セミナーの申し込みと問い合わせを表計算ファイルで管理している事務局は多く、そのまま何年も回っているところもあります。列を足せば新しい項目に対応でき、並べ替えも絞り込みも自由にでき、費用も掛かりません。それでも移行を考え始めるきっかけは、だいたい同じところから来ます。締切前の忙しい時間に台帳を開こうとして、他の人が開いていて編集できない。この記事では、セミナーの受付を表計算で回している事務局が、どこから手を付けると移行が進むのかを整理します。結論から言えば、機能の比較から入るより、同時に開けないという一点から手を付けるほうが早く決まります。
セミナーの申し込みを表計算で管理すると、どこで詰まるか
限界を感じている場所は、事務局によって少しずつ違います。よく挙がる詰まりを五つに分けて見ます。
同じ台帳を二人で開けない
最も多く挙がるのがこれです。申し込みの台帳を一人が開いていると、他の人は読み取り専用でしか開けません。締切の直前で申し込みが集中している時間に、担当が二人とも台帳を触りたい状況になり、片方が待つことになります。
待つだけなら数分ですが、実際には「後で入力しよう」と手元にメモを残す形になり、そのメモが反映されないまま次の作業に移ります。あるいは、待てない側が自分用のコピーを作り、そこに入力していく。この時点で台帳が二つに分かれ、後で突き合わせる作業が発生します。
会場開催の当日は、この問題が最も深刻になります。受付に二人立っていて、来場した人を台帳で確認する。一人しか開けないので、もう一人は印刷した名簿に手書きで印を付ける。開催後にその手書きを台帳に反映する作業が残ります。
締切の直前は、申し込みだけでなく問い合わせも同時に増えます。申し込みを入力する人、問い合わせに返す人、支払いを確認する人。三人が同じ台帳を必要とする状況が、いちばん忙しい時間に重なります。人手を増やしても、台帳を一人ずつしか触れない以上、処理できる量は増えません。この構造が、繁忙期の上限を決めています。
どれが最新かが分からなくなる
ファイル名の末尾に日付が付き、さらに「最終」が付き、その後に「最終2」が付く。この状態は、表計算での管理を続けた事務局のほとんどが経験しています。原因は上の同時編集の問題と、共有の方法にあります。メールに添付して送れば、送った時点でコピーが生まれます。
厄介なのは、どのファイルが正しいのかを確かめる方法が無いことです。更新日時を見ても、後から開いただけで日時が変わることがあります。中身を見比べるしかありませんが、行数が数百になると現実的ではありません。誰かが「これが最新です」と宣言する運用に頼ることになり、その人が休むと止まります。
配ったファイルは、配った先でも独自に更新されます。営業に渡した名簿に先方が接触の記録を書き足し、当日のスタッフに渡した名簿に出欠の印が付く。それぞれ有用な情報ですが、本体には戻ってきません。戻すには誰かが突き合わせる必要があり、その作業は開催後の慌ただしい時期に回されて、そのまま行われないことが多くなります。
返信したかどうかが列にならない
問い合わせを表計算で管理しようとすると、返信の状態をどう持つかで必ず迷います。「返信済」の列を作って手で入力する形が一般的ですが、返信した直後に台帳を開いて印を付ける動作が挟まるので、忙しいときには飛ばされます。飛ばされた行は、返していないのか、返したが印を付け忘れたのかが分かりません。
返信の中身も残りません。何をどう答えたのかは、返信した人のメールボックスにしかないので、担当が変わると経緯を追えなくなります。参加者から「前にこう聞いています」と言われたときに、確かめる方法が無い状態になります。
返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。事務局が複数人いる回では、同じ問い合わせに二人が別々の内容で返してしまう事故が起きます。この事故が一度でも起きると、返信の前に社内で確認する手順が挟まるようになり、その確認が返信より時間を食うようになります。
当日の会場で使えない
台帳が手元のパソコンにあると、会場では使えません。持ち出すためにコピーして持っていくと、そのコピーに当日の更新が入り、戻ってから本体に反映する作業が発生します。反映を忘れると、当日のキャンセルや代理出席が記録に残りません。
会場で使うために印刷する運用も広く行われていますが、印刷した名簿には参加者の氏名と会社名が並びます。当日の受付が終わった後に回収して処分する必要があり、その手順を決めていないと、そのまま持ち帰られて残ります。
回が増えるとファイルが増える
一つの回につき一つのファイルを作る運用は分かりやすい反面、回が増えると探すのが大変になります。同じ人が複数の回に参加しているかどうかは、ファイルをまたいで調べないと分かりません。過去の参加者に次回の案内を送りたいときは、複数のファイルから重複を除いて一覧を作る作業が要ります。
一つのファイルにすべての回をまとめる運用は、逆に行数が膨らみます。数千行になると、開くのに時間が掛かり、絞り込みの操作も重くなります。どちらの形を取っても、回数が増えるほど扱いにくくなる点は変わりません。
回ごとに列の構成が変わるのも、扱いにくさの一因です。ある回では懇親会の参加を尋ね、別の回では尋ねない。会場開催の回には交通手段の列があり、オンラインの回には無い。列がそろっていないファイルを横断して集計しようとすると、手作業で形をそろえる工程が入ります。この工程が入るせいで、回をまたいだ振り返りが行われなくなります。
問い合わせと申し込みが別の場所にある
もう一つ、表計算の台帳では扱いにくいのが、問い合わせと申し込みの関係です。申し込みは台帳に行として並びますが、その前に来た問い合わせはメールの受信箱にあります。同じ人からの連絡なのに、二つの場所に分かれています。
分かれていると、問い合わせをした人がその後申し込んだかどうかを追えません。追うには、受信箱の名前と台帳の名前を突き合わせる作業が必要で、件数が増えると現実的ではなくなります。結果として、問い合わせは受けたが申し込みに至らなかった人が誰なのかが分からず、告知や返信の改善につながりません。
同時に開けない問題から手を付ける理由
詰まりが五つあるとき、どれから手を付けるかで進み方が変わります。同時に開けない問題を起点にすると、他の詰まりも一緒に片付きます。
他の詰まりの多くが、ここから派生している
どれが最新か分からなくなるのは、開けないからコピーを作るためです。返信の印が付かないのは、印を付けるために台帳を開く動作が必要だからです。当日に使えないのは、台帳が特定の場所にしか無いからです。根にあるのは、一つのファイルを一人ずつしか触れないという構造です。
構造が変われば、派生している詰まりは自然に減ります。逆に、派生している詰まりを個別に直そうとすると、運用の決めごとが増えるばかりで、決めたことを守る手間が事務局に残ります。手を付ける順番としては、構造のほうが先です。
共同編集にすれば済むのか
表計算のまま複数人で同時に編集できる形にする方法もあります。それで同時に開けない問題は解消しますし、最新がどれか分からない問題も減ります。実際、この形で回っている事務局もあり、規模によってはそこで十分です。
残るのは、誰が何を見られるかの制御と、変更の履歴です。表計算の共同編集では、台帳を開ける人には基本的に全部の列が見えます。当日の受付を手伝うスタッフに、参加動機の自由記述や名刺の画像まで見せる必要はありませんが、行や列の単位で見せる範囲を細かく分けるのは手間が掛かります。誰がいつどの行を変えたかも、後から追いにくいままです。
消したいときに消せるか
個人情報保護委員会は、次のように示しています。
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
セミナーの受付に当てはめると、開催が終わって役目を終えた情報は消していくことになります。ところが表計算のファイルは、コピーが何部あるかを把握できません。メールに添付して送った分、手元に保存された分、加工されて別名で保存された分。本体を消しても、コピーは残ります。
法律上の解釈は所管の窓口や専門家に確かめてください。ここで押さえておきたいのは運用の形です。消す運用を作るなら、情報が一か所にあって、そこから見る権限だけを配る形にしておく必要があります。これも、同時に開けないという構造から派生した問題です。
移行する前に決めておくこと
道具を替えるより先に決めることがあります。ここを飛ばすと、移した先で同じ状態が再現されます。
過去の回のデータをどうするか
移行のときに最も時間を食うのが、過去のデータの移動です。結論から言えば、多くの場合は移す必要がありません。過去の回の参加者名簿は、次回の案内に使うかどうかで判断します。使わないなら、保存の期間が来るまで現在の場所に置いたままにして、期間が来たら消します。
使う場合も、全部を移す必要はありません。次回の案内に必要なのは氏名とメールアドレスと参加した回であって、当時の問い合わせの経緯や自由記述の内容ではありません。必要な列だけを移すと、移す先に古い情報を持ち込まずに済みます。
移す前に、保存の期間が来ているものを消してしまうのも有効です。移行は、溜まったものを棚卸しする良い機会になります。ここで消しておけば、移行の作業も、その後の管理も軽くなります。
列の構成を決め直す
いまの台帳の列を、そのまま移そうとしないほうが結果は良くなります。表計算の台帳は、必要になるたびに右へ列を足していった結果、使われていない列がいくつも残っていることがよくあります。移行の前に、各列が何のためにあるのかを書き出すと、半分近くが不要だと分かることも珍しくありません。
列は二つに分けて考えます。参加者から集める項目と、事務局が付ける項目です。前者は申し込みフォームの入力項目になり、後者は担当や状態や備考になります。この二つを分けておくと、外に渡すときに切り分けられます。集める項目を減らすことは、申し込みの離脱を減らすことにも効きます。集めたあとに何ができるのかはできることにまとまっています。
事務局が付ける項目のうち、状態を表すものは選択肢を先に決めます。申し込み受付済、支払い確認済、案内送付済、キャンセル、出席、欠席。この程度に絞ると、一覧を見たときに何をすべきかが分かります。自由に書ける備考欄だけで状態を管理していると、絞り込みができず、抜けが見つかりません。
もう一つ決めておきたいのが、1行が何を表すのかです。参加者1人で1行か、申し込み1件で1行か。1社から3人まとめて申し込むことがあるなら、この違いは大きくなります。まとめて1行にすると、当日の出欠を人ごとに記録できません。人ごとに分けると、請求が申し込み単位なので支払いの管理がずれます。どちらを主にして、もう一方をどう持つかを先に決めておきます。
誰が何を見られるかを決める
移行の前に決めておかないと、移した後も全員が全部を見られる状態になります。事務局の担当、当日のスタッフ、経理、上長、共催先。それぞれに必要な範囲は違います。当日のスタッフに必要なのは、来場した人が申し込んでいるかと、支払いが済んでいるかまでです。
この線引きは、表計算のままでは実現しにくく、移行する動機の一つになります。逆に言えば、線引きを決めていないまま移行すると、移行した意味の半分が失われます。
決め方としては、役割ごとに「その人がやる作業」を書き出し、その作業に要る情報だけを許す、という順が扱いやすくなります。当日のスタッフの作業は来場の確認なので、氏名と申し込みの有無と支払いの状態まで。経理の作業は入金の消し込みなので、氏名と会社名と金額と入金の状態まで。作業から逆算すると、余計な列が入り込みません。
一時的に広げた範囲を戻す手順も決めます。当日だけ渡した権限、共催のために一時的に渡した権限。開催の締めの作業に「一時的に付けた権限を戻す」を入れておくと、少しずつ広がっていく事態を防げます。
移す手順は、次の回から切り替える
一度にすべてを切り替えようとすると、開催の準備と重なった時点で止まります。刻んで進めます。
進行中の募集の途中では切り替えない
同じ回の参加者が二つの場所に分かれると、当日の受付でどちらを見ればよいか分からなくなります。締切が近い回を抱えているなら、その回は現在の形で最後まで回します。切り替えるのは、次の募集の開始からです。
次の回の告知を作るタイミングは、申し込みの入口を差し替える自然な機会になります。告知ページの申し込みボタンの行き先を変えるだけで、新しい入口に切り替わります。古い入口は閉じるか、新しい入口へ案内する表示に変えます。
二重管理の期間を作らない
移行のときに最も避けたいのが、新しい場所と古い台帳の両方に同じ内容を書く期間です。作業が倍になるうえ、必ずどちらかが欠けます。欠けたほうを正だと思って使うと、参加者に誤った案内をすることになります。
回ごとに切り替えれば、二重管理は起きません。進行中の回は古い台帳、次の回は新しい場所。参照する先が回で決まっているので、迷いません。すべての回が新しい場所に移るまでの期間は、古い台帳を読み取り専用にしておくと、誤って書き込むことも防げます。
最初の回は、項目を増やさない
新しい場所に移ると、あれもこれも記録できると思って項目を増やしたくなります。最初の回は、いまの台帳で実際に使っている項目だけにとどめます。増やすのは、一度回してみて足りないと分かってからです。
最初から項目を増やすと、入力の負担が増えて記録が続かなくなります。続かない記録は、無いのと同じです。減らして始めて、必要になったら足す。この順のほうが、結果として使われる形に落ち着きます。
当日の運用を、移行前に一度試す
会場での受付は、開催当日に初めて試すと失敗の影響が大きくなります。通信が届かない、端末で表示が崩れる、検索が遅い。実際の会場で試せるのが理想ですが、難しければ手元の端末で一通りの流れをなぞっておきます。
紙の名簿を併用するかどうかも、移行前に決めます。通信が不安定な会場では、当日の朝に名簿を書き出して紙で持つ判断もあります。その場合は、回収と処分の手順まで含めて決めておきます。
当日に受付を担当する人が事務局以外の場合は、操作の手順を一枚にまとめておきます。開き方、探し方、来場の記録の付け方。三つだけ書いてあれば足ります。手順が口頭での引き継ぎだけだと、当日に別の人が入ったときに止まります。
切り替えた回で、何が変わったかを記録する
切り替えた最初の回が終わったら、困った点を書き出します。この記録が、次の回で直す対象になります。書き出さないと、困ったことは記憶から消え、同じことが次の回でも起きます。
書き出す観点は三つです。以前より手間が増えたところ、減ったところ、参加者から届いた声。増えたところが一つも無いということはまずないので、それを次の回までに直します。減ったところは、移行の効果として記録しておくと、続けるかどうかの判断材料になります。
移行の作業そのものを見積もる
移行するかどうかを決めるとき、移行に掛かる手間が見えていないと判断できません。何にどれくらい掛かるのかを分けて見ます。
実際に時間が掛かるのは、決めることのほう
移行の作業というと、データを移す作業を思い浮かべますが、実際に時間が掛かるのは決めることのほうです。列の構成、集める項目、見られる範囲、返信の担当。これらを決める話し合いが、作業の大半を占めます。決めずに手を動かすと、後から作り直すことになります。
逆に言えば、決まってしまえば手は速く動きます。過去のデータを移さないと決めれば、移す作業はほとんど発生しません。次の回から切り替えると決めれば、既存の台帳に触る必要もありません。移行が重く感じるのは、決めることを先送りにしたまま作業を始めようとするからです。
誰がやるかを決める
事務局の担当が本業の合間にやると、開催の準備に追われて止まります。移行の作業だけを切り出して、開催と開催の間の時期に集中して片付けるほうが確実です。募集が動いていない時期がどこにあるかを見て、そこに当てます。
決めることを一人で抱えないことも重要です。列の構成や見せる範囲は、事務局だけでなく、経理や当日のスタッフにも関わります。関わる人に一度ずつ聞いておくと、切り替えた後で「これが見えない」という声が出るのを防げます。
元の台帳をいつ閉じるか
新しい場所で回り始めた後も、古い台帳は残ります。参照する必要がある期間は残しておき、読み取り専用にして誤って書き込めないようにします。閉じる時期は、その台帳に入っている情報の保存期間で決まります。
閉じるときは、消すのか、別の場所に保管するのかを決めます。経理に関わる記録が含まれているなら、保存年限まで残す必要があります。参加者の情報だけなら、期間が来たら消します。閉じる時期を決めずに放置すると、移行したはずの情報が古い場所に残り続けます。
古い台帳が複数の場所に散っている場合は、閉じる前に所在を書き出します。共有フォルダ、担当者の手元、メールの添付。どこに何部あるかを把握できないまま「古いほうは使いません」と決めても、実際には残ります。所在の一覧を作るのは手間ですが、これをやらないと移行が完了しません。
移行しないと決めた場合に、できること
移行しないという判断も十分にあり得ます。その場合でも、いまの形のまま減らせる手間があります。
台帳を用途で分ける
一つのファイルにすべてを入れていると、開ける人を絞れません。参加者の氏名と連絡先だけを入れたシートと、問い合わせの経緯や自由記述を入れたシートを分けると、共有するときに前者だけを渡せます。ファイルごと分ける方法もあり、こちらのほうが渡す範囲を間違えにくくなります。
当日の受付で使う分は、必要な列だけを別に用意します。その場で作るのではなく、あらかじめ形を決めておくと、当日の朝の作業が短くなります。使い終わった後の処分の手順も、同じ場所に書いておきます。
入力の形式をそろえる
手で入力する台帳では、表記のゆれが必ず起きます。会社名に株式会社が付いたり付かなかったり、日付の形式が人によって違ったり。後から絞り込むときに、このゆれが効いてきます。入力の規則を決めて、台帳の上のほうに書いておくだけでも変わります。
選択式にできる項目は、選択式にします。参加の状態、支払いの状態、担当。自由に書ける形にしておくと、同じ意味の言葉がいくつも並び、数えられなくなります。
台帳の一行目に列の意味を書いておくのも有効です。何を入れる列なのか、どう書くのが正しいのかが、その場で分かります。別の場所に書いた手順書は読まれませんが、台帳の中に書いてあれば目に入ります。担当が変わったときの引き継ぎも、この一行があるかどうかで大きく変わります。
保存とバックアップの決めごと
表計算のファイルは、壊れることがあります。編集中に落ちる、保存に失敗する、上書きしてしまう。定期的に別の場所へ複製を取る運用にしておくと、失ったときの被害が小さくなります。
ただし、複製が増えることは管理の対象が増えることでもあります。取る場所を一か所に決め、何世代残すかを決めて、古いものは消していく。この決めごとが無いと、複製が溜まり続け、どれが何なのか分からなくなります。
移行しなくてよい場合
替えなくてよい条件を先に置きます。年に1回か2回の開催で、参加者が数十人、事務局が一人。この条件なら、表計算での管理で十分に回ります。仕組みを増やすと、覚えることと管理する対象が増えるだけです。
社内向けの勉強会も同じです。参加者が全員自社の社員なら、組織で使っている仕組みの中で受け付けと集計が完結します。回答者はログイン済みの状態で申し込めるので入力の障害もなく、情報も組織の管理下に置かれます。
条件が変わるのは、事務局が二人以上になったとき、複数の回を並行して募集するようになったとき、外部の参加者を集めるようになったときです。この三つのどれかが起きた時点で、表計算での管理は無理が出てきます。
判断を先送りにしても状況は良くなりません。むしろ、回数と行数が増えてからのほうが、移す作業も、決めることも重くなります。件数が少ないうちに形を作っておくほうが、後の移行より手間が掛かりません。いまの規模で回っているうちに、次の規模で何が必要になるかを確かめておくと、判断の時期を逃しません。
広く使われているフォーム作成ツールを使えば、申し込みを集めて表計算に流すところまでは手早く組めます。集める部分の機能は十分に整っていて、費用も掛かりません。判断が分かれるのは、流れ込んだ表を誰がどう扱うかという、この記事で挙げた詰まりの部分です。どこまでが得意で、どこから手当てが要るのかはGoogleフォームとの比較に整理されています。
移した後に、どこを見て良し悪しを判断するか
移行したこと自体は成果ではありません。何が変わったかを見て判断します。
台帳の外にファイルが増えていないか
移行したのに、書き出したファイルが手元に増えているなら、新しい場所では足りない用途があるということです。当日用の名簿、報告用の集計、共有のための抜粋。それぞれ作った理由があるので、その用途を新しい場所の中で満たせないかを考えます。禁止するより、満たすほうが続きます。
増えたファイルの中身を見ると、必要なのは特定の列だけであることがほとんどです。その組み合わせを新しい場所で表示できるようにすれば、書き出す理由が消えます。逆に、どうしても書き出しが必要な用途があるなら、その手順と、書き出したものを消す時期を決めておきます。
探す時間が減ったか
移行の効果は、探す時間に最もはっきり出ます。誰の申し込みか、いつ返信したか、支払いは済んでいるか。これらを調べるのに、以前は何分掛かっていて、いまは何分掛かるか。1件あたり3分掛かっていたものが数秒になるなら、件数が多いほど効いてきます。
測るのは開催の締切前の週が向いています。件数が最も多く、探す作業も最も多い時期だからです。落ち着いている時期に測ると差が出にくく、効果を見誤ります。移行の前に一度測っておくと、後で比べられます。
事務局の外の人が使えているか
当日のスタッフ、経理、上長。事務局以外の人が、教わらずに必要な情報にたどり着けているかを見ます。毎回誰かに聞かないと分からない状態なら、その質問に答える時間が事務局に残ります。よく聞かれる内容は、画面の中で分かるようにするか、一枚の手順書にまとめます。
一覧の1行から何が分かるか
申し込みの一覧を開いたときに、その1行から申し込みの内容、添付されたファイル、担当者、返信したかどうか、いまどの段階かが見えていれば、探す作業はほぼ消えます。どれか一つでも別の場所を開かないと分からないなら、その分だけ受付の時間が伸びます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、ここで効いてきます。受け取ったあとに担当を決めて状況を追う使い方はイベントの申し込みにまとまっています。
判断に迷う点は、仕様の一覧を読み比べるより、実際に動かしたほうが早く決まります。申し込みが届いてから返信し、当日の受付で確認するまでの流れを一度なぞってみると、いまの台帳との差がはっきりします。実際の画面は動くところを見るから確かめられ、費用の見当は料金から付けられます。細かい論点はよくある質問で先に整理しておくと、比較の土俵がそろいます。
最初にやることは、いまの台帳を開いて、使っていない列に印を付けることです。次に、直近の3回分で、台帳が開けずに待った回数と、探すのに時間が掛かった回数を思い出します。この二つが出れば、移行するかどうかはほぼ決まります。数えないまま道具を替えると、替えたことの効果が分からず、次の判断ができません。
移行を決めた後も、全部を一度に変えようとしないことが肝心です。同時に開けない問題を解くだけでも、派生している詰まりの多くが軽くなります。返信の記録、権限の制御、当日の受付。この順で一つずつ足していけば、それぞれの効果が確かめられます。最初から全部の機能を使おうとすると、覚えることが増えて事務局が動かなくなります。
Q1. 過去の回のデータは、全部移す必要がありますか？
多くの場合、移す必要はありません。次回の案内に使うかどうかで判断し、使うなら氏名とメールアドレスと参加した回だけを移せば足ります。当時の問い合わせの経緯や自由記述まで移すと、移す先に古い情報を持ち込むことになります。保存の期間が来ているものは、移す前に消してしまうほうが、移行の作業も後の管理も軽くなります。
Q2. 移行のタイミングは、いつがよいですか？
次の募集の開始に合わせるのが安全です。進行中の回の途中で切り替えると、同じ回の参加者が二つの場所に分かれ、当日の受付でどちらを見ればよいか分からなくなります。告知ページを作り直すタイミングで申し込みの入口を差し替えれば、切り替えの作業はほとんど発生しません。新旧を並行して使う期間は作らないほうが確実です。
Q3. 表計算を共同編集にすれば、移行しなくても済みますか？
同時に開けない問題と、最新がどれか分からない問題は解消します。規模によってはそこで十分です。残るのは、誰にどこまで見せるかの制御と、変更の履歴です。当日のスタッフに全部の列が見えてしまう、誰がいつどの行を変えたか追えない、という点が気になるかどうかで判断が分かれます。
Q4. 移行すると、当日の受付は楽になりますか？
台帳を複数人で同時に見られること、会場の端末から開けることの二つが満たされるなら、楽になります。ただし会場の通信環境によっては当日に困ることがあるので、移行の前に一度流れを試しておきます。通信が不安定な会場では紙の名簿を併用する判断もあり、その場合は回収と処分の手順まで決めておきます。
Q5. 移行したかどうかを、何で判断すればよいですか？
探す時間が減ったかどうかが最も分かりやすい指標です。誰の申し込みか、いつ返信したか、支払いは済んでいるか。これらを調べる時間が短くなっていれば効果が出ています。あわせて、新しい場所の外に書き出したファイルが増えていないかを見ます。増えているなら、新しい場所では満たせていない用途があるということです。