google フォーム アンケート 集計で検索する人の多くは、フォームを作り終えて回答が集まり始めたところで足が止まっています。回答タブにグラフは出ているのに、報告に使える形になっていない。スプレッドシートに出したものの、どの列をどう数えればよいのか分からない。この記事では、集計の方法を自動集計とスプレッドシートの2つに分けて手順から並べ、集計の型ごとの作り方、書き出しと権限の注意点、そして自動のグラフだけでは受付が回らなくなる場面までを扱います。
無料で集計できる環境が当たり前になった分、詰まる場所が後ろにずれた
アンケートの集計は、かつては紙の回収と手入力が主な作業でした。回答用紙を数え、表計算ソフトに打ち込み、そこで初めて数字が見える。この時代の困りごとは入力そのものでした。いまはフォームで受け付けた瞬間に表ができあがるため、入力の手間は実質ゼロになっています。無料の範囲で、回答数の上限もなく集められます。
その結果、詰まる場所が後ろにずれました。集めるところではなく、集めたあとで何をするかで止まるようになったのです。窓口の担当者からしばしば出るのは、「数字は出ているが、次の判断につながらない」という言い方です。満足度の平均は分かる、しかしどの層が低いのかが分からない。自由記述は溜まっている、しかし読み切れていない。回答は増えたのに、返信や対応の記録だけは手元のメモに残っている。
Googleフォームは無料で手軽に使える集計ツールですが、実際にアンケート集計を行う際には、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。 出典: form.run
集計を学ぶときは、手順を覚えることと、その手順の届く範囲を知ることを分けて考えると迷いません。回答タブの自動集計は速い代わりに形が決まっています。スプレッドシートは自由な代わりに、作った表を維持する人が必要になります。どちらを使うかは、アンケートを1回で終えるのか、これから毎月続ける受付なのかで変わります。1回限りの社内アンケートなら自動集計だけで足り、毎月続く申し込みや問い合わせの受付なら、表の維持まで含めて考える必要があります。
回答タブの自動集計で見られるものと、見られないもの
まず標準の集計を確認します。Googleフォームでフォームを開き、上部の「回答」をクリックすると、集計の画面に入ります。ここには3つのタブがあります。「概要」は全体の集計とグラフ、「質問」は質問ごとの回答の一覧、「個別」は回答者1人ずつの回答です。公式ヘルプには、概要タブの表示条件についての補足があります。
Googleの公式ヘルプでは、概要タブは回答が1件以上あるときにだけフォームに表示されると説明されています。設定した直後にタブが見当たらない場合、設定の失敗ではなく、まだ回答が0件であることが理由になります。テスト送信を1件してみると、その場でタブが現れます。
概要タブで自動的に作られるものは、質問の形式によって決まります。ラジオボタンやチェックボックスの質問は円グラフや棒グラフ、均等目盛の質問は分布のグラフ、記述式の質問は回答文の一覧という形です。ここは選ぶ余地がなく、色や並び順を変えることもできません。報告資料の体裁に合わせたいときは、グラフの画像をコピーして貼るか、スプレッドシート側で作り直すことになります。
自動集計で見られないものは3つあります。1つ目は質問をまたいだ集計です。「20代の回答者だけの満足度」のように2つの質問を掛け合わせた数字は、概要タブには出てきません。2つ目は期間の切り出しです。今週届いた回答だけ、締め切り前の3日間だけという見方ができません。3つ目は回答者ごとの状況です。返信したか、対応が済んだかは、フォームの集計とは別の情報なので記録する場所がありません。この3つのどれかが必要になった時点で、スプレッドシートへ出す作業が入ります。
スプレッドシートに出して集計する手順
回答をスプレッドシートに移すのは、集計の自由度を上げるための入口です。手順は短く、フォームを開き、上部の「回答」をクリックし、右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンを押します。または「回答」の右上にあるその他のメニューから「回答の送信先を選択」を開き、新しいスプレッドシートを作るか、すでにあるスプレッドシートを選びます。既存のシートを選ぶと、そのファイルの中に新しいシートが追加される形になります。
つながったあとは、回答が届くたびに行が追加されます。1行が1件の回答で、A列にタイムスタンプ、以降の列が質問の順に並びます。ここで最初にやっておくと後が楽になる作業が3つあります。1つ目は、回答が入ってくるシートには手を入れないと決めることです。並べ替えや行の削除をすると、追加される行との対応が崩れます。2つ目は、集計用のシートを別に作ることです。3つ目は、列が増える可能性を見込んで数式の範囲を列全体で書くことです。
容量の見当も付けておくと安心です。Googleの公式ヘルプによると、スプレッドシート1つあたりの上限は1,000万セルまたは18,278列です。質問が20問あるアンケートなら1件の回答で21列を使うので、単純に割ると数十万件の回答まで入る計算になります。通常の受付でこの上限に当たることはほとんどありません。実務で先に来るのは、行数ではなく数式の重さです。回答が数千件を超えたあたりから、重い関数を全列に置いたシートは開くのが遅くなります。
リンクの解除もできます。回答のシートをこれ以上更新したくないときは、「回答」の右上のメニューから「フォームのリンクを解除」を選びます。解除しても、それまでのデータはシートに残り、新しい回答だけが送られなくなります。締め切ったアンケートの結果を固定して保管したいときに使える操作です。
集計の型を3つに分けて考える
集計と一口に言っても、作るものは3種類しかありません。この分け方を先に持っておくと、どの関数を使うかで迷わなくなります。
1つ目は単純集計です。「満足と答えた人は何人か」「参加希望は何件か」のように、1つの質問の中で数を数えるものです。COUNTIF関数で足ります。「=COUNTIF(回答1!D:D,"満足")」のように、列全体を範囲にして条件を書きます。割合を出すならCOUNTA関数で全体の件数を取り、割り算をします。円グラフは概要タブにも出ますが、報告書の表に数字として載せるならこの形が扱いやすくなります。
2つ目はクロス集計です。年代と満足度、部署と回答内容のように、2つの質問を掛け合わせて見るものです。COUNTIFS関数で条件を並べる方法と、ピボットテーブルを使う方法があります。回答が増え続ける受付なら、ピボットテーブルのほうが向きます。範囲を列全体で指定しておけば、新しい行が増えたときに更新ボタンだけで反映できるからです。集計表を作り直す手間が毎月発生すると、続かなくなります。
3つ目は自由記述の整理です。これは関数では終わりません。記述式の回答は、まず似た内容ごとに分類する列を1つ足し、そこに手で分類名を書くのが結局いちばん速い方法です。分類名を決めてから読むのではなく、30件ほど読んでから分類名を決めると、後戻りが減ります。分類の列ができれば、そこから先は単純集計と同じ扱いになります。全部の記述を読む時間が取れないときは、回答の全数ではなく直近50件に限って読むという割り切りも実務的な選択です。
CSVで書き出して他の道具に渡すとき
集計の結果を外に出したいときは、CSVでの書き出しを使います。フォームを開き、上部の「回答」をクリックし、その他のメニューから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。スプレッドシートを経由せずに、回答の生データをそのまま手元に落とせます。
CSVにする場面は主に3つです。1つ目は、社内の集計システムやアンケート分析の道具に読み込ませるときです。2つ目は、外部の人に結果を渡すときです。スプレッドシートを共有すると権限の管理が必要になりますが、ファイルで渡せばその場で完結します。3つ目は、年度をまたいだ保管です。フォームを消してもスプレッドシートは残りますが、フォームそのものを整理する前にファイルとして控えを取っておくと安心です。
CSVを扱うときの注意も押さえておきます。日本語を含むCSVをExcelでそのまま開くと文字が崩れる場合があります。開き方を指定して読み込むか、スプレッドシートで開いてから保存し直すのが確実です。また、複数選択のチェックボックスの回答は、1つのセルの中にカンマ区切りで入ります。この形のままでは集計できないため、区切って別の列に分ける処理が必要になります。集計を前提にするなら、質問を作る段階でチェックボックスを避け、必要な項目ごとに質問を分ける設計が効きます。
もう1つ、回答の削除は元に戻せません。公式ヘルプにも、フォームから回答を削除した場合は元に戻せないと明記されています。試験的に送ったテストの回答を消す作業は、CSVの控えを取ってから行ってください。
集計しやすい形は、質問を作るときに決まっている
集計で苦労するかどうかは、実は集計の技術より前、質問の形式を選ぶところでほとんど決まります。受付を何度も回している人が最初に直すのはここです。
数えたい項目は、記述式ではなく選択式にします。「ご所属をご記入ください」と自由に書かせると、同じ部署が「営業部」「営業」「営業本部」と3通りで集まり、集計の前に表記をそろえる作業が生まれます。選択肢で用意すれば、その作業がまるごと消えます。どうしても自由に書かせたいときは、選択肢に「その他」を用意して、そこだけ記述にする形が扱いやすくなります。
必須の設定も集計の質に直結します。集計の軸にする質問だけを必須にして、それ以外は任意にしておくのが基本です。全部を必須にすると回答の途中離脱が増え、任意にしすぎると軸の列に空欄が混ざります。空欄が混ざった列で割合を出すと、分母をどちらに取るかで数字が変わってしまいます。
質問の数にも上限があります。公式ヘルプによると、1つのフォームに追加できる質問や説明、画像などは最大300個、セクションは最大75個です。実務では上限に当たる前に、回答者の負担のほうが先に限界に来ます。項目を増やしたくなったときは、回答者が入力する項目と、受け付けた側が後から書き込む項目を分けるのが正しい方向です。選考の状況や対応の記録を回答者に書かせるわけにはいかないため、その情報は集計表の右側に列を足して持つことになります。
権限の落とし穴と、集計結果を見せる範囲
集計に人を巻き込むとき、必ず確かめるべき点が権限です。公式ヘルプには、回答用のスプレッドシートを新しく作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートへアクセスできるようになると書かれています。そのうえで、フォームの権限をあとから変えても自動では同期されないという注意も添えられています。アクセス権を変えたり外したりするときは、フォームとリンク済みのシートの両方で個別に更新する必要があります。
これは受付の現場で起きやすい取りこぼしです。集計を手伝ってもらうために一時的に共同編集者を追加し、作業が終わってフォーム側から外した。しかし回答のシート側の権限が残っていて、氏名や連絡先を含む一覧を引き続き開ける状態になっている。異動や退職のたびに両方を見直す運用を決めておかないと、この状態は気づかないまま積み上がります。
回答者側に結果を見せる設定もあります。設定のプレゼンテーションの項目に「結果の概要を表示する」があり、これをオンにすると、回答者は送信後に集計の概要を見られるようになります。便利な機能ですが、公式ヘルプには、フォームに回答できるすべてのユーザーがこの概要を閲覧できると書かれています。記述式の回答文もそこに並びます。社内の意識調査や、個人が特定されうる内容を集めるアンケートでこれをオンにすると、書いた人が誰か推測できてしまう場合があります。集計の共有範囲は、集める前に決めておく項目です。
個人情報を含む集計表の扱いは、組織の形や集める情報によって線引きが変わります。誰まで見てよいのか、保管はいつまでかを決めるときは、所管の窓口や専門家に確かめてください。
期間で切って集計する方法
締め切りのあるアンケートや、毎月続く受付では、期間で切った数字が必要になります。回答タブの概要は全期間の合計しか出さないため、この集計はスプレッドシート側で作ります。使うのはA列のタイムスタンプです。
いちばん扱いやすいのは、日付だけを取り出す列を1つ足す方法です。集計用のシートに「=ARRAYFORMULA(IF(回答1!A2:A="","",DATEVALUE(回答1!A2:A)))」のような数式を置けば、時刻を落とした日付の列ができます。月ごとに見たいなら「=TEXT(回答1!A2,"yyyy-mm")」で年月の文字列を作り、その列をピボットテーブルの行に置きます。これで月別の件数が自動で並びます。締め切り前の追い込みを見たいなら、日付の列に対してCOUNTIFS関数で「この日以降、この日以前」の条件を2つ並べます。
期間の集計で気をつける点が2つあります。1つ目は、タイムスタンプは回答が届いた時刻であって、回答者が入力を始めた時刻ではないことです。長い時間をかけて書いた回答は、書き始めた日と届いた日が違う場合があります。締め切りの直前や日付が変わる前後の件数を厳密に扱うときは、この差を意識してください。2つ目は、集計の締めをいつにするかを先に決めることです。月末の23時台に届いた回答を今月に入れるのか翌月に入れるのかを決めていないと、あとから数字が動いて報告のやり直しが起きます。
週ごとに数えたいときは、WEEKNUM関数で週の番号を作る方法もありますが、年をまたぐ受付では番号が1に戻るため、年と週を組み合わせた文字列にしておくほうが安全です。この手間を避けたいなら、月単位で見る形に割り切るのも実務的な判断です。
受付を締め切って集計を確定させる
集計を報告に使うなら、数字が動かない状態を作る必要があります。集計中に回答が1件増えるたびに数字が変わるのでは、確認した人と報告を読む人が別の数字を見ることになります。Googleフォームには、受付を締め切るための機能が用意されています。
公式ヘルプによると、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンをクリックし、「回答を受付中」をオフにすると受付が止まります。回答者には、回答の受け付けを終了したというメッセージが表示され、この文面は編集できます。締め切りの案内や、次の受付の予定を書いておくと問い合わせが減ります。
自動で締める設定もあります。「回答を受付中」の中の「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時で締める形と、回答数で締める形を選べます。日時での締め切りは、募集の告知に書いた期限と合わせておけば、締め忘れが起きません。回答数の上限は、定員のあるイベントや講座の申し込みで使えます。上限を設定するときの制約として、すでに回答があるフォームでは、これまでに受け取った件数より大きい数を入れる必要があります。
上限の機能には、知っておくべき挙動が1つあります。公式ヘルプには、複数のユーザーが同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられると書かれています。定員30名に対して31件目が入る可能性があるということです。先着順の申し込みで使うなら、上限の設定だけに頼らず、届いた順に確認して受付の可否を返す運用を残してください。集計の数字と、実際に受け入れた人数がずれる原因はここにあります。
メールアドレスを集めるかどうかで、集計のあとが変わる
集計の話に見えて、実は集計の後工程を決めているのが、メールアドレスを集めるかどうかの設定です。設定の回答の項目で、回答者のメールアドレスを記録できます。公式ヘルプでは、確認済みのアドレスを集める形と、回答者に入力してもらう形が説明されています。確認済みのアドレスを集める場合、回答者はGoogleアカウントでログインした状態になり、そのアカウントのアドレスが収集されることを確認する必要があります。
集計だけを目的にするなら、アドレスは要りません。むしろ匿名のほうが率直な回答が集まります。社内の意識調査や、満足度を測るアンケートはこちらが向きます。一方、集めたあとに返信する受付では、アドレスの列が集計表の背骨になります。誰に返したかを追う手がかりがそこにしかないからです。
判断の分かれ目は、集計の結果を数字として使うのか、1件ごとに人へ返すのかです。返す必要があるなら、確認済みのアドレスを集める設定は強い味方になります。入力してもらう形だと、打ち間違いが混ざり、返信が届かない件が出ます。ただし、確認済みのアドレスを集める設定にはログインが必要になるという代償があります。回答者にアカウント登録やログインを求めると、そこで応募をやめる人が出ます。社外の人から広く集めるフォームでこの設定を使うときは、離脱と正確さのどちらを取るかを決めてください。
同じ理由で、「回答を1回に制限する」もログインを前提にした設定です。公式ヘルプには、この設定を使うとフォームにアクセスして入力するためにGoogleアカウントへのログインが必要になると書かれています。重複を弾けるのは集計の精度として大きな利点ですが、社外向けの受付では回答の数そのものが減ります。重複を後から目で見て除く手間と、ログインで減る回答数を比べて選ぶ形になります。
集計の手間を軽くする通知とアドオン
集計の作業には、集める、数える、気づくの3つが混ざっています。数えるところを関数で自動にしても、届いたことに気づくのが遅ければ、集計が追いつきません。公式に用意されている通知の仕組みを組み合わせると、この部分が軽くなります。
いちばん短い手順は、フォームの回答タブから設定する通知です。回答タブの右上のメニューにある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにすると、チェックを入れたアカウント宛てに通知が届きます。もう1つは、リンクしたスプレッドシート側で設定する方法です。スプレッドシートのツールから通知設定を開き、通知を編集する画面で「ユーザーがフォームを送信したとき」を選びます。頻度は、1日1回のまとめと、変更されるたびのその都度から選べます。
この2つの違いは、集計の進め方に直結します。件数が多い受付でその都度の通知にすると、受信箱が通知で埋まり、かえって見落としが増えます。1日1回のまとめにすれば、決めた時間に一度だけ集計の作業に向かう形が作れます。締め切り直前の3日間だけをその都度に切り替えるといった使い分けも有効です。
通知の中身を自分で組み立てたい場合や、決まった条件のときだけ知らせたい場合は、Apps Scriptかアドオンの領域になります。公式ヘルプでも、特定のセル範囲が変わったときのような細かい通知のルールにはApps Scriptを使うよう案内されています。回答者へ自動で控えのメールを送る機能も、標準のままでは用意されていないため、アドオンを追加する形が案内されています。ここまで来ると、無料の範囲で作り込む代わりに、書いた人がいなくなると直せないという別の問題が生まれます。手を入れる場所と、書き換え方をメモに残してから進めてください。
自動のグラフだけでは足りなくなる場面
集計の手順を一通り覚えたあとで、それでも受付が回らなくなる場面があります。共通しているのは、集計の対象が「数字」から「人」に変わったときです。
アンケートが意見を集めるだけのものなら、集計は数字で終わります。100人の満足度を数えて報告すれば役目を果たします。ところが、申し込み、応募、問い合わせの受付になると、1件ごとに誰かが返信します。この瞬間から、集計表に必要な列が変わります。回答の内容だけでは足りず、誰が担当するのか、いまどの段階か、返信は済んだのかを持つ必要が出てきます。
スプレッドシートでこれを持とうとすると、右側に手作業の列が育っていきます。担当、状況、返信日、メモ。悪い形ではありませんが、2つの弱点があります。1つは、誰かが行を並べ替えた瞬間に、フォームから追加される行とのずれが起きることです。もう1つは、複数の人が同時に開いたときに、どちらが最新か分からなくなることです。返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。
分かれ目は件数よりも、関わる人の数と、受付が続く期間です。ひとりで1回のアンケートを回すなら、概要タブとCOUNTIF関数で足ります。3人で毎月の申し込みを受け続けるなら、集計の道具ではなく、送信されたあとの道具がそろっているものを探す段階に入っています。集計の手順を磨いても、この不足は埋まりません。
自分の受付がどの段階にあるかを測る
いまの集計作業が妥当なのか、道具を見直す時期なのかは、3つの数字で測れます。月あたりの回答の件数、受付に関わる人の数、そして1件の回答に対して返信や連絡が何回発生するかです。返信が0回のアンケートと、3回やり取りする応募の受付は、同じフォームで受けていても必要なものが違います。
作る側の機能ではなく、送信されたあとに何が残るかという軸で違いを並べたものとして、Googleフォームとの比較のページがあります。集計の手作業で止まっている人は、この軸で一度整理すると、足りないのが集計の技術なのか、担当と状況を持つ場所なのかが分かります。社内の連絡にMicrosoft 365を使っている組織なら、Microsoft Formsとの比較のページも同じ軸で読めます。サイトに設置したフォームから受けている場合は、Contact Form 7との比較のページが近い内容になります。
受付の種類によって、集計の次に必要になるものは変わります。採用の応募受付では、応募者ごとの選考の段階と、誰が連絡するかが集計より重くなります。問い合わせの受付では、返信までの時間と、二重返信を避けることが中心になります。イベントの申し込みでは、定員の管理と、締め切り直前に集中する回答の処理が課題になります。自分の受付に近い場面を見ると、集計表の右側に足すべき列の見当が付きます。
どこまで自動で回せるのかはできることのページに機能の一覧があり、実際の画面の動きは動くところを見るで確かめられます。費用の見当を付けたいときは料金を見てください。集計の関数を組む作業は無料で済みますが、その表を毎月維持する時間は無料ではありません。集計に月何時間使っているかを数えてから、次に何を変えるかを決めてください。
Q1. Googleフォームの回答タブにグラフが出ません。設定が必要ですか？
設定は要りません。概要タブは回答が1件以上あるときにだけ表示されます。作った直後で回答が0件なら、タブそのものが現れないので、テスト送信を1件してみてください。それでも出ない場合は、フォームの編集画面ではなく回答用のURLを開いていないか、見ているアカウントに編集権限があるかを順に確かめます。
Q2. クロス集計はGoogleフォームだけでできますか？
回答タブの概要では質問をまたいだ集計は出せません。スプレッドシートに出してからCOUNTIFS関数かピボットテーブルを使います。回答が増え続ける受付なら、範囲を列全体で指定したピボットテーブルのほうが向いています。集計表を毎回作り直す形にすると、続かなくなります。
Q3. 回答が増えてスプレッドシートが重くなりました。上限はありますか？
公式には1つのスプレッドシートで1,000万セルまたは18,278列が上限です。質問20問なら数十万件まで入る計算で、通常の受付では上限に当たりません。重くなる原因は件数より数式で、列全体に重い関数を並べていると開くのが遅くなります。集計用のシートを分け、生データのシートには数式を置かない形にしてください。
Q4. 集計の結果を回答者に見せても問題はありませんか？
設定のプレゼンテーションで「結果の概要を表示する」をオンにすると回答者も概要を見られますが、フォームに回答できる全員が閲覧できる状態になります。記述式の回答文も並ぶため、個人が推測できる内容を集めるアンケートではオフのままが無難です。見せるかどうかは集める前に決めておいてください。