outlook メール 開封 確認 設定を調べる人の多くは、送った1通が読まれたかどうかを確かめたい状況にいます。結論から書くと、Outlookには開封確認を要求する機能が用意されていますが、返ってくるかどうかを決めるのは受け取った側です。設定の場所は使っているOutlookの種類で変わり、そもそも使えないアカウントの種類もあります。ここでは公式ページに書かれている手順と条件だけを並べ、そのうえで受付の仕事で開封をどう扱えばよいのかまで整理します。
配信確認と開封確認は別のものを指している
Outlookの追跡の設定には、似た名前の項目が2つ並んでいます。配信確認と開封確認です。この2つは測っているものが違います。
Microsoftの公式ページには、両者の違いがはっきり書かれています。
配信確認メッセージでは、受信者のメールボックスへのメール メッセージの配信は確認されますが、受信者がそれを見たり読んだりしたことは確認しません。 メッセージが開封されたことを確認できるのが、開封済みメッセージです。 出典: support.microsoft.com
つまり配信確認は、相手のメールサーバーまで荷物が届いたことの記録です。相手が受信箱を開いたかどうかも、本文を読んだかどうかも関係ありません。宛先を打ち間違えていないか、迷惑メール判定で消えていないかを確かめたいときには、こちらのほうが役に立ちます。
一方の開封確認は、受け取った人のメールソフトが「表示しました」という通知を返す仕組みです。返す判断は受け取った側にあります。ここが、メール配信サービスが出す開封率とは根本的に違うところです。配信サービスの開封率は本文に画像を1枚仕込んで数える方式で、受け取った人には何も表示されません。Outlookの開封確認は、相手の画面に確認を求める表示が出ることを前提にした仕組みです。
受付の仕事でこの違いが効いてくるのは、催促を出すかどうかを判断するときです。応募者や問い合わせ主に返信を送ったあと、反応がないまま数日たったとします。配信確認が返っていれば、少なくともメールは相手のサーバーまで届いています。この時点で「アドレスを間違えたかもしれない」という心配は消えます。残るのは、読んでいないのか、読んで放置しているのか、どちらかです。ここを混ぜて考えると、無駄な再送を繰り返すことになります。
使えないアカウントの種類が先に決まっている
手順に入る前に、そもそも使えるかどうかを確かめる必要があります。公式ページには、対象外のアカウントが名指しで書かれています。
この機能は、Gmail、Yahoo!、iCloud などの IMAP または POP アカウントでは使用できません。 Outlook.com アカウントでこの機能が必要な場合は、Microsoft 365 サブスクリプションでのみ使用できます。 出典: support.microsoft.com
Outlookというソフトを使っていても、その中に登録しているアカウントがGmailやYahoo!メールなら、開封確認の要求はできません。ここを知らないまま設定画面を探し続けている人は少なくありません。設定項目が見当たらない、チェックを入れても何も起きない、という状態のかなりの部分はこれが原因です。
自分がどの種類のアカウントを使っているかは、アカウントの追加時に選んだ方式で決まります。会社から配られたメールアドレスで、管理者がMicrosoft 365を契約している場合は、Exchangeとして登録されているのが普通です。この場合は開封確認が使えます。個人で取得したメールアドレスをOutlookに読み込ませている場合は、IMAPかPOPになっていることが多く、その場合は使えません。
Outlook.comのウェブ画面については、公式に別の説明があります。Outlook.comでは開封確認を要求できないが、Outlook for Windowsを使って送るOutlook.comのメッセージであれば要求できる、という書き方です。ウェブの画面から送るか、パソコンにインストールしたOutlookから送るかで、できることが変わるということです。
受付の窓口を個人のメールアドレスで回している場合、この条件だけで開封確認という選択肢が消えます。その前提で、次の手を考えたほうが早くなります。
新しいOutlookとWeb版で要求する
Microsoftは現在、Outlookの画面を新しいものに切り替えている途中です。新しいOutlookと、職場や学校のアカウントで使うOutlook on the webは、開封確認の要求手順が同じです。
手順は次の通りです。
・作成中のメッセージで、リボンの「オプション」タブに移動する ・リボンの「追跡」で、「配信確認書の要求」または「開封確認メッセージの要求」のチェックボックスをオンにする ・「オプション」にこれらの選択肢が表示されない場合は、リボンの右端にある「その他のオプション」を選び、目的のオプションを選ぶ
画面の幅が狭いとリボンの項目が畳まれて隠れるため、3つ目の手順が要ります。ノートパソコンで作業していて「追跡が見当たらない」というときは、ウィンドウを最大化してからもう一度探すと出てくることがあります。
この方式は、1通ごとにチェックを入れる形です。既定で全部のメッセージに付ける設定ではありません。重要な1通だけに付ける運用と相性がよく、実際に公式もその使い方をすすめています。
なお、新しいOutlookとWeb版では、自分が開封確認を要求されたときの応答も設定できます。「設定」から「メール」の「メッセージ処理」を選び、「開封確認」の項目で応答方法を選ぶ形です。窓口として大量のメールを受ける立場なら、ここを一度確認しておく価値があります。何も決めていないと、確認のダイアログが1通ごとに出て手が止まります。
クラシックOutlookは既定と1通ごとを使い分ける
パソコンに入っている従来のOutlookでは、設定できる場所が2つあります。全部のメッセージに既定で付ける場所と、1通だけに付ける場所です。
全部のメッセージに付ける場合の手順は次の通りです。
・「ファイル」メニューから「オプション」を選び、「メール」を開く ・「追跡」で、「メッセージが受信者の電子メール サーバーに配信されたことを確認する配信確認メッセージ」または「受信者がメッセージを表示したことを確認する開封確認メッセージ」のチェックボックスをオンにする ・「OK」を選んで変更を適用する
1通だけに付ける場合は、新しいメールの作成画面で「オプション」メニューの「追跡」グループを開き、「配信確認メッセージの要求」または「開封確認メッセージの要求」のチェックボックスをオンにします。閲覧ウィンドウで書いているときは、リボンの「メッセージ」タブから「タグ」グループのメッセージオプションを開き、「投票と追跡」の欄で選びます。
公式ページには、どちらを使うべきかについての助言も添えられています。すべてのメッセージではなく重要な1通だけを追跡することを検討してほしい、という内容です。理由もはっきり書かれていて、たまに開封確認を求められる相手のほうが、毎回求められる相手より確認を返してくれる可能性が高い、とされています。
これは運用の話として重要です。全部のメールに開封確認を付けると、相手の画面には毎回ダイアログが出ます。数回で「常に送信しない」に設定を変えられて、そこから先は永遠に何も返ってこなくなります。1通だけに絞るという判断は、遠慮ではなく、確認が返る確率を上げるための手です。
送ったあとに結果を見る場所も決まっています。送信済みアイテムから元のメッセージを開き、「メッセージ」タブの「表示」グループで「トラッキング」を選びます。公式には、少なくとも1つの確認が受信されるまでこの項目は表示されず、最初の確認が受信箱に届いてからボタンが使えるようになるまで数分かかる場合がある、と書かれています。押せないから壊れていると判断する前に、時間を置いてください。
返ってこないのは異常ではない
開封確認を設定して送ったのに何も返ってこない、という相談は多く聞きます。ただ、これは仕組みの上で正常な結果です。公式ページには、次のように書かれています。
Outlook では、メッセージの受信者が開封確認メッセージの送信を拒否することができます。 受信者のメール プログラムが開封確認をサポートしていない場合など、開封確認が送信されないシナリオは他にもあります。 受信者に開封確認メッセージの送信を強制する方法はありません。 出典: support.microsoft.com
強制する方法はない、と明記されています。ここが開封確認という仕組みの性質そのものです。送り主が出しているのは命令ではなく依頼で、応じるかどうかは受け取った側が決めます。
返ってこない状況は、少なくとも次のように分かれます。
・相手が確認の要求に対して「送信しない」を選んだ ・相手のメールソフトが、開封確認の要求そのものに対応していない ・相手が受信箱の設定で、開封確認を常に返さないようにしている ・相手の組織が、社外への開封確認を管理者側で止めている ・そもそも相手がまだ読んでいない
送り主から見ると、この5つはどれも「何も返ってこない」という同じ結果になります。区別する手段はありません。したがって、開封確認が返っていないことを根拠に「読んでいない」と判断するのは、事実として成り立ちません。ここを取り違えると、すでに読んでいる相手に催促を送って、こちらの印象を落とすことになります。
逆に、開封確認が返ってきた場合の意味は比較的はっきりしています。相手のメールソフトが本文を表示し、相手がそれを送り返すことに同意した、ということです。読んで理解したかどうかまでは分かりませんが、少なくとも受信箱の中で開かれてはいます。返ってきた情報のほうが信頼できる、という非対称な仕組みだと考えるのが実態に近くなります。
受け取る側の設定を先に決めておく
窓口として大量のメールを受ける立場なら、送る側の設定より先に、受ける側の設定を決めておいたほうが仕事が楽になります。開封確認の要求を受け取ったときの動作は、3つから選べます。
・常に開封済みメッセージを送信する ・開封済みメッセージを送信しない ・開封済みメッセージを送信するかどうかを毎回確認する
クラシックOutlookでは「ファイル」から「オプション」を開き、「メール」の「追跡」の中にあります。新しいOutlookとWeb版では、「設定」の「メール」から「メッセージ処理」を開き、「開封確認」の項目で選びます。
既定のまま毎回確認する設定にしていると、1通ごとにダイアログが出て手が止まります。1日に50件の問い合わせを受ける窓口で、そのうち何通かに開封確認が付いていると、それだけで作業のリズムが崩れます。組織としてどちらの方針を取るかを決め、担当者全員の設定をそろえておくほうが現実的です。
方針の決め方には2つの考え方があります。取引先に対して誠実に応じる姿勢を示すなら「常に送信する」を選びます。ただしこの場合、こちらがいつメールを開いたかが相手に伝わります。まだ内容を検討中の段階で開封の記録だけが先に届き、返信を急かされるという副作用が出ます。逆に「送信しない」を選ぶと手は止まりませんが、相手からすると何も返ってこない状態になります。
どちらを選ぶにしても、担当者ごとにバラバラなのが一番よくありません。同じ会社の窓口なのに、Aさんに送ると確認が返り、Bさんに送ると返らない、という状態は相手を混乱させます。
開封が分かっても受付は前に進まない
ここまでOutlookの機能を見てきましたが、受付の仕事に引きつけて考えると、開封確認で分かることの範囲はかなり狭いことが見えてきます。分かるのは、こちらが送った1通が相手の画面に表示されたかどうかだけです。
受付を回している人が本当に知りたいことは、たいてい別のところにあります。届いた問い合わせのうち、まだ誰も返していないものはどれか。返したものの、相手からの折り返しを待っている状態のものはどれか。書類が届いていない応募者は誰か。こうした問いに、開封確認は答えません。
この違いは、道具の置き場所の違いから来ています。開封確認はメールソフトの中にある機能で、1通ごとの状態しか持ちません。受付の状態を追うには、問い合わせや応募の1件ごとに、担当者と状況を持たせる場所が要ります。フォームで集めた回答に対して、誰が担当していて、いまどの段階なのかを列として持てるかどうか。ここが分かれ目になります。
問い合わせの受付でどこに詰まりが出るのかは、問い合わせの受付に場面ごとの整理があります。採用の応募を受けている場合は、書類の到着と選考の段階を同じ表で追う必要が出てくるため、採用の応募受付のほうが近い形になります。
道具を入れ替えるかどうかを考えるとき、判断の中心はメールを送る機能ではありません。送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。回答が届いた瞬間から、返信を出して、状況を更新して、次の担当に渡すまでが1つの画面で続いているか。ここが切れていると、開封確認をどれだけ丁寧に設定しても、返し忘れと二重返信は止まりません。何が備わっていれば1本の線になるのかは、できることにまとめてあります。
数字として開封を追いたい場合の考え方
1通ごとの確認ではなく、送った案内全体がどれくらい読まれているかを数字で知りたい、という要望も出ます。この場合、Outlookの開封確認は道具として合いません。返ってくるかどうかが受け取った側の設定に左右されるため、母数が安定しないからです。
数字として扱いたいなら、メール配信の道具が持つ計測を使うことになります。ただしこちらにも制約があります。本文に画像を埋め込んで読み込みを数える方式なので、画像を表示しない設定の相手は数えられません。逆に、受信した時点で先に画像を読み込む仕組みを持つ環境では、開いていない人まで開封として数えられます。どちらの方向にも歪むため、開封率という数字は絶対値では読めません。
実務で使えるのは、同じ条件で送った案内どうしを比べたときの差です。件名を変えたら数字が動いたかどうか、送る時間帯を変えたら差が出たかどうか。同じ歪みが両方に乗っている前提なら、差は意味を持ちます。30%と45%のどちらが大きいかは読めますが、45%が「45人に1人ではなく100人中45人が読んだ」ことを意味するとは限りません。
Microsoft 365を使っている組織であれば、フォームでの受付と案内の送付を同じ環境の中でつなぐ選択肢もあります。標準でどこまで届くのか、追加の道具が要るのはどの段階かについては、Microsoft Formsとの比較で整理しています。料金の形が判断に効いてくる場合は、料金も合わせて見ておくと、月あたりの負担で比べられます。
Mac版とスマートフォンでは同じ手順にならない
ここまでの手順は、Windowsのパソコンとブラウザの画面を前提にしています。同じMicrosoftのアカウントを使っていても、開く場所が変わると画面の並びが変わります。
Mac版のOutlookについては、公式が別のページを用意しています。開封確認と配信通知の説明ページの下部に、Outlook for Macで開封確認メッセージまたは配信通知を要求する、という関連記事へのリンクが置かれています。Windowsの手順をそのままMacで探しても項目名が一致しないことがあるため、Macを使っているなら最初からそちらを見たほうが早くなります。
スマートフォンのアプリについては、公開されているこのページに手順の記載が見当たりません。窓口の担当者が外出先から返信することがある職場では、ここが運用上の穴になります。パソコンからは開封確認を付けて送っているのに、移動中にスマートフォンから返した1通だけ付いていない、という状態が起きます。追跡の有無が担当者の居場所で変わるなら、その追跡は記録として使えません。
この不揃いは、開封確認に限った話ではありません。返信の文面、担当者の名乗り、署名の有無も、パソコンとスマートフォンで変わりがちです。受付の品質を一定にしたいなら、どの端末から触っても同じ手順になる場所に受付を置くほうが確実です。移動の合間に返す運用をどう組むかは、受付の場面ごとにかなり事情が違います。講座の申し込みのように締切が決まっているものは、講座の受講申し込みのような場面で整理されている考え方が近くなります。
開封確認が相手との関係を悪くすることがある
技術の話とは別に、開封確認には人の受け取り方の問題があります。相手の画面には、こちらが開封の通知を求めていることが表示されます。つまり、監視されていると感じさせる可能性がある機能です。
社内の依頼であれば、期限のある依頼を確実に伝えたいという意図として受け取ってもらえることが多いはずです。問題になりやすいのは社外です。とくに、応募者や問い合わせ主のように、こちらとの力関係が対等ではない相手に対して開封確認を付けると、印象が悪くなることがあります。返信を急かされている、読んだかどうかを見張られている、と受け取られるからです。
採用の受付では、この影響が採用の結果に返ってきます。応募者は複数の会社を同時に見ています。連絡のやり取りの感触は、会社の印象そのものとして残ります。開封の記録を1件得るために、応募者の心証を下げるのは割に合いません。
取引先に対しても、使いどころは限られます。契約や請求のように、送った事実と読まれた事実を残しておきたい場面であれば、開封確認を付ける理由を説明できます。日常の連絡すべてに付けるのは、相手の負担を増やすだけです。公式が重要な1通に絞ることをすすめているのは、確認が返る確率の話ですが、相手との関係という観点でも同じ結論になります。
なお、確実に読んでもらいたいという目的なら、開封確認より効く手があります。件名に期限と用件を入れる、本文の先頭に相手がやることを1行で書く、返信の締切を明示する。読まれるかどうかは、追跡の設定ではなく文面で決まります。
記録として残したいなら別の置き場所が要る
開封確認を使う理由として、あとで確認できるように記録を残しておきたい、というものがあります。この目的であれば、開封確認は不向きです。
開封確認の結果は、送信済みアイテムの中の元のメッセージに紐づいて表示されます。誰がいつ開封したかを見るには、そのメッセージを探して開き、トラッキングの表示を出す必要があります。件数が増えると、この作業は現実的ではなくなります。100件の応募を受けている最中に、1件ずつ送信済みアイテムを開いて確認する余裕はありません。
さらに、記録が担当者個人のメールボックスの中にしかない、という問題もあります。担当者が異動したり退職したりすると、その記録には誰も届かなくなります。引き継ぎのときに「この件はどこまで進んでいるのか」を確認する手段が、前任者の受信箱を探すことしかない、という状態は珍しくありません。
受付の記録として使うなら、案件ごとに状況が残る場所が必要です。1件の問い合わせに対して、いつ受け付けたか、誰が担当しているか、いつ返信したか、いまどの段階かが1行で分かる形です。この形になっていれば、開封確認が返るかどうかに関係なく、次に何をすべきかが決まります。修理やサポートのように、やり取りが何往復も続く受付では、この違いがそのまま処理速度に出ます。修理・サポートの受付では、往復が前提の受付をどう組むかを扱っています。
開封を追う前に決めておく3つのこと
最後に、開封確認の設定に手を付ける前に決めておくと迷わなくなる点を挙げておきます。
1つ目は、何を確かめたいのかです。届いたかどうかを確かめたいなら配信確認で足ります。読まれたかどうかを確かめたいなら開封確認ですが、返ってこない可能性のほうが高い、という前提で使うことになります。相手が動いてくれたかどうかを確かめたいなら、そもそも開封は指標になりません。返信が来たか、書類が届いたか、という事実で見るほうが正確です。
2つ目は、誰に対して使うのかです。社内の相手であれば、組織の方針として開封確認を返す設定にそろえておけば、記録として使えます。社外の相手、とくに応募者や一般の問い合わせ主に対しては、返ってこない前提で使うことになります。応募者は自分のスマートフォンから見ていることが多く、開封確認に応じる操作をする人はほとんどいません。
3つ目は、返ってこなかったときにどうするかです。ここを決めていないと、確認が返らないたびに判断が止まります。何日待って返信がなければ再送するのか、再送は何回までなのか、その先は電話に切り替えるのか。この段取りが決まっていれば、開封確認が返るかどうかに関係なく仕事は進みます。逆に段取りが無いまま開封確認だけを入れると、判断できない情報が増えるだけになります。
この3つを決めたうえで、開封確認は「決め手にはならないが、返ってきたら儲けもの」という位置に置くのが実務的です。返ってきた確認は事実として使えます。返ってこない確認からは何も読み取れません。この非対称を最初に受け入れておくと、設定に時間をかけすぎずに済みます。設定そのものは、新しいOutlookでもクラシックOutlookでも数分で終わります。時間をかけるべきなのは、返ってこなかったときの段取りのほうです。
もう1つ、組織として決めておくと後々楽になるのが、開封確認を要求された側としての方針です。送る側の話ばかりが注目されますが、窓口として受ける件数のほうが多い職場は珍しくありません。返す方針にそろえるのか、返さない方針にそろえるのかを1度決めて、全員の設定を合わせておく。これだけで、担当者ごとに挙動が違うという分かりにくさが消えます。
開封確認の設定でよく出る疑問は、よくある質問にも近い形の項目がまとまっています。受付の道具を見直す段階に入っているなら、機能の一覧を眺めるより、動くところを見るで実際の画面の並びを確認したほうが、自分の受付と合うかどうかを早く判断できます。
Q1. 開封確認を要求したのに何も返ってきません。設定が間違っているのでしょうか？
設定の誤りとは限りません。公式ページには、受信者は開封確認の送信を拒否でき、受信者に送信を強制する方法はないと明記されています。相手のメールソフトが開封確認に対応していない場合も返りません。何も返ってこないことは、読まれていないことの証拠にはなりません。
Q2. GmailのアドレスをOutlookに登録していますが、開封確認が使えません？
公式ページには、この機能はGmail、Yahoo!、iCloudなどのIMAPまたはPOPアカウントでは使用できないと書かれています。設定項目が見当たらない場合は、まず登録しているアカウントの方式を確認してください。職場のMicrosoft 365のアカウントであれば使えることが多いです。
Q3. すべてのメールに開封確認を付けたほうが確実ですか？
公式は逆をすすめています。すべてではなく重要な1通だけを追跡することを検討してほしいとされており、理由として、たまに要求される相手のほうが確認を返す可能性が高いことが挙げられています。毎回付けると相手が「送信しない」に設定を変えてしまいます。
Q4. 配信確認と開封確認はどちらを使えばよいですか？
確かめたいことで決まります。宛先の誤りや不達を疑っているなら配信確認です。相手のメールボックスまで届いたかどうかが分かります。読まれたかどうかを知りたい場合は開封確認ですが、返ってこないことが多いため、返信の有無で判断するほうが確実です。