応募フォームの作り方を調べているとき、手が止まるのはフォームの作成画面ではありません。項目を何にするか、届いた応募を誰がどう追うか、断るときにどう返すかが決まっていないまま公開してしまい、応募が来てから慌てることがほとんどです。この記事では、作る前に決める4つのこと、項目の選び方、無料の道具からWordPressまで3通りの作り方の手順、そして届いた応募を選考の終わりまで追える形にするところまでを順に整理します。
応募フォームを作る作業は、実は2つに分かれている
応募フォームの作り方という言葉には、性質のまったく違う2つの作業が混ざっています。片方は30分で終わり、もう片方は1日かかります。
前半は、入力画面を作る作業です。項目を並べて、必須にするものを決めて、公開する。無料の道具を使えば、この部分は慣れていなくても30分程度で終わります。作り方の記事が扱っているのは、たいていここまでです。
後半は、届いた応募を受けて返す仕組みを決める作業です。誰が最初に見るのか、書類を見て通すかどうかをどこに記録するのか、面接の日程はどうやって調整するのか、断るときの文面は誰が書くのか。ここが決まっていないと、応募が届いた日から現場が止まります。応募が5件までなら記憶と受信箱で回りますが、20件を超えたあたりで「この人に返したかどうか」が分からなくなります。
作る順番は、後半を先に決めて、前半をその形に合わせるのが正しい順です。受けたあとの流れが決まっていれば、フォームに要る項目は自然に決まります。逆に項目から決めると、「聞いたけれど使わない項目」と「聞いていないので後から個別に問い合わせる項目」が同時に生まれます。
紙やメールでの受付から移すと、何が変わるのか
いま紙の応募用紙やメールで受けているなら、フォームに移すことで変わる点を先に押さえます。変わるのは受付の時間帯と、転記の手間の2つです。
応募をフォームで受け付けることで、24時間受付可能です。また、インターネットと接続端末さえあれば応募できるため、手間がかからないのもポイント。 出典: tayori.com
転記の手間が消えることのほうが、実務では大きく効きます。メールで受けていると、氏名と連絡先を一覧の表に手で写す作業が応募ごとに発生します。1件2分でも、50件で100分です。しかも写し間違いが混ざり、間違ったアドレスに案内を送って届かない事故が起きます。フォームで受ければ、項目がそのまま列になった表として残ります。
項目がそろうという効果もあります。メールでの応募は、書いてある内容が人によって違います。連絡先の電話番号が書かれていない、希望する職種が分からない、応募の経路が書かれていない。そのたびに問い合わせのメールを1往復することになり、応募者の側も待たされます。フォームなら、必須にした項目は必ず埋まって届きます。
一方で、フォームに移しても変わらないことがあります。届いた応募を誰が見て、いつまでに返すかは、道具を変えても決まりません。ここを決めずに移すと、「受付の手間は減ったのに、返信の遅れは前と同じ」という状態になります。募集の形ごとの整え方は採用の応募受付に場面別でまとめてあります。
作る前に決めておく4つのこと
紙に4行書くだけの作業です。ここを書かずに作り始めると、公開したあとで作り直すことになります。
1つ目は、最初に見る人を1人決めることです。複数人で見る体制でも、「まず誰が開くか」は1人に決めます。全員に通知が飛ぶ形にすると、全員が「誰かが見ているだろう」と思って誰も見ません。2つ目は、返信の期限です。「受け取ってから3営業日以内に一次の返信を出す」のように日数で決めます。日数を決めると、その日数で回る体制かどうかが逆算できます。
3つ目は、選考の段を書き出すことです。書類を見る、面接の日程を決める、面接をする、結果を出す。この段を先に書くと、応募がいまどの段にいるかを記録する場所が必要だと分かります。段が4つなら、記録する場所も4つの状態を持てる必要があります。4つ目は、断るときの文面です。先に書いておかないと、断りの連絡が後回しになります。後回しになった断りの連絡は、そのまま出されずに終わることがあり、応募者からの信用を失います。
この4行を書いたうえで、募集の期限も決めます。締め切りのない募集は、いつまでも応募が来続けて、いつ選考を始めるかが決まりません。締め切りを決めたら、締め切り後にフォームをどう閉じるかまで決めます。閉じ方を決めていないと、締め切り後に届いた応募をどう扱うかで毎回悩みます。
応募フォームに入れる項目の決め方
項目は、返信と選考に必要なものだけにします。増やしたくなりますが、項目が増えるほど途中でやめる人が増えます。
上記の目的を踏まえ、応募フォームに入れる項目を決めましょう。自社に必要な項目に絞ることで、入力数が増えすぎることを避けて、応募者の入力時の負担を軽減できます。もし「やたらと項目数が多い」「あまり関係ない項目が入っており煩わしさを感じる」となってしまうと、応募者の入力負担が大きくなり、途中で離脱されるかもしれません。 出典: synergy-marketing.co.jp
必ず要る項目は4つです。氏名、連絡先のメールアドレス、電話番号、応募する区分や職種です。ここに応募の経路を足すと、どの告知が効いているかが分かります。これで5項目です。多くの募集は、この5項目だけで一次の連絡が取れます。
足すかどうかを迷う項目は、「この回答が空欄だったら選考が進まないか」で判断します。進むなら任意にするか、外します。経歴や自己紹介は、書類を見る段で必要になりますが、フォームの画面で長文を書かせると、そこで手が止まります。書類を添付してもらうか、面接の前に別途送ってもらう形に分けたほうが、応募の数は落ちません。
聞かないほうがよい項目もあります。選考に使わない個人の情報は、聞くと預かる責任だけが増えます。住所は、郵送するものがないなら都道府県までで足ります。生年月日は、年齢の要件がある募集以外では要りません。取得した情報を何に使い、いつまで持つのかは、フォームの画面に書きます。取り扱いの判断は組織ごとに事情が違うため、所管の窓口や専門家に確かめてください。
項目の書き方で、応募が減る場所
同じ項目でも、書き方ひとつで途中でやめる人の数が変わります。減る場所は決まっているので、そこだけ直せば足ります。
必須の印を付けすぎないことが1つ目です。全項目が必須になっていると、埋められない項目が1つあるだけで送信できず、そこで諦められます。必須は、返信に使う項目だけにします。2つ目は、入力の形を細かく指定しすぎないことです。電話番号をハイフンなしの半角数字だけに限定すると、ハイフン付きで入力した人がエラーになります。受け取ってから整える手間と、そこでやめられる損を比べれば、受け取ってから整えるほうが得です。
3つ目は、エラーの文言です。「入力に誤りがあります」だけだと、どこを直せばよいか分かりません。項目のすぐそばに、何が足りないかが出る形にします。4つ目は、項目の並び順です。答えやすい項目を先に置き、長文や添付を後ろに置きます。最初に履歴書の添付が来ると、その場では応募できないと判断されて閉じられます。
5つ目は、送信したあとの画面です。「送信しました」だけだと、その後どうなるのかが分からず、不安から問い合わせの電話が来ます。「3営業日以内に担当者からメールでご連絡します」「届いた内容の控えを、入力いただいたメールアドレスに送りました」の2行を出すだけで、問い合わせが減ります。
履歴書や作品を添付してもらうときの注意
書類を受け取る必要がある募集では、ここが最大の関門になります。道具の選び方で、応募をやめる人の数が変わります。
Googleフォームには「ファイルのアップロード先」という設問の形式がありますが、公開されているドキュメントには、この設問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。あわせて、フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合には、この形式が使えないとも記されています。社外から応募を受ける募集でこの形式を使うと、Googleアカウントを持っていない人、持っていても仕事用の端末でログインしたくない人が、そこで離脱します。
ログインを求めない形で書類を受け取るなら、方法は3つあります。1つは、フォームでは連絡先だけを受け取り、返信のメールに書類の送り先を書いて返す形です。1往復増えますが、応募の入口では何も要求しません。2つ目は、書類の添付に対応した専用の受付ツールを使う形です。3つ目は、自分たちのサイトにフォームを置き、添付ファイルを受け取れる仕組みを入れる形です。
添付を受け取るなら、上限の大きさと形式を画面に書きます。「PDFで、1ファイル10MBまで」のように具体的に書きます。書いていないと、開けない形式のファイルが届いて、それを確かめる往復が発生します。作品を見る募集では、ファイルを受け取るより、公開されているURLを書いてもらうほうが軽く済むことがよくあります。
無料のフォームで作る手順
まず、費用をかけない作り方です。集める項目が5つ前後で、添付が要らない募集なら、この形で足ります。
手順は5つです。1つ目は、フォームを新しく作って、募集の名前を付けます。2つ目は、項目を上から順に置きます。氏名は記述式、メールアドレスは記述式で入力の形を確かめる設定にし、応募する区分はラジオボタン、応募の経路はチェックボックスにします。3つ目は、必須にする項目を決めます。4つ目は、送信後に表示する文を書き換えます。5つ目は、自分で1回回答して、通知が来ることを確かめます。
分量が多い募集では、画面を分けます。Googleフォームでは、質問や説明などの項目を最大300個まで、セクションを最大75個まで追加できると公開されているドキュメントに書かれています。1画面に5項目程度に収めて、セクションで分けると、最後まで入力してもらいやすくなります。
無料のフォームで気を付ける点が2つあります。1つは、回答者に控えを送る設定です。既定では控えが届かないことがあり、応募者の側に「送れたかどうか」の記録が残りません。設定を確かめます。もう1つは、共有の範囲です。職場や学校向けのアカウントで作ったフォームは、作成者が設定を変えないかぎり、その組織内のユーザーのみがアクセスできるとGoogleの公開ドキュメントに書かれています。社外から応募を受けるフォームで、公開の設定を確かめずに告知すると、開けないという問い合わせが来ます。いま使っている道具との違いはGoogleフォームとの比較に並べてあります。
自分たちのサイトに置く手順
すでにWordPressで作ったサイトがあるなら、そこに応募フォームを置く形も選べます。応募の入口が自分たちのドメインになるため、告知との見た目がそろいます。
WordPressでは、フォームを作るプラグインを入れて、項目を組み、できたものを固定ページに置きます。項目の組み方は、プラグインごとの記法で書く形と、画面上で項目を並べる形があります。届いた応募をメールで受け取る形が既定で、記録を残すには別の設定か追加のプラグインが必要になることがあります。
気を付ける点は3つです。1つは、メールが届かない事故です。サイトを置いているサーバーからのメールは、送信元の設定によって迷惑メールに入るか、そもそも届かないことがあります。公開する前に、自分の受信箱と、別の事業者のメールアドレスの2か所に届くかを確かめます。2つ目は、記録が残らない形になりやすいことです。メールだけで受けていると、受信箱を消したときに応募の記録が消えます。3つ目は、迷惑な自動送信への対策です。対策を入れていないと、機械からの送信が大量に届いて、本物の応募が埋もれます。
WordPressにフォームを置いている場合の違いはContact Form 7との比較に、Microsoft 365を使っている組織向けの違いはMicrosoft Formsとの比較に整理してあります。いま使っている道具のどこまでが置き換わるかを並べて見ると、移すかどうかの判断が早く決まります。
届いた応募を追える形にする
ここが応募フォームの作り方でもっとも手が抜かれる部分です。入力画面がきれいでも、届いたあとが表計算ソフトの手作業だと、件数が増えたときに崩れます。
必要なのは、応募1件ごとに2つの情報を持たせることです。1つは、いまどの段にいるか。書類を見る前、書類を見た、面接の日程を調整中、面接済み、結果を出した。もう1つは、誰が担当しているか。この2つが応募と同じ場所にあれば、誰が何をすべきかが一目で分かります。
表計算ソフトに列を足して管理する形は、応募が20件までで、担当が1人なら回ります。崩れるのは2つの条件がそろったときです。担当が2人以上になり、同じ表を同時に開く。このとき、片方が返信したことがもう片方に見えず、同じ応募者に二重に連絡が行きます。二重返信は、応募者から見ると管理されていない印象になり、辞退につながります。
もう1つ崩れるのは、返信の記録がメールの受信箱にしかない場合です。返したかどうかを確かめるために受信箱を検索する作業が、応募1件ごとに発生します。返信の履歴が応募の記録と同じ場所にあれば、この検索が要らなくなります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかで、件数が増えたときの手間が変わります。どこまでが画面のなかで回るかはできることで確かめられ、実際の動きは動くところを見るで見られます。
専用の受付ツールを使う手順と、選ぶときに見る点
応募の件数が読めない募集や、書類を受け取る募集では、受付に専用のツールを使う形が選べます。入力画面を作るところまでは無料の道具と同じで、違いは届いたあとの扱いです。
手順は4つです。1つ目は、募集ごとに受付の枠を作ります。2つ目は、項目を並べます。3つ目は、選考の段を登録します。書類確認、日程調整、面接済み、結果連絡といった段を、自分たちの流れに合わせて名前を付けます。4つ目は、担当者を登録して、誰に通知が飛ぶかを決めます。ここまでやると、応募が届いた時点で「未対応」の段に入り、担当が空の状態で一覧に並びます。
選ぶときに見る点は5つです。1つ目は、回答者にアカウント登録を求めるかどうかです。求める形だと、そこで応募をやめる人が出ます。2つ目は、応募の記録に担当と状況を持たせられるかどうかです。3つ目は、返信の履歴が応募の記録と同じ場所に残るかどうかです。4つ目は、書き出しができるかどうかです。選考が終わったあとの記録を手元に落とせない道具だと、募集が終わるたびに画面を見に行くしかなくなります。5つ目は、料金の数え方です。応募の件数で増える形か、使う人数で決まる形かによって、募集が当たったときの負担が変わります。
試すときは、実際の募集と同じ項目を入れて、自分で1件応募してみるところまでやります。画面の説明を読むだけでは、届いたあとの一覧がどう見えるかが分かりません。応募が5件入った状態を作って、担当を割り当て、状況を1つ進め、返信を1通送る。この流れを一度通せば、自分たちの運用に合うかどうかが判断できます。
機能の一覧を並べて比べると、使わない機能の多さで選んでしまいます。比べる軸は、いま手作業でやっている工程がそのまま置き換わるかどうかの1点に絞ります。表計算ソフトに足した列、受信箱の検索、日程調整のメールの往復。この3つのうち、いくつが消えるかで判断します。
応募が来ないときに見る場所は、フォームの外にある
公開したのに応募が来ないとき、原因がフォームにあることは少なく、たいてい入口とその手前にあります。フォームを作り直す前に、確かめる順番があります。
1つ目は、フォームに辿り着いているかどうかです。告知の文にリンクを置いたのに、押されていないなら、フォームの中身は関係ありません。告知のどこにリンクがあるかを確かめます。本文の最後に1か所だけ置いていると、そこまで読まれずに終わります。2つ目は、入力を始めて途中でやめられているかどうかです。始まっているのに終わっていないなら、項目か入力の形に原因があります。
3つ目は、スマートフォンで開けているかどうかです。募集の告知をSNSやメールで出した場合、開かれるのはほぼスマートフォンです。項目が横に切れて選べない、送信ボタンが画面の外に出ている、添付を求められて手元に書類がない。このどれかで止まっていることがよくあります。実機で1回通せば分かります。
4つ目は、応募の条件が厳しく見えていないかです。フォームの手前に「必須の資格」「必要な経験年数」を長く並べると、当てはまるか自信が持てない人が応募しません。条件を並べる必要があるなら、「当てはまらない場合もご相談ください」の1行を添えるだけで、応募の数は変わります。5つ目は、締め切りまでの日数です。告知から締め切りまでが7日を切っていると、検討する時間がなく、見送られます。
公開する前の点検と、募集を閉じるときの手順
公開の前に、自分で1回応募します。ここを飛ばすと、公開してから直すことになり、直す前と後の応募が混ざります。
点検は5つです。スマートフォンで開いて最後まで入力できるか。必須項目を空にして送信したときのエラーが分かるか。送信後に、応募者に控えが届くか。自分のところに通知が来るか。届いた内容が、記録する場所に正しく入っているか。とくに通知は、迷惑メールに入っていないかまで確かめます。通知に気づかないまま何日も放置する事故は、通知の設定ではなく振り分けが原因のことがよくあります。
募集を閉じるときの手順も決めます。締め切りを過ぎたあとにフォームが開いたままだと、応募できると思って入力した人に無駄な手間をかけます。受付を止めて、「今回の募集は終了しました」と次の募集の予定を画面に出す形にします。次の予定が決まっていないなら、決まっていないと書きます。
締め切りの直前に応募が集中するのも、先に見込んでおきます。締め切り日の当日に全体の3割が届く募集は珍しくありません。その日に通知が大量に来て、確認が追いつかないまま翌日を迎えることになります。締め切りの翌日は、確認の時間をあらかじめ空けておきます。
閉じたあとの応募の記録も、置き場所を決めます。選考が終わった応募者の情報を、いつまで持つのかは先に決めておきます。決めずに残していると、次の募集のときに古い応募の記録が混ざり、誰にどこまで連絡したかが分からなくなります。募集ごとに記録を分ける形にしておくと、この混ざりが起きません。運用の細かい疑問はよくある質問に、費用の見込みは料金にまとめてあります。
応募者へ送る3つの文面を先に用意する
フォームができたら、応募が届いてから慌てないように、送る文面を先に書いておきます。必要なのは3つで、どれも応募が来てから考えると時間がかかり、返信が遅れます。
1つめは、受付の控えです。 送信した直後に自動で届く文面です。ここに書くのは4点で、確かに受け取ったこと、いつまでに次の連絡をするか、その連絡が来ないときの問い合わせ先、そして送った内容の控えです。「5営業日以内にご連絡します」のように期限を書くと、その間の問い合わせが減ります。期限を書かないと、数日後に「届いていますか」という確認の連絡が来て、その対応にまた時間を取られます。
2つめは、面接や次の段階の案内です。 日程の候補、場所か接続先、持ち物、所要時間、当日の連絡先を並べます。候補日を3つ以上出す形にしておくと、往復の回数が減ります。こちらから候補を出さずに「ご都合のよい日をお知らせください」と書くと、相手が出した日が全部埋まっていて、やり取りが増えます。
3つめは、見送りの連絡です。 いちばん後回しにされやすく、いちばん早く出すべき文面です。理由を詳しく書く必要はありませんが、応募への礼と、今回の結果、そして記録の扱いを1行ずつ書きます。定型の文面を用意しておかないと、断りの連絡だけが何日も溜まります。応募した側から見ると、結果が来ないまま待たされるのがいちばん負担です。
この3つは、募集ごとに書き直す必要がありません。日付と名前と募集の名称を差し替えるだけで使い回せます。文面をどこに置いておくかも決めておきます。受信箱の下書きに入れておくと、担当が変わったときに引き継げません。応募の記録と同じ場所に置けるなら、そこに置くのがいちばん探しやすくなります。
次の募集で作り直さないために残すもの
同じ募集を毎年か毎期で繰り返すなら、今回のものをそのまま使える形で残します。残す手間は10分で、次回に節約できる時間は半日です。
残すのは4つです。フォームの項目の一覧、応募者に送った文面の3種類、選考の段の定義、そして今回の応募数と各段での人数です。文面の3種類は、受付の控え、面接の案内、断りの連絡です。この3つを残しておけば、次回は日付と名前を変えるだけで送れます。
応募数と各段での人数を残すのがとくに効きます。「応募30件のうち書類を通したのが12件、面接に来たのが9件、決まったのが1件」という記録があると、次回に何件の応募を集める必要があるかが逆算できます。この数字がないと、募集の告知にどれだけ手をかけるべきかが決まりません。
項目の一覧を残すときは、「今回使わなかった項目」も書き添えます。聞いたのに選考で一度も見なかった項目は、次回は外せます。逆に、聞いていなくて個別に問い合わせた内容があれば、それは次回の項目に足す候補です。この差分だけを見直す形にすれば、応募フォームは回を重ねるごとに短く、通りやすくなっていきます。
Q1. 応募フォームは無料の道具でも足りますか？
集める項目が5つ前後で、書類の添付が要らない募集なら無料の道具で足ります。足りなくなるのは、書類を添付してもらう場合と、応募が20件を超えて担当が2人以上になる場合です。返信したかどうかと、いまどの段にいるかを記録する場所が別になると、二重返信と返し忘れが起きます。
Q2. 応募フォームに入れる項目は何個が目安ですか？
氏名、メールアドレス、電話番号、応募する区分、応募の経路の5項目が基本です。この5つで一次の連絡は取れます。経歴や自己紹介のような長文は、フォームで書かせると途中でやめる人が出るので、書類の添付か、面接前に別途送ってもらう形に分けます。
Q3. 履歴書をフォームで受け取るにはどうすればよいですか？
Googleフォームのファイルアップロードは、公開ドキュメントによると回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。社外から応募を受ける場合はここで離脱が出ます。フォームで連絡先だけ受け取り、返信のメールで送り先を案内する形か、添付に対応した受付ツールを使う形が現実的です。
Q4. 募集の締め切り後、フォームはどうすればよいですか？
受付を止めて、募集が終了したことと次の募集の予定を画面に出します。開いたまま放置すると、応募できると思って入力した人に無駄な手間をかけます。次の予定が決まっていない場合は、決まっていないことと、決まったらどこで告知するかを書き添えます。