予約システムを無料で用意したいとき、まず候補に上がるのがGoogleの道具です。カレンダーとフォームとスプレッドシートはすでに手元にあり、追加の契約なしで組み合わせられます。ただし「無料で使える」と案内されている範囲には境目があり、その境目は件数ではなく予約ページの数と機能の側に引かれています。この記事では、Googleだけで組める形と、どこから費用が出るのかを公式の記載で確かめたうえで、受け付けたあとの連絡をどう回すかまでを順に見ます。
Googleで予約を受ける方法は、3つある
Googleの道具で予約を受ける形は、大きく3つに分かれます。どれを選ぶかで、その後の手間の置き所が変わります。
1つ目は、カレンダーの予約スケジュールです。自分の空いている時間を外部の人に見せて、その中から選んで予約を入れてもらう形です。カレンダーと直結しているため、すでに予定が入っている時間は候補に出ません。二重の予約が構造的に起きないのが最大の利点です。
2つ目は、フォームで希望を受ける形です。日付と時刻の項目を用意して、希望を書いてもらいます。空き状況を見せないので、希望と空きの突き合わせがこちら側の作業として残ります。そのぶん、枠の設定が要りません。
3つ目は、この2つを組み合わせる形です。まずフォームで申し込みと必要な情報を受け、確定の連絡の中で予約スケジュールのURLを案内して日時だけを選んでもらう。項目をたくさん聞く必要があり、かつ日時も確定させたい場面で使われます。
Google カレンダーの「予約スケジュール」という機能を、店舗の予約システムとして活用することも可能です。Google カレンダーの予約スケジュール機能は無料で利用できますが、複数店舗を経営していて各店舗でカレンダーを分けるなど、複数の予約ページを使う場合は、有料のビジネス用サービスGoogle Workspace（旧G Suite）のStandardまたはPlusプラン、またはGoogle Oneのプレミアムプラン・Google AI Proプラン・Google AI Ultraプランなどへの登録が必要です1。 出典: squareup.com
この引用が示している境目は重要です。予約スケジュールは無料で使えるものの、無料で持てる予約ページは1つに限られます。窓口を分けたくなった時点で、有料の契約が必要になります。
無料で使える範囲と、費用が出る境目
Google Workspace の公式の料金ページで、2026年9月時点の内容を確かめると、境目がはっきり分かります。
プランごとの1ユーザーあたりの月額は、Business Starter が800円（税別）、Business Standard が1,600円（税別）、Business Plus が2,500円（税別）と案内されています。そして機能の比較表では、スケジュールの予約ページの欄に印が付いているのは Business Standard 以上で、Business Starter の欄には付いていません。
つまり、いちばん安いプランに入っても予約ページの機能が付いてくるわけではありません。予約ページを2つ以上持ちたい場合、月額1,600円のプランから検討することになります。ユーザー1人あたりの金額なので、3人で使うなら月額4,800円（税別）です。
Googleカレンダーのヘルプでは、予約スケジュールの機能の一部を使うには対象となる Google Workspace の契約か Google One のメンバーシップが必要と記載されています。同じページには、予約に対して支払いをリクエストするには Stripe のアカウントとカレンダーを連携すると書かれており、リマインダーは最大5件まで送信できるとされています。
Google Workspace の予約機能を紹介するページでは、無料の側に「共有可能な単一の予約ページ」が並び、有料の側に複数の予約ページ、Stripe による集金、予約したユーザーへのリマインダーメールの自動送信、メールによる確認を求めてスパム予約を避ける仕組みが並んでいます。
ここから読み取れる無料の範囲は、次のとおりです。予約ページは1つ。決済は受けられない。予約者へのリマインダーの自動送信は付かない。予約前のメール確認は求められない。この4つを「いまは要らない」と判断できるなら、無料のまま運用できます。
無料のままで組める形を、具体的に見る
無料の範囲で予約システムとして成立させる組み方は、次の順で決まります。
まず、予約を受けるカレンダーを1つに決めます。予約スケジュールは、そのカレンダーに入っている予定を見て空きを判断します。個人の予定と業務の予定が混ざっているカレンダーを使うと、私用の予定の時間も候補から外れるので、結果として空きが少なく見えます。業務用のカレンダーを1つ用意して、そこで受けるのが確実です。
次に、枠の長さと受付の条件を決めます。1件あたりの所要時間、前後に入れる余白、何日先まで受け付けるか、何時間前まで受け付けるか。この4つを決めておかないと、当日の直前に予約が入って対応できない事態が起きます。
続いて、予約のときに聞く項目を決めます。予約スケジュールでは、氏名とメールアドレスのほかに、いくつかの項目を追加で聞けます。ここで聞ける項目の数には限りがあるため、聞きたいことが多い場合は、フォームと組み合わせる形を検討します。
最後に、予約ページのURLをどこから案内するかを決めます。サイトの予約ページ、SNSのプロフィール、メールの署名。無料の範囲では予約ページが1つなので、どの経路から来た人も同じページに着きます。経路ごとに案内を変えたい場合は、着いた先のページではなく、案内する側の文面で分けます。
この形で足りるのは、窓口が1つで、決済をその場で受ける必要がなく、受付を1人か2人で回している場合です。Googleフォームとの比較では、Googleのフォームで受けたあとに手元に何が残るのかを整理しています。
フォームとスプレッドシートを組み合わせると、何ができるか
予約スケジュールだけでは聞ける項目が足りない場合、フォームを組み合わせます。
フォームで受けると、項目の数も回答の数も気にせずに聞けます。選択式、複数選択、自由記述、ファイルの提出まで用意できます。回答はスプレッドシートに流せるので、一覧として並べて数えられます。
スプレッドシートに流したあとにできることは、意外と多いです。届いた順に行が増えるので、その行に自分で列を追加できます。状態の列、担当の列、返信したかどうかの列。この3つを用意するだけで、受信箱を検索する作業がかなり減ります。
ただし、スプレッドシートを台帳として使う形には、構造的な弱点が3つあります。
1つ目は、同時に触ると壊れることです。2人が同じ行を同時に編集すると、後に保存したほうが残ります。誰が何を変えたのかは、変更履歴を開いて追うことになります。
2つ目は、メールのやりとりが入らないことです。その予約について何通送って何通返ってきたかは、受信箱の側にしかありません。行を見ても、返信したかどうかは自分で書いた列を信じるしかありません。
3つ目は、行が増えるほど探すのが遅くなることです。フィルタと並べ替えで凌げるのは、ある程度までです。現場では、100件を超えたあたりから一覧を目で追う時間が無視できなくなると言われています。
この3つは、列を用意することでは解決しません。届いた1件が状態と担当とやりとりを持つ形になっていないと、どこかで人の手による照合が残ります。
予約を受け付けたあとで、必ず起きること
予約システムを組むとき、設計の重心は受け付ける側に寄りがちです。実際に時間を食うのは、その後です。
予約が1件入ると、そこから連絡が続きます。受け付けの確認、確定の連絡、直前のお知らせ。ここに変更とキャンセルが入ると、往復が増えます。当日に来なかった場合は、その記録を残して次の判断に使います。
無料の範囲では、予約したユーザーへのリマインダーメールの自動送信が付きません。つまり直前のお知らせは、手で送ることになります。前日の夕方に翌日の予約を確かめて、1件ずつメールを書く。件数が少なければ数分ですが、10件あれば毎日の作業になります。
変更とキャンセルも手作業になりやすい場所です。予約スケジュールから入った予約は、相手の側でキャンセルできる形にできます。ただし「日時を変えたい」という相談がメールで来た場合、元の予約を消して新しい予約を入れる操作は、こちら側で行うことになります。この操作の記録は、カレンダー上には残りません。
当日に来なかった記録も、残しづらい部分です。カレンダーの予定は時間が過ぎれば流れていきます。来なかったのか、来たのかを後から確かめるには、自分でメモを残す運用が必要です。
この3つを合わせると、無料で組んだ予約システムには「手で埋める穴」が3か所できます。穴が小さいうちは気になりませんが、件数が増えると、穴を埋める作業が受付そのものより時間を食います。
穴の大きさを測るには、1週間だけ時間を記録してみるのが確実です。前日のお知らせに何分かけたか、日程変更の連絡に何分かけたか、来なかった人の記録に何分かけたか。この3つを足した時間が週に1時間を超えていれば、仕組みを足す判断の材料になります。1時間に収まっているなら、いまの形で困っていないということです。
もう1つ測っておくとよいのが、同じ人から何回連絡が来たかです。1件の予約に対してメールが4往復している場合、聞くべきことを最初に聞けていません。予約のときに用件を聞いておく、確定の連絡に持ち物と場所を書いておく、この2つで往復は2回まで減ります。
Microsoft 365 を使っている場合の選択肢
社内が Microsoft 365 でそろっている場合は、Googleではなく Bookings を検討する余地があります。
公式のよくある質問では、Bookings が利用できるサブスクリプションとして Microsoft 365 の Business Basic、Business Standard、Business Premium、Teams Essentials などが挙げられており、単体のアプリとしては提供されないと明記されています。すでに Microsoft 365 を契約している職場なら、追加の費用なしで使える可能性があります。
同じページから読み取れる仕様で、判断に効くものがいくつかあります。支払いの受け取りには対応していないと明記されています。スタッフは Microsoft 365 のアカウントを持たないメールアドレスでも追加でき、予約が入ると確認とカレンダーの招待を受け取れるとされています。1つのアカウントで複数の予約カレンダーを作って切り替えられるとも書かれています。
レポートについては、管理者の役割を持つスタッフが、過去120日間の予約を含むタブ区切りのファイルを書き出せるとされています。120日という区切りがあるため、それより前の記録を残したい場合は、定期的に書き出しておく運用が必要になります。
複数の人が同じ時間を予約できるグループ予約の機能があることも記載されています。教室や説明会のように定員のある催しでは、この機能があるかどうかで運用が変わります。
なお、Bookings の予約はカレンダーの側からは編集できず、Bookings の画面から操作すると案内されています。ふだん Outlook の予定表だけを見ている人には、この点が引っかかります。Microsoft 365 でフォームを使っている場合の考え方はMicrosoft Formsとの比較に整理しています。
予約スケジュールで、先に決めておく設定
予約スケジュールを作る作業そのものは10分で終わります。時間がかかるのは、その前に決める項目です。決めずに作ると、公開した初日に想定外の予約が入ります。
所要時間は、実際にかかっている時間より長めに取ります。30分で終わる面談でも、直前の準備と直後の記録を含めると40分近くかかります。予約の枠を30分で切ると、次の予約が始まる時点で記録が終わっていません。枠を45分にするか、枠と枠の間に余白を入れるかのどちらかで対応します。
受け付ける曜日と時間帯は、業務のいちばん忙しい時間を外して設定します。午前中に社内の会議が集中しているなら、予約を受ける時間を午後に寄せます。空いている時間をすべて開放すると、予約の合間に別の仕事を入れられなくなります。
何日先まで受け付けるかは、予定が変わる頻度で決めます。3か月先まで開放すると、その頃の予定がまだ立っていない段階で枠が埋まります。そのあとに社内の会議が入って、予約と重なる。ここで発生する日程変更の連絡は、こちら側の落ち度として扱われます。1か月から2か月先までにとどめておくと、この衝突が減ります。
何時間前まで受け付けるかも、決めておく必要があります。直前まで開放すると、開始の10分前に予約が入ります。通知に気づかなければ、相手を待たせることになります。当日の予約を受けないなら前日まで、当日も受けるなら数時間前までが現実的な線です。
聞く項目は、氏名とメールアドレスに加えて、電話番号と用件の2つを検討します。電話番号は、当日に連絡が付かないときの手段として要ります。用件は、準備が必要な相談かどうかを事前に判断するために使います。この2つ以外の項目を増やしたくなったら、フォームと組み合わせる形に切り替える合図です。
会議室や設備の予約をGoogleで扱うとき
社内の会議室や設備を予約する用途では、外部からの予約とは違う仕組みが使われます。Googleカレンダーの「リソース」です。
リソースは、会議室や機材をカレンダー上の予約できる対象として登録する仕組みです。予定を作るときに会議室を招待すると、その時間に他の予定が入っていれば重なりが知らされます。二重の予約を防ぐ仕掛けが、予定を作る画面の中にあります。
ここで前提になるのが、管理の権限です。公式のヘルプでは、ビルディングとリソースを扱うには「ビルディングとリソースの管理者権限」が必要とされています。つまり、個人のアカウントで思い立って作れるものではなく、組織の管理者の作業になります。無料の個人向けアカウントには管理の画面がないため、この仕組みは使えません。
作れる数の上限も公開されています。同じヘルプでは、ビルディングが会社またはドメインあたり最大10,000個、リソースが最大10,000個、設備や機能が最大100個と記載されています。会議室の数で上限に当たることは、まず考えなくてよい水準です。
リソースで足りるのは、社内の人だけが予約する場合です。社外の人に会議室を貸し出す、有料で貸す、使用後の報告を受け取る。この3つが入ると、カレンダーの外に手続きが出ます。申請を受け付けて、承認して、使用後の報告を集める。この流れは予約というより申請に近く、フォームで受けたほうが記録が残ります。施設利用の申請では、この流れの組み方を整理しています。
Googleの外にある無料枠と比べる
Googleで組むかどうかを決める前に、予約に特化したサービスの無料枠も見ておくと判断の幅が広がります。
RESERVA の料金ページでは、2026年9月時点でフリープランの上限が月間50件の予約と250件の顧客登録として案内されています。使える機能は43個とされ、サポートはメールのみです。有料のプランは年払いで月額3,850円（税込）から、月払いで5,500円（税込）からと並んでいます。
この種のサービスの強みは、予約に必要なものが最初からそろっていることです。空き状況の表示、キャンセルの受付、顧客の履歴、決済。Googleで組むと手作業になる部分が、設定だけで動きます。弱みは、件数の上限です。月50件は平均すれば1日2件ですが、告知を出した週に集中すれば月の半ばで上限に当たります。
問い合わせの受付と予約を1つの窓口でまとめたい場合は、フォーム寄りのサービスの無料枠も候補になります。ただし無料枠は狭いことが多く、たとえば Tayori のフリープランでは、フォームの作成が1つまで、利用できるのは1名、フォームへの返信が月10件までと案内されています。無料の範囲で何件返せるかは、サービスによって桁が違います。
Googleで組む形とこれらを比べると、判断の軸は2つに絞られます。1つは件数で、月にどれだけ来るかでGoogleの側が有利になるか不利になるかが変わります。もう1つは必要な機能で、決済とリマインダーが要るならGoogleの無料の範囲では足りません。どちらの軸でも困っていないなら、すでに持っている道具で始めるのが手数として最も少ないです。なお、無料枠の比較で見落としやすいのが、やめるときの持ち出しです。過去の予約と顧客の記録をCSVで書き出せるかを、始める前に確かめます。書き出せない仕組みに記録を積むと、乗り換えの判断ができなくなります。
予約が入ったことに、誰が気づくか
無料で組んだ予約の仕組みで最初に起きる問題は、予約に気づかないことです。
カレンダーの予約スケジュールから予約が入ると、カレンダーに予定が増えます。通知の設定によっては、メールも届きます。ここで問題になるのは、その通知が届く先が1人のアカウントだということです。その人が休みの日に入った予約は、戻ってくるまで誰も知りません。
回避の手は3つあります。1つ目は、予約用のカレンダーを他の人にも共有することです。予定の中身まで見える権限で共有すると、誰が予約したのかまで分かります。ただし共有されただけでは通知は届かないので、見る習慣が必要です。
2つ目は、チャットへ通知を流すことです。社内で Teams や Slack や Chatwork を使っているなら、予約の通知をその場に流すと、全員の目に入ります。メールの受信箱は個人のものですが、チャットのチャンネルは共有のものなので、休みの人の代わりに誰かが気づけます。
3つ目は、フォームで受ける形に変えて、届いた回答を共有の場所に集めることです。届いた1件に担当が付き、まだ誰も見ていない状態が一覧の上で分かる形にすると、気づかないという事態が構造的に起きなくなります。
通知に気づく仕組みは、後から足そうとすると忘れます。予約の受け口を作る作業と同じ日に決めておくのが確実です。あわせて、予約が入ってから何時間以内に返すのかという目安も決めます。目安がないと、返信の速さが担当者の性格で決まります。
もう1つ確かめておきたいのが、自動返信の中身です。予約が入ったときに相手へ届くメールに、日時と場所と持ち物と連絡先が入っているか。ここが足りていないと、確認の問い合わせが別の経路で来ます。無料の範囲でも、予定の説明欄に書いた内容は招待のメールに載るので、そこに必要なことを書いておきます。
キャンセルの方法を書いておくのも効きます。書いていないと、キャンセルの連絡が電話で来ます。電話で受けたキャンセルは、カレンダーの操作をこちらが行うことになり、記録も残りません。自分で取り消せるURLを案内しておくと、この手間が消えます。
無料で組むか、費用をかけるかの判断の順序
判断は、機能の一覧を見比べるより、次の4つを順に確かめるほうが早く決まります。
1つ目 窓口はいくつ必要か
予約ページが1つで足りるなら、無料の範囲で始められます。「初回の相談」と「2回目以降」で分けたい、部門ごとに分けたい、店舗ごとに分けたい。この時点で、Google Workspace の Business Standard 以上が前提になります。1ユーザーあたり月額1,600円（税別）を、分けたい窓口の数と比べます。
2つ目 決済をその場で受けるか
前払いにしたいなら、無料の範囲では足りません。カレンダーのヘルプには Stripe との連携で支払いをリクエストできると書かれていますが、この機能は有料側に並んでいます。当日払いで運用できるなら、この項目は要りません。
3つ目 リマインダーを自動で送るか
前日のお知らせを手で送れる件数かどうかで決まります。1日に数件なら手で送れます。10件を超えるなら、自動で送れる形を検討する段階です。当日に来ない人の割合は、お知らせを送るかどうかでかなり変わると言われています。
4つ目 受け付けたあとを誰が見るか
1人で見るなら、カレンダーとスプレッドシートで足ります。2人以上で見る場合、誰がどの予約に手を付けたのかが分からないと、二重の連絡が起きます。ここが分かれ目です。
受け付けたあとを持てるかで、無料の範囲が決まる
Googleの道具で予約システムを無料で組めるかという問いには、条件付きで組めると答えられます。条件は3つです。予約ページが1つで足りること。決済をその場で受けないこと。前日のお知らせを手で送れる件数であること。この3つが当てはまるなら、費用をかけずに始めて問題ありません。
当てはまらなくなったとき、選択肢は2つに分かれます。Google Workspace の Business Standard 以上に上げて、予約ページとリマインダーと決済を Google の側で解決するか。あるいは、受け付けたあとを回す側に道具を用意するかです。
どちらを選ぶかは、困っている場所で決まります。困っているのが「予約を入れてもらう画面」なら前者です。困っているのが「届いたあとの連絡と記録」なら後者です。スプレッドシートに列を並べて凌いでいる状態は、後者の入口に立っている合図です。
送信されたあとの道具がそろっている形を選ぶと、届いた1件に担当と状態が最初から付き、そこに送ったメールと受け取った返信が並びます。前日のお知らせをひな形から送り、送ったことがその1件の記録に残る。この形だと、スプレッドシートの列を信じる必要がなくなります。件数が増えても、探す時間と照合する時間が伸びません。無料で始めた仕組みを捨てる必要はなく、予約の受け口はGoogleのカレンダーのまま、届いたあとを別の場所で持つ形も取れます。人数で決まる料金の考え方は料金に、届いた1件に何を持たせられるのかはできることにまとめています。
催しの申し込みのように、定員があって締め切りがあり、当日の出欠まで追う必要があるものはイベントの申し込みに、面談や相談のように日程調整のやりとりが続き、そのやりとりごと記録に残したいものは問い合わせの受付に、それぞれの受け付け方を整理しています。運用を始める前に出やすい疑問はよくある質問にまとめています。
Q1. Googleカレンダーの予約スケジュールは、無料のアカウントでも使えますか？
使えます。ただし無料で持てる予約ページは1つに限られます。公式の案内では、複数の予約ページを使う場合に Google Workspace の Standard か Plus、または Google One の対象プランへの登録が必要とされています。決済の受け取りと予約者へのリマインダーの自動送信も、有料側の項目として並んでいます。
Q2. Google Workspace はどのプランから予約ページを複数持てますか？
2026年9月時点の公式の料金ページでは、スケジュールの予約ページの欄に印が付いているのは Business Standard 以上です。Business Starter の欄には付いていません。Business Standard は1ユーザーあたり月額1,600円（税別）と案内されています。
Q3. フォームとスプレッドシートで台帳にするのは、どこまで持ちますか？
件数が少なく、1人で見ている間は問題ありません。2人以上が同じ行を触ると後に保存したほうが残り、誰が変えたのかは変更履歴を開いて追うことになります。メールのやりとりは行に入らないため、返信したかどうかは自分で用意した列を信じる形になります。
Q4. Microsoft 365 を使っている場合はどちらが向きますか？
社内が Microsoft 365 でそろっていれば、Bookings が追加の費用なしで使える可能性があります。公式のよくある質問では Business Basic 以上のサブスクリプションで利用できるとされ、単体では提供されないと明記されています。支払いの受け取りには対応していないため、前払いが必要な予約には別の仕組みが要ります。