クリニックに届いた応募を返すまでに時間がかかる理由は、ほとんどの場合、返事を書く人が診察室か受付にいて手が離せないことにあります。午前9時に届いた看護師の応募を院長が読めるのは昼休みで、昼休みには往診や書類の確認が入り、結局返事を書くのは午後診が終わった夜になります。その間に応募者は別の診療所から電話を受け、面接の日を決めてしまいます。この記事では、診療所に届いた応募を、診療を止めずに当日か翌診療日までに返すための順番を整理します。誰が返すか、いつ返すか、最初の返信に何を書くかを、職種と応募の入口ごとに決められるようにします。
診療所の応募は、返事の速さで結果が変わる職種と変わりにくい職種がある
診療所に届く応募は、職種によって事情がまったく違います。この違いを押さえておかないと、全員に同じ速さで返そうとして、どれも遅れます。
看護師の応募は、数が少なく、応募者が複数の求人を並べて見ています。病院の病棟から日勤だけの職場に移りたい看護師や、子育てのあとで復帰先を探している看護師は、いくつかの診療所に同時に応募し、最初に具体的な連絡をくれたところから面接を決めていく傾向があります。看護師の紹介会社に登録している人なら、紹介会社の担当者から毎日のように求人の案内が届きます。直接応募してくれた看護師に翌日まで返事をしないと、その間に紹介会社経由で別の診療所の面接が決まる、ということが起きます。
医療事務の応募は、看護師より数が集まりやすい職種です。応募者の中には、医療事務の講座を修了したばかりの人、他業種の事務から移りたい人、自宅の近くで働きたい人が混ざっています。返事が1日遅れたからといって、すぐに辞退が出るわけではありません。ただ、応募が集中する時期に返事を後回しにすると、10件、20件と未返信が溜まり、どれが誰の応募だったかが分からなくなります。
看護助手の応募は、近所に住む人の短時間勤務の希望が多く、電話や貼り紙を見た来院など、フォーム以外の入口から届くことが多いのが特徴です。
つまり、診療所の返信の設計は「看護師は当日中に返す」「医療事務は翌診療日までに、漏れなく返す」「看護助手はフォーム以外の入口から来た応募を、フォームの応募と同じ台帳に載せる」の3つに分けて考えると、決めやすくなります。
応募が届いてから返すまでに、どこで止まっているか
返事が遅れる場所は、診療所ではたいてい次のどこかです。
・フォームや求人媒体からの通知メールが、院長の個人のメールアドレスにだけ届いている ・通知は事務長に届いているが、面接に呼ぶかどうかは院長が決めるため、院長の返事待ちで止まっている ・院長が昼休みに読んだが、往診や医療機器の業者との打ち合わせが入り、返事を書く時間が取れない ・受付にかかってきた応募の電話を受けたスタッフが、診療が終わるまでメモを持ったままになっている ・求人媒体の管理画面に応募が届いているのに、誰も管理画面を開いていない ・返信を書いたが、面接の日時の候補が院長の予定と合わず、送る前に止まっている
このうち、いちばん多いのは2つ目です。窓口の事務は応募を受け取っていても、面接に呼んでよいかを院長に聞かないと返事ができない。院長は診察室にいて聞けない。この形のままでは、事務がどれだけ早く応募に気づいても、返事は院長の空き時間まで進みません。
止まっている場所を見つけるには、直近の1か月に届いた応募を並べ、届いた時刻と最初に返した時刻を書き出してみてください。看護師の応募で半日以上空いているものがあれば、どこで止まったのかを1件ずつ思い出します。止まった場所がほぼ同じなら、直すべき場所は1つです。
院長の判断を待たずに、面接の案内まで進める
院長の返事待ちで止まる問題は、面接に呼ぶ基準を先に決めて、事務の側に渡しておくことで解けます。
基準は、次のような短い条件で足ります。
・看護師：免許を持っていて、募集している時間帯に週3日以上勤務できる人は、全員面接に呼ぶ ・医療事務：募集している曜日と時間帯に勤務でき、受付や窓口の経験がある人は面接に呼ぶ。未経験の人は院長が週に2回まとめて判断する ・看護助手：募集している時間帯に勤務できる人は、全員面接に呼ぶ
この程度の条件なら、事務長や受付のリーダーが応募を読んで判断できます。判断できる応募は事務が面接の日時まで案内し、判断に迷う応募だけを院長に回す。この分け方にすると、院長のもとに届く応募の数が減り、院長が見るべき応募に時間を使えるようになります。
面接の日時の候補も、院長に毎回聞かなくてよいように、あらかじめ枠を決めておきます。「火曜と金曜の昼休みの後半」「土曜の午後」のように、院長が面接に使える時間を月の初めに事務へ伝えておけば、事務はその枠から候補を出せます。枠が埋まったら院長に追加を相談する、という順番です。
家族で運営している診療所では、院長の配偶者が事務長を担っていることがよくあります。この場合も、「院長に聞いてから」を減らすことが返事の速さに直結します。夫婦の間で口頭で決めていた基準を、上の程度の短い文にしておくだけで、配偶者が不在の日に受付のリーダーが代わりに返す、ということもできるようになります。
返す時刻を、診療時間の区切りに固定する
診療所で返事を書ける時間は限られています。「気づいたときに返す」にしておくと、気づくのは診療が終わった夜になりがちです。返す時刻を決めてしまうほうが、結果として早くなります。
多くの診療所で使いやすいのは、次の2つの時刻です。
・午前診の最後の患者の会計が終わった直後 ・午後診の受付を締めた直後、片付けに入る前
午前診が終わった時点で、朝から昼までに届いた応募をまとめて見て、看護師の応募には面接の案内まで返します。午後診の受付を締めた時点で、昼から夕方までに届いた応募を見て返します。この2回で、看護師の応募は届いた日のうちに返せます。
夜遅くにメールを送ることは、避けたほうが無難です。午後診が19時まである診療所では、片付けを終えて返事を書くと21時を過ぎることがあります。応募者が現職の看護師なら、その時間に届いた連絡を夜勤中に見ることもあります。遅くなった日は、予約送信の機能を使って翌朝の決まった時刻に届くようにするか、午後診の受付を締めた直後に返す時刻を前倒ししてください。
休診日の扱いも決めておきます。木曜の午後と日曜が休診の診療所で、木曜の昼に届いた看護師の応募を金曜の朝まで返さないと、丸1日近く空きます。休診日には、応募を受け付けたことと、翌診療日の何時までに連絡することを伝える自動返信を用意しておくと、応募者は待つ見通しが立ちます。学会や夏季休暇で数日休む時期は、その期間と、再開後の連絡の目安を自動返信に書き足しておきます。
求人を出した直後の数日は、返す時刻を1回増やす
応募は、毎日同じ数だけ届くわけではありません。診療所の応募がまとまって届くのは、求人媒体に掲載を始めた直後や、ハローワークの求人票を新しく出した直後の数日です。医療事務の募集では、掲載を始めた日から数日のうちに、その募集の応募の大半が届くこともあります。
この数日に、ふだんと同じ1日2回の返し方をしていると、午前診の終わりに10件の応募を前にして、昼休みがすべて返信で終わります。午後診の準備に食い込み、返信の文面も雑になります。
掲載を始める日を決めたら、その週だけは返す時刻を1回増やしてください。たとえば、午前診の途中で患者が途切れる時間に、事務長が5分だけ応募の一覧を見て、看護師の応募だけを先に返す。医療事務の応募は、その場では受け取ったことだけを自動返信で伝え、昼休みにまとめて読む。この程度の増やし方で、看護師の応募を午後まで待たせることがなくなります。
掲載を始める曜日も選べるなら、院長の面接の枠が空いている週の前半にしてください。金曜に掲載を始めると、週末に届いた応募への返事が月曜の午前診のあとまで持ち越されます。休診日の前日に掲載を始めるのも、同じ理由で避けたほうが無難です。
最初の返信で伝えること
診療所の最初の返信には、応募を受け取ったことに加えて、応募者が次に何をすればよいかを書き切ってください。返信の往復が1回減るかどうかは、ここで決まります。
・応募を受け取ったこと ・誰が担当するか（事務長の名前など、応募者が問い合わせるときの宛先） ・面接の日時の候補を2つか3つ ・面接の場所と、来院の方法 ・勤務時間の実際 ・電話で連絡を取りたいときに、つながる時間帯
このうち、診療所ならではの注意が要るのが、面接の場所と勤務時間です。
面接に来るときに、待合室を通るかどうかを書く
診療所の面接は、診療時間外の診察室や、奥の休憩室で行うことが多いものです。応募者は、正面の入口から入って受付に声をかけてよいのか、裏口があるのか、診療時間中に来てよいのかが分かりません。昼休みに面接をする場合、正面の入口は閉まっていることもあります。
最初の返信に「当日は昼休みの時間になりますので、建物の裏にある職員用の入口からお入りください」「受付でお名前を伝えていただく必要はありません。事務長の〇〇が入口でお待ちしています」のように書いておくと、当日に迷うことがなくなります。応募者が近所に住んでいて、待合室で顔見知りの患者と会うことを気にする場合もあるため、待合室を通らずに入れる道筋を伝えておくのは、応募者への配慮にもなります。
勤務時間は、診療時間ではなく実際の始業と終業で書く
求人の説明に「診療時間 9時から12時、15時から19時」と書いてあると、応募者はそれを勤務時間だと受け取ります。実際には、診療が始まる前の準備、午前診の最後の患者の対応、午後診の最後の会計と片付けがあり、勤務の始まりと終わりは診療時間より前後にずれます。この差を面接の場で初めて知った応募者は、条件が違うと感じます。
労働条件の明示について、厚生労働省が示している指針には次のように書かれています。
ロ 労働時間に関しては、始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日等について明示すること。 出典: mhlw.go.jp
最初の返信は、この点を応募者と確かめ直す機会になります。「勤務は8時45分から12時30分、15時から19時15分です。午後診の終わり際に来院された患者さんの対応で、15分ほど延びる日があります」のように、始業と終業の時刻、長い休憩、延びることがあるかどうかを書いておいてください。何をどこまで明示すべきかの細部は、所管の労働局やハローワークの案内で確かめてください。
返信の文面は、この程度の長さで足りる
最初の返信は、長くする必要はありません。看護師の応募への返信なら、次の程度で要点は伝わります。
〇〇様
〇〇クリニックの事務長の△△です。 看護師の募集へのご応募、ありがとうございます。
面接をお願いしたく、次の日時からご都合のよいものをお選びください。 ・〇月〇日（火）13時から13時30分 ・〇月〇日（金）13時から13時30分 ・〇月〇日（土）14時から14時30分
面接は昼休みの時間に行います。建物の裏にある職員用の入口からお入りください。 勤務時間は8時45分から12時30分、15時から19時15分で、午後診の終わり際に15分ほど延びる日があります。
お電話の場合は、12時30分から13時までの間にお願いします。 診療中は電話に出られないため、このメールへの返信でも承ります。
医療事務の応募で、応募が多く面接の枠が足りないときは、面接の候補を出す前に「書類で選考を行い、〇日までに結果をお知らせします」と、結果を伝える日を書いて返してください。返事の日付が決まっていれば、応募者はそれまで待てます。
応募の入口ごとに、返す相手と中身を変える
診療所の応募の入口は、自院のサイトのフォーム、求人媒体、ハローワーク、紹介会社、職員からの紹介、貼り紙を見た電話や来院と、いくつにも分かれます。入口によって、最初に返す相手と中身が変わります。
紹介会社から届いた応募は、紹介会社の担当者に返す
看護師や医療事務の紹介会社を通した応募は、応募者に直接連絡するのではなく、紹介会社の担当者に返すのが基本です。紹介会社は、診療所からの返事の期限を区切っていることが多く、期限までに返事がないと応募者に別の求人を案内します。紹介会社からのメールが院長の個人アドレスにだけ届いていると、返事の期限を過ぎてから気づくことになります。紹介会社に登録する連絡先は、応募の窓口を担う事務長の宛先にそろえておいてください。
直接応募と紹介会社経由の応募が同じ週に重なることもあります。同じ人が両方から応募していることもあるため、氏名で重なりを確かめてから返します。
電話で届いた応募は、受付で名前を復唱しない
貼り紙や求人票を見て、診療時間中に受付へ電話をかけてくる応募者がいます。受付のスタッフは、待合室に患者がいる前で、応募者の名前や前の勤め先を声に出して確かめることになりがちです。待合室の患者に、近所の誰が応募したのかが伝わってしまいます。
受付での電話の応募には、「ありがとうございます。担当から折り返しますので、お名前とお電話番号だけ伺えますか」と伝え、メモに書き取るだけにしてください。応募の内容は、あとで送るフォームのURLで受け取ります。受け取ったメモは、返す時刻に事務長が見る場所に置く、と決めておくと、メモが受付の引き出しで止まることがなくなります。
貼り紙を見て来院した人には、その場で紙を渡す
診療所の入口に貼った求人を見て、受付に直接声をかけてくる人もいます。その場で面接の話をしようとすると、受付が止まります。フォームのURLを載せた小さな案内の紙を用意しておき、「こちらから応募していただけますか。担当から当日中に連絡します」と渡すだけにしてください。
応募者が患者や近所の人だったときの返し方
地域の診療所では、応募者が自院の患者だったり、院長やスタッフの顔見知りだったりすることが珍しくありません。この場合、返信の中身に気をつけたい点があります。
1つは、返信の中で受診に触れないことです。「いつもご来院いただきありがとうございます」と書くと、応募者によっては、患者であることを採用の場で持ち出されたと受け取ります。応募への返信は、ほかの応募者と同じ文面で返してください。
もう1つは、スタッフの間で応募の話を広げないことです。応募者が患者として来院したときに、受付のスタッフが「面接、来週ですね」と声をかけると、待合室の他の患者に聞こえます。応募の事実を知っている人を、返信を担当する事務長と、面接をする院長に絞っておくと、この行き違いは起きません。スタッフの知人から紹介で届いた応募も同じで、紹介したスタッフに選考の進み具合を伝えるかどうかは、応募者本人に確かめてから決めてください。
返信のあとに届く質問を、誰が答えるか決めておく
最初の返信を送ると、面接の日程の返事と一緒に、質問が届くことがよくあります。診療所の応募者から届く質問は、職種ごとにおおよそ決まっています。
看護師からは、仕事の中身についての質問が多く届きます。「内視鏡の介助は未経験ですが大丈夫でしょうか」「採血は1日に何人くらいですか」「発熱外来の対応はありますか」「医師の指示を受けて行う処置の範囲はどこまでですか」。医療事務からは、「レセプトの作業は月初に残業がありますか」「電子カルテは何を使っていますか」「会計の締めは誰が行いますか」といった質問が届きます。どちらの職種からも、有給休暇の取り方、子どもの急な発熱のときの休み方、制服の有無、駐車場の有無は共通して聞かれます。
問題になるのは、事務長が答えられない質問が届いたときです。処置の範囲や1日の患者数の目安は、看護師の主任か院長でないと正確に答えられません。ここで事務長が院長に聞こうとして、また診療の合間を待つことになります。
これを防ぐには、よく届く質問への答えを、あらかじめ短くまとめておくことです。看護師の主任に、処置の範囲、1日の流れ、忙しい曜日と時期、発熱外来の有無と対応の分担を書いてもらい、事務長が返信に使えるようにしておきます。勤務条件の質問は事務長が、仕事の中身の質問は主任が書いた答えをもとに事務長が返す、と分けておけば、院長を待たずに返せます。答えのまとめにない質問だけを院長や主任に回し、「確認して明日の昼までにお返事します」と先に返しておいてください。返事の日時を伝えておけば、応募者は待てます。
答えのまとめは、求人の説明を直す材料にもなります。同じ質問が何度も届くなら、その答えを求人の説明に書き足しておくと、次の応募者は質問をせずに面接に進めます。
返事が来ない応募者を、どこまで追いかけるか
面接の案内を送っても、応募者から返事が来ないことがあります。看護師の場合、別の職場で面接が決まった、夜勤の続く週でメールを見ていない、迷惑メールのフォルダに入った、など理由はさまざまです。
診療所の側で決めておきたいのは、追いかける回数と手段です。目安として、最初の案内から2診療日たって返事がなければ、1回だけ別の手段で連絡します。メールで送っていたなら、ショートメッセージで「先日メールで面接の日程をお送りしました。ご確認いただけますか」と短く送ります。診療所の固定電話からかけると、応募者の画面には知らない番号として表示され、出てもらえないことが多いため、電話をかけるなら最初の返信に「〇〇クリニックの電話番号から連絡することがあります」と番号を書いておくと、出てもらいやすくなります。
2回目の連絡でも返事がなければ、そこで追いかけるのをやめ、一覧の段階を「連絡が取れない」にしておきます。何度も電話をかけると、応募者から見れば、応募しただけの診療所から着信が続くことになります。後日、応募者から連絡が来たときに、どこまで進んでいた応募かが一覧で分かれば、そこから続きを始められます。
返事の速さを、職員の入れ替わりがあっても保つ
診療所の返信の流れは、事務長や受付のリーダーのひとりの頭の中にだけあることが多く、その人が休んだり辞めたりすると止まります。産休に入る受付のリーダーが返信を担っていた、事務長を務めていた院長の配偶者が体調を崩した、ということは、小さな職場ほど起きたときの影響が大きくなります。
返す時刻、面接に呼ぶ基準、面接の枠、よく届く質問への答え、返信の文面。この5つを1枚にまとめて、応募の一覧と同じ場所に置いておいてください。代わりの人がその1枚を見れば、同じ速さで返せる状態にしておくことが、診療所の採用を1人に頼らない形にします。
見送りの返事と、募集が埋まったあとの返事
診療所では、見送りの返事を後回しにしがちです。とくに医療事務の応募が多く集まった時期は、面接に呼ぶ人への返事で手一杯になり、呼ばない人への返事が止まります。
地域の診療所にとって、応募者は近所に住む人で、将来の患者でもあります。返事がないまま放置された応募者は、そのことを覚えています。見送りの返事は、面接に呼ぶ人への返信と同じ時刻に、同じ日のうちに返してください。文面は短くて構いません。「今回はご希望に沿えない結果となりました。ご応募いただいたことに感謝いたします」の程度で十分です。
募集が埋まったあとに届いた応募にも、返事は返します。そのうえで、求人媒体の掲載を止め、自院のサイトの採用ページとフォームも受付を締めてください。埋まったあとも掲載が残っていると、返事をするだけの応募が届き続けます。看護師の募集が埋まっても医療事務の募集は続いている、という場合は、職種ごとに受付を締められる形にしておくと、締め忘れが起きません。
返したかどうかを、応募ごとに1行で残す
返す人を事務長と受付のリーダーの2人にした場合、いちばん起きやすいのは、同じ応募者に2人が返事をすることと、2人とも相手が返したと思って誰も返さないことです。
これを防ぐには、応募ごとに次の1行を残してください。
・届いた日時、職種、入口、担当、最初に返した日時、いまの段階（面接の案内済み、日程の返事待ち、面接済み、結果の連絡済みなど）
表計算ソフトで管理しているなら、この列を並べておけば足ります。大事なのは、返事を書いた人が、送った直後にその場で1行を更新することです。午前診が終わってまとめて返し、夕方に思い出して記録をつけると、その間にもう1人が同じ応募者に返してしまいます。
看護師の応募は数が少ないぶん、1件の返し忘れがそのまま採用の機会を失うことになります。未返信の応募が一覧の上にまとまって見える並べ方にしておくと、返す時刻に見落としがなくなります。
いまの受け方で、当日中に返せるかを見極める
ここまでの流れを、いまの道具で回せるかは、次の問いで見極められます。
・応募が月に数件で、事務長ひとりが受け取って返しているなら、フォームの通知メールと表計算ソフトの組み合わせで回ります ・事務長と受付のリーダーなど、2人以上で返しているなら、応募ごとに担当者と返した記録を残し、2人が同じ一覧を見られるかが分かれ目です ・紹介会社、求人媒体、自院のフォーム、電話から応募が届くなら、入口の違う応募を同じ一覧に並べられるかを確かめてください ・休診日や学会の時期に、自動返信の中身を切り替えられるかも見ておきます
Googleフォームで応募を受けて、スプレッドシートに担当と返信日の列を足して回している診療所は多くあります。その形で足りる使い方と、返信の記録を手で足す作業が増えていく境目は、Googleフォームとの比較で整理しています。応募がメールで届くContact Form 7で受けている場合に、返したかどうかが追いにくくなる点は、Contact Form 7との比較にまとめています。
届いた応募に担当者と段階を持たせ、返信まで同じ画面から送る流れは、採用の応募受付で紹介しています。自動返信の文面を切り替えられるか、応募ごとに返信の履歴が残るかといった機能の範囲はできることで、実際の一覧の見え方は動くところを見るで確かめられます。
費用は受け付ける件数や使う人数で変わるため、料金で確かめてください。返信の送り方や通知の届き方についての疑問は、よくある質問にまとめています。まずは直近1か月の看護師の応募について、届いた時刻と最初に返した時刻を並べてみてください。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、その空いた時間がどこで生まれたのかを見ると分かります。
Q1. 看護師の応募には、どのくらいの速さで返事をすればよいですか？
届いた日のうちに返すことを目安にしてください。看護師は複数の求人に同時に応募していることが多く、紹介会社からも毎日のように求人の案内が届きます。午前診の終わりと午後診の受付を締めた直後の2回を返す時刻に決めておくと、診療を止めずに当日中に面接の案内まで送れます。
Q2. 院長が忙しく、面接に呼ぶかどうかの判断が遅れます。どうすればよいですか？
面接に呼ぶ基準を短い文で決め、事務長や受付のリーダーに渡してください。免許があり、募集している時間帯に勤務できる看護師は全員呼ぶ、といった条件なら事務の側で判断できます。院長が面接に使える時間の枠も月の初めに伝えておけば、事務がその枠から候補日を出せるため、院長の返事待ちで止まらなくなります。
Q3. 診療時間中に応募の電話がかかってきたら、受付はどう対応すればよいですか？
待合室に患者がいる前で、応募者の名前や経歴を声に出して確かめるのは避けてください。担当から折り返すことを伝え、名前と電話番号だけをメモに書き取ります。応募の内容はあとでフォームのURLを送って受け取り、メモは事務長が返す時刻に見る場所に置く、と決めておくと、受付でメモが止まりません。
Q4. 応募者が自院の患者だった場合、返信で何か気をつけることはありますか？
返信の中で受診に触れず、ほかの応募者と同じ文面で返してください。患者であることを採用の場で持ち出されたと受け取る人もいます。あわせて、応募の事実を知っている人を返信の担当者と面接をする院長に絞り、患者として来院したときに受付で応募の話をしないよう、スタッフの間で決めておくと安心です。