ホテルの面接の日程を決める段階で、応募者とのやり取りが何往復も続いていないでしょうか。候補日を出したら応募者の都合が合わず、応募者の希望日を聞いたら今度は支配人が夜勤、ようやく決まった日に団体の到着が重なって面接官が抜けられない。ホテルの面接は、面接官も応募者もシフトで動いているぶん、一般的な会社の面接より日程が決まりにくくなります。この記事では、ホテルの勤務の流れに合わせて面接の枠を先に作り、応募者に選んでもらう組み方を順に説明します。読み終えたときに、来月のシフト表にどこへ面接の枠を入れるかを決められる状態を目指します。
ホテルの面接の日程が決まりにくい理由
ホテルの面接日程が何往復もするのは、面接をする側、受ける側、場所の3つがそれぞれ動いているからです。
面接をする側は、支配人、副支配人、部門の責任者です。多くのホテルでは、この人たちも早番、遅番、夜勤のシフトに入っています。シフト表は月単位で組まれ、面接を入れようとしたときにはすでに埋まっていることがほとんどです。空いているように見える時間も、宴会の打ち合わせや、団体の予約の確認、清掃の手配の見直しで埋まっていきます。予定表の空白が、そのまま面接に使える時間とは限りません。
受ける側の応募者も、同じ業界で働いている人ほどシフトで動いています。他のホテルや飲食店で働きながら転職を考えている人は、次の月のシフトが出るまで自分の休みが分かりません。専門学校の学生は授業と実習の予定があり、日中にパートを探している人は子どもの送り迎えの時間に縛られます。「来週のどこか」と聞かれても、すぐには答えられない人が多いのです。
場所も動きます。ロビーやラウンジで面接をすると、宿泊客の目に入り、応募者も話しにくくなります。事務所は狭く、フロントの従業員が出入りします。会議室や小さな宴会場は、宴会や会議の予約が入れば使えません。前の週に押さえておいた部屋が、急な予約で使えなくなることもあります。
この3つが重なるホテルで、応募が届くたびに面接官の予定を確かめて候補日を出す形を続けると、やり取りの往復が増え、そのあいだに応募者は他のホテルの面接を先に決めます。日程を決める手間を減らすには、応募が届く前に面接の枠を作っておくことが近道です。
1日のうちで、面接を入れやすい時間と入れにくい時間
面接の枠を作る前に、自分のホテルの1日の流れを書き出します。ホテルの形によって忙しい時間は違いますが、多くのホテルで次のような波があります。
・朝食の時間帯は、朝食会場とフロントに人手が取られる ・チェックアウトが集中する時間は、フロントが精算と問い合わせに追われる ・チェックアウトのあとからチェックインまでは、客室清掃が一斉に動く ・チェックインが始まってからの数時間は、フロントが最も忙しい ・夕方から夜は、宴会やレストランの営業が重なる
この波のうち、面接官が現場から離れやすいのは、チェックアウトの対応が落ち着いてから、チェックインが本格的に始まるまでの時間であることが多くなります。たとえばチェックアウトが11時、チェックインが15時のホテルなら、昼過ぎから14時台の枠が候補になります。ただし、この時間は客室清掃の責任者が最も忙しい時間でもあるので、清掃の応募者を清掃の責任者が面接するなら、清掃が終わった夕方の枠のほうが合います。
リゾートのホテルでは、到着が昼過ぎに集中し、夕食の時間帯に宴会場とレストランが一斉に動きます。駅前のビジネスホテルでは、平日の夕方に出張の宿泊客のチェックインが重なります。一般論の「昼過ぎ」をそのまま当てはめず、先週1週間のフロントと宴会の忙しさを時間ごとに振り返って、面接官が30分から1時間離れても現場が回る時間を探してください。
曜日の波も見ておきます。宴会や婚礼のあるホテルでは、土日は宴会の責任者が面接をする余裕がありません。ビジネスホテルでは、週末よりも平日の中日のほうが忙しいこともあります。面接の枠は、1日のうちの時間と、週のうちの曜日の両方で、落ち着いているところに置きます。
面接の枠を先に作る組み方
応募が届いてから面接官の予定を探すのをやめ、先に枠を作っておく組み方を、4つの手順に分けて説明します。
シフト表を組む段階で、面接の枠を入れる
面接の枠は、翌月のシフト表を組むときに一緒に入れます。シフト表が出来上がってから空きを探すと、面接官の休みの日か、夜勤明けの時間しか残っていません。シフト表の中に「面接」という勤務の区分を作り、面接官の勤務時間の中に入れてしまうのが確実です。
枠の数は、これまでの応募の数から決めます。月に数件しか応募がないホテルなら、週に1回、1回につき2人分の枠で足ります。応募の多い時期や、大きく人を増やしたい時期なら、週に2回か3回に増やします。枠を多めに作っておいて、埋まらなかった枠は前日に通常の業務へ戻す、と決めておけば、面接官の時間が無駄になることはありません。
面接官を1人に固定しない
面接官が支配人ひとりだと、支配人の休みや急な来客で、その週の枠がすべて消えます。一次の面接を担当できる人を2人以上決めておき、枠ごとに担当を割り振ります。支配人と副支配人、フロントの責任者と宴会の責任者、というように、部門の違う人を組み合わせると、どの部門の応募者が来ても話ができます。
面接官を複数にするときは、誰が面接しても同じことを聞き、同じ基準で記録を残す準備が要ります。これについては後の節で触れます。
面接の部屋を先に押さえる
面接の枠を作ったら、同じ時間の部屋も押さえます。小さな宴会場や会議室を面接に使うなら、宴会や会議の予約を管理している台帳に、社内の予約として面接の時間を入れておきます。台帳に入っていなければ、営業の担当は空いている部屋として外部の予約を受けてしまいます。
部屋が確保できないホテルでは、事務所の一角を仕切って使うこともあります。その場合は、フロントの従業員が出入りする動線から離れた場所を選び、面接の時間だけは電話の取り次ぎを別の人に頼んでおきます。客室を面接に使うことは避けたほうが無難です。応募者によっては、客室で面接官と2人きりになることに抵抗を感じます。
枠を応募者に選んでもらう
枠ができたら、応募者に「いつがよいですか」と聞くのではなく、枠の中から選んでもらいます。候補を3つほど書いて返事をもらう形でも、日時を選べる予約のページを用意して応募者が自分で押さえる形でも構いません。大事なのは、応募者に白紙で希望を聞かないことです。白紙で聞くと、応募者の希望が面接官の休みの日に重なり、また候補を出し直すことになります。
選んでもらう枠には、面接の終わる時刻も書いておきます。開始の時刻しか書かれていないと、応募者は自分のシフトの前に入れようとして、時間が足りなくなります。
面接官どうしで、枠の埋まり具合を見られるようにする
面接官が複数になると、同じ枠を2人の応募者に別々に出してしまう二重の予約が起きます。支配人がメールで応募者Aに火曜の14時を出し、同じ日に副支配人が電話で応募者Bにも火曜の14時を伝える。どちらも自分の手帳には書いていても、相手の手帳は見ていません。
枠の埋まり具合は、面接官全員が同じものを見る形にします。事務所のホワイトボードに書く、共有の予定表に入れる、応募の一覧に面接の日時の列を作る、どれでも構いませんが、1か所に決めることが大切です。応募者に枠を出す前にその1か所を見て、出した時点で仮の印を付け、応募者が選んだら確定の印に変えます。仮の印のまま2日たった枠は、他の応募者に出してよいと決めておくと、返事の遅い応募者のために枠が塞がり続けることもありません。
部門によって、面接の長さを変える
面接の枠をすべて同じ長さで作る必要はありません。ホテルでは部門ごとに確かめたいことが違い、それに合わせて枠の長さを変えると、面接官の時間を無駄にせずに済みます。
フロントの面接では、勤務の時間帯や経験を聞くのに加えて、語学を使う場面を確かめたり、チェックインの受け答えを簡単にやってもらったりすることがあります。こうした確認を入れるなら、枠は長めに取ります。客室清掃の面接は、話を聞く時間は短くても、実際の客室を見てもらい、1室にかける作業を説明する時間が要ります。話は短く、館内を歩く時間を足した枠にします。
長さの違う枠を用意したら、応募者に出すときに部門を取り違えないようにします。フロントの応募者に短い清掃の枠を出してしまうと、面接の途中で時間が足りなくなります。枠の名前に部門を入れておくと、選び間違いが減ります。
応募者の勤務の形に合わせて、枠の時間を変える
ホテルの応募者は層が広く、全員に同じ時間帯の枠を出しても合わない人が出ます。応募者の層ごとに、合いやすい枠の作り方を押さえておきます。
別のホテルや飲食店で働いている人
同じ業界で働いている人は、自分のシフトの前後か、休みの日にしか面接に来られません。夜勤に入っている人は、夜勤明けの朝に面接を入れると疲れが残った状態で話すことになり、本来の受け答えができません。夜勤の人には、夜勤に入る前の夕方の枠か、休みの日の枠を出します。
この層には、面接の枠を夕方以降や土日にも少し用意しておくと、応募を途中でやめる人が減ります。面接官が土日に動けないホテルでは、平日の遅い時間の枠を1つだけでも作っておきます。
専門学校や大学の学生
学生には、授業が終わったあとの夕方の枠が合います。観光やホテルの専門学校では、実習でホテルや旅館に一定期間出ている時期があり、そのあいだは面接に来られません。応募を受けた時点で実習の予定を聞いておくと、面接を実習の前か後にずらす相談ができます。長期休みの前に応募が増える傾向があるホテルなら、その時期に夕方の枠を増やしておきます。
日中だけ働きたい人
客室清掃や朝食会場の応募者には、子どもを学校や保育園に送り出したあとから、迎えに行くまでの時間に働きたい人が多くいます。面接もその時間の中に入れる必要があります。朝の送り出しが終わる時間から、昼過ぎまでの枠が合いやすくなります。夕方以降の枠しか出さないと、この層の応募者は面接に来られません。
この層は、子どもの学校が長期休みに入ると、日中の時間が取りにくくなります。夏休みの直前に応募してきた人には、休みに入る前に面接を済ませるか、休みが明けてからにするかを先に聞いておくと、休みの最中に何度も日程を組み直さずに済みます。働き始める時期も、休み明けに合わせて相談すると、採用が決まってからの辞退が減ります。
遠方から応募してくる人
リゾートのホテルでは、他の地域に住む人の応募が多くなります。一次の面接はオンラインで行い、採用が決まる前か後に現地を見てもらう、という2段階にすると、応募者が交通費と時間をかけて来たのに合わなかった、ということが減ります。
オンラインの面接では、ホテルの中を見せられないぶん、寮の部屋の様子や、職場までの距離、休みの日の過ごし方など、現地に来れば分かることを言葉で補います。オンラインの面接の枠は、移動の時間がいらないぶん、短めの時間で作れます。面接のための通話の招待は、枠を選んでもらった時点で送り、前日にもう一度同じ招待を送っておくと、当日にリンクが見つからないという連絡が減ります。
留学生や外国籍の応募者
留学生は、学校の授業と、いまのアルバイトの時間の合間で面接に来ます。資格外活動の許可で働ける時間には上限があるため、面接の場で在留カードを見ながら、入れる時間を一緒に確かめる必要があります。在留カードの確認は対面のほうが確実なので、オンラインで一次の面接をした場合でも、採用を決める前に一度来てもらう枠を用意しておきます。
繁忙期から逆算して、面接の時期を決める
ホテルの採用で日程の問題が最も大きくなるのは、繁忙期です。大型連休、夏休み、年末年始、近くで大きな催しがある週。人手が一番ほしい時期に、面接官が一番現場から離れられません。
繁忙期に新しい人に働いてもらいたいなら、面接の時期を逆算して前に出します。採用が決まってから、制服の用意や、雇用の手続き、研修、先輩と一緒に入る期間を経て、1人で任せられるようになるまでには時間がかかります。フロントなら、予約や客室を管理するシステムの操作を覚える期間も要ります。繁忙期が始まる日から、この準備の期間をさかのぼった日までに面接を終えている必要があります。
たとえば研修と先輩との同行に2週間、手続きと制服の用意に1週間かかるホテルなら、繁忙期の始まりの3週間前には採用が決まっていなければなりません。面接から採否の連絡までに数日かかるなら、面接の枠はさらに前に集中して作ります。この逆算を毎年の予定表に書いておくと、繁忙期の直前に慌てて面接を詰め込むことがなくなります。
暦の上の連休だけが繁忙期ではありません。近くの会場で開かれる大きな展示会や学会、音楽の催し、スポーツの大会の日程は、年によって変わります。こうした催しの週は、予約の入り方で数か月前から分かることが多いので、予約の担当や営業の担当から「予約が急に埋まり始めた週」を聞き取り、面接の予定表に書き込んでおきます。催しの週に面接の枠を置いてしまうと、面接官が抜けられずに枠を改める回数が増えます。反対に、催しの前の落ち着いた週に枠を増やしておけば、その週に採用した人を催しの週までに現場へ慣らしておけます。
繁忙期の最中に応募が届いた場合は、面接を繁忙期の後に回すかどうかを決めます。後に回すなら、その日付を最初の返事で正直に伝えます。応募者を長く待たせたくない場合は、繁忙期のあいだは15分ほどの電話の面接で一次の判断だけを行い、対面の面接は繁忙期の後に行う、という形も取れます。電話の面接なら、面接官がバックヤードで数分だけ現場を離れれば済みます。
宴会の配膳スタッフは、説明会の形でまとめて会う
宴会や婚礼のあるホテルでは、配膳のアルバイトを一度に何人も集めたい時期があります。応募が届くたびに1人ずつ面接の日程を調整していると、宴会の責任者は面接だけで週の空き時間を使い切ります。
配膳のアルバイトは、仕事の中身がホテルごとに大きくは変わらず、勤務も宴会の予定に合わせて入る形が多いため、説明会の形でまとめて会う方法が合います。月に2回ほど説明会の日時を決めておき、応募者にはその中から選んでもらいます。説明会では、宴会の仕事の流れ、入る日の決め方、制服や身だしなみの決まりをまとめて説明し、そのあとに1人ずつ短い面談をします。日程の調整は、応募者が説明会の日を選ぶだけで済みます。
説明会の形にするときは、全員の前で個人の事情を話させないように気をつけます。入れる曜日や時間帯、住んでいる地域のように、他の応募者に聞かれたくないことは、個別の面談の時間に聞きます。説明会の会場に使う宴会場は、宴会の予約の台帳に先に入れておきます。宴会の多い週末は避け、宴会場の空いている平日の夕方に置くのが現実的です。
説明会の日に来られない応募者のために、個別の枠を少しだけ残しておくと、平日の夕方に都合がつかない人も取りこぼしません。
面接官が替わっても、聞くことをそろえる
面接官を複数にすると、日程は組みやすくなる一方で、面接官ごとに聞くことがばらばらになります。支配人は勤務の時間帯を丁寧に聞き、宴会の責任者は体力や接客の経験を中心に聞く、というように、面接官の関心で中身が変わると、応募者どうしを比べられません。
ホテルでは、勤務の時間帯や、夜勤の回数、語学を使える場面など、面接で確かめたい項目がある程度決まっています。面接官が手元に置く確認の用紙を1枚作り、聞く項目の順番をそろえます。用紙には、聞いてはいけない項目も書いておきます。緊張している応募者を和ませようとして、家族のことや出身地の話題から入ってしまう面接官は少なくありません。厚生労働省の公正な採用選考の特設サイトには、次のように書かれています。
応募者から「本人の適性・能力以外の事項を把握された」と指摘があったもののうち、 「家族に関すること」の質問が多くを占めています。 面接の空気を和らげるために聞いてしまうケースが多いようですので、注意しましょう。 出典: kouseisaiyou.mhlw.go.jp
ホテルの面接では、夜勤や早番に入れない事情を尋ねるうちに、家族の話に踏み込みやすくなります。確認の用紙には「入れる時間帯と回数を聞く。入れない理由は聞かない」と書いておきます。雑談で緊張をほぐしたいなら、ホテルを利用したことがあるか、接客で印象に残った場面はあるか、といった仕事に関わる話題を用意しておきます。
日程が決まってから当日までに崩れること
日程が決まっても、当日までにホテルでは予定が崩れる出来事が起きます。起きたときにどう動くかを先に決めておきます。
面接官が現場から抜けられなくなったとき
団体の到着が早まった、宴会の打ち合わせが延びた、フロントで苦情の対応が長引いた。面接の直前に面接官が抜けられなくなることは、ホテルでは珍しくありません。面接官を複数決めてある場合は、同じ時間に勤務している別の面接官が代わりに入ります。代わりがいない場合は、応募者が出発する前に連絡して、日時を改めてもらいます。
応募者がすでにホテルに着いている場合は、待たせる時間の見込みを伝え、待つか改めるかを応募者に選んでもらいます。ロビーで長く待たせると、応募者はホテルの働き方そのものに不安を感じます。控えてもらう場所を1つ決めておき、飲み物を出すかどうかも決めておきます。
応募者から日程を変えたいと連絡があったとき
シフトで働いている応募者は、急に勤務が入って日程を変えたいと連絡してくることがあります。変更の連絡を受けたら、その場で次の枠を選んでもらいます。「改めてご連絡します」で終えると、やり取りがまた最初からになります。変更を受けた人と、次の枠を決めた人が別になると行き違いが起きるので、変更の連絡を受けた人がそのまま次の枠まで決める、と決めておきます。
応募者が連絡なしに来なかったとき
面接の時間を過ぎても応募者が来ないときは、15分ほど待ってから一度だけ連絡を入れます。電話に出なければ、面接の枠を閉じて、面接官は通常の業務に戻ります。来なかった応募者から後日連絡があった場合に、改めて枠を出すかどうかは、ホテルとして方針を決めておきます。方針が無いと、面接官ごとに対応が変わります。
前日に確認の連絡を入れておくと、来ない応募者は減ります。確認の連絡に返事がない応募者の枠は、当日の朝にもう一度だけ連絡し、それでも反応がなければ面接官に伝えておきます。日時、場所、入り方、持ち物、当日に遅れるときの連絡先を、前日の昼までに短く送ります。
採否を伝える日までを、日程の一部として決める
面接の日程を決めることに気を取られて、面接のあと採否をいつ伝えるかを決めていないホテルは少なくありません。応募者にとっては、面接の日から結果が届く日までも、待たされている時間です。その間に他のホテルから採用の連絡が来れば、そちらに決めます。
ホテルでは、結果を出すまでに時間がかかる理由がいくつかあります。支配人が面接をしても、採用を決めるのは運営会社の本部という形のホテルでは、本部の担当に面接の記録を送り、返事を待つ時間がかかります。部門の責任者が面接をして、支配人が決める形でも、2人が同じ日に勤務していなければ話し合う時間が取れません。
面接の枠を作るときに、採否を伝える日までを一緒に決めておきます。「面接から3日以内に電話で結果をお伝えします」と面接の場で伝えるなら、その3日の中に本部への確認や支配人との話し合いが入るように、面接官と決める人の勤務を合わせておきます。2回目の面接が必要なホテルなら、1回目の面接の終わりに、その場で2回目の枠を選んでもらいます。後日改めて日程を調整すると、また往復が始まります。
結果を伝える日を面接の場で約束したら、その日付を応募の一覧に書き込みます。約束の日が過ぎても結果の欄が空いている応募は、誰かが拾うようにしておきます。
面接の枠と実績を並べて見る
面接の枠を先に作る形にすると、1か月ごとに枠の使われ方を振り返れるようになります。作った枠の数、応募者に選ばれた枠の数、実際に面接ができた数、応募者が来なかった数、面接官の都合で改めた数を並べると、「平日の昼の枠は選ばれない」「土曜の夕方の枠は必ず埋まる」「面接官が抜けて改めた回数が宴会の多い週に偏っている」といった形が見えてきます。枠の時間帯を変えるべきか、面接官を増やすべきかは、この並びから判断できます。
応募の受付をGoogleフォームで行い、面接の日時をスプレッドシートに書き込んでいるホテルもあります。応募が少なく、面接官が1人なら、それで十分に回ります。どういう使い方ならそのままでよく、どこから手作業が増えるのかは、Googleフォームとの比較で項目ごとに整理しています。社内の予定をMicrosoft 365で管理している会社なら、Microsoft Formsとの比較が判断の材料になります。
届いた応募に面接官を割り当て、面接の案内や日程の変更、結果の連絡まで同じ画面で進める流れは、採用の応募受付で紹介しています。応募ごとに面接の日時や段階を記録できるか、面接の案内の文面を保存しておけるかといった範囲はできることに、実際の画面の動きは動くところを見るにあります。面接官の人数が増えたときの費用は料金で、応募者の情報を誰が見られるかといった疑問はよくある質問で確かめられます。
まずは来月のシフト表に、面接の枠を2つ入れるところから始めてください。枠を先に作るだけで、応募者との往復は1回か2回に減ります。そのうえで、面接官や応募の数が増えて、誰がどの応募者と日程を決めたのかを追いきれなくなってきたら、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、次に道具を選ぶときの軸にしてください。
Q1. ホテルの面接は何時ごろに入れるのがよいですか？
自分のホテルのチェックアウトの対応が落ち着いてから、チェックインが始まるまでの時間が候補になりやすくなります。ただし客室清掃の責任者はその時間が最も忙しいため、清掃の応募者を面接するなら夕方が合います。先週1週間の忙しさを時間ごとに振り返り、面接官が1時間離れても現場が回る時間を探してください。
Q2. 夜勤で働いている応募者の面接はいつにすればよいですか？
夜勤明けの朝は疲れが残り、本来の受け答えができないことがあるため避けます。夜勤に入る前の夕方か、休みの日の枠を出すのが合っています。同じ業界で働く応募者は翌月のシフトが出るまで休みが分からないことも多いので、候補を少し先の日付まで広げて出しておくと決まりやすくなります。
Q3. 繁忙期に応募が来たら、面接はどうすればよいですか？
繁忙期の後に面接を回すなら、その日付を最初の返事で正直に伝えます。応募者を長く待たせたくない場合は、15分ほどの電話の面接で一次の判断だけを行い、対面の面接は繁忙期が明けてから行う形も取れます。繁忙期に働いてほしい人は、研修の期間から逆算して、繁忙期より前に面接を終えておくのが基本です。
Q4. 遠方の応募者はオンラインで面接してもよいですか？
一次の面接をオンラインで行うのは有効です。ホテルの中や寮を見せられないぶん、部屋の様子や職場までの距離を言葉で補います。外国籍の応募者の在留カードの確認など、対面のほうが確実なこともあるため、採用を決める前に一度来てもらう機会を作っておくと安心です。交通費の扱いも先に伝えておきます。