出欠確認アプリの選び方｜名簿と連絡先を一緒に持てるか

出欠確認アプリを探すとき、比較のページに並んでいる候補はどれも「URLを送るだけで出欠が集まる」と書かれています。それでも選べないのは、集めたあとに何をするかで必要な機能が変わるからです。当日の受付名簿として使うのか、参加費を集めるのか、欠席者に資料を送るのか。この記事では、出欠確認アプリと呼ばれているものを4つの型に分けたうえで、登録を求めるかどうか、名簿と連絡先を一緒に持てるかといった選び方の軸を、集めたあとの作業から逆算して整理します。

出欠確認アプリと呼ばれているものの範囲

出欠確認アプリという言葉は、かなり広い範囲を指して使われています。

出欠確認アプリとは、イベントや会議、会合など、参加者の出欠状況をスマートフォンなどの端末で手軽に管理するためのアプリケーションです。紙の名簿や電話、メール、LINEなどを利用した従来のやり取りに比べて、効率的かつ確実に情報を収集・集計できるのが特徴です 出典: zen-p.net

この説明のとおり、比べられているのは紙の名簿と電話とメールです。つまり出欠確認アプリの役割は、集める工程と数える工程を機械に任せることにあります。ここまではどの候補も満たします。差が出るのはその先です。

同じ「出欠を集める」と説明されていても、実際に作られているものは4つの型に分かれます。

1つ目は日程調整型です。複数の候補日を並べて、参加できる日に印を付けてもらう形です。日程を決めることが目的で、決まったあとの名簿管理は想定に入っていません。

2つ目は名簿型です。メンバーの一覧を先に登録しておき、イベントごとに「この人は出席、この人は欠席」を記録します。同じ相手に何度も出欠を聞く用途に向きます。

3つ目はグループウェア型です。出欠確認は機能の1つで、ほかに連絡の掲示板、写真の共有、会費の管理などが付いてきます。部活、サークル、町内会のように、継続して同じ集団を運営する用途です。

4つ目はフォーム型です。出欠の回答を1件の申し込みとして受け取り、氏名や連絡先、その他の項目も一緒に集めます。相手が固定されていない集まり、たとえば外部に案内する説明会や講座に向きます。

探すときに迷う原因は、この4つが同じ「出欠確認アプリ」の一覧に混ざって並んでいることです。型が違うものを機能の数で比べても、判断の材料になりません。

4つの型を並べて比べる

型ごとの向き不向きを表にすると、候補の絞り込みが速くなります。

この表で判断が分かれるのは、真ん中の2列です。回答者に登録を求めてよいかどうかと、名簿を自分たちで持つかどうか。この2つの組み合わせで、選べる型がほぼ1つに決まります。

登録を求めてよくて、名簿を持ちたい。この組み合わせなら名簿型かグループウェア型です。継続して同じ集団を運営する場合はここに入ります。

登録を求めたくなくて、名簿も持たない。この組み合わせなら日程調整型が最も軽く済みます。1回で終わる集まりならこれで足ります。

登録を求めたくないが、回答の内容は細かく集めたい。この組み合わせはフォーム型です。外部に案内する説明会や講座、施設の利用申請のように、相手が固定されておらず聞く項目が多い場面が該当します。

登録を求めたくて、名簿は持たない。この組み合わせは実務ではあまり成立しません。登録の手間をかけさせておきながら、その情報を運営側が使わない形になるためです。もしこの形になりそうなら、登録を求める理由をもう一度確かめてください。

型を決めずに候補を機能の数で比べると、比べる意味のない列が並びます。たとえば日程調整型に「参加費の集金ができるか」を問うのは、そもそもの用途から外れています。

日程調整の道具と、出欠確認の道具は別のもの

日程調整型で最も広く使われているのが調整さんです。公式のページでは、ログインなしでも利用できると書かれており、作成に要する時間を30秒と説明しています。URLをメンバーに送るだけで回答が集まる作りで、回答する側にも登録は要りません。

この手軽さは、日程を決める場面では大きな利点です。会議の候補日を3つ出して、参加できる日を聞く。5人から10人程度の集まりなら、これ以上の道具は必要ありません。

ただし日程が決まったあとの作業は、この型では扱いません。決まった日に誰が来るのか、来る人の連絡先はどこにあるのか、当日の受付でどの名簿を見るのか。日程調整の画面に残るのは「その日に丸を付けた人の名前」だけです。名前は自己申告なので、表記が人によって揺れます。同じ人が「山田」と「山田太郎」で2回答えていることもあります。

出欠確認として必要なのは、決まった日に対する1人1件の回答です。日程調整は、その前段の作業です。両方を同じ画面でやろうとすると、候補日が1つだけの日程調整表を作ることになり、回答の重複や表記の揺れを手で直す作業が残ります。

この2つを分けて考えると、探す対象が絞れます。日程が決まっていないなら日程調整の道具を探す段階です。日程が決まっていて、来る人を確定させたいなら出欠確認の道具を探す段階です。多くの場合、詰まっているのは後者です。

出欠確認アプリの選び方に使う5つの軸

候補を絞るとき、見る軸は5つあります。機能の一覧を突き合わせるより、この5つの答えを先に決めたほうが早く終わります。

1つ目は、相手が固定されているかどうかです。毎月同じメンバーに聞くなら名簿型かグループウェア型、毎回相手が変わるならフォーム型が向きます。名簿型で相手が毎回変わると、登録の作業が回数分発生します。

2つ目は、出欠以外に聞くことがあるかどうかです。参加人数、同伴者、食事の希望、駐車場の利用、当日の連絡先。聞く項目が3つ以上あるなら、出欠の選択肢しか持てない道具では足りません。

3つ目は、回答する側に登録を求めてよいかどうかです。社内や部活のように所属が決まっている相手なら求めても支障はありません。社外に案内する集まりでは、登録を求めた時点で回答率が落ちます。

4つ目は、未回答者が誰かを一覧で見られるかどうかです。出欠確認の手間の大半は、集めることではなく、返事が来ない人を追いかけることに使われます。回答した人の一覧しか見えない作りだと、招待した名簿と突き合わせる作業が毎回発生します。

5つ目は、集めたあとに何をするかです。当日の受付で名前を確認するのか、参加費を請求するのか、欠席者に資料を送るのか。ここが決まると、必要な項目と出力の形が決まります。

この5つのうち、後から変えにくいのは1つ目と3つ目です。相手が固定されているかどうかは運営の形の話なので、道具の設定では変えられません。登録を求めるかどうかも、一度求める形で案内してしまうと、途中で変えると混乱します。この2つを先に確定させてください。

名簿と連絡先を一緒に持てるかで手間が変わる

継続して同じ集団の出欠を取る場合、名簿と連絡先を同じ場所に持てるかどうかが手間を大きく左右します。

サークルスクエアは、出欠確認とチーム管理をまとめて行えるグループウェアで、出欠確認アプリとしての使う場合は、タイトル・日時・場所・出欠選択肢を入力するだけでイベント作成が可能です。 出典: zen-p.net

グループウェア型は、この「まとめて持てる」点を売りにしています。名簿が一度登録されていれば、イベントを作るときに招待先を選ぶだけで済みます。回答の集計も名簿の並びで出るため、未回答者が誰かがそのまま分かります。

対して、毎回URLを配る型では、名簿は運営者の手元の表に残ります。招待した人の一覧と、回答した人の一覧が別の場所にあるため、突き合わせる作業が回数分発生します。30人の集まりで月1回の出欠確認をするなら、年に12回この作業をすることになります。

ただし名簿を持つ型には、別の負担があります。メンバーの入れ替わりを反映する作業です。新しく入った人を登録し、抜けた人を外す。この手入れを誰がやるのかを決めていないと、名簿が実態とずれていきます。ずれた名簿で未回答者を数えると、すでに抜けた人が毎回未回答として残ります。

名簿を持つべきかどうかの目安は、同じ相手に年に何回聞くかです。3回以上なら名簿を持つ側の手間が小さくなります。1回か2回なら、そのつどURLを配る形のほうが軽く済みます。

出欠の選択肢を2つにしない

出欠確認で集計が荒れる原因の多くは、選択肢の作りにあります。出席と欠席の2つだけにすると、どちらにも当てはまらない人が回答をやめます。

最低限、未定を置いてください。日程がまだ確定していない人は、2択だと答えられません。答えられない人は放置し、結果として未回答として残ります。未回答のまま催促を受けた人は、催促されたことに困ります。未定という選択肢があれば、その人は答えられますし、運営は「答えていない人」と「まだ決められない人」を分けて数えられます。

この3つに加えて、途中参加や途中退席を分けたい場合は選択肢を足します。ただし増やしすぎると、集計のときにどの区分を出席に数えるかで迷います。数える基準を先に決めて、その基準で区別できる最小の選択肢にとどめてください。

集計するときは、出席、欠席、未定、無回答の4つを別々に数えます。未定と無回答を同じ扱いにすると、追いかける相手を間違えます。未定の人に必要なのは締め切りの案内で、無回答の人に必要なのは回答の依頼です。送る文面が違います。

締め切りの時点で未定のまま残った人をどう数えるかも、先に決めておく価値があります。欠席として扱うのか、当日まで待つのか。会場や食事の発注に関わる場合、欠席として数えたうえで、当日来たら受け入れる運用にしておくと発注のぶれが小さくなります。

選択肢の文言も、案内に出ている呼び方とそろえてください。案内では「懇親会」と書いて、出欠の選択肢では「2次会」と書くと、回答した人が別のものだと思います。

未回答者の追いかけ方で決まる実務の楽さ

出欠確認で時間を使うのは、集計ではなく催促です。ここをどう扱えるかで、運営の負担が変わります。

いちばん基本になるのは、未回答者の一覧が見えることです。招待した人数と回答した人数の差を数えるだけでは足りません。誰が回答していないかが名前で分かって、はじめて連絡ができます。

次に効くのは、未回答者だけに連絡を送れることです。全員に「まだの方はご回答ください」と送ると、すでに回答した人にも届きます。回数が重なると、回答した人が「自分の回答が届いていないのか」と問い合わせてきます。宛先を未回答者に絞れる形かどうかは、確認する価値があります。

3つ目は、締め切りの扱いです。締め切りを過ぎたら回答を止めるのか、受け付けたうえで別扱いにするのか。止める作りだと、遅れた人は連絡してきます。受け付ける作りだと、締め切りの意味が薄れます。どちらが向くかは集まりの性質によりますが、決めていないとその場で判断することになります。

4つ目は、回答の変更です。一度出席と答えた人が、直前に欠席に変わる。これは必ず起きます。回答を変えられる作りにしておくほうが、連絡で受けるより正確な数が残ります。変更があったことに運営が気づける形になっているかも合わせて見てください。

なお、出欠の連絡をLINEのグループで受けている運営は多く、日程調整の機能も用意されています。すでにグループで連絡が回っている集団では、新しい道具を増やさない判断にも合理性があります。追いかけ方の観点で見ると、グループの中では誰が答えていないかが流れてしまう点が弱く、人数が増えるほど数えにくくなります。

グループの連絡で足りる場合と、足りなくなる合図

出欠の連絡をメッセージのグループで回している運営は多く、それで足りている集まりもあります。新しい道具を増やさない判断には合理性があります。参加者がすでに全員そのグループにいて、通知が届くことが分かっているという前提は、他の道具では作れない強みです。

足りている状態には条件があります。人数が10人前後で、返事が数時間で出そろい、出席か欠席の2択で済んでいること。この条件を満たしていれば、わざわざ集計の道具を持ち込む必要はありません。

足りなくなる合図は3つあります。

1つ目は、誰が答えていないかを数えるために、上に流れたメッセージをさかのぼるようになったときです。人数が増えると、返事の間に別の話題が挟まり、出欠の返事が散らばります。この状態で正確に数えるのは、運営者の記憶に頼る作業になります。

2つ目は、同じ人が2回違う返事をしたときです。「行けます」と書いたあとに「やっぱり難しそう」と書き、その後何も言わない。どちらが最終の回答なのかを運営が判断することになり、あとで行き違いが起きます。

3つ目は、出欠と一緒に質問が届くようになったときです。「駐車場はありますか」「途中から参加でもよいですか」。これに答える役が決まっていないと、誰も答えないまま流れます。答えたかどうかも記録に残りません。

この3つのどれかが出たら、集めるところだけでも別の道具に移す価値があります。連絡そのものはグループのままにして、出欠の回答だけURLで受ける、という組み合わせでも効果は出ます。

案内文の書き方も、集まり方に効きます。件名に日付と回答の締め切りを入れておくと、あとから受信箱を検索して見つけられます。本文の1行目に「回答はこちら」と置き、説明はその下に書きます。説明を読んでから回答する人は少数で、多くの人は先にリンクを押します。押した先で何を聞かれるかが3項目までなら、その場で答えて終わります。

回答のあとに確認の通知が届くかどうかも確かめてください。届かない作りだと、回答した人が「送れたのか分からない」と問い合わせてきます。この問い合わせは件数に比例して増えるため、人数が多い集まりでは無視できない量になります。

出欠確認アプリを使うメリットと、残る手作業

メリットとして確実に出るのは3つです。

1つ目は、集計が自動になることです。紙の名簿や電話で受けていた分を数え直す作業が消えます。出席と欠席の数が常に最新で見えるのは、準備の判断を早めます。

2つ目は、回答が記録として残ることです。電話で受けた出欠は、受けた人のメモにしか残りません。誰がいつ何と答えたかが残ると、行き違いがあったときに確かめられます。

3つ目は、回答する側の負担が軽いことです。電話に出る必要がなく、都合のよい時間に答えられます。回答率はこの点に素直に反応します。

一方で、残る手作業もあります。いちばん大きいのは、回答の内容を実務の形に直す作業です。出席と答えた人の名簿を印刷する、人数を会場に伝える、食事の数を発注する。出欠の一覧から、それぞれの宛先に合わせた形に作り直す工程は残ります。

もう1つ残るのは、例外への対応です。代理の人が来る、途中から参加する、当日に欠席の連絡が入る。選択肢では表しきれない事情は、結局メールや電話で届きます。届いた連絡を出欠の記録に反映する作業は人が担います。

そして、返信が必要な回答への対応も残ります。出欠と一緒に質問が書かれていたとき、誰が答えるのかを決めておかないと放置されます。返信したかどうかが記録に残らない運用では、二重返信と返し忘れが同時に起きます。

人数と回数で、どこから道具を替えるか

道具を替える判断は、人数と年間の回数の掛け算で見るとぶれません。

人数が20人以下で、年に1回か2回の集まりなら、URLを配る軽い道具で足ります。名簿を作る手間のほうが大きくなるため、持たない選択が正しくなります。

人数が20人以下でも、年に6回以上あるなら名簿を持つ側が有利になります。毎回の招待先を選ぶだけで済むぶんが、回数分積み上がります。

人数が50人を超えると、回数が少なくても集計と催促の手間が跳ね上がります。未回答者を名前で出せる形が事実上の必須になり、そこを満たさない道具は候補から外れます。

人数が100人を超え、かつ相手が毎回変わるなら、出欠の道具ではなく申し込みを受ける道具として考えたほうが素直です。この規模では、出欠以外に聞く項目が必ず増えます。所属、連絡先、参加の区分、食事や設備の希望。項目が増えると、出欠の2択しか持てない道具では回りません。

替えるタイミングとしては、次の回の案内を出す前が最も軽く済みます。途中で替えると、前半の回答が古い道具に残り、突き合わせる作業が発生します。1回分の区切りで切り替えてください。

替えたあとに前の道具のデータをどうするかも、切り替えの前に決めておく価値があります。過去の出欠を参照する運用があるなら、書き出して手元に持ってから切り替えます。サービスを解約したあとで見られないことに気づくと、取り返せません。

当日の受付名簿として使うときの準備

集めた出欠を当日の受付で使う場合、集計の画面がそのまま名簿として使えるかを確かめておく必要があります。画面では読めても、印刷すると欄が切れる、氏名の順に並べられない、といったことが起きます。

準備として決めるのは4つです。

1つ目は、並び順です。氏名の読みで並べるのか、所属で並べるのか、受付番号で並べるのか。受付に立つ人が探しやすい順序でないと、当日の行列が伸びます。読みで並べるなら、氏名の読みを回答時に聞いておく必要があります。

2つ目は、印刷する範囲です。出欠の一覧には、当日の受付に不要な列も入っています。連絡先や要望の欄まで印刷すると、受付の机の上で紙が広がり、他の参加者から見える状態になります。出す列を絞ってください。

3つ目は、直前の変更をどう反映するかです。当日の朝に欠席の連絡が入ったとき、印刷した名簿は古くなります。紙に手書きで印を付ける運用にするのか、受付で画面を見る運用にするのかを決めておきます。両方を併用すると、どちらが正しいのか分からなくなります。

4つ目は、当日に来た人を記録する方法です。出欠の回答は「来ると言った人」の一覧で、「実際に来た人」の一覧ではありません。この2つを分けて持たないと、参加者数の報告が実態とずれます。紙にチェックを入れて後で入力する形でも構いませんが、入れる人と入れる期限を決めておいてください。

代理の参加者への備えもここに入ります。申し込んだ人とは別の人が来る場合、受付の名簿に名前がありません。代理を認めるかどうかを案内に書いておき、認めるなら受付で記録する欄を用意します。

使うときに注意しておく点

導入の前に確かめておくと後で困らない点を挙げます。

1点目は、集めた情報の扱いです。出欠確認では氏名と連絡先を集めることになり、食事の希望を聞くと体質に関わる情報が混ざることがあります。何のために集めるかを回答する画面に書き、いつまで持つかを決めてください。制度の解釈にわたる判断は、所管の窓口や専門家に確かめてください。

2点目は、無料で使える範囲です。多くの道具に無料の枠があり、人数やイベントの数、保存できる期間に上限が置かれています。無料のまま運用を始めて、人数が増えた時点で上限に触れると、途中で乗り換えることになります。想定する最大の人数で上限を確認しておくほうが安全です。

3点目は、回答が誰のものか特定できるかです。名前を自由記入にしていると、同姓の人が混ざったときに区別できません。名簿型なら選ぶだけなので起きませんが、URLを配る型では起きます。所属や連絡先を一緒に聞いておくと切り分けられます。

4点目は、運営者が1人になっていないかです。回答を見られるのが作った本人だけだと、その人が不在の日に状況が分かりません。複数人で見られる形にしておくか、少なくとも一覧を共有できる形にしてください。

5点目は、データを手元に取り出せるかです。サービスの提供が終わることもあります。回答の一覧を表として書き出せるかは、長く使う前提なら確認する価値があります。

候補を3つまで絞ったら、実際に自分が回答する側として通してみてください。スマートフォンで案内のURLを開き、最後まで答えて、確認の通知が届くところまでを1度やると、案内文に足りない情報が見つかります。この確認は数分で終わり、判断の材料としてはどの比較記事より確実です。

出欠のあとに何をするかから逆算して選ぶ

道具を絞りきれないときは、出欠を集めたあとの作業から逆算すると答えが出ます。3つの典型で考えます。

当日の受付で名前を確認するだけなら、出欠の選択肢と氏名があれば足ります。日程調整型でも名簿型でも成立します。印刷できる形で一覧が出るかだけを見てください。

参加費を集める、あるいは書類を受け取るなら、出欠以外の項目が必要になります。金額の区分、支払いの方法、添付ファイル。ここまで来ると、出欠の道具ではなく申し込みを受ける道具の話になります。講座や研修のように受講の申し込みとして受ける場合の流れは講座の受講申し込みに、定員と締め切りがある集まりはイベントの申し込みに整理しています。

回答した人に個別に返信するなら、出欠の一覧だけでは回りません。誰に返信したかが1件ごとに残る形が必要になります。ここを表計算ソフトで代用すると、返信の記録が別の場所に置かれ、確認のたびに往復が発生します。件数に比例して増える種類の手間です。

会員として継続的に関わる相手の出欠を取るなら、入会の受け付けから同じ場所で持つほうが名簿の手入れが減ります。入会の申し込みを受ける形は会員の入会申し込みに、施設や設備を使う申請として受ける形は施設利用の申請にまとめています。

いま Google のフォームで出欠を集めて、回答をスプレッドシートで追っている場合、詰まるのは集計ではなく、返信と担当の記録です。何がどう変わるかはGoogleフォームとの比較に、送信されたあとに何が残るかの違いとしてまとめています。

送信されたあとの道具がそろっている形で受ければ、届いた1件に担当と状態が最初から付き、未回答者と未返信を別々に数えられます。どこまでを1つの画面で持てるかはできることに、人数で決まる料金の考え方は料金に、選ぶ前に出やすい疑問はよくある質問にまとめています。

Q1. 出欠確認アプリと日程調整の道具は同じものですか？

別のものです。日程調整は複数の候補日から1つを決めるための道具で、決まったあとの名簿管理は想定に入っていません。出欠確認は、決まった日に対して1人1件の回答を確定させる作業です。候補日が1つだけの日程調整表で代用すると、回答の重複や名前の表記の揺れを手で直すことになります。

Q2. 回答する側に登録を求めないほうがよいですか？

社外に案内する集まりでは求めないほうがよいです。回答の直前に登録の手間が入ると、そこでやめる人が出ます。部活や社内のように所属が決まっている相手なら、登録して名簿を持つ形のほうが、未回答者の把握と催促が楽になります。相手が固定されているかどうかで判断してください。

Q3. 無料のまま使い続けられますか？

多くの道具に無料の枠がありますが、人数、イベントの数、保存できる期間のいずれかに上限が置かれています。無料で始めて人数が増えた時点で上限に触れると、途中で乗り換えることになります。想定する最大の人数を先に決めて、その人数で上限を確認しておくと選び直しが起きません。

Q4. 未回答者への催促はどうすればよいですか？

未回答者だけに送れる形にしてください。全員に送ると、すでに回答した人にも届き、回数が重なると「自分の回答が届いていないのか」という問い合わせが来ます。そのためには、招待した名簿と回答の一覧が同じ場所にあって、差が名前で見える必要があります。