Microsoft Formsの回答を確認したいとき、探している画面は人によって違います。集まった件数の割合を見たいのか、特定の1件を開きたいのか、それとも自分が送った答えを見返したいのか。この3つはたどる道がまったく別です。この記事では、回答を確認できる場所を画面ごとに整理し、1件を特定する方法、表計算ソフトに持ち出す2つの道の違い、匿名で集めたときの見え方を押さえたうえで、複数人で受け付けるときにどこで詰まるのかまで見ていきます。
「回答を確認したい」は、立場によって別の作業を指す
同じ言葉でも、探しているものが3つに分かれます。
1つ目は、フォームを作った側が全体の傾向を見たい場合です。何件集まったか、どの選択肢が多かったかを知りたいので、集計の画面を開きます。アンケートを取った目的が集計にあるなら、ここで作業が終わります。
2つ目は、フォームを作った側が特定の1件を開きたい場合です。申し込みや問い合わせを受け付けていると、集計より個別の中身が問題になります。「先週の木曜に届いた件はどうなったか」を追う作業で、開く画面が集計とは別になります。
3つ目は、答えた側が自分の送った内容を見返したい場合です。応募や申請を出した後で、何を書いたかを確かめたくなる場面です。こちらは作った側の画面とは関係がなく、事情がかなり違います。
答えた側が後から確認したくなるのは珍しい話ではありません。実務の解説でも、この場面が最初に置かれています。
Microsoft Formsは、アンケートや申請フォーム、クイズなどを簡単に作成できる便利なツールです。学校やビジネスの現場など、さまざまな場面で活用されていますが、「回答した内容をあとから確認したい」と思った経験はありませんか？ 出典: blog.form-mailer.jp
同じ「確認」という言葉でも、必要な操作が違います。以下では作った側の3つの画面から順に整理し、答えた側の話は後の節で扱います。
作った側が回答を見る3つの画面
公式の手引きによると、確認したいフォームを開き、回答の表示を選ぶところから始まります。ここから3段階に降りていく作りになっています。
1段目は回答の概要の画面です。ここにはフォーム全体の要約が出ます。回答の数と、回答者がフォームに記入するのにかかった平均の時間が表示されます。各質問のボックスには、その質問に答えた件数が出ます。集計の傾向を見たいだけなら、この画面で作業が終わります。
平均の記入時間は見過ごされやすい数字ですが、実は役に立ちます。案内文に「1分で終わります」と書いたのに平均が5分を超えていたら、設問が重いという合図です。次に同じアンケートを配るときに、設問を削る判断の材料になります。
2段目は質問ごとの詳細です。個々の質問で詳細を選ぶと、その質問の内容が細かく出ます。この画面では列の見出しを選ぶことで、回答の結果を並べ替えられます。自由記述の設問に何が書かれたかを一覧で読みたいときは、ここを使います。
3段目は1件ごとの画面です。個々の結果をチェックを選ぶと、回答者ごとの詳細が表示されます。左右の矢印キーで結果の間を移動できます。回答者の名前を選んで、別の回答者の結果に飛ぶこともできます。
ここで実務上の制約が1つあります。公式の記載では、回答者が50人を超える場合、一覧の一番下までスクロールして他の回答者を表示を選ばないと、残りの回答が出ません。50件を超えたあたりから、目的の1件に届くまでの操作が増えます。件数が増えるほど、この画面で1件を探す作業は現実的でなくなります。
回答者IDを使えば、1件をまっすぐ探せる
一覧をたどらずに目的の回答を開く方法が用意されています。回答者のフィールドに数値を入れると、その回答を検索できます。公式の手引きでは25という数字を例に挙げています。
この数値は回答者IDと呼ばれるもので、各回答に専用で割り当てられます。同じ番号が他の回答に付くことはありません。表計算ソフトに書き出して開くと、ブックの最初の列にこの番号が入っています。
回答者IDが役に立つのは、匿名で回答を集めているときです。名前が記録されていないと、一覧の中から特定の1件を名前で探せません。番号だけが手がかりになります。問い合わせが来たときに「あなたの回答は何番ですか」と聞ける形にしておくと、匿名のまま個別の話ができます。
記名で集めている場合でも、この番号は使い道があります。社内で件の話をするときに、氏名を口に出さずに番号で指せます。会議の議事録や作業のメモに氏名を残さずに済むため、個人を特定できる情報の扱いを軽くできます。
ただし、回答者IDは連番として扱わないほうがよいものです。番号を見て「これが何件目の回答か」を判断すると、途中で回答を削除した場合にずれます。件数を数える目的では使わず、1件を指す目的だけに使います。
受け付けの現場では、この番号を返信のメールの件名に入れておく運用が扱いやすくなります。返信が来たときに、どの回答についての話なのかが件名だけで分かります。番号が無いと、本文を読んで名前を探し、一覧で照合するという手順を毎回踏むことになります。
Excelで開く2つの道と、その違い
集まった回答を表計算ソフトで扱う場面では、開き方が2つあり、どちらを選ぶかで後の作業が変わります。公式の手引きでは、回答の概要から結果を開く操作と、ドロップダウンからコピーをダウンロードする操作が分けて説明されています。
1つ目の道は、つながった状態で開く方法です。Excelで結果を開くを選ぶと、ブックは職場用または学校用のOneDriveに自動で保存され、フォームへのライブデータ接続を含みます。グループのフォームであれば、ブックはSharePointに保存されます。新しい回答が届くと、ブックの側にも反映されます。
2つ目の道は、複製を手元に落とす方法です。コピーをダウンロードを選ぶと、フォームとの関係も接続もないオフラインのブックが開きます。この後に届いた回答は、このファイルには入りません。
使い分けの基準は、作業中に数字が動いてよいかどうかです。締め切りまで毎日状況を追いたいなら、つながった状態のほうが手間がかかりません。逆に、集計して報告書に貼る作業の最中に数字が動くと困ります。報告用に固定したいなら、複製を落としてから作業します。
つながった状態には、もう1つ制約があります。データの更新をExcelで実行できるのは、フォームの所有者と、ブックの編集の権限を持つ組織内の他の利用者だけです。組織の外の人は更新を実行できません。社外の協力者と集計を分担する形を取るなら、つながった状態のブックを渡しても相手側で最新にできない点を先に伝えておきます。
Excelのデスクトップ版で開く操作には、版の条件があります。公式の記載では、バージョン2410、ビルド16.0.18227.20000以降を使っている最新チャネルの利用者が対象です。使っている版はExcelのファイルからアカウントに進んで確かめられます。それより前の版を使っている場合は、アプリの更新が必要になります。Macを使っている場合は、今後の更新で対応するとされています。
自分の手元で操作できるかどうかを先に確かめておくと、締め切り当日に集計ができないという事故を避けられます。
書き出した表の読み方
書き出したブックの形は決まっています。フォームの各質問の詳細が列に並び、各回答が行になります。最初の5つの列には、回答者ID、各回答の開始の時刻、完了の時刻、回答者の名前、メールアドレスが入ります。6列目から先が、その回答者の選んだ内容です。
この5列のうち、実務で最も使うのは開始と完了の時刻です。開始と完了の差を見ると、その人がどれくらい時間をかけて書いたかが分かります。差が数秒の回答は、選択肢を上から順に押しただけの可能性があります。応募や申請の受付では、この差が判断の材料になる場面があります。
締め切りの管理にも使います。完了の時刻が締め切りより後になっている回答があれば、受け付けるかどうかを決める必要があります。締め切りを過ぎたものを受け付けない運用にしているなら、この列で機械的に振り分けられます。
書き出したブックを触っても、フォームの内容が変わることはありません。列を並べ替えたり、不要な列を消したり、集計用のシートを足したりしても、フォームの側には影響しません。安心して作業できます。
一方で、ブックの側で内容を直しても、フォームの回答は直りません。回答の誤りを見つけてブックを修正すると、フォーム側と食い違った状態になります。どちらを正とするかを決めておかないと、後から見た人がどちらを信じればよいのか分からなくなります。集計の作業を始めた時点でブックを正とするなら、その日付をシートの名前に入れておくと混乱が減ります。
集計の作業を毎週繰り返すなら、書き出したブックの中で集計用のシートを回答のシートと分けて作ります。回答のシートに数式を書き込むと、新しい回答が入ったときに数式の範囲がずれます。別のシートから参照する形にしておけば、範囲がずれません。
匿名で集めた回答は、どこまで見えるか
匿名で回答を集める設定にしていると、見える情報が変わります。公式の記載では、フォームで匿名の回答を受け付けるようにした場合、名前とメールアドレスは表示されません。書き出したブックの4列目と5列目が空になります。
このとき手がかりとして残るのは、回答者IDと時刻です。前の節で書いたように、番号で1件を指すことはできます。ただし、その番号と実在の人を結び付ける情報は、フォームの側には残りません。
匿名で集めたときに困るのは、確認の作業そのものではなく、確認した後の動きです。内容を読んで対応が必要だと分かっても、連絡できません。書かれた内容の意味が分からないときも、確かめる相手がいません。
そのため、匿名にするかどうかは、回答を確認した後に何をするかで決めます。読んで傾向を掴むだけなら匿名で問題ありません。1件ごとに返事をする前提があるなら、匿名にはできません。この判断は設定の画面で切り替えられますが、途中で切り替えると前半と後半で残る情報が変わるため、募集を始める前に決めておきます。
匿名の設定については、Microsoft Formsとの比較のページで、受け付けたあとの処理まで含めた違いを整理しています。同じ匿名という言葉でも、回答者に見えるものと管理者に見えるものは道具によって差があります。
答えた側が自分の回答を確認したいと言われたとき
受け付けをしていると、答えた人から「自分が何を書いたか確認したい」という連絡が来ます。応募や申請では珍しくない問い合わせです。
送信した内容を後から自分の画面で開いて読み返す仕組みは、公開されている資料では確認できませんでした。答えた側が自力で見返せる前提には立てないため、確認できない前提で運用を組むのが現実的です。
やり方は2つあります。1つ目は、回答の控えが残る形で募集することです。送信後に控えが届く設定があるかどうかは、使っている版や設定によって変わるため、募集を始める前に自分で1件試して確かめます。自分のアドレスで1件送ってみれば、答えた側に何が届くのかがそのまま分かります。
2つ目は、案内文に書いておくことです。「送信後に内容を見返すことはできませんので、必要な方は送信前に画面の内容を保存してください」と1行入れておきます。これがあるだけで、後からの問い合わせが減ります。
問い合わせが来た場合の対応も決めておきます。本人から確認の依頼が来たとき、受け付けた側が回答の中身を読み上げて伝えるなら、本人であることをどう確かめるかが問題になります。氏名だけで本人と判断すると、別人に中身を伝える事故が起きます。受け付けの番号や登録したメールアドレスの一致を条件にするなど、確かめ方を先に決めておきます。この扱いは法律の解釈が関わる部分があるため、判断に迷う場合は所管の窓口や専門家に確かめてください。
結果を他の人に見せる方法
集まった結果を自分以外の人に見せたい場面があります。上司への報告、関係する部署への共有、答えてくれた人たちへの結果の還元です。
公式の手引きでは、回答の概要を選び、回答のその他のオプションから概要リンクを共有するを選び、コピーを選ぶ手順が説明されています。このリンクを貼り付けると、リンクを持っているすべての人がフォームの回答の概要を見られます。
ここで気をつけることが2つあります。1つ目は、リンクを持っている人は誰でも見られるという点です。社内の一部にだけ見せたいつもりでも、リンクが転送されれば見えます。自由記述に個人を特定できる内容が書かれている可能性があるアンケートでは、貼る場所を選びます。
2つ目は、共有をやめる手順を先に把握しておくことです。回答の表示から回答の概要に進み、その他のオプションの概要リンクの共有からリンクの削除を選びます。公式の記載では、概要リンクを削除するとリンクは完全に削除され、再度有効にすることはできないと説明されています。別の相手に見せたくなったときは新しいリンクを作れますが、その新しいリンクも入手した人すべてがアクセスできる形です。報告が終わったら消す運用にしておくと、古いリンクが残り続けません。
見せる相手によって、渡すものを変えるのも手です。傾向だけ伝えたいなら概要のリンクで足ります。数字を加工して報告書にしたいなら、書き出したブックから必要な列だけを抜き出して作ります。回答をそのまま全部渡す形は、必要が無ければ避けます。渡した先で情報が広がったとき、渡した側の判断が問われます。
複数人で受けるときは、確認より「誰が見たか」で詰まる
1人で受け付けているうちは、回答を確認する場所が分かっていれば回ります。詰まるのは、2人以上で同じ窓口を見はじめたときです。
回答の一覧には、誰がその件を見たかが残りません。見た印も、担当の割り当ても、対応が終わったかどうかの記録も、標準の画面には無いためです。2人が同じ一覧を見て作業すると、同じ件に2人が返事をする事故と、どちらも手を付けないまま残る事故が同時に起きます。
多くの現場では、この不足を表計算ソフトの列で補います。書き出した表に担当の列と状況の列を足し、共有の場所に置いて、各自が更新する形です。件数が少ないうちは回ります。100件を超えたあたりで表の更新が追いつかなくなると言われています。原因は機能ではなく運用で、誰かが更新を忘れた時点から、表が現実と合わなくなるためです。
もう1つの詰まりは、返信の履歴が別の場所にあることです。回答は回答の一覧に、返信はメールの送信済みに残ります。どの回答にどんな返事をしたかを知るには、2つを頭の中で突き合わせることになります。担当が変わったとき、引き継ぎがここで止まります。
必要なものは3つに絞れます。担当、状況、返信の履歴です。この3つが回答と同じ場所に残る形にすると、突き合わせの作業そのものが消えます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、道具を選ぶときの基準に入れておくと、人が増えた段で困りません。実際の画面はできることと動くところを見るで確かめられます。
確認の運用は、頻度と担当を決めることから始まる
道具を変えなくても、確認の運用を決めるだけで抜けは減ります。決めるのは4つです。
1つ目は、見る頻度です。届いたら都度見るのか、1日1回まとめて見るのかを決めます。都度見る形は速いものの、他の作業が中断されます。1日1回にするなら、何時に見るかまで決めます。時刻を決めておかないと、忙しい日に飛びます。
2つ目は、見る人です。複数人の窓口でも、その日の一次の受け手を1人に決めておくと、二重の返信が起きません。交代の表を作っておき、曜日で回す形が扱いやすくなります。
3つ目は、見たあとに何を残すかです。担当の欄に自分の名前を入れる、状況の欄を変える、何もしないなら何もしないと書く。残す形を決めておかないと、残す人と残さない人が混ざり、表が信じられなくなります。
4つ目は、返す期限です。受け付けてから何日以内に返すのかを決め、それを案内文にも書きます。案内に書いた期限は自分たちを縛りますが、同時に相手からの催促を減らします。期限を書かないと、翌日に「まだ連絡が来ません」という問い合わせが来ます。
この4つは道具に関係なく決められます。決めてから道具を選ぶと、選ぶ基準がはっきりします。決めずに道具を選ぶと、機能の多いものを選んで使わない機能が残ります。
確認の手間は、設問の側で先に削れる
回答を確認する作業が重いとき、原因の多くは確認の画面ではなく設問の作りにあります。設問を直すと、確認の作業がそのまま軽くなります。
効くのは4つです。1つ目は、振り分けに使う設問を1つ置くことです。問い合わせの種類、応募する職種、参加する日程など、最初に見て振り分ける項目を選択式で聞きます。自由記述の本文を読んでから振り分けている状態は、1件あたりの確認に時間がかかります。選択式なら、書き出した表で並べ替えるだけで束になります。
2つ目は、照合に使う項目を必須にすることです。メールアドレスか受付番号のどちらかを必ず入れてもらいます。氏名だけで名簿と突き合わせると、表記のぶれで合わなくなります。
3つ目は、任意の設問を減らすことです。任意の設問は、答える人と答えない人が混ざります。混ざった列は集計にも振り分けにも使えないため、確認のときに読み飛ばす列が増えます。使わない項目は最初から置きません。
4つ目は、設問の順番を確認の順番に合わせることです。書き出した表の列は設問の順に並びます。最初に見る項目を上の設問に置いておけば、表の左側に並び、横にスクロールせずに確認できます。設問の順番は答える側の読みやすさで決めるものですが、左から数列だけは確認の都合を優先しても差し支えありません。
この4つは、募集を始めてからでは直せません。次に同じ受け付けをするときに備えて、今回の確認で手間だったところを書き残しておくと、次の設問作りで効きます。
回答が見つからないときに確かめること
「回答を確認できない」という状態にはいくつかの原因があり、順に当たると短時間で切り分けられます。
最初に確かめるのは、開いているフォームが目的のものかどうかです。同じ題目のフォームを複製して使い回していると、案内で配ったのは複製の側で、開いているのは元の側という食い違いが起きます。案内文に貼ったリンクを自分で開き、そこから回答してみると、どのフォームに入るのかがはっきりします。1件試しに送って、その1件が見えるフォームが正しい側です。
次に確かめるのは、回答が0件でないかどうかです。回答の概要の画面は、回答の数を表示します。ここが0なら、確認の画面の問題ではなく、届いていない問題です。届いていない原因は、案内のリンクが間違っている、受け付けを止める設定が入っている、配った相手が開ける権限を持っていないなどに分かれます。
3つ目は、自分がそのフォームを見られる立場かどうかです。個人が作ったフォームと、グループで作ったフォームでは保存される場所が違います。公式の記載では、グループのフォームの場合、書き出したブックはSharePointに保存されます。作った人が自分でない場合、そのフォームが自分の一覧に出てくるかどうかは作り方によって変わるため、作った本人に確かめるのが早道です。
4つ目は、探している回答が削除されていないかどうかです。回答のその他のオプションには、すべての回答を削除する操作が用意されています。複数人で同じフォームを扱っていると、誰かが整理のつもりで消していることがあります。消したものを戻す手順は、公開されている資料では確認できませんでした。件数の記録を日ごとに残しておくと、減った日が分かります。
この4つで大半は切り分けられます。切り分けずに設定を触ると、原因ではないところを変えてしまい、元に戻せなくなります。
集計した数字を報告に載せるときの形
回答を確認したあと、数字を誰かに報告する場面が来ます。ここで形を間違えると、数字は正しいのに伝わらない報告になります。
最初に書くのは分母です。何人に配って何人が答えたのかを書きます。40人に配って28人が答えたなら、そのまま書きます。割合だけを書いた報告は、読む側が判断できません。7割が賛成という数字が、28人中20人なのか4人中3人なのかで、扱いが変わります。
次に書くのは期間です。いつからいつまで受け付けたものかを書きます。回答の概要の画面には回答の数が出ますが、いつまでの分なのかは画面に出ません。書き出した表の完了の時刻を見て、最初と最後の日付を確かめてから書きます。締め切りを延ばした場合は、延ばしたことも書きます。
3つ目は、答えていない人の扱いです。答えなかった人を賛成に数えるのか、集計から外すのかを書きます。ここを書かない報告は、後から数え直しになります。全員が答えるべきアンケートなら、答えなかった人数も一緒に出しておきます。
4つ目は、自由記述の扱いです。数十件の自由記述をそのまま貼ると読まれません。読み取った要点を数行にまとめ、その根拠として代表的な記述を2つか3つ引きます。全文が必要な相手には、書き出した表を別に渡します。
平均の記入時間も、報告に1行入れておく価値があります。設問が重すぎたかどうかの判断材料になり、次に同じアンケートを配るときの改善点として使えます。集計の数字だけでなく、集める作業そのものの改善点を1行添えると、報告が次につながります。
受け付けの型ごとに、確認すべき項目は違う
何を受け付けているかによって、回答を確認するときに見る場所が変わります。
採用の応募を受け付けている場合は、添付された書類が開けるかどうかを最初に見ます。開けないファイルが届いたら、その日のうちに連絡します。何日も経ってから「開けませんでした」と伝えると、応募者はすでに他社に決めています。この型の詰まりどころは採用の応募受付に整理しています。
問い合わせを受け付けている場合は、返事を急ぐものとそうでないものを分ける作業が先に来ます。設問に緊急度の欄を置いておくと、確認の段でこの振り分けが早く終わります。問い合わせの受付で、この型を扱っています。
助成金や公募を受け付けている場合は、締め切りと必要書類の揃いを見ます。書き出した表の完了の時刻で締め切りを機械的に判定し、添付の有無で不備を洗い出す形が確実です。助成金・公募の受付にその形を書いています。
イベントの申し込みを受け付けている場合は、件数と定員の関係を見ます。定員に近づいたら募集を止める判断が要るため、確認の頻度を上げます。イベントの申し込みに整理があります。
どの型でも、確認して終わりではなく、確認したあとに何をするかがあります。確認の手順だけを整えても、その後の処理が決まっていなければ滞ります。担当と状況を回答と同じ場所に残す形にする場合、どこまでが使える範囲に含まれるのかを先に見ておくと判断が早くなります。件数の上限や担当の割り当ての扱いは料金で確かめられます。
Q1. 回答の一覧で特定の1件を早く開く方法はありますか？
回答者のフィールドに数値を入れると、その回答を検索できます。この数値は回答者IDと呼ばれ、各回答に専用で割り当てられます。書き出したブックでは最初の列に入っています。公式の記載では回答者が50人を超えると一覧の下までスクロールして他の回答者を表示を選ぶ必要があるため、件数が多い場合は番号での検索が確実です。
Q2. Excelで開くとき、つながった状態と複製のどちらを選ぶべきですか？
締め切りまで毎日状況を追うならつながった状態、集計して報告書に貼る作業なら複製です。つながった状態は新しい回答がブックに反映されますが、データの更新を実行できるのはフォームの所有者と編集の権限を持つ組織内の人だけで、組織の外の人は更新できません。作業中に数字が動くと困る場面では複製を選びます。
Q3. 匿名で集めた回答でも、誰が答えたか分かりますか？
分かりません。匿名の回答を受け付ける設定にした場合、名前とメールアドレスは表示されず、書き出したブックでもその列が空になります。残る手がかりは回答者IDと時刻だけです。1件ごとに返事をする必要がある受付では、匿名の設定は選べません。募集を始める前に決めてください。
Q4. 答えた人から「自分の回答を確認したい」と言われたらどうすればよいですか？
送信した内容を答えた側が自分で見返せる仕組みは、公開されている資料では確認できませんでした。募集を始める前に自分のアドレスで1件送信し、答えた側に何が届くかを確かめてください。そのうえで案内文に、送信前に画面の内容を保存するよう1行添えておくと、後からの問い合わせが減ります。