google フォーム 画像 添付の設定は、質問の形式を変えるだけなので数分で終わります。困るのはその後です。公開してから「回答者がログインを求められて進めない」「ドライブの容量が尽きて受付が止まった」という形で戻ってきます。結論を先に書くと、設定の前に確かめることが3つあり、公開の前に通すテストが3つあります。この記事は、その6つを順に埋めて、受け取ったあとに画像をどう扱うかまでを扱います。
設定の前に決める3つのこと
画像を受け取るフォームで後から困るのは、設定の作業ではなく決め事の抜けです。順番に3つ決めます。
1つ目は、画像を何のために受け取るのかです。本人確認のためか、応募作品として審査するためか、状況を見て判断するためかで、必要な画質が変わります。本人確認なら文字が読めれば足りるので小さい画像で構いません。作品の審査なら元の画質が要ります。状況の確認なら、複数の角度から撮った複数枚が要ります。ここを決めずに「画像を1枚」と設定すると、届いた画像で判断できず、追加で送ってもらう往復が発生します。
2つ目は、受け取ったあとに誰が見るのかです。ひとりで見て終わるなら、どこに保存されていてもかまいません。複数人で見るなら、見る人が全員たどれる場所に置かれる必要があります。選考のように「この応募者の画像」として何度も開くなら、応募者の情報と画像が同じ画面でつながっている必要があります。この3段で、必要な作りが変わります。
3つ目は、いつまで保管するのかです。応募作品は審査が終われば消せます。本人確認の画像は、確認が済んだ時点で消すべきものです。保管の期限を決めていないと、消す作業が誰の仕事でもなくなり、何年も残ります。個人が写っている画像が溜まり続ける状態は、後から整理するほど手間が増えます。
この3つを決めてから設定に入ると、迷う箇所が減ります。決めずに設定を始めると、ファイルの最大数や上限サイズの画面で手が止まります。
Googleフォームで画像を添付してもらう手順
設定そのものは、質問の形式を変えるところから始まります。フォームを開いて質問を追加し、質問の形式から「ファイルのアップロード」を選びます。
ただ、Googleフォームを作ったことがないと、 「Googleフォームで画像添付をするにはどうする？」 「Googleフォームで添付してもらった画像はどうやって確認すればいい？」 など疑問を感じている方もいるでしょう。 出典: form.run
形式を選ぶと、ドライブへのアップロードを許可するかどうかの確認が出ます。これは、アップロードされたファイルがフォーム作成者のドライブに保存される仕組みになっているために出る画面です。内容を読んで進めます。
次に、受け付けるファイルの形式を絞ります。画像だけを受け取りたいなら、特定の形式のみを許可する設定をオンにして、画像を選びます。ここを絞らないと、書類や表計算のファイルが混ざって届きます。混ざると、開くまで中身が分からないので、確認の手間が増えます。
続いて、1回の回答で添付できるファイルの最大数と、1ファイルあたりの上限サイズを決めます。上限サイズは1MB、10MB、100MB、1GB、10GBから選ぶ形になっています。画像だけを受け取るなら、10MBで足りる場面が多いです。1MBにすると、最近のスマートフォンで撮った写真が入らないことがあります。
最後に、フォーム全体で受け付ける合計サイズの上限を設定のタブで決めます。ここが既定のままだと、受け付けられる総量が早く尽きます。上限に達したフォームは受付終了の状態になり、回答者はフォームを開けません。設定の画面ではアラートが出るだけで保存はできるので、気づかずに公開すると、公開直後から受け付けられない形になります。
設定が終わったら、プレビューから自分で1件送ります。
フォームの右上にある「プレビュー」アイコンをクリックすると、回答者の視点でフォームを確認できます。実際に画像をアップロードしてテストを行い、正しく添付できているか、設定したファイル形式や容量の制限が適切に機能しているかを確認しましょう。アップロードされたファイルは、作成者のGoogleドライブ内に保存されます。 出典: tayori.com
そもそも使えない場合がある。先に確かめる2つの条件
ファイルのアップロードの質問形式は、条件によって使えません。公式のヘルプに、使えない場合が2つ挙げられています。
1つは、フォームが共有ドライブに保存されている場合です。組織で共有ドライブを使っているところでは、フォームを共有ドライブに置くのが自然な運用ですが、その置き方をするとこの質問形式が選べません。使うには、フォームをマイドライブ側に置くことになります。置き場所を変えると、共有の範囲も変わるので、誰が編集できるかを合わせて決め直す必要が出ます。
もう1つは、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合です。組織の管理者が情報の持ち出しを止める設定を入れていると、この質問形式は使えません。管理者に外してもらうか、別の入口を使うかの判断になります。ここは現場の判断では動かせないので、設定を作り込む前に確かめておくほうが早く済みます。
この2つに当たっていると、質問の形式の一覧に出てこないか、選んでもエラーになります。「画面が違う」「うちのフォームには出てこない」という話の大半は、このどちらかです。設定手順を何度も読み直す前に、フォームの置き場所と管理者の設定を確かめます。
回答者にGoogleアカウントのログインを求める影響
この質問形式を使うと、回答者はGoogleアカウントにログインしないと回答できません。公式のヘルプにも、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。
社内向けのフォームなら問題になりません。困るのは、社外の人から受け取る場合です。応募、問い合わせ、キャンペーンの受付のように、相手が誰か分からない入口では、この一手間で回答をやめる人が出ます。アカウントを持っていない人だけでなく、持っているが仕事用の端末で私用のアカウントにログインしたくない人、複数のアカウントを使い分けていてどれで入るか迷う人も止まります。
止まった人の数は、フォームの回答数には出てきません。フォームを開いた数と送信された数の差として現れますが、そこを見る仕組みが要ります。「思ったより応募が少ない」の理由がここにある場合、原因の見当がつかないまま締め切りを迎えます。
ログインを求めることには利点もあります。回答者のアカウントが分かるので、同じ人が何度も送ったかどうかが見分けられます。作品の応募で1人1点に絞りたい場面では、この性質が効きます。逆に、匿名で受け取りたいアンケートには向きません。
判断の基準は、相手が誰かを先に把握しているかどうかです。社員や会員のように把握している相手なら、ログインを求めても止まりません。把握していない相手から受け取るなら、止まる人が出ることを前提に決めます。入口ごとの違いはGoogleフォームとの比較で、受け取ったあとの扱いまで並べて整理されています。
受け取った画像はどこに置かれるか。容量の勘定
アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブに、新しいフォルダが作られてそこに保存されます。回答者のドライブではなく、フォームを作った人のドライブです。ここが、受付を続けるうえで最初に詰まる場所です。
個人のGoogleアカウントの保存容量は最大15GBで、ドライブ、Gmail、フォトで共有されます。画像を受け取るフォームを動かしていると、この容量はメールや写真と一緒に減っていきます。
上限に達したときに起きることを、公式のヘルプがはっきり書いています。ドライブでのファイルのアップロードや作成ができなくなり、Gmailでのメールの送受信もできなくなります。さらに、自分宛てに送られたメールは送信者に返送されます。受付のフォームが止まるだけでなく、メールの受信まで止まります。上限を超過した状態が2年続くと、Gmail、ドライブ、フォトのコンテンツが削除される可能性があるとも書かれています。
勘定の仕方は単純です。1枚あたりの容量に、想定する枚数を掛けます。スマートフォンで撮った写真は、解像度によって1枚あたり2MBから8MB程度になるのが一般的な目安です。1人3枚で200人から受け取ると、これだけで数GBになります。手元のアカウントの空き容量を先に見て、足りるかどうかを確かめます。
足りない場合の手は3つです。上限サイズを下げて1枚あたりを小さくする、受け取る枚数を減らす、受付が終わったら別の場所に移して元を消す。3つ目をやるなら、いつ誰が移すのかを決めておきます。決めないと誰もやりません。
画像のサイズと枚数の決め方
上限サイズを決めるときに迷うのは、大きくすると容量を食い、小さくすると相手が送れないという板挟みです。判断の順番があります。
先に、受け取ったあとに何をするかを見ます。画面で見て判断するだけなら、大きな画像は要りません。印刷する、拡大して細部を見る、作品として展示するなら元の画質が要ります。画面で見るだけの用途に1GBの上限を設定すると、容量だけが減ります。
次に、相手が撮る環境を見ます。スマートフォンで撮ったものをそのまま送る前提なら、1MBでは入らない場合があります。10MBにしておけば、ほとんどの写真が入ります。書類をスキャンしたものを受け取るなら、ページ数によって数十MBになることがあるので、100MBを選ぶ場面が出ます。
枚数は、必要な最小の数に絞ります。「念のため多めに」と設定すると、相手は上限まで送ってきます。5枚まで受け取れる設定にすると、5枚送る人が出て、判断に使わない画像も容量を食います。必要な枚数と、何を撮ってほしいかを質問の説明に書いておくと、届く画像の質がそろいます。
説明の書き方も効きます。「商品の写真」だけでは、寄りと引きのどちらが来るか分かりません。「全体が写るように1枚、型番が読めるように1枚」と書けば、2枚で判断できる画像が届きます。届いてから追加を頼む往復が消えるので、上限サイズを上げるより効きます。
公開前に必ず通す3つの送信テスト
自分のアカウントで1件送って確かめる人は多いのですが、それでは足りません。現場で止まるのは、次の3つの経路です。
1つ目は、別のGoogleアカウントから送ったときです。フォームを作った本人のアカウントは、ドライブへの権限を最初から持っています。別のアカウントで、ログインの求められ方と、アップロードが通るかを確かめます。ここで初めて、回答者が見る許可の画面が出てきます。
2つ目は、スマートフォンから送ったときです。パソコンとスマートフォンでは、ファイルを選ぶ画面が違います。スマートフォンでは写真アプリから選ぶ形になり、撮影したばかりの写真がクラウドにしかない状態だと、選んでからアップロードが始まるまでに待ち時間が入ります。相手が待たずに閉じると、送信されません。
3つ目は、上限に近いサイズのファイルで送ったときです。上限を10MBにしているなら、9MB程度のファイルで通るかを見ます。通信が遅い環境では、ここでタイムアウトが起きます。相手が再送すると、同じ内容が2件届きます。
3つを通して、どこで止まったかを記録します。日付と経路を書いて残すと、後で「いつから止まっていたのか」を調べる手がかりになります。テストの記録がないと、公開後に相手から「送れません」と言われたときに、設定を全部見直すことになります。
受け取った画像を選考や審査で使うときの詰まり
設定が通って画像が届き始めると、次の詰まりが出ます。届いた画像と、送ってきた人の情報がつながっていないことです。
ファイルはドライブのフォルダに並びます。回答は表計算に並びます。表計算のセルにはファイルへのリンクが入りますが、リンクを開くと別のタブが開いて、元の行に戻ります。応募者1人について画像を3枚見るなら、タブを3回開いて3回戻ります。100人分の選考では、この往復が300回になります。
複数人で見るときは、もう1段増えます。誰が何を見て、どう判断したかがどこにも残りません。表計算に評価の列を足せば当面は回りますが、同じ行を2人が同時に触ると、後から書いたほうで上書きされます。上書きされたことに気づく仕組みが表計算にはありません。
ファイルの名前も詰まります。回答者が撮った写真のファイル名は、端末が付けた連番や日付です。フォルダに並んだ時点で、どれが誰のものか分かりません。フォームの側で回答者の情報をファイル名に入れる仕組みは用意されていないので、名前で探すことはできません。
この3つは、1件の回答に対して画像と担当と状態が同じ場所で持てる形にしたときに減ります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかで、選考の後半の手間が変わります。何を持たせられるかはできることで整理されています。
スマートフォンから送ってもらうときの注意点
受付の入口をスマートフォンで開く人の割合は、応募や問い合わせでは高くなります。パソコンでの動作だけを確かめて公開すると、ここで取りこぼします。
最初に効くのが、写真の向きです。スマートフォンで縦に構えて撮った写真は、端末によっては横向きで保存されます。届いた画像を開くと横倒しになっているので、見る側が回して見ることになります。これは回答者の操作の問題ではないので、説明に書いても直りません。受け取る側で回す手間として見込みます。
次に、ファイルの形式です。最近のiPhoneは既定で、一般的な画像形式とは別の形式で写真を保存する設定になっている場合があります。この形式のファイルは、受け取った側の環境によっては開けません。受け付ける形式を絞っているとアップロードの段階で弾かれるので、相手は理由が分からないまま止まります。説明に「写真は一般的な形式でお送りください」と書いても、相手が設定を変える方法を知らない場合が多いので、弾かずに受け取って、受け取る側で変換するほうが取りこぼしが少なく済みます。
3つ目は、通信の環境です。屋外から数MBの画像を複数枚送ると、途中で止まることがあります。フォームの回答の下書きは、既定では回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまで自動で保存される仕組みになっているので、途中で閉じても入力は残ります。ただし、アップロード中に止まった画像は残りません。相手が最初から選び直すことになるので、枚数を絞っておくほうが完了率が上がります。
個人が写っている画像を受け取るときの扱い
顔が写っている写真、身分証の画像、住所が読める書類の写真を受け取るフォームは、扱いが変わります。決めておくことが3つあります。
1つ目は、何のために取得するのかをフォームに書くことです。書いておかないと、相手は目的が分からないまま送ることになります。目的を書いた上で、その目的の範囲を超えて使わないようにします。
2つ目は、誰が見られる状態にするかです。ドライブのフォルダに保存されるので、そのフォルダの共有範囲がそのまま閲覧できる範囲になります。フォームを複数人で編集していると、編集できる人がファイルにも触れる状態になっていることがあります。共有の範囲は、設定した直後に一度確かめます。
3つ目は、いつ消すかです。確認が済んだ画像を残しておく理由は、ほとんどの場面でありません。残すほど、流出したときの範囲が広がります。受付が終わったら消す日を決めて、カレンダーに入れておきます。
法律上の扱いについては、業種や取得する情報によって判断が変わります。取り扱いの基準は公的な窓口の資料が出ているので、所管の窓口や専門家に確かめてください。参考になる資料は個人情報保護委員会で公開されています。記事の記述で判断を済ませるのではなく、自分たちの受付の形で確かめるのが確実です。
画像の質問を1つにするか、複数に分けるか
1つの質問で複数枚を受け取る形と、質問を分けて1枚ずつ受け取る形があります。どちらを選ぶかで、届いたあとの手間が変わります。
1つの質問でまとめて受け取る形は、回答者の操作が少なく済みます。ファイルを選ぶ画面を1回開いて、複数枚をまとめて選べます。困るのは、届いた側でどれが何の写真か分からないことです。全体の写真と型番の写真を2枚頼んだつもりでも、届いた2枚のどちらがどちらかは、開いて見るまで分かりません。
質問を分けて1枚ずつ受け取る形は、届いた時点で役割が分かります。「全体が写った写真」と「型番が読める写真」を別の質問にすれば、表計算の列も分かれます。困るのは、回答者の操作が増えることです。ファイルを選ぶ画面を2回開くので、スマートフォンからだと手間が目に見えて増えます。
判断は、受け取ったあとに役割の区別が要るかどうかで決めます。区別が要る用途では、質問を分けたほうが後の手間が減ります。作品の応募のように、何枚目が何という区別がない用途では、1つにまとめたほうが完了率が上がります。
質問を分ける場合、必須にするかどうかも1つずつ決めます。全部を必須にすると、1枚しか用意できない相手が送信できません。1枚目だけ必須にして、2枚目以降は任意にする形が、取りこぼしが少なく済みます。任意にした分が届かないことは前提として、届かなかった相手に後から頼む手順を用意しておきます。
届いた画像を人ごとにまとめる手順
画像が届き始めてから、いちばん時間を取られるのが「誰の画像か」を突き合わせる作業です。手順を決めておくと、この時間が短くなります。
最初に、回答の表計算を1枚開いて、そこを唯一の台帳にします。ドライブのフォルダを台帳にしないことが大事です。フォルダはファイルの置き場所で、回答の内容を持っていません。表計算の行を1人1行として、その行にファイルへのリンクが入っている状態を基準にします。
次に、確認が済んだ行に印を付ける列を1列足します。画像を開いて内容を確かめたかどうかは、開いた本人しか知りません。列に日付を入れる形にしておくと、いつ確認したかも残ります。ここを空欄と記号だけで管理すると、いつの確認だったかが分からなくなります。
3つ目に、追加の画像を頼んだ相手を別の列で追います。画像が足りない、向きが違う、文字が読めないという理由で送り直しを頼むと、その相手は2回分の行を持つことになります。どちらの行が新しいのかが分からなくなるので、頼んだ日と、届いた日を分けて持ちます。
この3列を足すところまでが、表計算でできる範囲です。ここから先で崩れるのは、複数人で同時に触ったときと、行が3桁になったときです。同じ行を2人が触ると、後から書いたほうで上書きされ、上書きされたことに気づく手がかりが残りません。件数が読めない受付では、この前に形を決めておくほうが後戻りが少なく済みます。
画像の受付を締め切るときにやること
受付の期間が終わったあとに、やることが3つ残ります。締め切りの当日に決めておくと、後回しになりません。
1つ目は、フォームの受付を閉じることです。閉じずに放っておくと、締め切り後の送信が届きます。届いた分を受け付けるかどうかの判断が、そのたびに必要になります。締め切りの時刻にフォームを閉じて、閉じた旨が画面に出る状態にします。
2つ目は、届いた件数と、画像がそろっている件数を数えることです。この2つは一致しません。フォームは送信されているのに画像が付いていない回答は、必須の設定が抜けていた場合に発生します。数えて差が出たら、その差の分だけ追いかけます。締め切り後に気づくと、相手に連絡が付かないことがあります。
3つ目は、保管と削除の線を引くことです。審査に使った画像と、使わなかった画像を分けます。使わなかったものは、保管する理由がありません。削除の日を決めて、その日までに消します。カレンダーに入れておかないと、この作業は誰の仕事にもならず、翌年の受付のときにも残っています。
締め切りの作業を毎回同じ手順でやれるようにすると、次の受付の準備が短くなります。手順を書いた1枚を残しておけば、担当が変わっても同じ形で回せます。手順がないと、受付のたびに前回と違う形になり、比べられなくなります。
画像を集める入口を選ぶときの4つの軸
設定を終えたあとに「このままで続けるか、入口を変えるか」を決める軸は4つです。
1つ目は、回答者にログインを求めるかどうかです。社外から受け取るなら、ここで止まる人が出ます。止まった人は回答数に出てこないので、気づかないまま締め切りを迎えます。
2つ目は、画像の保存先が自分の容量を食うかどうかです。15GBを他の用途と共有している状態で受付を続けると、メールの受信まで止まる形で限界が来ます。受付の量が読めない入口では、ここを切り離せる作りかどうかが効きます。
3つ目は、画像と回答と担当が1か所でつながるかどうかです。選考や審査のように何度も開く用途では、ここが手間の大半を占めます。表計算とドライブに分かれている状態は、件数が2桁のあいだは回りますが、3桁になると回りません。
4つ目は、件数が増えたときの料金の形です。受け取る件数で料金が動く形だと、締め切り前に集中したときに見積もりが立ちません。使う人の数で決まる形なら、波と料金を切り離せます。考え方は料金にまとめられています。
作品の応募や写真の提出を伴う受付では、2つ目と3つ目が先に効きます。採用の受付では、1つ目が最初に効きます。場面ごとに必要なものは採用の応募受付とイベントの申し込みで整理されています。実際の画面の動きは動くところを見るから確かめられ、設定で迷いやすい点はよくある質問に集まっています。
画像を受け取る設定は数分で終わります。終わらないのは、受け取ったあとの置き場所と、容量の勘定と、誰が見るかの決め事です。設定を終えたら、この3つを先に埋めます。埋めないまま公開すると、締め切りの直前に受付が止まる形で戻ってきます。
Q1. Googleフォームで画像を添付してもらうと、回答者はログインが必要ですか？
必要です。ファイルのアップロードの質問に回答するには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると公式のヘルプに書かれています。社内向けなら問題になりませんが、社外から受け取る入口では、この一手間で回答をやめる人が出ます。止まった人の数は回答数には出てきません。
Q2. ファイルのアップロードの質問形式が選べません。なぜですか？
フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は、この質問形式を使えません。設定手順を読み直す前に、フォームの置き場所と組織の管理者の設定を確かめます。共有ドライブに置いている場合は、マイドライブ側に移すことになります。
Q3. 添付された画像はどこに保存されますか？
フォームのオーナーのGoogleドライブに新しいフォルダが作られ、そこに保存されます。回答者側ではなく作成者側の容量を使います。個人のアカウントは最大15GBをドライブ、Gmail、フォトで共有しているため、上限に達するとメールの送受信まで止まります。
Q4. 1ファイルあたりの上限サイズはどれを選べばよいですか？
受け取ったあとに何をするかで決めます。画面で見て判断するだけなら10MBで足りる場面が多く、スマートフォンで撮った写真もこの範囲に入ります。1MBでは最近の写真が入らないことがあります。書類のスキャンを受け取るなら100MBを選ぶ場面が出ます。