会員管理システムを無料で探し始める時点では、たいてい名簿が表計算ソフトの中にあります。入会の申し込みはメールか紙で届き、誰かが手で行を足しています。この記事では、無料で使えるものを並べる前に、入会の受付から名簿の更新までのどこで手が止まっているのかを切り分けます。そのうえで、無料プランで必ず絞られる場所、選ぶときに比べる軸、導入の順序を順に整理します。
無料の会員管理システムを探す人が本当に困っていること
会員管理システムを探す動機は、名簿を作りたいからではありません。名簿はすでにあります。困っているのは、その名簿が最新の状態に保てないことです。
団体の事務局や教室の運営からよく聞くのは、次のような詰まり方です。入会の申し込みがメールで届く。返信して入会金の案内を送る。入金を確認する。表計算ソフトの名簿に行を足す。会員証の番号を振る。翌月、住所変更の連絡が来る。名簿の該当行を探して書き換える。退会の連絡が来る。行を消すか、退会の印を付けるか迷う。
この流れのどこが重いのかを見ると、名簿そのものを作る作業ではなく、届いた連絡を名簿に反映させる作業に時間が集まっています。会員が100人を超えたあたりから、月に届く変更の連絡が積み上がり、名簿と実態がずれ始めます。ずれた名簿で会費の請求を出すと、退会した人に請求が届くという事故になります。
もう1つの困りごとは、担当が1人に張り付くことです。名簿の場所と更新の手順が1人の頭の中にあると、その人が休んだ週は更新が止まります。引き継ぎの資料を作ろうとして、手順が言葉にできないことに気づく、という段で相談が来ることもあります。
つまり探しているのは、名簿を置く場所ではなく、届いた連絡が名簿に届くまでの道です。無料のものを比べる前に、自分の団体でどの連絡が何件届くのかを数えておくと、選ぶ基準がはっきりします。
会員管理システムでできることの範囲
会員管理システムと呼ばれるものの機能は、おおむね次の範囲に収まります。すべてを持つものもあれば、一部だけのものもあります。
・会員の基本情報の登録と検索（氏名、連絡先、入会日、区分） ・入会の申し込みの受付（申込フォーム、審査、承認） ・会費の請求と入金の管理（請求書の発行、入金の記録、未納の抽出） ・会員区分と有効期限の管理（正会員、賛助会員、休会、退会） ・会員への一斉連絡（メール配信、案内の送付） ・イベントや講座の申し込み受付と出欠の記録 ・会員本人が情報を書き換える画面（住所変更、退会の申請） ・名簿の書き出しと帳票の作成
この中で、無料のものと有料のものの差が最も出るのが会費の請求と入金の管理です。決済が絡むと、事業者側に手数料の原価が発生するため、無料で提供しにくくなります。逆に、会員情報の登録と検索だけであれば、無料で使えるものが複数あります。
自分の団体に必要なものを決めるときは、上の項目を「毎月やること」「年に1回やること」「ほとんどやらないこと」の3つに分けます。毎月やることだけが選定の判断材料になります。年に1回の作業のために毎月の費用を払う判断は、たいてい後で見直しになります。
導入の効果としてよく挙げられるのが、帳票を作る手間の削減です。
会員管理システムを導入すれば、ミスや手間を減らした効率的なデータ管理が可能となり、レポート作成業務が楽になります。従来のようにレポート作成を1件ずつ手入力する必要がなくなるため、スタッフの業務負担も軽減することが可能です。 出典: biz.moneyforward.com
無料であるものが無料である理由と、絞られる4か所
無料で使える会員管理システムは実際に存在します。ただ、無料のまま使い続けられるかどうかは、団体の規模と使い方で決まります。無料プランで絞られる場所は、ほぼ次の4つに集まります。
1つ目は会員の登録数です。 一定の人数までは無料で、超えると有料に切り替わる形が一般的です。ここで注意が必要なのは、退会した人を数に含めるかどうかです。退会者を消さずに履歴として残す運用にすると、登録数は減りません。無料の上限に近づいてきたときに、履歴を消すか費用を払うかの選択になります。
2つ目は使える機能です。 会員情報の登録と検索までは無料で、会費の請求や一斉連絡は有料、という切り分けが多く見られます。無料で試した範囲では足りていたのに、いざ運用に乗せると必要な機能が有料側にあった、という順序で気づくことがあります。
3つ目は利用できる人数です。 事務局側で操作する人の数に上限が付くことがあります。1人で回している団体では問題になりませんが、複数の担当で分担する場合はここを先に確かめます。
4つ目はデータの書き出しです。 無料プランでは書き出しができない、あるいは形式が限られることがあります。乗り換えるときに名簿を持ち出せるかどうかは、入れる前に確かめる価値があります。
この切り分けは、事業者の側から見れば自然な設計です。試してから決めてもらう形にしたほうが、双方にとって無駄が少なくなります。
多くの会員管理システムでは、利用できる機能や登録可能な会員数などに制限のある無料プランが提供されています。将来的に有料プランの利用を想定している場合でも、まずは無料プランで実際にシステムを利用してみて、有料プランを利用するかどうかを判断するという方法も検討しましょう。 出典: squareup.com
無料のものを探すときに確かめる順序としては、まず上限の4か所を見て、そのうえで機能を見ます。機能表を先に見ると、上限に気づくのが最後になります。
無料で導入するメリット
無料で始められることの利点は、費用がかからないことだけではありません。実務的には次の3つのほうが大きいです。
1つ目は、決める前に触れることです。 会員管理の要件は、触ってみないと言葉にできません。どの項目を名簿に持つべきか、どの区分を分けるべきかは、いまの名簿を移し替えてみると見えてきます。無料で試せる範囲があると、この作業を先に済ませられます。
2つ目は、社内や理事会の合意を取りやすいことです。 費用の承認を通すには、いまの手作業がどれだけ減るのかを示す必要があります。無料で試した結果を持っていけば、説明が具体的になります。逆に、費用の承認から始めると、要件が固まらないまま予算が決まり、後で足りなくなります。
3つ目は、やめる判断ができることです。 合わなかったときに、費用を払っていない状態でやめられます。会員管理の道具は名簿という団体の中核を預ける先なので、合う合わないの判断は慎重にしたほうがよいものです。
一方で、無料であることを目的にしすぎると判断を誤ります。判断の材料は費用ではなく、毎月の手作業がどれだけ減るかです。月に5時間の手作業が消えるなら、費用が発生しても回収できる可能性があります。逆に、手作業が減らないなら、無料でも入れる意味はありません。
導入の効果を見るときは、時間で測るのが分かりやすいです。入会1件を処理するのにいま何分かかっているか、月に何件あるか。この2つを掛けた数字が、削れる上限になります。
デメリットと、後から効いてくる費用
無料のものを選ぶときに見落としやすい負担が4つあります。
1つ目は移行の手間です。 いまの名簿を新しい道具に移す作業は、ほぼ必ず自分たちでやることになります。列の対応を決め、書き出して、読み込む。この作業自体は半日で済むことが多いのですが、その前段で名簿の掃除が必要になります。重複した行、退会したかどうか分からない行、連絡先が古い行。この掃除に時間がかかります。
2つ目は、会員に案内する手間です。 会員本人が情報を書き換える画面を用意する場合、会員にログインの案内を送る必要があります。高齢の会員が多い団体では、ここで問い合わせが集中します。ログインを求める形にするかどうかは、会員の層を見て決めます。回答者や会員にアカウント登録を求めると、そこで手続きをやめる人が出ます。
3つ目は、上限に達したときの費用です。 無料で始めて会員が増えるのは、団体としては良いことです。ただ、その時点で有料に切り替わると、予算に入っていない費用が発生します。上限の人数と、超えたときの金額は、入れる前に確認して記録しておきます。
4つ目は、サービスが終了する可能性です。 無料で提供されているものは、事業として続く保証が有料のものより弱くなります。名簿の書き出しができるかどうかを先に確かめる理由はここにあります。書き出せるなら、終了の案内が来たときに移せます。
これらは無料であることの欠点というより、無料で始めるときに前もって決めておくべき項目です。決めておけば、どれも事故にはなりません。
表計算ソフトの名簿で足りる場合と、足りなくなる境目
会員管理システムを入れずに、表計算ソフトの名簿で回している団体は多くあります。実際、次の条件がそろっているなら、そのままで足ります。
・会員が50人程度まで ・名簿を触るのが1人だけ ・会費の請求が年1回で、入金の確認も年1回 ・入会と退会が年に数件
この条件では、道具を増やすほうが手間が増えます。逆に、足りなくなる境目もはっきりしています。
2人以上が同じ名簿を開くようになったとき。 同時に開いて別々に書き換えると、片方の変更が消えます。気づくのは数か月後で、どちらが正しいのかも分からなくなります。
入会の申し込みが月に10件を超えたとき。 届いた申し込みを手で転記する作業が、週の予定に食い込みます。転記の途中で1行ずれると、別人の連絡先に案内が届きます。
会費の未納を追うようになったとき。 入金の確認を名簿の上で色分けして管理し始めると、色の意味が人によって変わります。3か月後には、その色が何を意味していたのか誰も覚えていません。
会員本人からの変更の連絡が増えたとき。 住所変更のメールを受けて名簿を直す作業は、1件3分でも月に30件あれば90分です。
この境目を越えたら、無料でも有料でも道具を検討する段です。ただし、いきなり会員管理の専用システムに行く前に、入会の受付の部分だけを切り出して直す手もあります。入会の申し込みをフォームで受けて、そのまま一覧として保持できれば、転記の作業が消えます。名簿への反映だけが残ります。入会の受付をどう組むかは会員の入会申し込みのページに型が整理されています。教室や講座の形で会員を持っている場合は講座の受講申し込みの型が近くなります。
選び方｜比較する5つの軸
無料のものを含めて比べるとき、機能表を横に並べても決まりません。次の5つの軸で見ると判断が付きます。
1. 毎月の作業が何分減るか。 入会1件の処理時間、変更1件の処理時間、月の件数を掛けます。減る時間が月に1時間未満なら、導入の優先度は低いです。
2. 誰が操作するか。 事務局の担当だけか、会員本人も触るのか。会員本人が触る形にすると案内と問い合わせ対応が発生します。その手間を引き受けられるかを先に決めます。
3. 名簿を持ち出せるか。 書き出しの機能と形式を確かめます。持ち出せない道具に名簿を預けるのは、団体の運営としては避けたい形です。
4. 上限の場所と、超えたときの金額。 会員数、操作する人数、保存できる容量の3つを確認します。いま50人で上限が100人なら、増え方によって切り替えの時期が読めます。
5. 受け付けてから返すまでが同じ画面で終わるか。 入会の申し込みを受けて、確認して、承認して、案内を返す。この一連が別々の道具に分かれていると、間の突き合わせが手作業として残ります。
5つ目が最も効きます。機能の数ではなく、送信されたあとの道具がそろっているかどうかで見ると、比較が早く終わります。表計算ソフトに回答が流れる形との違いはGoogleフォームとの比較に軸ごとに並べられています。項目単位で何ができるのかを確かめる場合はできることを見ます。
おすすめのものを探す方法としては、比較記事を集めるより、自分の団体と同じ規模と同じ受付の型を持つ団体が何を使っているかを聞くほうが確実です。会員数と会費の集め方が同じなら、詰まる場所も同じになります。
導入のステップ（入会フォームから名簿まで）
決めたあとの順序を先に置いておくと、移行の途中で止まりません。
ステップ1 いまの名簿を掃除する。 重複、退会か不明か分からない行、連絡が取れない行を先に処理します。この作業を移行後にやると、新旧2つの名簿を掃除することになります。
ステップ2 持つ項目を決める。 いまの名簿の列を全部並べて、使っている列と使っていない列に分けます。3年間一度も使っていない列は移しません。
ステップ3 入会の受付を先に切り替える。 名簿の移行より先に、新規の入会を新しい形で受けます。新しく入る人だけ新しい流れになるので、失敗しても影響が小さくて済みます。
ステップ4 既存の名簿を移す。 書き出しと読み込みを行い、件数が一致することを確かめます。件数だけでなく、抜き取りで数件の中身も見ます。
ステップ5 会員への案内を出す。 会員本人が触る画面を用意した場合だけ必要です。案内は1回で終わらず、問い合わせが来る前提で窓口を決めておきます。
ステップ6 旧名簿を読み取り専用にする。 消さずに残しますが、書き換えられないようにします。ここを曖昧にすると、半年後まで2つの名簿が並行して更新されます。
施設の利用申請のように、会員かどうかで手続きが変わる受付を持っている場合は、その受付も同じ時期に見直すと二度手間になりません。申請の受け方は施設利用の申請のページで整理されています。実際の画面で受付から返信までの流れを見たい場合は動くところを見るが早いです。
会員の区分と有効期限をどう持つか
名簿がずれる原因の半分は、区分と有効期限の持ち方にあります。ここを決めずに道具を入れ替えると、新しい名簿でも同じずれが起きます。
区分でよく使われるのは、正会員と賛助会員、個人会員と法人会員、一般と学生、といった分け方です。困るのは、この区分が途中で変わる場合です。学生だった会員が卒業して一般になる、個人会員が法人会員に切り替わる。切り替わった日付を残さないと、会費の計算が合わなくなります。区分の列を1つ持つだけでは足りず、いつからその区分になったのかが要ります。
有効期限も同じです。年会費を4月に集める団体では、全員の期限が3月末で揃います。この形なら列は1つで足ります。入会した月から1年間という形にすると、期限が人ごとに散らばります。散らばった期限を表計算ソフトで追うと、毎月その月に切れる人を抽出する作業が発生します。抽出を手でやっていると、抜けた人にだけ案内が届かないという形の事故になります。
休会の扱いも決めておきます。休会中は会費を止めるのか、半額にするのか、期限を延ばすのか。この3つのどれを選ぶかで、必要な列が変わります。休会の開始日と終了予定日を持つのか、休会かどうかの印だけで済ませるのか。印だけにすると、いつから休んでいるのかを聞かれたときに答えられません。
退会の扱いは最も揉めます。行を消すと、その人が過去に会員だった記録が消えます。過去の会費の記録や、イベントへの参加履歴が名簿の行に紐づいている場合、消した時点で履歴も辿れなくなります。退会の印を付けて残すのが基本ですが、そうすると登録数が増え続けます。無料の上限がある道具では、この点が費用に直接効いてきます。
決め方としては、過去3年分の履歴を辿る必要があるかどうかで判断します。助成金の申請や報告のために会員数の推移を出す団体では、履歴が要ります。要らない団体なら、退会から一定期間で消す運用にしてよいです。どちらにするかを決めて、文書に残しておきます。
会費の請求と入金の確認をどこで回すか
会員管理で最も手が止まるのが会費まわりです。無料で使える範囲と有料の範囲がここで分かれるのも、この部分に原価がかかるからです。
請求の出し方は、団体によって3つに分かれます。1つ目は、請求書を作って郵送またはメールで送る形。2つ目は、口座振替やクレジットカードで自動的に引き落とす形。3つ目は、案内だけ送って振り込んでもらう形です。手作業がいちばん多いのは3つ目で、入金の照合が毎回発生します。
照合の作業を分解すると、通帳の入金記録と名簿を突き合わせる作業になります。ここで問題になるのは、振込人の名義が会員の氏名と一致しないことです。家族の名義で振り込まれる、法人の名義で振り込まれる、旧姓で振り込まれる。会員が100人いれば、名義が一致しないものが数件は出ます。この数件を特定する作業に、毎回1時間近くかかることがあります。
対処として現実的なのは、振込の依頼の時点で会員番号を振込人名義に入れてもらう案内を出すことです。全員が守るわけではありませんが、一致しない件数は減ります。もう1つは、入金の確認を月1回にまとめることです。毎日見ると、入金の反映のずれで何度も同じものを確認します。
未納の追跡は、名簿に入金済みの印を付ける形で回している団体が多いです。この形で崩れるのは、年度をまたいだときです。前年度の未納と当年度の未納が同じ列に混ざると、どちらの分なのかが分からなくなります。年度ごとに列を分ける、あるいは入金の記録を1件ずつ別に持つ形にします。
会費の管理だけを目的に有料の道具を入れるかどうかは、未納の件数で判断します。未納がほとんど出ない団体では、請求の自動化より入会の受付を直したほうが効きます。逆に未納の督促に毎月時間を使っているなら、そこが先です。
会員への一斉連絡をどう出すか
会員管理の道具を入れる動機として、会員への連絡を楽にしたいという声も多く出ます。ここも無料と有料の境目が出やすい場所です。
一斉連絡の手段は、メール、郵送、SNSの3つに分かれます。メールで出す場合、宛先をまとめて1通にする形は避けます。宛先が他の会員に見える形になると、それ自体が個人情報の扱いの問題になります。宛先を隠す欄に入れる形でも、件数が多いと受信側で止まることがあります。会員数が100人を超えたあたりから、メールソフトの一斉送信では無理が出ます。
道具の側に配信の機能がある場合、確かめるのは3つです。1つ目は、届いたかどうかが分かるか。宛先が古くて届かなかった件が分かれば、名簿の掃除に使えます。2つ目は、区分ごとに絞って送れるか。正会員だけ、今年度の未納者だけ、といった絞り込みができるかどうかで手間が変わります。3つ目は、送った記録が残るか。誰にいつ何を送ったかが残らないと、二重送信と送り漏れが起きます。
郵送で出す場合は、宛名の書き出しができるかを見ます。宛名ラベルの形式で出せるか、表形式で出して自分で差し込むのか。年に1回の総会の案内だけなら、書き出して手元で作るほうが早いこともあります。
注意したい点として、連絡の内容に宣伝の要素が入ると、法律上の扱いが変わる可能性があります。総会の案内や会費の請求は連絡ですが、物品の販売やイベントの集客が主目的になると別の扱いになり得ます。線引きは個別の事情で変わるため、所管の窓口や専門家に確かめてください。
一斉連絡の機能が有料側にある場合、そこだけを別の道具で回す判断もあります。名簿を持つ場所と、連絡を出す場所を分ける形です。この形にすると、名簿の変更を2か所に反映する手間が残ります。会員数が少ないうちは成立しますが、増えると必ずずれます。分けるなら、どちらを正とするかを決めて、片方向にだけ流す形にしておきます。
個人情報の扱いで先に決めること
会員の名簿は個人情報の集まりです。道具を決める前に、次の4つを決めておきます。
1つ目は、何を集めるか。 会費の請求と連絡に必要なものだけにします。生年月日、勤務先、家族構成は、使う場面が明確でなければ集めません。集めた項目は保管の責任が付いてきます。
2つ目は、誰が見られるか。 事務局の全員が全項目を見られる必要はありません。イベントの受付だけを手伝う人に、会費の入金状況まで見せる必要はないはずです。見られる範囲を分けられる道具かどうかは、選定の軸に入れます。
3つ目は、いつまで残すか。 退会した会員の情報をいつ削除するのかを決めます。決めていないと、10年前に退会した人の住所が残り続けます。
4つ目は、書き出した名簿をどこに置くか。 道具の中の管理を整えても、書き出した名簿が担当者のパソコンに散らばっていれば同じです。書き出しは必要なときだけ行い、使い終わったら消す、という手順を決めておきます。
利用目的は、入会の申し込みを受け取る画面に書いておきます。後から目的を増やす場合は、原則として改めて同意を得る必要が出てきます。ここは個別の事情で判断が変わる範囲なので、所管の窓口や専門家に確かめてください。制度の考え方は個人情報保護委員会の案内が入口になります。
無料であることを理由に、この4つの検討を省く判断はしないほうがよいです。名簿が漏れたときの影響は、費用を払っているかどうかとは無関係に発生します。
会員の受付を数で見る
会員管理について検索される内容を並べると、無料、おすすめ、メリット、選び方、比較の順に集まります。この並びは、多くの人が「どれを選ぶか」の段で探していることを示しています。ところが実際に相談として持ち込まれる内容は、選ぶ前の段にあります。名簿がずれている、転記が追いつかない、担当が1人に張り付いている。
この食い違いには理由があります。選ぶ話は検索で答えが出ます。運用の詰まりは、団体ごとに事情が違うので検索では出てきません。そのため、詰まりを抱えたまま道具の比較に入り、機能表を見て決めることになります。
受付の型ごとに、詰まる場所は違います。会員の入会申し込みでは、申し込みから承認までの間に何日かかるかが効きます。承認の判断が理事会の月1回の会議に紐づいている団体では、道具を変えても待ち時間は変わりません。講座の受講申し込みでは、定員の管理と入金の確認が同時に走るため、どちらの状態も1件ごとに持てるかが効きます。施設の利用申請では、同じ会員が月に何度も申請するので、前回の申請と繋げて見られるかが効きます。
どの型でも共通しているのは、名簿を置く場所を変えるだけでは何も減らないという点です。減るのは、届いた連絡が名簿に反映されるまでの手数が短くなったときだけです。無料のものを比べる前に、自分の団体で月に何件の連絡が届き、それが名簿に届くまでに何回の手作業を通るかを数えてみると、選ぶ基準が1つに絞れます。費用の比較に入る段なら料金の考え方も並べて見ます。
Q1. 無料の会員管理システムはどこまで使えますか？
会員情報の登録と検索までは無料で使えるものが複数あります。会費の請求や入金の管理、一斉連絡は有料側に置かれることが多く、会員の登録数や操作する人数にも上限が付きます。上限の場所と超えたときの金額を、入れる前に確認して記録しておくと後で困りません。
Q2. 表計算ソフトの名簿から乗り換える境目はどこですか？
2人以上が同じ名簿を開くようになったとき、入会の申し込みが月に10件を超えたとき、会費の未納を追い始めたとき、会員からの変更の連絡が増えたときです。会員50人程度で担当が1人なら、そのままで足ります。
Q3. 無料プランで気をつけることは何ですか？
名簿を書き出せるかどうかを先に確かめます。書き出せれば、上限に達したときやサービスが終了したときに移せます。あわせて、退会者を登録数に含めるかどうかも確認します。履歴として残す運用だと、登録数が減らないまま上限に近づきます。
Q4. 導入はどの順番で進めるとよいですか？
名簿の掃除、持つ項目の決定、新規の入会受付の切り替え、既存名簿の移行、会員への案内、旧名簿の読み取り専用化の順です。新規の受付を先に切り替えると、失敗したときの影響が新しく入る数件に収まります。