google フォーム 動画 添付は、画像やPDFと同じ「ファイルのアップロード」という質問形式で受け取れます。設定の作業は数分です。にもかかわらず、動画の受付は画像の受付とはまったく違う詰まり方をします。公開した直後に受付終了の表示が出る、送信エラーの問い合わせが並ぶ、保存容量が尽きてメールまで止まる。どれも容量の見積もりを外したことから起きます。この記事では、上限の決め方と、送信エラーが起きる3か所と、動画を直接受け取らない選択肢までを順に扱います。
動画の受付が画像の受付と違う理由は容量だけ
同じ質問形式で受け取れるので、設定の手順は画像と変わりません。違うのは1件あたりの容量です。ここが1桁から2桁違うので、同じ設定のまま動画に使うと壊れます。
Googleフォームは、オンラインでアンケートや申し込みフォームを簡単に作成・配布できる便利なツールです。しかし、フォームの目的によっては、画像やPDF、動画といったファイルを添付してもらいたい場面も出てきます。 出典: blog.form-mailer.jp
動画の容量は、1分あたり50MB前後が目安で、高画質なら数百MBになります。画像が1枚あたり2MBから8MB程度であることと比べると、1件で画像10枚から100枚分の容量を使います。
この差が、3か所に同時に効きます。1つ目は1ファイルあたりの上限サイズです。画像なら10MBで足りますが、動画では足りません。2つ目はフォーム全体の合計サイズの上限です。既定のままでは、数人分で尽きます。3つ目は、フォームの作成者のGoogleドライブの空き容量です。ここは受付だけでなく、メールや写真と共有しています。
設定の画面はこの3つを別々に聞いてくるので、1つだけ直して満足してしまう形になりやすいです。3つのうちどれかが足りないと、受付は止まります。順に埋めます。
設定の手順。動画を受け取る形に変える
フォームを開いて質問を追加し、質問の形式から「ファイルのアップロード」を選びます。形式を選ぶと、ドライブへのアップロードを許可するかどうかの確認が出るので、内容を読んで進めます。アップロードされたファイルはフォーム作成者のドライブに保存される仕組みなので、この確認が出ます。
次に、受け付けるファイルの形式を絞ります。動画だけを受け取りたい場合は、特定の形式のみを許可する設定をオンにして、動画を選びます。絞らないと、書類や画像が混ざって届きます。混ざると開くまで中身が分からないので、確認の手間が増えます。
続いて、1回の回答で添付できるファイルの最大数と、1ファイルあたりの上限サイズを決めます。
ファイルアップロード項目では、以下の設定を行えます。 出典: jotform.com
上限サイズは1MB、10MB、100MB、1GB、10GBから選ぶ形になっています。動画を受け取るなら、10MBでは1分に届きません。用途によりますが、短い動画なら100MB、数分の動画を受け取るなら1GBを選ぶ場面が出ます。
最後に、設定のタブでフォーム全体の合計サイズの上限を決めます。ここが動画の受付でいちばん事故が起きる場所です。既定は1GBで、これを超える受け付け設定をすると、作成の画面にアラートが出ます。アラートが出ても設定自体は保存できてしまうので、気づかずに公開すると、公開したフォームが強制的に受付終了の状態になり、回答者はフォームを開けません。動画を受け取るなら、ここを10GBに引き上げる作業が要ります。
設定が終わったら、プレビューから自分で1件送ります。設定した形式と容量の制限が想定どおりに動くかを、回答者の視点で確かめます。ここを飛ばすと、公開後に相手から言われて初めて気づく形になります。
使えない場合がある。先に確かめる2つの条件
ファイルのアップロードの質問形式は、条件によって選べません。公式のヘルプに、使えない場合が2つ挙げられています。
1つは、フォームが共有ドライブに保存されている場合です。組織で共有ドライブを使っているところでは、フォームを共有ドライブに置くのが自然な運用ですが、その置き方ではこの質問形式が選べません。使うにはマイドライブ側に置くことになり、そうすると誰が編集できるかの範囲も変わるので、合わせて決め直す必要が出ます。
もう1つは、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合です。組織の管理者が情報の持ち出しを止める設定を入れていると、この質問形式は使えません。現場の判断では動かせないので、設定を作り込む前に確かめておくほうが早く済みます。
「手順のとおりにやっても画面が違う」「質問の形式の一覧に出てこない」という話の大半は、このどちらかです。手順を何度も読み直す前に、フォームの置き場所と管理者の設定を見ます。
加えて、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。社内向けなら問題になりませんが、社外から動画を受け取る入口では、この一手間で回答をやめる人が出ます。動画を撮って送るという作業自体が手間なので、そこにログインが乗ると、完了率はさらに下がります。
送信エラーが起きる3か所
動画の受付で必ず来るのが「送信できません」という問い合わせです。原因は3か所に絞れます。
1か所目は、上限サイズを超えている場合です。これは設定の数字の問題なので、上限を上げるか、相手に短く撮り直してもらうかの判断になります。相手には、超えていることが画面に出ます。
2か所目は、通信が途中で切れる場合です。数百MBのファイルを屋外から送ると、途中で止まることがあります。これは設定を直しても解決しません。相手の通信環境の問題なので、時間がかかることを前提に、待つ形にしてもらう案内が要ります。
3か所目は、相手の端末の余力が足りない場合です。アップロードの処理で端末の記憶領域を使うため、容量がほとんど残っていないスマートフォンからは送れません。相手にはこの理由が表示されないので、「送れない」だけが伝わります。
この3つのうち、こちらで手当てできるのは1か所目だけです。2か所目と3か所目は、動画を直接受け取ること自体から来る性質なので、設定では消えません。受付の完了率を上げたいなら、動画を直接受け取らない形に変えるほうが効きます。
相手からの問い合わせに答えるときは、3か所のどれかを切り分ける質問を先にします。ファイルの長さと、送っている場所の通信、端末の空き容量の3つを聞けば、どれかに当たります。「もう一度お試しください」だけを返すと、同じ問い合わせが戻ってきます。
保存容量の勘定。先に計算しておく
動画を受け取ると決めたら、公開の前に計算を1回します。1件あたりの容量に、想定する件数を掛けるだけです。
1分あたり50MB前後という目安を使うと、3分の動画は150MB前後です。これを50人から受け取ると7.5GB前後になります。個人のGoogleアカウントの保存容量は最大15GBで、ドライブ、Gmail、フォトで共有されます。50人分の3分の動画で、この半分を使います。
上限に達したときに起きることは、公式のヘルプに書かれています。ドライブでのファイルのアップロードや作成ができなくなり、Gmailでのメールの送受信もできなくなります。自分宛てに送られたメールは送信者に返送されます。受付が止まるだけでなく、メールの受信まで止まります。超過した状態が2年続くと、Gmail、ドライブ、フォトのコンテンツが削除される可能性があるとも書かれています。
受付が止まったことに気づく手がかりが少ないのが、この形の難しいところです。回答者には受付終了として見えますが、こちらの画面には容量の警告が出るだけです。締め切り前の集中する時期に止まると、相手からの連絡で初めて知ることになります。
計算して足りない場合の手は3つです。上限サイズを下げて短い動画だけを受け取る、受け取る人数を分けて受付を複数回に分ける、受け取ったらすぐ別の場所に移して元を消す。3つ目をやるなら、いつ誰が移すのかを決めます。決めないと、誰もやりません。
もう1つの手として、受付用のアカウントを普段のメールと分ける形もあります。容量が共有されているのはアカウント単位なので、分ければメールの受信が止まる事故は避けられます。ただし、分けたアカウントの容量も有限なので、計算そのものは必要です。
動画を直接受け取らない選択肢
動画の受付で詰まるところの大半は、動画そのものを預かることから来ています。預からない形にすると、詰まりが消えます。手は2つあります。
1つは、動画を公開の場に置いてもらって、そのURLをフォームで受け取る形です。相手は動画の共有サービスにアップロードして、限定公開のリンクを作り、そのリンクをフォームのテキストの質問に貼ります。こちらの容量は使いません。送信エラーも起きません。困るのは、相手に2つの作業を頼むことと、リンクが後から消される可能性があることです。審査が終わるまでリンクを消さないよう、案内に書いておきます。
もう1つは、動画ではなく静止画と文章で受け取る形です。状況の確認が目的なら、写真数枚と説明文で足りる場面が多くあります。動きそのものを見る必要がある用途だけを動画にして、残りを静止画に落とすと、受付の重さが大きく変わります。何を判断するために動画が要るのかを先に決めると、この切り分けができます。
どちらを選ぶ場合も、フォームの説明に手順を書きます。「動画のリンクをご記入ください」だけでは、相手は限定公開の作り方が分かりません。どのサービスで、どの公開範囲にして、どこからリンクを取るのかを、手順として並べます。書く手間は1回ですが、書かないと問い合わせが件数分来ます。
入口ごとの違いはGoogleフォームとの比較で、受け取ったあとの扱いまで並べて整理されています。回答者にログインを求めるかどうかと、容量がどこを食うかは、動画を扱う受付では判断に直接効きます。
届いた動画を確認するときの手間
動画が届き始めると、次の詰まりが出ます。確認に時間がかかることです。画像は開いた瞬間に判断できますが、動画は再生し終わるまで判断できません。
3分の動画を50件確認すると、再生の時間だけで150分です。早送りで見られる場面もありますが、音声を聞く必要がある用途では飛ばせません。複数人で分担するなら、誰がどれを見たかを記録する必要が出ます。ここが空いていると、同じ動画を2人が見て、見られていない動画が残ります。
ファイルはドライブのフォルダに並び、回答は表計算に並びます。表計算のセルにはファイルへのリンクが入るので、リンクを開いて再生して、元の行に戻る往復になります。1件につき数分の再生時間が挟まるので、往復の回数が少ないほど楽になります。
確認の記録を残す列を足すところまでは、表計算でできます。崩れるのは、複数人が同時に触ったときと、件数が3桁になったときです。同じ行を2人が触ると後から書いたほうで上書きされ、上書きされたことに気づく手がかりが残りません。1件ごとに担当と状態を持てる形にすると、この崩れ方が消えます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、確認の後半で効いてきます。何を持たせられるかはできることで整理されています。
公開前に通す3つの送信テスト
自分のアカウントから1件送って終わりにすると、公開後に止まります。動画の受付では、次の3つの経路を通します。
1つ目は、別のGoogleアカウントから送ることです。フォームを作った本人のアカウントは権限を最初から持っているので、回答者が見る許可の画面が出てきません。別のアカウントで、ログインの求められ方とアップロードが通るかを確かめます。
2つ目は、上限に近いサイズの動画で送ることです。上限を1GBにしているなら、数百MBの動画で通るかを見ます。ここで通らないなら、公開しても誰も送れません。合計サイズの上限を引き上げ忘れていると、この段階で受付終了の表示が出るので、公開前に気づけます。
3つ目は、スマートフォンから、屋外の通信で送ることです。事務所の通信だけで確かめると、通信が細い環境での止まり方が分かりません。相手が実際に送る環境に近い条件で1件通すと、案内に書くべき所要時間の目安がつかめます。
3つを通したら、日付と経路を書いて記録します。後で「いつから止まっていたのか」を調べる手がかりになります。動画の受付は止まり方が地味なので、記録がないと原因の切り分けに時間がかかります。
動画を受け取る受付の案内文に書くこと
案内の書き方だけで、送信エラーの問い合わせの数が変わります。書くことは4つです。
1つ目は、受け付ける長さの目安です。「3分以内」と書けば、相手は撮る前に長さを決められます。長さを書かずに容量だけを書くと、相手は自分の動画が何MBか分からないので判断できません。長さで書くほうが伝わります。
2つ目は、送信に時間がかかる旨です。「通信の状況によって数分かかります。画面を閉じずにお待ちください」と1行書くだけで、途中で閉じる人が減ります。閉じられると、アップロード中の動画は残りません。
3つ目は、うまく送れないときの代わりの手です。リンクで受け取る形も用意しているなら、その手順を案内に併記します。代わりの手がないと、送れなかった相手はそこで終わります。
4つ目は、受付の締め切りと、確認の連絡がいつ来るかです。動画を撮って送る作業は手間がかかるので、送った側は反応を待ちます。控えが自動で返る形にしておくと、届いたかどうかの問い合わせが来ません。
案内は長くしないことも大事です。4つを4行で書きます。長い案内は読まれず、読まれない案内は書いていないのと同じです。
受付の期間と件数を先に分ける
動画の受付は、件数が集中すると容量で止まります。止まらないようにするには、期間か件数のどちらかで区切ります。
期間で区切る形は、受付の開始と締め切りを短くして、終わったら中身を別の場所に移し、次の期間を開ける形です。1回の期間で受け取る総量が読めるので、容量の見積もりが立ちます。応募や審査のように、締め切りがある受付に合います。
件数で区切る形は、定員に達したら閉じる形です。動画の長さが人によって違うので、件数だけでは総量が読めません。長さの上限を決めたうえで件数を決めると、掛け算で総量が出ます。定員のあるイベントや講座の受付では、この形が合います。場面ごとの整理はイベントの申し込みと講座の受講申し込みにまとめられています。
どちらも、閉じる作業を人がやる形にすると忘れます。締め切りの時刻をカレンダーに入れて、その時刻にフォームを閉じるところまでを手順にします。閉じ忘れると、締め切り後の送信が届いて、受け付けるかどうかの判断がそのたびに必要になります。
区切ったあとの容量の移し替えも、手順にしておきます。移す先、移す日、移した後に元を消すかどうかの3つを書いておけば、担当が変わっても同じ形で回せます。
動画の質問を必須にするかどうか
動画を1つの質問で受け取るとき、必須にするかどうかで完了率が変わります。判断の基準は、動画がないと審査や確認が進まないかどうかです。
必須にすると、動画を用意できない相手は送信そのものができません。応募の途中で止まった人は、後から連絡が取れません。氏名と連絡先だけでも受け取れる形にしておけば、動画が足りない相手に後から頼めます。
任意にすると、動画を送らない人が出ます。その分だけ確認の材料が足りませんが、相手の情報は手元に残ります。足りない相手に頼む手順を用意しておけば、取りこぼしは減ります。
どちらを選ぶかは、締め切りまでの余裕で決まります。締め切りまでに追加で頼む時間があるなら任意、締め切り当日に閉じるなら必須です。締め切りの直前に集中する受付で任意にすると、足りない相手に頼む時間がありません。
必須にする場合は、案内の冒頭に「動画のご用意が必要です」と書きます。フォームを開いてから最後の質問で気づくと、それまでの入力が無駄になったと感じさせます。先に書けば、相手は用意してから開き直せます。
受け取る動画の形式と、開けないファイルの扱い
動画の形式は、撮った端末と撮影に使ったアプリで変わります。受け取る側の環境で開けない形式が届くことがあるので、先に決めておきます。
受け付ける形式を絞る設定をオンにして動画を選ぶと、動画として扱われる形式に限定されます。ただし、動画として扱われる形式の中にも、こちらの環境で再生できないものが混ざります。特に、画面の録画や特定の編集アプリから書き出したファイルは、再生できる環境が限られる場合があります。
対処の順番は2つです。まず、届いたファイルが開けないことを前提にした手順を用意します。開けないファイルが届いたら、相手に一般的な形式で書き出して送り直してもらう案内を、あらかじめ文面にしておきます。開けないたびに文面を考えると、返信が遅れます。
次に、案内の側で形式を1つ指定します。「一般的な動画の形式でお送りください」では相手に伝わらないので、具体的な形式の名前を1つ挙げます。スマートフォンで撮ってそのまま送る場合は、ほとんどの端末が同じ形式で保存するので、指定しなくても届きます。編集を経て送ってくる相手には、指定が効きます。
再生できない事情を相手のせいにしないことも大事です。相手は普通に撮って普通に送っています。受け取る側の環境で開けないのは、受け取る側の事情です。文面をそのまま送るときに、こちらの都合であることが伝わる書き方にしておくと、やりとりがもつれません。
動画の受付を1回やってみて、次に直すところ
1回目の受付を終えたあとに、数える項目を決めておくと、2回目の設計が楽になります。数えるのは4つです。
1つ目は、フォームを開いた数と送信された数の差です。差が大きければ、途中で諦めた人がいます。ログインの画面か、アップロードの待ち時間のどちらかで止まっています。どちらかは案内の書き方を変えて次回と比べると分かります。
2つ目は、送信エラーの問い合わせの件数です。件数が受付の1割を超えるなら、上限サイズか案内に問題があります。問い合わせの内容を控えておくと、どの経路で止まったかの見当がつきます。
3つ目は、届いた動画の平均の長さと容量です。想定と比べて長ければ、次回は長さの目安を案内に書きます。想定より短ければ、上限サイズを下げて容量を節約できます。1回目の実測がないと、この判断は勘になります。
4つ目は、確認に使った時間です。1件あたり何分かかったかを控えると、次回の件数の上限が決まります。50件で足りていた体制で200件を受け付けると、確認が終わる前に次の予定が来ます。件数を絞るか、分担を増やすかの判断は、この数字から出します。
この4つを1枚に書いて残すと、2回目の受付は設定から入らずに、数字を見て決められます。残さないと、毎回同じところで止まります。
動画の受付で相手に伝えておく保管の期間
動画には、画像より重い情報が入ります。顔と声が入り、背景に自宅や職場が写ります。受け取る側は、保管の期間を決めて相手に伝えます。
伝えることは3つです。何のために受け取るのか、誰が見るのか、いつ消すのかです。この3つを案内に書くと、相手は送るかどうかを自分で決められます。書かないと、相手は範囲が分からないまま送ることになります。
保管の期間は、用途が終わる日から決めます。審査のための動画は、審査が終われば残す理由がありません。研修の記録として残すなら、残す期間を年で決めます。「必要な期間」という書き方は、期間を決めていないことと同じです。
消す作業は、日付を決めてカレンダーに入れます。動画は容量が大きいので、消せば空きが戻ります。消さずに溜めると、次の受付のときに容量が足りません。消す作業が容量の確保も兼ねるので、後回しにする理由がありません。
見る人の範囲も、設定した直後に一度確かめます。ファイルはドライブのフォルダに保存されるので、そのフォルダの共有範囲が閲覧できる範囲になります。フォームを複数人で編集していると、編集できる人がファイルにも触れる状態になっていることがあります。
法律上の扱いは、業種や受け取る内容によって判断が変わります。取り扱いの基準は公的な窓口の資料が出ているので、所管の窓口や専門家に確かめてください。参考になる資料は個人情報保護委員会で公開されています。
動画を集める入口を選ぶときの4つの軸
設定を終えたあとに「このまま続けるか、入口を変えるか」を決める軸は4つです。
1つ目は、容量がどこを食うかです。受け取った動画が自分のアカウントの15GBを食う形では、受付の量が読めない限り怖くて増やせません。容量が受付の側と切り離されている作りなら、件数の波を気にせず受け付けられます。
2つ目は、回答者にログインを求めるかどうかです。動画を撮って送るという手間の上にログインが乗ると、完了率は目に見えて落ちます。社外から受け取る入口では、ここが最初に効きます。
3つ目は、動画と回答と担当が1か所でつながるかどうかです。確認に再生の時間がかかるので、誰がどれを見たかの記録は画像より重要になります。表計算とドライブに分かれている形は、件数が2桁のあいだは回ります。
4つ目は、件数が増えたときの料金の形です。受け取る件数や容量で料金が動く形だと、締め切り前に集中したときに見積もりが立ちません。使う人の数で決まる形なら、波と料金を切り離せます。考え方は料金にまとめられています。
作品や実演の動画を集める受付では、1つ目と3つ目が先に効きます。採用の受付で自己紹介の動画を受け取る場合は、2つ目が最初に効きます。場面ごとに必要なものは採用の応募受付で整理されています。実際の画面の動きは動くところを見るから確かめられ、設定で迷いやすい点はよくある質問に集まっています。
動画の添付は、設定できるという意味では可能です。続けられるかどうかは、容量の勘定と、送信エラーの3か所と、確認の時間をどう分担するかで決まります。設定の前にこの3つを埋めておくと、公開の直後に止まる形を避けられます。
Q1. Googleフォームで動画を添付してもらうとき、上限サイズは何を選べばよいですか？
1MB、10MB、100MB、1GB、10GBから選ぶ形です。動画は1分あたり50MB前後が目安なので、10MBでは1分に届きません。短い動画なら100MB、数分の動画なら1GBを選ぶ場面が出ます。あわせて設定のタブでフォーム全体の合計サイズの上限も引き上げる必要があります。
Q2. 公開したフォームが受付終了になってしまいます。原因は何ですか？
フォーム全体の合計サイズの上限を超える受け付け設定をしている可能性があります。既定は1GBで、これを超える設定をすると作成画面にアラートが出ますが、設定自体は保存できます。そのまま公開すると強制的に受付終了となり、回答者はフォームを開けません。上限を10GBなどに引き上げます。
Q3. 回答者から送信できないと言われました。何を確認すればよいですか？
動画の長さ、送っている場所の通信、端末の空き容量の3つを聞くと、どれかに当たります。上限サイズ超えは相手の画面に出ますが、通信の切断と端末の容量不足は理由が表示されません。設定を直して解決するのは上限サイズだけで、残る2つは動画を直接受け取ることから来る性質です。
Q4. 動画を直接受け取らずに済ませる方法はありますか？
動画を限定公開で共有サービスに置いてもらい、そのURLをフォームのテキストの質問で受け取る形があります。こちらの容量を使わず、送信エラーも起きません。審査が終わるまでリンクを消さないよう案内に書いておきます。状況の確認が目的なら、静止画と説明文で足りる場面も多くあります。