Excelで承認フローを回している窓口は、いまでも珍しくありません。申請の書式が手元にあり、追加の費用がかからず、書きたい項目をその日に足せるからです。詰まるのは書式のほうではなく、ファイルが人と人の間を往復し始めたところです。この記事では、往復が生む3つの事故、Excelで承認フローを自作する手順とポイント、共同編集に置き換えたときに変わること、マクロで組むときの注意点、そして書式を残したまま切り替える方法と費用の目安を順に整理します。
承認フローで時間を食うのは、ファイルの往復
Excelの承認フローが遅いと言われる場合、遅いのは承認する行為ではありません。ファイルが移動している時間です。
申請者がブックを作り、メールに添付して上長に送る。上長が承認欄に名前を入れて、経理に転送する。経理が不備を見つけて、申請者に返す。この形だと、1件の申請に対してメールが少なくとも3通、差し戻しが1回入れば5通になります。各段の待ち時間が半日ずつだとしても、それだけで2日以上が過ぎます。
ワークフローそのものの意味を押さえておくと、どこを直すべきかが見えます。
ワークフローとは、例えば、書類の作成をはじめ、申請や承認処理などのプロセスです。このようなフローを管理することにより、担当者が一目で状況を把握できます。さらに、プロセスを自動化し、デジタル管理することで、紙ベースの運用や手作業によるミスを削減し、書類の紛失を防ぐことが可能です。 出典: solutions.system-exe.co.jp
ここに書かれている「一目で状況を把握できる」が、ファイルを往復させる形でいちばん失われる部分です。ファイルが誰の受信箱にあるかは、送った人にしか分かりません。3日待っている申請者は、止まっているのか進んでいるのかを知る手段がなく、確認の連絡を入れます。この確認の連絡が、受ける側の作業をさらに増やします。
まず測るのは、承認の日数ではなく通数です。直近1か月の申請について、1件あたりのメールの往復数を数えます。平均が4通を超えているなら、直すべきなのは承認の段数ではなく、ファイルの持ち方です。
ファイルを添付して回す形が生む3つの事故
往復には、必ず起きる事故が3つあります。どれも運用の注意で防げるものではなく、形そのものから生まれます。
1つ目は、版が分かれることです。同じ申請のブックが、申請者の手元、上長の受信箱、経理の共有フォルダに別々に存在します。上長が金額を直し、申請者も別に直していたとき、どちらが正しいのかを決める根拠がありません。ファイル名に日付や「最新」「修正版」を付け足す運用は、この事故を隠すだけで防げません。
2つ目は、途中の状態が誰にも見えないことです。承認欄に名前が入ったブックは、次の人の受信箱に入った時点で見えなくなります。事務局が「いま何件が承認待ちか」を知るには、関係者に聞くしかありません。月末に締める作業が、状況の聞き取りから始まる窓口は、この事故の中にいます。
3つ目は、記録が受信箱に散ることです。誰がいつ承認したのかは、メールを探せば分かります。ただし、探せることと残っていることは別です。担当者が退職して受信箱が閉じられたり、容量の都合で古いメールが消えたりすると、承認の事実を示すものが無くなります。監査や税務の場面で承認の記録を求められたとき、ここが問題になります。
3つのうち2つ以上が起きているなら、ブックの作り方を直す前に、ファイルの持ち方を変える検討に入ります。どれだけ丁寧な書式を作っても、往復させている限りこの3つは消えません。
Excelで承認フローを自作する手順
それでも自作する価値はあります。書式が自由で、追加の費用がかからず、その日に直せるからです。自作するなら、手順を4段に分けて進めます。
専用のワークフローシステムを導入するにはコストがかかるため、Excelを活用してワークフローを自作することは手軽で効果的です。例として、稟議書のフォーマットから承認までのルート作業について、以下で手順を説明します。 出典: solutions.system-exe.co.jp
1段目は、申請の書式を1枚のシートに収めることです。印刷を前提にした書式をそのまま使うと、A4の枠に合わせるために列幅が細かく分かれ、あとから項目を足せなくなります。画面で見て入力する前提で作り直し、印刷はそのあとで調整します。
2段目は、承認の経路を書き出すことです。誰から誰へ、どの順で回るのかを紙に書きます。金額や科目で経路が変わる場合は、分岐の条件も書きます。この紙が無いまま承認欄を作ると、あとで欄が足りなくなります。
3段目は、承認欄を作ることです。1人につき、氏名、承認した日、判定、コメントの4つを持たせます。押印の枠を絵として置くだけの欄は、誰が押したのかをデータとして残せません。氏名は入力規則のプルダウンで候補から選ばせ、日付は日付として入る形にします。
4段目は、一覧の台帳を別に作ることです。申請ごとのブックを作る形にすると、全体の件数と状況が見えません。台帳のシートに、識別番号、申請者、金額、現在の状態、いまの担当者を1行ずつ書く形にします。台帳の更新が手作業になる点は避けられませんが、台帳が無い運用よりは必ず速くなります。
承認欄とシートの保護で押さえるポイント
自作した書式が崩れる原因は、書き換えてはいけない場所が書き換えられることです。保護の設定は、作り終わってから足すのではなく、作る途中で入れます。
入れる場所は3つです。1つ目は、数式が入ったセルです。合計や消費税の計算を手で上書きされると、そこだけ計算が止まったまま気付かれません。2つ目は、承認欄です。前の承認者の欄を後の人が書き換えられる状態は、記録として成立しません。3つ目は、見出しと項目名です。項目名を書き換えられると、台帳への転記がずれます。
保護の掛け方は、シートの保護で編集できるセルだけを許可する形にします。全部のセルをロックしてから、入力させるセルだけロックを外す順で設定すると、漏れが出ません。逆の順で設定すると、必ずどこかが空きます。ブック全体については、シートの追加や削除、名前の変更を禁じる設定を入れておきます。誰かがシートを1枚増やして、そこに作業用のメモを書き始めると、台帳への転記が合わなくなります。
入力規則も3か所に入れます。判定の欄はプルダウンで「承認」「差し戻し」「保留」に固定します。日付の欄は日付として入る規則にします。金額の欄は数値であることを確かめます。全角の数字や「約」が混ざった金額は、合計に入りません。
パスワードの扱いには注意が必要です。保護にパスワードを掛けた本人が異動すると、誰も直せないブックが残ります。掛けるなら、パスワードの保管場所を事務局で共有しておきます。掛けずに警告だけにとどめるほうが、引き継ぎでは安全です。この判断を後回しにすると、数年使い続けたブックが、誰も触れない状態で残ります。
共同編集に置き換えると、何が変わるか
ブックを添付して回す形から、クラウド上の1つのブックを全員で開く形に変えると、往復の問題は消えます。代わりに別の問題が入ってきます。
消えるのは、版が分かれる事故です。ブックが1つしかないので、最新がどれかを考える必要がなくなります。同時に、誰がいつ何を変えたかの履歴が自動で残るようになり、承認の記録を受信箱に頼らなくて済みます。状況を見たい人が自分で開けるようになるので、確認の連絡も減ります。
入ってくるのは、同時編集の事故です。同じセルを2人が同時に触ると、あとから確定した内容が残ります。表の行を並べ替えた瞬間に、別の人が見ていた画面の行が入れ替わることもあります。並べ替えと行の挿入は、誰か1人が担当すると決めておく必要があります。
もう1つ入ってくるのが、機能の差です。クラウド上で開いたブックと、手元のアプリで開いたブックでは、使える機能が同じではありません。マクロを含むブックをクラウド上で開いて動かすことは想定されていないため、マクロで組んだ仕組みは共同編集に持ち込めません。既にマクロで承認の処理を組んでいる場合、共同編集に移る判断は、その処理を捨てる判断と同じになります。
置き場所の違いも押さえておきます。手元の共有フォルダに置いたブックを複数人で開く形と、クラウドの保存先に置いて開く形は、同じ共同編集には見えても中身が違います。共有フォルダの場合、先に開いた人が書き込みの権利を持ち、後から開いた人は読むだけになることがあります。承認の順に人が開く運用では、これが待ちの原因になります。クラウドに置く形にすれば同時に書けますが、そのために置き場所を移す作業と、移した先の権限を設定する作業が先に来ます。
権限の設計も必要になります。全員が編集できる状態では、承認欄を誰でも書けます。編集できる人と閲覧だけの人を分ける設定が要り、その設定を維持する担当も決まります。人の入れ替わりがある組織では、この維持の作業が毎月発生します。共同編集は往復を消す代わりに、権限の管理という仕事を1つ増やします。
マクロで組むときのデメリットと注意点
Excelの承認フローを本格的に作ると、たいていマクロに行き着きます。承認の状態に応じてメールを出す、台帳に自動で転記する、期限を過ぎたものに色を付ける、といった処理です。効果は出ますが、代償が3つあります。
1つ目は、書いた人しか直せないことです。数か月後に条件を1つ変えたいとき、書いた人が居なければ止まります。処理の内容と直し方を別の文書に残すことが条件になりますが、残されている例は多くありません。2つ目は、環境が変わると動かなくなることです。アプリの更新、参照しているファイルの場所の変更、ファイル名の変更のどれかで止まります。止まったことに気付くのは、動いていないと困る場面に入ってからです。3つ目は、セキュリティの設定に引っかかることです。マクロを含むファイルは、開く側の設定によって無効化されます。受け取る人の環境ごとに事情が違うため、全員に同じ手順を案内できません。
注意点として、マクロを書く前に「これは何件のために書く処理か」を数えます。月10件の転記のために半日かけて書いた処理は、手で転記した場合の時間を回収するまでに何年もかかります。回収できるのは、件数が多くて毎月必ず発生する処理だけです。
もう1つの注意点は、マクロで組んだ仕組みが、道具を替える判断を遅らせることです。作った処理が惜しくなり、限界を超えても続ける理由になります。作る時点で「この処理は替えるときに捨てる」と決めておくと、判断が遅れません。
書式をそのまま使う方法もある
Excelの書式を手放したくない理由は、たいてい正当です。社内の様式として承認を得ている、取引先に渡す形が決まっている、記入する人が慣れている、といった事情があります。この場合、書式を捨てずに回し方だけを変える方法があります。
1つ目の方法は、Excelの書式を添付ファイルとして受け付ける形にすることです。申請の入口をフォームにして、記入したブックを添付してもらいます。ブックの中身は従来どおりで、回付の部分だけがフォーム側に移ります。誰が出したか、いまどの状態か、誰が担当かは入口の側で管理できるようになり、往復が消えます。書式を1文字も変えずに済むのが利点です。
2つ目の方法は、Excelの書式を取り込めるワークフロー製品を使うことです。既存の様式をそのまま登録して、承認の経路だけを製品側で作る形の製品があります。様式が何十種類もあり、部門ごとに違う場合には、この方向が現実的です。ただし、取り込める書式の条件は製品によって違うので、いま使っている様式で試せるかを確かめてから決めます。
3つ目の方法は、入力だけをフォームに移し、Excelは出力として作る形です。申請の入力はフォームで受け、承認もフォーム側で回し、必要になったときにExcelの様式に書き出します。取引先に渡す形が決まっている場合、この形にすると、記入の手間と往復の両方が減ります。
どの方法でも、様式の中身を作り直す作業は発生しません。変えるのは、誰が出して、いまどの状態で、次は誰が見るのかを持つ場所です。ここを分けて考えられると、「様式を捨てなければ変えられない」という前提が外れます。実際に詰まっているのは様式ではなく回付なので、回付だけを動かすほうが社内の合意も早く取れます。
3つのうちどれを選ぶかは、書式を誰に見せる必要があるかで決まります。社内でしか使わないなら3つ目、外に出す決まった様式があるなら1つ目か2つ目です。順番としては、まず書式の一覧を作り、それぞれを誰が見るのかを書き出すところから始めます。
メリットとデメリットを並べて判断する
替えるかどうかを決める前に、いまの形の良い点と悪い点を並べます。並べずに進めると、替えたあとに失ったものに気付いて戻ることになります。
メリットは4つあります。1つ目は費用です。すでに手元にあるアプリで済むので、追加の支出がありません。2つ目は自由度です。項目を足す、計算式を変える、様式を部門ごとに分ける、といった変更が自分の手で終わります。3つ目は周知の手間が要らないことです。操作の説明をしなくても、全員が入力できます。4つ目は、そのまま集計に使えることです。申請の台帳をそのまま関数で集計できます。
デメリットも4つです。1つ目は、往復から生まれる3つの事故が避けられないことです。2つ目は、誰がいつ承認したかの記録が弱いことです。3つ目は、承認待ちの状況が見えないことです。4つ目は、作った人に依存することです。
並べるときは、それぞれに件数を添えます。「自由度が高い」だけでは比べられませんが、「先月は項目を2回足した」と書けば、その自由度が実際に効いているかが分かります。同じように、「記録が弱い」ではなく「承認の記録を求められたのは過去1年で1回」と書きます。起きていないことを理由に替えると、替えたあとに何も変わらなかったという結果になります。
この並びを見て、メリットの4つが効いていて、デメリットの4つのうち3つ以上が起きていないなら、替える必要はありません。月に受ける申請が30件以下で、承認者が2人までなら、この状態に収まることが多いと言われています。逆に、デメリットのうち2つ目と3つ目が同時に起きている窓口は、件数に関係なく替える理由があります。記録と状況は、件数が少なくても必要になる場面があります。
移す先のツールの種類と選び方
替えると決めたあと、選択肢は3つの種類に分かれます。種類を決めてから機能を見ると、比べる項目が減ります。
1つ目は、既存の環境に承認の仕組みだけを足す方向です。いま使っているアプリの周辺に、申請と承認の流れを作ります。Power Automate は公式ページで、Power Automate Premium が1ユーザーあたり月額2,248円（消費税は含まない、年払い）と記載されています（2026年9月26日時点）。組む自由度は高い代わりに、組む人が必要になります。
2つ目は、申請と承認に特化した製品です。承認の経路、差し戻し、代理、期限の督促が最初から用意されています。承認の段数が多く、様式の種類も多い場合に向きます。経費精算に特化した楽楽精算は、公式ページに初期費用100,000円（税抜）、月額費用30,000円から（税抜）と記載され、月額は利用従業員数とオプションの内容で変動するとされています。
3つ目は、業務に合わせて自分で組む方向です。kintoneは公式ページで、ライトコースが1ユーザーあたり月額1,000円、スタンダードコースが1,800円、ワイドコースが3,000円（いずれも税抜、ライトとスタンダードは最低10ユーザーから）、初期費用は無料と記載されています。いずれも2026年9月26日時点の公開情報で、料金は改定されます。
選び方の軸は3つで足ります。1つ目は、申請するのが社内の人か社外の人かです。社外から受けるなら、相手にアカウントを作らせない形が要ります。2つ目は、承認したあとに返信が必要かどうかです。3つ目は、費用が人数で伸びるか件数で伸びるかです。おすすめの見方は、機能の一覧ではなく、この3つに自分の条件を当てることです。いまフォームで受けている場合の違いはMicrosoft Formsとの比較に、無料のフォームで受けている場合はGoogleフォームとの比較に整理しています。
切り替えの手順と、様式の棚卸し
移す作業にも手順があります。ここを飛ばすと、新しい道具の既定の形に引きずられて、いまの様式で必要だった項目が落ちます。
1段目は、様式の棚卸しです。いま使っている申請の様式を全部並べて、名前、使う部門、月あたりの件数、承認の経路、見せる相手の5つを書きます。並べてみると、年に数件しか出ていない様式がいくつも出てきます。件数の多い上位3種類だけを先に移すと、移行の作業が現実的な大きさに収まります。
2段目は、項目の対応表を作ることです。いまのブックの項目名と、新しい入口の項目名を左右に並べます。対応しない項目が残ったら、それが本当に必要かを1つずつ判断します。使われていない項目をそのまま持ち込むと、入力する人の手間だけが残ります。
3段目は、過去の申請の扱いを決めることです。全部を移す必要はありません。処理が終わったものは、旧いブックを読み取り専用にして残します。未処理のものだけを新しい入口に入れ直します。過去の分まで移そうとすると、移行が何週間にもなって途中で止まります。
4段目は、並走の期間を決めることです。旧いブックの経路と新しい入口を同時に開ける期間を1か月と決め、閉じる日を先に告知します。閉じる日を決めずに両方を開けたままにすると、出す側は慣れた経路を使い続けます。閉じない限り移りません。5段目は、移す前の1か月と移した後の1か月で、往復の通数と承認までの日数を比べることです。比べる数字を決めていないと、効果が分からず、次に直す場所も決まりません。
入口から返信まで同じ画面で回す形にする
Excelの承認フローを作り直しても負担が減らない場合、原因は書式ではありません。受け付ける場所と、状況を持つ場所と、返す場所が分かれていることです。ブックで受けて、状況は台帳に手で書き、差し戻しはメールで返す形だと、1件を処理するために3か所を開くことになります。書き写す作業が残っている限り、書式をどれだけ整えても作業は減りません。
入口から返信までを1か所で持てると、送信されたあとの道具がそろっている状態になり、探す時間と書き写す時間が消えます。判断の材料は3つです。1件ごとに担当と状況を持たせられるか、絞り込んで一覧に出せるか、定型の文面で差し戻せるか。この3つの操作はできることにまとめてあり、手を動かして確かめたい場合は動くところを見るから実際の画面を触れます。
受け付けるものによって、必要な機能の重みも変わります。様式に沿って書類を出してもらい、内容を確かめて返す窓口は採用の応募受付、設備や備品の利用を申請として受ける窓口は施設利用の申請の流れが近くなります。自分の窓口がどちらに近いかを決めてから機能を見ると、判断が一度で済みます。
費用の考え方も効きます。使う人の数で決まる形と、受ける件数で決まる形があり、様式の種類と件数だけが増えていく見通しなら前者のほうが読みやすくなります。条件は料金で確かめられ、迷う細かい点はよくある質問に並べてあります。棚卸しで作った様式の一覧と項目の対応表を手元に置いて、いまの項目と経路がそのまま持ち込めるかを1つずつ当てていけば、選ぶ作業は1日で終わります。
Q1. Excelで承認フローを作るのは、どこまでなら無理がありませんか？
月に受ける申請が30件以下で、承認者が2人までが目安です。この範囲なら、費用がかからず自分の手で直せる利点が、記録の弱さを上回ります。ただし、誰がいつ承認したかの記録を求められる場合と、承認待ちの状況を事務局が把握しなければならない場合は、件数に関係なく替える理由があります。まず1件あたりのメールの往復数を数えてください。
Q2. 作る手順で最初にやることは何ですか？
申請の書式を1枚のシートに収めることと、承認の経路を紙に書き出すことです。印刷前提の書式をそのまま使うと列幅が細かく分かれ、あとから項目を足せません。経路を書き出す前に承認欄を作ると、欄が足りなくなります。承認欄は1人につき氏名、承認した日、判定、コメントの4つを持たせ、押印の枠を絵として置くだけにしないことがポイントです。
Q3. 共同編集にすれば問題は解決しますか？
版が分かれる事故と、記録が受信箱に散る問題は消えます。代わりに、同時編集の上書きと権限の管理という仕事が増えます。並べ替えと行の挿入は1人が担当すると決めてください。なお、マクロで組んだ処理は共同編集には持ち込めないため、既にマクロで承認を回している場合、移る判断はその処理を捨てる判断と同じになります。
Q4. Excelの様式を変えずに回し方だけ変えられますか？
3つの方法があります。入口をフォームにして記入済みのブックを添付してもらう方法、Excelの様式を取り込めるワークフロー製品を使う方法、入力をフォームで受けて必要なときにExcelの様式へ書き出す方法です。社内でしか使わない様式なら3つ目、取引先に渡す決まった様式があるなら1つ目か2つ目が向きます。まず様式の一覧と、それぞれを誰が見るのかを書き出してください。