Googleフォームの回答確認で問い合わせが集中するのは、作成者側ではなく回答者側です。「送信したのに控えが来ない」「何を書いたか忘れたので見せてほしい」という連絡は、設定を3つ入れておくだけでほとんど来なくなります。この記事では、回答者が自分の回答を確認できるようにする設定の場所と手順を示し、どれをオンにすべきかの判断、確認メールが届かないと言われたときに見る場所、そして案内文に何を書いておくかまでを整理します。
回答者が「確認したい」と言うときの3つの場面
同じ「回答を確認したい」という言葉でも、中身は3つに分かれます。どれなのかで、入れるべき設定が変わります。
1つ目は、送信できたかどうかを知りたい場面です。ボタンを押したあと画面が切り替わっただけでは、本当に届いたのか不安になります。応募や申し込みのように結果が自分の生活に関わるものほど、この不安は強くなります。ここで欲しいのは、控えが手元に残ることです。
2つ目は、何を書いたかを見返したい場面です。数週間後に面談の連絡が来て、自分が希望日をいつと書いたか思い出せない。研修の申し込みで、どのコースを選んだか確かめたい。こうした場面では、送信の直後ではなく、しばらく経ってから内容を見る道が要ります。
3つ目は、書いた内容を直したい場面です。日付を間違えた、連絡先を打ち間違えた、添付を入れ忘れた。この場合は確認だけでは足りず、編集できるかどうかが問題になります。
「Googleフォームの回答確認方法を知りたい」「Googleフォームの自分の回答を確認するには？」「Googleフォームに回答したのに確認メールが来ない」 出典: yoshidumi.co.jp
受付の側から見ると、この3つはすべて問い合わせとして届きます。1日に2件でも、対応には1件あたり数分かかり、回答を探して内容を伝える手間が積み上がります。設定で先回りできるものは、先に入れておくほうが早く終わります。
設定1：回答のコピーを回答者にメールで送る
いちばん効くのが、送信した内容を本人にメールで届ける設定です。手順は2段になっていて、先にメールアドレスの収集をオンにする必要があります。
フォームを開き、上部の設定をクリックします。回答の横にある下矢印を開き、メールアドレスを収集するの欄で次のどちらかを選びます。確認済みを選ぶと、回答者のGoogleアカウントのメールアドレスが記録されます。この場合、回答者はログインしたうえで、回答と一緒にアカウントのメールアドレスが収集されることを確認する必要があり、フォームの各ページに確認メッセージが表示されます。回答者からの入力を選ぶと、回答者が自分でアドレスを打ち込む形になり、Googleアカウントは不要です。
そのうえで、同じ回答の欄にある回答のコピーを回答者に送信の項目で、リクエストされた場合または常に表示を選びます。これで、送信した内容が本人のメールアドレスに届きます。
公式のヘルプには、この設定について注意が添えられています。
ヒント: 状況によっては、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があります。 出典: support.google.com
つまり、この設定をオンにしても届かない人は出ます。案内文に「控えのメールが届かない場合は迷惑メールをご確認ください」と一行入れておくだけで、問い合わせの数が変わります。
どちらの収集方法を選ぶかは、相手で決めます。社内やGoogle Workspaceを使っている学校のように、全員がログインしている前提なら確認済みが確実です。アドレスの打ち間違いが起きません。一方、一般の人から応募や問い合わせを受けるフォームでは、確認済みを選ぶとGoogleアカウントへのログインが必要になります。アカウントを持っていない人、持っていても仕事の端末でログインできない人は、そこで離脱します。外向きの受付では回答者からの入力を選ぶほうが、取りこぼしが減ります。
「リクエストされた場合」と「常に表示」の選び分け
回答のコピーの設定には2つの選択肢があり、どちらを選ぶかで回答者の体験が変わります。
常に表示を選ぶと、送信した全員に自動でコピーが届きます。回答者は何も操作しなくてよく、控えが確実に残ります。申し込み、応募、予約のように「送った証拠」が後で必要になる受付では、こちらを選びます。
リクエストされた場合を選ぶと、フォームの中に控えを受け取るかどうかのチェック欄が出て、希望した人にだけ届きます。社内の軽いアンケートや、毎週答えてもらう報告のように、控えが要らない場面で選びます。毎回メールが届くと受信箱が埋まるため、繰り返し答えるフォームではこちらのほうが親切です。
判断の目安は単純です。あとで内容を確かめる必要が本人に生じるかどうか、です。応募して選考を待つ人は、必ず確かめたくなります。毎日の検温報告を出す人は、確かめません。
もう1つ考えておきたいのが、控えのメールに何が載るかです。回答のコピーには、その人が入力した内容がそのまま入ります。健康状態や家庭の事情のように、本人以外に見られたくない内容を扱うフォームでは、共有の端末で受信箱を開いている人がいることも想定に入ります。そうした設問を含むフォームでは、リクエストされた場合にして、本人に選ばせるほうが安全です。
なお、この設定はメールアドレスの収集がオンになっていないと選べません。匿名で回答を集める設計にしたまま「控えを送りたい」と考えても、両立しません。匿名性を保ったまま控えを渡す方法は公開資料では確認できないため、匿名にするか控えを出すかは、フォームを作る段階で決めておきます。
設定2：送信後に自分の回答を開き直せるようにする
メールの控えとは別に、フォームそのものを開き直して内容を見られるようにする設定があります。回答の編集を許可するです。
手順は、フォームを開き、上部の設定をクリックし、回答の横にある下矢印を開いて、回答の編集を許可するをオンにするだけです。オンにすると、送信後の画面に回答を編集というリンクが出ます。このリンクを開くと、送信済みの内容が入った状態でフォームが表示されます。
この設定の本来の目的は編集ですが、確認の手段としても働きます。書いた内容がそのまま画面に出るため、何を選んだか、何を書いたかを見返せます。直す必要が無ければ、そのまま閉じれば済みます。
ただし、編集用のリンクは送信後の画面と、回答のコピーのメールに出るものなので、回答者がその画面を閉じてしまい、控えのメールも設定していない場合、あとから開く道がありません。確認の手段として使うなら、回答のコピーの送信と組み合わせるのが前提です。メールの中にリンクが残っていれば、数週間後でも開けます。
編集を許可するかどうかは、受付の性質で決めます。締め切りまでに内容を固めてもらう応募や申し込みでは、オンにしておくと差し替えの連絡が減ります。一方、その瞬間の状態を記録するアンケートや、先着順の受付では、後から書き換えられると記録の意味が変わります。編集を許可した場合、いつの内容が有効なのかを案内文に書いておきます。
集計の側にも影響があります。回答者が書き直すと、スプレッドシートの既存の行が更新されます。行が増えるのではなく、元の行の中身が変わります。月曜に集計して報告した数字が、火曜に誰かが書き直したことで合わなくなる、ということが起こります。締め切りの後に編集を止めるなら、締め切り時点でこの設定をオフにするか、回答の受け付け自体を止めます。
設定3：集計の概要を回答者に見せる
3つ目は、個別の回答ではなく、全体の集計を回答者に見せる設定です。設定を開き、プレゼンテーションの横にある下矢印をクリックし、結果の概要を表示するをオンにします。
公式には次のように説明されています。
重要: ユーザーがフォームに入力すると、フォームの結果へのリンクが表示されます。回答の概要には、各質問に対する回答の全文やグラフが表示されます。フォームに回答可能なすべてのユーザーは、これらの概要を閲覧できます。 出典: support.google.com
ここで気をつけるのは、出るのがグラフだけではないという点です。自由記述に書かれた文章も全文が並びます。社内アンケートでこの設定をオンにすると、率直に書いた意見が全員に読まれます。名前は出ませんが、所属や役職を別の設問で聞いていれば、人数の少ない部署では誰が書いたかが推測できます。
この設定は、自分の回答を確認したいという要望への答えにはなりません。出るのは全体の集計であって、自分が何を書いたかではないからです。投票の結果をその場で見せたい、希望の多いテーマを共有したいといった目的のときだけオンにします。
集計の表示には件数の上限もあります。公式の案内では、回答の概要が表示されない場合、フォームの回答数が50,000件を超えている可能性があるとされています。大規模な調査で結果を参加者に戻す前提なら、この点も確かめておきます。
回答を集める側の画面については、集計の見え方に物足りなさを感じるという指摘もあります。
Googleフォームは、回答の集計結果をそのまま確認できるのが魅力ですが、質問形式によって表示されるグラフが限られていたり、集計期間の絞り込みができなかったりと、ビジネス利用にはやや物足りなさを感じることがあります。 出典: form.run
確認メールが届かないと言われたときに見る場所
設定を入れていても「届いていません」という連絡は来ます。慌てて再送する前に、確かめる場所が4つあります。
1つ目は、メールアドレスの収集がオンになっているかです。回答のコピーの設定は、収集がオフだと機能しません。設定の回答の欄を開き、収集の方法が選ばれているかを見ます。フォームを複製して使い回した場合、複製元の設定が引き継がれないことがあるため、公開前に自分で1件テスト送信して確かめるのが確実です。
2つ目は、回答者からの入力で集めている場合の打ち間違いです。手で入力するため、ドメインの綴りが違う、余分な空白が入っているといったことが起きます。回答の一覧でその人の行を開き、アドレスの文字列を目で確かめます。打ち間違いなら、控えは存在しない宛先に送られているので、届くはずがありません。
3つ目は、迷惑メールの扱いです。公式にも、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策で届かない場合があると明記されています。会社のメールでは、外部からの自動送信メールを一律に隔離している場合もあります。本人に迷惑メールフォルダを見てもらい、それでも無ければ管理者に確かめてもらう流れになります。
4つ目は、そもそも送信が完了しているかです。必須の設問が未回答のままだと送信できません。公式の案内では、必須の項目は赤でハイライト表示され、この質問は必須ですというメッセージが出るとされています。本人が送信したつもりで画面を閉じていた場合、回答は届いていません。回答の一覧にその人の行があるかどうかを見れば、すぐ分かります。
確認の連絡を受けたときは、この4つを順に見て、回答の一覧に行があれば「届いています」と伝えます。行が無ければ、送信が完了していない可能性が高いので、もう一度送ってもらいます。この判断を最初にしないまま控えだけを再送すると、届いていない回答を届いたものとして扱う事故につながります。
送信前の下書きと、送信後の回答は別の仕組み
回答確認の話で混ざりやすいのが、まだ送信していない入力途中の内容です。これは送信済みの回答とは別の仕組みで保存されています。
公式によると、Googleアカウントでフォームに入力すると、入力途中の回答が下書きとして30日間自動保存されます。デバイスを切り替えても続きから入力できます。下書きが保存されると、フォームの一番上に下書きを保存しましたと表示されます。オフラインの場合は自動保存が働きません。
下書きを見つけるには、下書きを作ったときと同じGoogleアカウントで、フォームのURLをもう一度開きます。下書きを消したいときは、フォームの一番下までスクロールし、右下のフォームをクリアをクリックします。
保存済みの下書きは、作成者側の操作で壊れることがあります。公式が挙げているのは、質問を削除するとその質問への回答も下書きから消える、選択肢を変更すると選ばれていた選択肢が解除される、分岐の条件を変更すると一部のページに進めなくなることがある、という3つです。募集の途中で設問をいじると、書きかけの人の内容が崩れるということです。設問の修正は公開前に終わらせます。
作成者側から自動保存を止めることもできます。設定を開き、プレゼンテーションの横の下矢印をクリックして、すべての回答者に対して自動保存を無効にするをオンにします。公式では、データを繰り返し入力するフォーム、ウェブサイトに埋め込まれたフォーム、共有デバイス上の登録フォームや申し込みフォームで、無効にすることが推奨されています。受付のカウンターに置いたタブレットで申し込みを受けるなら、前の人の入力が次の人の画面に出ないよう、オフにしておきます。
公開する前に、回答者に見える画面を自分で通す
設定を入れたあと、必ずやっておきたいのがテスト送信です。作成者の画面で設定がオンになっていることと、回答者の画面でそれが働いていることは別だからです。
手順は難しくありません。フォームの右上のプレビュー、または回答者に送信するリンクをコピーから実際のリンクを開き、自分で1件送信します。このとき、普段使っているアカウントではなく、回答者と同じ条件に近い環境で開くのが要点です。ログインしていないブラウザで開けば、アカウントを求められるかどうかがその場で分かります。
確かめるのは4点です。送信ボタンを押したあと、どんなメッセージが出るか。控えのメールが届くか、届くまでに何分かかるか。そのメールに回答を編集のリンクが入っているか。そのリンクを開いたときに、自分の書いた内容が入った状態で出るか。この4点が揃っていれば、回答者からの確認の連絡はほとんど来なくなります。
テストで送った回答は、本番を始める前に消します。手順は、上部の回答から個別のタブを開き、削除したい回答まで移動して削除アイコンを押します。フォームから削除した回答は元に戻せないため、消す順番を間違えないよう、テストの送信時刻を控えておきます。
フォームを複製して使い回している場合は、テストの重要度が上がります。複製元で入れた設定が引き継がれているとは限らず、控えの送信だけがオフになっていた、ということが起こります。年度ごとに作り直す受付では、公開前のテスト送信を作業手順に入れておきます。
回答者が自分の手で確かめられる道は3つだけ
問い合わせに答えるときに知っておきたいのが、回答者の側で取れる手の範囲です。ここを把握していないと、できないことを案内してしまいます。
1つ目は、控えのメールを探すことです。回答のコピーが送られていれば、受信箱に残っています。送信元と件名はフォームの名前に紐づくので、フォーム名で検索してもらうのが早い案内です。迷惑メールフォルダも見てもらいます。
2つ目は、フォームのURLをもう一度開くことです。回答の編集を許可する設定がオンで、同じブラウザ、同じアカウントの状態であれば、送信後の画面に出ていたリンクから開き直せることがあります。ただし、送信後の画面を閉じてから時間が経っている場合や、別の端末から開いた場合は出ません。確実なのは、控えのメールに入っている編集用のリンクを使う道です。
3つ目は、集計の概要を見ることです。結果の概要を表示するがオンなら、全体の集計は見られます。ただし、そこに出るのは全員分の集計で、自分の回答だけを取り出して見ることはできません。
逆に、回答者の側ではどうにもならないこともあります。フォームの回答一覧を回答者が開くことはできません。回答の一覧を見られるのは、フォームの編集者と、回答用スプレッドシートにアクセスできる人だけです。回答者が一覧のURLを開こうとすると、アクセス権が必要ですという画面になります。公式には、この画面が出るのは権限が無いか、アクセス権の無いGoogleアカウントでログインしている場合だと説明されています。職場や学校のアカウントで作られたフォームは、設定を変えない限りその組織内のユーザーだけがアクセスできます。
問い合わせを受けたときは、この区別を先に伝えます。「回答の一覧はこちらでしか見られないので、内容をお伝えします」と書けば、相手は探すのをやめられます。探しても見つからないものを探させると、やり取りが増えます。
社内向けと社外向けで、確認の組み方を変える
同じ3つの設定でも、相手が社内か社外かで正しい組み合わせが変わります。ここを揃えないと、片方でうまくいった設定をもう片方に持ち込んで失敗します。
社内向け、つまり全員が同じ組織のアカウントを持っている場合は、メールアドレスの収集を確認済みにします。打ち間違いが起きず、誰の回答かが確実に分かります。回答を1回に制限するもオンにできます。控えの送信はリクエストされた場合で足りることが多く、毎週の報告のように繰り返すフォームでは、常に送ると受信箱が埋まります。編集の許可は、締め切りのある提出物ならオンにしておくと差し替えの連絡が減ります。
社外向け、つまり一般の人から応募や問い合わせを受ける場合は、前提が逆になります。メールアドレスの収集は回答者からの入力にします。確認済みにするとGoogleアカウントへのログインが必要になり、そこで応募をやめる人が出ます。控えの送信は常に表示にします。送った証拠が相手の手元に残ることが、そのまま問い合わせの数を減らします。編集の許可は、締め切りまで直せるようにしておくほうが親切ですが、先着順の受付では書き換えの扱いが難しくなるので、締め切りの案内と合わせて決めます。
結果の概要の公開は、社外向けではまず使いません。応募者の自由記述が他の応募者に見えるフォームは、受付として成り立ちません。社内向けでも、意見を集める設問が入っているなら慎重に判断します。
もう1つ、社外向けで効くのが確認メッセージです。既定の文面のままにしている受付は多いのですが、ここに返事の時期を書くだけで「届きましたか」という連絡が目に見えて減ります。3営業日以内に担当から連絡します、と書いてあれば、相手はその日まで待てます。書いていなければ、翌日には問い合わせが来ます。
案内文と確認画面に、書いておくべきこと
設定を入れたら、それが伝わるように文面も直します。ここを手当てしないと、機能はオンなのに問い合わせが減りません。
まず、送信後に出る確認メッセージを書き換えます。設定を開き、プレゼンテーションの横の下矢印をクリックし、確認メッセージの横にある編集から文面を入力します。既定の文面のままだと、届いたかどうかしか分かりません。ここに、控えのメールが届くこと、いつまでに返事をするかの2点を書いておくと、送った直後の不安が消えます。
次に、案内文やフォームの説明文に3つ書きます。1つ目は、控えのメールが届く旨と、届かない場合は迷惑メールを見てほしいということ。2つ目は、送信後に内容を直せるかどうか。直せるなら、いつまで直せるのかも書きます。3つ目は、内容について問い合わせるときの連絡先です。フォームの下部にあるフォームのオーナーに問い合わせるという経路もありますが、これは回答の一覧には並ばないため、受付の記録から抜け落ちます。連絡先を先に示しておくほうが、届いた連絡を追えます。
回答の編集を許可している場合は、締め切りの扱いも書きます。締め切りまでは何度でも直せるのか、直した場合に最後の内容が有効なのかを明記します。書いていないと、締め切り後に直した人と直せなかった人の間で不公平が起きます。
文面は長くしません。確認メッセージに入れるのは3行で足ります。届いたこと、控えのメールのこと、次にこちらが何をするかです。読まれる分量を超えると、書いてあっても問い合わせは来ます。
確認の問い合わせが来る前提で、受付の形を決める
設定を3つ入れても、確認の連絡はゼロにはなりません。残った分をどう受けるかが、受付をひとりで回している人の負担を左右します。
「私の回答は届いていますか」という連絡に答えるには、その人の回答を探し、状況を確かめ、返信する作業が要ります。回答の一覧が送信順に並んだ表だけだと、名前で探す、アドレスで探すという操作を毎回します。回答ごとに担当と状況が持てれば、探すところから返すところまでが同じ画面で済みます。
応募の受付でこれがどう効くかは採用の応募受付に、締め切りと書類が絡む受付は助成金・公募の受付に整理してあります。日々の連絡が絶えない窓口なら問い合わせの受付、講座のように同じ設問を毎回使い回す受付なら講座の受講申し込みのほうが近い形です。
未対応だけを絞って出す、担当を割り当てる、返信の履歴を回答に紐づけるといった操作はできることに並べてあります。いま使っている道具で足りるかどうかはGoogleフォームとの比較で観点を突き合わせるのが早い方法です。
費用の決まり方も先に見ておきます。受付が増えるほどフォームも回答も増えるので、それらで費用が決まるのか、使う人の数で決まるのかは判断の分かれ目です。条件は料金に、細かい点はよくある質問にまとめてあります。文章で読むより、動くところを見るから実際の画面を触ったほうが、送信されたあとの道具がそろっているかどうかは早く分かります。
Q1. 回答者に控えのメールを送るにはどうすればよいですか？
設定を開き、回答の横の下矢印をクリックして、メールアドレスを収集するで確認済みか回答者からの入力を選びます。そのうえで、回答のコピーを回答者に送信の欄でリクエストされた場合か常に表示を選びます。メールアドレスの収集をオンにしていないとこの項目は使えないため、匿名で集めるフォームでは控えを送れません。
Q2. 送信したあとに自分の回答を見直すことはできますか？
フォームの設定で回答の編集を許可するがオンになっていれば、送信後の画面と控えのメールに回答を編集というリンクが出ます。開くと送信済みの内容が入った状態でフォームが表示されます。画面を閉じてしまうと開き直せないため、控えのメールを送る設定と組み合わせておくと、日が経ってからでも見返せます。
Q3. 確認メールが届かないと言われたら何を見ればよいですか？
回答の一覧にその人の行があるかをまず確かめます。行が無ければ送信が完了していません。行があれば、メールアドレスの収集がオンか、入力されたアドレスに打ち間違いが無いか、迷惑メールに入っていないかの順に見ます。公式にも、迷惑メールフィルタなどの対策で控えが届かない場合があると明記されています。
Q4. 回答者に集計結果を見せる設定と、控えの送信は違うものですか？
別の機能です。控えの送信は設定の回答の欄にあり、本人が書いた内容だけを本人に返します。集計を見せるのは設定のプレゼンテーションの欄にある結果の概要を表示するで、全員分のグラフと自由記述の全文が、フォームに回答できる全員に公開されます。自分の回答を確認したいという要望に応えるのは前者です。