「フォーム 作成 ツール 比較」で調べている人の多くは、フォームが作れなくて困っているわけではありません。フォーム自体はもう動いていて、回答も届いている。困っているのは、届いたあとに誰が見て、誰が返して、どこまで終わったのかが分からなくなっていることのほうです。フォーム作成ツールの比較記事は入力欄の種類やデザインの自由度に紙面を割きがちですが、受付をひとりで回している人にとって効いてくるのは、送信ボタンが押されたあとの部分です。この記事では、比べるべき軸を6つに絞って整理します。どれが自分の詰まりに効く軸なのかを見極めれば、いまの道具のままで足りるのか、それとも別の道具が要るのかを自分で決められます。
フォーム作成ツールの比較が「作る話」ばかりになる理由
フォームを作るところの差は、この十年でほとんど無くなりました。無料で使える道具がいくつも出そろい、テキスト入力、選択肢、日付、ファイル添付といった基本的な部品はどれにもあります。作る側から見た使い勝手の差は、慣れてしまえば数分で埋まる程度のものです。
にもかかわらず、比較記事の多くが作る話に偏るのには理由があります。作る機能は画面を開けば確認でき、スクリーンショットも撮りやすく、機能表の丸とバツで並べやすいからです。一方で、届いたあとの回しやすさは、実際に何十件かを受けて返してみるまで差が出ません。比較する側が短時間で触っただけでは、差が見えないのです。
現場の詰まり方は逆になります。フォームを設置した直後は誰も困りません。回答が1日に数件のうちは、通知メールを見て返信すれば済みます。問題が出るのは、件数が増えたときと、担当者が2人以上になったときです。よく聞くのは、100件を超えたあたりで表計算の管理が回らなくなった、という話です。件数そのものより、「返したかどうか」を人の記憶に頼っている状態が限界を迎えます。
もうひとつ、比較が作る話に寄る理由があります。フォーム作成ツールという名前そのものが、作ることを前提にした呼び方だからです。名前に引きずられて、比べる軸も作る側に寄ります。しかし受付を担当している人が本当に必要としているのは、フォームというより送信されたあとを回すための道具がそろっているかという点です。比較の軸を組み直すところから始めたほうが、判断は早くなります。
そして、道具を替えることが常に正解とは限りません。1年に数回しか使わない申し込み、社内向けの簡単なアンケート、回答が届いたその場で処理が完結する用途では、いま使っているもので十分に足ります。乗り換えには移行の手間と、関係者に新しいURLを覚えてもらうコストがかかります。まずは詰まりの場所を特定して、それが道具のせいなのかどうかを切り分けてください。
比べる前に、いまの詰まりがどこにあるかを決める
フォームまわりの作業は、大きく3つの層に分かれます。作る層、届く層、回す層です。この3つのどこで詰まっているかを先に決めないと、比較しても意味のある結論が出ません。
作る層は、質問項目を並べて公開するところまでです。ここで詰まっている人は、条件によって表示する質問を変えたい、入力の形式をきちんとチェックしたい、といった要望を持っています。この層の悩みなら、いま使っている道具の設定を見直すだけで解決することが多く、乗り換えの必要はあまりありません。
届く層は、回答が送信されて通知が来るところです。ここで詰まる典型は、通知メールが迷惑メールに振り分けられていた、通知先が個人のアドレスひとつしか設定できず担当が休むと止まる、添付ファイルが大きすぎて受け取れない、といったものです。この層は設定と運用の見直しでかなり改善します。
回す層が、いちばん多くの人が詰まるところです。届いた回答に対して、誰が担当するのかを決め、内容を確認し、返信を書き、必要なら追加の書類をもらい、最後に採否や可否を伝えて終える。この一連の流れに状態がひとつも残らないと、何が終わっていて何が残っているのかが誰にも分からなくなります。
自分がどの層で詰まっているかを判定する簡単な方法があります。「いま未対応の件数を、5秒で答えられるか」を試してください。答えられないなら、詰まりは回す層にあります。答えられるが、その数字が自分の頭の中と付箋にしか無いなら、これも回す層です。フォームの入力項目に不満があるわけではないのに比較記事を読んでいるなら、ほぼ確実に回す層の問題です。
もう1つ判定に使えるのが、「担当を交代できるか」という問いです。受付を回している人が3日休んだとき、別の人が引き継げるかどうか。引き継ぎに口頭説明が必要なら、それは道具の中に情報が入っていない証拠です。この2つの問いに答えられれば、比べるべき軸は自然に絞り込まれます。
道具に何ができるのかを一覧で確かめたいときは、機能の並びを先に見ておくと比較が速くなります。受付から返信までに必要な部品が1つの画面にそろっているかどうかは、できることのページのような一覧で確認できます。実際の画面の動きを見ておきたい場合は、動くところを見るを先に触っておくと、機能表の言葉と実物の対応が取りやすくなります。
軸1 回答者にどこまで負担をかけるか
比較の最初の軸は、回答する側の負担です。受け付ける側の都合だけで道具を選ぶと、ここで人が減ります。
いちばん大きい分かれ目は、アカウント登録やログインを求めるかどうかです。社内向けの道具をそのまま社外の受付に使うと、回答する前にアカウントの作成やサインインを求める画面が出ることがあります。社内の人が使う分には問題になりませんが、外部の応募者や問い合わせ主にこれを求めると、そこで手が止まる人が出ます。特に採用の応募受付や、はじめての問い合わせでは、ログインを求められた時点で離れる人がいます。求人に応募しようとした人が、フォームに入る前のアカウント作成でやめてしまうのは、受け付ける側からは見えない損失です。
次に効くのが、スマホでの入力しやすさです。問い合わせや申し込みは、通勤中や休憩中に送られることが多く、パソコンの前に座って書かれるとは限りません。項目数が多いフォームをスマホで書かせると、途中で中断が起きます。中断が起きたときに、書きかけの内容が残るかどうかは道具によって異なります。長いフォームを扱うなら、途中保存の扱いを公開資料で確かめておいてください。
添付ファイルの扱いも回答者の負担に直結します。履歴書や職務経歴書、見積書、写真などを送ってもらう場合、ファイルの大きさの上限と、対応している形式が問題になります。上限を超えたときに何が起きるのかも重要です。エラーの表示が分かりにくいと、回答者は自分の側の問題だと思って諦めます。上限値そのものは道具ごとに違い、しかも改定されるので、比較するときは必ず公式のドキュメントで、いつ時点の値なのかまで含めて確認してください。
もうひとつ見落とされやすいのが、送信後の確認です。送ったのに何も返ってこないと、回答者は届いたかどうか分からず、同じ内容をもう一度送ります。二重の回答は、受け付ける側の手間を確実に増やします。送信直後の画面表示と、自動返信メールの両方を出せるかどうかは、比較の軸として明確に効きます。
回答者の負担を軽くする方向と、受け付ける側が欲しい情報を全部もらう方向は、いつも綱引きになります。項目を増やせば後の確認は減りますが、回答は減ります。減らせば回答は増えますが、あとで聞き直す手間が発生します。どちらに寄せるかは受付の種類によって変わるので、次の軸と合わせて考えてください。
軸2 届いたあとの「状態」が道具の中に残るか
2つ目の軸が、この記事でいちばん重要です。フォームで集めた回答に、対応状況を書き込めるかどうか。
多くのフォーム作成ツールは、回答を一覧で見せてくれます。回答日時、回答内容、必要なら表計算ソフトへの書き出し。ここまではどの道具でもできます。問題は、その一覧が「回答者が書いたことの記録」であって、「受け付けた側が何をしたかの記録」ではないことです。
未対応なのか、確認中なのか、返信済みなのか、辞退されたのか。この状態は回答者が書くものではないので、受け付ける側が後から書き足すしかありません。表計算に書き出して列を足す運用が広く行われているのは、この必要があるからです。
ただし、書き出して列を足すやり方には決まった弱点があります。新しい回答が届くたびに、書き出した表と元のフォームがずれていきます。自動で同期する仕組みを使っても、追加した列の位置がずれる、並べ替えたら行と列の対応が崩れる、といった事故が起きます。よく聞くのは、並べ替えの操作を1回間違えて、誰がどの状態なのか分からなくなったという話です。表計算は行と列がそれぞれ独立して動かせる道具なので、対応表として使うと構造的にこの危険が残ります。
もうひとつの弱点が、同時編集です。2人が同じ表を開いて、それぞれ別の行を更新する分には問題ありませんが、同じ行を触ると後から保存したほうが勝ちます。誰がいつ何を変えたのかを追える形になっていないと、状態が上書きされたことにすら気づけません。
比較の軸としては、次の3点を確かめてください。1つ目、回答1件ごとに対応状況を持てるか。2つ目、その状態を変えた履歴が残るか。3つ目、状態で絞り込んで一覧を出せるか。この3つがそろって初めて、「未対応が何件あるか」を毎朝5秒で確認できる状態になります。回答と対応状況が同じ画面にあることは、件数が増えるほど効いてきます。
状態の設計は、細かくしすぎないほうがうまくいきます。未対応、対応中、完了の3つから始めて、足りなくなったら足すのが安全です。最初から8種類もの状態を用意すると、どれを選ぶべきか担当者が迷い、結局は全部が未対応のまま残ります。
軸3 担当者を分けられるか、分けた結果が見えるか
受付を2人以上で回すなら、3つ目の軸が要ります。この件は誰が持っているのか、を道具の中で決められるかどうかです。
担当が決まっていない状態で複数人が同じ受信箱を見ていると、必ず2つの事故が起きます。二重返信と、返し忘れです。二重返信は、2人が同じ問い合わせに別々の内容で返してしまうもので、外から見ると組織の中で話が通っていないように映ります。返し忘れは、お互いが「相手が返しただろう」と思って誰も返さないもので、こちらのほうが発覚が遅れます。返信したかどうかが表に残らないと、この2つは仕組みとして必ず起きます。人の注意力で防げるものではありません。
担当を分ける機能を比べるときは、次の点を見てください。まず、1件ごとに担当者を割り当てられるか。次に、割り当てられた本人が「自分の担当分だけ」を絞り込んで見られるか。そして、割り当てを変えたときに前の担当者にも分かるか。この3つ目が意外と効きます。担当が黙って移ると、移された側は気づかず、移した側は終わったつもりになります。
権限の分け方も比較の対象です。受付の内容には、担当者だけが見ればよいものと、管理者しか見てはいけないものが混ざります。応募書類のように機微な情報を含む受付では、誰がどこまで見られるのかを設定できるかどうかが、そのまま導入できるかどうかを左右します。公開資料でこの点の記載が見当たらない道具については、問い合わせて確認するのが確実です。
社内の人数が少ない場合でも、担当の考え方は要ります。ひとりで回している場合でも、「いま自分が手をつけている件」と「まだ見ていない件」を分けられると、作業の再開が速くなります。ひとり運用こそ、記憶に頼る部分を道具に移す価値が大きい場面です。
軸4 返信をどこから出すか
4つ目の軸は、返信の出しどころです。ここは比較記事でほとんど触れられませんが、実務では大きな差になります。
多くの受付は、フォームで受け取ったあと、担当者が自分のメールソフトを開いて返信を書きます。この方法には決定的な弱点があります。送った返信が、その担当者の送信済みフォルダにしか残らないことです。フォームの回答一覧を見ても、返信の中身は分かりません。誰かが引き継ぐときには、前任者のメールソフトを開くしかなくなります。
もうひとつ、テンプレートの問題があります。同じ趣旨の返信を何度も書く受付では、定型文が要ります。個人のメールソフトの署名機能や下書きで管理していると、担当者ごとに文面が微妙に違ってきます。応募者への案内文が人によって違うのは、受け取る側から見ると不安の材料です。
比較するときは、受付の画面から直接返信を出せるか、その内容が回答と同じ場所に残るか、定型文を共有できるかを確かめてください。やり取りの記録が回答と同じ場所に積み上がる形になっていれば、引き継ぎのときに前任者へ質問する必要がほとんど無くなります。
差出人のアドレスも確認する項目です。返信が受け取れないアドレスから出ていると、回答者が返事を書いても誰にも届きません。返信先をどのアドレスに設定できるか、そのアドレスに届いたものを誰が見るのかまで、運用の設計として決めておいてください。
軸5 受け取る情報の重さと、その保管
5つ目の軸は、扱う情報の重さです。氏名、連絡先、生年月日、経歴、口座情報。フォームで集めるものの多くは個人情報にあたります。
個人情報保護法では、個人情報の範囲が次のように定められています。
この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。 出典: www.ppc.go.jp
受付の担当者が細かい条文まで押さえる必要はありませんが、自分が集めているものが個人情報にあたるかどうかは把握しておいたほうがよいです。具体的な運用が法律の要件を満たしているかどうかについては解釈が分かれる部分もあるため、判断に迷う点は所管の窓口や専門家に確かめてください。制度の全体像は個人情報保護委員会の公開資料で確認できます。
道具を比べるうえで実務的に効くのは、次の点です。まず、保存先がどこかということ。国内か国外かを気にする受付もあります。次に、誰がその情報にアクセスできるのかを設定できるかどうか。そして、不要になった回答を消せるかどうか。募集が終わった応募データをいつまでも置いておくのは、リスクだけが残ります。削除の操作が用意されているか、まとめて消せるかを確認してください。
添付ファイルの保存場所も別に確かめる項目です。フォームの回答本体と添付ファイルが別のサービスに保存される構成になっている道具があります。この場合、回答を消しても添付だけが残ることがあります。添付を含めて消えるのかどうかは、公開資料に明記されていないこともあるので、必要なら提供元に問い合わせてください。
公開範囲の設定も落とし穴になりやすい部分です。回答一覧を共有するために発行したURLが、リンクを知っていれば誰でも見られる設定のまま放置されている例があります。共有の設定は、作った本人以外が定期的に見直す仕組みにしておくのが安全です。
軸6 やめるとき、引き継ぐときにどうなるか
6つ目の軸は、入るときではなく出るときの話です。比較の段階で誰も考えませんが、あとから効いてきます。
まず、データの持ち出しです。集めた回答を、CSVなどの汎用の形式で書き出せるかどうか。添付ファイルも一緒に取り出せるかどうか。書き出せない道具を選ぶと、そのサービスを使い続ける以外の選択肢が無くなります。書き出しの機能があるかどうかは、たいていの提供元が公開しています。
次に、フォームのURLです。募集要項、名刺、紙のチラシ、他のサイトからのリンク。フォームのURLは思っている以上にあちこちに貼られています。道具を替えるとURLが変わるので、古いURLからどう案内するかを決めておく必要があります。可能なら、自社のドメインで転送用のURLを1つ用意して、そこから実際のフォームへ飛ばす形にしておくと、次に替えるときが楽になります。
そして、担当の引き継ぎです。受付を回している人が異動したり退職したりしたとき、後任が何を見れば状況を把握できるのか。管理者のアカウントが1つしか無く、その人しか設定を変えられない状態になっていると、引き継ぎのたびに止まります。複数人を管理者にできるかどうかは、小さな組織ほど確認しておく価値があります。
契約や請求の名義も同じです。担当者個人のアカウントで契約していると、その人が抜けたときに支払いが止まり、フォームごと使えなくなることがあります。組織で使う受付は、組織の名義で契約するのが原則です。
無料と有料の線引きをどこで引くか
料金の比較は、金額そのものより「何を買っているか」で考えたほうが判断を誤りません。
フォームを作って回答を集めるところまでは、無料で使える道具が複数あります。この範囲で足りるなら、無料のまま使い続けるのが合理的です。お金を払う意味が出てくるのは、回す層の機能が必要になったときです。対応状況の管理、担当の割り当て、受付画面からの返信、権限の分離。この4つのどれかが必要になったら、有料の道具を検討する段階に入っています。
判断の物差しとして使いやすいのは、時間です。受付の管理に毎日30分かかっているとすると、月におよそ10時間です。この時間が半分になるなら、月額の費用がその人件費を下回るかどうかで比べられます。時給に換算した数字と月額を並べれば、感覚ではなく計算で決められます。
料金体系の形も比較の対象です。回答の件数で課金するのか、フォームの数なのか、使う人の数なのか。受付の性質によって効いてくる軸が変わります。年に1度の公募で一気に数百件が届く受付と、毎日少しずつ届く問い合わせ窓口では、有利な料金体系が逆になります。自分の受付がどちらの形なのかを先に決めてから、料金表を見てください。料金の考え方そのものを確認したいときは、料金のページのように、何を単位に課金するのかが明記されているかどうかを見ると比較しやすくなります。
無料の枠を超えたときに何が起きるのかも、必ず確かめる項目です。回答の受け付けが止まるのか、超えた分が見られなくなるのか、自動で課金されるのか。募集の締切直前に受け付けが止まると、取り返しがつきません。
いま使っている道具で足りる場面を先に見極める
比較記事を読むと乗り換えたくなりますが、乗り換えないほうがよい場面のほうが多いくらいです。相手の道具で足りる条件を先に挙げます。
回答が届いたその場で処理が完結する受付は、いまの道具のままで問題ありません。社内のアンケート、日程の希望を集めるだけの調査、集計して終わりの用途です。状態を持つ必要が無いので、回す層の機能は要りません。
受付が年に数回で、しかも1回あたりの件数が少ない場合も、いまのままで足ります。表計算に書き出して手作業で追っても、回りきる規模だからです。
担当がひとりで、返信もそのままメールで出していて、それで困っていないなら、変える理由はありません。困りごとが無いところに道具を足すと、管理する対象が増えるだけです。
そのうえで、それぞれの道具の得意な形を押さえておくと、比較が具体的になります。無料で手早く作れて集計まで一気にできる形についてはGoogleフォームとの比較で、どこまでが標準の機能で、どこからが別の道具の仕事になるのかを整理しています。自社サイトに埋め込んで使う形ならContact Form 7との比較が近く、サイトの中で完結させる利点と、その分だけ運用側で持つことになる作業を並べています。社内の環境と結びついた受付を想定しているならMicrosoft Formsとの比較が参考になります。いずれも、機能の有無で優劣を付けるのではなく、どういう受付なら相手のほうが素直に回るのかという観点で読んでください。
なお、こうした比較で「相手には◯◯の機能が無い」と書かれているのを見かけたら、そのまま受け取らないほうがよいです。提供元の公開資料に記載が見当たらないだけで、別の名前で用意されていることがあります。判断の分かれ目になる機能については、公式のドキュメントか提供元への問い合わせで裏を取ってください。
比較でよくある落とし穴
機能表の丸とバツは、比較を早くしてくれますが、誤解も生みます。よくある落とし穴を挙げます。
1つ目は、丸の中身が違うことです。「対応状況の管理」に丸が付いていても、状態を1つ持てるだけのものと、履歴も担当も残るものでは、実務での価値がまったく違います。丸の粒度は書き手が決めているので、重要な軸については必ず実物で確かめてください。
2つ目は、上限値の時点です。ファイルの大きさ、回答の件数、招待できる人数といった数字は改定されます。比較表の数字がいつのものなのかが書かれていない記事は、根拠として使わないほうが安全です。判断に直結する数字は、提供元の公式ページで自分の目で確認してください。
3つ目は、無料版と有料版が混ざっていることです。ある機能が有料の上位プランでしか使えないのに、丸だけが付いているケースがあります。自分が使う予定のプランで使えるのかどうかまで下りて確認してください。
4つ目は、自分の受付の形と合っていない基準で選んでしまうことです。デザインの自由度が高いことは、企業サイトの問い合わせ窓口では価値がありますが、社内向けの申請では意味がありません。逆に権限の分離は、社内申請では必須でも、匿名アンケートには不要です。比較の軸には、自分の受付にとっての重み付けが要ります。
5つ目は、移行のコストを計算に入れないことです。フォームを作り直す時間、告知の書き換え、関係者への周知、既存データの移し替え。この合計が、削減できる作業時間を上回るなら、いま替える必要はありません。
よく出る疑問については、提供元がまとめているよくある質問のような一覧を先に読むと、機能表では分からない前提条件が拾えます。
乗り換えると決めたあとの進め方
軸を並べた結果、いまの道具では足りないと判断したときの進め方を書きます。急に切り替えると、必ず取りこぼしが出ます。
最初にやるのは、いまの受付の棚卸しです。どのフォームが、どこに貼られていて、月にどれくらい届いていて、誰が見ているのか。この一覧を作らないまま移行すると、忘れられたフォームが残り続けます。棚卸しの結果、そもそも使われていないフォームが見つかることもよくあります。
次に、いちばん件数の多い受付を1つだけ選んで、新しい道具で並行運転します。全部を一度に移さないのが要点です。1つの受付で2週間ほど回してみると、想定していなかった手順の抜けが見えてきます。項目が足りない、返信の文面が固すぎる、状態の種類が細かすぎる。こうした調整は、実際に受けてみないと分かりません。
並行運転の期間は、古いフォームからの案内を残しておきます。古いURLに来た人を新しいフォームへ案内する文言を置いておけば、取りこぼしが減ります。案内の切り替えは、募集の切れ目に合わせるのが安全です。募集期間の途中で受付先が変わると、応募者が混乱します。
最後に、運用の決めごとを1枚に書きます。誰が毎朝一覧を見るのか、未対応が何日残ったら誰に上げるのか、返信の定型文はどこにあるのか。道具を替えても、この決めごとが無ければ状態は溜まります。逆に決めごとがあれば、道具の機能はそれを支えるだけで済みます。
受付の種類ごとに、どの軸が強く効くか
同じフォーム作成ツールの比較でも、受付の種類によって重く見るべき軸は変わります。用途別に、どの軸が効くのかを整理します。
応募書類を受け取る受付では、軸1と軸5が特に重くなります。回答者にアカウント登録を求めないこと、添付ファイルを確実に受け取れること、そして受け取った書類を誰が見られるかを分けられることです。選考が進むにつれて状態が細かくなるので、軸2も後から効いてきます。この形の受付の全体像は採用の応募受付にまとまっています。
公募や助成の受付は、締切前に一気に集中するのが特徴です。無料枠の上限に当たると受け付けが止まるため、料金体系の確認が最優先になります。また、書類の不備を指摘して再提出してもらうやり取りが発生するので、軸4の返信の残り方が効きます。応募と補正のやり取りをどう一本にまとめるかは助成金・公募の受付で扱っています。
日常的な問い合わせ窓口は、軸2と軸3が中心です。件数が多く、担当も複数になるため、二重返信と返し忘れを防ぐ仕組みが要ります。1件ずつの内容は軽くても、量で崩れるのがこの形です。詳しくは問い合わせの受付を参照してください。
イベントや講座の申し込みは、定員の管理が加わります。締切と定員に達したときの扱い、キャンセルが出たときの繰り上げ。状態の種類が増えるので、軸2の設計が要になります。参加者への一斉連絡が発生する点も、問い合わせ窓口とは違うところです。申し込みから当日までの流れはイベントの申し込みと講座の受講申し込みにそれぞれまとまっています。
施設や設備の利用申請は、可否の判断が入るのが特徴です。申請を受けて、条件を確認して、承認するか差し戻すか。差し戻しの理由を残せるかどうかが、あとで問い合わせが来たときの守りになります。この形については施設利用の申請を見てください。
会員の入会申し込みは、受け付けたあとに継続的な関係が始まる点が他と違います。受付のデータをそのまま名簿として使えるかどうか、あとから情報を更新できるかどうかが軸になります。会員の入会申し込みでは、受付と名簿の境目をどこに置くかを扱っています。
修理やサポートの受付は、1件あたりのやり取りが長くなります。最初の連絡から解決までに何往復もするため、軸4のやり取りの記録が最も重くなる形です。誰がどこまで対応したかが1件の中に積み上がっていないと、担当が変わった瞬間に説明が振り出しに戻ります。修理・サポートの受付に、この形で必要になる項目を整理しています。
こうして並べると、8つの受付のうち、作る層の機能が決め手になるものはほとんど無いことが分かります。どれも回す層で差が付きます。フォーム作成ツールの比較を、作る話から受け付けたあとの話に組み替えるだけで、判断は一段速くなります。自分の受付がどの形に近いかを決め、6つの軸のうち重いものを2つか3つに絞ってから、公式のドキュメントで裏を取る。この順番なら、比較表を何枚見比べるより早く結論に着きます。
Q1. 無料のフォーム作成ツールから乗り換える目安はありますか？
対応状況の管理、担当の割り当て、受付画面からの返信、権限の分離。この4つのどれかが必要になった時点が目安です。逆に、回答が届いたその場で処理が終わる受付や、年に数回で件数も少ない受付なら、無料のままで足ります。困りごとが無いのに道具を足すと、管理する対象が増えるだけです。
Q2. 表計算ソフトで対応状況を管理するのは何が問題ですか？
行と列を独立して動かせる道具なので、並べ替えの操作を1回間違えると誰がどの状態か分からなくなります。また、同じ行を2人が同時に更新すると後から保存したほうが勝ち、上書きされたことに気づけません。件数が少ないうちは回りますが、増えるほど事故の確率が上がります。
Q3. 比較表の丸とバツはそのまま信じてよいですか？
丸の中身は書き手が決めているので、判断の分かれ目になる機能は必ず提供元の公式ドキュメントで確かめてください。上限値や料金は改定されるため、いつ時点の数字かも重要です。記載が見当たらない機能については、無いと決めつけずに提供元へ問い合わせるのが確実です。
Q4. 乗り換えるときは全部のフォームを一度に移すべきですか？
一度に移すと取りこぼしが出ます。まず既存のフォームを棚卸しして、いちばん件数の多い受付を1つだけ新しい道具で並行運転してください。2週間ほど回すと、項目の抜けや返信文面の調整点が見えます。古いURLからの案内は残し、切り替えは募集の切れ目に合わせると混乱が起きません。