出欠確認をフォームで集めると、返事がメールの山から表の一覧に変わります。それだけで作業は楽になりますが、実際に時間を食うのはフォームを作る工程ではありません。返事が来ない人を洗い出して追いかける工程です。この記事では、出欠確認フォームに入れる項目と作り方を押さえたうえで、返事が来ない人への追いかけ方、直前の変更への備え、当日の受付での使い方までを順に整理します。
出欠確認で時間を食うのは、集めることより数えること
出欠確認の作業を時間で並べると、フォームを作る時間は全体のごく一部です。長いのは、届いた返事を名簿と突き合わせ、返事が来ていない人を出し、その人たちに連絡する工程です。
返事が来る人は、放っておいても来ます。問題は来ない人です。30人に案内を送って20人から返事が来たとき、残りの10人が誰なのかを出す作業が発生します。名簿と回答の一覧を並べて目で突き合わせると、10分から20分かかります。締め切り前に何度もやるため、この時間が積み上がります。
突き合わせが手作業になる理由は、照合の鍵が決まっていないことです。名簿には氏名が入っていて、回答にも氏名が入っている。ところが片方が「山田 太郎」で片方が「山田太郎」だと、機械的には合いません。旧姓と現姓、ミドルネーム、法人名の株式会社の表記。照合を氏名でやろうとすると、必ずどこかで合わなくなります。
出欠確認フォームを作るときに最初に決めるべきなのは、質問の文面ではなく、この照合の鍵です。名簿の側と回答の側で、同じ値を持つ項目を1つ用意します。メールアドレスか、会員番号か、あらかじめ配った受付番号。どれでもよいので、1つに決めます。決めておけば、返事が来ていない人を出す作業が機械的に終わります。
フォームで出欠を集める利点そのものは、実務の解説でも同じところが挙げられています。
イベントやセミナーの参加者を把握する場合や飲み会やスクールの出席確認をする場合、出欠確認フォームがあれば気軽に確認できます。 出典: form.run
気軽に確認できることは間違いありませんが、気軽になるのは集める側の入口だけです。出口の作業を先に設計しておくと、集めた後も気軽なままでいられます。
出欠確認フォームに入れる項目
項目は少ないほど返事が早く来ます。出欠確認に必要なのは、おおよそ次の6つです。
1つ目は、照合の鍵です。メールアドレスか会員番号を必須にします。氏名だけにしないのは、突き合わせのためです。
2つ目は、氏名です。照合には使いませんが、名簿と照らして確かめるときと、当日の受付で呼ぶときに使います。
3つ目は、出欠の区分です。選択式にします。ここで気をつけたいのが、選択肢を「出席」「欠席」の2つにしないことです。まだ決まっていない人が答えられず、送信されません。「出席」「欠席」「未定」の3つにしておくと、未定の人からも返事が来ます。未定の人が誰か分かっていれば、締め切り前にその人だけに確認できます。
4つ目は、同伴者や人数です。1人の回答に複数人が含まれる形式なら、人数の欄を必ず置きます。置かないと、送信された件数と実際の人数がずれます。
5つ目は、当日に必要な情報です。食事の有無、アレルギー、参加形式、交通手段。集めるのは、実際に手配に使うものだけにします。使わない項目は落とします。
6つ目は、連絡が必要なときの電話番号です。当日の欠席連絡や、直前の会場変更の連絡に使います。必須にすると答えたくない人が止まるため、任意にしておいて、必要な人だけ書く形にします。
逆に、置かないほうがよい項目もあります。所属部署や役職は、名簿の側にすでにある情報なので、聞くと二重管理になります。名簿にある情報を回答者に書かせると、表記がぶれて、後から照合できなくなります。
作り方は3つあり、選ぶ基準は人数と回数
出欠確認フォームを作る方法は、大きく3つに分かれます。
1つ目は、フォーム作成ツールを使う方法です。無料で使えるものが複数あり、その日のうちに作って配れます。回答が1件ずつ表に並び、集計も書き出しもできます。ほとんどの出欠確認はこれで足ります。
2つ目は、表計算ソフトを共有して、各自に書き込んでもらう方法です。1つのシートに名前を並べ、出欠の列を自分で埋めてもらいます。社内の少人数なら早い形ですが、誰かが他人の行を書き換えたり、行をずらして貼り付けたりする事故が起きます。社外の人には使えません。
3つ目は、自分で作る方法です。自由度は高いものの、費用と手間が別の形でかかります。
コーディングで1から作成する場合、デザイン性やカスタマイズ性が高くオリジナリティのある出欠確認フォームが作成可能です。ただ、セキュリティ対策やメンテナンス、更新などの手間や時間がかかるため、考慮しておく必要があります。 出典: form.run
選ぶ基準は2つです。人数と、繰り返す回数です。1回きりで人数が数十人なら、どれを選んでも大差ありません。毎月繰り返す出欠確認で、名簿が固定されているなら、名簿と回答をどう結ぶかで作業時間が大きく変わります。ここに効く仕組みを持っている方法を選ぶ価値があります。
もう1つ、回答者にアカウント登録を求める形かどうかも見ます。出欠を答えるためにアカウントを作らせると、そこで返事をやめる人が出ます。社外の人や、保護者、地域の会員を相手にする出欠確認では、ログイン不要で答えられることが前提です。
締め切りの決め方と、確実に止める方法
出欠確認には締め切りがあり、締め切りの後に届いた返事をどう扱うかで毎回議論が起きます。先に決めておくと、判断がぶれません。
締め切りの日付は、手配の締め切りから逆算します。会場に人数を伝える期限が3日前なら、出欠の締め切りは5日前に置きます。間の2日は、返事が来ていない人に電話をかける時間です。この余白を取らないと、締め切り当日に人数が確定せず、手配の期限を破ります。
締め切りの時刻も分単位で決めます。案内に「5日前まで」と書くなら、設定する締め切りは5日前の23時59分です。0時にすると、実質的に6日前で締めることになります。案内文を書いた人と設定した人が別なら、公開前に2人で同じ画面を見て突き合わせます。
止め方には3通りあります。1つ目は手で止める方法で、締め切りの時刻に受付をオフにします。Googleフォームなら、公開済みのフォームの公開アイコンから「回答を受付中」をオフにします。オフにすると、回答者には受付が終了したことを知らせる画面が出ます。この画面の文面は編集できるため、問い合わせ先と次回の予定を書いておくと、個別の連絡が減ります。
2つ目は、終了日時で自動的に止める方法です。「回答を受付中」の中の「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日付と日時を選びます。締め切りの時刻に担当者が画面の前にいなくても止まるため、締め切りが夜や休日に来る受付ではこちらが確実です。
3つ目は、回答数の上限で止める方法です。「回答数で終了」を選び、受け付ける件数を入れます。注意点が2つあります。すでに回答がある場合、入力する数はこれまでに受信した数より大きくする必要があります。そしてGoogleフォームの公式の案内には、複数のユーザーが同時に回答した場合は回答数の上限に関係なく回答が受け付けられる、と明記されています。定員がぴったり決まっている受付では、上限を定員より少し手前に置くのが安全です。
返事が来ない人への追いかけ方
出欠確認でもっとも時間を食う工程です。手順を決めておくと、毎回の負担が下がります。
まず、催促の回数と間隔を決めます。初回の案内から3日後に1回、締め切りの前日にもう1回。この2回が基本です。3回以上送ると、受け取る側には催促というより圧に感じられます。回数を決めておけば、送るかどうかで毎回迷いません。
次に、催促の宛先の作り方を決めます。すでに答えた人を必ず外します。外さずに全員へ送ると、答えた人に「答えていない扱いをされた」と受け取られます。外すには、名簿と回答を照合の鍵で突き合わせて差分を取ります。ここが機械的にできるかどうかが、催促の手間を決めます。
催促の文面は短くします。何のイベントで、いつまでに、どこから答えるのか。この3つだけです。初回の案内を貼り直すのではなく、フォームのリンクを本文の先頭に置きます。催促のメールを開いた人がリンクを探す手間があると、そこで閉じられます。
未定と答えた人は、別に扱います。未定の人は返事をしていないのではなく、返事をしたうえで決まっていない状態です。この人たちには、締め切りの前日に「決まりましたか」と1通だけ送ります。催促の文面を送ると、答えたのに催促されたことになります。
それでも返事が来ない人が残ります。締め切りを過ぎて連絡がない人をどう扱うかは、先に決めておきます。欠席として扱うのか、電話をかけるのか。参加費が発生する行事なら電話が要りますが、社内の説明会なら欠席として進めて構いません。この線を決めていないと、締め切り後に毎回同じ議論をします。
欠席と未定と無返信を分けて数える
出欠の集計で事故が起きるのは、この3つを混ぜたときです。
出席と答えた人の数は、確定した人数です。欠席と答えた人は、返事は来ているが来ない人です。未定は返事が来ているが決まっていない人。無返信は、返事そのものが来ていない人です。
手配に使う数字は、出席の数だけではありません。会場の席や資料の数を決めるなら、出席の数に未定と無返信の一部を足した数で見積もります。何割を足すかは、過去の回の実績から決めます。前回、無返信の人のうち何割が当日来たかを記録しておくと、次の回の見積もりが精度を上げます。
逆に、食事の手配は出席の数で押さえます。未定と無返信を足して手配すると、余った分が費用として残ります。席は多めに、食事は確定数で。この使い分けをしておくと、無駄が出ません。
数え方でもう1つ注意したいのが、送信の件数と人数の違いです。1件の回答に同伴者が含まれる形式では、件数と人数が一致しません。フォームの画面に出る回答数をそのまま参加人数として報告すると、実際より少ない数字を伝えることになります。人数の欄を置き、集計のときは人数の合計を使います。
同じ人が2回送ってしまった重複も数え方を狂わせます。照合の鍵で並べ替えて、同じ値が2つ以上ある行を探せばすぐ見つかります。重複が見つかったときは、新しい方を採用します。答え直したかったから2回送った可能性が高いためです。
直前の変更とキャンセルへの備え
出欠は、締め切ったあとに変わります。体調、急な業務、交通の乱れ。変わることを前提に、受ける道を用意しておきます。
1つ目の備えは、変更の連絡先を案内に書くことです。締め切り後の変更はフォームでは受けない、と決めた場合でも、どこに連絡すればよいかは書きます。書いていないと、思い出した人がそれぞれ別の担当者に連絡し、情報が1か所に集まりません。
2つ目は、送信後の編集を許可するかどうかを決めることです。許可すると、回答者が自分で内容を直せます。便利ですが、締め切り後に内容が書き換わると、受付側が見ている人数と実際がずれます。締め切りの厳しい行事ではオフにし、変更は連絡で受ける形にします。
3つ目は、キャンセルの記録の残し方です。誰がいつキャンセルしたかを残しておくと、当日の受付で「来ていない人」と「キャンセルした人」を区別できます。区別できないと、来ていない人を探して開始が遅れます。
4つ目は、キャンセル待ちの扱いです。定員のある行事では、締め切り後のキャンセルで空きが出ます。空いたときに誰に声をかけるかを決めておくと、その場で連絡できます。申し込みの順番が残っている形であれば、上から声をかけるだけです。
5つ目は、当日の欠席連絡です。当日に電話で受けた欠席を、誰がどこに記録するかを決めます。受付の名簿に手で書き込む形でも構いませんが、書き込む場所を1か所に決めておかないと、後から数が合いません。
当日の受付名簿として使うときの準備
集めた出欠の情報は、当日の受付でそのまま使えます。使えるようにするには、前日までの準備が2つ要ります。
1つ目は、並び順です。受付で探しやすい順に並べ替えて印刷するか、画面で開きます。氏名の読みの順が基本ですが、団体ごとに分かれている行事なら団体別のほうが早く見つかります。回答が届いた順のままでは、受付で探せません。
2つ目は、印だけ付けられる形にすることです。受付では、名前を探して来場の印を付ける作業だけを行います。この作業に、人数や食事の情報は要りません。印を付ける欄だけが大きく取られた形にしておくと、混雑しても止まりません。
紙で運用するなら、前日に1度印刷し、当日の朝にもう1度差分を確認します。前日から当日朝までのキャンセルが反映されていないと、いない人を探すことになります。画面で運用するなら、複数人が同時に印を付けられるかを確かめます。1台の端末に1人しか入れない形だと、受付に行列ができます。
受付が終わったら、来場の記録を残します。申し込んだのに来なかった人の割合は、次回の見積もりに使える数字です。行事を繰り返すなら、この割合を毎回記録しておくと、席数の判断が年々正確になります。
届いた回答に気づく仕組みを先に作る
出欠確認で意外に多い事故が、回答が届いていることに誰も気づかないというものです。締め切りの直前に開いてみたら、2週間前から回答が入っていた、という状態です。
Googleフォームなら、回答のタブのその他から「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を切り替えられます。まずこれをオンにします。ただし、通知の宛先は設定した本人だけです。その人が休んだ日の回答には、誰も気づきません。
対処は3つあります。1つ目は、共有のメールアドレスでフォームを作ることです。個人のアカウントで作ったフォームは、その人が異動や退職でアカウントを失った時点で誰も編集できなくなります。出欠確認を毎回繰り返す集まりなら、最初から共有のアカウントで作っておきます。
2つ目は、共同編集者を追加することです。Googleフォームでは、共同編集者を追加すると、回答が保存されたスプレッドシートにも自動でアクセスできるようになります。逆に、共同編集者を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から個別に外す必要があります。担当が替わったときに、片方だけ外して安心してしまう事故が起きやすい部分です。
3つ目は、社内のチャットに流すことです。TeamsやSlackのチャンネルに新着を流す形にしておくと、通知に気づく人が増えます。1人のメールアドレスに届く速さより、気づける人が何人いるかのほうが、返事の速さに効きます。
通知の設定を終えたら、テストで1件送って、届くかどうかを確かめます。設定したつもりで届いていないことは珍しくありません。テストの回答は、確認が終わったら消します。消し忘れると、出欠の人数が1件ずれます。
案内文の書き方で、返事の速さが変わる
同じフォームでも、案内文の書き方で返事の来る速さが変わります。効く書き方が5つあります。
1つ目は、件名に締め切りの日付を入れることです。「出欠のご連絡のお願い」だけでは後回しにされます。日付が件名に入っていると、受信箱を眺めただけで期限が分かります。
2つ目は、本文の最初にフォームのリンクを置くことです。挨拶文を先に長く書くと、リンクに届く前に閉じられます。何のための連絡か1文書いたら、すぐリンクを置きます。
3つ目は、所要時間を書くことです。「30秒で終わります」と書いてあるだけで、その場で答える人が増えます。書く場合は、自分で答えて測った時間を書きます。
4つ目は、答えたあとにどうなるかを書くことです。「送信後に確認のメールが届きます」と書いておくと、送れたかどうかを確かめる問い合わせが減ります。控えのメールを送る設定にしているなら、その旨を書きます。ただし、迷惑メールの対策で控えが届かない場合があることは公式でも触れられているため、届かないときの連絡先もあわせて書いておきます。
5つ目は、未定でも答えてよいと明記することです。決まっていないから答えない、という人がもっとも多く残ります。「未定の場合も、未定を選んでご送信ください」と1行足すだけで、無返信の数が減ります。
案内を送る時間も効きます。仕事関係の行事なら平日の午前、地域や保護者向けなら夜が届きやすい時間です。深夜に送ると、朝の受信箱で下に埋もれます。
社外や地域の相手に配るときの注意
社内の出欠確認と、社外や地域の人を相手にする出欠確認では、気をつける点が変わります。
1つ目は、ログインを求めない設定にすることです。社内向けの既定のまま配ると、答えようとした人がサインインの画面で止まります。止まったことは受付側に見えないため、返事が来ないだけの状態になります。配る前に、ログアウトした状態の端末でリンクを開いて、そのまま答えられることを確かめます。
2つ目は、スマートフォンでの見え方です。地域の行事や保護者向けの出欠確認は、ほぼすべてスマートフォンから答えられます。パソコンで作ったフォームをスマートフォンで開き、最後まで通して答えます。選択肢が詰まっていて隣を押してしまう、前の画面に戻れない、といった点をここで直します。
3つ目は、フォーム以外の道を残すことです。スマートフォンを使わない人が一定数いる集まりでは、電話やはがきで受ける道を残します。フォームだけにすると、その人たちの出欠が集まりません。別の道で受けた分を誰が入力するかも、先に決めます。
4つ目は、集める情報の範囲です。氏名、連絡先、食事の制限。何のために集めて、いつまで保管するのかを案内に書きます。書かれていないと警戒されて、回答率が落ちます。個人情報の取り扱いについて、法律上どこまでが求められるかの解釈は、扱う情報の種類や組織の状況によって変わります。判断に迷う部分は、個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/）などの所管の窓口や専門家に確かめてください。
毎月繰り返す出欠確認は、仕組みにして作業を減らす
同じ集まりの出欠を毎月取るなら、毎回ゼロから作るのは無駄です。繰り返す前提で組むと、2回目以降の作業が大きく減ります。
1つ目は、フォームを複製して使い回すことです。質問と設定をそのまま複製し、日付と会場だけ差し替えます。毎回新しく作ると、項目の文面が少しずつ変わり、過去の回と比べられなくなります。
2つ目は、照合の鍵を固定することです。毎回同じメールアドレスか会員番号で答えてもらう形にすると、回をまたいで同じ人として追えます。追えると、「この人は3回続けて欠席している」といったことが分かります。
3つ目は、催促の文面を保存しておくことです。毎回同じ文面を書き直すのは手間です。ひな形として保存しておけば、日付だけ差し替えて送れます。
4つ目は、過去の回の実績を残すことです。案内を送った人数、返事が来た人数、未定の人数、実際に来た人数。この4つを毎回1行で記録しておくと、回を重ねるうちに返事の来る割合と当日の来場率が見えます。見えれば、席数や食事の数を過去の数字から決められます。
5つ目は、名簿の更新の手順を決めることです。退会や異動で名簿が変わります。名簿の更新を誰がいつ行うかを決めておかないと、いない人へ案内を送り続けることになります。案内が届かなかったメールが返ってきたときに、その場で名簿を直す運用にしておくと、名簿が古くなりません。
ツールを選ぶときに見る4つの軸
出欠確認に使うツールを選ぶとき、機能の一覧を眺めるより、次の4つを見たほうが早く決まります。
1つ目は、回答者にログインを求めないことです。出欠を答えるだけのためにアカウントを作らせると、返事が来ません。社外や地域の人を相手にする行事では、ここが最優先の条件です。
2つ目は、名簿と回答を突き合わせられるかです。答えていない人を一覧で出せる仕組みがあるかどうかで、催促の作業時間が変わります。無いなら、書き出したファイルを自分で突き合わせることになります。
3つ目は、催促のメールを一覧から送れるかです。答えていない人を絞り込んで、その人たちにまとめて送れるか。1人ずつメールソフトで送る形だと、30人への催促で1時間近くかかります。
4つ目は、締め切りを自動で止められるかです。締め切りの時刻が夜や休日に来る行事では、手で止める運用は破れます。
これらを確かめる順番としては、まずできることで扱える範囲を見て、次に料金で費用の決まり方を確かめます。回答の件数で課金される形だと、参加者が多い行事ほど費用が跳ねます。使う人数だけで決まる形なら、何人集まっても費用は変わりません。実際の操作感は動くところを見るで確かめられます。
出欠を集めたあとに手作業として残る部分
出欠確認フォームを作って配り、回答が表に並ぶところまでは、無料の標準機能で十分に回ります。差が出るのは、そのあとです。
答えていない人を出して催促する、未定の人に確認する、キャンセルを記録する、当日の来場を記録する。この4つは、表計算ソフトでは列を手で足して更新していく形になります。件数が少なければ回りますが、複数人で同時に触ると、同じ行を二重に更新したり、連絡だけ済ませて更新を忘れたりします。連絡したかどうかが表に残らないと、二重の催促と連絡漏れは必ず起きます。
この違いは、Googleフォームとの比較で機能を並べると見えやすくなります。フォームを作って配り、回答を表に落とすところまでは標準機能で足り、差が出るのは送信されたあとの扱いです。回答1件ごとに出欠の状況と担当を持たせ、催促の連絡まで同じ画面で完結する形にすると、表の列を手で足して更新する作業そのものが要らなくなります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、出欠確認の手間を分けます。
出欠を集める場面は1つではありません。定員と締め切りが決まっているイベントの申し込み、毎回の出席を追う講座の受講申し込み、会員向けの行事で名簿と結び付ける会員の入会申し込みでは、集めたあとに必要になる道具が違います。自分の行事がどれに近いかを見てから、どこまでを標準機能で回すかを決めると、無理のない形に落ち着きます。細かい仕様の確認はよくある質問にまとまっています。
Q1. 出欠確認フォームに入れる項目は何が必要ですか？
照合の鍵になるメールアドレスか会員番号、氏名、出欠の区分、人数、当日の手配に使う情報、そして任意の電話番号の6つが基本です。出欠の区分は「出席」「欠席」の2つではなく「未定」を加えた3つにします。未定の選択肢が無いと、まだ決まっていない人が答えられず、返事そのものが来ません。
Q2. 返事が来ない人にはどのタイミングで催促すればよいですか？
初回の案内から3日後に1回、締め切りの前日にもう1回の合計2回が基本です。3回以上は圧に感じられます。催促の宛先からは、すでに答えた人を必ず外します。外さずに全員へ送ると、答えた人に答えていない扱いをされたと受け取られます。未定と答えた人には催促ではなく、決まったかを尋ねる文面を1通送ります。
Q3. 締め切りを自動で止めることはできますか？
Googleフォームなら、公開済みのフォームの公開アイコンから「回答を受付中」を開き、「終了日または回答数の上限を設定」で日時または回答数を指定できます。締め切りの時刻が夜や休日に来る行事では、手で止める運用は破れるため、日時の指定が確実です。締め切り後の画面に出す文面も編集できるので、問い合わせ先と次回の予定を書いておきます。
Q4. 定員と回答数の上限を同じ数にしてよいですか？
定員が厳密に決まっている行事では、少し手前に置くほうが安全です。Googleフォームの公式の案内には、複数のユーザーが同時に回答した場合は回答数の上限に関係なく回答が受け付けられると明記されています。また1件の回答に同伴者が含まれる形式では、送信件数と実際の人数が一致しないため、件数と人数を分けて数える必要があります。