう変わるかは料金で、応募者の情報を見られる人の分け方などの疑問はよくある質問で確認できます。
フォームを選び直すかどうかは、項目を整えてから1か月分の応募を並べたあとで判断しても遅くありません。部門と時間帯で並べて迷わず振り分けられるなら、道具を替える理由は小さいと言えます。並べても支配人の手元で止まる応募が残るなら、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、次の判断の軸にしてください。
Q1. ホテルの応募フォームに写真の添付は必須にしたほうがよいですか？
必須にしない形をおすすめします。スマートフォンで撮り直す手間が増えて応募が途中で止まりやすく、選考の場で見た目の印象が先に立つからです。本人の雰囲気は面接で会えば分かります。制服の寸法など採用後に必要な情報は、採用が決まってから聞けば足ります。どうしても添付を受けたい場合は任意の欄にしておきます。
Q2. 外国籍の応募者に国籍を聞いてもよいですか？
採用で確かめる必要があるのは国籍ではなく、その仕事に就ける在留資格を持っているかどうかです。フォームでは「日本で働くことができる在留資格を持っているか」を聞く程度にとどめ、在留カードの確認は面接や採用の手続きで行います。留学生の場合は働ける時間に上限があるため、許可の内容を確かめながらシフトを決めます。
Q3. 高校生の応募を受けるとき、フォームで気をつけることはありますか？
18歳未満かどうかを2択で聞いておくと、夜の時間帯に配属できるかを最初に判断できます。労働基準法では18歳未満の人を午後10時から午前5時まで働かせることが原則として禁じられています。宴会が夜まで続くホテルでは特に、夜の枠を選べないようにしておくと応募者も迷いません。細かな例外は労働基準監督署に確かめてください。
Q4. 部門ごとに応募フォームを分けたほうがよいですか？
部門ごとに聞く項目が大きく違わないなら、1つのフォームで希望部門を複数選べる形のほうが扱いやすくなります。未経験の応募者はどの部門が合うか決めていないことが多く、フォームを分けると選べずに離れる人が出ます。宴会の配膳だけ土日の予定を詳しく聞くなど、部門によって必要な項目だけを追加で表示する形にすると、入力の負担も抑えられます。