保育園に届いた応募を返すまでに何日かかっているか、正確に答えられる園は多くありません。応募のメールは事務室のパソコンに届き、園長は保育室に入っていて、気づいたのは夕方。その日は保護者の対応が続き、翌日は運動会の準備で手が回らず、3日目にようやく電話をかけたら「別の園に決まりました」と言われる。保育園の採用の現場では、このような話がよく聞かれます。この記事では、保育園ならではの1日の流れに沿って、届いた応募にいつ、誰が、何を返すかを決める順番を整理します。
保育園では、返事を書ける時間が1日に2回しかない
保育園の園長や主任が応募に返事を書ける時間は、1日のうちでかなり限られています。朝の7時台から9時台は登園の受け入れと、保護者からの欠席や遅刻の連絡で事務室の電話が鳴り続けます。午前中は保育室に入るか、保育室を回って様子を見ています。昼食の時間は食事の介助があり、手が空くのは子どもたちが午睡に入る13時前後から15時前後までです。
その午睡の時間も、連絡帳の記入、午前中の記録、職員の休憩の交代、会議でほぼ埋まります。次に落ち着くのは、延長保育の子が帰り始める夕方以降です。つまり、応募に返事を書けるのは午睡の時間の一部と、降園後の時間の一部、1日に2回の短い時間だけです。
さらに保育園では、配置の人数に余裕がない日には、園長や主任自身が保育に入ります。職員が体調を崩した日、研修で1人抜ける日、行事の練習がある日。そういう日は午睡の時間も保育室から離れられず、返事を書ける時間が1日ゼロになります。
この事情は変えられません。変えられるのは、限られた時間に返事を書けるように、応募が届いた瞬間から返事を書く瞬間までの流れを短くすることです。
返事が遅れると、なぜ辞退されるのか
保育士の応募者は、1つの園だけに応募していることが少なく、同じ地域の園を2つか3つ並べて見ていることが多くあります。保育士を探している園は多く、応募者の側からすると、先に返事をくれて見学の日を決めてくれた園から順番に話が進みます。
保育士の応募でもう1つ特徴的なのは、見学が決め手になりやすいことです。求人票の条件が近い園どうしであれば、実際に保育室を見て、職員の雰囲気が合いそうだと感じた園に気持ちが傾きます。先に見学の日が決まった園が有利になり、返事の遅い園は見学の機会そのものを失います。
返事が遅れた園に対して、応募者は不満を言うわけではありません。ただ静かに候補から外し、電話がかかってきたときに「ほかで決まりました」と答えます。園の側からは、返事の遅さが理由だったことが見えません。
応募が届いてから返すまでに、どこで止まっているか
返事が遅れる原因を探すときは、応募が届いてから返事を書くまでを分けて見てください。保育園でよく止まるのは次の4か所です。
1つ目は、応募が届く場所と、返事を書く人が違うことです。園のホームページの問い合わせフォームは事務室の共用メールに届き、求人媒体の応募は法人本部の管理画面に届き、ハローワークからの連絡は電話で来る。園長がすべてを自分の目で見ているわけではないため、事務や本部から園長に伝わるまでに1日かかります。
2つ目は、口頭で伝えることです。事務員が「園長、応募が1件来ていました」と保育室の入り口で伝えても、園長はそのとき子どもを抱いていて、メモを取れません。午睡の時間にはもう忘れています。
3つ目は、電話で受けた応募のメモが残らないことです。事務室にいた保育士が電話を取り、名前と電話番号を裏紙に書いて机に置き、保育室に戻る。その裏紙が連絡帳の束に紛れると、応募そのものが無かったことになります。
4つ目は、返事の内容を園長が決めないと書けないことです。見学の日時を決めるには、その週の行事や職員の配置を見る必要があり、それを知っているのは園長と主任だけです。事務員は応募に気づいていても、何を返してよいか分からず待つことになります。
この4か所のうち、どこで止まっているかによって直す場所が変わります。
返す時刻を、午睡の時間に固定する
応募への返事は、気づいたときに書くのではなく、返す時刻を決めてしまうのが確実です。保育園であれば、多くの日で動かせるのは午睡の時間の最初の30分です。「毎日13時30分に、その時点までに届いた応募に返す」と決めると、午前中に届いた応募はその日のうちに返せます。
午後や夕方に届いた応募は、翌日の13時30分に返すことになります。それだと応募者を最大で丸1日待たせるため、応募が届いた直後に送る自動返信で「翌日の午後までに、園長の○○からご連絡します」と伝えておきます。いつ連絡が来るかが分かっていれば、応募者は他の園と比べながらも待ってくれます。
返す時刻を決めたら、その時刻に誰が返すかも決めてください。園長が保育に入っている日の代わりは主任、主任もいない日は法人本部の採用担当、のように、代わりを1人ずつ決めておきます。代わりの人が返すのは、見学の候補日を出すところまでで足ります。候補日は、園長が週の初めに「今週は火曜と木曜の10時なら見学を受けられる」と決めておけば、誰でも出せます。
土曜日の保育がある園では、土曜に届いた応募を月曜の13時30分まで待たせないように、土曜の当番の職員に自動返信の文面の確認だけをお願いしておく方法もあります。返事の中身は月曜に園長が書くとしても、「月曜の午後にご連絡します」と一言添えられるだけで、週末に他の園に気持ちが移るのを抑えられます。
行事と年度末には、返事が止まる前提で準備する
保育園の1年には、返事が止まりやすい時期がはっきりあります。運動会の前の数週間、生活発表会の前、卒園式と進級の準備が重なる2月と3月、そして新入園児の慣らし保育が続く4月です。
この時期は、午睡の時間も行事の準備や書類に使われ、返す時刻を決めていても守れない日が続きます。困るのは、この時期がちょうど採用の動きが活発になる時期と重なることです。年度途中の退職の申し出は秋から冬に出やすく、次の4月に向けた応募も増えます。
止まる時期が分かっているなら、その前に準備をしておきます。行事の2週間前には、その期間の返事を法人本部か主任が引き受けることを決め、自動返信の文面を「行事のため、ご連絡まで2日ほどいただく場合があります」に差し替えます。見学を受けられない日も先に決めておき、行事の翌週の見学枠をあらかじめ空けておくと、返事が遅れた分を見学の早さで取り戻せます。
行事の練習や当日の様子は、応募者にとってはむしろ園の雰囲気を知る機会になります。発表会の練習をしている時間帯に見学を入れるかどうかは、子どもたちの集中を妨げないかを主任と相談して決めてください。
最初の返信で伝えること
最初の返信は、応募を受け取ったことを知らせるだけでは足りません。保育士の応募者が次に知りたいのは、見学ができるか、いつ行けばよいか、何を持っていけばよいか、の3つです。
最初の返信に書く内容は、次の程度に絞ります。
・応募を受け取ったこと ・見学の候補日時を2つか3つ ・見学と面接を同じ日にできるかどうか ・見学の日に持ってくるもの（履歴書が不要なら、不要と書く） ・園の所在地と、職員の自転車や車を停められるか ・勤務の時間帯と、応募の職種の主な仕事 ・このあと連絡をする人の名前と、連絡のつきやすい時間帯
保育園の見学で意外に応募者が困るのが、服装と入り口です。保育室に入る場合は動きやすい服装がよいのか、上履きが要るのか、保護者用の入り口から入ってよいのか。こうした細かい点を先に書いておくと、当日に門の前で迷って電話をかけてくる人がいなくなります。
最初の返信の文面の型
保育士の応募者に返す最初のメールは、次のような形で足ります。
〇〇様
このたびは△△保育園の保育士の募集にご応募いただき、ありがとうございます。園長の□□です。
まずは園の様子を見ていただければと思い、見学の候補日をお送りします。 ・9月17日（水）10時00分から ・9月19日（金）13時30分から ご都合のよい日をお知らせください。見学のあと、そのまま30分ほどお話を伺うこともできます。
当日は履歴書は不要です。保育室に入っていただくので、動きやすい服装でお越しください。上履きは園でお貸しします。入り口は正門の横にある職員通用口です。
勤務の時間帯は、早番が7時00分から、遅番が19時00分までで、シフトで組んでいます。 ご不明な点があれば、平日の13時から15時のあいだにお電話いただければ、私か主任がお答えします。
入園の問い合わせと応募を取り違えない
保育園に特有の困りごとが、入園を考えている保護者からの問い合わせと、働きたい人からの応募が、同じ窓口に同じような言葉で届くことです。どちらも「見学をしたいのですが」と書いてきます。
保護者の見学と、保育士の見学では、案内する時間帯も、見てもらう場所も、返信の文面もまったく違います。取り違えて保護者に求人の案内を返したり、保育士の応募者に入園の手続きの案内を返したりすると、どちらの相手にも園の印象を悪くします。
問い合わせフォームを応募にも使っている園では、フォームの最初に「入園について」「職員の採用について」「その他」を選んでもらい、選んだ内容が件名に入るようにしておいてください。電話で受けた場合も、最初に「入園のご相談ですか、採用のご応募ですか」と聞くことを、電話を取る可能性のある職員全員の決まりにしておきます。
もう1つ気をつけたいのが、応募者が在園児の保護者だったり、以前の保護者だったりする場合です。地域に根ざした保育園では珍しいことではありません。この場合、保護者としての連絡と応募者としての連絡を分けて扱い、送迎の場で担任の保育士が応募の話題に触れないように、応募の件を知る職員を園長と主任に絞ってください。
応募した園と違う園を案内するときの返信
複数の園を運営する法人では、応募を受けた園に空きがなく、近くの別の園を案内したい場合があります。このときの返信は、応募者が応募した条件と、案内する条件が違うことを、はっきり書いてください。職業安定法に基づく指針には、次の定めがあります。
ハ 明示する従事すべき業務の内容等が労働契約締結時の従事すべき業務の内容等と異なることとなる可能性がある場合は、その旨を併せて明示するとともに、従事すべき業務の内容等が既に明示した内容と異なることとなった場合には、当該明示を受けた求職者等に速やかに知らせること。 出典: mhlw.go.jp
保育園の場合、園が変わると、通勤の経路だけでなく、開所の時間、早番や遅番の時刻、受け入れている子どもの年齢、園の規模が変わります。0歳児から5歳児までいる園に応募した人に、0歳から2歳までの小規模保育の園を案内するなら、そのことを返信の中で分かるように書きます。「近くの系列園もご検討いただけますか」とだけ書くと、応募者は同じ条件だと思って見学に来て、当日に初めて違いに気づきます。
別の園を案内する返信は、応募を受けた園の園長から送るのが自然です。いきなり別の園の園長から連絡が来ると、応募者はどこに応募したのか分からなくなります。応募を受けた園長が事情を伝え、応募者が了承してから別の園の園長に引き継いでください。
現職の保育士に返すときの気づかい
別の園で働いている保育士からの応募には、返し方に気づかいが要ります。勤務中は電話に出られず、昼休みも子どもと一緒に過ごしていることが多いため、昼の電話はほぼつながりません。最初の連絡はメールかショートメッセージにし、電話が必要なら「何時ごろならお電話してよいですか」と先に聞いてください。
保育園の世界は地域の中で狭く、園長どうしが研修や自治体の会議で顔を合わせていることがあります。応募者は、いまの職場に転職を考えていることが知られるのを強く気にします。返信の中で「今の園にはまだお話しされていませんか」と気づかう一言を入れ、応募の件を園の外で話題にしないことを園の中で徹底してください。
現職の保育士は、担任を持っている年度の途中では辞めにくく、次の4月からの入職を希望することが多くあります。年度途中の欠員を埋めたい場合でも、最初の返信で入職の時期を決めつけず、見学のあとに相談する形にしておくと、話が途切れません。
養成校や大学の学生に返すときの気づかい
保育士を目指す学生からの応募は、学校の就職の流れに沿って届きます。学校の求人票を見て連絡してくる学生もいれば、実習先だった園に応募してくる学生もいます。
学生への返信で気をつけたいのは、実習の期間です。保育実習や教育実習の期間中は、学生は日中に連絡を見られず、見学にも来られません。返事が数日来なくても、辞退と決めつけないでください。最初の返信で「実習の期間があれば、終わってからの日程でもかまいません」と書いておくと、学生は安心して待てます。
学校の就職担当に応募の状況を伝える必要があるかどうかも、学校によって違います。学生本人に確かめ、必要なら学生の了承を得たうえで学校に連絡してください。
見学のあとに、返事を止めない
最初の返信を早くしても、見学のあとで返事が止まる園は少なくありません。見学の日は好印象で帰ってもらったのに、園長が行事の準備に追われて1週間連絡をしないうちに、応募者は別の園の面接を受けています。
見学が終わったら、その場で次の段取りを決めてしまうのが確実です。「面接を受けてみたい」と言われたら、その場で日時を決めます。「少し考えたい」と言われたら、「何日までにお返事をいただけますか」と期限を決め、その期限の翌日に園から連絡をすることを伝えます。
見学の翌日には、見学に来てくれたことへのお礼を短く送ってください。見学の場で聞かれて答えきれなかったこと、たとえば有給休暇の取り方や持ち帰りの仕事の有無があれば、そのお礼の中で答えます。保育士の応募者は、書類の持ち帰りや行事の準備の残業を気にしていることが多く、そこに正直に答えてくれる園に信頼を置きます。
面接の結果の返事は、決まる日を先に伝える
見学と面接が早く進んでも、結果の返事で待たせてしまう園があります。社会福祉法人や株式会社が運営する保育園では、園長が面接をしても、採用の決定は法人本部や理事長の決裁を経ることが多く、面接の翌日に結果を返せるとは限りません。
決裁に日数がかかること自体は問題ではありません。問題は、そのことを応募者が知らないまま待つことです。面接の終わりに「結果は法人で決めるため、○日までにお電話でお伝えします」と、決まる日と連絡の手段を伝えてください。その日までに決まらなかった場合も、約束の日に「もう少しお時間をいただきます、△日までにご連絡します」と一度連絡を入れます。何の連絡も無い日が続くと、応募者は不採用だと思って他の園の内定を受けます。
採用を伝える連絡では、入職の日、最初に出す書類、入職前に園に来てもらう日の3つを一緒に伝えると、その後のやり取りが短くなります。
電話で届いた応募は、保育室に戻る前に書き残してもらう
保育園の事務室の電話は、園長や事務員だけが取るわけではありません。朝や夕方の忙しい時間には、たまたま事務室にいた保育士や、給食の連絡に来ていた調理員が受話器を取ることもあります。電話を取った人は、保育室や調理室にすぐ戻らなければならず、応募の電話の内容を落ち着いて書き残す余裕がありません。
この場面で応募を取りこぼさないためには、電話の横に応募の受付用の用紙を1種類だけ置いておくのが確実です。書く欄は、応募者の名前、折り返しの電話番号、応募したい職種、電話がつながりやすい時間帯、受けた人の名前と日時の5つだけにします。保護者からの欠席連絡を書くメモ用紙とは色を変え、書いた用紙を入れるトレーも決めておきます。
電話を取った人に求めるのは、この5つを聞いて書くことだけです。見学の日程や勤務の条件を聞かれても、「園長から改めてご連絡します」と答えてもらえば足ります。条件をその場で答えてしまうと、あとで園長が伝えた内容と食い違うことがあります。トレーに入った用紙は、13時30分に返事をする人がまとめて一覧に写し、写したら用紙に印を付けます。この一手間で、電話の応募が裏紙と一緒に消えることがなくなります。
入口ごとに、最初の返信の相手と中身を変える
保育園に届く応募は、入口によって、返信を送る相手や、先に済ませるべき連絡が違います。
ハローワークの紹介で応募してくる人は、紹介状を持って園に連絡してきます。この場合、応募者本人への返事とは別に、採否の結果をハローワークに伝える段取りが必要になることがあります。紹介状に書かれた連絡の方法を確かめ、面接や採否の結果をいつ伝えるかを、応募者への最初の返信と同じ日に決めておいてください。
求人媒体から届いた応募は、媒体の管理画面の中でやり取りをする形になっていることがあります。管理画面のメッセージで返すのか、応募者のメールアドレスや電話番号に直接連絡するのかを、媒体の規約と応募者の希望に合わせて決めます。管理画面にだけ返事をして、応募者がその通知を見落としている場合もあるため、数日たって反応が無ければ別の手段でも連絡してみてください。
人材紹介会社からの応募は、応募者への連絡を紹介会社の担当者を通すのが基本です。園から応募者に直接電話をかけると、紹介会社との取り決めに触れることがあります。見学の日程も、紹介会社の担当者に候補を送る形になります。
自治体や保育士・保育所支援センターが開く就職相談会で出会った人は、その場で園の印象を持ったうえで連絡してきます。相談会で話した職員の名前を覚えていることが多いので、返信はできるだけその職員から送るか、その職員の名前を返信に書き添えると、話がつながりやすくなります。
募集が埋まったあとに届いた応募にも、返事は返す
4月入職の保育士の枠が埋まったあとにも、応募は届き続けます。求人媒体の掲載を止め忘れていたり、ホームページの募集の案内が古いまま残っていたりするためです。こうした応募に返事をしないまま放っておくと、応募者は結果の分からないまま待ち続けることになります。
返事は短くてかまいません。応募へのお礼、募集が埋まったこと、案内の更新が遅れていたことへのお詫びの3つを書きます。そのうえで、保育園ならではの一文を加える価値があります。「年度の途中で欠員が出た場合や、次の年度の募集を始める際に、ご連絡してもよろしいですか」と聞くことです。
保育園では、年度の途中に職員が退職したり、産休や育休に入ったりして、急に保育士が必要になることがよくあります。そのとき、以前に応募してくれた人に声をかけられれば、ゼロから募集を始めるより早く見学までたどり着けます。ただし、声をかけてよいかは必ず本人の了承を取り、了承した人だけを残してください。了承のない人の連絡先を、別の募集のために使い回すことはしないでください。
了承を得た人の情報は、いつまで残すかもあわせて決めておきます。次の年度の募集が終わるまで、のように区切りを決め、区切りが来たら消すことを返信の中でも伝えておくと、応募者も安心して了承できます。
返したかどうかを、応募ごとに1行で残す
園長、主任、事務、法人本部と、返事に関わる人が複数いる園では、誰がどこまで返したかが分からなくなるのが最大の落とし穴です。主任が見学の候補日を送ったことを園長が知らず、園長が別の候補日を送ってしまう。あるいはお互いに相手が返したと思って、誰も返していない。
これを防ぐには、応募ごとに次の情報を1行で残してください。
・応募が届いた日時と入口（ホームページ、求人媒体、ハローワーク、電話） ・担当する人 ・いまの段階（未返信、見学の日程調整中、見学済み、面接の日程調整中、面接済み、結果の連絡済み） ・最後に連絡した日と、次に連絡する日
この1行があれば、午睡の時間に一覧を開いたとき、今日返すべき応募が上から並びます。行事の準備で園長が数日手を離しても、主任が一覧を見て続きを引き取れます。
いまの受け方で回るかを見極める
返事を早くするための仕組みは、道具を変えなくても作れる部分が大きくあります。返す時刻を決める、代わりの人を決める、自動返信で待ってもらう、1行で状況を残す。そのうえで、いまの道具で足りるかを次の問いで見極めてください。
・応募が月に数件で、園長が1人で受けて返しているなら、フォームと表計算ソフトと自動返信の組み合わせで回ります ・入園の問い合わせと応募が同じ窓口に届くなら、種類ごとに分けて一覧で見られるかが分かれ目です ・園長、主任、法人本部で返事を分け合っているなら、応募ごとに担当者と段階と最後の連絡日を残せるかを確かめてください ・行事の時期に自動返信の文面を差し替えたいなら、その差し替えを園長以外でもできるかも見ておきます
Googleフォームで応募を受けている園は、回答が届いたときの通知と、スプレッドシートに担当と段階の列を足すことで、ここまでの仕組みの多くを作れます。どこから手作業が増えるのかはGoogleフォームとの比較に、法人でMicrosoft 365を使っていてMicrosoft Formsで応募を受けている場合の違いはMicrosoft Formsとの比較にまとめています。
応募に担当者と段階を持たせ、返信まで同じ画面で回す流れは採用の応募受付で、保護者からの入園の問い合わせを分けて受ける使い方は問い合わせの受付で紹介しています。自動返信や返信の記録の範囲はできることで、実際に応募が一覧にどう並ぶかは動くところを見るで確かめられます。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にあります。
まずは直近の応募を5件並べて、届いた日時と最初に返した日時の差を書き出してみてください。差が1日を超えている応募がどこで止まっていたかが分かれば、直す場所は1つに絞れます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、その止まっていた場所で効くかどうかで判断できます。
Q1. 保育園に届いた応募には、何日以内に返すのが目安ですか？
法令で決まった期限はありませんが、保育士の応募者は複数の園に同時に応募していることが多いため、翌日の午後までに見学の候補日を返せる形を目指すと、他の園に先を越されにくくなります。すぐに返せない場合も、応募が届いた直後の自動返信で、いつ誰から連絡が来るかを伝えておくと待ってもらいやすくなります。
Q2. 園長が保育に入っていて返事を書けない日は、どうすればよいですか？
代わりに返す人を主任や法人本部の採用担当から1人決めておき、その人が見学の候補日を出すところまでを担う形にしてください。週の初めに園長が見学を受けられる日時を決めて共有しておけば、代わりの人も迷わず候補を出せます。採否に関わる判断は、園長が戻ってから行えば足ります。
Q3. 在園児の保護者から職員の応募があった場合、どう返せばよいですか？
保護者としての連絡と応募者としての連絡を分けて扱い、応募の件を知る職員を園長と主任に絞ってください。送迎の場で担任が応募の話題に触れると、他の保護者に知られるおそれがあります。返信はメールなど送迎の場とは別の手段で行い、面接の日程も登降園の時間帯を避けて組むと、本人も安心して進められます。
Q4. 行事の準備で返事が遅れそうなときは、応募者に何を伝えればよいですか？
自動返信の文面を期間限定で差し替え、「行事のため、ご連絡まで2日ほどいただく場合があります」のように、遅れる理由と目安を伝えてください。あわせて、行事の翌週に見学を受けられる枠を先に空けておくと、返事が遅れた分を見学の日程の早さで取り戻せます。行事の期間中の返事を誰が担うかも、事前に決めておくと止まりません。