Googleフォームの作り方そのものは、覚えることが少ない部類の作業です。白紙のフォームを開いて質問を並べ、公開リンクを配れば受付は始まります。つまずくのは作り方の手前と後ろで、何を聞くかを決めていないまま作り始めたときと、送信された回答をどう扱うかを決めないまま配ったときです。この記事では、フォームを作る手順を順に追いながら、公開前に決めておくと後が楽になる設定と、送信されたあとに手作業として残る部分までをまとめます。
Googleフォームを作り始める入口は3つある
Googleフォームの作成画面には、3つの入り方があります。どれを選んでも出来上がるフォームは同じですが、回答の行き先が変わる場合があるため、最初に知っておくと迷いません。
1つ目は、フォームの一覧から作る方法です。forms.google.com を開き、空白のフォームを選びます。表示された「無題のフォーム」に名前を付ければ、作成画面が始まります。もっとも素直な入口で、テンプレートから始めたいときもここから選べます。
2つ目は、Googleスプレッドシートから作る方法です。sheets.google.com で対象のスプレッドシートを開き、ツールから新しいフォームを作成します。スプレッドシートに新しいシートが追加され、そのシートが回答の保存先になった状態でフォームが開きます。すでに集計用のファイルが決まっている受付では、この入口が手戻りを減らします。
3つ目は、Googleドライブから作る方法です。drive.google.com の左上の新規からGoogleフォームを選びます。作ったフォームを置くフォルダを先に決めてから作れるため、部署で共有しているフォルダの中に作りたいときに向きます。
作った本人以外も編集する予定があるなら、作成の直後に共同編集者を追加しておきます。公式のヘルプでも、フォームの編集や回答の分析を他のユーザーと行う場合は共同編集者とフォームを共有する、と案内されています。個人のアカウントで作ったまま担当が替わると、誰も編集できないフォームが残ります。
質問を追加する手順と、形式の選び方
作成画面で質問を足すのは、追加のアイコンを押して、質問のタイトルを書き、右側で形式を選ぶという流れです。選択肢のある形式なら選択肢を入力し、答えてもらわないと困る項目は必須をオンにします。
形式選びで迷ったときの基準は、集計するかどうかです。集計する項目は選択式にします。記述式にすると、同じ内容でも「株式会社A」「（株）A」「A社」と書かれ、後から数えられません。逆に、事情や要望のように人によって内容が違うものは、無理に選択肢にせず記述式にします。選択肢に無い答えを持つ人が「その他」に流れ込むと、結局その他の欄を読むことになります。
1つのフォームに入れられるのは、質問、説明、画像、動画を合わせて最大300個までです。通常の受付でこの上限に当たることはまずありませんが、部署ごとの項目を全部1枚に詰め込もうとすると近づきます。
作成の手間を減らす機能として、以前のフォームの質問を再利用できる質問のインポートがあります。右側の質問追加のアイコンからインポートを選び、元になるフォームと読み込む質問を選ぶだけです。毎年同じ募集を出す受付では、去年のフォームを複製するより、必要な質問だけを読み込むほうが不要な項目が混ざりません。
質問や選択肢の順番をランダムに入れ替えるシャッフルの機能もありますが、受付の用途では基本的に使いません。公式ヘルプにも、質問を特定の順序で表示する場合はシャッフルしないようにと注意が書かれています。申し込みの手順を追う形のフォームで順番が変わると、回答者が混乱します。
質問の形式ごとに、できることが決まっている
質問の形式は、名前だけ見ると似たものが並んでいますが、設定できる中身が違います。受付で使う形式に絞って、違いを押さえておきます。
記述式と段落は、どちらも自由に書いてもらう形式です。記述式は1行の短い回答、段落は長い文章を想定しています。どちらも、データの入力規則から最大文字数や最小文字数のルールを設定できます。志望動機を書いてもらう欄に最小文字数を入れておくと、1文字だけ書いて送る回答を防げます。
ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンは、いずれも選択式です。ラジオボタンとプルダウンは1つだけ選ぶ形、チェックボックスは複数選べる形です。この3つはいずれも、選んだ内容に応じて特定のセクションへ移動させる分岐の設定ができます。ラジオボタンとチェックボックスには「その他」の欄を足せますが、プルダウンには足せません。選択肢に収まらない答えが来ると分かっているなら、プルダウンは避けます。
均等目盛と評価は、満足度などを数字で集める形式です。均等目盛は0か1から始まり、最大値を2から10までの整数で決められます。評価はスター、ハート、高く評価のいずれかで表され、3から10までの整数で設定します。集計して平均を出したいなら均等目盛、回答者に直感的に押してもらいたいなら評価が向きます。
選択式のグリッドは、複数の項目を同じ尺度で評価してもらうときに使います。項目が多いと、スマートフォンの画面では横に切れて読みにくくなります。項目が5個を超えるなら、グリッドをやめて個別の質問に分けるほうが答えやすくなります。
ファイルを提出してもらうフォームの作り方と制限
履歴書や写真を提出してもらう受付では、ファイルのアップロードの質問形式を使います。この形式には、ほかの形式に無い制限があるため、配る前に確認が必要です。
まず、回答者はGoogleアカウントにログインしないとこの質問に答えられません。社外の人へ配るフォームでファイルの提出を求めると、アカウントを持っていない人や、勤務先の端末でログインしたくない人がそこで止まります。提出を求める代わりに、提出方法をメールに切り替える案内を確認メッセージに書いておくと、問い合わせが減ります。
次に、フォームが共有ドライブに保存されている場合は、この質問形式を使えません。部署の共有ドライブの中でフォームを管理している場合、ファイル提出の質問を足そうとして選べないことがあります。原因は権限ではなく保存場所です。管理者がデータ損失防止の機能をオンにしている環境でも使えません。
設定できるのは3つです。受け付けるファイルの形式、1人あたりの最大ファイル数、1ファイルあたりの最大サイズ。履歴書をPDFで受けたいなら形式をPDFに絞ります。絞らないと、写真、文書、圧縮ファイルが混ざって届き、開く手間が増えます。
提出されたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブに作られる新しいフォルダへ保存されます。ここで注意したいのが、フォルダの所有者が個人であることです。作った人が異動や退職でアカウントを失うと、提出されたファイルごと見られなくなる可能性があります。受付を始める前に、フォルダの共有設定を確かめ、部署の誰かがもう1人アクセスできる状態にしておきます。
もう1つ、応募者の履歴書のような情報を扱うなら、保管の期間も決めておきます。不採用になった人のファイルをいつまで持つかは社内の規程で決めることで、システム側が決めることではありません。判断に迷う部分は、個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/）などの所管の窓口や社内の法務に確かめてください。
セクションと条件分岐で、聞く相手を絞る
質問が増えてきたら、セクションで区切ります。セクション追加のアイコンを押して名前を付けるだけで、そこから先が別のページになります。1つのフォームに作れるセクションは最大75個までです。
セクションを使う理由は見た目の整理だけではありません。回答に応じて次に進む先を変えられるからです。参加区分を聞くセクションを最初に置き、対面参加を選んだ人には交通手段と昼食の希望を、オンライン参加を選んだ人には接続環境を聞く。この分け方をすると、回答者が答える項目が減り、途中でやめる人が減ります。
ただし、条件分岐には設計の順番があります。先に全員に共通して聞くことを並べ、分岐は後ろに置きます。最初の質問でいきなり分岐させると、後から共通の項目を足したくなったときに、全部の枝に同じ質問を足すことになります。
セクションで区切ると、回答者側の画面には進捗が出ます。何ページあるのかが見えるため、長いフォームでも最後まで進みやすくなります。逆に、1ページに20問以上を縦に並べると、スクロールの長さだけで離脱が増えます。項目が多い受付ほど、セクションで区切る価値があります。
区切ったあとは、必ず自分で最後まで通して回答します。分岐の設定を間違えると、選んだ答えによっては最後まで進めないフォームができます。この確認は公開前に必ず入れる作業です。
公開前に決めておく4つの設定
作成画面の上部にある設定には、受付の運用を左右する項目が並んでいます。カスタマイズしない場合は既定の設定が適用されるため、既定のままでよいかを1つずつ見ておきます。
1つ目は、メールアドレスを集めるかどうかです。集めない設定のまま受け付けると、誰から来た回答なのかが本文の記述頼りになります。氏名の欄に旧姓を書かれたり、記入漏れがあったりすると、連絡先が分からない回答が残ります。返信が必要な受付では、メールアドレスの収集はオンにします。
2つ目は、回答を1回に制限するかどうかです。設定の回答の項目から切り替えます。ここをオンにすると、フォームにアクセスして入力するにはGoogleアカウントへのログインが必要になります。社内向けの受付なら問題ありませんが、社外の人に配るフォームでオンにすると、Googleアカウントを持っていない人や、仕事用の端末でログインしたくない人がそこで離脱します。回答者にアカウント登録を求めると、そこで申し込みをやめる人が出ます。
3つ目は、送信後の編集を許可するかどうかです。回答の編集を許可をオンにすると、送信した人が自分の回答を後から直せます。申し込み内容の変更が想定される受付では便利ですが、締め切り後に内容が書き換わると、受付側が見ている情報と実際の申し込みがずれます。締め切りの厳しい受付ではオフにし、変更は連絡してもらう形にするほうが安全です。
4つ目は、確認メッセージです。送信後に表示される文面を、プレゼンテーションの項目から編集できます。既定の文面のままだと、受け付けられたのかどうかが伝わりません。受付番号の有無、返信までの目安の日数、問い合わせ先をここに書いておくと、「送れましたか」という電話が減ります。
あわせて注意したいのが、結果の概要を表示する設定です。オンにすると、回答した人が全員の回答の集計を見られる状態になります。申し込みや応募の受付でオンにすると、他の人の回答が見えてしまうため、通常はオフのままにします。
公開して配る手順と、配り方ごとの向き不向き
設定が済んだら、右上の公開を押します。公開すると回答者がフォームにアクセスできるようになり、公開を停止するとリンクを知っている人もアクセスできなくなります。誰が回答できるかは、公開時の管理から選びます。一般的なアクセスで、リンクを知っている全員にするか、対象のグループに限るかを決めます。
配り方は主に4つです。1つ目はリンクの共有で、プレビューや公開済みの表示からリンクをコピーします。公開後は短縮されたリンクもコピーできます。案内メールや社内のチャットに貼るなら、これが一番手軽です。
2つ目は、フォームを公開するときに回答者へ通知を送る方法です。共有の画面で通知のチェックを入れると、公開と同時にメールが届きます。メッセージを添えることもできます。
3つ目は、ウェブサイトやブログへの埋め込みです。その他のメニューからHTMLを埋め込むを選び、表示されたコードを貼り付けます。自社サイトの中で完結させたいときに使います。
4つ目は、事前入力したリンクを送る方法です。その他からフォームに事前入力するを選び、埋めておきたい欄を入力してリンクを取得します。部署や案件の名前をあらかじめ入れたリンクを配ると、回答者の入力が減り、表記のゆれも減ります。
メールにフォームを埋め込む形を選ぶときは、埋め込めない質問があることに注意します。公式ヘルプでは、ファイルのアップロードに関する質問、評価に関する質問、質問や選択肢の画像を含むフォームは埋め込めないとされています。履歴書の提出を受けるフォームは、この条件に当たります。
フォームへのアクセスを期限で切りたい場合は、共有の画面で有効期限を追加し、カレンダーから日付を選びます。期限を過ぎるとアクセス権が外れます。
回答の保存先をスプレッドシートにそろえる
回答はフォームの回答タブでも見られますが、実務で使うならスプレッドシートに保存します。フォームの回答の保存先を選ぶ設定から、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートに追加するかを選べます。
スプレッドシートに落とすと、1件が1行として並びます。並んだあとにできることは多く、フィルタで絞る、関数で集計する、別のシートに転記する、といった操作が自由にできます。フォームの画面だけでは、こうした加工ができません。
注意したいのは、列の扱いです。フォームの質問を後から増やすと、スプレッドシートの右端に新しい列が足されます。すでに手作業で「担当」「状況」といった列を右側に足していた場合、そこに割り込む形になり、数式の参照がずれます。手で足す列を使うなら、シートを分けて関数で引いてくる形にしておくと崩れません。
もう1つは、回答の編集を許可している場合です。回答者が後から内容を直すと、スプレッドシートの該当行も書き換わります。書き換わる前の内容は残りません。編集を許可する受付では、締め切り時点の内容を別シートに控えておく運用が要ります。
無料で使えることの利点は大きい一方で、公式やGoogle以外の解説でも、作り方を覚える前に把握しておきたい点があると整理されています。
無料でハイクオリティなフォームを作成できるGoogleフォームですが、作り方を覚える前に把握しておきたいデメリットがあります。他のフォーム作成ツールと比較したいポイントですので、ぜひチェックしておきましょう。 出典: spiral-platform.co.jp
無料で使えることのメリットと、先に知っておきたいデメリット
Googleフォームが選ばれる理由は、無料であること以外にもあります。アカウントさえあればその日から作れること、作ったフォームが自動で保存されること、複数人で同時に編集できること、回答がそのままスプレッドシートに落ちること。この4つは、ほかの無料のツールと比べても扱いやすい部類です。
一方で、先に知っておきたい点もあります。1つ目は、見た目を細かく変えられないことです。テーマの色とフォント、ヘッダー画像までは変えられますが、自社サイトの意匠に合わせることはできません。埋め込んだときに、そこだけ別のサービスに見えます。
2つ目は、送信したあとの処理を持っていないことです。回答者への自動返信は標準では付かず、送るには設定の追加やアドオンが要ります。申し込みの控えを送りたい受付では、ここが最初の手間になります。
3つ目は、受付側の管理の機能が薄いことです。誰が対応しているか、いまどの段階かを記録する場所がフォームの側にありません。スプレッドシートに列を足して補うことになります。
無料のツールを比べるときは、作る機能だけでなく、この3つ目をどこまで自分で作るつもりがあるかで判断すると、後から作り直さずに済みます。コツとしては、最初の受付で完璧を目指さず、1回分の受付を通してみて、手が止まった場所を記録することです。止まった場所が見た目なら別の作り方を探し、送信後の管理なら別の仕組みを検討する。この順番で決めると、必要のない乗り換えをしません。
作り方より先に決めておきたい受付の流れ
フォームは30分で作れますが、受付は作って終わりではありません。公開前に決めておくと後が楽になることが4つあります。
1つ目は、誰が見るかです。回答が届いたことに気づく人を決めておきます。通知の宛先が作成者1人になっていると、その人が休んだ日の回答に誰も気づきません。共有のメールアドレスにも届くようにするか、社内のチャットへ流す形にしておきます。
2つ目は、いつまでに返すかです。受け付けたら何営業日以内に返事をするのかを決め、その日数を確認メッセージと案内文に書きます。書いておくと、回答者は待てます。書いていないと、翌日には問い合わせの電話が来ます。
3つ目は、返したかどうかをどこに残すかです。ここを決めていない受付がもっとも多く、事故もここで起きます。スプレッドシートに「返信日」の列を足すのが最初の一手ですが、複数人で同時に触ると更新漏れが出ます。
4つ目は、締め切りをどう止めるかです。手で受付を止めるのか、終了日時で自動的に止めるのか、定員で止めるのかを先に決めます。締め切りの瞬間を分単位でどこに置くかを案内文と一致させておかないと、1日ずれた締め切りが生まれます。
公開前に通しで確かめる7つの手順
フォームができたら、配る前に自分で一度、回答者と同じ道を通ります。作成画面のプレビューではなく、回答者に送るリンクをコピーして、別のブラウザか、ログアウトした状態で開きます。作成者のまま見ていると、権限の問題に気づけません。
1つ目は、ログインを求められないかの確認です。社外に配るフォームで、開いた瞬間にGoogleアカウントのログイン画面が出たら、設定のどこかで回答者を限定しています。回答を1回に制限する設定か、アクセスの範囲か、ファイル提出の質問のどれかが原因です。
2つ目は、必須の項目が意図した通りかどうかです。必須にし忘れた項目があると、連絡先の欄が空の回答が届きます。逆に必須にしすぎると、答えられない人がそこで離脱します。
3つ目は、分岐が最後まで通るかです。選択肢のすべてを一通り選んで、どの道でも送信までたどり着くことを確かめます。分岐を設定したフォームでは、ここが一番事故の多い場所です。
4つ目は、スマートフォンでの見え方です。パソコンで作ったフォームをスマートフォンで開くと、グリッドの列が切れる、説明文が長すぎて質問が見えない、といった問題が出ます。実際にスマートフォンで最後まで通して回答し、押しにくい箇所が無いかを見ておきます。
5つ目は、送信後の画面です。確認メッセージが既定のままになっていないか、書いた文面が表示されるかを確かめます。
6つ目は、通知が届くかです。テスト送信した回答で、受け取るべき人のところへ通知が来るかを見ます。ここで届かないなら、本番でも届きません。
7つ目は、回答がスプレッドシートの想定した場所に並ぶかです。列の順番、日時の形式、選択肢の表記。集計に使う予定のシートを開いて、そのまま使える形かを見ます。
この7つを通したあとで、テスト送信の回答を削除します。削除を忘れると、本番の集計に自分の回答が1件混ざります。削除はスプレッドシート側の行を消すだけでなく、フォームの回答タブ側も消さないと件数が合いません。
送信されたあとに手作業として残る部分
フォームを作って配り、回答がスプレッドシートに並ぶところまでは、標準の機能だけで十分に回ります。差が出るのは、そのあとです。
届いた1件に対して、誰が対応するのかを決める。いまどの段階にあるのかを記録する。返信を送り、送ったことを残す。添付されたファイルを確認する。この4つは、スプレッドシートでは列を手で足して更新していく形になります。件数が少なければ回りますが、複数人で同時に触ると、同じ行を二重に更新したり、返信だけ済ませて更新を忘れたりします。返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。
もう1つ残るのが、メールとの分断です。スプレッドシートに回答者が並んでいても、送ったメールはメールソフトの中にあります。「この人にいつ何を送ったか」を調べるには、表を見てから受信箱を検索することになり、1件あたり数分が積み上がります。
この違いは、Googleフォームとの比較で機能を並べると見えやすくなります。作って配るところまでは無料の標準機能で足り、差が出るのは送信されたあとの扱いです。回答1件ごとに担当と状況を持たせ、返信まで同じ画面で完結する形にすると、表の列を手で足して更新する作業そのものが要らなくなります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、受付の手間を分けます。
自社サイトがWordPressで、フォームをサイトの中に置きたい場合は、比較の観点が変わります。設置の自由度と引き換えに、送信されたあとの管理を自分で作ることになる部分をContact Form 7との比較で確かめてから決めると、後から作り直さずに済みます。
受付の種類によって、足りなくなるものが違う
同じフォームでも、何を受け付けるかによって足りなくなるものが変わります。作り方を覚えたあとに考えるべきなのは、この部分です。
採用の応募を受け付ける場合は、1人に対して複数回のやり取りが発生します。書類を見て、日程を決め、結果を伝える。必要になるのは、選考の段階の管理と、やり取りの履歴です。採用の応募受付で扱われる形は、この2つを前提に組まれています。
イベントや説明会の申し込みでは、1人あたりの連絡は少ない代わりに、人数と締め切りの管理が主になります。定員に達したら止める、前日に出欠を確認する、当日に受付名簿として使う。イベントの申し込みで必要なのは、段階の管理よりも人数と期限の扱いです。
自社の受付がどちらに近いかを見てから、どこまで標準機能で回し、どこから別の仕組みに寄せるかを決めると、無理のない形に落ち着きます。判断の材料としては、できることで扱える範囲を確かめ、料金で回答数ではなく使う人数で費用が決まる形かどうかを見ておくと、申し込みが増えた月に費用が跳ねるかどうかが事前に分かります。実際の操作感は動くところを見るで確かめられます。
Q1. Googleフォームを作るのに費用はかかりますか？
Googleアカウントがあれば無料で作成でき、フォームの数にも回答の数にも費用はかかりません。作成の入口は、forms.google.com の一覧から作る方法、Googleスプレッドシートのツールから作る方法、Googleドライブの新規から作る方法の3つがあります。どれで作っても出来上がるフォームは同じですが、回答の保存先が先に決まるかどうかが違います。
Q2. 1つのフォームにいくつまで質問を入れられますか？
質問、説明、画像、動画を合わせて最大300個までです。セクションは最大75個まで作れます。通常の受付でこの上限に当たることはほとんどありませんが、項目が多いフォームはセクションで区切るほうが回答者の離脱が減ります。1ページに20問以上を縦に並べると、スクロールの長さだけで途中離脱が増えます。
Q3. 同じ人が何度も送信するのを防げますか？
設定の回答の項目にある「回答を1回に制限する」をオンにすると防げます。ただしオンにすると、フォームに入力するためにGoogleアカウントへのログインが必要になります。社外の人に配るフォームでオンにすると、アカウントを持っていない人がそこで離脱するため、社内向けかどうかで判断を分けるのが現実的です。
Q4. 送信後に表示される文面は変えられますか？
変えられます。設定のプレゼンテーションから確認メッセージを編集します。既定の文面のままだと受け付けられたかどうかが伝わりにくいため、返信までの目安の日数と問い合わせ先を書いておくと、送信できたかを確かめる電話や再送信が減ります。あわせて結果の概要を表示する設定は、申し込みの受付では通常オフにしておきます。