保育園の応募を1か所にまとめたいと考えるのは、たいてい応募を1件取りこぼしたあとです。保育士専門の求人サイトに届いていた応募に1週間気づかなかった。ハローワークから紹介の電話があったことを、電話を取った保育士しか知らなかった。養成校から届いた学生の連絡が、園長の机の書類の山に埋もれていた。保育園の採用では、求人を出す場所が増えるほど、応募が届く場所も増えていきます。この記事では、保育園に応募が届く場所を洗い出し、届き方ごとに1つの一覧へ寄せる手順と、募集を締め切ったときに全ての掲載を止める手順を整理します。
保育園の求人は、いくつもの場所に同時に載っている
保育士の人手不足が続く中で、保育園は1つの求人をいくつもの場所に同時に出すのが普通になっています。よく使われるのは次のような場所です。
・保育士や保育の仕事に特化した求人サイト（複数に同時に載せている園も多い） ・総合的な求人サイト ・ハローワーク ・保育士専門の人材紹介会社 ・保育士養成校や大学への求人票 ・都道府県などの保育士・保育所支援センター ・自治体や養成校が開く就職フェア、合同就職説明会 ・園や法人のホームページの採用ページ ・園のSNSのアカウント ・職員の紹介、実習に来た学生、在園児の保護者
これだけの場所から応募が届くと、応募の入口ごとに、届き方も、返事をする場所も、使う人も違ってきます。求人サイトの管理画面を見るのは法人本部の担当者、ハローワークからの電話を受けるのは事務室にいた保育士、養成校からの連絡を受けるのは園長。応募は届いているのに、それぞれが自分の入口しか見ていないため、園全体で何件の応募があり、誰に返事をしたのかを誰も把握していない状態になります。
保育士を探している園は多く、応募者は複数の園に同時に応募しています。1件の取りこぼしは、そのまま他の園での採用につながります。応募を1か所にまとめるのは、事務を楽にするためだけでなく、少ない応募を確実に面接につなげるための仕組みです。
応募が届く場所を、届き方で3つに分ける
寄せる手順を決める前に、いま応募が届いている場所を全部書き出し、届き方で3つに分けてください。届き方によって、寄せる方法が違うからです。
1つ目は、管理画面に入る応募です。求人サイトや人材紹介会社の多くは、応募が届くと管理画面に表示し、登録したメールアドレスに通知を送ります。応募者の情報は管理画面の中にあり、返事も管理画面の中のメッセージで送れることが多くなります。
2つ目は、メールや電話で直接届く応募です。園のホームページの応募フォーム、採用用のメールアドレス、ハローワークから紹介を受けた人の電話、求人票を見た人の電話、SNSのメッセージがここに入ります。受け取った人が自分で一覧に載せない限り、どこにも記録が残りません。
3つ目は、紙で届く応募です。郵送の履歴書、養成校の書式で届く学生の書類、就職フェアで学生が書いた面談の記録用紙、ハローワークの紹介状がここに入ります。紙はその場で一覧に載せないと、園長の机の上で他の書類と混ざります。
書き出すときは、場所の名前と一緒に、次の3つを書き添えてください。
・その場所の通知や連絡を、いま誰が受け取っているか ・その場所に、いま何件の求人を載せているか ・その場所から、直近の半年で何件の応募があったか
3つ目の件数が分からない場所は、それ自体がまとまっていない証拠です。件数がゼロの場所は、掲載を続けるかを見直す候補にもなります。
寄せる先は、1つの受信口と1つの一覧
寄せる先は、2つだけ決めます。応募の知らせを受け取る「1つの受信口」と、応募を1件1行で並べる「1つの一覧」です。
受信口は、採用のためだけに使うメールアドレスを1つ用意し、全ての求人サイトと紹介会社の通知の宛先をそこに変えることから始めます。保育園では、求人サイトに登録したときの担当者の個人アドレスや、園長個人のアドレスが通知の宛先になったままのことがよくあります。その人が休めば通知は読まれず、その人が異動や退職をすれば通知は誰にも届かなくなります。
宛先を変える作業は、求人サイトごとに管理画面の設定から行います。場所ごとに設定の画面が違うので、最初の書き出しの表に「宛先を変えた日」の欄を足して、1つずつ埋めていくと漏れがありません。宛先を変えられない場所があれば、その場所の通知を受け取っている人が、採用用のアドレスに転送する設定をしておきます。
採用用のアドレスを作ったら、そのアドレスを誰が見るかも決めておきます。見る人が1人だけだと、個人のアドレスに届いていたときと同じく、その人の休みの日に止まります。受け取る担当者と、その代わりの人の少なくとも2人が見られるようにし、確かめる時刻を1日2回、たとえば登園の受け入れが落ち着いた午前と、午睡の時間に決めてください。保育園の事務室のパソコンは、保護者への連絡や自治体への書類にも使われるため、採用用のアドレスの画面を開きっぱなしにしておくと、応募者の名前が他の職員の目に入ることがあります。見終わったら閉じる、という小さな決まりも一緒に置いておくと安心です。
一覧は、応募の入口がどこであっても、1人の応募を1行で並べるものにします。求人サイトの管理画面を一覧の代わりにすると、その求人サイトの応募しか並びません。表計算ソフトでもフォームの回答の管理画面でもかまいませんが、全ての入口の応募を同じ形で並べられることが条件です。
一覧に寄せるときに、必ず残す列
一覧の列を決めるときは、応募者の情報より先に、応募そのものの情報を置きます。保育園の応募で、寄せるときに必ず残したいのは次の列です。
・届いた日時 ・入口（求人サイトの名前、ハローワーク、紹介会社の名前、ホームページ、養成校、支援センター、職員の紹介など） ・入口の中での応募の番号（求人サイトや紹介会社が付けている番号） ・どの求人への応募か（4月入職の保育士、年度途中の欠員、パートの保育補助など） ・希望する園（法人で複数の園を運営している場合） ・職種 ・氏名と連絡先 ・いまの状態 ・担当者
保育園で見落とされやすいのが、「どの求人への応募か」の列です。同じ保育士の募集でも、次の4月からの採用と、年度途中の欠員の採用では、急ぐ度合いも面接の進め方も違います。求人サイトによっては、4月入職と年度途中を別の求人として載せていることがあり、寄せたあとにこの列がないと、急ぐべき欠員の応募が4月入職の応募の中に埋もれます。
入口の中での応募の番号も残してください。紹介会社から「先日推薦した方の件ですが」と電話が来たとき、番号があれば一覧からすぐに探せます。求人サイトの管理画面に戻って状態を更新するときにも、番号が手がかりになります。
求人サイトの応募は、返事をどこでするかを決める
1つにまとめる作業で、保育園の担当者が最も迷うのが、求人サイトに届いた応募への返事をどこで送るかです。
求人サイトの多くは、管理画面の中にメッセージの機能を持っています。応募者も、求人サイトのアプリや通知でメッセージを見ていることが多いため、最初の返事は管理画面の中で送るほうが、応募者に早く届きやすくなります。一方で、管理画面の中でやりとりを続けると、そのやりとりは管理画面にしか残らず、一覧を見ても何を伝えたのかが分かりません。
保育園で回しやすいのは、次のような分け方です。
・最初の返事は、求人サイトの管理画面の中で送る ・送ったら、一覧の状態を変え、送った日と内容の要点を一覧に書く ・見学の日時が決まった時点で、園の採用用のメールアドレスからの連絡に切り替えることを伝える ・切り替えたあとの連絡は、一覧の記録として残す
求人サイトによっては、管理画面の中で選考の状況を更新しないと、応募者の画面に「選考中」の表示が残り続けたり、園の側の対応が遅いと見なされたりすることがあります。仕組みは求人サイトごとに違うので、利用している求人サイトの案内で確かめてください。一覧の状態を変えるときに、管理画面の状況も合わせて変える、という手順を担当者の決まりにしておくと、両方がずれるのを防げます。
転記は、届いた日のうちに1行ずつ
管理画面に入る応募を一覧に写す作業を、「週に1回まとめて」にしている園があります。まとめて写すと手間は減りますが、写すまでの数日間、応募は一覧のどこにもありません。その間に園長が一覧を見ても、新しい応募に気づけません。
写す作業は、届いた日のうちに1件ずつ行ってください。採用用のアドレスに通知が届いたら、受け取る担当者が管理画面を開き、先ほどの列だけを一覧に写します。履歴書のような詳しい情報まで写す必要はありません。詳しい情報は、面接に進むことが決まってから管理画面で見れば足ります。
1件ずつ写すのが負担になる件数であれば、写す作業そのものを減らす方法を考えます。求人サイトの中には、応募者の情報を表計算ソフトの形式で書き出せるものがあります。書き出したファイルを一覧に取り込めれば、手で写す手間はなくなります。書き出しの形式や取り込める範囲は求人サイトごとに違うので、それぞれの案内で確かめてください。
紙と就職フェアで受けた応募を寄せる
紙で届く応募は、受け取った人がその日のうちに一覧に1行載せ、紙そのものは決まった場所にしまう、という手順にします。
保育園に特有なのは、養成校から届く書類です。学生は、学校の書式で応募の書類を送ってきたり、学校の就職担当を通じて見学の申し込みをしてきたりします。学校の書式は学校ごとに違うため、一覧に載せるときは、氏名、学校名、卒業の見込みの時期、連絡先、学校を通じた連絡が必要か、の5つだけを拾ってください。
就職フェアや合同就職説明会は、1日で何人もの学生や求職者と話す場です。園のブースで話した人の中から、見学を希望する人が出てきます。話した記録を持ち帰ったまま机に置いておくと、翌週には誰と何を話したのかがあいまいになります。フェアの当日の夕方か翌朝には、見学を希望した人だけを一覧に載せ、入口の欄に「フェアの名前と開催日」を書いておきます。フェアで知って後日ホームページから応募してきた人も、入口はフェアとして残しておくと、フェアに出た効果を翌年に判断できます。
ハローワークの紹介状は、応募者が面接の日に持ってくることが多い書類です。紹介の電話が事務室に入った時点で一覧に載せ、紹介状は面接の日に受け取った時点で一覧に「受け取り済み」と書き添えます。
保育士・保育所支援センターから届く応募
保育士・保育所支援センターは、資格を持ちながら保育の仕事から離れている人の再就職を支える拠点です。こども家庭庁の資料では、センターの法定化について次のように書かれています。
（※）令和６年10月１日時点において、46都道府県75か所で実施されている。 出典: cfa.go.jp
同じ資料では、改正の施行日を令和7年10月1日としています。センターを通じた応募では、センターのコーディネーターが応募者と園の間に入り、見学に同行することもあります。
センター経由の応募を一覧に寄せるときは、入口を「支援センター」とし、コーディネーターの名前と連絡先を備考に残してください。応募者本人への連絡とコーディネーターへの連絡のどちらを先にするか、結果を誰に伝えるかは、センターの案内に沿って決めます。センター経由の応募者は、保育の仕事から離れていた期間が長く、勤務の時間や仕事の範囲に不安を持っていることが多いため、担当者が替わっても配慮が引き継がれるように、一覧に書き残しておくことが大切です。
園のSNSに届くメッセージを、応募の入口として扱う
保育園では、園の日々の様子をSNSで発信しているところが増えています。写真を見て園の雰囲気を気に入った保育士が、そのままSNSのメッセージで「求人はありますか」「見学できますか」と送ってくることがあります。
SNSのメッセージは、応募の入口の中で最も取りこぼしやすい場所です。アカウントにログインできる職員が限られていて、その人がアプリを開かない限り気づかれません。保護者からの問い合わせや、発信への反応に混ざって、応募の相談が埋もれます。しかも、SNSでのやりとりは担当者の端末の中に残るだけで、一覧には何も残りません。
SNSに応募の相談が届いたら、メッセージの中でやりとりを続けず、応募の入口に案内する形にしてください。「メッセージありがとうございます。採用のご相談は、こちらのフォームからお送りいただけますか」と、ホームページの応募フォームのURLを返します。フォームから届いた時点で一覧に載るので、他の入口と同じ扱いになります。
案内したことは、SNSを見ている職員が一覧の備考に残しておきます。フォームから応募が届いたときに入口の欄を「SNS」としておけば、SNSの発信が採用にどのくらいつながっているかも、あとから分かります。アカウントのプロフィールに、採用のフォームへの案内を最初から書いておくと、メッセージで相談される回数そのものが減ります。
職員の紹介、実習生、保護者の申し出を口頭のままにしない
保育園には、求人を載せた場所とは別に、人づてに届く応募があります。
職員が「友達の保育士が働きたいと言っている」と園長に伝える。保育実習の最終日に、学生が「ここで働きたいです」と実習の担当の保育士に話す。在園児の保護者が、送迎のときに担任に「保育補助の募集はありますか」と聞く。どれも、応募の意思がはっきりしている大切な入口ですが、口頭で伝わるだけなので、聞いた人の記憶にしか残りません。
こうした申し出を聞いた職員には、その場で約束をせず、応募の窓口を案内してもらいます。職員の友達であれば、紹介した職員から応募フォームのURLを送ってもらう。実習生であれば、実習の担当の保育士から園長に伝え、園長から学生に連絡する。保護者であれば、担任ではなく園長か主任が改めて話を聞く。
聞いた職員は、名前と申し出の内容だけを、受け取る担当者に文字で伝えます。受け取る担当者が一覧に1行載せ、入口の欄を「職員の紹介」「実習」「保護者」としておきます。保護者からの申し出の行は、見られる職員を園長と主任に限ってください。担任が一覧を見られる状態にしておくと、送迎の場で応募の話が出てしまうおそれがあります。
1か所に寄せると見えてくること
全ての入口の応募が1つの一覧に並ぶと、それまで見えていなかったことが分かるようになります。
1つは、入口ごとの応募の中身の違いです。ある求人サイトからは応募の件数は多いが見学に来る人が少ない、養成校からの応募は件数は少ないが入職まで進む人が多い、職員の紹介は数えるほどだが辞める人が少ない、というような違いが、並べてみて初めて見えます。
もう1つは、求人に払っている費用の見直しの材料です。掲載に費用がかかる求人サイトから、半年のあいだ応募が1件もなかったのであれば、その掲載をやめる判断ができます。反対に、費用のかからない養成校やハローワークからの応募が入職につながっているなら、そちらに手間をかける判断ができます。
見直しは、月に1回、一覧を入口の欄で並べ替えて眺める程度で始められます。件数を細かく集計する前に、入口ごとに何件あって、そのうち何人が見学に来たかを数えるだけでも、次に手を入れる場所は決められます。
同じ人が2つの入口から来たとき
入口が多いと、同じ人が2つの入口から応募してくることがあります。求人サイトで応募したあと、返事を待ちきれずに園に電話をかけてくる。ホームページから応募したあと、別の求人サイトでも同じ園を見つけて応募する。紹介会社に登録していた人が、園のホームページから直接応募してくる。
同じ人かどうかは、氏名とメールアドレス、電話番号で照らし合わせます。一覧に載せるときに、同じ氏名や同じメールアドレスがすでにないかを確かめる手順を入れておいてください。同じ人だと分かったら、1行にまとめ、先に届いた入口を「入口」の欄に、あとから届いた入口を備考に残します。
紹介会社が関わる場合は、特に注意が要ります。紹介会社の多くは、紹介した人が採用されたときに手数料が発生する契約になっています。同じ人が紹介会社と園のホームページの両方から来たときに、どちらの経路として扱うかは、契約の内容によって決まります。一覧で先に届いた入口が分かるようにしておき、判断は契約書を確かめたうえで行ってください。
募集を締め切ったら、載せている場所を全部止める
1か所にまとめる作業の最後に、見落とされやすい手順があります。採用が決まって募集を締め切ったときに、載せている全ての場所で掲載を止めることです。
職業安定法に基づく指針は、募集を行う者に対して、次のような対応を求めています。
労働者の募集を終了した場合又は労働者の募集の内容を変更した場合には、当該募集に関する情報の提供を速やかに終了し、又は当該募集に関する情報を速やかに変更するとともに、当該情報の提供を依頼した募集情報等提供事業を行う者に対して当該情報の提供を終了するよう依頼し、又は当該情報の内容を変更するよう依頼すること。 出典: mhlw.go.jp
保育園では、年度途中の欠員が埋まったあとも、求人サイトに古い求人が残り続け、応募が届いてから「もう決まりました」と断る、ということが起きがちです。応募者にとっては、応募の手間をかけたのに門前払いされた経験になり、園の印象を損ねます。扱いの細部は、所管の窓口で確かめてください。
締め切りのときに漏れなく止めるには、最初に作った書き出しの表を「掲載先の一覧」として使います。求人ごとに、どの場所に載せているかを一覧にしておき、締め切ったら上から順に止めて、止めた日を書き込みます。
・求人サイトの管理画面で、掲載を終了する ・紹介会社の担当者に、募集の終了を連絡する ・ハローワークに、求人の充足や取り消しを連絡する ・養成校や支援センターに、募集の終了を連絡する ・園のホームページの採用ページとSNSの投稿を直す
4月入職の枠は埋まったが、年度途中のパートは引き続き募集する、というように、募集の中身が一部だけ変わることもあります。その場合は止めるのではなく、載せている全ての場所で内容を書き換えてください。ある場所だけ古い内容が残ると、応募者は古いほうを見て応募してきます。
法人で複数の園の求人を出しているとき
複数の保育園を運営する法人では、園ごとに求人を出す方法と、法人としてまとめて求人を出し、応募者の希望で園を決める方法があります。どちらの場合も、一覧は法人で1つにし、「希望する園」の列で分けて見る形にすると、園をまたいだ調整がしやすくなります。
園ごとに一覧を分けてしまうと、ある園に応募した人を、通勤しやすい別の園に紹介したいときに、情報の受け渡しが手作業になります。応募者の了承を得たうえで希望する園の欄を書き換えるだけで済むように、一覧は1つにまとめておきます。
一方で、園長が他の園の応募まで見る必要はありません。法人で1つの一覧にしたうえで、各園の園長は自分の園を希望する応募だけを見られるように、見られる範囲を分けておいてください。
1か所に寄せたあと、古い受け取り場所を閉じる順番
1つの受信口と1つの一覧で回り始めたら、使わなくなった古い受け取り場所を閉じます。閉じずに残しておくと、そこに応募が届いたときに誰も気づきません。
閉じる順番は、次のようにすると安全です。
・まず、求人サイトの登録情報に残っている個人のメールアドレスを、全て採用用のアドレスに置き換える ・次に、園のホームページやSNS、古い求人票に書かれている連絡先を、採用用の連絡先に書き換える ・書き換えてから数か月は、古いアドレスに届くメールを採用用のアドレスに転送する ・転送しても届くメールがなくなったことを確かめてから、古いアドレスでの受け取りをやめる
保育園では、何年も前に作った求人のチラシや、養成校に配った求人票に、当時の園長の名前や古い連絡先が載ったまま残っていることがあります。書き出しの表を作るときに、紙の求人にどの連絡先を書いたかも確かめておくと、思わぬ場所から届く応募を取りこぼさずに済みます。
いまの受け方で足りるかを見極める
1か所にまとめる作業の多くは、道具を変えなくても始められます。通知の宛先を1つにする、一覧の列をそろえる、届いた日のうちに1行ずつ載せる、締め切ったら掲載先を全部止める。そのうえで、いまの道具で回るかを次の問いで見極めてください。
・求人を載せている場所が2か所か3か所で、応募が月に数件なら、採用用のアドレスと表計算ソフトの一覧で回ります ・求人サイトが複数あり、手で写す件数が負担になっているなら、書き出したファイルを一覧に取り込めるかが分かれ目です ・法人で複数の園の応募をまとめるなら、園ごとに見られる範囲を分けられるかを確かめてください ・同じ人が複数の入口から来ることが多いなら、メールアドレスで同じ人をまとめられるかも見ておきます
ホームページの応募フォームをGoogleフォームで作り、回答をスプレッドシートに集めている園では、そのスプレッドシートに求人サイトや電話の応募も手で足していく形が、最も始めやすい方法です。どこから手作業が増えるのかはGoogleフォームとの比較に、ホームページをWordPressで作ってContact Form 7で応募を受けている場合の違いはContact Form 7との比較にまとめています。
入口の違う応募を1つの一覧に集め、担当者と状態を持たせて返事まで回す流れは採用の応募受付で紹介しています。ほかのサービスから書き出したファイルを取り込めるか、届いたことをチャットに知らせられるかといった範囲はできることで、実際の画面は動くところを見るで確かめられます。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にあります。
まずは、いま求人を載せている場所を全部書き出し、それぞれの通知を誰が受け取っているかを1行ずつ埋めてみてください。受け取っている人の名前が場所ごとにばらばらなら、そこが最初にそろえる場所です。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、そろえたあとの一覧で、全ての入口の応募が同じ形で並ぶかで判断できます。
Q1. 保育園の応募を1か所にまとめるには、何から始めればよいですか？
いま求人を載せている場所と、応募が届く場所を全部書き出すことから始めてください。場所ごとに、通知を誰が受け取っているか、直近の半年で何件の応募があったかを書き添えると、取りこぼしが起きている場所が見えてきます。そのうえで、採用用のメールアドレスを1つ用意し、求人サイトの通知の宛先を順にそこへ変えていきます。
Q2. 求人サイトに届いた応募には、管理画面とメールのどちらで返事をすればよいですか？
最初の返事は、応募者が見ている可能性が高い求人サイトの管理画面の中で送り、見学の日時が決まった時点で園の採用用のメールアドレスに切り替える形が回しやすくなります。どちらで送った場合も、送った日と内容の要点を一覧に残してください。管理画面の選考状況の扱いは求人サイトごとに違うため、案内で確かめてください。
Q3. 採用が決まったのに、求人サイトに求人が残ったままです。どうすればよいですか？
求人を載せている全ての場所で、掲載を止めてください。職業安定法に基づく指針は、募集を終えたときに情報の提供を速やかに終了することを求めています。求人ごとに掲載先の一覧を作っておき、締め切ったら求人サイト、紹介会社、ハローワーク、養成校、ホームページの順に止めて、止めた日を書き込むと漏れを防げます。
Q4. 紹介会社とホームページの両方から同じ人が応募してきたら、どう扱えばよいですか？
一覧では1行にまとめ、先に届いた入口を入口の欄に、あとから届いた入口を備考に残してください。紹介会社との契約では、紹介した人が採用されたときに手数料が発生することが多く、どちらの経路として扱うかは契約の内容によって決まります。判断は契約書を確かめてから行い、紹介会社にも経緯を伝えておくと行き違いを防げます。