Googleフォームの結果を共有したいと考えるとき、実際に決まっていないのは操作ではなく「誰に、どこまで見せるか」です。同じ「共有」という言葉で、社内の担当者に回答の中身を見せることと、回答した人に集計のグラフだけを見せることが同時に語られるため、設定を探しても目的の項目にたどり着きません。この記事では、Googleフォームの結果共有を3つの型に分けて設定の場所と手順を示し、そのうえで見せてはいけない項目の決め方と、共有したあとに受付の現場で起きる困りごとまでを順に整理します。
「結果を共有する」という言葉が指している3つのこと
検索して出てくる手順がかみ合わないのは、共有という言葉が3つの別物を指しているからです。先にこれを切り分けると、設定画面のどこを開けばよいかが決まります。
1つ目は、共同編集者への共有です。フォームそのものの編集権限を渡し、回答の一覧も中身も見られるようにする形です。社内で受付を分担する相手、たとえば人事と現場の責任者が同じ応募を見る場合がこれにあたります。回答者個人の氏名や連絡先まで全部見えます。
2つ目は、回答者への集計概要の公開です。フォームに答えた人が、送信後に全体の集計グラフを見られるようにする形です。社内アンケートの結果を参加者に戻す場面や、投票の結果をその場で見せる場面で使われます。個別の回答ではなく、集計されたグラフと回答の全文が見えます。
3つ目は、集計結果だけを別のファイルとして渡す形です。スプレッドシートに保存された回答を共有する、CSVでダウンロードして送る、グラフを画像としてコピーして資料に貼る、といった手段が含まれます。フォームの権限とは切り離して配れるため、社外の相手や役員への報告ではこの形が選ばれます。
Googleフォームはオンラインで作成できるフォーム作成ツールで、集まった回答結果を他のメンバーと共有することも可能です。 出典: form.run
この3つは、見える範囲も、あとから取り消せるかどうかも違います。共同編集者はフォームの設問まで書き換えられますが、回答者に見せる概要はグラフと回答の全文だけです。CSVで渡したファイルは、渡した瞬間に手元から離れ、あとから見えなくすることができません。どれを選ぶかは、相手が結果を使って何をするのかで決まります。数字を見て判断したいだけの相手に編集権限を渡す必要はありません。
方法1：共同編集者として招いて、回答の中身まで見せる
社内の担当者と回答を分担して見るなら、共同編集者として招くのが基本の形です。手順はフォームの共有アイコンから始まります。
フォームを開き、共有アイコンをクリックします。ユーザー名またはグループ名を入力し、権限の欄で編集者を選びます。組織内で広く見せたい場合は、一般的なアクセスの欄でリンクを知っている全員、または対象グループにアクセス権を付与できます。フォームへのアクセスを外す日を決めておきたいときは、有効期限を追加から日付を選べます。期間限定の公募や、委託先の担当者を一時的に入れる場合に使える設定です。
ここで必ず押さえておきたいのが、フォームとスプレッドシートの権限が連動しないという点です。公式のヘルプでは次のように説明されています。
ヒント: 新しい回答用スプレッドシートを作成すると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになります。フォームの権限をさらに変更しても、自動的には同期されません。アクセス権を変更または削除するには、フォームとリンク済みシートの両方で権限を個別に更新します。 出典: support.google.com
つまり、担当を外れた人をフォームの共有から削除しても、回答用スプレッドシートの側に残っていれば、その人は回答を見続けられます。異動や退職のたびに2つのファイルを別々に見直す必要があるということです。受付の担当が入れ替わる部署では、この手当てが抜けたまま何年も放置されていることが珍しくありません。共有を外すときは、フォームとシートの両方を開いて確かめる手順を決めておきます。
フォーム自体の持ち主を替えることもできます。オーナー権限の譲渡は、相手に編集者権限を与えたあと、共有画面のアクセス権を持つユーザーの欄から選びます。担当者個人のアカウントで作られたフォームは、その人が退職したときに触れなくなるため、受付用のフォームは早い段階で部署の共有アカウントか、複数の編集者を置いた状態にしておくと安全です。
方法2：回答者に集計の概要を見せる設定
回答した人に集計結果を戻す場合は、設定の中にある専用の項目を使います。共有アイコンではなく、フォーム上部の設定タブを開きます。
手順は、設定をクリックし、プレゼンテーションの横にある下矢印を開き、結果の概要を表示するをオンにします。これで、送信後の画面に結果へのリンクが表示され、回答者が集計を見られるようになります。
公式のヘルプでは、この設定について次のように注意が添えられています。
重要: ユーザーがフォームに入力すると、フォームの結果へのリンクが表示されます。回答の概要には、各質問に対する回答の全文やグラフが表示されます。フォームに回答可能なすべてのユーザーは、これらの概要を閲覧できます。 出典: support.google.com
見落とされやすいのは「各質問に対する回答の全文」という部分です。グラフだけが出るのではなく、自由記述に書かれた文章もそのまま並びます。社内アンケートで「率直な意見をお書きください」と聞いておきながらこの設定をオンにすると、書いた本人以外の全員がその文章を読める状態になります。誰が書いたかは出ませんが、部署や役職を別の設問で聞いていれば、人数の少ない部署では書き手が推測できてしまいます。
もう1つ、回答が積み上がると概要そのものが表示されなくなります。公式には、回答の概要が表示されない場合、フォームの回答数が50,000件を超えている可能性があると書かれています。大規模な調査で結果を参加者に戻す前提なら、件数が上限に近づいていないかを先に確かめておきます。
オンにするかどうかの判断は単純です。集計を見せることが、答えた人にとっての参加の理由になっているなら、オンにする価値があります。人気投票、社内の意見募集、勉強会の希望テーマ調査などです。逆に、応募や問い合わせのように一人ひとりの用件を受け付けるフォームでは、オンにする理由がありません。
見せてはいけない項目を、設問を作る段階で分けておく
結果を共有するときにいちばん事故が起きるのは、設定の操作ではなく設問の設計です。1つのフォームに、見せてよい設問と見せてはいけない設問が混ざっていると、概要を公開した瞬間に後者まで表に出ます。
見せてはいけない項目は、おおむね次の4つに分かれます。1つ目は、氏名、メールアドレス、電話番号、住所といった連絡先そのものです。2つ目は、所属、役職、勤続年数のように、単独では個人を指さなくても組み合わせると絞り込める項目です。3つ目は、自由記述の全部です。書き手の癖や具体的な出来事が混ざるため、匿名のつもりでも本人が割れます。4つ目は、健康状態、家族の事情、収入のように、本人が他人に知られたくない前提で書いている項目です。
対策は設定ではなく、フォームを分けることです。集計を公開する前提の設問だけを集めたフォームと、個別に受け取る設問を入れたフォームを別に作ります。1つにまとめたうえで概要公開をオンにすると、あとから特定の設問だけ隠すことはできません。どうしても1つにしたい場合は、概要の公開をオフにして、こちらで集計したグラフを作り、見せてよい部分だけを資料にして配る形に切り替えます。
個人情報の扱いについて、どこまでが問題になるのかを自分たちだけで判断するのは危険です。取得した目的以外に使わない、共有する相手の範囲を決めておく、といった基本の考え方は個人情報保護委員会の資料で確かめられますが、自社の運用が適法かどうかは所管の窓口や専門家に確かめてください。アンケートの案内文に「集計結果は参加者に公開します」と一行書いておくだけでも、答える側の判断材料になります。
公開してよいかどうかを設問ごとに判断するときは、その回答が「本人に戻ってきて困らないか」を基準にすると迷いが減ります。満足度の5段階は、本人が全体の中の位置を知っても困りません。上司についての意見は、本人に戻れば困ります。回答を集める前にこの基準で設問を1つずつ見ておくと、公開の段になって設定を探し回らずに済みます。答える側も、公開される設問だと分かっていればその前提で書きます。
メールアドレスを集めている場合は、設定の回答の欄から回答のコピーを回答者に送信を選べます。リクエストされた場合と常に表示の2つから選ぶ形です。集計全体を見せるのではなく、自分が書いた内容だけを本人に返す方法なので、公開範囲を広げずに済みます。ただし公式にも、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があると注意書きがあります。
方法3：集計だけを取り出して、フォームの外で渡す
社外の取引先や役員に結果を見せる場面では、フォームの権限を渡さず、データだけを取り出して渡す形が向いています。手段は3つあります。
スプレッドシートに保存する方法が基本です。フォームを開き、回答、概要と進み、右上のその他アイコンから回答の送信先を選択をクリックします。新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートを選ぶかを選べます。できたスプレッドシートは、フォームとは別のファイルとしてドライブに置かれるため、共有範囲もフォームとは別に決められます。見せたくない列を消したコピーを作って、そのコピーだけを共有するのが安全な渡し方です。
CSVでダウンロードする方法もあります。フォームの回答タブでその他アイコンから回答をダウンロードを選ぶと、手元にファイルが落ちます。メールに添付して送れますが、渡したあとに取り消せないことは意識しておきます。取引先に送る場合は、社名と日付を入れた別名で保存しておくと、あとから誰にどの版を送ったかを追えます。
グラフだけを貼る方法もあります。回答タブに出ているグラフの右上にあるコピーアイコンを押すと、ドキュメントやスライドに貼り付けられます。報告資料に数字を載せるだけなら、これがいちばん漏れが少ない形です。
スプレッドシートへの送信を止めたいときは、フォームのリンクを解除を使います。解除しても、それまでのデータはスプレッドシートに残り、新しい回答だけが送られなくなります。年度が変わって集計を締めるときや、フォームを使い回すときに使える操作です。
Googleアカウントを持っていない相手に見せるとき
実務でよく出てくるのが、相手がGoogleアカウントを持っていないという壁です。同じ疑問は公開の質問サイトにも繰り返し上がっています。
googleフォームの結果を共有するのはgoogleアカウント必須でしょうか？ 会社で私が作ったgoogleフォームを社内全体で共有したいのですが そういう場合は、社員全員のgoogleアカウントが必要でしょうか。 パスワードでゲストでも見れるような機能はないでしょうか。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
結論から言えば、パスワードを知っている人だけに見せるという機能は公開資料では確認できません。取れる手は次の3つです。
1つ目は、スプレッドシートの共有設定を、リンクを知っている全員が閲覧できる状態にすることです。アカウントが無くても開けますが、リンクが転送されれば誰でも見られます。社外に出ると困る内容なら選べません。
2つ目は、PDFや画像に書き出して配ることです。スプレッドシートやドキュメントから書き出せば、相手は何も登録せずに読めます。更新のたびに作り直す手間はかかりますが、範囲の管理はいちばん確実です。
3つ目は、集計結果を載せたページを自社の側に用意し、そこに置くことです。社内ポータルやグループウェアがあるなら、そこに貼るのが早い方法です。
回答する側にアカウントを求めるかどうかも、同じ問題を抱えています。回答を1回に制限するをオンにすると、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になります。社内向けなら問題になりませんが、一般からの応募や問い合わせでこれをオンにすると、ログインを求められた時点で離脱する人が出ます。重複を防ぐ目的でオンにしたつもりが、応募の総数を減らしていたということが起こります。
届いたことを関係者に流す通知と、結果の共有は別に考える
結果の共有とよく混同されるのが、新しい回答が届いたことを知らせる通知です。この2つは目的が違うため、設定する場所も違います。
通知の設定は、フォームを開いて上部の回答をクリックし、その他アイコンから新しい回答についてのメール通知を受け取るを選びます。オンにすると、回答が届くたびに通知が来ます。公式のヘルプには、通知用オプションを増やしたり、カスタマイズしたフォローアップメールを回答者に送ったりするには、フォームの通知用アドオンをダウンロードするようにと案内があります。
ここで気をつけたいのは、通知が届く先は設定した本人だけだという点です。担当が3人いるなら、3人がそれぞれ共同編集者として招かれたうえで、各自が自分の画面でこの設定をオンにする必要があります。1人がオンにしても、他の2人には届きません。受付の当番を回している部署で「誰にも通知が来ていなかった」という事故は、この思い違いから起きます。
通知の本文には回答の中身が含まれるため、メールの転送でも共有は起きます。ただし、転送で回した回答は検索しても追えず、返信したかどうかも残りません。件数が1日に5件を超えたあたりから、受信箱が受付の台帳を兼ねるのは無理が出ます。通知は「来たことを知る」ためだけに使い、中身を扱う場所は別に持つのが現実的な切り分けです。
回答者からの連絡にも道があります。回答者はフォームの下部にあるヘルプとフィードバックから、フォームのオーナーに問い合わせるを選んでメッセージを送れます。送るとその人の名前とメールアドレスも一緒に共有されます。オーナー側は、届いたメールの下部にある送信者をブロックから、以後の送信を止められます。この経路で来た質問は回答の一覧には並ばないため、受付の記録からは抜け落ちます。
相手と目的から、3つの型を選び分ける
どの型を使うかで迷ったときは、相手が結果を見て何をするのかを先に言葉にします。判断はそこでほぼ決まります。
相手が回答の中身を読んで、個別に返事をする立場なら共同編集者です。採用の応募を人事と現場で分担する、問い合わせを一次対応と技術担当で分ける、といった場面が該当します。この場合、集計のグラフはほとんど使われません。必要なのは一件ごとの中身と、誰が対応したかの記録です。
相手が全体の傾向を知りたいだけなら、集計を取り出して渡す形です。役員への月次報告、取引先への調査結果の共有、社内の別部署への情報提供がここに入ります。個別の回答は要らないので、権限を渡す必要もありません。スプレッドシートのコピーから不要な列を消して渡すか、グラフを資料に貼ります。
相手が回答した本人で、自分の書いたものが全体の中でどの位置にあるかを知りたいなら、概要の公開です。投票、希望調査、勉強会のテーマ募集のように、結果を見せること自体が参加の動機になる場面に限られます。
判断に迷う典型が、社内アンケートです。集計は全員に見せたいが、自由記述は見せたくないという要望が同時に出ます。このときに概要の公開をオンにすると、自由記述まで全員に開きます。正しい手当ては、自由記述を別のフォームに分けるか、概要の公開はオフにして、こちらで作った集計資料を配ることです。設定で部分的に隠す方法は公開資料では確認できません。
もう1つ迷うのが、回答者に個別の回答だけを返したい場合です。全体の集計は見せず、自分の回答だけを本人に届けたいなら、概要の公開ではなく回答のコピーの送信を使います。この2つは出どころが違う機能で、前者はプレゼンテーションの欄、後者は回答の欄にあります。
スプレッドシートを共有する前に決めておく4つのこと
実務でいちばん使われるのはスプレッドシートの共有です。ここでの取り決めが曖昧だと、あとから直すのに手間がかかります。渡す前に次の4つを決めておきます。
1つ目は、原本を渡すのかコピーを渡すのかです。フォームとリンクしている原本を共有すると、新しい回答が届くたびに相手の画面にも反映されます。常に最新を見せたい相手には便利ですが、一度渡すと過去の回答も未来の回答も全部見えます。ある時点までの集計を見せたいだけなら、コピーを作って渡します。
2つ目は、列を削ってから渡すかどうかです。メールアドレス、氏名、電話番号の列は、集計を見るだけの相手には要りません。原本から列を消すと回答の対応が崩れるため、必ずコピーを作ってから消します。コピーのファイル名に「共有用」と日付を入れておくと、原本と取り違えません。
3つ目は、編集を許すかどうかです。閲覧だけで足りる相手に編集権限を渡すと、並べ替えやフィルタの操作がそのまま全員の画面に反映されます。複数人が同じ表を見ている状態で誰かが並べ替えると、他の人が見ていた順番が変わります。閲覧者として招いたうえで、フィルタ表示を使ってもらうのが安全です。
4つ目は、いつ外すかです。公募や季節の受付のように期間が決まっているものは、終わったあとも共有が残り続けます。フォームの共有では有効期限を追加から日付を指定できますが、スプレッドシート側は別に管理します。締め切りの日付をカレンダーに入れるときに、権限を外す日も一緒に入れておきます。
結果を共有すると案内するときに書いておくこと
集計を公開する前提で回答を集めるなら、答える前にそれを伝えておきます。答えたあとに公開を知らされるのと、最初から知っているのとでは、書かれる内容が変わります。
案内文に入れておきたいのは3つです。1つ目は、何が公開されるのかです。「集計したグラフのみを公開します」なのか「いただいたご意見はそのまま掲載します」なのかを、あいまいにしません。2つ目は、誰が見られるのかです。回答した人だけなのか、社内全員なのか、外部にも出すのかを書きます。3つ目は、いつ公開するのかです。締め切りの何日後に出すのかを書いておくと、問い合わせが減ります。
個人が特定されない形にすると書くなら、そのための手当ても一緒に決めます。回答数が少ない設問は公開しない、部署ごとの集計は一定人数を下回ったら出さない、といった線引きです。少人数の部署で「所属」と「満足度」を交差させた表を出すと、名前を伏せても誰の回答かが分かります。
自由記述を公開する場合は、そのまま載せるのか、要約して載せるのかも決めておきます。そのまま載せると伝えたうえで集めた記述は、書き手が読まれる前提で書いているので公開できます。「内部での参考にします」と伝えて集めたものを後から公開するのは、伝えた内容と違う使い方になります。案内文を1行変えるだけで、後になって公開できるかどうかが決まります。
共有したあとに受付の現場で起きること
結果を共有できるようにしても、受付の仕事が楽になるとは限りません。共有した先で何が起きるかを先に見ておきます。
よく聞くのは、二重返信と返し忘れです。複数の担当者が同じスプレッドシートを見ている状態では、誰がどの回答に対応したのかが表に残りません。返信済みの列を手で作って運用している現場は多いものの、書き忘れが1件あると、その行はどちらの状態なのか分からなくなります。同じ応募者に2人から違う内容の返事が届くと、応募者の側の信頼が一気に下がります。
次に起きるのが、共有範囲の固定化です。一度招いた共同編集者は、意識して外さない限り残ります。前の章で触れたとおり、フォームとスプレッドシートの権限は別々に外す必要があるため、棚卸しの手間が二重にかかります。半年に一度、アクセス権を持つ人の一覧を見る日を決めておくのが現実的です。
3つ目は、集計の作り直しです。役員向けの報告を毎月出していると、スプレッドシートから数字を抜いて資料を作る作業が毎回発生します。設問を1つ足しただけで列がずれ、前月の集計式が合わなくなることもあります。集計のための列を回答の右側に足していくと、フォーム側で設問を追加したときに列が挿入されて壊れるため、集計は別シートに分けておきます。
4つ目は、期限が来たフォームの後始末です。募集が終わったフォームは、回答の受け付けを止めない限り送信を受け続けます。公開済みのフォームの右上にある公開アイコンから、回答を受付中をオフにできます。終了日や回答数の上限をあらかじめ設定しておくこともできるため、締め切りが決まっている公募では最初に入れておくと、締め切り後の受け付けを止め忘れずに済みます。
共有の形は、届いたあとの回し方から逆算して決める
ここまでの3つの型は、どれも「見せる」ところまでの話です。受付をひとりで回している人にとって本当に効くのは、見せたあとに誰が何を返したかが残るかどうかです。
回答ごとに担当と状況を持たせ、返信まで同じ画面で行える形にすると、共有のために権限を配る場面そのものが減ります。応募の受付でどこが詰まるかは採用の応募受付に、締め切りと書類が絡む受付は助成金・公募の受付に整理してあります。日々の問い合わせを複数人で見ている場合は問い合わせの受付のほうが近い形です。
条件で絞って一覧に出す、未対応だけを表示する、担当を割り当てるといった操作はできることに並べてあります。いま使っている道具で足りるかどうかを見極めたいなら、Googleフォームとの比較で観点を突き合わせるのが早い方法です。サイトに埋め込んで使っている場合はContact Form 7との比較のほうが条件が近くなります。
判断の分かれ目になるのは費用の決まり方です。受付が増えるほどフォームの数も回答の数も増えるので、それらで費用が決まるのか、使う人の数で決まるのかを先に確かめておきます。条件は料金に、細かい点はよくある質問にまとめてあります。文章で読むより、動くところを見るから実際の画面を触ったほうが、送信されたあとの道具がそろっているかどうかは早く分かります。
Q1. 回答者に集計結果を見せる設定はどこにありますか？
フォーム上部の設定を開き、プレゼンテーションの横の下矢印をクリックして、結果の概要を表示するをオンにします。送信後の画面に結果へのリンクが出ます。公開されるのはグラフだけでなく各設問の回答の全文も含まれるため、自由記述を入れているフォームではオンにする前に設問の中身を確かめてください。
Q2. Googleアカウントが無い人に結果を見せられますか？
パスワードで閲覧者を限定する機能は公開資料では確認できません。取れるのは、スプレッドシートをリンクを知っている全員が閲覧できる設定にする、PDFや画像に書き出して配る、自社の社内ポータルに集計を載せる、の3つです。社外に出ると困る内容なら、書き出して配る形がいちばん範囲を管理しやすくなります。
Q3. 共有を外したのに相手が回答を見られるのはなぜですか？
フォームの権限と、回答用スプレッドシートの権限が別々に管理されているためです。公式にも、フォームの権限を変更しても自動では同期されず、両方で個別に更新する必要があると書かれています。担当が変わったときは、フォームとリンク済みシートの2つを開いて、それぞれアクセス権を確かめてください。
Q4. 回答が増えると集計の概要が見られなくなることはありますか？
あります。公式の案内では、回答の概要が表示されない場合はフォームの回答数が50,000件を超えている可能性があるとされています。スプレッドシートとの同期は100,000件、個別の回答表示とCSVの並べ替えは10,000件が目安です。件数が近づいてきたら、年度や期間でフォームを分ける運用に切り替えます。