「google フォーム 記述 式 作り方」で検索してたどり着く人の多くは、質問形式を選ぶボタンの位置が分からないのではありません。自由に書いてもらう欄を置いたあとで、届いた文章をどう読み、どう数え、どう返すのかが決まっていないまま、フォームを公開する日が近づいている状態です。
記述式そのものは数十秒で置けます。難しいのは、置いたあとに自分の手元で回るかどうかです。この記事では、記述式の質問を作る手順を押さえたうえで、最大文字数や回答の検証をどう決めるか、自由記入を何問までに抑えるか、そして届いた文章を返信まで運ぶときにどこで詰まるかを順に見ていきます。
記述式と段落の違いを、置く前に決めておく
Googleフォームの質問形式は十二種類あり、自由に文章を書いてもらう形式はそのうち二つです。公式のヘルプでは、それぞれこう説明されています。
記述式：自由回答形式の質問を作成できます。回答者は簡単な回答を 1 行にまとめて記入できます。 段落：自由回答形式の質問を作成できます。回答者は長い回答を段落構成で書くことができます。 出典: support.google.com
違いは入力欄の高さだけではありません。回答者が画面を見たときに受け取る「どれくらい書けばよいのか」という合図が変わります。一行の欄が出てくれば、氏名や電話番号、部署名のような短い言葉を求められていると分かります。数行ぶんの枠が出てくれば、事情や理由を書くべき場所だと分かります。ここを間違えると、住所を書いてほしい欄に改行つきの長文が届き、逆に志望理由の欄に十五文字で済まされます。
受付をする側から見ると、判断の軸は一つです。届いた文字列をそのまま表の一つのセルとして扱いたいなら記述式、読んで判断する材料として扱いたいなら段落です。氏名、会社名、電話番号、担当者名、請求書の宛名は前者です。相談内容、志望理由、要望、当日の連絡事項は後者です。
12種類ある質問形式のうち、記述式と段落だけは選択肢をこちらで用意しません。つまり、集計のときに手で読む工程が必ず発生します。この前提を先に飲み込んでおくと、あとの設計が楽になります。自由記入を置くかどうかを迷ったときは、その質問の答えを見て自分が何を決めるのかを言葉にしてみてください。決めることが「担当を振り分ける」なのであれば、選択式のほうが速く終わります。決めることが「この人に会うかどうか」なのであれば、文章でなければ判断できません。
採用の応募受付や助成金の公募のように、書いてもらった文章そのものが審査の材料になる受付では、段落の質問を思い切って大きく取ったほうがうまく回ります。どの受付でどの形式が向くかは、採用の応募受付のように場面ごとに整理した一覧を見ると比べやすくなります。
記述式の質問を作る手順
手順自体は短いので、迷いやすい箇所を添えて並べます。
- Googleドライブから新しいフォームを開き、質問の追加アイコンを押します。
- 質問のタイトル欄に、聞きたいことを書きます。ここは短くしすぎないほうがよいです。「ご要望」だけでは何を書けばよいか伝わりません。
- タイトルの右側にある形式の一覧から「記述式」を選びます。長い文章を求めるなら「段落」です。
- 欄の下にある「必須」を入れるかどうかを決めます。
- 右下の三点メニューから「説明」を開き、書き方の例を添えます。
- 同じ三点メニューの「回答の検証」で、長さや形式のルールを決めます。
このうち、実務で効くのは3ではなく5と6です。説明文を一行添えるだけで、届く文章の粒がそろいます。たとえば連絡先の欄なら「日中につながる番号を、ハイフンなしでご記入ください」と書くだけで、表記ゆれが目に見えて減ります。相談内容の欄なら「現在お使いの仕組みと、いつまでに変えたいかを添えてください」と書くと、返信のために聞き直す回数が減ります。
必須の扱いには注意が要ります。自由記入をすべて必須にすると、書くことが思い浮かばない人がその場で離脱します。特にスマートフォンから開いている人は、長い欄が三つ並んだ時点で戻ります。必須にするのは、それが無いと受付が成立しない項目だけです。氏名と連絡先は必須、相談内容は必須、その他の要望は任意、という形に落とすと通りやすくなります。
説明文の書き方にもう少し踏み込みます。効くのは三つの要素です。何を書いてほしいか、どの単位や形式で書いてほしいか、書かなくてよいことは何か。この三つを一行に収めると、届く答えの粒がそろいます。逆に、注意事項を五行も並べると読まれません。読まれない説明文は無いのと同じなので、長くなったときは質問そのものを二つに割るほうが早いです。
順番の付け方も、埋まり方に効きます。自由記入の欄は、フォームの後半に置いてください。前半に長い欄が来ると、答えやすい項目にたどり着く前に離脱します。氏名と連絡先のような短い項目、選択式の項目、最後に自由記入という並びが、もっとも通ります。審査で読む文章が主役の受付でも、この順番は変えないほうがよいです。書き始めた人は最後まで書く傾向があるので、まず書き始めてもらうことを優先します。
質問を作り終えたら、必ず自分でプレビューから一度送ってみてください。作成画面では欄の大きさが実際より広く見えます。スマートフォンの画面で段落の欄がどれだけの高さになるか、説明文が折り返されて読めているかは、送信側の画面でしか分かりません。作り終えた画面で満足して公開すると、公開初日に「入力欄が小さくて書けない」という連絡が届きます。
最大文字数と回答の検証を、どう決めるか
記述式と段落には、入力できる内容にルールをかける機能があります。公式ヘルプでも、この二つの形式については最大文字数などのルールを設定できると書かれています。使い方は三通りに整理できます。
一つ目は、長さの上限を決める使い方です。審査で読む文章に上限を置くと、読む側の負担が一定になります。400字までと決めておけば、応募が三十件来ても読み切れる量に収まります。上限を置かないと、一人で四千字書く人と八十字で済ませる人が同じ表に並び、比べるのが難しくなります。
二つ目は、形式を縛る使い方です。電話番号や社員番号のように決まった形のものは、正規表現で形を指定しておくと、表記ゆれが入り口で止まります。ここで気をつけたいのは、縛りすぎると正しい回答者を弾いてしまうことです。ハイフンの有無、市外局番の桁、海外からの番号、内線の付記まで考えると、現実の電話番号は一つの形に収まりません。番号の欄は「数字とハイフンのみ」程度にとどめ、細かい整形は受け取った側でやるほうが事故が少なくなります。
三つ目は、下限を置く使い方です。志望理由の欄に「特になし」と入れて通されるのを防ぎたいときに、最小の長さを決めます。ただしこれは強い縛りです。書けない人を機械的に止めるので、本当にその長さが必要な受付でだけ使ってください。
検証をかけたときは、エラー文を必ず自分で書き替えてください。既定のままだと、回答者の画面には形式が違うという事実だけが出て、何をどう直せばよいのかが伝わりません。「市外局番から、数字とハイフンだけでご記入ください」のように、直し方を書いた文にしておくと、問い合わせが減ります。
なお、フォームの入り口を厳しくしても、届いたあとに読み込む手間は消えません。入り口を絞る話と、届いた文章を回す話は別に考える必要があります。どちらの側に道具を足すべきかを迷うときは、できることにある機能の並びを、いまの手作業と突き合わせてみると判断しやすくなります。
集計しやすい聞き方に作り替える
記述式は、聞き方を変えるだけで集計の手間が桁で変わります。作り替えの型を四つ挙げます。
一つの欄で一つのことだけ聞く。 「ご希望の日程と、参加人数、備考をご記入ください」とまとめて聞くと、届いた文章から三つの情報を人が抜き出す作業が発生します。日程は日付の質問、人数は記述式で数字のみの検証、備考は段落、と分けると、そのまま表の三列になります。
選択肢で足りるものは選択肢にする。 「どこでお知りになりましたか」を自由記入にすると、検索、ネット、グーグル、web、知人の紹介、紹介、という表記が並びます。集計するときに人が寄せる作業が必要になります。よく出る答えを五つ選択肢に置き、最後に「その他」の記述式を一つ添えるのが、集計と網羅の折り合いがつく形です。
答えの粒度を、質問文で指定する。 「ご予算」と書くだけでは、月額なのか総額なのか、税込みなのかが返ってきません。「月額の上限を、税抜きの金額でご記入ください」まで書くと、数字が比べられる形で届きます。
後で並べ替えたい情報は、記述式から外す。 都道府県、業種、希望職種、参加人数のように、あとで絞り込みたくなる項目は選択式かプルダウンに寄せます。自由記入のままにすると、表の上で絞り込みができません。
この作り替えを一度やると、一件あたりの処理時間が目に見えて短くなります。フォームの設計を変えるだけで済むので、道具を替えるより先に手を付ける価値があります。問い合わせ窓口のように、毎日少しずつ届く受付ほど効きます。どのような項目の並びが定番になっているかは、問い合わせの受付の例を見ると型が掴めます。
記述式が増えたとき、どこで表が回らなくなるか
自由記入の質問を増やすと、ある時点で回答の一覧が読めなくなります。詰まる場所はだいたい決まっています。
最初に来るのは、セルの中で文章が隠れる問題です。回答をスプレッドシートに連携すると、段落で書かれた四百字が一つのセルに入ります。行の高さを広げないと読めず、広げると一画面に三件しか並びません。結果として、届いた順に上から読むしかなくなり、探している一件にたどり着くまで毎回スクロールすることになります。
次に来るのは、処理の状態が残らない問題です。回答の表には、誰がその件を見たのか、返信したのか、まだなのかを書く欄がありません。自分で列を足して手で書き込む運用になりますが、複数人で開くと同じ行に別の人が書き込みます。よく聞くのは、返信済みの印を付ける前に画面を閉じて、翌日に同じ人へ二通目を送ってしまうという話です。二重返信と返し忘れは、状態が表に残っていない受付では必ず起きます。
三つ目は、返信の文面が散らばる問題です。記述式の内容を読んでから返す受付では、返信の本文が毎回違います。メールの送信箱に残り、表には残りません。三か月後に「あの件は何と返したか」を追うときに、担当者の送信箱を開かせてもらう必要が出てきます。
四つ目は、件数が増えてからの並べ替えです。自由記入が多い受付では、絞り込みの材料が少ないので、期間で切るしかありません。100件を超えたあたりから表が回らなくなると言われるのは、この三つが同時に効いてくるからです。
ここまで来ると、フォームの作り方の話ではなくなります。受け取ったあとに何を持たせるかの話です。いまの手作業がどの段で詰まっているかを見極めるには、届いた一件を開いてから返信を送り終えるまでに、いくつの画面を行き来しているかを数えてみるのが早いです。三つ以上またいでいるなら、作りを変える余地があります。
届いた記述式の回答を、返信まで運ぶ
自由記入を受け取る受付では、届いたあとの工程が本体です。ここを整えるときに決めることを順に並べます。
担当を決める。 届いた一件に対して、誰が読んで誰が返すのかを、届いた時点で決まる形にします。当番制でも、内容で振り分ける形でもかまいません。決まっていないことが問題です。誰も自分の件だと思っていない件が、三日放置されます。
状態の段を決める。 未読、確認中、返信済み、完了のように、その件がどこまで進んだかを表す段を先に決めます。段の数は少なくしてください。五つを超えると、人が段を動かさなくなります。
返信の型を用意する。 記述式の内容を読んでから返すとはいえ、返信の八割は同じ骨組みです。冒頭の挨拶、受け付けた旨、次に何が起きるか、いつまでに連絡するか。この骨組みを型として持っておき、中身だけ書き替える形にすると、一件あたりの時間が半分になります。
自動の返信と、人の返信を分ける。 送信直後の受付完了メールは自動で出します。回答の内容に触れた返信は人が書きます。この二つを混ぜると、「自動で返ってきたから見てもらえていない」という誤解が生まれます。
控えを回答者に渡す。 Googleフォームでは、メールアドレスを集める設定にすると回答の控えを送れます。自由記入の多いフォームでは、これを入れておくと「何と書いて送ったか覚えていない」という問い合わせが減ります。
この五つは、どの道具を使っても決めなければなりません。ただし、表に手で列を足す形でやるのか、届いた一件に担当と状態が最初から付いている形でやるのかで、手間は大きく変わります。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、フォームを選ぶときの見落としやすい軸です。実際の動きを見て判断したいときは、動くところを見るから一通り触ってみるのが早いです。
自由記入が空欄で届く、という相談の切り分け
記述式を置いたのに中身が入っていない、という相談は珍しくありません。原因は四つに切り分けられます。
一つ目は、必須にしていないだけの場合です。任意の欄は、書くことが思い浮かばなければ飛ばされます。これは不具合ではなく設計の結果です。どうしても欲しい情報なら必須にし、必須にすると離脱が増えると分かっているなら、質問文を短くして答えやすくします。
二つ目は、質問文が何を求めているのか伝わっていない場合です。「備考」「その他」「ご要望」といった見出しだけの欄は、ほとんど埋まりません。人は、書いてよい内容の範囲が分からないときに書きません。「当日の食事の制限や、お手伝いが必要なことがあればお書きください」まで書くと、埋まる率が変わります。
三つ目は、検証に引っかかって入力をあきらめた場合です。長さの下限や正規表現をかけていると、書いた内容が弾かれます。エラー文が既定のままだと、何が悪いのか分からず、回答者はその欄を空にして先に進もうとします。必須ではない欄なら、そのまま空欄で届きます。検証をかけた欄が想定より埋まっていないときは、まずエラー文を読み直してください。
四つ目は、セクションの分岐で、その人にはその質問が表示されていなかった場合です。選択肢によって次のセクションを切り替えていると、条件に合わない人にはその欄が出ません。表の上では空欄として並ぶので、見落とすと「書いてくれなかった」と誤解します。分岐を使っているフォームでは、どの条件のときに何が出るかを一覧にしておくと、この誤解が防げます。
届いた内容が想定と違うときは、フォームの不具合を疑う前に、この四つを順に当ててください。実際には、質問文の書き方で解決する場合が最も多いです。
スマートフォンから書かれることを前提に作る
自由記入の欄がうまく埋まらない受付には、共通した原因があります。作った人がパソコンの広い画面で設計し、回答する人が電話の縦長の画面で書いている、という食い違いです。
電話の画面では、段落の入力欄は三行ぶんほどしか見えません。四百字を書こうとすると、書いている本人は自分の文章の全体を一度も見られないまま送信します。途中で言い直したくなっても、前に書いた部分まで戻るのが面倒なので、そのまま送られます。この条件で読める文章を受け取りたいなら、質問文の側で組み立てを指定するのが一番効きます。「困っていることを一文、いつからか一文、希望する進め方を一文でお書きください」と書いておくと、短い文が三つ届きます。長い文章を一つもらうより、こちらのほうが判断しやすいことが多いです。
もう一つ効くのは、自由記入を一つの画面にまとめないことです。Googleフォームはセクションで画面を分けられます。短い項目の画面、選択式の画面、自由記入の画面と分けると、電話の画面でも一つずつ片付けられます。全部を一枚に並べると、下までスクロールしたところで残りの量が見えて、そこで離れる人が出ます。
文字入力そのものの事故にも触れておきます。日本語の変換中に画面が切り替わったり、入力欄の中身が書き換わったりすると、打った文字が黙って消えます。フォームの側でできることは限られますが、こちらの都合で入力中に見た目を変える仕掛けを足さないことは守れます。とくに、入力の途中で注意文を出したり、文字数の残りを大きく表示したりする作りは、変換中の入力を邪魔することがあります。
最後に、送信のあとに何が起きるかを画面に書いておいてください。既定の確認メッセージは「回答を記録しました」だけです。いつまでに誰から連絡が来るのかが書かれていないと、送った人は数日後に電話で問い合わせてきます。確認メッセージを書き替えるだけで、この問い合わせは減ります。イベントの申し込みのように件数がまとまって届く受付では、この一文の効きが大きくなります。どのような文面が置かれているかは、イベントの申し込みの例が参考になります。
記述式で集めた文章を、三か月後に探せるようにする
自由記入で集めた文章は、集めた日ではなく、忘れたころに必要になります。「半年前に同じ相談をした人が、また問い合わせてきた」という場面で、前回の文章と前回の返答を取り出せるかどうかが、対応の質を決めます。
探せるようにする方法は三つあります。
一つ目は、検索できる場所に置くことです。スプレッドシートの検索は、一つのシートの中であれば効きます。ただし、年度ごとにシートを分けていると、全部を開いて順に探すことになります。受付が続くものなら、年で分けずに一つの表に積んで、期間の列で絞る形にしたほうが後で楽です。
二つ目は、一件ごとに印を付けられるようにすることです。相談の種類、対応した人、結果。この三つが列として残っていれば、三か月後に「あの種類の相談を、去年は何件受けたか」に答えられます。自由記入の文章そのものを読み返さなくても、印だけで大半の問いに答えられます。
三つ目は、返信の記録を回答と同じ場所に置くことです。ここが分かれていると、探す作業が二倍になります。回答の表で該当の行を見つけ、次にメールの送信箱で相手の名前を検索し、どの返信がその件かを日付で当てる、という手順を踏むことになります。同じ場所に残っていれば、一件を開けば往復のやりとりが並んで見えます。
助成金や公募のように、受付のあとに審査と通知が続く受付では、この三つ目が特に重くなります。応募者から「いつ結果が出ますか」と聞かれたときに、その人へ何をいつ伝えたかをすぐ出せないと、答えが人によって変わります。助成金・公募の受付のように段が多い受付では、記録の置き場所を先に決めてから公開したほうが安全です。
保管の期間も先に決めてください。自由記入には、書いた本人が後から消してほしいと言ってくる内容が入ります。どこまで遡って消せるのか、消したときに集計の数字が変わるのかを、運用を始める前に一度考えておくと、頼まれたときに慌てません。
記述式を置く場所から、受付全体を見直す
記述式の作り方を調べている人が本当に決めたいのは、たいてい「この受付を自分ひとりで回せるか」です。そこで、質問の形式ではなく受付全体の視点から、判断の順番を整理します。
判断の順番を間違えると、労力が無駄になります。よくあるのは、道具を替えることから考え始めて、移行の手間の大きさに驚いてそのまま止まる、という流れです。順番は逆です。まずいまのフォームの設計を直し、次に届いたあとの置き場所を決め、最後に道具を見ます。設計の直しは今日できて、効果もその日から出ます。
第一に、記述式の数を数えてください。一つのフォームに自由記入が五つ以上あるなら、そのうちいくつかは選択式にできます。読む量が減れば、返信までの時間が短くなります。第二に、その自由記入の答えを見て自分が何を決めるのかを書き出してください。決めることが無い欄は、聞かなくてよい欄です。第三に、届いた文章を保管する場所と、返信の記録が残る場所が同じかどうかを確かめてください。別々なら、追えなくなる日が来ます。
比較の場面では、フォームを作る機能ではなく、届いたあとの機能で見比べると差が出ます。無料で使える範囲や有償になる線も併せて見ておくと、増えたときに困りません。他社と並べて確かめたい場合は、Googleフォームとの比較に項目ごとの違いが並んでいます。人数で料金が変わるのか、回答数で変わるのかは受付の伸び方で効いてくるので、料金の考え方も先に見ておくとよいです。
あわせて、いまの受付にかかっている時間を一度測ってください。一件が届いてから返信を送り終えるまでに何分かかっているか、一日に何件届くか、この二つを掛けるだけで、受付に使っている時間の総量が出ます。この数字が出ると、どこまで手を入れる価値があるかが決まります。一日三件なら設計の直しだけで足りますし、一日三十件なら届いたあとの仕組みごと考える段です。
最後に、自由記入で集めた文章は個人の事情を含みます。応募理由や相談内容には、健康状態や家庭の事情が書かれていることがあります。保管の期間、見られる人の範囲、削除の手順を先に決めておいてください。取り扱いの線引きについては、個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/）の公開資料が手がかりになりますが、自分の受付に当てはまるかどうかは所管の窓口や専門家に確かめてください。
フォームの作成そのものを助ける機能を売り込む記事も多く、たとえばこうした説明が並びます。
しかし、記述式で途中離脱を防ぎ回答率を高めたい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。 出典: form.run
離脱を減らす話は確かに大切です。ただ、受付をひとりで回している人にとっては、入り口の通過率よりも、届いたあとの一件を落とさないことのほうが先に効きます。記述式を作るときは、その欄に書かれた文章を、二週間後の自分がどこから開くのかまで決めてから公開してください。判断に迷う点が残っているなら、よくある質問に近い事例が載っていることがあります。
Q1. 記述式と段落は、どちらを選べばよいですか？
届いた文字列を表の一つのセルとしてそのまま扱いたいなら記述式、読んで判断する材料にするなら段落です。氏名や電話番号、会社名は記述式、相談内容や志望理由は段落が向きます。欄の高さが回答者への合図になるので、求める長さと形式を合わせてください。
Q2. 記述式に文字数の上限を付けられますか？
付けられます。質問の三点メニューから回答の検証を開き、長さのルールを決めます。公式ヘルプでも、記述式と段落では最大文字数などのルールを設定できると説明されています。審査で読む欄は上限を置くと、件数が増えても読み切れる量に収まります。
Q3. 記述式の回答は集計できますか？
数えるところまでは自動になりません。選択式のように自動で集計されないので、届いた文章を人が読んで分類する工程が必ず残ります。あとで絞り込みたい項目は選択式かプルダウンに寄せ、自由記入は判断の材料だけに絞ると、集計の手間が大きく減ります。
Q4. 記述式が多いフォームで、返信の抜けを防ぐにはどうすればよいですか？
届いた一件に担当と状態が残る形にしてください。回答の表に手で列を足す運用は、複数人で開いた時点で崩れます。未読、確認中、返信済み、完了のように段を四つ程度に決め、返信の記録が回答と同じ場所に残るようにすると、二重返信と返し忘れが止まります。