入会申込書テンプレートをWebに移す｜会費の確認までつなげる

入会申込書のテンプレートは、いまや探す手間がほとんどかかりません。無料で、会員登録もなしに、WordとPDFの両方で落とせるものが何種類も並んでいます。それでも受付を担当している人が困り続けるのは、書式が見つからないからではなく、書式が埋まって戻ってきたあとに何が起きるかが決まっていないからです。

この記事では、入会申込書に載せる項目をどう決めるか、契約書と何が違うのか、保管期間をどう扱うか、そして紙やPDFのやり取りをWebのフォームに移すときに何を決めればよいかを、公開されている資料で確かめられる範囲に絞って並べます。ゴールは、受付をひとりで回している人が、いまの手作業のどこが詰まっているのかを見極めて、次に変える1か所を選べるようにすることです。

テンプレートは足りている。足りていないのは受けたあとの段取り

入会申込書のテンプレートを配っているサイトは多く、形式も選べます。無料で登録も要らないものが主流で、汎用の申込書だけでなく、教室やレッスン、スポーツクラブ、セミナー、施設利用といった用途別のものまで用意されています。

ビズ研は、ビジネスに特化した、無料のテンプレートサイトです。設立以来、700万人以上のユーザーに利用され、1,200種類を超える高品質なテンプレートを提供してきました。法人・個人問わず、誰でも無料・登録不要でダウンロードできます。Word、Excel、PDFなど、使いやすい形式で用意しているので、どなたでも簡単にご利用いただけます。 出典: biztemplatelab.com

つまり、入口の書式を用意する作業は、探す時間を含めても30分で終わります。それにもかかわらず、入会の受付が重いままになるのはなぜか。詰まっているのは、次の4つの工程です。

・届いた申込書を開いて、記入漏れがないかを人が目で確かめる ・申込者の情報を、会員の一覧に手で打ち直す ・会費の案内を送り、入金があったかどうかを別の表で照合する ・受け付けた旨の返信をして、それを送ったかどうかをどこかに残す

この4つは、どれも書式の出来とは関係がありません。書式が完璧でも発生し、申込が月に10件なら気になりませんが、送信されたあとの道具がそろっているかどうかで、月に50件を超えたあたりから差がはっきり出ます。テンプレートを選ぶ前に、この4工程を誰がどの画面で回すのかを先に決めておくと、あとで作り直す手間がなくなります。

会員の入会を受け付ける場面そのものについては、どういう情報を集めてどう進むのかを会員の入会申し込みのページで一連の流れとして整理しています。入口の書式だけでなく、会費の確認や更新の案内まで含めて眺めたいときに向いています。

入会申込書に載せる項目は、受付のあとに何をするかで決まる

記載項目は、慣例でだいたい決まっています。公開されている解説では、大きく3つのかたまりに分けて説明されています。

1つめは書面の表題と申込年月日です。何に対する申し込みなのかが表題で分かるようにし、記入した日付を入れます。日付は、会費の起算日や、あとで問い合わせが来たときの照合に使うので、空欄で受け取らない仕組みにしておく価値があります。

2つめは申込者の情報です。氏名、住所、連絡先、メールアドレス、生年月日、勤務先など、サービスの提供に必要な範囲を集めます。ここで大事なのは、集める項目を増やすほど記入の負担が増えて、途中でやめる人が出るという点です。入会したあとに聞けばよい情報を入口に置くと、入口の通過率だけが落ちます。

3つめは申込内容です。複数のコースや会員種別があるなら、自由記述ではなく選択肢から選ばせます。

テンプレートを参考にすると一般的な記載項目を把握できるうえ、カスタマイズによって自社に合った入会申込書も作成できます。 出典: biz.moneyforward.com

項目を決めるときの順序を逆にすると、判断が速くなります。つまり、書式に何を書かせるかから考えるのではなく、受け付けたあとに自分が何をするかを先に書き出して、その作業に必要な情報だけを項目にするのです。会員証を郵送するなら住所が要ります。請求を月ごとに立てるなら支払方法の選択が要ります。会報をメールで送るならメールアドレスが要ります。逆に、いまのところ何にも使っていない項目は、集めた瞬間から守る責任だけが増えます。

実務で効くのは、次の3つの区別です。第1に、必須にする項目と任意にする項目を分けること。第2に、選択肢で受ける項目と自由記述で受ける項目を分けること。第3に、あとで集計したい項目だけは表記を統一させることです。たとえば所属の書き方を自由記述にすると、同じ団体が5通りの書き方で並び、名簿として使えなくなります。

入会申込書と契約書は、役割が違う

この2つを混ぜると、会費をいつから請求できるのかが曖昧になります。公開されている解説では、入会申込書は契約が成立する前の段階で、申込者の意思表示を書面に残し、顧客情報を受け取るための書類だと説明されています。契約書は、契約の成立を証明するために取り交わす書面です。

区別が実務に効くのは、次のような場面です。申込書を受け取った時点で会員として扱ってよいのか。承認の手続きが要る団体なら、受け付けた時点と、承認した時点と、会費の入金を確認した時点の3つが別の出来事になります。この3つを1つの状況として扱うと、承認前の人に会員向けの案内が飛んだり、入金前の人が会員名簿に載ったりします。

だから、受付の管理には少なくとも次の状況を持たせます。

紙の申込書だけで回していると、この状況は担当者の記憶か、机の上の置き場所で表されます。置き場所で管理すると、机を離れた人には引き継げません。状況を1つの列として持たせておけば、担当が交代しても同じ判断ができます。

なお、入会の申込と似た形で、講座の受講を受け付ける場面も同じ構造をしています。定員と入金の確認が入るぶん、講座の受講申し込みのほうが段は多くなりますが、状況を列で持つという考え方は共通です。

無料テンプレートの選び方、4つの軸

テンプレートを選ぶときに見るところは、見た目の好みではありません。次の4つで絞ると外しません。

第1に、ファイル形式です。WordとPDFの両方があるなら、内部で直す前提ならWord、そのまま印刷して手書きで書かせる前提ならPDFです。PDFだけしかないテンプレートを社名や項目を変えて使おうとして、変換に時間を取られるのはよくある遠回りです。

第2に、用途の近さです。汎用の申込書は項目が少なく、用途別のもの、たとえば教室やクラブ向けの入会申込書は、必要な項目があらかじめ並んでいます。近い用途のものから始めて削るほうが、白紙から足すより速く、抜けも出にくくなります。

第3に、同意の書き方です。個人情報の取り扱いに関する同意と、規約への同意を、どこにどう置くかがテンプレートによって違います。この欄の扱いは、あとでWebに移すときに必ず論点になります。チェックボックスにするのか、本文に書いて申込そのものを同意とみなすのかは、団体の方針によります。

第4に、押印欄の有無です。押印を求める運用を続けると、Webに移す段で必ず引っかかります。押印を残す必要があるかどうかを先に決めておくと、あとで二度手間になりません。

選び終えたら、必ず自分でいちど記入してみることをおすすめします。記入する側に回ると、迷う欄がすぐ見つかります。自由記述の欄で何を書けばよいのか分からなかったら、それは記入例が足りないという合図です。

紙とPDFで受け続けると出てくる、4つの詰まり

書式が良くても、やり取りの形が紙とメールのままだと、次の詰まりは必ず出ます。どれも運用の工夫で一時的に抑えられますが、件数が増えると抑えきれなくなります。

記入漏れです。紙は空欄のまま提出できます。届いてから気づくので、そのたびに連絡して待つことになります。必須の欄を空欄のまま先に進めない仕組みは、紙では作れません。

判読です。手書きのメールアドレスと電話番号は、読み違えます。読み違えたまま案内を送ると、届かないうえに、届いていないことにも気づけません。

転記です。申込書の内容を名簿に打ち直す作業は、件数に正比例して増えます。しかも、打ち直しの途中に誤りが入ると、元の申込書と名簿のどちらが正しいのかが分からなくなります。

書式の版です。テンプレートを直したあと、古い版が印刷して配られたまま残ります。差し替えたはずの項目が入っていない申込書が届き、それに気づかず受け付けると、あとで足りない情報を聞き直す連絡が発生します。紙の運用では、配ったものを回収できないという前提を忘れないでください。

返信の記録です。受け付けた旨の返信を送ったかどうかが、受信箱の中にしか残らない形だと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。特に複数人で受け付けていると、同じ申込に2人が返してしまう事故が起きます。この4つのうち、運用でどうにもならないのは最後の2つです。転記と返信の記録は、届いたものと同じ場所で扱える形にしない限り減りません。

Webのフォームに移すとき、先に決める5つのこと

入会申込書をWebのフォームに置き換えるのは、項目を写す作業ではありません。先に決めておくと後戻りが減るのは、次の5点です。

回答者にアカウント登録を求めるかどうか。ここは通過率に直接響きます。入会を検討している段階の人に、先にアカウントを作らせると、そこでやめる人が出ます。登録なしで送信できる形にするのが基本で、あとから本人確認が必要になる手続きだけ、別の段で確認します。

必須の置き方。すべてを必須にすると、書けない人が離脱します。逆に必須を置かないと、空欄のまま届きます。入金の照合や連絡に使う項目だけを必須にして、あとは任意にするのが落ち着きどころです。

控えの送り方。送信した本人に控えが届かないと、申し込んだのかどうかが分からず、問い合わせが来ます。控えには、送信した内容と受付番号、次に何が起きるかと、いつまでに連絡が行くかを入れます。ここで日数を書くなら、忙しい週でも守れる日数を書きます。

確認画面を置くかどうか。会費の金額やコースの選択がある申込では、送信の前に内容を見せる画面があると、間違いの問い合わせが減ります。

届いたあとの担当と状況。誰が見るのか、どの状況まで進んだのかを、届いたものの隣に持たせます。ここを決めずにフォームだけ作ると、送信の通知メールが受信箱に流れてきて、結局いままでと同じ受信箱の運用に戻ります。

フォームを作る道具そのものの違いを見比べたいときは、広く使われているものとの差を項目ごとに並べたGoogleフォームとの比較が判断材料になります。集める部分は似ていても、届いたあとに何ができるかで分かれます。

会費の確認までつなげる

入会の受付が終わりではないのは、会費があるからです。ここが別の表に分かれていると、受付の担当と経理の担当が同じ人でない限り、必ず突き合わせの作業が生まれます。

入金の照合でよく詰まるのは、振込名義が申込者の名前と違う場合です。家族名義、旧姓、会社名義での振込は日常的に起きます。だから申込の時点で、振込名義が申込者と異なる場合の記入欄を1つ置くだけで、照合の手間が目に見えて減ります。

もう1つは、期限の管理です。申込から入金までの期限を決めていないと、いつまで待つのかが人によって変わります。期限を決めて、期限を過ぎた申込の状況を変える手順まで書いておけば、催促の判断を毎回考えなくてすみます。

会費の案内メールは、受け付けた旨の返信と分けるか、まとめるかを決めます。まとめると手数は減りますが、承認の手続きがある団体では、承認前に金額の案内を出すことになります。手続きの順序に合わせて決めてください。

料金のかかり方を見るときは、集められる件数ではなく、使う人の数で決まるのかどうかを見ます。受付を複数人で回す予定があるなら、そこが費用の読みやすさに直結します。考え方は料金のページに書かれている通りで、件数で費用が跳ねるのかどうかを先に確かめておくと、運用を広げるときに困りません。

定員と締切があるときに、受付を止める仕組み

入会の受付に定員や期限がある場合、止め方を決めていないと、受け付けたあとに断る連絡をすることになります。断る連絡は、受ける連絡より何倍も手間がかかり、印象も悪くなります。

止め方は3通りあります。第1に、期限が来たら受付そのものを閉じる形です。日付で自動的に閉まるなら、担当が金曜の夜に手で止める必要がなくなります。第2に、定員に達したら閉じる形です。この場合、入金の確認を待っている申込を定員に数えるのかどうかを先に決めます。数えないと定員を超え、数えると入金しない人のぶんの席が空いたまま残ります。第3に、受付は開けたまま、募集の状況を画面に書いておく形です。キャンセル待ちを受ける運用ならこれになります。

どの形にしても、締切の直前に申込が集まるのは変わりません。期限の24時間前から件数が跳ねるのは、どの受付でも起きることです。だから、締切の翌日に処理が追いつかないことを前提に、控えの文面で「期限後に届いたぶんの連絡はいつになるか」を書いておきます。ここを書いておくだけで、締切直後の問い合わせが目に見えて減ります。

保管期間と個人情報の扱い

保管期間は、その書面をどう位置づけるかで変わります。公開されている解説では、契約書とみなされる場合は7年間、重要資料とみなされる場合は10年間、それ以外は会社独自の基準を設けて管理するのが一般的だと説明されています。電子で保存する場合は、電子帳簿保存法に従った保存が求められる可能性があるという点も指摘されています。

実務では、次の3点を決めておけば足ります。第1に、申込書そのものをいつまで持つか。第2に、退会した人の情報をいつ消すか。第3に、消すときに何をもって消したと言えるのか。3つめが抜けていると、サーバーにも手元のパソコンにも印刷物にも残った状態で、消したつもりになります。

個人情報の取り扱いについては、どこまでが必要な範囲なのか、どの同意が要るのかの判断が団体の事情で変わります。この記事で法律の解釈を断定することはできませんので、所管の窓口や専門家に確かめてください。制度そのものの公式な説明は個人情報保護委員会が出しています。

Webのフォームに移す場合、個人情報がどこに保存されるのか、誰が見られるのかを説明できる状態にしておく必要があります。申込者から「集めた情報はどう扱われるのか」と聞かれたときに、画面を開いて答えられるかどうかが、実際の運用では分かれ目になります。この種の疑問への答え方はよくある質問にも整理されています。

受付をひとりで回すときの、担当と状況の持たせ方

入会の受付は、専任がいない団体ほど、他の業務の合間に処理されます。だから、思い出すための手がかりを外に置いておくことが効きます。

具体的には、届いた申込ごとに3つの情報を持たせます。誰が見るのか、いまどの状況なのか、次に何をするのかです。この3つが届いたものの隣にあれば、1週間ぶりに開いても続きから始められます。逆に、この3つが受信箱の中と頭の中にしかないと、再開のたびに全部読み直すことになります。

複数人で受けるなら、担当が決まっていない状態を見える形にしておきます。未割り当てのものが残っていることが分かれば、誰も見ていない申込が沈むことはなくなります。

施設の利用申請のように、日程や設備の空きを見て可否を返す手続きでは、この担当と状況の持たせ方がさらに効いてきます。施設利用の申請では、受け付けてから可否を返すまでの間に確認の工程が入るため、誰が確認待ちなのかが分からなくなりやすいのです。

実際の画面で何がどこに出るのかは、文章で読むより見たほうが早いので、動くところを見るで実際の回答を使った動きを確かめるのが確実です。

テンプレートをそのまま使う前に直しておく3か所

配布されているテンプレートは、どこかの団体の運用を前提に作られています。そのまま印刷して使うと、自分の団体では使わない欄が残り、必要な欄が抜けます。最低限、次の3か所は手を入れてから使ってください。

1か所めは、連絡手段の優先です。電話番号とメールアドレスの両方を集めるなら、どちらに連絡してよいかを選ばせる欄を足します。これがないと、日中に電話がつながらない人に電話をかけ続けることになります。日中の連絡が取れる時間帯を書かせる欄を足すだけでも、折り返しの往復が減ります。

2か所めは、申込のきっかけです。紹介者がいるのか、案内を見たのか、Webで探したのかを1問だけ聞いておくと、翌年の案内の出し方を決める材料になります。ただし自由記述にすると集計できないので、選択肢で聞きます。ここを聞かないままにすると、どの案内が効いていたのかが永久に分からなくなります。

3か所めは、確認のための署名欄です。押印を残すのか、氏名の記入だけでよいのか、規約を読んだことのチェックを置くのかを決めます。この欄の作りが、あとでWebに移せるかどうかを左右します。押印を必須にしている運用は、印刷と郵送を前提にしているので、Webのフォームに置き換える段で必ず設計を変えることになります。

手を入れたテンプレートは、日付を入れてファイル名に版を残します。版が分からないファイルが複数出回ると、古い項目のまま提出されたものが混ざり、その処理でまた時間を取られます。

申込を受けたあと、いつ何を送るかを先に書き出す

受付の仕事の大半は、判断ではなく連絡です。だから、どの時点で何を送るのかを1枚に書き出しておくだけで、毎回の迷いが消えます。入会の受付でよく使われる並びは、次の4通です。

第1に、送信直後の控えです。これは自動で送ります。送信した内容、受付の番号、次に何が起きるか、いつまでに連絡が行くかを書きます。ここで期限を書くときは、忙しい週でも守れる日数を選びます。3営業日と書いて必ず守るほうが、24時間以内と書いて遅れるより、問い合わせが減ります。

第2に、承認または確認の連絡です。承認の手続きがある団体では、ここが審査の結果を伝える連絡になります。記入内容に不備があった場合の連絡も、この段で出します。不備の連絡は、何が足りないのかを1行目に書きます。長い説明の3段落めに埋めると読まれません。

第3に、会費の案内です。金額、支払方法、期限、振込名義が申込者と違う場合の連絡先を書きます。金額を本文に書くときは、税の扱いを明記します。

第4に、入金の確認と、初回の案内です。ここまで来て初めて、会員として扱える状態になります。会員証や資料の発送があるなら、この連絡でいつ届くかを伝えます。

この4通を先に書いてしまえば、申込が届いたときに考えることは「いまどの段か」だけになります。文面を毎回考えている状態は、件数が少ないうちは問題になりませんが、月に30件を超えると連絡だけで半日が消えます。

窓口と郵送の申込が残る場合の受け口

Webのフォームを用意しても、紙の申込がゼロになることはまずありません。窓口で書いて出す人、郵送で送る人、代理で申し込む人が残ります。ここを決めておかないと、Webの申込は画面に、紙の申込は机の上に分かれ、全体の件数が誰にも分からなくなります。

現実的な形は2つです。1つは、紙で届いたものを受付の担当が同じフォームから代理で入力する形です。手間は1件あたり数分かかりますが、すべての申込が同じ場所に並ぶので、状況の管理が1本になります。もう1つは、紙の申込を別の台帳で管理して、月末に突き合わせる形です。入力の手間は減りますが、突き合わせの作業が毎月発生し、漏れたときに気づきにくくなります。

件数が少ないうちは後者でも回りますが、二重登録の事故は前者のほうが防げます。同じ人がWebと紙の両方で申し込むことは実際に起きます。同じ場所に並んでいれば、名前かメールアドレスで重なりに気づけます。別の台帳に分かれていると、会員証が2枚発行されるまで誰も気づきません。

代理で入力する運用にするなら、代理入力であることが分かる印を1つ置いてください。本人が書いた内容と、担当者が書き写した内容は、あとで問い合わせが来たときに扱いが変わります。

書式を移すだけで終わらせないための、独自データ考察

入会の申し込みは、受付の入口としては素直な部類です。項目が決まっていて、頻度も読めます。それでも回らなくなるのは、入口の次の段が人の記憶に預けられているからです。

受付の場面を並べて比べると、詰まる場所が場面ごとに違うことが分かります。採用の応募受付では書類の受け取りと選考の進み具合が問題になり、助成金や公募の受付では締切と要件の確認が問題になります。入会の申し込みでは、会費の入金と会員名簿への反映が問題になります。共通しているのは、入口を作るのは1日で終わり、その後の段を回す仕組みを持っていないほうが、時間を食い続けるという点です。

この違いはできることに並んでいる機能の一覧を、自分の手続きの段に当てて読むと見分けがつきます。集める機能だけを比べると、どの道具も似て見えます。届いたものに担当と状況を持たせられるか、同じ画面から返信できるか、返信したことが記録に残るか。この3点で見ると、差がはっきりします。

判断の順序としては、入口の書式を整えるより先に、届いたものが並ぶ場所を1つに決めるほうが効きます。書式を直しても、届く先が受信箱と机の上に分かれていれば、探す時間は減りません。逆に、並ぶ場所が1つになっていれば、書式が多少荒くても、足りない情報を聞き直す連絡はその場で出せます。

もし、いまの受付で1か所だけ変えるとしたら、優先するのは返信の記録です。記入漏れは記入例と必須の設定で減り、転記は出力の形をそろえれば減ります。しかし返信の記録が受信箱の中にしかない状態は、件数が増えるほど事故の確率が上がり、しかも事故が起きたことに気づけません。申込者から「返事が来ていません」と言われてから探し始める形になっているなら、そこが最初に直すべき場所です。

Q1. 入会申込書のテンプレートは無料で使えますか？

無料で会員登録も不要のテンプレートを配っているサイトが複数あり、WordとPDFの形式で提供されています。汎用の申込書だけでなく、教室やレッスン、スポーツクラブ、セミナー、施設利用といった用途別のものもあります。用途が近いものを選んで不要な欄を削るほうが、白紙から作るより速く、項目の抜けも出にくくなります。

Q2. 入会申込書と契約書は何が違いますか？

入会申込書は、契約が成立する前の段階で申込者の意思表示を書面に残し、必要な情報を受け取るための書類です。契約書は、契約が成立したことを証明するために取り交わす書面です。この区別があいまいだと、受け付けた時点と承認した時点、会費の入金を確認した時点が混ざり、承認前の人に会員向けの案内が飛ぶ事故が起きます。

Q3. 入会申込書はどのくらい保管すればよいですか？

公開されている解説では、契約書とみなされる場合は7年間、重要資料とみなされる場合は10年間、それ以外は独自の基準で管理するのが一般的だと説明されています。電子で保存する場合は電子帳簿保存法に沿った保存が必要になる可能性があります。自分の団体でどれに当たるかは、所管の窓口や専門家に確かめてください。

Q4. 紙の申込書をWebのフォームに移すとき、最初に決めることは何ですか？

回答者にアカウント登録を求めない形にするかどうかを先に決めてください。入会を検討している段階で登録を求めると、そこでやめる人が出ます。次に、必須にする項目を入金の照合と連絡に使うものだけに絞り、送信した本人に控えが届く形にします。届いたあとの担当と状況をどこで持つかも、フォームを作る前に決めておくと後戻りしません。