ホテルの面接の辞退を減らしたいと考える支配人や人事の担当者は、たいてい、同じ場面を何度も経験しています。面接の時間に合わせて宴会の準備を抜けてきたのに、応募者が来ない。電話をかけてもつながらず、30分待ってから現場に戻る。翌日になって「別のところに決まりました」と短いメッセージが届くか、何の連絡もないまま終わる。応募者の側の事情もありますが、面接の日時を決めてから当日までにホテルが出している連絡を見直すと、来ない人の数は変えられます。この記事では、ホテルの面接で辞退や無断の欠席が起きる理由を分け、日時を決めてから当日までに出す連絡を1本ずつ組み直します。読み終えたときに、自分のホテルで来週から足す連絡を1つ決められる状態を目指します。
ホテルの面接に応募者が来ない理由を、5つに分ける
「最近の応募者は来ない」とひとまとめにすると、打つ手が見えません。ホテルの面接に来なかった人の事情は、おおむね次の5つに分けられます。
・日時を忘れていた、または勘違いしていた ・ホテルまでたどり着けなかった、たどり着くのが難しいと気づいた ・勤務の条件に不安が出て、面接に行く気持ちがなくなった ・他のホテルや別の仕事に先に決まった ・行かないと決めたが、断りの連絡を入れにくかった
1つめと2つめは、ホテルの連絡で大きく減らせます。3つめは、連絡の中身を変えれば減らせます。4つめは、面接までの日数を縮めることで減らせます。5つめは、断りやすい出口を用意すると、無断の欠席が「事前の辞退」に変わります。無断の欠席が辞退の連絡に変わるだけでも、面接官が現場を抜けて待ち続ける時間はなくなります。
来なかった人に理由を聞けることはあまりありませんが、辞退の連絡をくれた人には、差し支えなければ理由を一言だけ尋ねておきます。聞いた理由を5つのどれに当たるかで分けて記録しておくと、自分のホテルでどの理由が多いのかが分かり、足す連絡の順番を決められます。
日時を決めたら、応募者の返事で予約を確定させる
面接の日時の決め方は、ホテルによってさまざまです。候補を3つ送って選んでもらう、電話で話しながらその場で決める、求人サイトの面接予約の機能で選んでもらう。どの方法でも、決まったあとに「確定の連絡」を1通出し、応募者に返事をしてもらうところまでを1つの手順にします。
確定の連絡に書くのは、面接の日時、場所、面接をする人の名前と部署、当日の連絡先の4つです。そのうえで、「この日時で問題なければ、このメッセージにご返信ください」と一文を添えます。
返事を求めるのは、応募者がこの連絡を読んだことを確かめるためです。電話で話して決めた日時は、応募者の手元に記録が残りません。求人サイトの予約機能で選んだ日時も、応募者が複数のホテルに同時に応募していると、どのホテルの予約がいつだったか分からなくなります。確定の連絡に返事があれば、応募者は少なくとも一度、ホテルの名前と日時を並べて読んでいます。
返事が来ない場合は、面接の2日前を目安にもう一度だけ連絡します。それでも返事がなければ、その面接は「来ない可能性が高い」として、面接官には現場を抜ける準備を無理にさせないようにします。返事の有無が一覧に残っていれば、面接官は当日の朝に、その面接に備えて段取りを組むべきかを判断できます。
確定の連絡の文面は、たとえば客室清掃の面接なら次のような形になります。
〇〇様
客室清掃のパートにご応募いただき、ありがとうございます。面接の日時が決まりましたので、ご案内します。
・日時：10月7日（水）10時30分から11時15分ごろまで ・場所：ホテル1階の事務所（建物の裏手の従業員入口からお入りください） ・面接をする者：ハウスキーピングの責任者 △△ ・当日のご連絡先：このメッセージへの返信、または採用担当の携帯電話
この日時で問題なければ、このメッセージに一言ご返信ください。ご都合が合わなくなった場合も、返信でお知らせいただければ日時を改めます。
時刻を「10時30分」とチェックアウトの対応が落ち着く時間にし、終わりの時刻まで書いているのは、清掃の応募者に多い、子どもの迎えなどの予定がある人が、面接のあとの予定を立てやすくするためです。部門ごとに、応募者の層に合わせた時刻と書き方にしてください。
前日の連絡は、応募者の生活の時間に合わせて送る
ホテルの面接で一番効くのは、前日の連絡です。確定の連絡から面接まで数日あいていると、日時を勘違いしたり、他の予定を重ねてしまったりする人が出ます。前日に短い連絡を1本入れるだけで、忘れていたという理由の欠席はほとんどなくなります。
前日の連絡の中身は短くします。明日の何時に、どこに来てほしいか。遅れるときや来られなくなったときは、どこに連絡すればよいか。この2つだけで足ります。長い案内を前日に送ると、読まれずに閉じられます。
ホテルで気をつけたいのは、送る時間です。ホテルの応募者には、勤務の時間帯が特殊な人が多く含まれます。
別のホテルで夜勤をしている転職希望の人は、昼間に眠っています。昼の12時に電話をかけると、寝ているところを起こすことになり、電話にも出られません。夜勤の人には、夕方の出勤前に読めるよう、午後の遅い時間にメッセージで送ります。
専門学校や大学の学生は、授業中に電話に出られません。前日の連絡は、授業が終わる夕方以降に届くようメッセージで送ります。
客室清掃や朝食会場に応募してくる、日中だけ働きたい人や、子育て中の人は、夜の遅い時間の連絡を嫌がります。こうした人には、前日の日中に電話かメッセージで連絡します。
応募の段階で「連絡のつきやすい時間帯」を聞いておくと、前日の連絡の時間を迷わずに決められます。聞いていない場合は、応募者の今の働き方から推測するより、確定の連絡の中で一言尋ねておくほうが確実です。
当日の連絡先を、フロントの代表番号にしない
前日の連絡に書く「遅れるときの連絡先」を、ホテルの代表番号にしているホテルは多くあります。代表番号なら必ず誰かが出るので、安心に見えます。ところが、面接の当日に応募者がこの番号にかけると、次のようなことが起きます。
面接の時間の直前は、チェックインの問い合わせや予約の変更の電話が重なる時間と重なりがちです。応募者は呼び出し音を長く聞いたあと、電話に出たフロントの従業員に「面接に遅れます」と伝えます。フロントの従業員は、その日に面接があることを知らず、面接官が誰かも分かりません。「担当に伝えます」と答えて電話を切り、伝言は予約の対応に追われるうちに後回しになります。面接官は応募者が遅れていることを知らないまま、現場を抜けて待ちます。
応募者の側では、代表番号に電話をかけること自体が気の重い作業です。ホテルの代表番号は「お電話ありがとうございます。○○ホテルでございます」と丁寧に出られるので、面接に遅れる、行けなくなった、という連絡を入れにくく感じます。その気の重さが、連絡しないまま欠席する方向に応募者を押します。
当日の連絡先は、面接官か採用の当番が直接受けられる手段にします。採用用の携帯電話を1台用意して当番が持つ、面接の案内を送ったメッセージにそのまま返信してもらう、といった形です。メッセージへの返信で受ける場合は、面接官が現場にいても通知に気づけるよう、当日の面接の前後だけは当番が通知を確かめる時間を決めておきます。
ホテルまでの道のりを、応募者の移動の手段で書く
ホテルの面接に来なかった理由として、応募者から後で聞くことが多いのが「行き方が分からなかった」「思ったより遠かった」です。これは、観光地やリゾートのホテル、郊外のホテルで特に起きやすくなります。
駅前のビジネスホテルなら、住所と最寄りの駅の名前で迷う人は少ないでしょう。一方で、温泉地や山の上のホテル、海沿いのリゾートのホテルは、駅からバスで数十分、そのバスも1時間に1本、ということがあります。応募者は求人サイトで見た住所を地図のアプリに入れて、面接の当日の朝に初めて移動の時間を知り、間に合わないと分かって行くのをやめてしまいます。
確定の連絡か前日の連絡に、応募者の移動の手段ごとに道のりを書いておきます。
・電車とバスで来る人には、最寄りの駅と、面接の時間に間に合うバスの時刻 ・車で来る人には、面接の人が停めてよい駐車場の場所 ・ホテルに送迎のバスがある場合は、応募者も乗ってよいかと、乗り場の場所
面接を終えたあとに帰りのバスがあるかも、観光地のホテルでは大事です。面接と館内の見学が長引いて、最終のバスを逃す心配があると、応募者は面接の時間そのものを避けます。帰りのバスの時刻を添えておき、その時刻に間に合うように面接を終えると決めておきます。
遠方からの応募者で、交通の手段が限られる人には、最初の面接をオンラインで行うことも選択肢になります。オンラインで話して互いに条件が合うと分かってから、現地の見学を兼ねた2回目の面接に来てもらう形にすれば、遠くまで来て辞退する、という損を応募者にもホテルにもさせずに済みます。
勤務の条件が変わったら、面接の前に知らせる
面接に来る気持ちがなくなる理由の中で、ホテルが気づきにくいのが、応募したときと条件が変わっていることです。応募したときは早番だけでよいと書いてあったのに、面接の案内の電話で「夜勤にも月に数回入ってほしい」と言われた。寮があると聞いていたのに、確定の連絡の中で「今は寮が満室で」と書かれていた。応募者は、条件が変わったことを面接の場で詳しく聞くより、行かないことを選びます。
職業安定法に基づく厚生労働省の指針では、募集のときに示した労働条件などが変わる可能性がある場合の扱いについて、次のように定めています。
ハ 明示する従事すべき業務の内容等が労働契約締結時の従事すべき業務の内容等と異なることとなる可能性がある場合は、その旨を併せて明示するとともに、従事すべき業務の内容等が既に明示した内容と異なることとなった場合には、当該明示を受けた求職者等に速やかに知らせること。 出典: mhlw.go.jp
ホテルでは、繁忙期の予約の入り方や、急な退職者の穴埋めで、募集を出したあとに求める勤務の形が変わることがよくあります。変わった場合は、面接の日を待たずに、確定の連絡や前日の連絡の中で、何が変わったのかをはっきり書きます。「募集のときは早番のみとしていましたが、現在は月に2回ほど夜勤に入っていただける方を探しています。夜勤が難しい場合も、面接でご相談させてください」のように、変わった点と、それでも面接で相談できることを並べます。
変わった条件を先に伝えると、何人かは面接の前に辞退します。ただ、その人たちは面接に来ても条件で辞退していた人です。前もって分かれば、面接官は現場を抜ける時間を別の応募者に使えます。自分のホテルの伝え方が指針に沿っているかは、所轄の労働局やハローワークに確かめてください。
面接までの日数を縮める
他のホテルに先に決まった、という辞退を減らすには、応募から面接までの日数を縮めるしかありません。ホテルの仕事を探している人は、同じ駅や同じ温泉地の複数のホテルに同時に応募していることが多く、先に面接をしてくれたホテルで話が決まっていきます。
ホテルで面接までの日数が延びるのは、面接官の予定が合わないからです。支配人の公休、宴会の本番、団体の到着が重なると、「次に面接できるのは10日後」ということが起きます。10日のあいだに、応募者は他のホテルの面接を2つ、3つ受けています。
日数を縮めるための工夫は、面接をする人を1人に固定しないことと、面接の枠を先に作っておくことです。応募が届いてから面接官の予定を探すのではなく、毎週決まった曜日と時間に面接の枠を用意しておき、応募者に選んでもらいます。枠が埋まらなかった週は、その時間を普段の仕事に使えばよいだけです。
どうしても面接が先になる場合は、そのあいだに一度連絡を入れます。面接の数日前に、仕事の様子が分かる写真や、先輩の従業員の1日の流れを短く紹介する連絡を送ると、応募者はそのホテルで働く姿を具体的に思い浮かべながら面接を待てます。何も連絡がないまま10日待たせるのと比べて、他のホテルに気持ちが移る人は減ります。
応募者の層によって、来なくなる理由の出方が違う
ホテルの応募者は層が広く、層ごとに来なくなる理由の出方が違います。応募者の層が分かっていれば、足す連絡の中身を合わせられます。
専門学校や大学の学生
学生の欠席で多いのは、授業や実習、試験と面接の日が重なったことに後から気づく場合です。観光やホテルの専門学校では、学外の実習の期間があり、その期間は平日の昼間に動けません。確定の連絡の中で「実習や試験の予定と重なっていないか、念のためご確認ください」と一言添えておくと、重なりに早めに気づいてもらえます。学生は、面接の日時を変えてほしいと言い出しにくい立場でもあるので、変更の相談を歓迎することも書いておきます。
別のホテルや飲食店で働いている人
いまの職場でシフトが急に変わり、面接の時間に抜けられなくなった、という理由がよく出ます。ホテルや飲食店のシフトは、前の週に決まることが多く、面接の日時を決めたあとに勤務が入ってしまいます。この層には、確定の連絡の中で「勤務の都合で日時を変えたい場合は、前日までにご連絡ください」と、変更を前提にした一文を入れておきます。変えてよいと分かっていれば、黙って欠席するより、日時の変更を相談してくれる人が増えます。
子育て中の人や、日中だけ働きたい人
子どもの急な発熱や、学校からの呼び出しで、当日の朝に来られなくなることがあります。これは連絡では防げませんが、来られなくなったときに連絡を入れやすくしておけば、無断の欠席にはなりません。当日の朝でもメッセージで連絡してよいこと、改めて日時を決められることを伝えておきます。
留学生や外国籍の応募者
日付や時刻の書き方の読み違いで、来る日を間違えることがあります。「来週の火曜」のような書き方は、送った日によって指す日が変わるので避け、年月日と曜日、24時間の表記で時刻を書きます。ホテルの名前も、応募者が求人サイトで見た表記と、看板の表記が違うと迷います。外国語の表記がある場合は並べて書いておきます。
リゾートで期間限定の仕事を探している人
複数のリゾートのホテルに同時に応募し、先に寮と勤務の期間が決まったところに行く人が多い層です。面接の日までに、寮の空きと勤務の期間の見通しを伝えておくと、他のリゾートとの比較の段階でこちらが外されにくくなります。
繁忙期の前と、連休の前後は、辞退が増える
同じ連絡をしていても、時期によって来ない人の数は変わります。ホテルで辞退が増えやすいのは、繁忙期の前の募集の時期です。夏休みや年末年始の前は、近くのホテルが一斉に募集を出すので、応募者の手元には面接の案内がいくつも届きます。応募者は面接をいくつも入れておき、先に決まったところ以外を断ります。この時期は、面接までの日数をいつも以上に縮め、確定の連絡と前日の連絡を必ず出します。
お盆や年末年始の連休の前後に入れた面接も、欠席が出やすくなります。応募者が帰省していたり、家族の予定が入っていたりするからです。連休の直前と直後の面接は、日時を決める段階で「連休の予定と重なっていないか」を確かめます。
観光地のホテルでは、地域の祭りや花火大会、マラソンの大会などの催しで、交通の規制や道路の混雑が起きる日があります。応募者は地元の催しを知らずに面接に向かい、バスが動かない、道が混んでいる、という理由で来られなくなります。面接の日を決めるときに、地域の催しの予定と重ならないかを確かめ、重なる場合は前日の連絡で交通の混雑を知らせておきます。
面接官が遅れるときも、応募者に知らせる
ホテルの面接では、応募者ではなく面接官の側が遅れることがあります。チェックインの時間に団体の到着が重なった、宴会の開始の直前に料理の出し方で問題が起きた、フロントでお客様の苦情に対応している。面接官が現場を離れられないあいだ、応募者はロビーや事務所の前で待たされます。
待たされた応募者は、そのまま辞退の気持ちを固めることがあります。「面接の時間も守られない職場なら、勤務の時間も守られないだろう」と受け取るからです。面接に来てくれた応募者を、ホテルの側の遅れで失うのは一番もったいない辞退です。
面接官が遅れると分かった時点で、応募者に知らせる役の人を決めておきます。面接官本人は現場から離れられないので、フロントの従業員か、採用の当番の人がこの役を受け持ちます。応募者がすでにホテルに着いていれば、待つ場所に案内し、何分ほど遅れるかを伝え、飲み物を出します。まだ着いていなければ、メッセージで遅れる時間を知らせ、日を改める選択肢も示します。
面接の時間を、宿泊客の出入りが集中する時間や、宴会の直前の時間に入れないことも大切です。どうしても入れる場合は、代わりに面接をする人を当日の朝までに決めておきます。
行かないと決めた人が、断りの連絡を入れやすくする
無断の欠席の多くは、応募者が行かないと決めたあと、断りの連絡を入れにくくて黙ってしまうことで起きます。電話で断るのは気が重い、ホテルの代表番号にかけるとフロントの人が出て、事情を一から説明しなければならない。そう感じた応募者は、何も言わずに当日を迎えます。
断りの連絡を入れやすくするには、連絡の手段を軽くし、断ってもよいことを先に伝えておきます。確定の連絡か前日の連絡に、「ご都合が悪くなった場合や、ご辞退される場合は、このメッセージへの返信で構いません」と一文を入れます。電話でなくてよい、理由を書かなくてよい、と分かれば、応募者は一言だけ返してくれます。
ホテルの側の心構えも必要です。辞退の連絡をもらったときに、引き留めの電話を何度もかけたり、理由をしつこく尋ねたりすると、その話は応募者の周りに伝わり、次の応募者が断りの連絡を入れにくくなります。辞退の連絡には、連絡をくれたことへのお礼を短く返し、次の募集でまた縁があればと添えるだけにします。
連絡なしで来なかった人への連絡は、1回だけ
それでも、連絡なしで来ない人は出ます。その場合は、面接の時間から30分ほど待ったところで、一度だけ連絡を入れます。電話に出なければ、メッセージで「本日○時からの面接のお時間にお見えにならなかったため、ご連絡しました。日を改めてのご希望があれば、○日までにお知らせください」と送ります。
事故や急病で来られなかった人もいるので、責める書き方はしません。期限を添えるのは、ホテルの側で区切りをつけるためです。期限までに返事がなければ、一覧のその応募を「連絡なしで欠席、返事なし」として閉じます。何度も電話をかけ続けると、面接官の時間が削られるうえ、応募者にとっても負担になります。
面接官には、応募者が来なかった時点で現場に戻ってよいと決めておきます。30分待つと決めているなら、その30分のあいだに1回連絡を入れ、あとは戻ります。支配人や料理長が面接のために空けていた時間は、ホテルにとって貴重な時間です。空いた時間に、同じ日の別の応募者の面接を前倒しできないか、当番が確かめる流れにしておくと、欠席の穴を少しでも埋められます。
採用を伝えたあとの辞退も、連絡で減らせる
面接のあと、採用を伝えてから初出勤までのあいだに辞退されることも、ホテルではよく起きます。採用を伝えてから初出勤まで2週間以上あいていると、その間に他のホテルの話が進むからです。
ホテルで初出勤の前に辞退されやすいのは、初出勤までの予定が応募者に見えていないときです。制服の採寸はいつか、雇用契約の書類はいつ書くのか、初日は何時にどこへ来ればよいのか、最初の1週間はどんな研修なのか。これが分からないまま2週間待つと、応募者は「本当に働くことになるのか」と不安になります。
採用を伝える連絡の中で、初出勤までの予定を日付つきで並べておきます。リゾートのホテルで寮に入る人には、寮の入居の日と、持ってくる物も書いておきます。初出勤までの間に1回、初日の案内を送る連絡を入れておくと、応募者の気持ちがつながったまま当日を迎えられます。
来なかった人の記録を並べて、足す連絡を決める
ここまでの連絡を一度に全部足す必要はありません。まず1か月、面接の予定だった人ごとに「来たか、事前に辞退したか、連絡なしで欠席したか」と、分かる範囲で理由を記録します。記録を並べると、自分のホテルで一番多い理由が見えてきます。忘れていた人が多いなら前日の連絡から、たどり着けなかった人が多いなら道のりの案内から、他に決まった人が多いなら面接までの日数から手を付けます。
面接が月に数件なら、Googleフォームで応募を受け、スプレッドシートに面接の日時と来たかどうかを書き込んでいく形でも十分に記録は取れます。どこまでそのままでよいかはGoogleフォームとの比較で、ホテルのサイトがWordPressでフォームを置いている場合はContact Form 7との比較で整理しています。
確定の連絡、前日の連絡、条件の変更の知らせと、応募者ごとに送る連絡が増えてくると、送ったかどうかを表で追うだけで手が回らなくなります。応募者ごとに送った連絡と返事を残し、面接の予定と並べて見られる流れは採用の応募受付で紹介しています。文面を保存しておけるか、応募者ごとの送信の記録が残るかといった範囲はできることに、画面の動きは動くところを見るにあります。費用は料金で、よくある疑問はよくある質問で確かめてください。
来週の面接の予定を開き、確定の連絡に返事をもらっているかを1件ずつ確かめるところから始めてください。返事のない応募者に前日の連絡を1本足すだけで、面接官が現場を抜けて待ち続ける時間は減らせます。連絡の数が人の記憶で追える範囲を超えてきたら、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、道具を選ぶ基準にしてください。
Q1. ホテルの面接の前日に連絡すると、しつこいと思われませんか？
短い連絡であれば、しつこいと受け取られることはほとんどありません。明日の時間と場所、来られなくなったときの連絡先の2つだけを、応募者の生活の時間に合わせて送ります。夜勤の人には午後の遅い時間、学生には夕方以降、日中だけ働きたい人には日中に送ると、読んでもらいやすくなります。
Q2. 観光地のホテルで、面接に来られない応募者が多いのはなぜですか？
駅からのバスの本数が少なく、応募者が当日の朝に移動の時間を知って間に合わないと気づくことが多いからです。確定の連絡に、間に合うバスの時刻、車で来る場合の駐車場、送迎のバスに乗れるかを書いておきます。遠方の応募者には、最初の面接をオンラインで行う方法もあります。
Q3. 面接の案内のあとで勤務の条件が変わったら、どう伝えればよいですか？
面接の日を待たずに、何が変わったのかをはっきり書いて知らせます。夜勤の回数や寮の空きなど、応募したときと違う点と、それでも面接で相談できることを並べます。先に伝えることで辞退する人は出ますが、面接で条件を聞いて辞退するはずだった人なので、面接官の時間を守ることにつながります。
Q4. 連絡なしで面接に来なかった人に、何度も電話をかけるべきですか？
連絡は1回にとどめるのがおすすめです。面接の時間から少し待ったところで電話をかけ、出なければ日を改める希望があるかを期限つきでメッセージに残します。期限までに返事がなければ、その応募は閉じます。急な事情で来られなかった人もいるので、責める書き方は避けてください。