ピアノ教室の問い合わせをエクセルの台帳で管理していて、そろそろ限界だと感じている。ただ、何が限界なのかをうまく言葉にできない。この状態で道具を探し始めると、機能の多さで選んでしまい、移したあとに使わなくなります。
限界の正体は、たいてい1つに絞れます。台帳を2人で同時に開けないことです。ここが詰まっている教室は、講師が1人増えただけで運用が崩れます。逆に、ここが問題になっていないなら、まだエクセルで足ります。移行の判断は、この一点から始めるのがいちばん早い。
この記事では、体験レッスンの申し込みを受けている教室が、いまのエクセル管理のどこで詰まっているのかを見極めて、移すかどうか、移すなら何から移すかを決められるようにします。エクセルで足りる条件、崩れる場所、移す順番、そして移行が途中で止まる原因を順に扱います。
エクセルの台帳で足りている状態を、先に確かめる
移行の話をする前に、移さなくてよい場合をはっきりさせます。ここを飛ばすと、必要のない移行に時間を使うことになります。
1人で受けて、1人で開いているなら足りる
受付をしているのが1人で、その人だけが台帳を開き、生徒が20人程度なら、エクセルで問題は起きません。同時に開く人がいないので、上書きの衝突も、どれが最新かの迷いも発生しません。
エクセルには、他の道具にない利点があります。列を自由に足せる、並べ替えが速い、計算がその場でできる、そして誰でも扱い方を知っている。ピアノ教室の台帳に必要な情報は、生徒の名前、連絡先、曜日と時間、進度、月謝の状況といったところで、これらは表の形にきれいに収まります。
無理に移す理由はありません。移すと、慣れた操作を覚え直すことになり、そのぶん受付の速さが一時的に落ちます。回っているものを壊す判断は、崩れる兆しが出てからで間に合います。
ピアノ教室の台帳に、何が入っているか
移す話をする前に、いまの台帳に何が入っているかを見ておきます。教室によって違いますが、たいてい3つの層が1つのファイルに混ざっています。
1層目は、生徒の基本情報です。氏名、ふりがな、学年、保護者の氏名、連絡先、住所または最寄り駅。ここは変わりにくく、参照するだけの情報です。
2層目は、レッスンの運営に関わる情報です。曜日と時間、担当する講師、使っている教本と進度、振り替えの状況、発表会に出るかどうか。ここは頻繁に変わり、更新の回数が多い。
3層目は、お金に関わる情報です。月謝の額、支払いの方法、入金の確認、教材費の精算。ここは月に1度まとめて更新される性質があります。
この3層が1枚のシートに並んでいると、列が横に長くなります。画面に収まらないので横スクロールが必要になり、入力のときに行を見失います。ピアノ教室の台帳が使いにくくなる理由の多くは、件数ではなく、この列の多さから来ています。移行を考える前に、層ごとにシートを分けるだけでも扱いやすくなることがあります。
崩れる兆しは3つある
いま足りていても、次の3つのどれかが起きたら、そこが移行を考える合図になります。
1つ目は、台帳を開く人が2人になったこと。講師が増えた、事務を手伝ってもらうことにした、家族に受付を任せることにした。どの形でも、同じファイルを2人が触る状況が生まれます。
2つ目は、問い合わせが届く場所が増えたこと。サイトのフォームだけだったところに、SNSのメッセージと電話が加わる。書き写す元が3か所になると、見落としが起きます。
3つ目は、扱う行が増えたこと。在籍している生徒に加えて、退会した生徒、体験だけで終わった人、問い合わせだけで終わった人の行が積み上がります。現場では、扱う行が100を超えたあたりから表が回らなくなると言われています。
移すかどうかは、機能ではなく回数で決める
移行を検討するとき、機能の一覧を並べて比べたくなりますが、それでは判断できません。エクセルは列を足せば何でも書けるので、機能で比べる限り不足は出ないからです。
代わりに数えるのは、回数です。同じ情報を書き写している回数、どれが最新かを確かめている回数、他の人に「あの生徒、返した？」と聞いている回数。この3つが週に何回起きているかを数えてください。
数え方は簡単で、1週間だけ紙に正の字を書いていきます。台帳に書き写したら1つ、どれが最新かを確かめたら1つ、他の人に状況を聞いたら1つ。これを7日続ければ、実態が数字で出ます。感覚で「面倒だ」と思っている量と、実際の回数はずれていることが多い。多いと思っていたら週2回だった、という場合もあれば、その逆もあります。
週に5回を超えているなら、移す価値があります。1回あたりは数分でも、週5回なら月に20回です。この時間が、移行にかかる手間を上回ります。数回で収まっているなら、まだ移す時期ではありません。
同時に開けないことで、何が起きるか
移行の理由でいちばん大きいのがここなので、具体的に何が起きるのかを見ていきます。
開いた瞬間に、読み取り専用になる
同じファイルを2人が開こうとすると、後から開いたほうは読み取り専用になります。書き込みたい場合は、先に開いている人が閉じるのを待つか、コピーを作るかのどちらかです。
現実には、待たずにコピーを作ります。「あとで統合すればいい」と考えるからです。そして、統合されません。コピーを作った側は自分のコピーに書き足し続け、元のファイルにも別の人が書き足し続けます。数日後には、どちらにも相手には無い情報が入った状態になります。
この状態で「最新はどっち」と聞かれると、答えられません。ファイル名に日付を足して区別しようとしますが、日付は保存した日であって、中身が新しい保証にはなりません。ここまで来ると、片方を捨てる判断ができなくなり、両方を開いて突き合わせる作業が発生します。
共有の設定を入れても、根本は変わらない
クラウドの共有フォルダに置いて、同時に編集できる形にすれば解決するように見えます。実際、それで多少は楽になります。ただし、別の問題が出ます。
同時に編集できるということは、同時に上書きできるということです。2人が同じ行を触ると、片方の入力が消えます。消えたことに気づくのは、後日その行を見たときです。誰がいつ消したのかは追えません。
もう1つ、フィルタや並べ替えの操作が共有されます。片方が並べ替えている最中に、もう片方が入力すると、意図しない行に書き込むことになります。ピアノ教室の台帳では、隣り合う行が別の生徒なので、1行ずれた入力は別の生徒の記録になります。この事故は気づきにくい。
見える範囲を分けられない
同時に開ける形にすると、次に出てくるのが範囲の問題です。台帳を開いた人は、全部の行を見ます。担当していない生徒の連絡先も、家庭の事情の備考も、月謝の状況も見えます。
ピアノ教室では、講師の出入りがあります。産休で交代する、引っ越しで辞める、発表会の時期だけ手伝ってもらう。そのたびに、共有の権限を追加します。外す作業は、忙しさの中で忘れられます。
分けようとすると、ファイルを分割することになります。担当ごとにファイルを作れば範囲は絞れますが、今度は同じ生徒の情報が複数のファイルに増え、更新がずれます。表計算のファイルという形が、この問題の解を持っていないというだけの話で、エクセルの欠点ではありません。用途が違います。
スマートフォンからは、まともに扱えない
ピアノ教室の受付は、パソコンの前で行われていません。レッスンとレッスンの間の数分に、スマートフォンで問い合わせを見て、返信を書きます。ここでエクセルの台帳が効かなくなります。
表計算のファイルをスマートフォンで開くと、画面に数列しか収まりません。目的の生徒の行を探すのに横と縦の両方をスクロールし、入力しようとすると隣のセルを触ってしまう。数字を1つ書き足すだけでも、パソコンの何倍も時間がかかります。
結果として、その場では入力せず「あとでパソコンで入れよう」となります。この「あとで」が積み上がると、台帳と実態がずれます。ずれた台帳は、確認のために使えません。使えない台帳は、開かれなくなります。
移行の効果がはっきり出るのは、この場面です。1件を開けばその生徒の情報が縦に並んでいて、状況を1回触れば更新できる形なら、レッスンの合間に済みます。表の形が悪いのではなく、小さい画面で表を扱うことに無理があるだけです。
誰かが開いたまま、帰る
同時に開けない問題には、もう1つ形があります。誰かがファイルを開いたまま閉じ忘れて帰る、という状況です。
教室のパソコンで台帳を開いたまま画面を消して帰ると、翌朝までそのファイルは他の人から書き込めません。共有フォルダに置いている場合、遠隔で閉じる手立てがないので、その人が来るまで待つことになります。
現場でよく聞くのは、こうなったときに結局コピーを作って作業を進め、あとで統合しようとして統合されなかった、という話です。1回の閉じ忘れが、台帳の二重化を生みます。
こうした事故は、注意では減りません。閉じ忘れは必ず起きます。減らせるのは、閉じ忘れても他の人が困らない形にすることだけです。ここは運用の工夫では埋まらない部分で、道具の形そのものが決めています。
移す順番を決める
移すと決めたら、全部を一度に移そうとしないでください。途中で止まる移行は、たいてい欲張った移行です。
まず、届く場所だけを移す
最初に移すのは、問い合わせが届く場所です。台帳ではありません。
体験レッスンの申し込みが、フォームから届いて、そのまま1件として残る形を作ります。この時点では、在籍している生徒の台帳はエクセルのままで構いません。新しく届いたものだけが新しい場所に入り、既存の生徒は今までどおりに管理されます。
この順番にする理由は2つあります。1つは、新しく届くものだけなら移すデータがゼロなので、すぐ始められること。もう1つは、問い合わせの受付がいちばん詰まっている場所であることが多いからです。効果が出る場所から始めると、続きます。
しばらく運用してみて、届いたものが1件として並び、返したかどうかがそこに残る形に慣れてから、次に進みます。慣れるまでの期間は1か月あれば足ります。
この段階で必ずやっておくのが、サイトの申し込みの入口を新しいフォームに差し替えることです。古いフォームやメールアドレスを残したままにすると、そちらから届いたものが新しい場所に入らず、結局2か所を見ることになります。古い入口は止めるか、新しい入口へ案内する表示に差し替えてください。名刺やチラシに古い連絡先が載っている場合は、しばらくメールの転送だけを残しておき、届いたら受けた人が新しい場所に1件として登録する形にします。
次に、体験レッスンまでの流れを移す
届く場所が移ったら、そこから体験レッスンの当日までを同じ場所で扱えるようにします。日程を返信した記録、決まった日程、当日の出欠。これらが同じ1件に載る形にします。
ここまで移ると、集計が数える作業になります。届いた件数、日程が決まった件数、当日来た件数が、そのまま一覧から出ます。エクセルの台帳に書き写す必要がなくなるので、転記が1つ消えます。
この段階でも、在籍している生徒の管理はエクセルのままで構いません。入会が決まった時点で、エクセルの台帳に1行足す。この転記だけは残りますが、月に数件なので負担にはなりません。
在籍生徒の台帳は、最後でよい
在籍している生徒の情報を移すのは、いちばん最後です。ここは移す量が多く、失敗したときの影響も大きい。
そして、急ぐ理由がありません。在籍生徒の台帳は、参照する回数は多いものの、更新の回数は多くありません。月謝の状況と進度が主で、どちらも変化が緩やかです。同時に開けない問題も、参照するだけなら読み取り専用で足ります。
移すときは、全員を一度に移すのではなく、在籍している生徒だけを移して、退会した生徒の記録は古いファイルに残す形が扱いやすくなります。退会した生徒の情報は参照する場面がほとんど無く、移す量だけが増えます。移す前に、その情報をいつまで持っておくかも決めておいてください。移した先にそのまま持ち込むと、消す判断が先送りになります。
移すなら、年度の切り替わりのような区切りを選んでください。途中で移すと、移す前の記録と移した後の記録が別の場所に分かれて、1年分の記録が2か所に散ります。区切りで移せば、その年から新しい場所に一本化されます。
月謝と振り替えは、分けて考える
移行の話をすると、月謝の管理も一緒に移したくなります。ここは切り離してください。受付の管理と、お金の管理は、求められるものが違います。
受付の管理で必要なのは、届いたものを取りこぼさず返すことです。速さと漏れのなさが評価軸になります。お金の管理で必要なのは、金額が正確で、記録が後から確かめられることです。計算と証跡が評価軸になります。
この2つを1つの道具にまとめようとすると、どちらかが中途半端になります。月謝の計算はエクセルのほうが得意なので、そのまま残しておくのが現実的です。会計の書類として保存が必要なものもあるため、保存期間については税務の所管に確かめてください。
振り替えの管理も同様です。振り替えは、レッスンの枠と結びついた予定の話であり、問い合わせの受付とは別の流れです。受付の移行を進めるときに一緒に触ろうとすると、決めることが一気に増えて止まります。まず受付だけを移し、振り替えは今までの形を続けてください。
移す前に、いまの列を減らす
移すときにやりがちなのが、いまの列をそのまま持っていくことです。これはすすめません。
エクセルの台帳は、何年か使っているうちに列が増えています。一度使って以来触っていない列、意味を思い出せない列、他の列と重複している列が混ざっています。そのまま移すと、新しい場所でも同じ状態から始まります。
移す前に、列を1つずつ「これが無いと何が困るか」で確かめてください。答えが出てこない列は、移さなくてよい列です。現場では、この作業で列が半分近くまで減ることがあります。列が減れば、入力も速くなり、移す手間も減ります。
移行が途中で止まる原因
移行を始めたのに戻ってしまう教室があります。原因は3つに分かれます。
両方を並行して使っている
いちばん多いのがこれです。新しい場所に入力し、念のためエクセルにも入力する。二重に入力すれば安全に見えますが、実際には両方が中途半端になります。
二重入力は続きません。忙しい日に片方が抜け、抜けた側が信用できなくなり、結局もとのエクセルに戻ります。安全のつもりで始めた並行運用が、移行を失敗させる最大の理由になります。
避け方は、期間と範囲を切ることです。「この日以降に届いた問い合わせは、新しい場所だけに入れる」と決める。その日より前のものはエクセルに残ったままで構いません。両方に同じものを入れる期間を作らないのが要点です。
移す前に完璧を求めている
「全部の情報を整理してから移そう」と考えると、移行は始まりません。整理は終わらないからです。
いまのエクセルには、退会した生徒の行、途中で入力をやめた行、重複した行が混ざっています。これを全部きれいにしてから移そうとすると、その作業だけで数週間かかり、途中で止まります。
現実的なのは、きれいにしないまま新しい場所を使い始めて、古いほうは古いまま置いておくことです。過去の記録が要るときはエクセルを開けばよい。新しい記録だけが新しい場所に貯まっていき、時間がたつほど、エクセルを開く回数は減ります。
忙しい時期に始めてしまった
移行を始める時期を間違えると、内容が良くても止まります。新学期の前、発表会の準備中、コンクールの申し込みが重なる時期に始めると、慣れないやり方に手間を取られて、すぐ元に戻ります。
始めるなら、問い合わせが少ない時期です。ピアノ教室の場合、年末年始の直後か、夏休みの後半あたりが静かになります。この時期に届く数件で新しいやり方に慣れておけば、山の時期には手が動くようになっています。
逆に、静かな時期を選ぶことの弱点もあります。件数が少ないので、効果を実感しにくい。「わざわざ変えた意味があったのか」と感じたまま山を迎えると、山の入口で元に戻します。だから、静かな時期に始めるときは、効果を測る数字を先に決めておいてください。届いてから最初に返すまでの時間、書き写した回数。この2つが減っていれば、件数が少なくても効いていると分かります。
決めた人と使う人が違う
講師が複数いる教室で起きます。受付の担当が新しい形に移すと決めたが、講師には伝わっていない。講師は今までどおりエクセルを見に行き、そこに新しい情報が無いので、結局受付の担当に聞くことになります。
移すときに決めておくのは、道具ではなく手順です。誰が、いつ、どこを見るか。体験レッスンの担当講師は、当日の朝に何を見れば必要な情報が揃うのか。ここを決めて伝えておかないと、道具が変わっても人の動きは変わりません。
もう1つ、決めた人が使い方を全部説明しようとすると、受け取る側が身構えます。説明するのは、その人が実際に触る部分だけで足ります。体験レッスンを担当する講師に、集計の見方や設定の変え方まで説明する必要はありません。触らない機能の説明は、覚えることを増やすだけで、使い始める障害になります。
伝えるのは、1枚の紙で足ります。「体験レッスンの前日に、この画面を開いて、名前と経験の有無を見る」といった具体的な手順を数行書く。抽象的な説明より、この手順書のほうが実際に使われます。
移す先を選ぶときに見るところ
道具の候補を絞るときに、見る点は多くありません。
同時に開けるか、範囲を分けられるか
出発点がここだったので、確認も最初にここを見ます。2人が同時に開いて、それぞれが別の1件に書き込める形になっているか。そして、担当している分だけが見える形にできるか。
この2つは、表計算のファイルという形では作れません。だから移行の理由になります。逆に、移した先でもこの2つが満たされないなら、移す意味は薄くなります。
見え方の範囲は、あとから絞るのが手間になります。講師が増える見込みがあるなら、増えてから考えるのではなく、最初から分けられる形を選んでおくほうが早い。何ができる状態を指すのかはできることに一覧があり、実際の画面の動きは動くところを見るで確かめられます。
届いたものが、そのまま1件になるか
移行の効果がいちばん出るのは、転記が消えたときです。フォームで受けたものが自動的に1件として並び、そこに状況を足していく形なら、書き写す作業はゼロになります。
ここで確かめるのは、届いたあとに何ができるかです。フォームを作る機能は、どの道具も持っています。差が出るのは、届いたものに担当を付けられるか、返したかどうかが残るか、一覧から絞り込めるか、という送信されたあとの道具がそろっているかどうかの部分です。
いま使っているフォームの道具にも、それぞれの条件があります。たとえばGoogleフォームでは、回答をスプレッドシートに保存して扱う形が案内されています。件数についての条件は公式ヘルプに書かれています。
If your form's responses aren't synced with Sheets, it can be because your form has more than 100,000 responses. 出典: support.google.com
ピアノ教室の規模でこの件数に届くことはありません。実務で効くのは通知のほうで、スプレッドシートの通知ルールについて公式ヘルプは受け取れる相手を「You can only set up notifications for yourself.」と明記しています。複数人で受け取る場合の標準の手段は、公開資料では確認できませんでした。ひとりで受けているなら関係ない条件です。条件ごとの違いはGoogleフォームとの比較に並べてあります。サイトをWordPressで作っている教室なら、Contact Form 7との比較のほうが近くなります。
費用は、月額だけで見ない
道具を比べるとき、月額の金額だけを並べても判断できません。ピアノ教室の受付で見るべきなのは、使う人の数と、機能の含まれ方の2つです。
使う人の数で費用が変わる形の場合、ひとりで回している間は安くても、講師が増えたときに変わります。増える見込みがあるなら、増えたあとの金額で比べてください。逆に、人数によらない形なら、ひとりのうちは割高に見えても、増えたときに逆転します。
もう1つは、必要な機能がどの段階で含まれるかです。届いたものに担当を付ける、返したかどうかを残す、範囲を分ける。移行の理由になっていた機能が、いちばん安い段階に含まれていないことがあります。移行の目的だった機能が上の段階にしか無いなら、比べるべきはその段階の金額です。
無料で始められるかどうかは、判断の中心に置かないほうがよい。移行にかかる手間のほうが大きいので、数百円の差で選ぶと、目的を満たさない道具に移してやり直すことになります。何がどの段階に含まれるかは料金で確かめてください。
移したあとに、出せるか
見落とされやすいのが、出口です。移した先から、データを取り出せるかどうかを先に確かめてください。
道具は永遠には使いません。教室の形が変わる、料金が合わなくなる、より合うものが出てくる。そのとき、中の情報を持ち出せなければ、移った先に縛られます。CSVのような形で書き出せるかを、契約する前に確かめておく価値があります。
同時に、個人情報の扱いも確かめます。生徒の情報を外部のサービスに預ける以上、どこに保存されるか、いつまで残るか、解約したときにどうなるかは、事前に確かめておく点です。個人情報の保護に関する法律は、事業者に安全管理の措置を求めています。
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
外部のサービスを使う場合に、教室としてどこまでの確認が求められるかは、扱う情報や事業の形によって変わります。判断が必要なときは個人情報保護委員会の資料や所管の窓口に確かめてください。
移行の判断を組み立てる
ここまでを、順番として並べ直します。
最初に確かめるのは、台帳を開く人が何人かです。1人なら、移す必要はまだありません。2人以上になっているなら、コピーが増えていないか、どちらが最新かを確かめる場面が起きていないかを見てください。ここが起きているなら、移行の理由としては十分です。
次に、書き写している回数を数えます。届いたものを台帳に転記する、台帳から別の表に写す、返信の内容を記録に残す。週に5回を超えているなら、その手間が移行にかかる手間を上回ります。数えるのは1週間で足ります。
3つ目は、移す順番を決めることです。届く場所、体験レッスンまでの流れ、在籍生徒の台帳、の順です。この順番を守ると、最初の1歩で移すデータがゼロになるので、すぐ始められます。全部を一度に移そうとした移行は、たいてい止まります。
4つ目は、二重入力の期間を作らないことです。日を決めて、その日以降に届いたものは新しい場所だけに入れる。古いものはエクセルに残したままでよい。安全のための並行運用が、移行を止める最大の原因になります。
5つ目は、移したあとの手順を人に伝えることです。道具を変えても、講師が今までどおりエクセルを見に行くなら、何も変わりません。「体験レッスンの前日に、この画面を開いて、名前と経験の有無を見る」といった具体的な動きを数行で書いて渡してください。抽象的な説明より、この数行のほうが実際に使われます。
体験レッスンから入会までの流れは、講座の申し込みを受ける段取りと構造が同じです。同じ形で受けている例は講座の受講申し込みにまとまっています。申し込みと問い合わせが混ざって届く教室では、問い合わせの受付の分け方のほうが近くなります。費用の違いは料金で確かめてください。判断に迷う点はよくある質問にも並んでいます。
最後に、移したあとに元のエクセルを消さないでください。少なくとも1年は残します。過去の記録を参照する場面は、思ったより長く続きます。残しておく代わりに、置き場所と見られる人だけは決めておく。移行で情報の置き場所が2つになる期間は必ず生まれるので、その期間をどう扱うかまで決めておくと、途中で迷わずに済みます。
Q1. エクセルの台帳から移るべきかどうかは、何で判断すればよいですか？
台帳を開く人が2人になっているかどうかです。1人で受けて1人で開いている状態なら、生徒が20人程度までエクセルで問題は起きません。2人以上が触るようになると、コピーが増えて最新がどれか分からなくなるか、同時編集で片方の入力が消えるかのどちらかが起きます。ここが起きているなら移行の理由として十分です。
Q2. 移行は何から手を付ければよいですか？
問い合わせが届く場所からです。在籍生徒の台帳ではありません。体験レッスンの申し込みがフォームから届いて、そのまま1件として残る形を先に作ります。新しく届くものだけなので移すデータがゼロで、すぐ始められます。在籍生徒の台帳は最後で構わず、年度の切り替わりのような区切りで移すのが安全です。
Q3. 移行の途中で元に戻ってしまうのはなぜですか？
新しい場所とエクセルの両方に入力する並行運用をしているからです。二重入力は忙しい日に片方が抜け、抜けた側が信用できなくなって、結局もとに戻ります。日を決めて、その日以降に届いたものは新しい場所だけに入れてください。それより前のものはエクセルに残したままで構いません。
Q4. 移す前に、いまの台帳を整理しておくべきですか？
きれいにしてから移そうとすると、その作業だけで数週間かかって止まります。整理せずに新しい場所を使い始め、古いほうは古いまま置いておくのが現実的です。ただし列については、移す前に1つずつ「これが無いと何が困るか」で確かめてください。答えが出ない列は移さないほうが、入力も移行も軽くなります。
Q5. 移した先を選ぶとき、何を見ればよいですか？
3つです。2人が同時に開けて別の1件に書き込めるか、担当している分だけが見える形にできるか、届いたものがそのまま1件になって転記が消えるか。加えて、あとからデータをCSVなどで取り出せるかを契約前に確かめてください。取り出せないと、次に移りたくなったときに縛られます。