ホテルの応募を1か所にまとめたいと考えるのは、たいてい、応募を見落としたことに気づいたあとです。清掃のパートを募集していた求人サイトの管理画面に、2週間前の応募が未読のまま残っていた。ハローワークから紹介状を持った人が面接に来たのに、誰もその人のことを知らなかった。運営会社の採用サイトから届いた応募が、本部の担当者の受信箱で止まっていた。ホテルは部門ごとに求める人が違うぶん、募集の出し先も部門ごとに増えていき、応募の届く場所がいつの間にか5つも6つもになっています。この記事では、ホテルに多い応募の入り口を洗い出し、それぞれから届く応募を1つの一覧に寄せる手順を整理します。読み終えたときに、自分のホテルの入り口を全部書き出し、どれから寄せ始めるかを決められる状態を目指します。
ホテルの応募の入り口は、部門ごとに増えていく
ホテルの応募の入り口が多くなるのは、部門ごとに探している人の層が違うからです。
フロントの募集は、接客の経験がある人や、語学を使いたい学生に届くように、若い層の多い求人サイトに出すことが多くなります。客室清掃は、日中に働きたい近所の人に向けて、地域の求人誌やパートの多い求人サイト、ハローワークに出します。調理は、料理人向けの求人サイトや、調理師の学校、知り合いの料理長からの紹介に頼ります。宴会や婚礼の配膳は、学生のアルバイトの募集に加え、配膳の人材を派遣する会社を使います。正社員の総合職は、運営会社の採用サイトや、ホテル業界に強い人材紹介会社を通します。
これに、ホテルならではの入り口が加わります。
・フロントに来館して「募集はしていますか」と尋ねる人 ・代表番号にかかってくる問い合わせの電話 ・従業員が連れてくる友人や家族 ・観光やホテルの専門学校の求人票を見た学生 ・同じ運営会社の系列ホテルからの異動の希望 ・ホテルの公式サイトに置いた採用のページのフォーム
1つずつ見れば、どれも理由があって増えた入り口です。部門の責任者が「うちの部門にはこの求人サイトが合う」と判断して契約したものもあれば、学校との付き合いで続いているものもあります。入り口を減らすことが目的ではありません。入り口はそのままにして、届いた応募を見る場所を1つにするのが、この記事で扱う「まとめる」です。
入り口ごとに届く場所が違うと、何が起きるか
入り口が多いこと自体は問題ではありません。問題は、入り口ごとに届く場所が違い、それぞれを別の人が見ていることです。ホテルでは、次のようなことが起きます。
同じ人が、別の部門に重ねて応募してくる
ホテルで働きたい人は、部門にこだわらずに応募することがあります。ある求人サイトでフロントに応募し、別の求人サイトで朝食会場に応募する。フロントの責任者と朝食会場の責任者は、それぞれ自分の部門の応募として面接を組み、応募者は同じホテルから2通の面接の案内を受け取ります。どちらかが見送り、どちらかが採用、という結論になれば、応募者は混乱します。
応募の見落としが、見落としだと分からない
求人サイトの管理画面を見るのは、そのサイトを契約した部門の責任者だけ、ということがよくあります。その人が繁忙期で管理画面を開かなければ、応募は届いていないのと同じです。しかも、他の人はそのサイトに応募が来ていることを知らないので、見落としに誰も気づきません。応募者から「応募したのに連絡がない」と電話が来て初めて分かります。
どの入り口が役に立っているか分からない
求人サイトの掲載には費用がかかります。入り口ごとに応募がばらばらに届いていると、どのサイトから何人の応募があり、何人が採用につながったかを数えることができません。契約の更新の時期に、支配人が「このサイトは続けるべきか」を判断する材料がなく、前年と同じ契約をなんとなく続けることになります。
募集を閉じ忘れる
採用が決まって募集を終えるときも、入り口が分かれていると、どこかの求人サイトに募集が残ります。職業安定法に基づく厚生労働省の指針では、労働者の募集を行う者が、募集に関する情報を正確で最新の内容に保つための措置として、次のことを求めています。
(一) 労働者の募集を終了した場合又は労働者の募集の内容を変更した場合には、当該募集に関する情報の提供を速やかに終了し、又は当該募集に関する情報を速やかに変更するとともに、当該情報の提供を依頼した募集情報等提供事業を行う者に対して当該情報の提供を終了するよう依頼し、又は当該情報の内容を変更するよう依頼すること。 出典: mhlw.go.jp
入り口が1つの一覧で見えていれば、募集を閉じるときに、どの求人サイトに掲載を止める依頼を出せばよいかがすぐに分かります。自分のホテルの募集の出し方が指針に沿っているかは、所轄の労働局やハローワークに確かめてください。
寄せる前に、入り口を全部書き出す
1か所にまとめる作業の最初は、自分のホテルの入り口を全部書き出すことです。支配人がひとりで思い出そうとすると、部門の責任者が個別に契約した求人サイトや、学校との付き合いの入り口が抜けます。部門の責任者を集めて、次の4つを1つの紙に書き出してもらいます。
・入り口の名前（求人サイトの名前、学校の名前、紹介会社の名前など） ・その入り口で募集している部門 ・応募が届く場所（管理画面、誰のメール、郵送、電話） ・いま、その場所を見ている人
書き出してみると、ホテルでは「応募が届く場所」の欄が思ったよりばらばらになっているはずです。部門の責任者の個人のメールアドレスに届いている、辞めた従業員のアドレスに通知が行ったままになっている、見ている人の欄に誰の名前も入らない、といった入り口が見つかります。見ている人の欄が空いている入り口は、今この瞬間も応募を取りこぼしている入り口なので、寄せる順番を最初にします。
寄せ先の一覧を1つ決め、1行に持たせる項目を絞る
入り口を書き出したら、応募を寄せる先の一覧を1つ決めます。表計算ソフトの表でも、応募を管理する道具でも構いませんが、条件は2つです。採用に関わる人が全員見られること、そして、見る必要のない人には見えないことです。フロントの共用のパソコンのデスクトップに置いたファイルは、1つめは満たしても2つめを満たしません。
一覧の1行は、応募1件です。持たせる項目は、次の範囲から始めます。
・応募が届いた日 ・入り口 ・氏名と連絡先 ・希望する部門 ・担当者 ・いまの状況（未対応、連絡済み、面接予定、結果連絡済み、など）
ここで欲張って、応募者の経歴や面接の評価まで一覧に書き写そうとすると、寄せる作業が重くなって続きません。詳しい中身は、元の入り口に残っている応募の情報を見に行けばよいので、一覧には「どこに届いたか」と「いま誰が何をしているか」が分かる項目だけを置きます。入り口の列は、あとでどの入り口が役に立っているかを数えるために欠かせないので、必ず持たせます。
入り口ごとに違う呼び名を、ホテルの言葉にそろえる
寄せ始めてすぐにぶつかるのが、同じ仕事が入り口ごとに違う名前で届くことです。ホテルの職種の呼び名は、求人サイトの分類に合わせて変わります。
フロントの募集は、ある求人サイトでは「フロントスタッフ」、別のサイトでは「ホテルスタッフ」、ハローワークの求人票では「ホテルフロント係」、学校の求人票では「宿泊部門」と書かれています。客室清掃は、「ハウスキーパー」「ルームメイク」「客室整備」「清掃スタッフ」とさらにばらつきます。朝食会場の仕事は、「レストランスタッフ」「ホール」「朝食サービス」のどれで届くか分かりません。
呼び名をそのまま一覧に書き写すと、希望する部門の列で並べ替えたときに、同じ部門の応募がばらばらに散ります。部門ごとの応募の数も正しく数えられません。
一覧に書く部門の名前は、ホテルの中で使っている部門の名前にそろえます。フロント、客室清掃、朝食会場、レストラン、宴会、調理、施設管理、のように、シフト表や組織図に書かれている名前を使うのが一番迷いません。そのうえで、入り口ごとの呼び名とホテルの部門の名前の対応を、1枚の表にしておきます。「ハウスキーパー、ルームメイク、客室整備は、すべて客室清掃」と書いてあれば、寄せる作業を誰がしても同じ部門の名前で一覧に並びます。
状況の言葉も、同じようにそろえます。求人サイトの管理画面には、サイトごとに「選考中」「書類通過」「面接調整中」といった状況の欄があります。ホテルの一覧の状況は、管理画面の言葉を写すのではなく、ホテルで決めた数個の言葉だけを使います。管理画面の状況の欄を更新するかどうかは入り口ごとの事情に任せ、ホテルとしての正しい状況は一覧の側にあると決めておきます。
入り口の種類ごとに、寄せ方を決める
ホテルの入り口は、応募の届き方によって、寄せ方が変わります。
求人サイト
求人サイトから届く応募は、サイトによって、通知のメールに応募者の情報が載っているものと、「応募がありました」としか届かず管理画面を開かないと中身が見られないものがあります。どちらの場合も、通知のメールの届き先を、部門の責任者の個人のアドレスではなく、採用用の共通のアドレスに変えるところから始めます。通知が1か所に届くようになれば、見落としの大半はなくなります。
そのうえで、通知を見た人が一覧に1行を足します。管理画面でしか中身が見られないサイトは、管理画面を開いて氏名と希望部門を書き写すところまでを1つの作業にします。
ここで避けたいのは、求人サイトから応募してきた人に、ホテルのフォームに同じ内容をもう一度入力し直してもらうことです。寄せる側は楽になりますが、応募者から見れば二度手間で、そこで応募をやめる人が出ます。寄せる作業はホテルの側で引き受けます。
ハローワーク
ハローワークを通した応募は、応募者がハローワークの窓口で紹介を受け、紹介状を持って連絡してくる形が一般的です。ホテルに先に電話が入る場合も、紹介状が郵送で届く場合もあります。電話を受けたフロントの従業員が「ハローワークからの紹介」と一覧に入り口を書いておかないと、あとで紹介状が届いたときに、同じ人の応募だと結びつきません。
ハローワークからは、選考の結果を知らせるよう求められることがあります。一覧の入り口の列に「ハローワーク」とあれば、結果を伝える段階で、応募者だけでなくハローワークへの連絡も必要だと担当者が気づけます。
学校
観光やホテル、調理の専門学校から届く応募は、学校の就職の担当の先生を通すことがあります。先生からの電話やメールで「この学生が応募したい」と連絡が来て、学生本人とはまだ連絡を取っていない、という状態から始まることもあります。この場合も、一覧に1行を足し、入り口の列に学校の名前を書きます。学校を通した応募は、面接の日程や結果を学校にも伝える手順があることが多いので、その手順を学校ごとに確かめ、担当者が分かるようにしておきます。
人材紹介会社
ホテル業界の人材紹介会社から届く応募は、紹介会社の担当者から、推薦の文面と応募者の経歴書がメールで届く形がほとんどです。受け取るのは支配人や本部の人事の個人のアドレスになりがちなので、紹介会社に伝える宛先を採用用の共通のアドレスに変えます。紹介会社とのやり取りは、面接の日程も結果も紹介会社を通すことが多く、応募者本人と直接連絡を取らない点が他の入り口と違います。一覧の担当者の列には、ホテル側の担当者と並べて、紹介会社の担当者の名前も書いておくと、休みの日の引き継ぎで困りません。
日本語学校や、外国籍の人を紹介する機関
訪日客の多い地域のホテルでは、外国籍の人の応募が増えています。留学生のアルバイトは日本語学校や大学の留学生の窓口から、在留資格の「特定技能」で働く人は紹介の事業者から、というように、日本人の応募とは別の入り口から届くことが多くなります。
この入り口の応募は、応募者本人より先に、学校や事業者の担当者から連絡が来ることがあります。紹介会社と同じように、一覧の担当者の列に学校や事業者の担当者の名前を書いておきます。在留資格によって働ける時間や仕事の範囲が変わるので、一覧には「在留資格の確認が必要」と分かる印を付けておくと、面接の前に確かめ忘れることを防げます。確かめ方の詳細は、出入国在留管理庁の案内で確かめてください。
外国籍の応募者は、ホテルからの連絡をやり取りの慣れたメッセージの手段で受け取りたいと考えていることもあります。連絡の手段が入り口ごとに違うと、ここでもやり取りの記録がばらけるので、どの手段で連絡を取ったかを一覧に残しておきます。
電話と来館
電話や来館の応募は、紙のメモに残ると、そこで止まります。フロントで受けた従業員が、その場で一覧に1行を足すか、ホテルの応募フォームに代わりに入力します。聞き取るのは、氏名、連絡先、希望する部門、受けた日時、受けた人の名前です。代わりに入力する形にしておけば、電話の応募も、フォームから届いた応募と同じ形で一覧に並びます。
従業員の紹介と、系列ホテルからの異動の希望
従業員の紹介は、紹介した従業員が支配人に口頭で伝えて終わりになりがちです。紹介を受けたら、応募者本人にホテルの応募フォームから応募してもらう形にしておくと、一覧に載せ忘れることがなくなります。紹介の場合は、入り口の列に紹介した従業員の名前を書いておきます。
系列ホテルからの異動の希望は、応募とは別の社内の手続きで扱う会社もあります。応募の一覧に載せるのか、社内の異動として別に扱うのかを、運営会社の本部と決めておきます。載せない場合も、同じ時期に同じ部門の外部の応募者を進めているなら、面接をする人がそのことを知っておく必要があります。
派遣や業務委託の人は、応募の一覧に混ぜない
ホテルの人手は、直接雇う人だけでは足りません。宴会の配膳を派遣の会社に頼む、客室清掃を清掃の会社に任せる、リゾートの繁忙期に派遣の会社から人を送ってもらう、といった形がよく使われます。
こうした人は、ホテルに応募してきた人ではなく、ホテルと会社との契約で来てもらう人です。雇う主体も、連絡をやり取りする相手も違います。応募の一覧に混ぜると、「応募が何件あったか」「採用が何人決まったか」の数が意味をなさなくなります。派遣の会社から「この人を来月から送ります」と連絡があっても、応募の一覧には書かず、派遣の契約を管理している場所で扱います。
判断に迷うのは、リゾートの仕事を紹介する会社から、ホテルが直接雇う前提で応募者が紹介されてくる場合です。この場合はホテルが雇う応募者なので、人材紹介会社と同じ扱いで一覧に載せます。紹介の形なのか派遣の形なのかは、その会社との契約の中身で決まるので、契約書を確かめてから入り口を分けてください。
同じ人が2つの入り口から応募してきたとき
1つの一覧に寄せると、同じ人が別の入り口から応募していることが見えるようになります。見えるようになったら、扱いを決めておきます。
見分ける手がかりは、氏名だけでは足りません。同じ名前の別人もいますし、求人サイトによっては氏名の表記がローマ字になっていることもあります。電話番号とメールアドレスのどちらかが一致したら、同じ人の可能性が高いと考え、応募者本人に確かめます。
同じ人が同じ部門に2つの入り口から応募していた場合は、先に届いた応募を1行として残し、後から届いた応募はその行に「別の入り口からも応募あり」と書き添えます。行を2つにすると、2人の担当者がそれぞれ連絡を出してしまいます。
同じ人が別の部門に応募していた場合は、ホテルでは少し事情が違います。フロントと朝食会場の両方に応募してきた人は、両方の仕事に興味があるか、どちらでもよいから働きたいと考えている人です。行は1つにまとめ、希望する部門の欄に2つの部門を書きます。面接は、2つの部門の責任者が一緒に行うか、どちらか一方がまとめて話を聞き、もう一方に評価を回します。応募者に面接を2回受けさせないことが、ホテルの側の手間を減らすことにもなります。
運営会社の採用サイトから届く応募を、ホテルに振り分ける
運営会社が複数のホテルを持っていると、本部の採用サイトに応募が集まり、そこから各ホテルに振り分ける形になります。この形では、ホテルの一覧と本部の一覧が2つできやすくなります。
本部で受けた応募を各ホテルに振り分けるときは、ホテルの一覧に1行を足すところまでを本部の作業にします。本部の担当者がメールで支配人に「この人をお願いします」と送るだけだと、支配人がそのメールを一覧に書き写さない限り、ホテルの一覧には載りません。ホテルの一覧に本部の担当者が直接書き込めるようにするか、本部とホテルが同じ一覧を見て、ホテルごとに絞り込んで使う形にします。
複数のホテルで同じ一覧を使う場合は、ホテルの列を1つ足します。支配人は自分のホテルの応募だけを見て、本部は全ホテルの応募を並べて見ます。見られる人の範囲も、ホテルの列で分けておくと、別のホテルの支配人に応募者の情報が見えることを防げます。
寄せる作業は、1日の決まった時間に、決まった人がする
入り口の数だけ管理画面や受信箱があるうちは、応募が届くたびに一覧へ書き写すのは現実的ではありません。ホテルの1日の流れの中に、寄せる時間を決めて組み込みます。
多くのホテルで組み込みやすいのは、チェックアウトの波が終わった午前の遅い時間と、チェックインの山が落ち着いた夜の早い時間の2回です。午前の回では、夜のうちに届いた応募を寄せます。夜の回では、日中に届いた応募と、フロントで受けた電話や来館の応募が一覧に載っているかを確かめます。夜勤の従業員に寄せる作業を任せるのは、応募が夜中に届くホテルでは合理的に見えますが、夜勤は1人か2人で館内のすべてを見ているので、宿泊客の対応に追われた夜は寄せる作業が抜けます。寄せる作業は、日中の人が受け持つほうが安定します。
寄せる作業をする人は、日ごとに1人に決めます。採用の当番をシフト表に書いているホテルなら、その当番が寄せる作業も受け持ちます。午前の回と夜の回で人が変わる場合は、夜の回の人が「午前の回のあとに届いた応募」だけを見ればよいように、一覧のどこまでを寄せたかが分かる印を残しておきます。
季節の募集で、入り口が一時的に増えるとき
ホテルでは、季節によって入り口が一時的に増えます。夏休みの客室清掃の短期の募集、年末年始の宴会の配膳の募集、スキー場のそばのホテルの冬の募集、リゾートの夏の期間限定の募集。こうした募集のために、普段は使っていない求人サイトに1か月だけ掲載する、ということがよくあります。
一時的な入り口は、書き出した入り口の一覧に載らないまま始まり、掲載が終わったあとも通知だけが残ります。掲載を始めるときに、入り口の一覧に1行を足し、掲載を終える日も書いておきます。終える日が来たら、掲載が止まっているかを確かめ、通知の届き先を外します。
季節の募集は、応募が短い期間に集中します。普段は1日数件の応募が、募集を出した週だけ十数件になることもあります。この週だけは寄せる作業の回数を増やすか、寄せる人を2人にします。応募者の側も、短期の仕事は決まるのが早いので、一覧に載るのが1日遅れるだけで、他のホテルに先を越されます。
寄せる順番と、古い届き先の閉じ方
すべての入り口を一度に寄せようとすると、繁忙期の合間には終わりません。順番を決めて、1つずつ進めます。
最初に寄せるのは、書き出したときに「見ている人」の欄が空いていた入り口です。次に、応募の数が多い入り口です。多くのホテルでは、アルバイトやパートの応募が多い求人サイトがこれにあたります。その次に、電話と来館、学校、紹介会社のように、人を介して届く入り口を寄せます。最後に、応募がめったに来ない入り口を寄せます。
1つの入り口を寄せ終えたら、古い届き先を閉じます。部門の責任者の個人のアドレスに届いていた通知を止め、辞めた従業員のアドレスに向いていた通知を採用用のアドレスに付け替えます。古い届き先を残しておくと、「念のため」と両方を見る人が出て、結局どちらも見なくなります。閉じた日を、入り口を書き出した紙に書き込んでおくと、どこまで寄せ終えたかが分かります。
寄せたあとに、入り口ごとの違いが見えてくる
応募を1つの一覧に寄せて1か月もたつと、入り口の列を並べるだけで、それまで見えなかったことが見えてきます。フロントの応募は学生の多い求人サイトから多く届くが、面接まで進む割合は学校の求人票のほうが高い。客室清掃の応募はハローワークと地域の求人誌がほとんどで、費用のかかる求人サイトからはほとんど来ていない。どちらも、入り口が分かれているあいだは、誰にも分からなかったことです。
入り口が2つか3つで、応募が月に数件なら、Googleフォームで受けてスプレッドシートに求人サイトの応募を書き足していく形でも、1か所にまとめることはできます。どこまでそのままでよいかはGoogleフォームとの比較で、ホテルの公式サイトがWordPressで作られていてフォームを置いている場合はContact Form 7との比較で整理しています。社内でMicrosoft 365を使っているならMicrosoft Formsとの比較も参考になります。
入り口が増え、本部とホテル、部門の責任者と、一覧を見る人が増えてくると、書き写しと担当の割り当てが追いつかなくなります。入り口の違う応募を同じ形で受け、担当者と状況を1件ずつ持たせる流れは採用の応募受付で紹介しています。電話で受けた応募を担当者が代わりに入力できるか、見られる人の範囲をどう分けられるかはできることに、実際の画面は動くところを見るにあります。費用は料金で、よくある疑問はよくある質問で確かめてください。
まずは、部門の責任者と一緒に入り口を書き出し、「見ている人」の欄が空いている入り口を1つ見つけてください。その入り口の通知を採用用のアドレスに付け替えることが、応募を1か所にまとめる最初の作業です。書き写しの手間が寄せる作業の重さになってきたら、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、寄せ先を選ぶ基準にしてください。
Q1. ホテルの応募を1か所にまとめるには、まず何から始めればよいですか？
部門の責任者を集めて、応募の入り口を全部書き出すことから始めます。入り口の名前、募集している部門、応募が届く場所、いま見ている人の4つを並べると、誰も見ていない入り口が見つかります。その入り口の通知を採用用の共通のアドレスに付け替えるのが、最初の作業です。
Q2. 求人サイトから応募した人に、ホテルのフォームへ入力し直してもらうべきですか？
おすすめしません。応募者にとっては同じ内容を二度入力する手間になり、そこで応募をやめる人が出ます。求人サイトの応募は、通知を見た担当者が一覧に書き写す形にし、寄せる手間はホテルの側で引き受けます。詳しい経歴などは、元の求人サイトの管理画面を見に行けば足ります。
Q3. フロントとレストランの両方に応募してきた人は、どう扱えばよいですか？
一覧の行は1つにまとめ、希望する部門の欄に2つの部門を書きます。面接は2つの部門の責任者が一緒に行うか、どちらかがまとめて話を聞いてもう一方に評価を回し、応募者に面接を2回受けさせないようにします。行を2つに分けると、別々の担当者から連絡が届いて応募者が混乱します。
Q4. 派遣の会社から来てもらう配膳のスタッフも、応募の一覧に入れるべきですか？
入れないほうが扱いやすくなります。派遣の人は、ホテルに応募してきた人ではなく、派遣の会社との契約で来てもらう人で、連絡の相手も雇う主体も違います。応募の一覧に混ぜると、応募の数や採用の数が意味をなさなくなるので、派遣の契約を管理している場所で別に扱ってください。