notion フォーム ファイル添付を調べている人の目的は、たいてい似ています。履歴書や見積書、写真といったファイルを、回答者に添えて送ってもらいたい。ところがフォームの設定画面を見ても、質問の種類がデータベースの列の種類と連動していて、どこまでできるのかが読み取りにくい。ここでは公式ヘルプに書かれていることと、書かれていないことを分けたうえで、ファイルを受け取る受付を組むときに先に決めるべき点を並べます。
質問の種類はデータベースの列で決まる
Notionのフォームは、単独の道具として存在しているわけではありません。公式ヘルプには、フォームはデータベースに接続され、各質問はデータベースプロパティに接続されるので、フォームの質問と回答をスムーズに確認でき、収集した情報はデータベースのほかのあらゆる種類の情報と同じように使用できる、と書かれています。
つまり、フォームの質問は、その裏にあるデータベースの列そのものです。質問の種類を変えるという操作は、公式の説明では「プロパティタイプと同等の質問タイプを変更します」と表現されています。はい・いいえで答えてほしいなら多肢選択、日付を聞きたいなら日付、という具合に、列の型を選ぶことが質問の型を選ぶことになっています。
この構造を理解しておくと、ファイルの受け取りを考えるときの見方が変わります。ファイルを扱う列として、Notionには「ファイル&メディア」というプロパティが用意されています。公式ヘルプには、ファイルや画像をアップロードして簡単に取り出せる、書類や写真の保存に便利、という説明があります。データベース側では、このプロパティのフィールドをクリックすると、パソコンからファイルをアップロードするか、リンクを貼って埋め込むかを選べます。
一方で、公開されているフォームのヘルプページで質問の種類として名前が挙がっているのは、テキスト、多肢選択、日付、マルチセレクト、リレーション、ユーザーといった型です。ファイルを添えてもらう質問については、フォームの説明の中に記載が見当たりませんでした。できないと断定できる材料ではありませんが、公式の案内だけを頼りに設計を進めるなら、ここは実際の画面で確かめてから決めるべき箇所です。
アップロードの上限は無料プランで5MB
ファイルを受け取る受付を組むとき、機能の有無より先に効いてくるのが容量の上限です。ここは公式に数字が書かれています。
フリープランをご利用の場合、アップロードするファイルはすべて5MB未満にしてください。 出典: notion.com
無料のまま使う場合、すべてのファイルが5MB未満という条件が付きます。この数字がどれくらいかというと、スマートフォンで撮った写真1枚がこの線を超えることは珍しくありません。書類を写真に撮って送ってもらう受付では、無料プランのままだと日常的に上限に当たります。
有料プランについては、同じページに別の書き方があります。有料プランを利用している場合、PDFファイルは20MB未満、画像ファイル（PNG、JPG）は5MB未満にしてほしい、という記述です。一方で、料金のページの機能比較では、有料プランのファイルアップロードは無制限と表記されています。2つの公式ページで書き方が一致していないため、実際に扱うファイルの種類と大きさで試して確かめるのが確実です。
料金そのものは公開されています。無料プランは1人あたり月0円、プラスは1,650円、ビジネスは3,150円で、エンタープライズは個別見積もりです。年払いにすると最大20%安くなると記載されています。2026年9月4日時点の日本向けの表示です。
上限に当たったときに何が起きるかは、受付の設計に直結します。回答者が大きいファイルを選んだ瞬間に弾かれるなら、その人は送信をあきらめるかもしれません。応募の受付でこれが起きると、こちらには何も届かないまま候補者が1人減ります。上限を先に本文で伝えておくか、あるいは大きいファイルを扱わずに済む聞き方に変えるか、どちらかの手を打っておく必要があります。
大きいファイルはURLで受け取るという手
上限を回避する現実的な方法の1つが、ファイルそのものではなく、置き場所のURLを受け取る形にすることです。
回答者にクラウドストレージへアップロードしてもらい、共有リンクをフォームのURLの質問に貼ってもらう。この方式なら、容量の上限はこちらの都合ではなく相手のストレージの都合になります。動画や高解像度の写真、大量の書類をまとめたファイルを受け取る受付では、この形のほうが現実的です。
ただし、この方式には引き換えに失うものがあります。1つは、リンクが後で切れる可能性です。相手がファイルを移動したり削除したりすると、こちらの記録は残っていても中身が消えます。受け取った時点でこちらの側にコピーを取る手順を挟まないと、あとで確認できなくなります。
もう1つは、権限の問題です。共有リンクの設定が「リンクを知っている人全員」になっていないと、こちらから開けません。逆に、その設定になっているということは、リンクさえ分かれば誰でも開けるということでもあります。履歴書や見積書のように第三者に見られたくないものを、この形で扱うのが適切かどうかは、扱う情報の性質で判断が変わります。
3つ目は、相手の手間です。ファイルを選ぶだけで済む形と、いったんストレージにアップロードして共有設定を変えてリンクをコピーする形では、途中で離脱する人の数が変わります。応募の受付のように、相手にやめられると困る場面では、手数の多さがそのまま応募数に効いてきます。
誰がそのファイルを見られるのか
ファイルを受け取ると、必ず権限の話が出てきます。届いたファイルがどこに置かれ、誰が開けるのかを、受付を始める前に決めておく必要があります。
Notionのフォームでは、回答は接続先のデータベースに入ります。したがって、そのデータベースを見られる人が、届いたファイルも見られます。公式ヘルプには、フォームの回答を見るにはフォームが接続されているデータベースに対する閲覧可能以上のアクセス権限が必要で、編集するにはコンテンツ編集権限以上が必要である、と書かれています。
ここで注意したいのが、ワークスペースの作りです。受付用のデータベースを、他の業務のページと同じ場所に置いていると、その場所へのアクセス権を持つ人全員に応募書類が見えることになります。採用の受付であれば、選考に関わる人だけが見られる場所に切り分けておくのが基本です。
回答者側の権限も設定できます。公式には、ワークスペース内のユーザーのみが利用できるフォームで匿名回答がオフになっている場合、送信した回答へのアクセスを選べる、とあります。選択肢はアクセスなし、読み取り権限、コメント権限、編集権限、フルアクセス権限の5つです。社内の申請をフォームで受ける場合、申請した本人があとから内容を直せるようにするかどうかを、ここで決められます。
個人情報の取り扱いをどう設計すべきかは、集める項目と事業の内容によって変わります。断定できる領域ではないため、所管の窓口や専門家に確かめてください。考え方の出発点としては個人情報保護委員会が公開している資料があります。
匿名回答にすると誰のファイルか分からなくなる
フォームの共有設定には、匿名の回答というトグルがあります。ここの扱いを間違えると、届いたファイルが誰のものか分からなくなります。
公式ヘルプには、リンクを知っているWeb上の全ユーザーが利用できるフォームの回答者は自動的に匿名になる、と書かれています。つまり、社外の人に広く開いたフォームでは、Notionのアカウント情報から回答者を特定することはできません。
これ自体は問題ではありません。問題になるのは、氏名や連絡先を聞く質問を置き忘れたときです。ファイルだけが並んでいて、誰から届いたのか分からない状態になります。ファイル名に氏名が入っていることを期待するのは危険です。「スキャン_001.pdf」のような名前で届くことは普通にあります。
対策は単純で、氏名と連絡先を必ず必須の質問として置くことです。公式には、質問にポインターを合わせて3点のメニューを開くと、質問を必須にする設定ができると書かれています。必須にした質問は、回答しなければ送信できません。ファイルを受け取る受付では、この設定を面倒がらずに使ってください。
ゼロから作ったフォームには回答者の名前を取る「回答者」プロパティが自動で作られ、既存のデータベースから作った場合は作成者プロパティを作ればこの情報を取り込める、という記述もあります。ただしこれは、ワークスペース内の利用者に限った話です。社外に開いたフォームでは効きません。
メールに添付してもらう運用と何が変わるか
フォームでファイルを受け取るという発想の前に、多くの職場はメールへの添付で受け取っています。両者の違いを整理しておくと、そもそも切り替える価値があるかどうかが判断できます。
メール添付の利点は、相手が何も新しく覚えなくてよいことです。宛先を教えれば、あとは相手の環境で完結します。この手軽さは無視できません。取引先が高齢の職人や個人事業主で、日常の連絡が電話とメールで回っている場合、フォームに切り替えることが相手の負担になることもあります。
不利な点は、届いたあとに出ます。添付ファイルは受信箱の中に散らばります。誰から何が届いていて、何が足りないのかを把握するには、受信箱を上から順に見ていくしかありません。3点の書類を全員から集める受付なら、誰が何点まで出したかを別の表に転記する作業が発生します。この転記が、返し忘れと二重確認の温床になります。
もう1つ、メールには添付できる大きさの上限があります。上限は相手のメールサーバーと自社のメールサーバーの両方で決まり、どちらか厳しいほうが効きます。相手が送れたつもりでも、こちらのサーバーで弾かれて届かないという事故が起きます。しかもこの場合、相手には送れたように見えていることがあります。
フォームで受け取る形にすると、届いた記録が1つの表に並びます。誰から何が届いたかを目で追えるようになるのが、切り替えの最大の効果です。ファイルの受け渡しそのものより、記録が1か所に集まることのほうが価値として大きい、と考えたほうが判断を誤りません。
回答者にアカウントを求めない形にできるか
ファイルを受け取る受付で離脱が起きる最大の原因は、回答者にアカウント登録を求めることです。応募や問い合わせは、相手にとって義務ではありません。登録の画面が出た時点でやめる人が一定数出ます。
Notionのフォームについては、公式ヘルプに次のような説明があります。フォームを使えば、Notionワークスペースに参加していない人やNotionを利用していない人も含め、ほかの人からの情報を簡単に収集できる、という内容です。共有設定で「リンクを知っているWeb上のすべての人」を選べば、アカウントを持たない相手でも回答できます。
一方で、条件によってはログインが求められる場面もあります。公式には、一部のフォームはそのフォームを作成したNotionワークスペースにログインした状態でのみ入力できる、という注意が添えられています。また、フォームの回答をコピーするにはNotionアカウントにログインするか新規アカウントを作成する必要がある、とも書かれています。
受付を作る側としては、公開する前に必ずログアウトした状態で自分のフォームを開いてみてください。普段使っているブラウザだと自分がログイン済みなので、回答者と同じ見え方になりません。プライベートウィンドウで開くだけで確認できます。この1手順を省いたせいで、公開してから「開けない」と言われる事故は珍しくありません。
ファイルを添えてもらう受付では、この確認がとくに重要です。テキストの入力は通っても、ファイルを選ぶ段階で挙動が変わる可能性があるからです。実際に自分でファイルを1つ添えて送信するところまでを、ログアウトした状態で試してください。
スマートフォンからの回答で起きること
受付に届く回答の多くは、スマートフォンから送られてきます。とくに個人が相手の受付では、パソコンを持っていない回答者も普通にいます。
公式ヘルプには、フォームの作成とカスタマイズはNotionのデスクトップおよびウェブアプリでのみ行え、現在モバイルデバイスでは行えない、と書かれています。ただしこれは作る側の話です。回答する側については、フォームのリンクを知っていて入力に必要な権限があればデスクトップまたはモバイルデバイスから入力できる、と別に書かれています。
スマートフォンからファイルを添える場合、相手が選ぶのは写真アプリの中の画像か、クラウドに置いてある書類になります。ここで容量の問題が現実になります。最近のスマートフォンで撮った写真は、1枚で5MBを超えることが珍しくありません。無料プランの上限に、日常的に当たるということです。
対策としては、書類を撮るときの解像度を下げてもらう、あるいはスキャンアプリでPDFにしてもらう、といった案内をフォームの説明文に書いておく方法があります。ただし、相手にこの手間を求めるかどうかは受付の性質で決まります。応募の受付で手数を増やすと、応募者が減ります。有料プランに切り替えて上限を上げるほうが、結果として安く済む場面もあります。
もう1つ、スマートフォンからの回答では入力の途中で中断されやすい、という性質もあります。ファイルを選ぶために別のアプリに移動して戻ってくると、入力内容が消えることがあります。ファイルを聞く質問は、なるべく最後に置いてください。氏名や連絡先を先に埋めてもらってからファイルに進む順序にしておけば、途中で切れても連絡先だけは残る、という設計が可能になります。
全員にファイルを求めない設計にする
ファイルを添えてもらう質問は、回答者にとって負担の大きい質問です。全員に一律で求めると、本来なら答えてくれたはずの人まで離脱します。
回答の内容によって聞く項目を変える仕組みが、条件付きロジックです。公式ヘルプには、回答に応じて表示する質問を変える条件付きロジックはビジネスプランとエンタープライズプランでのみ利用でき、質問が選択式である場合に追加できる、と書かれています。たとえば、問い合わせの種類として「修理の依頼」を選んだ人にだけ写真の質問を出す、という形が作れます。
この設定が使えないプランなら、フォームを分けるという手があります。用途ごとに別のフォームを用意して、案内のページから振り分ける形です。手間は増えますが、質問の並びを用途ごとに最適化できるという利点もあります。
もう1つの考え方は、ファイルを最初の受付では求めないことです。まず氏名と連絡先と用件だけを受け取り、こちらで確認したうえで、必要な人にだけ書類の提出を案内する。往復は1回増えますが、最初の入口が軽くなるぶん、届く件数は増えます。応募を集めたい段階と、選考に進む段階で、求める情報の重さを変えるという設計です。
どちらを選ぶにしても、判断の材料は「相手にやめられて困るかどうか」です。困る受付なら入口を軽くする。困らない受付、たとえば社内の申請のように出すことが決まっている場合は、最初から全部聞いてしまうほうが往復が減ります。
締切が来たら受付を閉じる
ファイルを集める受付には、たいてい締切があります。締切を過ぎても受け付け続けてしまう事故は、閉じる操作を誰がいつやるかを決めていないときに起きます。
Notionのフォームには、受付を止める操作が用意されています。公式ヘルプには、共有設定の「入力できるユーザー」で「アクセス不可」を選ぶと、フォームを終了して新たな回答の受付を停止できる、と書かれています。フォームそのものを削除する必要はありません。
閉じるときに気をつけたいのが、閉じたあとの見え方です。締切を過ぎた回答者がリンクを開いたときに、何も説明がないまま開けない状態だと、問い合わせが窓口に来ます。締切の日付と、次回の予定があるならその案内を、フォームの説明文や案内ページの側に書いておくと、この問い合わせが減ります。
権限の条件も確認しておいてください。公式には、フォームの共有設定を変更するにはフォームが接続されているデータベースに対するフルアクセス権限が必要である、と書かれています。締切の当日に閉じる担当者がその権限を持っていなければ、閉じられません。担当者を決めるときは、権限を持っているかどうかまで確認してください。
締切の直前は回答が集中します。ファイルを含む受付では、この時間帯に上限の問題や送信の失敗が集中して起きます。締切の数日前に案内を1本出しておくと、山が分散します。
エクスポートと保管の段取りを決めておく
受け取ったファイルを、いつまでどこに置いておくのかも決めておく必要があります。ここを決めていないと、数年前の応募書類がデータベースに残り続ける状態になります。
エクスポートについては制約が明記されています。現時点ではデータベースのフォームビューをエクスポートすることはできず、代わりにテーブルビューから質問と回答をエクスポートするよう案内されています。定期的に別の場所へ書き出す運用にするなら、テーブルビュー経由という手順で覚えておいてください。
件数が増えたときの挙動についても記述があります。フォームの回答数が非常に多い場合は読み込みに時間がかかる場合があり、2つ目のフォームを作成するか不要になった過去の回答を削除することがすすめられています。ファイルを含む受付は、テキストだけの受付より重くなります。年度で区切ってフォームを分けるという運用は、この記述に沿った選択です。
保管期間を決めるうえでの目安は、その情報を何のために持っているかです。採用の選考が終わった応募者の書類を、次の募集のために持ち続けるなら、その旨を最初に伝えて同意を得ておく必要があります。単に消し忘れているだけなら、消すのが正しい対応です。受付の運用を作るときに、受け取る手順と同じくらいの重さで、消す手順も決めておいてください。
届いたファイルに名前の規則を持たせる
ファイルが溜まり始めると、次に困るのが名前です。回答者が付けた名前のまま保存されるため、「スキャン_001.pdf」や「IMG_4821.jpg」が並びます。この状態では、後から特定の1件を探すことができません。
対策は2つあります。1つは、データベースの側で氏名や受付番号を列として持っておき、ファイルの名前ではなく行で探す形にすること。もう1つは、受け取ったあとに名前を付け直す手順を決めることです。
前者のほうが手間はかかりません。フォームの質問として氏名と連絡先を必須にしておけば、行を見れば誰のファイルかは分かります。ファイル名を直す作業は、外部に渡すときだけに絞れば済みます。
後者が必要になるのは、書き出して別のシステムに渡す場合です。会計の処理や名簿の作成に使うなら、渡した先で識別できる名前が要ります。この場合は、「受付番号_氏名_書類名」のような規則を決めて、書き出すタイミングで付け直します。誰がその作業をやるのかを決めておかないと、渡す直前に慌てることになります。
名前の規則を決めるとき、日付を先頭に置くか受付番号を先頭に置くかで、並び順が変わります。時系列で追いたいなら日付、案件で追いたいなら番号です。受付の性質に合わせて片方に決めて、途中で変えないでください。混在すると、探す手間が両方の欠点を引き受けることになります。
ファイルを受ける受付で先に決める4つのこと
ここまでの内容を、受付の設計として整理します。ファイルを受け取る受付を組むなら、道具を選ぶ前に次の4つを決めておくと迷いが消えます。
1つ目は、受け取るファイルの種類と大きさの見込みです。PDFの書類だけなのか、スマートフォンで撮った写真も来るのか。写真が来るなら、無料プランの5MBという線は日常的に当たります。ここが決まれば、プランの選択も自動的に決まります。
2つ目は、誰が見るかです。受付の担当者だけなのか、選考に関わる複数の人が見るのか。見る人が複数なら、権限を切り分けられる置き場所が要ります。
3つ目は、届いたあと誰が何をするかです。ファイルを受け取ることは目的ではありません。中身を確認して、可否を判断して、相手に返すところまでが受付です。この流れが1本につながっているかどうかで、処理にかかる時間が変わります。
4つ目は、いつ消すかです。決めていなければ、消されません。受付が終わって何か月たったら消すのか、消す前に本人に知らせるのか。この2点だけでも文章にしておくと、担当者が変わっても運用が続きます。
この4つを決めてから道具を見ると、選ぶ基準が具体的になります。逆にこれを決めずに道具を比べ始めると、機能の数だけを見比べることになり、自分の受付に必要ないものにお金を払う結果になりがちです。ファイルを受け取れるかどうかは、受付の設計のごく一部でしかありません。
このうち3つ目が、道具の選び方に直結します。フォームを作ること自体は、いまはどの道具でも数分で終わります。差が出るのは、届いたあとです。担当を付けられるか、状況を進められるか、返信まで同じ画面で終わるか。判断の中心に置くべきなのは、送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。何が備わっていれば1本の線になるのかはできることに、実際の画面の並びは動くところを見るにまとまっています。
ファイルの受け取りで他の道具と比べるなら、回答者にアカウントを求めるかどうかが分かれ目になります。この点はGoogleフォームとの比較で扱っています。自社サイトの中で完結させたい場合はContact Form 7との比較、Microsoft 365を使っている組織ならMicrosoft Formsとの比較が近い比較になります。
受付の種類ごとに必要なものは変わります。応募書類を受け取る場合は採用の応募受付、写真と型番を先にもらう受付は修理・サポートの受付、社内の申請を受ける形なら施設利用の申請に近い整理があります。費用の形を先に確かめたい場合は料金を、判断に迷う点がまとまっているよくある質問も合わせて見てください。
Q1. Notionのフォームでファイルを添付してもらえますか？
フォームの質問はデータベースのプロパティに対応する形で選ぶ、と公式ヘルプに書かれています。ファイルとメディアのプロパティ自体はデータベースに存在します。ただしフォームの質問としての扱いについては、公開されているヘルプの説明に記載が見当たりませんでした。実際の画面で確認してください。
Q2. アップロードできるファイルの大きさに上限はありますか？
公式ヘルプには、フリープランではすべてのファイルを5MB未満にすること、有料プランではPDFは20MB未満、画像は5MB未満にすることが書かれています。一方で料金ページの機能比較では有料プランは無制限と表記されており、2つのページで書き方が一致していません。
Q3. 大きいファイルを受け取りたい場合はどうすればよいですか？
回答者にクラウドストレージへ上げてもらい、共有リンクをURLの質問で受け取る方法があります。ただしリンクが後から切れる可能性があり、共有設定によっては誰でも開ける状態になります。相手の手数も増えるため、応募の受付では離脱が増える点に注意してください。
Q4. 届いたファイルは誰が見られますか？
接続先のデータベースを見られる人が見られます。公式ヘルプには、フォームの回答を見るにはデータベースに対する閲覧可能以上のアクセス権限が必要と書かれています。応募書類のように見る人を絞りたい場合は、受付用のデータベースを他の業務と別の場所に置いてください。