問い合わせフォームの自動返信メールの文例は、件名に用件と組織名、冒頭に「受け付けました」の一文、入力内容の控え、返信の目安日数、期限を過ぎたときの連絡先の5つを入れれば用が足ります。この記事では、そのまま差し替えて使える基本の文例を最初に載せ、続いて資料請求、採用の応募、イベントの申し込み、営業時間外の受付の文例を並べます。後半では、Googleフォーム、Contact Form 7、formrun のそれぞれで自動返信をどこから設定するのかを、2026年10月8日に各社の公式ページで確かめた内容で整理し、送ったあとに受付側で決めておくことまで扱います。
まず使える基本の文例（問い合わせの受付）
最初に、どの業種でもほぼそのまま使える問い合わせ受付の文例を置きます。〇〇の部分を自分たちの名前と条件に置き換えてください。
件名: 【お問い合わせ受付】お問い合わせありがとうございます｜〇〇株式会社
〇〇 様
〇〇株式会社です。
お問い合わせを受け付けました。内容は以下のとおりです。
受付日時: 〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
お問い合わせの種類: 〇〇
お問い合わせ内容:
〇〇〇〇〇〇
担当者が内容を確認し、3営業日以内にこのメールアドレス宛てにご返信します。
3営業日を過ぎても返信が届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認のうえ、
下記までご連絡ください。お手数ですが、同じ内容をフォームから再送いただく必要はありません。
〇〇株式会社 お問い合わせ窓口
電話: 〇〇〇〇（平日10時から17時）
メール: 〇〇〇〇
このメールは送信専用のアドレスから自動で送っています。
このメールに返信いただいても担当者には届きませんので、ご連絡は上記の窓口宛てにお願いします。
この文例で大事なのは、丁寧な挨拶ではなく、受け取った人が「待てばよいのか、何かするべきなのか」を判断できることです。受け取った人の頭にある問いは、ちゃんと届いたのか、何が届いたのか、いつ返ってくるのか、返ってこなかったらどうするのか、の4つしかありません。上の文例は、この4つに上から順に答えています。
最後の2行は、差出人のアドレスで受信しない設定にしている場合だけ入れます。返信を受け付けるアドレスから送っているなら、「このメールにそのまま返信いただければ担当者に届きます」と書き換えたほうが、やりとりが1本のスレッドにまとまります。どちらにするかは、窓口の担当者が普段どの受信箱を見ているかで決めてください。見ていない受信箱に返信が積もるのが、いちばん避けたい形です。
自動返信メールを設定するメリットと、短すぎる文面の副作用
自動返信の効き目は、送った人を安心させることだけではありません。受付側の手間を減らすことにも直結します。上位の解説記事でもよく挙がるのは、送信直後に反応があることで相手に「届いた」と伝わる、という点です。
お問い合わせフォームや資料請求フォームなどで、回答後の自動返信メールを設定すれば、顧客に対して迅速な対応が可能です。 出典: form.run
受付の現場で効いてくるメリットは、次の3つに整理できます。
・二重送信が減る。送ったかどうか分からない状態に置かれた人は、念のためにもう一度送ります。控えが手元に届けば、その一手間を取りません ・催促の電話が減る。返信の目安が書かれていれば、その日数までは待ってもらえます。目安が無いと、翌日に電話が来ることもあります ・行き違いの証拠が残る。「送ったのに返事がない」と言われたとき、相手の手元にも受付日時の入った控えがあるので、どの時点の話かがすぐに特定できます
一方で、自動返信には副作用もあります。いちばん多いのは、「お問い合わせありがとうございます。担当者よりご連絡いたします」の2行だけで終わる文面です。この文面は、送った直後は問題なく見えます。ところが、いつ連絡が来るのかが書かれていないため、数日後に催促が来ます。窓口の担当者からよく聞くのは、自動返信を入れたのに電話が減らない、という話で、文面を見ると返信の目安が抜けていることがほとんどです。
もう1つの副作用は、迷惑メールとして扱われることです。自動返信は相手が入力したアドレスに機械的に送るため、送信元の設定が整っていないと受信側で迷惑メールのフォルダに振り分けられます。文面に「迷惑メールのフォルダをご確認ください」と1行入れておくのは、この副作用への備えです。根本の対策は送信元のドメインの設定（SPF や DKIM）を整えることで、こちらはフォームのツールやメールの管理者に確かめてください。
文面を組み立てるときのポイントと注意点
文例を自分たちの受付に合わせて直すときに、削ってよいものと削ってはいけないものを分けておきます。
件名に用件と組織名を入れる
受け取った人の画面に最初に出るのは件名と差出人名だけです。「自動返信」や「Re:」だけの件名では、何の受付なのかが分かりません。問い合わせも資料請求も応募も同じ件名で届く窓口では、受け取った人が後から探せなくなります。件名の先頭に【お問い合わせ受付】のように用件を置くと、スマートフォンの一覧で後ろが切れても用件は読めます。組織名は件名の末尾に置けば、差出人名と重なっても邪魔になりません。
冒頭の一文で受付を言い切る
冒頭は「お問い合わせを受け付けました」と言い切ります。季節の挨拶や会社の紹介を先に置くと、肝心の一文がスマートフォンの最初の画面から押し出されます。自動で送る文面は、相手が何を送ったかを機械が確かめたうえで出ているので、含みを持たせる理由はありません。
入力内容の控えを必ず載せる
控えは削ってはいけない要素の筆頭です。相手は自分が何を書いたかを覚えていないことが多く、控えがあれば、送り間違いに自分で気づいて訂正の連絡をくれます。フォームのツールによっては、回答内容を本文に差し込む機能があり、項目名と回答を並べた形で自動で入ります。差し込みができないツールでは、少なくとも受付日時と問い合わせの種類だけは載せてください。
返信の目安は守れる日数で書く
目安の日数は、実際に守れる数字にします。普段は翌日に返せていても、担当者が休む週や繁忙期に守れないなら、3営業日のように余裕を持たせます。目安を短く書いて守れないと、催促を自分から呼び込むことになります。土日や祝日を挟む受付では「営業日」と書き、営業日の定義（平日のみなど）を連絡先の行に添えておくと誤解がありません。
届かないときの逃げ道を書く
期限を過ぎたときの連絡先がないと、相手はフォームからもう一度送るしかありません。これが二重送信の正体です。電話番号か、人が見ているメールアドレスを1つ書き、「同じ内容を再送する必要はありません」と添えます。この一文があるだけで、同じ人から同じ問い合わせが2件届く事態はかなり減ります。
書かないほうがよいこと
注意したいのは、約束しすぎることです。「必ず翌営業日にご回答します」と書くと、回答に時間がかかる問い合わせで約束を破ることになります。「ご連絡します」と「ご回答します」は意味が違うので、最初の連絡で結論が出せない種類の問い合わせなら「ご連絡します」にとどめます。また、個人情報の扱いについての説明を自動返信に長々と書く必要はありません。プライバシーポリシーへのリンクを1行置けば足ります。取り扱いの内容そのものについては、所管の窓口や専門家に確かめてください。
用途別の文例
ここからは、問い合わせ以外の場面の文例です。基本の形は同じで、次に何が起きるかの部分だけが変わります。
資料請求
資料請求では、資料がいつ、どの形で届くのかを書きます。ダウンロードのリンクをその場で渡せるなら、それがいちばん待たせません。
件名: 【資料請求受付】資料のご請求ありがとうございます｜〇〇株式会社
〇〇 様
資料のご請求を受け付けました。
下記のリンクから、本日より14日間ダウンロードいただけます。
〇〇〇〇（ダウンロードのリンク）
リンクの期限が切れた場合や、印刷した資料の郵送をご希望の場合は、
下記の窓口までご連絡ください。
採用の応募
応募では、選考の結果をいつ、どの手段で伝えるかを必ず書きます。応募者は複数の会社に並行して応募していて、結果の時期が分からない会社は後回しにされます。
件名: 【応募受付】ご応募ありがとうございます｜〇〇株式会社 採用担当
〇〇 様
〇〇職へのご応募を受け付けました。
受付日時: 〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
応募職種: 〇〇職
提出書類: 履歴書、職務経歴書
書類選考の結果は、応募日から7日以内にこのメールアドレス宛てにお知らせします。
提出書類に不足があった場合も、同じアドレスからご連絡します。
応募の受付で押さえておきたいのは、提出書類の名前を控えに入れることです。書類を添付し忘れた応募者が自分で気づけるうえ、受付側が「書類が届いていない」と連絡する手間も減ります。
イベント・セミナーの申し込み
申し込みでは、参加が確定したのか、まだ仮受付なのかをはっきり書きます。定員のあるイベントで、先着順の確定を後から人の手で行う場合は、この区別が特に重要です。
件名: 【お申し込み受付】〇〇セミナー（〇〇月〇〇日開催）｜〇〇事務局
〇〇 様
〇〇セミナーへのお申し込みを受け付けました。
現時点では仮受付です。参加の確定は〇〇月〇〇日までに別途メールでお知らせします。
開催日時: 〇〇月〇〇日 〇〇時から〇〇時
会場: 〇〇（オンラインの場合は、確定のメールで参加用のリンクをお送りします）
ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信ください。
キャンセル待ちの方に順番をお回しします。
営業時間外・長期休業中の受付
夜間や休業中に届いた問い合わせには、通常の文面に休業の情報を足します。いつから対応を再開するのかを日付で書くのが要点です。
件名: 【お問い合わせ受付】お問い合わせありがとうございます（休業期間のお知らせ）｜〇〇株式会社
〇〇 様
お問い合わせを受け付けました。
〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日まで休業しております。
〇〇月〇〇日より順にご返信しますので、休業明けから3営業日ほどお時間をください。
休業期間の文面は、期間が終わったら必ず元に戻します。休み明けに文面を戻し忘れ、何週間も「休業中」のお知らせが出続ける例は珍しくありません。休業に入る前に、戻す日を予定表に入れておくと確実です。
返信を求める文面と、求めない文面を分ける
用途別の文例を見比べると、相手に何かをしてもらう文面と、何もしなくてよい文面の2種類があることに気づきます。応募の文例は「待っていてください」、イベントの文例は「都合が悪くなったら返信してください」です。この違いを文面の中で曖昧にすると、相手は念のために返信をくれます。窓口には「承知しました」という返信が受付の件数と同じだけ届き、本当に対応が必要な返信が埋もれます。
返信が不要な文面では、「このメールへのご返信は不要です」と一文で書き切ります。返信が必要な文面では、何を、いつまでに、どこへ返せばよいかを具体的に書きます。「ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください」という定型の一文は、どちらの文面にも入れがちですが、返信を誘う効果があることを知ったうえで使ってください。
受付側に届く通知メールも文面を決めておく
自動返信の文例を探している人の多くは、同じ画面で受付側に届く通知メールも設定しています。相手に送る文面ほど注目されませんが、通知メールの件名と本文を整えておくと、受付の取りこぼしが目に見えて減ります。
件名: 【新着・お問い合わせ】〇〇 様（種類: 〇〇）
受付日時: 〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
お名前: 〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇
お問い合わせの種類: 〇〇
お問い合わせ内容:
〇〇〇〇〇〇
返信の期限: 受付から3営業日
通知メールの件名には、相手の名前と問い合わせの種類を入れます。共有の受信箱で件名がすべて「新しい回答があります」になっていると、どれが未対応かを件名から判断できず、1通ずつ開いて確かめることになります。種類ごとに件名の先頭を変えておけば、受信箱のフィルタで担当者ごとに振り分けることもできます。
本文の最後に、自動返信で相手に約束した返信の期限を書いておくのも効果があります。相手に「3営業日以内」と伝えたことを、受付側が忘れないための一行です。自動返信の文面を変えたときは、通知メールの期限の行も合わせて直してください。片方だけ直すと、相手への約束と受付側の締め切りがずれていきます。
文面を公開する前に確かめる手順
文面ができたら、公開する前に自分たちで送信して確かめます。設定画面で見る文面と、受け取った側のメールアプリで見る文面は、見え方がかなり違います。確かめる手順は次のとおりです。
- 社内の人に、スマートフォンからフォームを送信してもらう。パソコンだけで確かめると、件名や冒頭が切れることに気づけません
- 受け取ったメールが迷惑メールのフォルダに入っていないかを見る。Gmail と、会社のメール、携帯電話会社のメールの3種類で試すと、振り分けの違いが分かります
- 控えの差し込みが崩れていないかを見る。改行の多い問い合わせ内容や、選択肢を複数選んだ回答で、表示が詰まっていないかを確かめます
- 期限を過ぎたときの連絡先に、実際に電話やメールをしてみる。連絡先の番号が古いまま残っている例は意外に多くあります
- 受付側に通知メールが届き、件名から用件が分かるかを見る
この5つは、文面を変えるたびに繰り返す価値があります。とくに担当者が交代した直後や、フォームの項目を足したあとは、差し込みの項目名がずれていることがあります。手順を紙に書いて受付の手元に置いておくと、誰が担当しても同じ確かめ方ができます。
場面ごとに足しておきたい一行
基本の文例は、どの場面でも骨組みとして使えます。ただ、受付の種類によっては、骨組みに一行足すだけで催促や行き違いが大きく減るものがあります。よく相談に上がる場面を挙げます。
法人からの見積もりや取引の問い合わせ
法人の担当者は、社内の稟議や上司への報告のために、問い合わせの控えを転送することがよくあります。控えに受付番号を付けておくと、後から電話をもらったときに「受付番号〇〇の件」で話が通じます。受付番号を自動で振れないツールでも、受付日時と会社名の組み合わせで代わりになります。また、見積もりの回答に時間がかかる場合は、「内容によっては、ご回答の前に確認のご連絡を差し上げます」と書いておくと、追加の質問を送ったときに相手が戸惑いません。
講座や習い事の受講申し込み
受講の申し込みでは、支払いの案内がいつ届くかを書きます。申し込んだ時点で受講が決まったと思っている人と、支払いが済むまで仮の申し込みだと考えている受付側との間で、行き違いが起きやすい場面です。「お支払いのご案内を2営業日以内にお送りします。お支払いの確認をもって受講の確定とします」のように、確定の条件を一文で書きます。
助成金や公募の受付
公募の受付では、締め切り後に書類の不備を連絡するかどうかを書いておきます。応募者が最も気にするのは、書類に不備があった場合に救済があるのか、そのまま審査から外れるのかです。不備の連絡をしない運用なら、「提出書類に不備があった場合も個別のご連絡はいたしません」と書き、応募者が締め切り前に自分で見直す時間を持てるようにします。どちらの運用でも、書いておけば問い合わせの電話は減ります。
修理やサポートの受付
修理やサポートの受付では、相手がすぐに試せることを一行入れておくと、問い合わせの一部がその場で解決します。「お急ぎの場合は、よくある質問のページもあわせてご覧ください」の一行と、該当するページへのリンクです。加えて、製品の型番や購入日など、次のやりとりで必ず聞く項目がフォームに無い場合は、「ご返信の際に型番をお知らせいただくと、確認が早く進みます」と書いておくと、往復が1回減ります。
どの場面でも共通するのは、次のやりとりで相手に聞くことになる情報を、先回りして文面に書いておくことです。自動返信を読んだ相手が、受付側の次の一手を予想できるようになれば、催促も二重送信も起きにくくなります。
主なフォームツールで自動返信を設定する場所
文例ができても、どのツールでどこから設定するかで手間が変わります。以下は2026年10月8日に各社の公式ページで確かめた内容です。仕様は変わるので、設定の前に最新の画面を確かめてください。
Googleフォーム
Googleフォームは無料で使え、回答者に控えを送る設定があります。Googleドキュメント エディタ ヘルプの手順では、フォームの上部の［設定］を開き、［メールアドレスを収集する］で［確認済み］か［回答者からの入力］を選び、［回答］の横の下矢印から［回答のコピーを回答者に送信］を［リクエストされた場合］か［常に表示］にします。送られるのは回答のコピーで、同じヘルプには、カスタマイズしたフォローアップメールを送るにはフォームの通知用アドオンを使うよう案内があります。つまり、返信の目安や連絡先を書いた文面を送りたい場合は、アドオンか別の仕組みが要ります。控えだけ届けば足りる社内の受付なら、標準の設定で十分です。
Contact Form 7
WordPress のプラグインの Contact Form 7 では、フォームの編集画面の「メール」タブにある「メール (2)」を使います。公式の説明では、「メール (2)」は追加のメールテンプレートで、自動返信によく使われ、最初の「メール」が正常に送信された場合のみ送信される、とされています。宛先の欄に回答者のメールアドレスのメールタグを入れ、本文に上の文例を貼り、入力内容はメールタグで差し込みます。サイトのサーバーから送るので、迷惑メールの扱いを避けるには送信元の設定まで確かめておく必要があります。
formrun
formrun の料金ページでは、2026年10月8日時点で、無料の FREE プランは1フォームあたり月30件の回答・フォーム1個・メンバー1人で、自動返信メールは有料の BEGINNER プランの機能として載っています。BEGINNER は年間契約で月額2,980円（税抜）、単月契約で月額3,880円（税抜）です。無料で自動返信の文面まで作り込みたい場合は、この条件を先に確かめておくと迷いません。
ツールを選ぶときの目安
3つを並べると、選び方の軸は文面を自由に書けるか、無料の範囲で使えるか、送ったあとの記録が残るか、の3つになります。社内のアンケートや出欠の確認のように、回答の控えさえ届けばよい受付なら、Googleフォームの標準の設定で足ります。乗り換える理由はありません。WordPress でサイトを運営していて、サーバーの設定にも手を入れられる担当者がいるなら、Contact Form 7 の「メール (2)」で文面を細かく作り込めます。どちらの場合も、自動返信のあとの個別の返信は、それぞれの担当者の受信箱から送ることになります。
件数が月に数十件を超え、返信する人が2人以上になってきたら、文面の自由度よりも、誰がいつ返したかが残るかどうかが効いてきます。この段階で困るのは自動返信の文面ではなく、そのあとの返し忘れと二重返信だからです。ツールを比べるときは、自動返信の設定画面だけでなく、届いた1件を開いたときに何ができるかまで見ておくと、入れ替えたあとに後悔しません。
Googleフォームを使っていて、自動返信の文面や返信の記録まで同じ画面で扱いたい場合の違いは、Googleフォームとの比較に公式の記載を項目ごとに並べてあります。WordPress のサイトに置いたフォームから考えている場合は、Contact Form 7との比較が判断の材料になります。
自動返信を送ったあと、受付側で決めておくこと
自動返信は受付の入り口にすぎません。文面で「3営業日以内に返信します」と約束した以上、その約束を守れる仕組みが受付側に要ります。ここが抜けていると、文面が丁寧なほど、約束を破ったときの落差が大きくなります。
誰が返すかを1件ごとに決める
問い合わせが共有の受信箱に届く窓口では、誰かが返すだろうという空白が生まれます。結果として、2人が同じ相手に返す二重返信か、誰も返さない返し忘れのどちらかが起きます。返信したかどうかが表や画面に残らないと、この2つは必ず起きます。1件ごとに担当者の名前を付け、未対応・対応中・返信済みのような状況を残すだけで、目安の日数を過ぎた案件を拾えるようになります。
目安の日数を過ぎた件を毎日見る
自動返信に書いた日数は、受付側の締め切りでもあります。受付日時から数えて期限が近い案件を毎朝確かめる習慣があれば、約束を破る前に手を打てます。スプレッドシートで管理しているなら、受付日時の列と返信日時の列を並べ、返信日時が空のまま日数が経った行に色を付けておくと見落としが減ります。
定型の返信もひな形にする
自動返信の文面を整えると、その次に送る「最初の人の返信」も定型にできる部分が多いことに気づきます。料金の問い合わせ、資料の再送、日程の調整など、よく来る問い合わせへの返信をひな形にしておくと、目安の日数を守りやすくなります。
一件ずつ追う道具を選ぶ
ここまでの仕組みを、フォーム、受信箱、スプレッドシートの3つを行き来して回している窓口は少なくありません。件数が少ないうちはそれで回りますが、担当者が2人以上になると、どこまで返したかを確かめるだけで時間がかかるようになります。
受付から返信までを1つの画面で回すフォームのツールも、解き方の1つです。たとえば、フォーム送信の直後に回答内容の控えを添えて自動返信を送り、届いた1件ごとに担当者と状況（ステージ）を付け、回答の画面からそのまま個別のメールを送れるものがあります。差し込み変数で宛名と回答内容を差し込み、よく使う文面をひな形として保存でき、送ったメールの開封とクリックも記録されます。どこまでできるかはできることに一覧があり、問い合わせ窓口での使い方は問い合わせの受付にまとめてあります。
このツールの料金は2026年10月8日時点で、メンバー1人のフリープランが0円で、フォーム数と回答数は無制限、自動返信も含まれます。開封とクリックの計測とメールのひな形はメンバー10人までのチームプラン（月額7,800円、税抜）からです。採用の窓口で使う場合は採用の応募受付、申し込みの受付ならイベントの申し込み、修理や問い合わせの一次受付なら修理・サポートの受付に、それぞれの場面での段取りを載せています。
文例を整えることと、文例で約束したことを守れる受付にすることは、同じ作業の表と裏です。まずは基本の文例の返信の目安を、いまの窓口で本当に守れる日数に直すところから始めてください。
Q1. 自動返信メールに返信の目安日数は必ず書くべきですか？
書くべきです。目安が無いと、受け取った人はいつまで待てばよいか判断できず、翌日に電話や再送で確かめてきます。日数は普段の実績ではなく、担当者が休む週でも守れる数字にします。迷ったら3営業日と書き、営業日の定義を連絡先の行に添えておくと誤解が起きません。
Q2. 無料で自動返信メールを送る方法はありますか？
Googleフォームは無料で、設定の［回答のコピーを回答者に送信］をオンにすれば回答の控えが届きます。ただし文面を自由に書くにはアドオンが要ります。WordPress のサイトなら Contact Form 7 の「メール (2)」で文面を自由に作れます。無料プランで自動返信が使えるかはツールごとに違うので、料金ページで確かめてください。
Q3. 自動返信メールが迷惑メールに入ってしまうのはなぜですか？
送信元のドメインの設定が整っていないと、受信側が本物の送信者か判断できず迷惑メールに振り分けます。SPF や DKIM の設定をフォームのツールやメールの管理者に確かめるのが根本の対策です。あわせて文面に「迷惑メールのフォルダをご確認ください」と1行入れておくと、届かなかった場合の問い合わせを減らせます。
Q4. 自動返信の文面に入力内容をすべて載せても問題ありませんか？
控えとして載せるのは有効で、送り間違いに相手が自分で気づけます。ただし、パスワードや本人確認の書類の番号のように、メールで送るべきでない項目は控えから外します。どの項目を載せるかは個人情報の取り扱いにも関わるので、判断に迷う場合は所管の窓口や専門家に確かめてください。