電子承認システムを調べ始める人は、たいてい押印と紙の回覧に困っています。ところが、導入して効果が出るかどうかを分けているのは、押印を電子に置き換えられるかどうかではありません。いま承認のどこで時間が消えているかを把握しているかどうかです。この記事では、電子承認の前提になる2つの証明の考え方を押さえたうえで、詰まりの見つけ方、選ぶときの軸、導入でつまずく点、そして受け付ける側に残る作業までを順に整理します。
電子承認が成り立つ条件は、押印の置き換えではない
電子承認という言葉を、紙に押していた判子を画面上の操作に置き換えることだと捉えると、選定の判断を外します。紙の押印が果たしていた役割は2つあり、電子でもその2つを満たす必要があります。
1つ目は、誰が承認したのかを示すことです。判子は「その人が持っている物」で本人を示していました。電子では、ログインしたアカウントと操作の記録で示します。同じアカウントを複数人で使っている職場では、この証明が成り立ちません。1人1アカウントにすることが、電子承認の入口の条件になります。
2つ目は、承認したあとに中身が書き換えられていないことを示すことです。紙では、押印した書類そのものを保管することで担保していました。電子では、承認後の変更を記録するか、変更できない形で保存するかで担保します。表計算ソフトのファイルに承認欄を作って共有フォルダに保存する運用では、この2つ目が満たせません。
この2つの証明が、電子承認の前提になります。
電子承認を正しく運用するためには、「誰が承認したか」を示す本人性の証明と、文書が承認後に書き換えられていないことを示す非改ざん性の証明が欠かせません。これらが担保されていることで、紙の書類に押印した場合と同等の信頼性を持つ承認が可能になります。電子承認システムを導入する際は、この2つの要件を満たしているかが重要なチェックポイントとなります。 出典: dstmp.shachihata.co.jp
候補の道具を見るとき、機能の一覧より先に、この2つがどう担保されているかを確かめてください。操作の履歴が残る仕組みがあるか、承認済みの文書を後から編集できない設定があるか。ここが曖昧な道具は、監査や後からの確認で困ります。
電子承認、ワークフロー、電子署名は指している範囲が違う
調べ始めると似た言葉が並んで出てきます。範囲を整理しておかないと、必要のない道具を検討することになります。
「ワークフロー」は、一連の手続きの流れそのものを指します。起案から提出、確認、承認、決裁までの順序と、誰が何を判断するかの設計です。電子化されているかどうかは関係なく、紙で回していてもワークフローはあります。
「電子承認」は、そのワークフローのうち、承認と決裁の操作を電子上で行うことを指します。誰が承認したかと、承認後に中身が変わっていないことを担保する仕組みまでが範囲です。
「電子署名」は、文書が誰のものかを暗号の技術で証明する仕組みです。契約書のように、社外の相手と取り交わす文書で使います。社内の申請の承認に電子署名が必要になることは多くありません。
「電子帳簿保存」は、帳簿や書類を電子データとして保存するときの要件の話です。承認の流れとは別の論点で、保存の方法と期間に関する規程が関わります。
この4つを混ぜて検討すると、社内の備品購入の承認に電子署名の仕組みを探すような遠回りが起きます。まず自分が解決したいのがどれなのかを決めてください。承認が遅いことに困っているなら、範囲は電子承認とワークフローです。社外との契約書の取り交わしに困っているなら、電子署名の話になります。両方に困っている場合でも、同じ道具で両方を満たす必要はありません。
言葉の整理がついたら、次は自分の職場のどこが遅いのかを特定する段階に進みます。範囲を先に決めておくと、比較する候補が最初から絞られます。
承認が止まっている場所は、3つの数字で特定できる
電子承認システムを比較する前に、いま何日かかっているのかを数字にしておきます。数字が無いまま導入すると、良くなったのかどうかを説明できません。必要な数字は3つで、どれも手元の記録から出せます。
1つ目は、承認の所要日数です。提出から決裁までの日数を、直近の20件について書き出し、中央値を取ります。平均ではなく中央値にするのは、1件だけ極端に長いものに引っ張られないようにするためです。
2つ目は、承認者ごとの滞留日数です。誰の手元で何日待っているかを分けて数えます。ここを分けずに合計だけを見ていると、全体を電子化しても改善しません。実際には、特定の1人の手元で全体の待ち時間の大半が発生していることがよくあります。その1人の承認だけを外すか、代理を立てるだけで解決する場合があります。
3つ目は、差し戻しの割合です。一度でも申請者に戻った件数の割合を数えます。差し戻しは承認の仕組みでは減りません。減るのは、申請の様式にある必須項目と説明文を直したときです。差し戻しが多い状態で電子承認を入れると、差し戻しの往復が電子上で繰り返されるだけになります。
加えて、承認が止まる理由を承認者に直接聞いておくと精度が上がります。よく出てくるのは3つで、順番が来たことに気づいていない、判断に必要な情報が申請書に無い、自分が判断してよい案件かどうか分からない、のどれかです。1つ目は通知の設計で直り、2つ目は様式で直り、3つ目は権限とルートの設計で直ります。どれも道具の機能ではなく設計の問題なので、導入前に決めておくほうが早く効きます。
3つの数字が揃うと、手の打ち方が自動的に決まります。所要日数が長く差し戻しが少ないなら、原因は待ち時間です。承認者の人数と代理の設定を見直します。特定の1人に滞留しているなら、原因は人の割り当てです。道具を入れる前に、ルートの設計で直せます。差し戻しが多いなら、原因は様式です。
この3つを数えるのに何日もかける必要はありません。直近20件を紙の束かメールの履歴から数えるだけなら、半日で終わります。この半日が、候補の絞り込みを大きく早めます。
電子承認で得られるものは、効果が出る順番がある
電子承認の利点は数多く挙げられますが、実際に効くのは上から順です。効果の大きいものから手を付けたほうが、途中で止まったときの損が小さくなります。
もっとも早く効くのは、場所の制約が外れることです。承認者がどこにいても処理できるようになると、出張と在宅勤務で止まっていた分がそのまま消えます。制度を変える必要はなく、設定だけで効きます。
次に効くのは、順番が来たことが伝わることです。紙は机に積まれるまで気づけません。メールは受信箱の下に沈みます。通知がチャットにも届く形にしておくと、承認までの時間が目に見えて短くなります。
3つ目は、いまどこにあるかが見えることです。申請者が自分で状況を確かめられるようになると、「あの件はどうなっていますか」という問い合わせが減ります。この問い合わせは1件あたり数分ですが、件数が多いため合計では大きな時間になります。
4つ目は、探せることです。過去の承認を条件で絞って引けるようになると、前例の確認が数分で終わります。紙の箱を開ける作業がなくなります。
5つ目は、記録が残ることです。誰がいつ承認したかが自動で残るため、後から確認する作業が省けます。これは本人性と非改ざん性の証明そのものでもあります。
この順番は、実務の解説でも同じところが利点として挙げられています。
電子承認システムを導入すると、これまで紙の回覧や押印作業で滞っていた承認プロセスを大幅に効率化できます。場所に縛られず承認できるようになるため、スピードと正確性が向上し、日々の業務負担を軽減します。 出典: dstmp.shachihata.co.jp
場所の制約が外れることが先に来ているのは、効果がもっとも直接的だからです。逆に、集計や分析の画面は後ろに置きます。承認そのものが載る前に集計を作り込むと、肝心の運用が始まりません。
差し戻しを減らすのは、承認の仕組みではなく様式
承認の仕組みを入れ替えても、差し戻しの割合は下がりません。差し戻しが起きるのは、申請書に必要な情報が揃っていないからです。手を入れる場所は様式のほうです。
まず、既存の様式から誰も見ていない欄を落とします。承認者に「この欄を判断に使っているか」を1つずつ確認すると、たいてい3割前後が落ちます。欄が多いほど記入漏れが増えるので、落とすだけで差し戻しが減ります。
次に、残した欄のうち判断に必須のものを必須設定にします。未入力のまま送信できない作りにすると、記入漏れによる差し戻しがほぼなくなります。添付ファイルの抜けも同じ方法で防げます。
3つ目に、選択式にできる欄を選択式に変えます。自由記入のままだと表記が揺れ、後から集計も検索もできません。用途、部署、費目のような欄は、選択肢を用意しておくほうが申請者も早く書けます。
4つ目に、欄ごとに1行の説明を付けます。差し戻しの理由を集めると、同じ欄で繰り返し起きていることが分かります。その欄の説明文に、過去に差し戻された理由を書いておくだけで、次からの差し戻しが減ります。
5つ目に、金額の欄を分けます。本体価格と税、送料、初期費用と月額を1つの欄にまとめると、決裁の基準額と合わなくなります。基準額の判定に使う数字が1つの欄に入るように設計します。
様式を直す作業は、道具の導入前に終わらせておくのが順番です。紙の様式のまま電子化して、あとから項目を整理し直すと、既に提出された分の扱いに困ります。
承認ルートの型は4つしかない
電子承認システムの設定画面を開くと、ルートの設計が複雑に見えます。実際に使われる型は4つに収まり、この組み合わせでほとんどの承認が表せます。
1つ目は直列です。1人ずつ順番に回ります。責任の順序がはっきりする反面、待ち時間が積み上がります。3人が1日ずつ持つと、それだけで3日かかります。
2つ目は並列です。複数の承認者に同時に回し、全員が承認したら次へ進みます。人数を増やしても所要日数が伸びにくいため、高額の案件や複数部門にまたがる案件に向きます。1人が反応しないと全体が止まるので、期限と督促の設定が前提になります。
3つ目は条件分岐です。金額や内容で行き先を変えます。もっとも一般的なのが金額による分岐で、たとえば10万円未満は課長まで、それ以上は部長までという形にします。境目は社内規程に合わせます。規程に無い境目を作ると、後から整合を取る作業が発生します。
4つ目は代理と自動迂回です。承認者が不在のときに、代理へ回すか、一定の日数が過ぎたら次へ進めます。休暇と出張が読める組織なら代理を決めておく形、読めない組織なら日数で自動的に進む形が実用的です。
設計するときは、まず直列の1本だけを作ります。動き始めてから、止まった箇所に分岐と迂回を足します。最初から4つを組み合わせると、設定が複雑になりすぎて、後から誰も触れなくなります。ルートの図を1枚の紙に描いて承認者に見せ、そこで合意を取るところまでを設計の工程に含めておくと、運用開始後の手戻りが減ります。
導入でつまずく点は、だいたい決まっている
電子承認システムを入れた職場で起きるつまずきには、繰り返し出てくる型があります。
もっとも多いのは、紙の様式をそのまま画面に移すことです。押印欄が残り、判子の画像を貼る運用になります。紙の制約に合わせて作られた欄は、電子化のときに落とす対象です。
次に多いのは、承認者の人数です。電子化すると承認が楽になるため、念のためにと1人足したくなります。1人加わるごとに待ち時間が積み上がり、電子化前より遅くなることがあります。承認者の数は減らす方向で設計します。
3つ目は、全部の文書を同時に載せ替えることです。様式の作成、ルートの設定、申請者への説明が一度に発生して、どこかで止まります。件数の多い1種類から始めて、型ができてから広げます。
4つ目は、運用ルールを文章にしないことです。どの文書をどの経路で出すのか、いつまでに承認するのか、差し戻されたらどうするのかを1枚にまとめておかないと、申請者が迷って電話をしてきます。
5つ目は、例外の逃げ道を用意しないことです。急ぎの案件や、条件に当てはまらない案件は必ず出てきます。そのときの手順を決めておかないと、全員がメールに戻ります。例外を認めることと、例外の扱い方を決めておくことは別です。
6つ目は、社外の人が関わる承認を同じ仕組みに載せようとすることです。社内向けの電子承認はアカウントを前提にしているため、社外の相手にログインを求めることになります。そこで手続きをやめる人が出ます。
導入にあたっての課題は、効率化の効果と同じ重さで検討する対象です。全社に広げるまでの時間、運用ルールの見直し、既存の規程との整合。事前に把握しておく項目を洗い出しておくと、途中で止まる確率が下がります。
全社に広げる時間を短く見積もると、途中で止まった状態が長く続きます。紙と電子が並行して動く期間がもっとも事故が起きやすいため、その期間を短くする計画を先に立てます。
選ぶときの軸は、機能の数ではなく6つある
比較の表を上から順に評価すると、使わない機能の検討に時間を取られます。次の6つを自分の状況に当てるほうが、候補が早く絞られます。
1つ目の軸は、承認する文書の種類がいくつあるかです。10種類を超えるなら、様式を自分で追加できる道具が必要です。1種類か2種類なら、様式の自由度より運用のしやすさを優先します。
2つ目の軸は、承認する人が社内だけかどうかです。社外の相手が関わるなら、ログインを求めない受け口が別に必要になります。社内の承認と社外からの受付は、同じ道具で受けないほうがうまく回る場合が多くあります。
3つ目の軸は、本人性と非改ざん性の担保の形です。操作の履歴が残るか、承認済みの文書を後から編集できない設定があるか。ここは最初に確かめる項目です。
4つ目の軸は、届いたあとに事務局が付ける情報があるかどうかです。承認の結果だけでなく、進行の状況や担当を書き足す運用がほとんどです。この欄を後から追加できるかどうかで、運用の寿命が変わります。
5つ目の軸は、料金の数え方です。文書の件数で費用が変わる形と、使う人数で決まる形があります。件数で課金される形は、申請が増えたときに費用が読めません。使う人数で決まる形なら、件数が増えても予算が動きません。料金のページで数え方そのものを確かめておくと、後から予算が崩れずに済みます。
6つ目の軸は、書き出しと移行です。過去の承認記録を表形式で書き出せるかを確かめます。書き出せない道具を選ぶと、次に替えるときに過去分を置いていくことになります。
この6つに順位を付けると、候補は自然に2つか3つに絞られます。順位を付けずに全項目を採点すると、どの道具も似た点数になり、決められなくなります。自分の職場でいま困っている上位3つだけを軸にしてください。
同じ考え方で、要らない機能を見分けることもできます。承認の件数が月に数十件の規模で、分析の画面や予算超過の検知は使いません。部署が1つなら、部署ごとの権限設定も使いません。使わない機能が多い道具を選ぶと、設定の画面が複雑になるだけで、日々の操作は遅くなります。
上限値や料金は変わります。比較するときは、いつ時点で確かめた値なのかを手元に書き添えてください。機能の有無についても、公開されている資料で確認できたものだけを判断材料にして、記載が見当たらないものは問い合わせて確かめるほうが安全です。電子データの取り扱いに関する制度面は、デジタル庁の案内を出発点にすると、確認すべき論点が整理しやすくなります。
候補を試すときに、必ず触っておく5つの画面
資料と機能の一覧だけで決めると、使い始めてから合わないことに気づきます。試用の期間に触っておく画面は5つあり、どれも実際の運用で毎日開くところです。
1つ目は、承認者が押す画面です。通知のメールから何回の操作で承認まで届くかを数えてください。3回を超えると、忙しい承認者は後回しにします。スマートフォンで開いたときに操作できるかも同時に確かめます。
2つ目は、差し戻しの画面です。理由を書く欄があるか、申請者に何が伝わるかを確かめます。理由が伝わらない作りだと、差し戻しの連絡が結局メールになります。
3つ目は、申請者が進捗を見る画面です。いま誰の手元にあるかが分かるかを確かめます。ここが見えないと、問い合わせの電話が減りません。
4つ目は、一覧と検索の画面です。過去の承認を条件で絞れるか、絞った結果を書き出せるかを確かめます。書き出しの形式は表形式が扱いやすく、後から別の道具に移すときにも効きます。
5つ目は、履歴の画面です。誰がいつ承認したか、内容が後から変わっていないかが分かる形で残っているかを確かめます。本人性と非改ざん性の担保が、実際にどう見えるのかを目で確かめる工程です。
試すときは、自分1人で通さないでください。申請する側の数人に実際に出してもらい、承認者にも押してもらいます。1人で通すと、権限の違いや通知の抜けに気づけません。同じ注意は、承認を含む流れを自分で組み立てる場合にも当てはまります。
全社に広げるまでの進め方
1種類の文書で型ができたあと、どう広げるかで定着するかどうかが分かれます。順番は次のようになります。
第1段階は、件数のもっとも多い1種類だけを載せます。この段階の目的は、承認者に操作を覚えてもらうことと、通知の届き方を確かめることです。効率の数字はまだ追いません。
第2段階は、同じ部署の別の種類を足します。様式とルートの作り方が2つ目で固まります。ここで運用ルールを1枚の文書にまとめ、申請者に配ります。書いておく項目は、どの文書をどこから出すか、承認の期限は何日か、差し戻されたときにどうするか、例外のときは誰に連絡するかの4つです。
第3段階は、別の部署に広げます。ここで初めて、部署ごとの例外が表に出ます。組織の形が違う部署では、承認ルートの型が合わないことがあります。1つ前の段階で作ったルールを、部署ごとに読み替える作業が発生します。
第4段階は、紙の運用を止めます。ここが実際にはもっとも難しい段階です。紙と電子が並行している期間は、どちらで出してもよいため、承認者が両方を見ることになります。並行期間が長引くと、電子のほうが「余分な手間」に見えてきます。期限を決めて、その日以降は紙を受け付けない形にするのが確実です。
第5段階は、記録の整理です。保存期間と書き出しの形式を決めます。ここまで来ると、集計の画面を作る意味が出てきます。文書の種類ごとの件数、決裁までの平均日数、差し戻しの割合。導入前に数えた3つの数字と同じ項目を並べると、改善の量がそのまま出ます。数字が出たら、次に手を入れる文書の種類を決める材料になります。
各段階に期限を付けておくことをおすすめします。期限が無いと、第1段階のまま半年が過ぎます。半年止まると、担当者が変わって最初から説明し直すことになります。
受け付ける側から見ると、承認のあとに列が残る
電子承認システムが扱う範囲は、提出から決裁までです。受付を回している人の作業は、そこで終わりません。
社外からの申し込みや応募を受ける窓口では、決裁の前後に次の作業が並びます。届いた内容の不備を確認して相手に連絡する。追加の書類を受け取る。いまどの件が誰の担当なのかを追う。結果を相手に伝える。問い合わせが来たときに、その人の申し込みを探して現在の状況を答える。承認の機能だけを持つ道具では、この列がすべて手作業のまま残ります。
残った作業が起こす事故は決まっています。返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。担当が決まっていないと、全員が「誰かが見ている」と思って誰も見ません。状況が1か所にまとまっていないと、問い合わせに答えるために複数の画面を開くことになります。
ここを埋める形として、フォームで受け付けた1件ごとに、担当と状況の札を持たせる方法があります。届いた申し込みが一覧に並び、いまどの段階にあるかが札で見え、そこから直接返信できる形です。送信されたあとの道具がそろっていることが、受付の作業量をそのまま決めます。どの機能がその範囲に入るかはできることのページに並んでいて、実際の画面の動きは動くところを見るから確かめられます。
社外からの受付は、場面によって必要な仕組みが変わります。助成金・公募の受付は締め切りのあとに審査の工程が続き、施設利用の申請は受付から利用日までの期間が短い。同じ「承認が必要な手続き」でも、事務局が持つ作業の形が違います。場面ごとに整理されたページを見ると、自分の受付がどちらに近いかが判断しやすくなります。
いま使っている仕組みで足りているかの見分け方は単純です。「先週この件に誰が何と返信したか」を、1つの画面で見られるかどうか。見られるなら、承認の仕組みを追加すれば足ります。見られないなら、承認より先に、受け取ったあとの記録を残す場所を決めるほうが効きます。いま使っているフォームとの違いはGoogleフォームとの比較やMicrosoft Formsとの比較で確かめられます。
受付の側から設計を始めると、決める順番も変わります。まず届いた1件を置く場所を決め、次に担当の決め方を決め、そのあとで承認の経路を引きます。逆の順番で進めると、承認は動くのに受付が回らない状態になり、申請者への連絡だけがメールに残ります。データの保存場所や解約時の書き出しといった、検討の初期に確かめておきたい点はよくある質問にも整理されています。契約期間の縛りや移行の方法は、後から変えにくい部分なので先に見ておくほうが確実です。
電子承認システムの導入を、承認の経路を引く作業だけで終わらせないでください。受け取った1件が返信まで届いたことを確かめられる状態にするところまでを範囲に入れておくと、件数が増えても回し方は変わりません。
Q1. 電子承認システムは、紙の押印と同じ効力がありますか？
効力の根拠になるのは、誰が承認したかを示す本人性と、承認後に内容が書き換えられていないことを示す非改ざん性の2つです。この2つが担保されていれば、紙に押印した場合と同等の信頼性を持つ承認として扱えます。文書の種類や関係する法令によって要件が変わるため、所管の窓口や専門家に確かめてください。
Q2. 導入すると、承認にかかる日数はどのくらい短くなりますか？
いまの詰まりがどこにあるかで変わります。承認者が不在で止まっていた分は、場所の制約が外れるだけで消えます。一方で、特定の1人に滞留していた場合は、道具を入れても人の割り当てを直さなければ短くなりません。導入前に、承認者ごとの滞留日数を分けて数えておくと、効果の見込みが立ちます。
Q3. 承認者は何人まで置くのが適切ですか？
少ないほど早く回ります。金額の小さい案件は承認者1人、高額の案件でも2人から3人にとどめるのが実務的です。電子化すると承認の手間が軽くなるため、念のために1人足したくなりますが、1人加わるごとに待ち時間が積み上がります。念のための1人は、削る対象として先に検討してください。
Q4. 社外の人が関わる手続きも、電子承認システムで受けられますか？
社内向けの仕組みはアカウントを前提にしているため、社外の相手にログインを求めることになり、そこで手続きをやめる人が出ます。社外からの申し込みはログイン不要のフォームで受け、届いたあとに担当と状況を持たせて回し、社内の承認は別の仕組みで動かす形が現実的です。