社内の申請をフォームにする｜承認の流れをどこまで持たせるか

社内の申請をフォームにしようと考えたとき、多くの場合、詰まるのは作り方ではありません。フォームそのものは半日あれば作れます。決まらないのは、承認の流れをどこまでフォームに載せるか、という一点です。

申請を受け取るだけのフォームにすれば、作るのは簡単で、明日から動きます。ただし承認は今までどおりメールとチャットと口頭で回るので、いま誰のところで止まっているかは相変わらず分かりません。逆に承認まで全部フォームに載せると、止まっている場所は一目で分かるようになりますが、承認者の不在、代理、差し戻し、再提出といった例外の設計をすべて先に決める必要が出てきます。

この記事では、その線引きをどう決めるかを扱います。承認まで載せたほうがよい申請と、受けるだけで足りる申請の見分け方。載せると決めたときに先に決めておく項目。運用の質を左右する差し戻しの扱い方。そして半年後や1年後に「あの申請は誰が通したのか」と聞かれたときに答えられる記録の残し方。この4つを、受付を回す側が判断できる順番で並べます。

なお、社内の申請は種類によって求められる厳しさがまったく違います。備品の購入と、休職の申し出と、個人情報を扱う権限の付与を、同じ設計で回そうとすると必ずどこかが破綻します。全部を一度に決めようとせず、種類ごとに線を引く前提で読んでください。

社内の申請がフォームに移っている背景

社内申請のフォーム化が進んだ理由は、業務改善への意欲というより、押印と回覧を前提にした運用が物理的に成り立たなくなったことにあります。紙の申請書は、印刷して、書いて、押して、机に置いて、承認者が出社して、また次の机へ、という手順を前提にしています。この前提が崩れたとき、多くの窓口が最初にやったのはメールでの申請受付でした。

押印を前提にしない運用が広がった

紙の申請書を電子に移すとき、真っ先に問題になるのが押印です。ここについては国の見解が公表されており、契約の成立と押印の関係は次のように整理されています。

私法上、契約は当事者の意思の合致により成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。 出典: 法務省

社内の申請は契約そのものではありませんが、この整理が広く知られたことで、押印をなくす判断が通りやすくなりました。ただし、押印をやめることと、承認をやめることは別です。押印は「承認したことの証拠を紙の上に残す方法」であって、承認という行為そのものではありません。フォームに移すときに考えるべきは、押印の代わりに何を証拠として残すか、という点になります。ここを決めないまま押印だけをやめると、承認した記憶はあるが記録がない、という状態になります。

申請の種類は増えたのに、受ける窓口は増えていない

もう1つの背景として、社内で回る申請の種類そのものが増えています。従来からある経費精算、休暇、備品購入、出張、稟議に加えて、リモート勤務の申請、外部サービスの利用申請、データの持ち出し申請、副業の届出、研修の受講申請といったものが後から積み上がっています。規模の小さい組織でも、数えてみると申請の種類は10種類を超えていることが珍しくありません。

一方で、これを受ける総務や人事の担当者は増えていません。よく聞くのは、申請の受付そのものが専任の仕事ではなく、他の業務の合間に処理されているという話です。だからこそ、フォーム化の目的を「入力を楽にすること」に置くと効果が出ません。申請する側は年に数回しか出しません。受ける側は毎日触ります。設計の重みは受ける側に置くのが正しい判断です。

フォーム化が止まるのは、作る手前ではなく決めていないところ

社内申請のフォーム化が途中で止まるとき、原因はほぼ決まっています。フォームは作ったが、届いたあとの流れを決めていないからです。届いた申請をどう承認に回すか、承認者が不在ならどうするか、内容に不備があったらどう戻すか、承認済みの申請をどこに保管するか。この4つが決まっていないと、フォームを作った担当者が、届いた申請を1件ずつ手で転送する係になります。

現場では、この状態を「入口だけ電子化した」と呼びます。申請する側の手間は減りますが、受ける側の手間は増えます。受付の担当者が転送係になった時点で、その仕組みは長く続きません。だから最初に決めるのは項目でも見た目でもなく、承認の流れをどこまで持たせるかです。

受けるだけにするか、承認まで載せるか

ここが記事の中心になります。フォームの役割を「申請を受け取るところまで」に限定するのか、「承認が終わるところまで」を含めるのか。この線引きが、その後の設計と運用のすべてを決めます。

受けるだけで足りる申請

次の条件に当てはまる申請は、フォームで受けるところまでにして、承認は今までの方法で回したほうが軽く済みます。

1つ目は、承認者が1人に固定されていて、しかもその人が毎日その一覧を見る立場にある場合です。承認者が受付担当者と同じ人なら、承認の機能をフォームに載せる意味はほとんどありません。届いた一覧を見て処理済みの印を付ければ、それが承認の記録になります。

2つ目は、承認というより確認に近い申請です。研修の受講申込み、社内イベントへの参加表明、備品の在庫確認の依頼といったものは、断るケースがほとんどありません。承認の段を作ると、通すだけの操作が1回増えます。

3つ目は、件数が極端に少ない申請です。年に数件しか出ない申請のために、承認の経路と代理と差し戻しを設計するのは割に合いません。この場合は受け取ったことだけを記録して、あとは個別に進めるほうが速くなります。

4つ目は、承認の判断に、フォームの中にない情報が必ず必要な申請です。予算の残額、他部署との調整状況、過去の経緯など、別の場所を見ないと判断できない申請は、フォーム上で承認ボタンを押させても、実際の判断はフォームの外で行われています。この場合、フォーム上の承認は形だけの操作になります。

承認まで載せたほうがよい申請

逆に、次の条件に当てはまる申請は、承認まで載せる価値があります。

第一に、承認者が複数人いる、または申請の内容によって承認者が変わる申請です。承認者が固定でないと、受付担当者が毎回「これは誰に回すのか」を判断することになります。この判断が受付側に残っている限り、担当者は転送係のままです。

第二に、承認までの時間が問われる申請です。休暇の申請や、期日のある外部提出物に関わる申請は、いつ出したか、いつ承認されたかが後から問題になります。承認をフォームの外で回すと、この時刻が残りません。

第三に、申請した本人が進捗を気にする申請です。承認が外で回っていると、申請者は「あの件どうなりましたか」と受付に聞きます。この問い合わせに答えるために受付担当者が承認者に確認する、という往復が発生します。いまどの段階で止まっているかが申請者と受付の両方から見える状態になっていると、この往復そのものが消えます。

第四に、あとから経緯を説明する必要が出る申請です。監査、労務の確認、社内の調査といった場面で、誰がいつ承認したかを示せないと困る種類の申請は、承認の記録がフォームの中に残っている必要があります。

判断を分ける4つの問い

迷ったときは、申請の種類ごとに次の4つを紙に書いてみると線が引けます。

1つ目、この申請は却下されることがあるか。まず却下されないなら、承認ではなく受付です。

2つ目、承認者は申請の内容によって変わるか。変わるなら、その振り分けをフォーム側に持たせないと受付担当者の手作業が残ります。

3つ目、承認までに何日かかると問題になるか。日数が問われるなら、時刻の記録が要ります。

4つ目、半年後に「誰が通したか」を聞かれる可能性があるか。あるなら、承認の記録は必ず残す必要があります。

この4つのうち2つ以上に該当したら、承認まで載せる設計を検討する価値があります。1つ以下なら、受けるだけにして運用を軽く保つほうが長続きします。

中間の置き方もある

全部か無しかで決める必要はありません。実務でよく取られるのは、承認の判断そのものは今までどおりの場で行い、その結果だけをフォームの一覧に記録する形です。会議で決めた稟議の結果を、受付の一覧に「承認済み・日付・決めた場」として記入していく運用がこれにあたります。

この形の利点は、承認の経路を設計しなくてよいのに、記録は一元化されることです。欠点は、記録を書き込む作業が人の手に残ることと、書き忘れると一覧が実態とずれることです。件数が少ないうちはこの形で足り、増えてきたら経路を載せる、という順番で移るのが現実的です。

承認まで載せると決めたときに先に決める5つのこと

承認を載せると決めたら、フォームを作る前に次の5つを決めます。これを決めずに作り始めると、運用開始後に必ず作り直しになります。

承認者を役職で決めるか、人で決めるか

承認者の指定方法には2通りあります。役職や部署で決める方法と、個人名で決める方法です。

個人名で決めると設定は簡単ですが、異動と退職のたびに全フォームを直すことになります。申請の種類が10種類あって、それぞれに承認者が2人設定されていると、1人の異動で直す箇所が散らばります。直し漏れた1本が、承認の届かない申請を作ります。

役職で決めると異動に強くなりますが、その役職が空席のときや兼任のときの扱いを別に決める必要があります。どちらを選んでも、決めた内容を書き出して1か所に置いておくことが前提になります。承認者の一覧が誰かの頭の中にしかない状態は、その人が休んだ日に止まります。

承認の段数をいくつにするか

承認の段数は、少ないほど回ります。多段の承認を設計すると、1段ごとに待ち時間が積み上がります。各段が平均1日止まるだけで、3段なら3日かかります。

段を増やしたくなる理由は、たいてい責任の分散です。ただし、全員が「前の人が見ているだろう」と思って通す多段承認は、実質的に誰も見ていない状態と変わりません。段を増やすときは、その段で何を見るのかを一言で書けるかを確認します。書けないなら、その段は要りません。

承認者が不在のときに誰が代わるか

この設計を飛ばすと、運用開始の翌週に止まります。承認者が出張や休暇で数日不在になるのは日常です。決めることは3つです。誰が代理になるか。代理に切り替える条件は何日か。代理が承認したことを記録にどう残すか。

代理の記録は特に重要です。「本来の承認者ではなく代理が通した」ことが後から分からないと、経緯の説明ができなくなります。承認者の欄と、実際に操作した人の欄を分けて残せる設計にしておくと、この問題が起きません。

期限を切るかどうか

申請に期限を設けるかどうかも先に決めます。期限を設けるなら、期限を過ぎたらどうなるかまで決める必要があります。自動で承認扱いにするのか、自動で却下にするのか、単に督促が出るだけなのか。

自動承認は危険です。見ていないものが通ってしまうため、承認の記録としての意味が薄れます。現実的なのは、一定日数を過ぎた申請を一覧の上に出して、受付担当者が声をかける形です。督促の宛先と文面を先に決めておくと、催促のたびに文面を考える手間がなくなります。

承認したことをどこに出すか

承認が終わったとき、誰に何を伝えるかを決めます。申請者に伝えるのは当然として、それ以外に伝える先があるかを確認します。備品の購入なら発注担当、権限の付与ならシステムの管理者、休暇なら勤怠の管理者。承認したあとに動く人が別にいるなら、その人にも届く必要があります。

ここを決めていないと、承認は終わっているのに実行されていない申請が滞留します。承認と実行を別の状態として管理できると、この滞留が見えるようになります。

差し戻しの扱いで運用の質が決まる

社内申請のフォームで、設計から抜け落ちやすいのが差し戻しです。承認と却下だけを用意して運用を始めると、内容に不備のある申請の扱いに困ります。

差し戻しは否認ではない

差し戻しと却下は別のものです。却下は「その申請は認められない」という判断です。差し戻しは「判断できる状態になっていないので直してほしい」という要請です。この2つを同じ扱いにすると、申請者は却下されたと受け取り、出し直さなくなります。

実際に多いのは却下ではなく差し戻しのほうです。金額の記載漏れ、期間の書き間違い、添付書類の不足、承認者の指定間違いといった不備は日常的に出ます。よく聞くのは、申請の2割から3割に何らかの手直しが入るという話です。この割合を前提にすると、差し戻しは例外処理ではなく通常の処理として設計する必要があります。

再提出を新規で受けるか、同じ申請に戻すか

差し戻した申請の再提出には2つの受け方があります。

1つは、フォームからもう一度出してもらう方法です。設計は単純ですが、一覧に同じ申請が2件並びます。どちらが有効なのかが見た目で分からなくなり、古いほうを処理してしまう事故が起きます。この方法を取るなら、差し戻した申請に「無効」の印を付ける運用を必ずセットにします。

もう1つは、同じ申請のまま状態を「差し戻し中」に戻し、申請者に修正してもらう方法です。一覧が増えず、履歴も1本にまとまるので追いやすくなります。ただし申請者側が自分の申請を開いて直せる仕組みが必要になります。この点は道具によって扱いが違うので、選ぶ前に確かめる項目になります。

件数が少ないうちは前者でも回ります。ただし、同じ申請が何度も往復する種類の申請、たとえば稟議や経費の精算では、後者でないと一覧が二重三重に膨らみます。

差し戻しの理由を必ず文字で残す

差し戻すときに、理由を口頭やチャットで伝えると、記録に残りません。翌週に同じ申請者が同じ不備を出したとき、前回何を伝えたかが分からなくなります。

差し戻しの理由は、申請の履歴の中に文字で残します。書く内容は3つで足ります。どの項目が問題か。どう直せばよいか。いつまでに出し直してほしいか。この3つが揃っていれば、申請者は聞き返さずに直せます。理由が「不備があります」の一言だと、必ず問い合わせが返ってきて、受付の手間が増えます。

差し戻しが多い項目は、フォーム側の欠陥

差し戻しの理由を記録に残すと、副次的な効果があります。どの項目で差し戻しが起きているかが集計できるようになります。

同じ項目で繰り返し差し戻しが起きているなら、それは申請者の不注意ではなく、フォームの設計に原因があります。項目名が分かりにくい、必須にしていない、記入例がない、選択肢に該当するものがない。この4つのどれかであることがほとんどです。差し戻しの記録は、フォームを直す材料になります。

記録をどう残すか

社内の申請で、あとから効いてくるのが記録です。承認そのものは終わった瞬間に忘れられますが、記録は半年後や1年後に必要になります。

履歴に残す4つの情報

承認の履歴として残すのは、次の4つです。

いつか。申請の時刻、各承認の時刻、差し戻しの時刻。日付だけでなく時刻まで残しておくと、同じ日の前後関係が分かります。

誰がか。申請者、承認者、そして実際に操作した人。代理承認があると承認者と操作した人が違うため、この2つは分けて残します。

何をか。承認、却下、差し戻し、取り下げ。状態の変化を種類として残します。

なぜか。差し戻しと却下には理由を残します。承認には基本的に理由は要りませんが、条件付きで承認したときは条件を残します。

この4つが揃っていれば、後から経緯を説明できます。逆に、どれか1つでも欠けると、説明のたびに関係者の記憶に頼ることになります。

申請の内容と、その後の履歴を分けて考える

記録を設計するとき、申請の内容そのものと、その後に起きたことを分けて考えると整理しやすくなります。

申請の内容は、提出された時点で確定します。あとから変えてはいけない情報です。一方、履歴は申請が進むにつれて増えていきます。この2つを同じ場所に上書きしていくと、元の申請内容が何だったのかが分からなくなります。

表計算のシートで管理していると、この区別が難しくなります。1行が1件の申請で、その行の「状態」列を書き換えていく形にすると、状態が変わった履歴は残りません。行を追加していく形にすると、今度は1件の申請が何行にも分かれて、件数が数えられなくなります。申請の内容と対応の履歴が同じ画面で別々に残る形になっていると、この矛盾が起きません。

保存期間と削除の決め方

記録は永久に残せばよいというものではありません。残しすぎると、退職者の情報や不採用の情報が残り続け、それ自体が管理の負担になります。

保存期間を決めるときの考え方は2つです。1つは、法令や社内規程で保存期間が定められているものは、それに合わせること。労務や経理に関わる書類には保存期間の定めがあるため、所管の部署に確認します。もう1つは、定めがないものは「後から必要になる可能性がある期間」で決めることです。多くの社内申請では、次の年度の同じ時期に参照されるかどうかが目安になります。

決めた保存期間は、決めただけでは守られません。期限が来たものを削除する手順と担当を決めて、初めて運用になります。削除の作業を年に1回の定例にしておくと、忘れにくくなります。

社内の申請にも個人情報は入る

社内の申請だから個人情報の話は関係ない、という理解は正確ではありません。休暇の理由、家族の情報、健康に関する記載、住所の変更届。社内で回る申請には個人情報が含まれます。健康に関する情報は特に慎重な扱いが求められる種類の情報です。

フォームで受けるときに決めるのは3つです。その情報を誰が見られるか。どこに保存されるか。いつまで残すか。承認者だけが見られればよい情報を、受付の一覧で全員が見られる状態にしていると、それ自体が問題になります。

なお、どこまでが法令上の要請でどこからが社内の運用かという判断は、扱う情報と業種によって変わります。具体的な線引きが必要なときは、所管の窓口や専門家に確かめてください。制度の考え方そのものは個人情報保護委員会の公表資料で確認できます。

申請の種類ごとに、載せる範囲は変わる

ここまでの判断基準を、社内でよくある申請に当てはめると次のようになります。組織によって事情は違うので、そのまま使うのではなく、線を引くときの出発点として見てください。

この表の要点は、承認を載せるかどうかが申請の重要度と一致しないことです。研修の受講は本人にとって重要ですが、却下がまれなので受付で足ります。逆に、少額の備品購入は重要度が低くても、金額の集計と履歴が要るため記録は必要です。判断の軸は重要度ではなく、却下があるか、承認者が変わるか、時刻が問われるか、後から説明が要るか、の4つです。

いま使っている道具から動かすかどうか

社内申請のフォーム化を検討する時点で、すでに何かは使っています。無料のフォーム作成ツール、社内のグループウェアの機能、表計算とメールの組み合わせ。この現状から動くかどうかも、判断の対象になります。

動かなくてよい条件ははっきりしています。申請の種類が3種類以下で、承認者が固定で、月の件数が20件を下回っているなら、いま動いているものを変える理由はありません。道具を変えると、周知、教育、過去データの移行という3つの作業が発生します。件数が少ないうちは、その作業のほうが重くなります。

動くことを検討する目安は3つです。1つ目は、受付の担当者が申請を手で転送している時間が、週に1時間を超えたとき。2つ目は、いま誰のところで止まっているかを聞かれて、すぐ答えられないことが増えたとき。3つ目は、承認の記録を求められて探すのに時間がかかったとき。この3つのどれかが起きているなら、道具の側に承認と記録を持たせる価値が出ています。

道具ごとの向き不向きを整理するときは、公開されている仕様を確かめるのが確実です。回答を集めるところまでの機能と、そのあとの扱いの違いはGoogleフォームとの比較に整理されています。自社サイトにフォームを埋め込んでいる場合の勘所はContact Form 7との比較で、社内のアカウント基盤とあわせて使う場合の考え方はMicrosoft Formsとの比較で確認できます。いずれも、いま使っているものを否定するためではなく、どこまでを今の道具で回して、どこから先を別に持つかを決めるための材料になります。仕様は変わるため、確認した時点の情報かどうかも見ておいてください。

段階を分けて載せていく手順

承認まで載せると決めた場合でも、一度に全部を切り替えるのは勧められません。次の順番で段階を分けると、途中で止まりにくくなります。

第1段階は、いちばん件数の多い申請1種類だけをフォームにします。この段階では承認を載せず、受け取って一覧に並べるところまでにします。目的は、届いた申請の実物を見て、項目の過不足と差し戻しの理由を集めることです。この期間は2週間あれば足ります。

第2段階で、集まった差し戻しの理由をもとにフォームを直します。ここで直しておかないと、承認の段を載せたあとに差し戻しが多発します。

第3段階で、承認を1段だけ載せます。最初から多段にしないことが要点です。1段で回ることを確認してから、必要なら段を増やします。

第4段階で、差し戻しと代理承認を設計に入れます。実際に差し戻しが起きてから設計すると、どういう戻し方が必要かが具体的に分かります。

第5段階で、他の申請の種類に広げます。1種類目で決めた承認者の指定方法、差し戻しの手順、記録の残し方は、そのまま2種類目以降に使えます。

この順番で進めると、途中で「思っていたのと違う」となったときに戻れます。全種類を同時に切り替えると、問題が起きたときにどの設計が原因か分からなくなります。

承認の流れを、受付の道具側から確かめる

最後に、承認まで載せられる道具を選ぶとき、公開資料のどこを見れば判断できるかを整理します。機能の名前だけを見比べても、社内申請に必要な条件を満たしているかは分かりません。

機能の一覧で確かめること

まず見るのは、届いたあとに何ができるかです。申請を状態で分けられるか。担当者や承認者を割り当てられるか。状態を変えた履歴が残るか。申請ごとにやり取りを書き足せるか。この4つが揃っていると、承認の流れを載せられます。逆に、回答を集めて通知を送るところまでしかないなら、承認は外で回すことになります。できることには、受け取ったあとに扱える範囲が項目として並んでいるので、承認まで載せる前提で必要な条件を照らし合わせられます。

動く画面で確かめること

機能の一覧では分からないのが、実際の画面で何回の操作が必要かです。承認を1件通すのに5回クリックが必要な仕組みは、承認者に嫌われて使われなくなります。承認者は受付担当者と違い、その画面を毎日は見ません。たまにしか触らない人が迷わず操作できるかどうかが、承認をフォームに載せる仕組みの生死を分けます。動くところを見るでは、届いた申請が一覧にどう並び、状態がどう変わるかを実際の画面で確かめられるので、承認者に見せて操作感を確認してもらう用途にも使えます。

場面ごとの受け方から確かめること

社内申請と一口に言っても、実際の設計は受け付ける対象によって変わります。似た構造の受付の設計を見ておくと、自社の申請をどう組み立てるかの見当が付きます。

社内の異動希望や推薦の受付は、採用の応募受付と構造がほぼ同じです。書類を受け取り、複数人で見て、選考の状態を進めていく流れになります。予算のからむ申請は、締切と審査があるという点で助成金・公募の受付に近い形です。窓口として何でも受けるタイプの申請は、問い合わせの受付の設計がそのまま参考になります。担当者を決めて、返したかどうかを記録する仕組みが要ります。

社内研修や説明会の出欠はイベントの申し込み、定員と受講条件のある研修は講座の受講申し込みの形に近くなります。会議室や社用車の使用申請は、日時の重複を避ける必要がある点で施設利用の申請と同じ設計です。社内クラブや制度への加入手続きは会員の入会申し込み、社内のIT機器やシステムの不具合受付は修理・サポートの受付の考え方が使えます。

自社の申請がどれに近いかを見つけると、必要な項目と状態の種類を一から考えずに済みます。

費用と、決める前に見ておくこと

社内申請の仕組みは、使う人数が増えると費用が変わる種類のものが多くあります。承認者を含めて何人がその画面を触るのか、申請者側にアカウントが要るのかどうかで、金額の見え方が変わります。料金で、人数や件数のどこに費用が連動するのかを先に確認しておくと、部署を広げるときに想定外が出ません。

運用を始めてから出てくる細かい疑問はよくある質問にまとまっています。承認者を後から変えたら過去の申請の記録はどうなるか、削除した申請の履歴は残るか、といった実務の疑問は、始める前に確かめておくと設計をやり直さずに済みます。

承認の流れをどこまで持たせるかという問いに、すべての組織に当てはまる答えはありません。ただし決め方には順番があります。却下があるか、承認者が変わるか、時刻が問われるか、後から説明が要るか。この4つで種類ごとに線を引き、線を引いた申請から1つずつ載せていく。この順番で進めれば、途中で戻れる形で仕組みを育てられます。

Q1. 社内の申請は、フォームで受けるだけと承認まで載せるのとどちらがよいですか？

申請の種類ごとに分けて決めます。却下されることがある、承認者が内容によって変わる、承認までの日数が問われる、後から誰が通したかを聞かれる。この4つのうち2つ以上に当てはまるなら承認まで載せる価値があります。1つ以下なら受けるだけにして、承認は今までの方法で回すほうが運用は長続きします。

Q2. 承認は何段まで作ってよいですか？

1段から始めて、必要が確認できてから増やすのが安全です。各段で平均1日止まるだけで、3段なら3日かかります。段を増やすときは、その段で何を見るのかを一言で書けるかを確認してください。書けない段は、全員が前の人を信頼して通すだけの形になり、実質的に誰も見ていない状態になります。

Q3. 差し戻しと却下は分けたほうがよいですか？

分けたほうがよいです。却下は認められないという判断、差し戻しは判断できる状態にないので直してほしいという要請で、意味がまったく違います。同じ扱いにすると申請者は却下されたと受け取り、出し直さなくなります。差し戻すときは、どの項目が問題か、どう直すか、いつまでに出すかの3つを文字で残してください。

Q4. 承認の記録には何を残せばよいですか？

いつ、誰が、何をしたか、なぜか、の4つです。時刻まで残すと同じ日の前後関係が分かります。代理承認があるため、承認者の欄と実際に操作した人の欄は分けて残します。差し戻しと却下には理由を、条件付きの承認には条件を残してください。この4つが揃っていれば、半年後に経緯を聞かれても記憶に頼らずに説明できます。