社外の人からファイルを安全に受け取るために受付側が決めることは、5つに絞れます。受け取る経路を1つに決めること、受け取ったファイルを開ける人を決めること、保管する期限と消し方を決めること、開く前に確かめる手順を決めること、そして誰がいつ開いたかを残すことです。とくに事故につながりやすいのは、暗号や通信の強さよりも、受け取ったファイルが「URLを知っていれば誰でも見られる」状態のまま置かれていることです。この記事では、メール添付、共有リンク、ファイル転送サービス、アップロード型のフォームという4つの経路の弱いところを並べ、そのうえで受付の現場で決めておく順番を整理します。応募書類、申請書、本人確認の書類、症状の写真など、社外から届くファイルを受けて返す立場の人に向けた内容です。
受け取りの経路は4つ。それぞれの弱いところ
社外の人からファイルを受け取る経路は、おおむね次の4つに分かれます。どれにも弱いところがあり、どれを選ぶかで受付側が手当てすべきことが変わります。
メール添付。 相手にとってはいちばん手軽な方法です。弱いところは2つあります。1つは、受け取ったファイルが担当者のメールボックスに散らばり、どこに何があるかを組織として把握できなくなることです。もう1つは、添付ファイルがウイルスの入り口になりやすいことです。IPAは、Emotetというウイルスについて次のように注意を呼びかけています。
このウイルスは、不正なメール（攻撃メール）に添付される不正なファイルなどから、感染の拡大が試みられます。 出典: ipa.go.jp
同じページでは、過去にやり取りした実在の相手の氏名やメールの内容を流用し、返信を装う手口も紹介されています。応募や問い合わせの窓口は、知らない相手からの添付ファイルを開くことが仕事の一部です。メールで受ける限り、この危険をゼロにはできません。
パスワード付きの圧縮ファイルとパスワードの別送。 添付ファイルを圧縮してパスワードを掛け、パスワードを別のメールで送る方法です。同じメールの経路で2通が届くため、途中で読まれる危険への備えとしては弱いと指摘されてきました。受け取る側にとっては、パスワードが掛かっているためにウイルス対策ソフトが中身を調べられないという問題もあります。
相手が用意するファイル転送サービスや共有リンク。 相手がファイル転送サービスやクラウドストレージにファイルを置き、そのリンクを送ってくる方法です。受け取る側の手間は少ないのですが、リンクには期限があることが多く、期限が切れると後から見られません。ダウンロードしたファイルは担当者のパソコンに複製され、結局どこに何があるかが分からなくなります。
受付側が用意するアップロード型のフォームや受け取り専用の場所。 受付側が置き場所を用意し、相手にそこへ出してもらう方法です。置き場所が1か所に決まるので、誰が開けるか、いつ消すかを受付側で決められます。弱いところは、置き場所の共有の設定を誤ると、受け取った全員分のファイルが一度に見られる状態になることです。次の節で詳しく見ます。
「URLを知っていれば見られる」状態を作らない
受け取ったファイルの事故で多いのは、外から破られたものではなく、開いたままになっていたものです。代表的なのが、共有の範囲を広げすぎた保存先です。
Googleドライブの公式ヘルプ（2026年10月8日確認）では、ファイルへの一般的なアクセスとして次の3つの設定が説明されています。
- 一般公開：誰でもがGoogleでファイルを検索してアクセスでき、Googleアカウントへのログインは要らない
- リンクを知っている全員：リンクを知っている全員がファイルを使え、Googleアカウントへのログインは要らない
- 制限付き：アクセス権のあるユーザーだけがファイルを開ける
受け取ったファイルを置くフォルダは、3つ目の「制限付き」にします。担当者が開けないという声に応えて「リンクを知っている全員」に変えると、そのリンクが転送されたり、メールの誤送信で外に出たりした時点で、フォルダの中のすべてのファイルが誰でも見られる状態になります。フォルダに対して設定を変えると、中のファイルにまとめて効くことも忘れないようにします。
この状態は、法律のうえでも重く扱われます。個人情報保護委員会の漏えい等報告のページには、報告が必要な場合の例として次のような記載があります。
システムの設定ミス等によりインターネット上で個人データの閲覧が可能な状態となり、当該個人データに係る本人の数が1,000人を超える場合 出典: ppc.go.jp
実際に誰かが見たかどうかではなく、見られる状態になっていたことが問題になる点に注意が要ります。応募書類や申請書を何年も同じフォルダに貯めている窓口では、人数が1,000人を超えることは珍しくありません。
受付側で確かめる方法は簡単です。ブラウザのプライベートモードなど、ログインしていない状態で保存先のリンクを開いてみます。中身が見えたら、その設定は外から見えています。
受け取る書類の重さで、扱いを分ける
社外から届くファイルは、どれも同じ重さではありません。履歴書と、健康診断の結果と、会議の資料では、漏れたときの影響がまったく違います。受け取る書類ごとに重さを決め、重いものほど経路と保管を厳しくします。
重さを決めるときの目安になるのが、個人情報保護委員会の漏えい等報告の要件です。2026年10月8日に確かめた同委員会のページでは、事業者に報告が義務付けられる場合として、次のような事態が挙げられています。
| 報告が必要な事態 | 受付で届く書類の例 |
|---|---|
| 要配慮個人情報が含まれる個人データの漏えい等（そのおそれを含む） | 健康診断の結果、診断書、障害者手帳の写し |
| 不正に利用されることで財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等 | クレジットカード番号、ログインIDとパスワードの組み合わせ |
| 不正の目的をもって行われたおそれがある行為による漏えい等 | 不正アクセスで窃取された応募書類など |
| 本人の数が1,000人を超える漏えい等 | 長年貯めた応募書類や申請書のフォルダ |
1行目と2行目は、人数にかかわらず報告の対象になります。健康診断の結果のように要配慮個人情報にあたる書類を受け取る窓口では、1件の漏えいでも報告が必要になるということです。要配慮個人情報には、病歴や障害があること、健康診断その他の検査の結果なども含まれると同じページに書かれています。
受け取る書類を次の3段に分けておくと、扱いを決めやすくなります。
重い書類。 診断書、健康診断の結果、障害者手帳の写し、本人確認の書類。受け取る人を最小限にし、保管の期限を短く決め、メール添付では受けません。
中くらいの書類。 履歴書、職務経歴書、申請書、住所や電話番号が入った書類。保管先を1か所に決め、選考や審査に関わる人だけが開けるようにします。
軽い書類。 個人情報を含まない企画書、作品のデータ、製品の写真。経路の手軽さを優先してよいものの、保管先は同じ場所にまとめます。
自分の窓口がどの書類を受けているかを一覧にするだけで、どこから手を付けるべきかが見えてきます。法令の解釈について判断に迷う場合は、所管の窓口や専門家に確かめてください。
開く前に確かめること
経路をどれにしても、受け取ったファイルを開く瞬間の危険は残ります。受付の担当者が毎回同じ手順で確かめられるよう、確かめることを決めておきます。
拡張子を確かめる。 履歴書のはずがexeやjsといった実行形式のファイルだったら、開かずに捨てます。パソコンの設定で拡張子を表示するようにしておくと、見分けやすくなります。Wordで作られた書類にマクロが含まれていて、開いたときに「コンテンツの有効化」を求められた場合は、有効にしません。
送り主と内容が合っているか。 IPAが紹介しているとおり、過去のやり取りを装った攻撃メールがあります。応募の締切を過ぎてから届いた「追加の書類です」というメールや、件名と本文がかみ合わないメールは、送り主に別の手段で確かめてから開きます。
パスワード付きの圧縮ファイルは、受け付けないと決める。 中身をウイルス対策ソフトが調べられないため、受付側の負担が大きくなります。募集要項や案内文に「パスワード付きの圧縮ファイルは受け付けていません」と書いておくと、相手も迷いません。
ウイルス対策ソフトを最新にしておく。 当たり前のことですが、受付用のパソコンの更新が止まっていることはよくあります。月に1回、更新の日付を確かめる日を決めておきます。
ファイル名を信用しない。 「履歴書_山田.pdf」という名前でも、中身が履歴書とは限りません。開く前にファイルの種類と大きさを見て、予想と大きく違えば立ち止まります。
保管の場所、期限、消し方を決める
受け取ったファイルが一番長く危険にさらされるのは、受け取った瞬間ではなく、そのあとの保管の期間です。保管について決めることは3つです。
場所を1つにする。 受け取ったファイルが担当者のメールボックス、デスクトップ、ダウンロードのフォルダ、共有フォルダに散らばると、どこに何があるかを誰も答えられなくなります。保管の場所を1つに決め、そこ以外に置かないことを決まりにします。メールで届いてしまったファイルは、その日のうちに保管の場所へ移し、メールからは消します。
期限を決める。 期限は「業務が終わる日」ではなく「見る必要がなくなる日」で決めます。採用であれば、選考が終わって不採用の連絡をした日から一定の期間、と書き出せるようにしておきます。期限を決めていないフォルダは、何年分もの応募書類を抱え込み、先ほどの1,000人を簡単に超えます。共有リンクに有効期限を付けられる道具もありますが、Googleドライブの場合、有効期限を追加できるのは対象となる職場や学校のアカウントに限られると公式ヘルプに書かれています。使える機能を先に確かめておきます。
消し方を決める。 消したつもりでも、ごみ箱や版の履歴に残っていることがあります。消すときはごみ箱まで空にし、消した日と件数を記録に残します。応募者や申請者から「自分の書類を消してほしい」と頼まれたときに、いつ消したかを答えられるようにするためです。
担当者の端末に残る複製に気をつける。 保管の場所を1つに決めても、担当者が中身を確かめるためにダウンロードすると、パソコンのダウンロードのフォルダに複製が残ります。スマートフォンで開いた場合も、端末の中に一時的なファイルが残ることがあります。保管の場所で直接開いて確かめられる道具を選ぶか、ダウンロードした複製は確認が終わったらその日のうちに消す決まりにします。月に1回、受付用のパソコンのダウンロードのフォルダを空にする日を決めておくと、消し忘れが溜まりません。
紙で届いた書類をスキャンするとき。 郵送で届いた書類をスキャンして保管の場所に入れる場合は、スキャナや複合機の本体に画像が残っていないか、送信先のメールアドレスが個人のものになっていないかを確かめます。スキャンしたあとの紙の原本をどうするかも、あわせて決めておきます。
なお、相手の手元にある控えや、相手が使ったファイル転送サービスに残っているものは、受付側では消せません。受付側の責任の範囲は、受け取ってから自分たちが置いた場所までだと考えて、そこを確実に管理します。
誰が開けるかと、誰が開いたかの記録
保管の場所を1つにしたら、次はその場所を誰が開けるかを決めます。
開ける人を役割で決める。 採用なら選考に関わる人、助成金なら審査に関わる人、と役割で範囲を決めます。部署の全員に開けるようにしておくと、異動した人や関係のない人まで見られる状態が続きます。
閲覧だけの人を分ける。 外部の審査員や、結果だけを確かめたい上司のように、見るだけで足りる人がいます。編集や削除ができる権限と、見るだけの権限を分けて渡せる道具なら、誤って消される事故も防げます。
誰が開いたかを残す。 漏れたかもしれないと気づいたとき、最初に知りたいのは誰がいつ開いたかです。記録が無いと、影響の範囲を数えられず、報告が必要かどうかの判断も遅れます。道具を選ぶときに、操作の履歴が残るかを確かめます。
異動や退職のときに外す。 担当者が替わったら、その日のうちに開ける人の一覧から外します。個人のアカウントがフォームや保存先の持ち主になっていると、外した瞬間に保存先そのものが使えなくなることがあるので、持ち主は部署で共有するアカウントにしておきます。
相手に見せる案内文に書いておくこと
受け取りの安全は、受付側の設定だけでは完結しません。ファイルを出す相手が、決められた経路で、決められた形式で出してくれることが前提になります。そのために、受付の画面や募集要項に次の4項目を書いておきます。
出してもらう経路。 「書類は下記のフォームからお送りください。メールでの送付は受け付けていません」のように、経路を1つに限定して書きます。経路を限定していないと、メール、チャット、ファイル転送サービスのリンクと、相手ごとに違う経路で届きます。
受け付ける形式。 PDF、JPEG、PNGなど、受け付ける形式を書きます。パスワード付きの圧縮ファイルや、マクロを含む形式を受け付けないことも書いておくと、開く前の確認が楽になります。
誰が見るか。 「提出された書類は、選考を担当する職員のみが確認します」のように、見る人の範囲を書きます。相手の不安を和らげるだけでなく、受付側の運用を縛る約束にもなります。書いた範囲を超えて共有しないことが、そのまま社内の決まりになります。
いつまで保管し、どう処分するか。 「選考の終了後、不採用の方の書類は一定の期間を経て削除します」のように、保管の期限と処分の方法を書きます。期限を数字で書けるなら、数字で書きます。
この4項目を書くと、相手から「メールで送ってもいいですか」「圧縮して送ってもいいですか」という問い合わせが減ります。問い合わせが減れば、例外の経路で届くファイルも減ります。案内文は、受け取りの安全を相手と分担するための道具だと考えます。
案内文を書いたら、実際の受付の画面を、ログインしていない状態のスマートフォンで開いて読み直します。小さな画面で読んだときに、経路と形式が最初に目に入る位置にあるかを確かめます。
受け取りの経路を見直す順番
すでに受付を回している窓口が、いまの受け取り方を見直すときは、次の順番で進めると手戻りが少なくなります。
1. いま届いている経路を数える。 直近の1か月で、どの経路から何件のファイルが届いたかを数えます。メール添付、共有リンク、フォーム、郵送のスキャンなど、思っているより多くの経路が混ざっていることがよくあります。
2. 保管されている場所を洗い出す。 届いたファイルが、いまどこに置かれているかを書き出します。担当者のメールボックス、個人のドライブ、共有フォルダ、パソコンのデスクトップ。ここで見つかった場所が、すべて管理の対象です。
3. 共有の設定を確かめる。 洗い出した場所のうち、共有の設定が「リンクを知っている全員」になっているものを探し、「制限付き」に戻します。いちばん危ないところから潰すのが、この順番の意味です。
4. 期限を過ぎたファイルを消す。 選考や審査が終わって見る必要がなくなったファイルを消し、消した日と件数を記録します。保管している人数が減るほど、万一のときの影響も小さくなります。
5. 経路を1つに絞り、案内文を書き換える。 最後に、これから届くファイルの経路を1つに絞ります。経路を絞る前に1から4を済ませておかないと、新しい経路と古い経路の両方を管理することになります。
完璧な状態を一度に目指す必要はありません。危ない順に1つずつ潰していけば、数週間で受付の形は大きく変わります。
受け取りの道具を比べるときの観点
受け取りの道具には、法人向けのファイル転送サービス、クラウドストレージ、アップロードを受けられるフォームなど、さまざまな種類があります。費用の見方については、次のような指摘があります。
利用料が安くても、自社で使いたい機能がない・セキュリティに問題がある・管理工数がかかるなどサービス品質が劣っている場合、導入後に管理者が負担を強いられることになります。 出典: ntt.com
受付の窓口が道具を比べるときは、送る側の機能より、受け取ったあとの4点を見ます。
- 相手にアカウントの登録やログインを求めずに出してもらえるか
- 受け取ったファイルを、認証を通した人だけが開けるか
- 開ける人を役割で分け、閲覧だけの権限を渡せるか
- 誰がいつ何をしたかの記録が残り、期限が来たら消せるか
身近な道具の仕様も確かめておきます。Googleフォームでファイルを受けると、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になり、ファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブに保存されます。Microsoft Formsのファイルのアップロードは、組織内の人だけが回答できる設定のときにしか使えません。どちらも2026年10月8日に公式のヘルプで確かめた内容です。詳しくはGoogleフォームとの比較とMicrosoft Formsとの比較で、足りる場合も含めて整理しています。
4点を満たす道具の1つとして、受付から対応までを1つの画面で回すフォーム作成ツールがあります。回答者にログインを求めずにファイルを受け取り、提出されたファイルは推測できないURLで保管して、認証を通した人だけがダウンロードできる作りです。データは日本国内のサーバーに保存され、組織ごとにデータベースの行のレベルで分けられています。権限はオーナー、管理者、メンバー、閲覧のみの4段階です。ファイル提出の欄と閲覧のみの権限は月額7,800円（税抜）のチームプランから、操作の履歴は月額16,800円（税抜）のビジネスプランで使えます。機能の一覧はできることに、プランごとの違いは料金に、データの保存場所や解約時の扱いはよくある質問にまとめています。
漏れたかもしれないと気づいたとき
どれだけ備えても、設定の誤りや誤送信は起こりえます。気づいたときの動き方を先に決めておくと、慌てずに済みます。
まず止める。 共有の範囲が広がっていたなら、すぐに「制限付き」に戻します。誤送信なら、相手に連絡して削除を頼みます。止める操作をした日時を記録します。
範囲を数える。 見られる状態になっていたのはいつからいつまでか、何人分のファイルが含まれていたか、どんな書類が含まれていたかを数えます。先ほどの表のどの行に当たるかで、報告が必要かどうかが変わります。
報告の要否を判断する。 個人情報保護委員会のページには、発覚したらまず速やかに報告するよう書かれており、不正な目的で行われたおそれがある場合は発覚日から60日以内という期限も示されています。報告が必要かどうかの判断に迷う場合は、同委員会の相談窓口や専門家に確かめてください。
本人に知らせる。 報告の対象になる事態では、本人への通知も必要になります。誰に何を知らせるかを決めるためにも、受け取ったファイルと応募者や申請者の連絡先が結び付いていることが欠かせません。
起きる前に決めておきたいのは、誰が止める操作をするか、誰が範囲を数えるか、誰が報告の判断をするかの3つです。小さな窓口では1人が兼ねることになりますが、それでも順番を紙1枚に書いておくだけで、当日の動きが変わります。採用の受付なら採用の応募受付、助成金や公募の受付なら助成金・公募の受付のページで、それぞれの受付で受け取る書類と、届いたあとの流れの例を紹介しています。
Q1. 社外の人からファイルを受け取るとき、メール添付は避けるべきですか？
重い書類ほど避けるのが無難です。メール添付は手軽ですが、ファイルが担当者のメールボックスに散らばり、どこに何があるかを把握しにくくなります。IPAは、メールに添付された不正なファイルからウイルスの感染が広がる手口を紹介しています。受付側が置き場所を用意し、そこへ出してもらう形にすると、管理の範囲を決めやすくなります。
Q2. パスワード付きの圧縮ファイルで受け取れば安全ですか？
十分とは言えません。パスワードを同じメールの経路で別送すると、途中で読まれる危険への備えとしては弱くなります。受け取る側にとっては、ウイルス対策ソフトが中身を調べられないという問題もあります。案内文に、パスワード付きの圧縮ファイルは受け付けないと書いておくと、相手も迷いません。
Q3. 受け取ったファイルを置くフォルダの共有設定は、何にすればよいですか？
アクセス権のあるユーザーだけが開ける設定にします。Googleドライブなら「制限付き」です。「リンクを知っている全員」にすると、リンクが外に出た時点で誰でも見られる状態になります。ログインしていないブラウザで保存先のリンクを開き、中身が見えないことを確かめておくと安心です。
Q4. 健康診断の結果を受け取る窓口で、特に気をつけることはありますか？
健康診断の結果は要配慮個人情報にあたり、個人情報保護委員会のページでは、要配慮個人情報が含まれる個人データの漏えい等は人数にかかわらず報告の対象とされています。受け取る人を最小限にし、保管の期限を短く決め、メール添付では受けない形にします。判断に迷う点は所管の窓口や専門家に確かめてください。