Microsoft Formsの回答を修正したい、という状況は2つの立場から起きます。送った本人が間違いに気づいた場合と、受け付けた側が明らかな誤記を直したい場合です。どちらも「直せるかどうか」は設定と操作の順番で決まっていて、送った後に決められることはほとんどありません。この記事では、送信後に直せる条件と直せなかった場合の手だてを整理したうえで、受付側が取るべき手順と、そもそも修正の依頼が来にくいフォームの作り方までを順に見ていきます。
「回答を修正したい」は、立場によって3つの別の話
同じ言葉で相談されても、中身は3つに分かれます。混ざったまま調べると、自分に関係のない手順を読むことになります。
1つ目は、送った本人が自分の回答を直したい場合です。誤字、選択肢の押し間違い、日付の入力違い。ここで効くのは、フォームを作った側があらかじめ入れていた設定です。設定が入っていなければ、本人の操作では直せません。
2つ目は、受け付けた側が届いた回答の中身を直したい場合です。明らかな誤記、半角と全角の混在、部署名の書き間違い。集計のために直したい気持ちは分かりますが、ここには別の問題が絡みます。受け付けた側が中身を書き換えられるなら、それは記録としての信頼が下がるということです。
3つ目は、同じ人が何度も送ってしまい、どれが正しいのか分からなくなった場合です。これは修正ではなく、重複の整理です。手を入れる場所が1つ目と2つ目のどちらとも違います。
自分がどれなのかを先に決めます。1つ目なら回答者への案内、2つ目なら集計側の処理、3つ目なら重複の判定です。3つのうちどれを扱っているかを間違えると、時間だけかかって解決しません。
回答者が自分で直せるのは、設定してあった場合だけ
送信後に本人が自分の回答を開いて直す動きは、あらかじめその設定が入っていた場合に成り立ちます。設定の説明では、次のように整理されています。
Microsoft Formsに回答の保存・編集機能が追加され、設定により回答者が回答を保存して後から編集することができるようになりました。 出典: learn.microsoft.com
ここで大事なのは「設定により」の部分です。フォームを作った側がこの設定を有効にしていなければ、回答者の側でできることはありません。送った後に作成側が設定を変えても、すでに送られた回答が遡って編集できるようになるわけではありません。
受付をしている立場なら、ここは作る時点の判断になります。修正されたくない種類の申し込みなら、設定を入れません。逆に、入力に手間がかかる申請のように誤りが起きやすいものなら、入れておくと問い合わせの数が減ります。採用の応募や助成金の申請のように、締め切りまでに内容を練り直したい相手がいる場面では、入れておく価値があります。
設定を入れる場合は、回答者にその存在を伝えます。伝えていないと、直せる状態なのに問い合わせが来ます。フォームの説明文に「送信後も締め切りまで編集できます」と1行書いておけば足ります。
「回答を保存して編集する」を押さなかった場合
設定を入れていても、操作の順番を外すと直せなくなります。ここが一番多い詰まり方です。
その機能を有効にした状態で、回答の送信後「回答を保存して編集する」ボタンを押さずに閉じたり「別の回答を送信」を行った場合、「https://forms.office.com/Pages/DesignPageV2.aspx」に送信した内容が表示されませんでした。 出典: learn.microsoft.com
送信した直後の画面に出てくるボタンを押すことで、後から自分の回答に戻れる状態が作られます。そのボタンを押さずに画面を閉じると、戻る手がかりが残りません。同じ相談への回答では、保存していなかった場合は編集できないはずだと整理されています。
この動きは、受付をしている側にとって重要です。設定を入れたから安心という状態にはなりません。回答者が押し忘れた時点で、直せない回答が1件できあがります。そのうえで、押し忘れた本人は「設定されていると聞いたのに直せない」と問い合わせてきます。
ここを減らすには、案内の文面を1行足します。送信の直前に「送信後に表示されるボタンから、後で内容を直せます」と書きます。送信後の画面に出てから気づかせるのでは遅いので、送信の前に書きます。
それでも押し忘れは起きます。起きた場合の逃げ道を先に用意しておくのが確実です。逃げ道とは、修正の依頼を受ける窓口です。この窓口が無いと、回答者は同じフォームに2回目を送ります。
同じフォームに2回送ると、回答はどう残るか
窓口が無いとき、回答者が取る行動はほぼ決まっています。もう1回送ることです。実際に、次のような相談が寄せられています。
Microsoft Formsのアンケートで回答した際、別の回答を送信するというのを押して内容を変えたかったので何回か送りました。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
上書きされるのか、全部残るのかが分からないまま複数回送る、という行動です。受付側から見ると、同じ人から複数の回答が届いている状態になります。
ここで受付側がやるべきことは3つです。1つ目は、重複を見つけることです。氏名かメールアドレスで並べ替えれば、同じ値が2行以上ある箇所が重複です。2つ目は、どれを採用するかを決めることです。原則としては、最後に届いたものを採用します。送信の日時が記録されているので、それで判定できます。3つ目は、採用しなかった行に印を付けることです。削除するのではなく、無効という列を作って印を付けます。削除すると、後から「送ったはずなのに」と言われたときに確かめられなくなります。
この3つを毎回手でやるのは手間なので、重複が起きたときの決まりを先に文書にしておきます。誰が判定するのか、最後の1件を採用するのか最初の1件なのか。決めていないと、担当者によって扱いが変わり、後で説明できなくなります。
受付側が届いた回答の中身を直せるのか
集計のために誤記を直したい、という要望はよく出ます。ここには2つの論点があります。
技術的な論点として、受付側が届いた回答の中身をその場で書き換える操作について、公開されている資料に記載が見当たりません。回答を書き出して手元の表計算ファイルで直すことはできますが、それは元の記録ではなく写しを直していることになります。
運用の論点のほうが重要です。受付側が中身を書き換えられる状態は、記録としての価値を下げます。応募の内容、申請の内容、同意の有無。これらは後から「そう書いてあった」ことを示すための記録です。受付側が書き換えられるなら、示せなくなります。
実務的な落としどころは、元の記録に手を付けず、集計用の写しだけを整えることです。書き出した表に「補正後」の列を足し、そこに直した値を入れます。元の値は残ります。どちらを使って集計したのかも分かります。
半角と全角、社名の株式会社の前後、都道府県の有無。こうした表記のゆれは、直すより最初から起きないように作るほうが早く済みます。自由記述で聞かずに選択式にする、入力例を質問の文面に書く、という2つでほとんど減ります。
回答を1回に制限する設定と、その副作用
重複を根本から減らす方法として、回答を1人1回に制限する設定があります。公開されている説明には、次のように書かれています。
回答は 1 人につき 1 つに制限できます 出典: support.microsoft.com
同じページには、組織内のユーザーのみが回答できる形にする設定と、名前を記録するかどうかを選ぶ設定も並んでいます。1回に制限する形は、誰が送ったのかを識別できることが前提になるので、サインインを求める形と組み合わせて成り立ちます。
この設定には副作用があります。1つ目は、社外の相手に配れなくなることです。組織の中の人だけが答えられる形にすると、外部の応募者や取引先は送信できません。2つ目は、間違えた人が送り直せなくなることです。1回だけに制限されているので、誤って送った人は直す手段も送り直す手段も失います。
だから、1回に制限する設定を入れるなら、修正の依頼を受ける窓口を必ず用意します。窓口が無いまま制限だけ入れると、誤記が混ざった回答が確定して、後から電話が鳴ります。
社外の相手から集める場合は、そもそも1回に制限する形を選べません。その場合は重複が起きる前提で、重複の判定の決まりを作るほうに手をかけます。100件の回答があれば、重複は数件混ざります。ゼロにはなりません。
修正の依頼が来たときの手順
依頼が来たときの手順を、あらかじめ5段に決めておきます。決めておかないと、来るたびに判断することになり、担当者ごとに違う扱いになります。
1段目は、本人確認です。メールアドレスと氏名が、届いている回答と一致しているかを確かめます。他人の回答を書き換えさせないためです。
2段目は、直したい箇所の確認です。どの項目を、何から何に直したいのかを文章で書いてもらいます。曖昧なまま直すと、直した後にまた依頼が来ます。
3段目は、直す方法の判定です。回答者が自分で直せる設定が入っていて、まだ締め切り前なら、本人に直してもらうよう案内します。入っていないか、押し忘れている場合は、受付側で写しの値を補正します。
4段目は、記録です。誰の依頼で、いつ、どの項目を、何から何に変えたのかを1行残します。残していないと、後から集計が合わなくなったときに原因が追えません。
5段目は、返信です。直したことを本人に伝えます。伝えないと、直ったかどうかを確かめるためにもう一度問い合わせが来ます。
この5段のうち、4段目と5段目が抜けがちです。どちらも抜くと、同じ依頼が繰り返されます。返信したかどうかが表に残らない状態だと、複数人で受けている場合に二重返信と返し忘れが必ず起きます。返信済みの列と担当者の列を1つずつ足すだけで、この2つは消えます。
締め切りを過ぎてからの修正依頼をどう扱うか
依頼が来るタイミングは、締め切りの前と後で扱いが変わります。分けて決めておかないと、担当者ごとに判断が揺れます。
締め切り前の依頼は、原則として受けます。受付をしている側にとって、内容が正しくなることに損はありません。受けるときの条件は2つで、本人確認が取れることと、修正の内容が文章で示されていることです。
締め切り後の依頼は、内容によって分かれます。誤記の訂正は受けます。氏名の漢字、電話番号の1桁、部署名。これらは内容の有利不利に関わらないので、受けても公平さが損なわれません。一方で、選考や審査の判断に関わる項目の変更は受けません。志望の順位、希望する金額、選んだ区分。これを締め切り後に変えられる形にすると、他の申込者との公平さが崩れます。
境目を決めるときは、その項目が判断に使われるかどうかで見ます。使われるなら締め切り後は変えない。使われないなら直す。この基準を案内の文面に書いておくと、依頼の段階で相手が諦めてくれるので、断る連絡をする回数が減ります。
締め切り後にどうしても変更が必要な場合の扱いも決めます。全員に同じ機会を与える形にするか、その1件だけ例外として記録に残すか。1件の例外を記録せずに認めると、後で説明できなくなります。
匿名で集めている場合は、修正のしようがない
名前を記録しない形で集めている場合、修正の話は別の形になります。誰が送ったのか分からないので、本人確認が成り立ちません。
公開されている設定の説明には、名前を記録するかどうかを選べることが書かれています。記録しない形を選んだ場合、届いた回答と送った人を結び付ける手がかりがフォームの側に残りません。回答者から「先ほど送ったものを直したい」と連絡が来ても、どの行がその人のものなのか特定できません。
匿名で集める場面では、修正を諦める設計にします。具体的には3つです。1つ目は、質問を短くして誤りが起きる余地を減らすことです。2つ目は、送信前の確認画面を必ず入れることです。3つ目は、送信後の画面に「修正はできません」と明記することです。明記しておけば、直せないことに対する問い合わせが減ります。
匿名で集めていて、なおかつ修正を受けたい場合は、匿名をやめる判断になります。半端に本人を特定しようとして、回答の中に自由記述で「先ほど送った人です」と書かせる形にすると、匿名の意味が消えたうえで特定もできません。匿名にするかしないかは、修正を受けるかどうかと合わせて決めます。
修正の依頼が来にくいフォームの作り方
依頼を処理する仕組みより、依頼が来ない作りのほうが効きます。減らす手だては5つあります。
1つ目は、確認の画面を作ることです。送信の前に入力内容を見返せる形にします。長いフォームを一気に送らせると、見直す機会がないまま確定します。
2つ目は、自由記述を減らすことです。選択式にすれば、押し間違い以外の誤りが起きません。部署名、役職、都道府県。これらは一覧から選ぶ形にします。
3つ目は、入力例を示すことです。電話番号ならハイフンを入れるのか入れないのか、日付なら西暦か和暦か。質問の文面に例を1つ書くだけで、表記のゆれが大きく減ります。
4つ目は、項目を減らすことです。項目が多いと、後半の入力が雑になります。必須の項目を10個以内に収めると、最後まで注意が続きます。
5つ目は、送信後に控えを返すことです。自分が何を送ったのかが手元に残れば、その場で誤りに気づきます。気づいたタイミングが早いほど、直すのも簡単です。控えを返す形にできるかどうかは、使っている道具の設定で変わるので、料金や機能のページで確かめます。
修正の案内に使う文面
依頼への返信は、毎回考えずに済むように型を用意します。型は3つで足ります。
1つ目は、本人に直してもらう場合の案内です。書くのは、直せる状態であること、どこから直すのか、いつまでに直すのか、直した後に連絡は不要であることの4点です。「いつまでに」を書かないと、締め切り後に直されます。「連絡は不要」を書かないと、直した報告のメールが届いて、それに返信する手間が増えます。
2つ目は、受付側で直す場合の返信です。書くのは、受け付けたこと、何を何に直したか、それ以外は変えていないことの3点です。「それ以外は変えていない」を書くのが要点です。書かないと、ついでに他の項目も見られたのかどうかが相手に分からず、不安から追加の問い合わせが来ます。
3つ目は、直せない場合の返信です。書くのは、直せない理由、代わりにできること、それでも必要な場合の相談先の3点です。理由を書かずに断ると、納得されずに繰り返し依頼が来ます。締め切り後で判断に関わる項目だから直せない、という理由は、書けば通じます。
3つの型に共通して入れるのが、誰が対応したかです。担当者の名前を書いておくと、続きの連絡が同じ人に届きます。書かない場合は、窓口の名称を書きます。送信専用のアドレスから出すと、返信できずに電話が鳴るので、返信できるアドレスから出します。
文面の長さは5行程度で足ります。長く書くと読まれず、短すぎると冷たく見えます。
誤りに気づく仕組みを先に作る
修正の依頼が来ないまま誤ったデータで進んでしまうほうが、依頼が来るより厄介です。気づく仕組みを3つ用意します。
1つ目は、届いたときの通知です。回答が届いたらメールが飛ぶ形にします。届く形にしておけば、目を通す機会が生まれます。既定の通知メールは自動送信のアドレスから届く形になっていて、公開されている説明では送信元として no-reply から始まるアドレスが示されています。つまり、その通知に返信しても誰にも届きません。回答者から見える連絡先は別に用意します。
2つ目は、入力の形を機械で確かめることです。メールアドレスの形、電話番号の桁数、日付の範囲。フォームの側で形を確かめられる項目は、確かめる設定にします。送信の時点で弾けば、修正の依頼そのものが発生しません。
3つ目は、突き合わせです。手元の名簿と届いた回答を照合して、合わない行を出します。氏名で照合すると表記のゆれで合わないので、メールアドレスか会員番号で照合します。合わない行が、誤りが混ざっている候補です。
この3つを揃えると、誤りに気づくのが締め切りの後ではなく届いた日になります。届いた日に気づけば、本人に直してもらう余地が残っています。
集計に使う前にそろえておく3つの表記
修正の依頼として上がってくるものの多くは、内容の誤りではなく表記のゆれです。ここを先にそろえておくと、依頼の数そのものが減ります。
1つ目は、氏名です。姓と名を1つの欄で聞くと、間に空白を入れる人と入れない人が混ざります。空白が全角か半角かでも分かれます。姓と名を別の欄にすれば、この3通りのゆれが1つになります。よみを聞く場合も、ひらがなかカタカナかを質問の文面で指定します。
2つ目は、電話番号です。ハイフンあり、ハイフンなし、市外局番の括弧つき。この3通りが必ず混ざります。数字だけを入力する形にして、質問の文面に「ハイフンなしの数字のみ」と書きます。書いていない場合は、受け付けた後にハイフンを機械的に外して揃えます。
3つ目は、会社名と組織名です。株式会社が前か後か、括弧つきの略記か、英字の大文字小文字。ここは選択式にできないので、書き方の例を1つ示します。「例：株式会社ライフスケープ」のように、実際に使ってほしい形を見せるのが一番効きます。
そろえるタイミングは、集計の直前ではなく、届いた日です。100件たまってからまとめて揃えようとすると、判断に迷う行が出てきて手が止まります。届いた日に見ておけば、迷った時点で本人に聞けます。
なお、揃える作業は元の記録の上ではやりません。写しの側で揃えます。元の値をそのまま残しておけば、後から「そう書いて送った」ことを示せます。
修正ではなく削除を求められたとき
依頼の中には、直したいのではなく取り消したいというものがあります。応募を取り下げたい、間違えて送ったので無かったことにしたい、という形です。
ここで先に切り分けるのが、手続きとしての取り下げなのか、記録そのものを消したいのかです。手続きとしての取り下げなら、記録は残したまま状態を変えます。「取り下げ」の列に印を付ければ済みます。記録を消す必要はありませんし、消すと後で照会されたときに答えられなくなります。
記録そのものを消してほしいという依頼の場合は、扱いが変わります。集めた情報の削除の求めに応じる必要があるかどうかは、集めた目的、保管の期間、扱っている情報の種類によって変わります。判断に迷うところは所管の窓口や専門家に確かめてください。考え方の出発点は個人情報保護委員会の案内にあります。
実務としては、削除の依頼が来る前に決めておくことが3つあります。1つ目は、保管の期間です。何か月で消すのかをフォームの画面に書きます。2つ目は、削除の求めに応じる窓口です。連絡先を1つ示します。3つ目は、消した記録の扱いです。消したこと自体を残すのか、跡形なく消すのか。消した記録が1件もない状態は、後から「消してほしいと言ったのに」と言われたときに答えられません。
削除は、修正と違って戻せない操作です。1件でも誤って消すと、取り戻せません。消す前に控えを取り、消した内容と日付を別の場所に残します。控えを取らずに消してしまってから困るのは、依頼した相手ではなく受け付けた側です。
修正の履歴を残す必要があるとき
申請や応募のように、後で内容を示す必要がある手続きでは、修正の履歴そのものを残す必要が出ます。
残すのは4つです。いつ、誰が、どの項目を、何から何に変えたか。この4つが揃っていないと、履歴として使えません。とくに「何から」が抜けると、元の状態が分からなくなります。
残す場所は、集計の表とは分けます。同じ表に履歴の列を足すと、行が増えるたびに横に広がって読めなくなります。別の表を作り、回答を識別する番号で結び付けます。
どこまで残すかは、手続きの性質で決まります。社内の出欠確認なら履歴は不要です。助成金の申請や、契約に関わる申し込みなら、残しておかないと後で困ります。法律や規定の解釈が関わる部分は、業種と扱う内容によって変わるので、判断に迷うところは所管の窓口や専門家に確かめてください。
履歴を残す手間を惜しんで、元の値を上書きしてしまうと、後から取り戻せません。上書きは一度やると戻せない操作です。迷ったら残す側に倒します。
修正のやりとりで手作業として残る部分
設定を整えても、修正のやりとりには手作業が残ります。
残るのは4つです。1つ目は、本人確認の判断です。2つ目は、どの版を採用するかの判断です。3つ目は、相手に合わせた返信の文面です。4つ目は、直した内容が集計に正しく反映されたかの確認です。この4つは判断が絡むので、仕組みには寄せられません。
逆に、仕組みに寄せられるのは次の部分です。届いたことの通知、重複の抽出、返信したかどうかの記録、担当者の割り当て、未対応の件の洗い出し。この5つが揃うと、人が手を動かすのは判断が必要な件だけになります。
修正の依頼は、届いた回答に担当と状況を持たせられるかどうかで作業量が変わります。誰が見ていて、返信が済んでいるかどうかが同じ画面に残る形なら、探す作業が消えます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかの差が一番出るのが、この修正と重複の処理です。何がそろっているかはできることのページで並べています。実際の画面は動くところを見るから確かめられます。
いまの道具を使い続けながら、受けたあとだけを整えたい場合の境目はMicrosoft Formsとの比較で確かめられます。修正の依頼が多く出る場面は採用の応募受付と助成金・公募の受付、それに施設利用の申請です。費用は料金のページ、判断に迷う点はよくある質問に並べています。
Q1. 送信した後に自分の回答を直せますか？
フォームを作った側が回答の保存と編集を許す設定を入れていた場合に限り、直せます。設定が入っていても、送信の直後に表示される「回答を保存して編集する」ボタンを押さずに画面を閉じると、後から自分の回答に戻る手がかりが残りません。押し忘れた場合は、受付側の窓口へ依頼するかたちになります。
Q2. 間違えたので同じフォームに2回送りました。どちらが採用されますか？
採用の基準はフォームを運用している側が決めることで、道具が自動で古い回答を消すわけではありません。受付側では、氏名かメールアドレスで並べ替えて重複を見つけ、送信日時の新しいものを採用するのが一般的な扱いです。採用しなかった行は削除せず、無効の印を付けて残します。
Q3. 受け付けた側が届いた回答の中身を直せますか？
届いた回答そのものを書き換える操作については、公開されている資料に記載が見当たりません。実務では元の記録に手を付けず、書き出した集計用の表に「補正後」の列を足して直した値を入れます。元の値が残るので、後から何を根拠に集計したのかを示せます。
Q4. 回答を1人1回に制限すれば重複は防げますか？
防げますが、副作用があります。誰が送ったかを識別する前提なのでサインインを求める形と組み合わせることになり、社外の相手には配れません。さらに、誤って送った人が送り直せなくなります。この設定を入れるなら、修正の依頼を受ける窓口を必ずあわせて用意します。