注文 フォーム 無料 google で検索する人が探しているのは、たいていフォームの作り方そのものではありません。注文を受け付ける入口はすぐに用意できると分かっていて、そのあとに自分の手元でどれだけの作業が残るのかを知りたい段階にいます。
結論を先に置きます。Googleフォームを使えば、注文の入口は費用をかけずに作れます。ただし決済、在庫の引き当て、入金の確認、注文者への返信の4つは、フォームの外側に手作業として残ります。無料で作ることの本当のコストはここに出ます。
この記事では、Googleフォームで注文フォームを作る手順を押さえたうえで、送信されたあとに何が残るのかを数え、受付の件数が増えたときに何から変えればよいのかを整理します。
無料の注文フォームを探す人が本当に困っている場所
注文の受付を無料でまわしたいという要望は、小さな販売の現場から順番に出てきます。既製品を数種類だけ扱っている工房、月に一度だけ予約販売をする飲食店、部内の備品をまとめ買いする総務、学校や団体が物品を頒布する窓口。どれも共通しているのは、注文の数が読めないことと、受付を専任で置けないことです。
この条件でカートシステムを入れると、月額の固定費が売上に対して重くなります。だから入口だけを無料で作るという判断になります。判断としては正しく、実際に多くの窓口がそこから始めています。
ところが、動かしてみると詰まる場所が決まっています。受付の担当者からしばしば出るのは、次の3つです。1つめは、注文が来たかどうかを常に自分で見に行かないと分からないこと。2つめは、入金があった注文とまだの注文が、同じ一覧の中で見分けられないこと。3つめは、返信を出したかどうかが記録に残らず、二重に送ったり出し忘れたりすることです。
この3つはフォームの作り方の問題ではありません。送信されたあとを誰がどう回すかという、運用の設計の問題です。無料の注文フォームを探している段階で、ここまで見通しておくと、あとで作り直す手間が減ります。実際の相談では、フォームを作り替えるのではなく、送信されたあとの道具がそろっているところへ移すことで落ち着く例が多くあります。
注文の受付を無料の道具で始めることには、もう1つの理由があります。試してみないと必要な項目が分からないという事情です。どの選択肢が選ばれるのか、備考に何が書かれるのか、どの支払い方法が使われるのか。これは設計の段階で決めきれず、20件から30件ほど受けてみて初めて見えてきます。費用のかからないフォームで一度受けてみて、集まった回答を見て項目を組み直すという進め方は、遠回りに見えて実は早い方法です。
その意味では、最初からカートシステムを検討するより、まずフォームで受けるという判断は理にかなっています。注意すべきなのは、試すために作ったものをそのまま本番として使い続けてしまうことです。項目が見えた時点で、いまの形を続けるのか作り替えるのかを一度決めておくと、あとで慌てなくなります。
受付の入口をどこに置くかは、扱う品数と注文の頻度で変わります。品数が10点以下で、注文が週に数件なら、フォームと表計算だけで十分に回ります。品数が増え、注文が日に何件も入るようになると、どこかで人手が追いつかなくなります。その分かれ目を自分の数字で押さえるのが、この記事の目的です。
Googleフォームでどこまで注文を受けられるのか
Googleフォームは、Googleアカウントがあれば追加の費用なしで使えます。質問の形式は記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、均等目盛、日付、時刻、ファイルのアップロードなどが用意されていて、注文フォームに必要な項目はほぼ組めます。公式のヘルプでは、質問の形式ごとにどんな入力を受け取れるかが説明されています。
回答の集まり方も素直です。フォームの回答はそのままスプレッドシートに書き出せて、1行が1件の注文になります。ここまでは、専用のカートを入れた場合と大きく変わりません。
はっきり違うのは決済です。フォームの送信と同時にお金を受け取る仕組みは、標準では用意されていません。
formrunの無料登録はこちらGoogleフォームでは、商品注文や予約受付フォームは作成できますが、決済機能までは備わっていません。決済も行いたい場合は、別途決済ツールを使って入力内容に沿った決済案内を行う必要があります。 出典: form.run
つまり、注文を受けたあとに金額を計算し、振込先や決済リンクを別の手段で案内し、入金を確認して、発送に進むという流れを人が作ることになります。この流れ自体は珍しいものではありません。銀行振込と代金引換だけで長年やってきた販売の現場は、もともと同じ手順で回しています。
もう1つ押さえておきたいのは、二重の注文を防ぐための設定です。公式のヘルプには、回答を1回に制限する設定があり、これを使う場合の条件が書かれています。
ヒント: フォームにアクセスして入力するには、Google アカウントにログインする必要があります。ユーザー名が記録されるのは、設定で [回答] をオンにしてメールアドレスを収集する場合のみです。 出典: support.google.com
注文フォームでこの設定を入れると、注文者にログインを求めることになります。社内向けや会員向けなら問題になりませんが、一般のお客様に向けた販売では、ログインを求めた時点で注文をやめる人が出ます。二重注文を機械で防ぐか、注文者の手間を減らすかは、どちらかを選ぶ話になります。
どういう使い方なら乗り換える理由が無いのかも、先に書いておきます。品数が少なく、金額が一定で、支払いが振込だけ、注文が月に数件。この条件なら、Googleフォームとスプレッドシートの組み合わせで完結します。無理に別の道具を探す必要はありません。
注文フォームに置く項目と、並べる順番
注文フォームで受け取り損ねると、あとで必ず聞き直しになる項目があります。聞き直しは注文者にとって手間であり、こちらにとっては返信の往復が増える原因です。最初から入れておきます。
注文の中身に関する項目
・商品名（プルダウンかラジオボタン。自由入力にすると表記が揺れて集計できなくなります） ・数量（記述式に数値の入力規則をかける） ・サイズや色などの選択肢（該当する商品だけに表示させる） ・希望の受け取り方法（配送、店頭受け取り、発送日の指定）
注文者に関する項目
・氏名（漢字とふりがなを分ける） ・メールアドレス ・電話番号（配送の不在連絡に必要になります） ・郵便番号と住所（郵便番号と住所を分けて受け取る） ・請求書や領収書の宛名（必要な場合だけ）
こちらの運用に必要な項目
・支払い方法の選択 ・備考（アレルギー、熨斗、同梱の希望など） ・確認事項への同意（返品の条件、個人情報の取り扱い）
並べる順番は、注文者が迷わない順にします。商品を選ぶ、数量を決める、受け取り方を決める、連絡先を書く、支払い方法を選ぶ、同意する。この順番が、店頭で買うときの流れに近いため、途中で止まりにくくなります。
先に連絡先を聞く形にすると、離脱が増えます。何をいくらで買うのかが決まっていない段階で住所を求められると、注文者は警戒します。注文の中身が先、個人情報は後です。
項目数の目安は、選択式を含めて10個前後までです。それを超えると入力の途中でやめる人が増えます。運用に必要だから足したい項目は、注文者に聞くのではなく、こちらで後から埋められないかを先に考えます。たとえば発送の担当者は、注文者に選ばせるのではなく、こちらで割り振る形にできます。
無料で注文フォームを作る手順
手順そのものは短く済みます。詰まるのは設定の部分なので、そこを厚めに書きます。
1. フォームを新規に作る
Googleフォームで空白のフォームを作り、タイトルに商品名か販売の名称を入れます。説明欄には、受付の期間、支払い方法、発送の目安、問い合わせ先を書きます。ここに書いておくと、同じ質問のメールが減ります。
2. 商品の質問を作る
商品名はプルダウンかラジオボタンにします。価格を選択肢の文字列に含めておくと、注文者が金額を勘違いしにくくなります。たとえば「A（1,800円）」のように書きます。数量は記述式にして、入力規則で数値と上限を指定します。
3. 選択肢に応じて質問を分岐させる
サイズや色の選択が一部の商品にしか要らない場合は、セクションを分けて、回答に応じて移動させます。全員に全部の質問を見せると、関係のない項目まで読ませることになります。
4. 必須の指定を見直す
必須にすべきなのは、無いと出荷できない項目だけです。備考や宛名まで必須にすると、書くことがない注文者が困ります。
5. 回答の設定を決める
メールアドレスの収集をオンにするか、回答を1回に制限するか、回答の編集を許可するかを決めます。注文フォームでは、回答の編集を許可すると、出荷の準備を始めたあとで中身が書き換わる可能性が出ます。許可しない側に寄せるのが無難です。
6. 確認メッセージを書き換える
送信後に表示される文言は、既定のままにしないほうがよいところです。振込先、支払いの期限、いつ連絡が来るのかを書きます。ここを整えるだけで、送信直後の問い合わせが減ります。
7. 回答をスプレッドシートに書き出す
回答タブからスプレッドシートを作ります。以後、注文は1行ずつ増えていきます。
8. 公開してリンクを配る
フォームを公開し、リンクを案内先に配ります。埋め込みが必要ならウェブページに置きます。
ここまでで、注文の入口は完成します。作業時間は、商品が10点程度なら1時間から2時間ほどです。
送信されたあとに残る手作業を数える
作ったあとの1件あたりの作業を、実際に数えてみると判断がしやすくなります。銀行振込で受け付ける場合、1件の注文に対して次の手順が発生します。
- 新しい行が増えたことに気づく
- 金額を計算する（商品の価格×数量、送料、手数料）
- 注文者へ金額と振込先を書いたメールを送る
- 入金を確認する（通帳や明細を開く）
- 入金があった行に印を付ける
- 発送の準備をする
- 発送の連絡を送る
- 発送済みの印を付ける
1件につきメールが2通、表への書き込みが2回。ここに在庫の確認と、名義が一致しない入金の照合が加わります。慣れた担当者でも、1件で5分から10分はかかります。
注文が月に10件なら、1時間程度で済みます。週に20件になると、週あたり2時間から3時間が受付の作業で埋まります。ここまでは人で回せます。
問題が出るのは、担当が2人以上になったときです。どちらが返信したのかが表に残らないため、同じ注文者に2通のメールが届いたり、逆に誰も返していない注文が残ったりします。返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。担当を決める列と、状況を書く列を表に足すのが最初の手当てですが、手で埋める列は埋め忘れます。
受付の道具を選び直すかどうかの分かれ目は、件数ではなく人数です。ひとりで回している間は表で足ります。2人目が入った時点で、誰が何をどこまで進めたかを機械が持っている形に変える価値が出てきます。この観点での違いは、Googleフォームとの比較で項目ごとに整理しています。
在庫の引き当てをどう扱うか
注文フォームで最も事故が起きやすいのが在庫です。フォームは在庫を見ていないため、売り切れたあとも注文を受け続けます。
打てる手は4つあります。
受付の上限を先に決める
フォームの選択肢を、用意した数量の範囲でしか選べない形にします。数量の入力規則で上限を指定し、上限を超える注文は受け付けません。ただし、これは1件あたりの上限であって、全体の残数ではありません。
回答数で締める
Googleフォームには、回答の受付を止める操作があります。回答数が用意した数に達したら、手で受付を止めます。人が見に行く前提なので、締めるまでの間に超過が出ます。
予約として受け、確定を後にする
フォームは予約の受付とし、在庫を引き当ててから確定の連絡を出す形にします。売り切れの場合はお断りの連絡を出します。事故は起きませんが、返信の作業が増えます。
販売の単位を分ける
在庫が少ない商品を、フォームから外します。受付の期間を短く区切って、期間ごとに数量を決める形にすると、残数の管理が単純になります。
現場で選ばれることが多いのは3番目です。注文の確定を人の判断に残すため、在庫の事故は起きません。代わりに、予約と確定の2つの状態を表の上で見分けられるようにしておく必要があります。注文が入った、在庫を引き当てた、入金を待っている、発送した。この4つの状態が1行の中で見分けられないと、どこまで進んだ注文なのかが分からなくなります。
似た形の受付は物販だけではありません。数に限りのある枠を先着で受け付ける場面はイベントの申し込みでも同じ構造になります。定員に達したあとの扱いを先に決めておくのが要点です。
入金の確認を回す形を決める
無料で注文を受けるとき、支払いの選択肢は現実的には3つです。
銀行振込
費用はかかりません。確認は人が行います。困るのは名義です。注文者の名前と振込の名義が違うことは珍しくなく、家族の口座や旧姓、会社名義で振り込まれます。照合のために、振込時に注文番号を入れてもらうよう案内するのが定石です。注文番号は、フォームの送信後に自分で振るか、スプレッドシートの行番号を使います。
決済リンクの個別送付
決済サービスで金額ごとのリンクを作り、注文者へメールで送ります。カードで支払えるため入金が早く、名義の照合も不要になります。手数料が売上から引かれます。手数料の率は決済サービスと国によって違うので、契約する会社の料金ページで確認してください。フォームとは別の作業として、1件ずつリンクを作る手間が残ります。
代金引換や店頭での支払い
配送業者や店頭で受け取ります。フォームの側での入金確認が不要になる代わりに、受け取り拒否のリスクが残ります。
どれを選んでも、入金の有無を1件ごとに記録する作業は消えません。記録する場所を決めておくことが大事です。表の列に手で書く形だと、複数人で回したときに書き忘れが出ます。入金の状態が注文そのものに紐づいていて、誰が確認したのかまで残る形にできるなら、そのほうが確実です。受付から返信までを同じ画面で扱う道具では、この状態の持ち方が標準の機能になっています。実際の画面の動きは動くところを見るで確かめられます。
スプレッドシートでの受注管理が止まる場所
フォームの回答をスプレッドシートで受けるのは、始め方としては最善です。止まる場所も決まっています。
列が増え続ける
最初は入金と発送の2列で足りていたものが、在庫の引き当て、担当者、備考への対応、領収書の発行、キャンセルの記録と増えていきます。横に長くなった表は、スマートフォンでは読めません。外出先で確認できない一覧は、結局ほとんど見られなくなります。
並べ替えで行がずれる
未入金だけを見たくて並べ替えると、元の順番に戻せなくなることがあります。フィルタ表示を使えば回避できますが、複数人が同時に触ると、他の人の表示も動きます。
上書きが記録に残らない
誰がいつどの値を書き換えたのかは、変更履歴を開かないと分かりません。注文の内容が書き換わっていたとき、原因を追うのに時間がかかります。
返信の記録が別の場所にある
注文への返信はメールソフトの中にあり、表の中にはありません。どの注文に何と返したのかを確かめるには、メールを検索することになります。この分断が、二重返信の直接の原因です。
通知が全員に同じように届く
回答があったことをメールで知らせる設定にすると、全員に同じ通知が届きます。自分が見るべき注文だけを知らせる形にはなりません。
この5つはスプレッドシートの欠点ではなく、表計算という道具の性質です。表計算は数字を集めて計算するための道具で、1件ごとの状態を追うための道具ではありません。だから、受付の件数が増えるほど合わなくなります。同じ問題は問い合わせの受付でも起きていて、問い合わせの受付では届いたあとの扱いを中心に整理しています。
個人情報と注文記録の扱いで先に決めること
注文フォームには、氏名、住所、電話番号、メールアドレスが集まります。物販であれば購入履歴も残ります。無料で始められる分、ここの取り扱いを決めないまま動かしてしまいがちです。
先に決めておくことは4つあります。
誰が見られるのか
フォームの回答が入るスプレッドシートの共有範囲を確かめます。リンクを知っている全員が閲覧できる設定になっていないか、退職した担当者のアカウントが共有に残っていないか。ここは定期的に見直す対象です。
どこに保存されるのか
回答はGoogleのアカウントの中に保存されます。個人のアカウントで作ったフォームは、その個人のアカウントに紐づきます。担当が変わったときに引き継げない形になっていないかを確認します。
いつ消すのか
注文の記録をいつまで持つのかを決めます。会計の証憑として必要な期間と、営業のために持っておきたい期間は違います。必要な保存期間は取引の種類や税務の扱いで変わるため、所管の窓口や専門家に確かめてください。
何を書いて集めるのか
フォームの中に、集めた情報を何に使うのかを書きます。発送のため、連絡のため、次回の案内のため。次回の案内に使うなら、その同意を別に取ります。法律の解釈にわたる判断は、所管の窓口や専門家に確かめてください。
この4つは、フォームを作ったあとに直すより、作るときに決めておくほうが早く済みます。受付を始めてから共有範囲を絞ると、すでに表を見ていた人の作業が止まるためです。取り扱いの範囲を明記する項目についてはよくある質問にも考え方をまとめています。
注文を受けたことを自動で知らせる形と、その限界
注文フォームで最初に自動化したくなるのが、受付の連絡です。送信された直後に「注文を受け付けました」と届くだけで、注文者の不安はかなり減ります。振り込みの案内が翌日になる運用でも、受け付けたことだけ先に伝われば、問い合わせは来ません。
Googleフォームには、回答者へ回答の控えを送る設定があります。送信後に表示される確認メッセージも書き換えられます。この2つを整えるだけで、受付の連絡はかなり形になります。控えには注文者が入力した内容がそのまま並ぶため、選択した商品と数量、住所の間違いを注文者自身が見つけられます。
ただし、控えは控えでしかありません。そこに書かれるのは注文者が入力した文字だけで、こちら側の情報は入りません。具体的には、次のものが入りません。
・注文番号（振込の照合に使いたい番号） ・合計金額（送料や手数料を含めた金額） ・振込先の口座と支払いの期限 ・在庫が確保できたかどうか ・発送の予定日
これらを伝えるには、結局こちらからメールを1通送ることになります。つまり自動で返せるのは受付の事実までで、注文として成立したかどうかの連絡は人が出す形が残ります。
ここを詰めていくと、多くの窓口が同じ工夫に行き着きます。確認メッセージの中に、聞かれる前に答えを全部書いてしまう形です。支払い方法ごとの金額の出し方、振込先、期限、いつ連絡が来るのか、キャンセルしたいときの連絡先。1画面に収まらないほど書いても構いません。読まない人はいますが、読む人の問い合わせは確実に減ります。
それでも残るのが、注文ごとに違う内容の連絡です。合計金額は数量で変わり、在庫の状況は商品で変わります。1件ずつ本文を書き換えて送る作業が、受付の仕事のうち最も時間を食う部分になります。定型の文面を用意して差し込む値だけ変える形にしておくと、1件あたりの時間は半分近くまで落ちます。文面を人の頭の中に置かず、どこかに書いて共有しておくことが要点です。担当が2人になったときに、文面が人によって違うという別の問題が起きるためです。
受付の道具を選び直すときの判断軸
最後に、いまの形を続けるか変えるかを決めるための軸を整理します。無料の注文フォームで足りているかどうかは、次の5つで判断できます。
1. 受付を回している人数
ひとりなら表で足ります。2人以上なら、担当と状況を機械が持つ形に変える価値があります。この差は件数よりも大きく効きます。
2. 1件あたりの往復の数
注文から発送まで、メールの往復が3回を超えているなら、どこかに聞き直しが混ざっています。フォームの項目を足すか、確認メッセージを書き換えるかで減らせます。
3. 未入金の注文を即座に数えられるか
いま未入金が何件あるかを、表を開いて並べ替えずに答えられないなら、状態の管理が表に負けています。
4. 同じ質問が繰り返し来ているか
支払い方法、発送の時期、キャンセルの条件。同じ質問が月に何度も来るなら、フォームの説明文か確認メッセージに書いていないということです。書くだけで問い合わせは減ります。
5. 注文者にログインを求めているか
二重注文を防ぐために回答を1回に制限していて、そのために注文者がGoogleアカウントへのログインを求められているなら、そこで離脱が出ています。一般のお客様に向けた販売では、ログインを求めない形を優先します。
この5つのうち3つ以上で引っかかるなら、入口を作り替えるより、送信されたあとを扱う仕組みを足すほうが効きます。フォームを何で作るかは入口の話で、詰まっているのは出口の側です。どこまでが標準の機能で扱えるのかはできることに一覧があり、費用の考え方は料金に整理されています。
5つの軸のうち、いちばん先に効くのは3番目です。未入金の件数をその場で答えられる状態は、受付が管理できている状態とほぼ同じ意味になります。答えられない状態が続いているなら、まずその1点だけを直すと決めてください。全部をまとめて作り替えようとすると、受付を止める期間が必要になり、結局手を付けられないまま終わります。1つの数字をいつでも出せるようにするところから始めるのが、いちばん失敗しない順番です。
逆に、5つ全部に引っかからないなら、いまの形を変える理由はありません。Googleフォームとスプレッドシートで受け付け、振込を確認し、メールで返す。この形で長く回している窓口は実際に多くあります。道具を増やすことが改善だとは限りません。件数が増え、人が増えたときに、どこから手を付けるかを知っておけば十分です。
Q1. Googleフォームで注文フォームを作るのに費用はかかりますか？
Googleアカウントがあれば、フォームの作成と回答の受け取りに追加の費用はかかりません。回答をスプレッドシートに書き出すところまで無料で使えます。費用が出るのは決済を受ける場合で、決済サービスの手数料が売上から引かれます。手数料の率は契約する会社と国によって違うため、その会社の料金ページで確認してください。
Q2. Googleフォームの注文フォームで支払いまで済ませられますか？
標準の機能には決済が含まれていないため、送信と同時にお金を受け取ることはできません。金額を計算して振込先を案内する、決済サービスで作ったリンクを個別に送る、代金引換にするといった方法で、支払いをフォームの外で受けることになります。1件ごとに人の作業が入る点を前提に運用を組んでください。
Q3. 在庫が売り切れたあとも注文が入ってしまいます。どうすればよいですか？
フォームは在庫を見ていないため、受付を人が締めるか、注文を予約として受けて確定の連絡を後で出す形にします。現場で多いのは後者で、在庫を引き当ててから確定の返信を送ります。事故は防げますが返信の作業が増えるため、予約と確定を一覧の上で見分けられるようにしておくことが必要です。
Q4. 注文者にGoogleアカウントへのログインを求めない方法はありますか？
回答を1回に制限する設定を使わなければ、ログインを求めずに受け付けられます。公式のヘルプでも、この制限を使う場合はログインが必要になると説明されています。二重注文を機械で防ぐことと、注文者の手間を減らすことは同時には満たせないため、一般のお客様に向けた販売ではログインを求めない側を優先するのが一般的です。