Teamsでアンケートを作る方法を調べると、投票を使う道とフォーム作成ツールを使う道の2つが出てきて、どちらを選べばよいのか分からなくなります。作る手順そのものはどちらも数分で終わります。判断が必要なのは、集まった回答をそのあと誰がどう処理するのかという点です。この記事では、Teamsでアンケートを作る2つの道を手順まで押さえたうえで、匿名の設定と締め切りの止め方、結果の書き出し方を整理し、受け付けたあとに詰まる作業がどこなのかまでを順に見ていきます。
Teamsのアンケートは道が2つあり、選ぶ基準は「あとで何をするか」
Teamsのなかでアンケートを取る手段は、大きく2つに分かれます。チャットやチャネルの会話に投票を差し込む道と、チャネルにフォーム作成ツールのタブを置く道です。この2つは名前が似ているだけで、できることの範囲がかなり違います。
投票は、その場で意見を聞いて、その場で結果を見るための道具です。会話の流れのなかで「この案でよいか」を聞いて、投票のカードに集計が出て、それで終わる使い方に向いています。設問は1つで、選択肢を並べて選ばせる形です。誰かが答えた時点で投票のカードの表示が回答の概要に切り替わるので、集計の作業はほとんど発生しません。
フォーム作成ツールのタブを置く道は、設問をいくつも並べた本格的なアンケートに向いています。記述式の設問を入れたり、ファイルを添付させたり、分岐を入れたりできます。回答は表の形でたまり、表計算ソフトに書き出して分析できます。社内の意識調査、研修の振り返り、申し込みの受付など、後から中身を読む必要があるものはこちらです。
選ぶ基準は、機能の多さではありません。集まったあとに何をするかです。結果の割合を見るだけで終わるなら投票で足ります。1件ずつ中身を読んで、誰かが返事をしたり、次の処理に回したりするなら、フォーム作成ツールの側を選びます。
判断を間違えると、あとで手作業が増えます。よく聞くのは、投票で応募や申し込みを受け付けてしまい、誰が何を書いたのかを追えなくなるという話です。投票は集計を見る道具なので、1件ずつを開いて処理する画面がありません。受け付けたものに返事をする前提があるなら、最初からそうでない道具を選ぶ必要があります。
投票の使い分けについては、実務の解説でも回答の質と回答者の負担の両方から説明されています。
これにより、回答の質を保ちながら、ユーザー体験を向上できるので、顧客アンケートや社内調査に最適です。 出典: form.run
負担が軽いことは投票の強みです。ただし軽いのは答える側と集計する側で、受け取ったものを1件ずつ処理する側の負担は別に残ります。
チャットやチャネルで投票を作る手順
投票を作る入口は、メッセージを入力する欄の右にある「アクションとアプリ」です。ここに投票が並んでいなければ、その他のアプリを検索を選ぶか、画面の左側にあるアプリから探します。組織の設定によって使えるアプリが絞られていることがあるので、一覧に出てこないときは情報システムの担当に確かめます。
入口を開いたら、質問を書き、回答の選択肢を入れます。選択肢は少なくとも2つ必要です。投票の側からいくつか回答の候補が提案されるので、そこから選んでもよく、オプションの欄に自分で考えた答えを入れてもかまいません。選択肢を足したいときは、オプションを追加する操作で増やしていきます。スマートフォンのアプリから作る場合は、選択肢を10個まで追加できると案内されています。
選択肢を並べたら、設定を3つ確かめます。1つ目は複数選択です。ここをオンにすると、回答者は複数の答えを選べます。当てはまるものをすべて選んでほしい設問でこれを入れ忘れると、1つしか選べない状態のまま募集が始まり、集計が実態とずれます。
2つ目は回答者の名前を記録するです。公式の案内では、この設定を選んだ場合の回答は作成した本人にだけ表示されると説明されています。3つ目は集計結果を回答者と共有するです。答えた人にその場で全体の傾向を見せたいときに選びます。逆に、集計の途中の数字を見せたくない場面では外します。
設定まで済んだら、プレビューを選んで見た目を確かめます。直すところがあれば編集に戻り、問題なければ送信を選んで、メッセージや投稿として会話に公開します。答える側は、投票のカードで選択肢を選び、投票を送信を押します。送信すると、そのカードの表示が回答の概要に切り替わります。
スマートフォンから作る場合は、メッセージの入力欄の下にあるメニューから投票のアプリを選びます。一覧に無ければ、先にパソコンかブラウザーの側から追加しておきます。スマートフォンの画面には、投票の期限を設定する項目と、設定から結果を見られる人を絞る項目が用意されています。期限を先に入れておけば、締め切りを手で止める作業が要らなくなります。
投票を管理する操作は、その投票を作った本人だけが使えると案内されています。ここは運用にそのまま響きます。作った人が休みの日に締め切りが来ると、他の人は結果の整理にも手を出せません。誰の名前で作るのかを、募集を始める前に決めておきます。
チャネルにフォーム作成ツールのタブを置く手順
設問をいくつも並べるアンケートは、チャネルにタブを置く形で作ります。手順の入口は投票と同じで、チャネルまたは会議のチャットからタブを追加し、検索してフォーム作成ツールを選び、追加して保存します。
タブを置くとき、新しくアンケートを作る道と、すでに作ったアンケートを表示する道を選べます。新しく作る場合は、その場で設問を並べていきます。すでに別の画面で作ってあるアンケートを載せる場合は、タブから選んで表示します。
タブの形の利点は、チャネルの中にアンケートと結果が並んで置かれることです。案内のリンクをチャットに貼らなくても、メンバーがタブを開けば答えられます。締め切りの案内や回答状況の共有も、同じチャネルの会話で進みます。
ただし、1つだけ先に決めておきたいことがあります。そのアンケートを誰が持つのかという点です。チームに置いたアンケートは、チームのメンバーが編集できる形で共有されます。誰でも設問を直せる状態のまま募集を始めると、途中で設問が変わって、前半の回答と後半の回答が並ばなくなります。設問を触る人を1人に決めて、それをチャネルの会話に書き残しておくと、この事故は起きません。
社外の人に答えてもらう場合は、もう1つ確かめることがあります。組織の外に公開する設定にすると、回答者が誰なのかを記録する選択ができなくなります。社外向けに配るアンケートで名前が要るなら、設問として氏名やメールアドレスを聞く形にします。設定で自動的に付く情報に頼らず、設問として聞いておくほうが確実です。
社内向けと社外向けで道具を分ける判断については、Microsoft Formsとの比較に、受け付けたあとの処理まで含めた違いを整理しています。作る手順の差より、受け取ってからの差のほうが実務では大きく出ます。
匿名にするかどうかを最初に決める
アンケートを作る作業のなかで、あとから変えると面倒になるのが匿名の設定です。投票なら、回答者の名前を記録するかどうかを投票を作るときに選びます。フォーム作成ツールの側なら、設定の画面で名前を記録のチェックを外すと、回答に名前が残りません。
この設定を途中で切り替えると、切り替えの前に届いた回答と後に届いた回答で、残っている情報が変わります。前半は名前があり後半は無い表を、あとから扱うのは面倒です。募集を始める前に決めて、そのまま最後まで動かさないのが安全です。
匿名にすると、答える側は書きやすくなります。研修の感想、職場の環境についての意見、上司への評価など、名前が出ると本音が出ない題材では匿名が効きます。答えた人数が増え、内容も具体的になります。
匿名の代わりに失うものもあります。1つ目は、返事ができなくなることです。困っている内容が書かれていても、誰なのか分からないので個別に対応できません。2つ目は、追加で聞けなくなることです。書かれた内容の意味が分からないとき、確かめる相手がいません。3つ目は、答えていない人が分からなくなることです。全員から集めたいアンケートで匿名にすると、誰に催促すればよいのかが出せません。
出欠の確認、申し込みの受付、応募の受付のように、あとから相手に連絡する前提があるものは、匿名にできません。ここは機能の話ではなく、業務の性質の話です。匿名と記名の判断は、設問を作る前の一番最初に済ませておきます。
締め切りをどう止めるか
アンケートには終わりが要ります。終わりを決めておかないと、集計を始めた後に回答が1件増えて、数え直しになります。
投票の側には、スマートフォンのアプリから作るときに投票の期限を設定する項目が用意されています。ここに日時を入れておけば、そこで受付が止まります。あわせて確かめたいのが、結果を整理したり設定を直したりする操作は投票を作った本人だけが使えるという点です。締め切りの日にその人が動けるかどうかで、そのあとの作業が止まるかどうかが決まります。
フォーム作成ツールで作ったアンケートは、設定の画面で回答の受付を止めます。日付で自動的に止める設定も用意されているので、締め切りを案内に書いたなら、同じ日付をここにも入れておきます。手で止める運用にすると、締め切り日の夜に止め忘れる事故が起きます。
締め切りを案内するときは、日付だけでなく時刻まで書きます。「10月3日まで」と書くと、3日の23時59分までだと読む人と、3日の始業時点までだと読む人が出ます。「10月3日17時まで」と書けば、この読み違いは起きません。
締め切ったあとの画面に何が出るかも、先に確かめておきます。締め切り後に開いた人に何も説明が出ないと、問い合わせが来ます。締め切ったこと、次の機会があるならその案内、問い合わせ先を書いておくと、そのぶんの連絡が減ります。
結果を確認して書き出す
投票を作った人は、投票のカードで詳細を選ぶと結果を見られます。開くのはフォーム作成ツールの返信の概要のページで、公式の案内によると、そこには投票がアクティブか非アクティブか、回答の数、答えるのに費やした平均の時間、回答を受け付けている期間の長さ、そして選択肢ごとの回答の数が表示されます。名前を記録する設定で集めた場合は、詳細を開くと参加者ごとの名前と回答が並びます。
結果を表の形で扱いたいときは、Excelで結果を開くを選びます。1件ずつの中身を見たいときは個々の結果をチェックを選びます。回答のその他のオプションからは、結果の削除、結果の要約の印刷、結果へのリンクの共有ができます。会話の流れに埋もれる前に、必要なものはその日のうちに手元へ出しておくのが確実です。
フォーム作成ツールのタブで集めた回答も、返信のタブからExcelで開くを選べば表計算ソフトのブックとして開きます。開いたあとはExcelの側の機能で扱えるので、公式の案内では、そこからPDFとして書き出したり保存したりできると説明されています。報告用の1枚を作る流れは、この2段構えで足ります。
書き出すタイミングには気をつけます。締め切りより前に書き出した表を報告に使うと、あとから届いた回答が入っていません。締め切りが自動で止まる設定になっているかを確かめ、止まったことを見てから書き出すと、数え直しが起きません。
結果を他の人に見せたいときは、概要のリンクを共有する機能があります。リンクを渡せば、渡された側は回答の概要を見られます。誰でも見られるリンクになるため、社内限定で回したい内容なら、貼る場所に気をつけます。共有をやめたいときは、そのリンクを削除できます。
Teamsの中で完結させる利点と、そうでないところ
Teamsの中でアンケートを取る一番の利点は、答える側の手間が少ないことです。すでに開いているアプリの中に通知が出て、その場で答えて終わります。メールで案内を送り、別のサイトを開かせ、ログインさせる形に比べると、答えるまでの脱落がはっきり減ります。
2つ目の利点は、誰に届いているのかが明確なことです。チームやチャネルの範囲がそのまま配布先になります。メールアドレスの一覧を作って貼り付ける作業が要りません。
3つ目は、結果の共有先が同じ場所にあることです。集計した結果を別の場所に持っていかなくても、同じチャネルで話が続きます。
弱いところは3つあります。1つ目は、社外の人を相手にしにくいことです。アプリを使っていない相手には、別の道で案内する必要があります。組織の外に公開する設定にすると、記名で受け取る選択ができなくなるという制約も出ます。
2つ目は、設問の作り込みに限りがあることです。投票は設問1つに選択肢を並べる形で、細かい条件分岐や自由な入力欄をいくつも並べたフォームには向きません。
3つ目は、受け付けたあとの処理の道具が薄いことです。集計を見る画面はありますが、1件ごとに担当を割り当てたり、対応が終わったかどうかを記録したりする列がありません。ここが後で困るところで、詳しくは後の節で扱います。
回答率を上げるために効くこと
回答が集まらないアンケートには、共通する原因があります。効く手当ては派手なものではなく、5つの地味なことです。
1つ目は、設問の数を削ることです。設問が増えるほど、途中でやめる人が増えます。集めたあとに実際に使う設問だけを残し、あったら面白いという理由の設問は落とします。使わないデータを集める作業は、答える側と集める側の両方の時間を減らします。
2つ目は、所要時間を先に書くことです。「3問、1分で終わります」と案内に書くと、開いてもらえる確率が上がります。何問あるか分からないアンケートは、忙しい時間帯に後回しにされます。
3つ目は、案内を出す時刻を選ぶことです。始業直後と終業前は、他の作業に埋もれます。会議の直後や昼休みの前など、手が空く時間に出すほうが反応が早く返ります。
4つ目は、答えたものが何に使われるのかを書くことです。集めた結果をどう使うのかが書かれていないアンケートは、優先度が下がります。「次回の研修の内容を決めるために使います」と一言あるだけで変わります。
5つ目は、催促を1回入れることです。締め切りの前日に、まだ答えていない人に向けて短い催促を出します。記名で集めているなら、答えていない人だけに送れます。匿名で集めているなら全員に送ることになるため、文面は「すでに答えた方は読み飛ばしてください」から始めます。
選択肢の作り方にも注意点があります。スマートフォンのアプリからは選択肢を10個まで追加できますが、10個並べると回答者は上の3つか4つしか読みません。選択肢は5個前後までに抑え、どれにも当てはまらない人のために自由に書ける道を1つ用意しておきます。
申し込みや応募を受け付けるなら、投票では足りない
社内の意見を聞くアンケートと、申し込みや応募を受け付けるフォームは、見た目が似ていて中身がまったく違います。違いは1点で、受け付けたあとに人が処理するかどうかです。
意見を聞くアンケートは、集計して終わりです。誰がどの選択肢を選んだかを個別に追う必要がありません。一方、申し込みや応募は、1件ごとに人が読んで、判断して、返事を書きます。この処理を回すには、集計の画面ではなく、1件ごとの状態を記録できる画面が要ります。
必要になるのは3つの情報です。1つ目は担当です。誰がこの件を見るのかが決まっていないと、全員が見て誰も動かない状態になります。2つ目は状況です。未対応、確認中、返信済みといった段階が記録されていないと、同じ件を2人が処理したり、逆に誰も処理しないまま残ったりします。3つ目は返信の履歴です。いつ何を返したかが残っていないと、同じ質問に違う答えを返してしまいます。
投票や表計算ソフトの表でこの3つを持たせようとすると、列を自分で足して運用の決まりを作ることになります。件数が少ないうちは回ります。現場では、100件を超えたあたりから表の運用が崩れると言われています。誰が最後に更新したのか分からなくなり、更新の漏れが積もっていくためです。
このあたりを道具の側で持たせる形を選ぶと、列の設計と運用の決まりを自分で作らずに済みます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、道具を選ぶときの基準に入れておくと、受け付けを始めてから困りにくくなります。具体的にどんな画面になるのかはできることと動くところを見るで確かめられます。
受け付けの型ごとに、決めるべきことが違う
受け付けるものの種類によって、最初に決めるべきことが変わります。
採用の応募を受け付ける場合は、履歴書などのファイルをどう受け取るかと、応募者を待たせない返信の形が要点になります。応募してから何も連絡が来ない期間が長いと、他社に決まってしまいます。受付の自動返信で、いつまでに連絡するかを明示しておくのが定番です。この型については採用の応募受付に整理があります。
イベントや説明会の申し込みを受け付ける場合は、定員の管理と当日の受付名簿が要点です。定員に達したときに募集を止める仕組みと、当日に受付で使える一覧が必要です。詳しくはイベントの申し込みにまとめています。
問い合わせを受け付ける場合は、担当の割り振りと二重返信の防止が要点です。1つの窓口を複数人で見る形になるため、誰がその件を持っているのかが見える必要があります。問い合わせの受付で、この型の詰まりどころを扱っています。
助成金や公募の受付は、締め切りの厳密さと、不備の差し戻しが要点です。受付期間を1分でも過ぎたものを受け付けない運用が要る一方、書類の不備を直してもらう連絡も要ります。助成金・公募の受付にその形を書いています。
どの型でも、作る工程は全体の作業量のごく一部です。長いのは受け付けたあとの工程で、そこを先に設計しておくと、募集を始めてから慌てずに済みます。
設問の形式は、集計する形から逆に決める
設問を作るとき、聞きたいことを思いついた順に並べていくと、集計の段で困ります。先に決めるのは、集計したときにどんな表やグラフになっていてほしいかです。そこから設問の形式を逆算します。
割合を出したい設問は、必ず選択式にします。自由記述で集めた文章を後から分類して割合を出す作業は、件数が増えると終わりません。50件の自由記述を読んで分類するだけで1時間近くかかります。割合として報告する予定があるなら、その項目は選択肢を用意しておきます。
段階を比べたい設問は、評価の形式にします。満足度や難易度のように、強さの違いを見たいものが対象です。段階の数は5にするのが定番で、奇数にすると真ん中を選べるようになります。真ん中を選ばせたくない場合だけ、偶数にします。段階ごとの言葉は、すべての段階に付けます。両端にだけ言葉があると、真ん中の意味が人によって変わります。
優先順位を知りたい設問は、並べ替えの形式にします。複数選択で「大事なものをすべて選んでください」と聞くと、ほとんどの人が全部を選び、差が出ません。1位から順に並べ替えてもらうと、集計したときに順位がはっきり出ます。
自由記述は、最後に1問だけ置きます。置く目的は割合を出すことではなく、選択肢では拾えなかった話を受け取ることです。設問文を「その他ご意見」にすると何も書かれません。「答えにくかった設問があれば教えてください」のように、答える範囲を狭めると書かれる確率が上がります。
案内文に書いておくと、問い合わせが減る
アンケートを配ったあとに来る問い合わせは、案内文に書き足せば大半が消えます。届く質問はいつも同じ4種類です。
1つ目は、締め切りがいつなのかです。日付だけでなく時刻まで書きます。締め切りを過ぎたらどうなるのかも添えると、過ぎてから送ってくる人への説明が要らなくなります。
2つ目は、答えた内容が誰に見えるのかです。匿名で集めているなら「氏名は記録されません」と書きます。記名で集めているなら、誰が中身を見るのかを書きます。ここが書かれていないアンケートは、答える前に確認の連絡が来ます。特に職場の環境や上司についての設問があるアンケートでは、必ず聞かれます。
3つ目は、途中でやめた場合どうなるのかです。送信するまで内容が保存されないなら、そう書きます。長いアンケートで書きかけのまま画面を閉じ、中身が消えたという苦情は、事前に書いておけば防げます。
4つ目は、間違えて送ったときにどうすればよいかです。1人1回に制限している場合、送信したあとに直せません。直したい人が現れる前提で、連絡先を1行書いておきます。書いていないと、本人が困ったまま放置され、結果として誤った回答が1件混ざります。
この4つを案内文に入れると2行から3行増えますが、そのぶん問い合わせへの返信が減ります。案内文を短くする努力より、先に書いておく努力のほうが時間の節約になります。
アンケートを作る前に決めておく5つのこと
最後に、設問を書き始める前に決めておくとよいことを整理します。この5つを決めてから作り始めると、途中で作り直す手戻りが起きません。
1つ目は、集めた結果を誰が見て、何を決めるのかです。見る人と決める内容が決まると、要る設問と要らない設問がはっきり分かれます。これが決まっていないと、設問がどんどん増えます。
2つ目は、匿名か記名かです。前の節で書いたとおり、これは途中で変えられません。あとから個別に連絡する可能性が少しでもあるなら、記名にしておきます。
3つ目は、締め切りの日時と、止める方法です。日付だけでなく時刻まで決め、自動で止まる設定にしておきます。
4つ目は、1人が何回まで答えられるかです。1人につき1つの回答に制限できる設定が用意されています。制限を入れる場合は、間違えて送ってしまった人がやり直せなくなる点に注意します。やり直しの連絡先を案内文に書いておくと、問い合わせに困りません。
5つ目は、集めた回答をどこに保存して、いつ消すのかです。個人を特定できる情報を集めるなら、保管する期間と消す時期を先に決めておきます。この判断は法律の解釈が関わるため、社内の規程に照らし、判断が難しい場合は所管の窓口や専門家に確かめてください。
決め方に迷ったときは、集めた結果を報告する場面を先に思い浮かべます。誰に向けて、どんな1枚を出すのかが見えれば、要る設問と要らない設問はすぐ分かれます。報告の形が思い浮かばない設問は、たいてい集めても使われません。作る前に落としておけば、答える側の時間も自分の集計の時間も同時に短くなります。
この5つを決めておけば、設問を書く作業は短時間で終わります。逆に、決めずに設問から書き始めると、募集の途中で設定を変えることになり、前半の回答と後半の回答が揃わなくなります。受け付けたあとの処理まで道具の側に持たせる形を検討する場合は、使える範囲と費用を先に見ておくと判断が早くなります。件数の上限や担当の割り当てがどこまで含まれるかは料金で確かめられます。
Q1. Teamsの投票とフォーム作成ツールは、どちらで作るのがよいですか？
集計を見て終わるなら投票、1件ずつ中身を読んで返事をするならフォーム作成ツールの側です。会話の流れでその場の意見を聞く用途は投票が向きます。申し込みや応募の受付は、1件ごとに担当と状況を記録する必要があるため、投票では足りません。判断は機能の多さではなく、集まったあとの作業で決めます。
Q2. 選択肢はいくつまで作れますか？
投票では回答の選択肢が最低2つ必要で、スマートフォンのアプリからは10個まで追加できると公式に案内されています。ただし10個並べると回答者は上の数個しか読みません。実務では5個前後に抑え、どれにも当てはまらない人のために自由に書ける欄を1つ用意する形が扱いやすくなります。複数の答えを選ばせたい場合は複数選択の設定をオンにします。
Q3. 匿名にしたあとで記名に変えられますか？
設定の切り替えそのものはできますが、切り替える前に届いた回答と後に届いた回答で残る情報が変わります。前半に名前が無く後半に名前がある表になり、後から扱いにくくなります。あとから個別に連絡する可能性があるなら、募集を始める前に記名で始めておくのが安全です。
Q4. 社外の人にアンケートを答えてもらえますか？
組織の外に公開する設定にすれば答えてもらえます。ただしその設定では、回答者を記録する選択ができなくなります。社外の相手から名前や連絡先を受け取りたい場合は、設問として氏名やメールアドレスを聞く形にしてください。自動で付く情報に頼らず、設問で聞いておくほうが確実です。