Googleフォームのファイル添付｜手順と、回答者にログインが要る条件

Googleフォームで回答者にファイルを添付してもらうには、質問の種類を「ファイルのアップロード」にして、受け付けるファイルの種類、数、最大サイズを決めます。設定そのものは数分で終わります。ただし、この質問を入れたフォームは、回答者がGoogleアカウントにログインしないと答えられません。社内の申請なら問題になりませんが、社外の応募者やお客様から書類を集める窓口では、ここで送信をやめる人が出ます。

この記事では、Googleフォームのファイル添付の手順を順に書いたうえで、ログインが要る条件、そもそもこの質問形式が使えない場面、集まったファイルがどこに保存されてどう効いてくるかを、Googleの公式ヘルプで2026年10月8日に確かめた内容で整理します。最後に、社外からファイルを受け取る受付を回すときに、次に何を決めればよいかを並べます。

Googleフォームのファイル添付で、最初に知っておく3つの前提

手順に入る前に、この機能の性格を決めている前提を3つ押さえておきます。どれもGoogleのヘルプ「フォームの質問の種類を選択する」に書かれている内容です。

回答者はGoogleアカウントへのログインが必要

ヘルプには「この質問に回答するには、回答者が Google アカウントにログインする必要があります」と明記されています。フォーム全体の公開範囲を「リンクを知っている全員」にしていても、ファイルのアップロードの質問が1つ入っていれば、回答者はログインを求められます。

ログインを求められた回答者のうち、Googleアカウントを持っていない人、仕事用のパソコンで私用のアカウントに入りたくない人、スマートフォンでパスワードを思い出せない人は、そこで手が止まります。採用の応募書類や、助成金の申請書類のように「出してもらわないと困る」書類ほど、この離脱が効いてきます。

共有ドライブに置いたフォームでは使えない

同じヘルプに、この質問形式を使えない場合が2つ挙げられています。1つはフォームが共有ドライブに保存されている場合、もう1つは管理者がデータ損失防止（DLP）をオンにしている場合です。

部署で共有ドライブを使ってファイルを管理している組織では、フォームも共有ドライブに作るのが自然です。そうすると、ファイルのアップロードは質問の種類の一覧から選べません。個人のマイドライブでフォームを作り直す必要があり、今度は担当者が異動したときにフォームとファイルの持ち主が誰になるかという問題が出てきます。

届いたファイルはフォームのオーナーのドライブに入る

ヘルプには、アップロードされたファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されると書かれています。Googleアカウントの保存容量は、Gmail、Googleドライブ、Googleフォトで合わせて最大15GBです（Google Oneのヘルプより、2026年10月8日確認）。

応募書類のPDFや写真は1件あたりの容量が小さくても、件数が重なると積み上がります。オーナー個人の容量を使う以上、メールの受信ができなくなるといった影響がフォームの外にまで出る点は、最初に頭に入れておくべきポイントです。

Googleフォームでファイル添付を受け付ける手順

ここからは、ファイル添付の質問を作る手順を順に書きます。画面の名前はGoogleのヘルプの表記に合わせています。

手順1：質問を追加して、種類を「ファイルのアップロード」にする

1. Googleフォームでフォームを開きます。
2. 右側の追加ボタンで質問を追加します。
3. 質問のタイトルの右にある質問の種類の一覧から「ファイルのアップロード」を選びます。

共有ドライブに置いたフォームや、管理者がデータ損失防止をオンにしている組織では、ここでこの種類が出てきません。一覧に見当たらない場合は、フォームの保存場所を先に確かめてください。

手順2：ファイルの種類、数、最大サイズを決める

ヘルプによると、ファイルのアップロードの質問では次の3つを設定できます。

・回答者がアップロードできるファイルの形式（特定の形式だけを許可する） ・回答者がアップロードできるファイルの最大数 ・回答者がアップロードできる最大ファイルサイズ

形式は、受け取りたい書類に合わせて絞ります。履歴書ならPDFと文書、身分証の写しなら画像とPDF、というように決めておくと、受け取ったあとに開けないファイルが混ざりません。最大サイズは選択肢から選ぶ形式です。スマートフォンで撮った写真をそのまま送る人が多い受付では、小さすぎる値にすると送信エラーが増えます。逆に大きすぎると、オーナーのドライブの容量を早く使い切ります。

手順3：必須にするかを決め、説明文を書く

質問の右下の「必須」をオンにすると、ファイルを添付しないと送信できなくなります。説明文には「PDFで1ファイル、10ページ以内」のように、何をどの形式で出してほしいのかを具体的に書きます。回答者が迷う理由の多くは、形式やファイル名の決まりが書かれていないことです。ファイル名に氏名を入れてほしい場合も、ここに書いておきます。

手順4：公開し、ログインしていない状態で試す

フォームを公開するには、右上の「公開」を押します。Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、公開を停止しているフォームには、リンクを知っている回答者もアクセスできません。

公開したら、送信テストをします。ファイル添付の手順を解説する記事では、次のように勧められています。

設定が完了したら、必ず送信テストを実施しましょう。画面上部の「プレビュー」をクリックし、自分自身でフォームに回答してファイルを添付し、送信してみます。これにより、実際にファイルが正しくアップロードされるか確認できます。 出典: blog.form-mailer.jp

これに1つ付け加えるなら、プレビューはフォームを作った本人がログインしたまま開くため、回答者がログインを求められる場面は確かめられません。ブラウザのシークレットウィンドウで回答用のリンクを開き、ログインしていない人に何が表示されるかも見ておくのがコツです。スマートフォンでも同じように試しておくと、写真の添付で詰まる場所が分かります。

手順5：届いたファイルを確認する

回答が届いたら、フォームの上部にある「回答」を開きます。Googleのヘルプによると、確認の方法は次の4つです。

・「概要」タブ：質問ごとに回答をまとめて見る。回答が1つ以上あるときだけ表示されます ・「個別」タブ：回答者ごとに回答を見る。前へ、次へのアイコンで1件ずつ移動します ・スプレッドシートへのリンクのアイコン：すべての回答をスプレッドシートで見る ・その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」：すべての回答をCSVで手元に落とす

ファイルの実体は、前の章で触れたとおりオーナーのドライブのフォルダに入っています。回答の画面やスプレッドシートから個々のファイルを開くことも、ドライブのフォルダを直接開いてまとめて見ることもできます。書類を1件ずつ確認する受付では「個別」タブ、まとめて目を通す受付ではドライブのフォルダ、というように使い分けると効率が上がります。

通知も設定しておきます。「回答」から、その他のアイコンを押して「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶと、回答が届くたびにメールが届きます。ただしこの通知は設定した本人に届くもので、複数の担当者に振り分ける仕組みではありません。担当者が複数いる場合は、誰がどの通知を見て動くのかを別に決めておく必要があります。

社内の申請なら、Googleフォームのファイル添付で足りる

ここまでの前提を踏まえると、Googleフォームのファイル添付がそのまま使える場面ははっきりしています。

回答者が全員、同じ組織のGoogle Workspaceのアカウントを持っていて、ふだんからログインしている場合です。経費の領収書の提出、研修の課題の提出、社内イベントの写真の回収といった用途では、ログインが要ることは負担になりません。回答者が誰かを確かめられるという点では、むしろメリットになります。追加の費用もかからず、集まったファイルはドライブのフォルダにまとまるので、少人数で確認するなら十分に回ります。

学校で、生徒全員が学校のGoogleアカウントを持っている場合も同じです。課題の提出のように、受け取ったあとに個別に返信する必要が薄い用途では、乗り換える理由はほとんどありません。

社内で使う場合でも、1つだけ決めておきたいのがフォームのオーナーです。ファイルはオーナーのドライブに入るため、担当者個人のアカウントでフォームを作ると、その人が異動や退職をしたときにファイルの置き場所ごと引き継ぎが必要になります。部署で共有ドライブを使っている組織ではファイルのアップロードが使えないという制約があるので、受付用のアカウントを1つ決めて、そのアカウントでフォームを作るのが現実的な方法です。

判断の分かれ目は、回答者が組織の外にいるかどうか、そして受け取ったあとに一人ひとりへ返事をする必要があるかどうかの2点です。どちらも当てはまらないなら、Googleフォームのままで困ることは少ないはずです。

社外からファイルを集めるときに起きること

一方で、採用の応募、助成金や公募の申請、修理の受付で症状の写真をもらう窓口のように、回答者が組織の外にいる場合は事情が変わります。

ログインの画面で、送信をやめる人が出る

応募者の側から見ると、フォームを開いて名前や連絡先を入力し、最後に書類を添付しようとしたところでログインを求められます。Googleアカウントを持っていない人は、アカウントを作るか、応募をやめるかを選ぶことになります。窓口の担当者からよく聞くのは、「書類はメールで送ってもいいですか」という問い合わせが別に届き、フォームとメールの2か所に応募が分かれてしまうという話です。

メールに埋め込んで送れなくなる

Googleのヘルプには、ファイルのアップロードの質問を含むフォームはメールに埋め込めないと書かれています。評価の質問、質問や選択肢の中の画像、保護されたテストも同じ扱いです。メールでフォームを配っている場合は、本文に埋め込む代わりにリンクで送ることになります。

回答を削除しても、添付ファイルは残る

見落とされやすいのがこの点です。Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」には、Googleフォームから回答を削除しても添付ファイルは削除されないと明記されています。応募の受付期間が終わって回答を消しても、履歴書や身分証の写しはオーナーのドライブに残り続けます。個人情報を含む書類を集める場合は、回答とは別に、ドライブのフォルダの中身をいつ誰が消すのかを決めておく必要があります。取り扱いの方針については、個人情報保護委員会（ppc.go.jp）の資料を確認し、判断に迷う点は所管の窓口や専門家に確かめてください。

Microsoft Formsも、組織の外からは受け付けられない

ほかのツールに目を向けると、Microsoft Formsにもファイルのアップロードの質問があります。Microsoftのサポートページ（2026年10月8日確認）によると、この質問は「組織内のユーザーのみが回答可能」または「組織内の特定のユーザーが回答可能」を選んでいる場合にだけ使えます。1つの質問に添付できるのは最大10個のファイルで、1ファイルの上限は10MB、100MB、1GBから選びます。つまり、社外の人からファイルを受け取る用途には、Googleフォームと同じく向いていません。詳しい違いはMicrosoft Formsとの比較にまとめてあります。

主なツールの条件を並べる

ここまでの内容を、社外からファイルを受け取る観点で表にします。Googleフォームとマイクロソフトの値は、それぞれの公式ヘルプで2026年10月8日に確かめたものです。仕様は変わるため、導入前には各社のページで最新の値を確かめてください。

表から分かるのは、無料で使える汎用のフォームは、どちらも「組織の中でファイルを集める」ことを前提に作られているということです。社外から受け取る場合は、回答者にログインを求めないツールを選ぶか、ログインを受け入れたうえで説明文で丁寧に案内するかのどちらかになります。Googleフォームとの違いをもう少し詳しく見たい場合は、Googleフォームとの比較で、受け付けたあとの管理を中心に並べています。

ファイル添付を運用するときの注意点とコツ

設定が終わって受付を始めたあとにも、気をつけておくべき点がいくつかあります。どれも公式ヘルプに書かれている仕様から導けるもので、事前に知っていれば避けられます。

共同編集者は、リンクしたスプレッドシートも見られる

Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」には、フォームを共同編集者と共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされたスプレッドシートにもアクセスできる場合があると書かれています。共同編集者を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から別々に削除する必要があります。

応募書類を扱う受付では、担当を外れた人がスプレッドシートを通じて応募者の情報を見られる状態が残りがちです。担当の入れ替えがあったときは、フォーム、スプレッドシート、ドライブのフォルダの3か所の共有設定をまとめて見直す、という手順を決めておくのがコツです。

締切と定員は、フォームの設定で自動にできる

書類の受付には締切があるのが普通です。2026年1月から、Googleフォームでは公開済みのフォームで右上の「公開済み」を押し、「終了日または回答数の上限を設定」から、締切の日時や受け付ける回答数の上限を決められるようになりました。締切後に回答者に表示されるメッセージも書き換えられます。

ヘルプには、複数のユーザーが同時に回答した場合は回答数の上限に関係なく回答が受け付けられるという注意書きもあります。定員ちょうどで締めたい募集では、上限を少し低めに設定し、超えた分は個別に連絡する前提で運用すると安全です。

2026年9月からの上限と、ファイルの扱い

Googleのヘルプによると、2026年9月から、1つのフォームの合計保存容量は最大1GB、回答数は最大50万件という新しい上限が適用されています。この1GBにはフォーム自体と回答のデータが含まれ、回答者がアップロードしたファイルは含まれません。つまり、添付ファイルの容量はフォームの上限ではなく、オーナーのドライブの容量で効いてきます。

同じページには、回答数が10万件を超えるとスプレッドシートへの同期が止まる場合があること、1万件を超えるとCSVのダウンロードがタイムスタンプ順に並ばない場合があることも書かれています。書類の受付で10万件に届くことはまれですが、毎年同じフォームを使い回していると件数が積み上がるため、年度ごとにフォームを複製して分けるのが無難です。

ファイル名と容量は、説明文で先に決めてもらう

ドライブのフォルダに集まったファイルは、回答者が付けた名前のまま並びます。「履歴書.pdf」が30個並ぶと、誰のものかを開いて確かめるしかありません。説明文で「氏名_書類名.pdf」のような名前の付け方を指定しておくだけで、受け取ったあとの手間が大きく変わります。

容量の見積もりも先にしておきます。たとえば1人あたり3MBのPDFを2つ受け取る募集で応募が300件あれば、それだけで約1.8GBになります。オーナー個人の容量は他のサービスと共有なので、受付専用のアカウントを用意するか、受付が終わったら別の保存先に移すかを決めておくと、途中で容量が足りなくなる事故を防げます。

受け取ったファイルを、どう回すか

ファイル添付の話は「どうやって集めるか」で終わりがちですが、窓口の仕事はそこから始まります。届いた書類を確認し、不備があれば連絡し、通過か不通過かを伝えるまでが一続きです。

回答とファイルが、別の場所に分かれる

Googleフォームでは、回答の内容は回答タブやリンクしたスプレッドシートに入り、ファイルはドライブのフォルダに入ります。応募者が1人なら迷いませんが、50人、100人と増えると、スプレッドシートの行とドライブのファイルを突き合わせる作業が発生します。説明文でファイル名に氏名を入れてもらうよう頼んでおくのは、この突き合わせを楽にするためです。

誰が確認したかが、どこにも残らない

複数人で書類を確認する場合、スプレッドシートに「担当」「確認状況」「連絡済み」の列を足して、手で埋めていくのがよくある運用です。件数が少ないうちは回りますが、現場では、件数が100件を超えたあたりで列の更新が追いつかなくなると言われています。返信したかどうかが表に残らないと、二重の連絡と連絡漏れは必ず起きます。

不備の連絡と、再提出の受け取り

書類に不備があったとき、Googleフォームの外でメールを書いて再提出を頼むことになります。再提出されたファイルは新しい回答として届くため、最初の回答とのつながりは手で管理する必要があります。どの応募者に何を頼んで、いつ再提出されたかを追うのは、窓口の担当者にとって負担の大きい作業です。

社外からの書類受付で、次に決めること

最後に、社外からファイルを受け取る受付を、いまの手作業から変えるときの判断材料を並べます。

決めること1：回答者にログインを求めてよいか

応募者や申請者にGoogleアカウントへのログインを求めてよいかを、まず決めます。求めてよいなら、Googleフォームのまま、説明文でログインが必要なことと理由を先に伝える運用で回せます。求めたくないなら、回答者にログインを求めないフォーム作成ツールに移すことになります。

決めること2：ファイルの保存先と、消す時期

オーナー個人のドライブに書類を置き続けてよいか、受付が終わったらいつ消すのかを決めます。回答を消してもファイルが残るという仕様を知らないまま運用していると、退職した担当者のドライブに応募書類が残っていた、ということが起きます。

決めること3：確認から返信までを、どこで回すか

書類を受け取ったあとの「担当」「状況」「返信」をスプレッドシートとメールで回すのか、1つの画面にまとめるのかを決めます。採用であれば応募から面接、内定までの流れ、公募であれば受付から審査、結果通知までの流れが、そのまま管理の単位になります。こうした流れの具体例は、採用の応募受付と助成金・公募の受付で、届いたあとにどう並ぶかまで含めて紹介しています。

回答管理のできるフォーム作成ツールの中には、回答者にログインを求めずにファイルを受け付け、届いたファイルはログインした担当者だけが開けるようにしているものがあります。たとえば料金のページにあるとおり、ファイル提出は月額7,800円（税抜）のチームプランから10GBで使える、という形で、ファイルの容量を料金プランで分けている製品もあります。機能の全体はできることで確かめられます。いまの受付で詰まっているのが「集めること」なのか「集めたあとを回すこと」なのかを見極めてから、ツールを選ぶのが近道です。

Q1. Googleフォームでファイル添付をログインなしで受け付けることはできますか？

できません。Googleのヘルプには、ファイルのアップロードの質問に回答するにはGoogleアカウントへのログインが必要だと明記されています。フォームの公開範囲を「リンクを知っている全員」にしていても同じです。ログインを求めたくない場合は、回答者にログインを求めないフォーム作成ツールを使うか、書類だけ別の方法で受け取る必要があります。

Q2. 質問の種類に「ファイルのアップロード」が出てこないのはなぜですか？

フォームが共有ドライブに保存されている場合と、組織の管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は、この質問形式を使えません。まずフォームの保存場所を確かめ、共有ドライブにあるならマイドライブでフォームを作り直すと選べるようになります。組織の設定が原因の場合は管理者に確認してください。

Q3. 添付されたファイルはどこに保存されますか？

フォームのオーナーのGoogleドライブに、フォームごとの新しいフォルダが作られて保存されます。オーナーのアカウントの保存容量を使うため、件数が多い受付では容量に注意が必要です。また、フォームから回答を削除しても添付ファイルは削除されないため、ドライブのフォルダは別に整理する必要があります。

Q4. スマートフォンから写真を添付してもらうときの注意点は？

スマートフォンで撮った写真は1枚でも容量が大きくなりやすいため、最大ファイルサイズを小さくしすぎると送信エラーが増えます。許可するファイルの種類に画像を含め、説明文に枚数と撮り方を書いておくと迷いが減ります。公開前に、ログインしていない状態のスマートフォンで実際に送信して確かめてください。