フォーム ファイル 添付を調べる人の多くは、履歴書や見積書をメールの添付で受け取っている状態から抜けたいと考えています。結論を先に書くと、入口をフォームに移すだけで解決するのは「受け取る」までで、「探す」と「誰が見たか分かる」は別に決める必要があります。この記事では、主要な入口ごとの条件と上限の決め方を並べたうえで、メール添付のままで足りる場合と、移したあとに残る詰まりを扱います。
問い合わせやアンケート、イベントへの申し込みなどさまざまな用途で利用できるメールフォームですが、「回答者がファイル添付できるようにしたい！」と思っている方も多いのではないでしょうか。 出典: form.run
メール添付のままで足りる場合
最初に、移す必要がない場合を書きます。次の3つがそろっているなら、いまの形で続けて問題ありません。
1つ目は、受け取る相手が決まっていることです。取引のある会社の担当者から書類を受け取るだけなら、相手はこちらのアドレスを知っています。フォームを作る手間のほうが大きくなります。
2つ目は、1か月に届く件数が1桁であることです。件数が少なければ、受信箱で探しても見つかります。探す時間が問題になるのは、同じ種類のファイルが何十件も届いてからです。
3つ目は、見る人がひとりであることです。ひとりで受け取ってひとりで判断するなら、誰が見たかを記録する必要がありません。記録が要るのは、2人目が入ったときです。
この3つのどれかが崩れたときに、移す理由が出ます。募集をかけて相手が誰か分からない状態になった、件数が2桁を超えた、担当が2人になった。このいずれかです。崩れていないうちに移すと、手間だけが増えます。
メール添付を続けると先に壊れるところ
3つのどれかが崩れたときに、どこから壊れるかを先に知っておくと、移す判断が早くできます。
最初に壊れるのは、ファイルを探すところです。メールの添付は、メールの中にしかありません。件名で探すには、相手が付けた件名を覚えている必要があります。「履歴書」と書いてくる人と「応募書類」と書いてくる人と、件名を書かない人がいるので、検索では全部出てきません。
次に壊れるのは、受け取ったかどうかの確認です。書類が3種類必要な募集で、1通目に2種類、2通目に1種類が届く相手がいます。受信箱は届いた順に並ぶので、誰が何をそろえたかは別に数える必要があります。数える場所がないと、締め切りの後にそろっていない人が見つかります。
3つ目に壊れるのは、容量です。添付ファイルが付いたメールを受け続けると、メールの保存容量が減ります。個人のGoogleアカウントの場合、ドライブ、Gmail、フォトを合わせて最大15GBです。上限に達すると、メールの送受信ができなくなり、自分宛てに送られたメールは送信者に返送されます。受け取れなくなったことに気づくのは、相手から連絡が来たときです。
4つ目に壊れるのは、送る側です。メールに添付できる合計サイズには上限があります。相手が大きなファイルを送ろうとして弾かれると、こちらには何も届きません。相手は「送った」と思っているので、締め切り後に食い違いが出ます。
フォームでファイルを添付してもらう共通の手順
どの入口を使う場合も、決めることは同じです。順番に4つあります。
1つ目は、受け付けるファイルの形式を絞ることです。書類だけを受け取りたいなら書類の形式に絞ります。絞らないと、開くまで中身が分からないファイルが届きます。形式を絞ると、相手が違う形式で用意していた場合に弾かれるので、案内に許可する形式を書きます。
2つ目は、1件あたりのファイル数と、1ファイルの上限サイズを決めることです。数は必要な最小に絞ります。多めに設定すると、相手は上限まで送ってきます。
3つ目は、必須にするかどうかを1つずつ決めることです。全部を必須にすると、1つだけ用意できない相手が送信できません。氏名と連絡先だけでも受け取れる形にしておけば、足りない相手に後から頼めます。
4つ目は、受け取ったファイルがどこに置かれるかを確かめることです。ここが入口ごとに大きく違います。作成者の保存領域を使う形、メールに添付して送る形、管理の画面から一覧できる形の3種類があり、後の手間がここで決まります。
この4つを決めてから設定に入ると、迷いません。決めずに始めると、上限サイズの選択肢の画面で手が止まります。
Googleフォームで受け取る場合の条件
Googleフォームには「ファイルのアップロード」という質問形式があり、これで受け取れます。公式のヘルプに書かれている条件が3つあります。
1つ目は、フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は、この質問形式を使えないことです。組織で共有ドライブを使っているところでは、置き場所を変える作業が先に来ます。
2つ目は、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があることです。社内向けなら問題になりませんが、社外から受け取る入口では、この一手間で回答をやめる人が出ます。止まった人の数は回答数には出てこないので、気づかないまま締め切りを迎えます。
3つ目は、アップロードされたファイルがフォームのオーナーのGoogleドライブに、新しいフォルダが作られて保存されることです。回答者側ではなく、作成者側の容量を使います。15GBを他の用途と共有している状態で受付を続けると、メールの受信まで止まる形で限界が来ます。
上限サイズは1MB、10MB、100MB、1GB、10GBから選ぶ形です。あわせて、フォーム全体で受け付ける合計サイズの上限を設定のタブで決めます。既定は1GBで、これを超える受け付け設定をするとアラートが出ますが、設定自体は保存できます。そのまま公開すると強制的に受付終了となり、回答者はフォームを開けません。ここを引き上げ忘れる事故が多い場所です。
条件を並べたうえでの判断は、相手が誰か把握しているかどうかです。社員や会員のように把握している相手なら、ログインを求めても止まりません。入口ごとの違いはGoogleフォームとの比較で、受け取ったあとの扱いまで並べて整理されています。
Microsoft Formsで受け取る場合の条件
Microsoft Formsにも、ファイルのアップロードを許可する質問があります。
フォームの一部の質問では、回答者が回答のファイルをアップロードまたは添付する必要がある場合があります。 ファイルのアップロードを許可する質問の種類をフォームに追加できます。 出典: support.microsoft.com
公式の案内に書かれている条件で、いちばん効くのは回答できる相手の範囲です。ファイルのアップロードは、回答できる相手を組織内のユーザーだけ、または組織内の特定のユーザーだけに絞っている場合にのみ使えます。つまり、組織の外にいる相手からファイルを受け取る用途には使えません。社内の申請や提出を集める用途に向いています。
数字の条件も公開されています。1つの質問でアップロードできるファイルは最大10個までで、1ファイルあたりの上限は10MB、100MB、1GBから選びます。許可する種類として、文書、表計算、スライド、PDF、画像、動画、音声を選べます。
保存先は、OneDrive for Businessのフォルダです。ファイル、アプリ、Microsoft Forms、フォームの名前、質問のフォルダの順にたどると、その質問にアップロードされたファイルが並びます。作成者側の領域を使う形はGoogleフォームと同じです。
注意として公開されているものが2つあります。情報の壁の機能が有効になっている場合、個人のフォームではこの質問を使えません。グループのフォームを作れば使えます。もう1つは、SharePointのサイトが別のドメインに移ると、既存のファイルアップロードの質問が機能しなくなることです。その場合は新しいドメインで作り直すことになります。条件の並びはMicrosoft Formsとの比較で整理されています。
サイトに置くフォームで受け取る場合の条件
自社のサイトにフォームを置いて受け取る形もあります。よく使われるプラグインでは、ファイルの項目を置いて、受け取ったファイルを通知のメールに添付する仕組みになっています。
公式の解説に書かれている条件で押さえておきたいのは3つです。受け付ける形式と上限サイズは、項目ごとに指定できます。指定しなかった場合の既定値があり、形式は音声、動画、画像の3種類、サイズは1MBです。この既定値は将来のバージョンで変わる可能性があるため、明示的に指定することが推奨されています。書類を受け取りたいなら、既定のままでは弾かれます。
2つ目は、メールに添付されるファイルの合計サイズに25MBの上限があることです。この上限を超える設定になっていると警告が出ます。公式の解説自体が、大量のデータ転送はメールの仕組みが本来目的としているものではないとして、専用のサービスを使うことを勧めています。
3つ目は、受け取ったファイルがメールの中に残ることです。サイトにフォームを置いても、届き方はメール添付のままです。探す手間と、容量の問題は、メールで受け取っていたときと同じです。入口の見た目を整える効果はありますが、受け取ったあとの手間は変わりません。条件の並びはContact Form 7との比較で整理されています。
すでにサイトをこの形で作っているなら、フォームだけを差し替える判断になります。サイトの作りに手を入れずに、受け取ったあとの扱いだけを変えられるかどうかが判断の分かれ目です。
無料で始められる範囲と、有料に移る境目
ファイルを受け取るところまでは、無料の範囲で組めます。Googleフォームの質問形式も、サイトに置くプラグインも、費用はかかりません。
無料で足りなくなる境目は、機能ではなく容量と人数です。容量の側は、受け取ったファイルが作成者の保存領域を食う形だと、無料の枠の中で早く尽きます。15GBのうち何GBを受付に使えるかは、メールと写真の使い方によります。
人数の側は、2人目が入ったときです。ファイルがどこかのフォルダに並んでいる状態は、ひとりで見ているあいだは回ります。2人で見ると、誰がどれを見たかが分からなくなります。表計算に確認の列を足せば当面は回りますが、同じ行を2人が同時に触ると、後から書いたほうで上書きされ、上書きされたことに気づく手がかりが残りません。
有料に移る判断をするときに、件数で料金が動く形かどうかを見ます。受け取る件数で料金が変わる形だと、募集の締め切り前に集中したときに見積もりが立ちません。使う人の数で決まる形なら、件数の波と料金を切り離せます。料金の考え方は料金にまとめられています。
無料のまま続ける判断も、状況によっては正しいです。年に1回の募集で、件数が数十件で、見る人がひとりなら、移す手間のほうが大きくなります。移すかどうかは、回数と件数と人数の3つで決めます。
上限サイズと枚数の決め方
上限の数字は、受け取ったあとに何をするかで決まります。判断の順番があります。
先に、内容が読めれば足りるのか、元の品質が要るのかを分けます。履歴書や見積書のように内容を読むだけなら、小さいファイルで足ります。図面や作品のように細部を見るなら、元の品質が要ります。読むだけの用途に大きな上限を設定すると、容量だけが減ります。
次に、相手が用意する形を見ます。書類を印刷して撮った写真やスキャンしたものを受け取る場合、ページ数によって数十MBになることがあります。パソコンで作った書類をそのまま送ってもらう場合は、数MBで収まります。どちらで来るかは、案内の書き方で決まります。「印刷したものを撮った写真でも構いません」と書くと、大きいファイルが増えます。
枚数は、必要な最小に絞ります。3種類の書類が必要なら、質問を3つに分けて1つずつ受け取る形にすると、届いた時点でどれがどれか分かります。1つの質問で3つまとめて受け取ると、開くまで区別がつきません。相手の操作は1回増えますが、受け取る側の手間は大きく減ります。
案内の書き方も効きます。「書類を添付してください」だけでは、何をどの形式でどれだけ送ればよいか分かりません。何を、いくつ、どの形式で、という3点を書けば、届く内容がそろいます。届いてから追加を頼む往復が消えるので、上限を上げるより効きます。
メール添付からフォームに移すときの手順
移す作業は、フォームを作ってから案内を出すという順番ではうまくいきません。次の順で進めます。
最初に、いま届いているファイルの種類と件数を数えます。直近の3か月分のメールを見て、何種類の書類が、何件届いているかを書き出します。ここを飛ばすと、フォームの質問が足りない形で公開されます。
次に、フォームを作って、自分で1件通します。別のアカウントから、スマートフォンから、上限に近いサイズのファイルで、の3つの経路を通します。フォームを作った本人のアカウントは権限を最初から持っているので、回答者が見る画面が出てきません。別のアカウントで確かめないと、公開後に初めて気づきます。
3つ目に、案内の文面を作ります。フォームのURLと、用意してもらう書類の一覧と、締め切りを書きます。この文面は、メールで問い合わせてきた相手にそのまま返せる形にしておきます。
4つ目に、メールで届いた分の扱いを決めます。移行の期間中は、メールでも届きます。届いたものを受け付けるのか、フォームから出し直してもらうのかを決めて、案内に書きます。決めずに始めると、その都度判断することになり、受け付けた分と断った分が混ざります。
最後に、メールの署名と自動返信の文面を直します。ここを直し忘れると、古い案内を見た相手がメールで送り続けます。署名にフォームのURLを入れておけば、問い合わせの返信のたびに案内が出ます。
移したあとに残る3つの詰まり
入口をフォームに移すと、探す手間と容量の問題は形が変わります。残るものが3つあります。
1つ目は、ファイルと送ってきた人の情報がつながっていないことです。ファイルはフォルダに並び、回答は表計算に並びます。表計算のセルからリンクを開いて、元の行に戻る往復になります。1人につき3つのファイルを見るなら、3回開いて3回戻ります。100人分では300回です。
2つ目は、誰が見たかが残らないことです。ファイルを開いて確かめたかどうかは、開いた本人しか知りません。2人以上で見る受付では、同じファイルを2人が見て、見られていないファイルが残ります。
3つ目は、そろっていない相手を見つける手がかりがないことです。3種類のうち2種類だけ届いた相手を見つけるには、表計算の3列を目で見て空欄を探すことになります。件数が3桁になると、見落としが出ます。
この3つは、1件の回答に対してファイルと担当と状態が同じ場所で持てる形にしたときに減ります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかで、受付の後半の手間が変わります。何を持たせられるかはできることで整理されています。
書類を3種類受け取る受付の組み方
履歴書と職務経歴書とポートフォリオ、あるいは申請書と見積書と証明書のように、複数の書類をそろえて受け取る受付は、組み方で手間が大きく変わります。
質問を1つにして3つまとめて受け取る形は、相手の操作が少なくて済みます。困るのは、届いた3つのどれがどれか分からないことです。名前で判別できないファイルが3つ並ぶので、開いて確かめる手間が毎回入ります。そろっていない相手を見つけるのも難しくなります。2つしか届いていないことは分かりますが、どれが足りないのかは開くまで分かりません。
質問を3つに分ける形は、届いた時点で役割が分かります。表の列も3列に分かれるので、空欄を探せばそろっていない相手が見つかります。相手の操作はファイルを選ぶ画面を3回開く分だけ増えますが、受け取る側の手間は大きく減ります。
3つに分ける場合、必須の設定を1つずつ決めます。全部を必須にすると、1つだけ用意できない相手が送信できず、こちらからは見えない取りこぼしになります。1つ目だけを必須にして残りを任意にすると、相手の情報は手元に残り、足りない分を後から頼めます。締め切りまでに頼む時間があるかどうかで決めます。
案内には、3つの書類の名前をそのまま並べます。「必要書類一式」と書くと、相手が何を指すか判断することになり、届く内容がばらつきます。名前を並べて、それぞれの質問の見出しにも同じ名前を使うと、照らし合わせて確かめられます。
相手が送れなかったときに何が起きるか
ファイルを受け取る受付で、いちばん取りこぼしが出るのは送信の直前です。相手が送れなかった場合に何が起きるかを、入口ごとに知っておきます。
上限サイズを超えている場合は、相手の画面に超えている旨が出ます。相手は自分で判断できるので、小さくして送り直すか、問い合わせてくるかのどちらかです。案内に上限を書いておけば、撮る前や書き出す前に気づけます。
形式が許可されていない場合も、相手の画面で弾かれます。困るのは、相手が理由を理解できない場合です。「このファイルは追加できません」と出ても、何が悪いのか分かりません。案内に許可する形式を具体的に書いておくほうが、問い合わせが減ります。
通信が途中で切れた場合は、相手の画面には何も出ないことがあります。送信のボタンを押したまま止まって見えるだけなので、相手は待つか、閉じるかを自分で決めます。閉じると、アップロード中のファイルは残りません。この状態の相手は、こちらからは見えません。
ログインを求められて止まった場合も、こちらからは見えません。フォームを開いた数と送信された数の差として現れるだけです。差を見る仕組みを持っていないと、「思ったより応募が少ない」の理由が分からないまま締め切りを迎えます。
見えない取りこぼしを減らす手は2つです。1つは、送れなかった相手が連絡できる先を案内に書くことです。もう1つは、氏名と連絡先だけを先に受け取る形にして、ファイルは後から受け取ることです。順番を分けると、途中で止まった相手にも連絡が付きます。
受け取ったファイルの名前をどう扱うか
届いたファイルの名前は、相手の端末や作成したアプリが付けたものです。連番、日付、作成者の氏名が入っている場合もあれば、意味のない文字列の場合もあります。
フォルダに並んだ時点で、どれが誰のものか名前では分かりません。フォームの側で回答者の情報をファイル名に入れる仕組みは、一般的な入口には用意されていません。名前で探すことを前提にした運用は成り立ちません。
対処は2つあります。1つは、名前で探すことを諦めて、回答の表を台帳にすることです。表の行を1人1行として、その行からファイルを開く形に統一します。フォルダを直接開く運用をやめると、どれが誰のものかを考える場面が消えます。
もう1つは、案内でファイル名の付け方を指定することです。「氏名を入れてお送りください」と書くと、一定の割合の相手は従います。全員が従うわけではないので、これだけに頼ることはできません。指定する場合は、表記の形まで書きます。「氏名のみ」と書いても、姓だけの人と姓名の人が混ざります。
どちらを選んでも、届いたファイルの名前を受け取る側で書き換える作業は残ります。件数が少ないうちは手で直せますが、3桁になると直せません。ファイルと回答が同じ場所でつながっている形にすると、名前を直す必要そのものが消えます。
受け取ったファイルの保管と削除を決める
書類には個人の情報が入ります。受け取る前に、3つ決めておきます。
1つ目は、何のために受け取るのかをフォームに書くことです。書いておかないと、相手は目的が分からないまま送ることになります。書いた目的の範囲を超えて使わないようにします。
2つ目は、誰が見られる状態にするかです。ファイルがフォルダに保存される形の入口では、そのフォルダの共有範囲が閲覧できる範囲になります。フォームを複数人で編集していると、編集できる人がファイルにも触れる状態になっていることがあります。設定した直後に一度確かめます。
3つ目は、いつ消すかです。選考や審査が終わった書類を残しておく理由は、ほとんどの場面でありません。残すほど、流出したときの範囲が広がります。消す日を決めてカレンダーに入れておかないと、この作業は誰の仕事にもならず、翌年の受付のときにも残っています。
法律上の扱いは、業種や受け取る内容によって判断が変わります。取り扱いの基準は公的な窓口の資料が出ているので、所管の窓口や専門家に確かめてください。参考になる資料は個人情報保護委員会で公開されています。
ファイルを受け取る入口を選ぶときの4つの軸
ここまでの条件を、判断に使える形に4つに絞ります。
1つ目は、社外から受け取れるかどうかです。組織内の相手に限られる入口は、社内の申請には向きますが、募集や問い合わせには使えません。回答者にログインを求める入口は、社外から受け取れますが、そこで止まる人が出ます。誰から受け取るのかを先に決めると、この軸で入口が絞れます。
2つ目は、ファイルがどこに置かれるかです。作成者の保存領域を使う形、メールに添付される形、管理の画面から一覧できる形の3種類があります。探す手間と容量の問題は、この違いから来ます。
3つ目は、1件ごとに担当と状態を持てるかどうかです。2人以上で見る受付では、ここが手間の大半を占めます。表計算で代わりをさせる形は、件数が2桁のあいだは回ります。
4つ目は、件数が増えたときの料金の形です。件数や容量で料金が動く形だと、締め切り前に集中したときに見積もりが立ちません。
採用の受付では1つ目と3つ目が先に効きます。社内の申請では1つ目の制約が逆に安心材料になります。助成金や公募の受付では、そろっていない相手を見つける必要があるので3つ目が効きます。場面ごとに必要なものは採用の応募受付と助成金・公募の受付で整理されています。実際の画面の動きは動くところを見るから確かめられます。
ファイルを受け取る設定は、どの入口でも数分で終わります。終わらないのは、置き場所と、誰が見たかの記録と、そろっていない相手の見つけ方です。入口を移す前にこの3つを決めておくと、移した先で同じ詰まりを繰り返しません。
Q1. メール添付をやめてフォームに移す判断はどこで下せばよいですか？
受け取る相手が決まっている、1か月の件数が1桁、見る人がひとりの3つがそろっているなら、移す手間のほうが大きくなります。相手が誰か分からない募集を始めた、件数が2桁を超えた、担当が2人になったのいずれかが起きたときが、移す境目です。
Q2. Microsoft Formsで社外の人からファイルを受け取れますか？
受け取れません。ファイルのアップロードの質問は、回答できる相手を組織内のユーザーだけ、または組織内の特定のユーザーだけに絞っている場合にのみ使えると公式の案内に書かれています。1つの質問で最大10個まで、1ファイルの上限は10MB、100MB、1GBから選ぶ形です。
Q3. サイトに置いたフォームでファイルを受け取ると、どこに保存されますか？
よく使われるプラグインでは、受け取ったファイルを通知のメールに添付する仕組みです。つまり届き方はメール添付のままで、探す手間と容量の問題は変わりません。メールに添付する合計サイズには25MBの上限があり、公式の解説自体が大量のデータ転送には専用のサービスを勧めています。
Q4. 上限サイズはどう決めればよいですか？
内容を読むだけなら小さいファイルで足り、細部を見るなら元の品質が要ります。印刷したものを撮った写真やスキャンを受け取る場合は、ページ数によって数十MBになります。案内に「何を、いくつ、どの形式で」の3点を書くと届く内容がそろうので、上限を上げるより効きます。