クリニックの応募を1か所にまとめたいと考えるのは、たいてい応募を1件取りこぼしたあとです。看護師向けの求人サイトの管理画面に届いていたメッセージに1週間気づかず、開いたときには応募者から「ほかで決まりました」と返事が来ていた。紹介会社から送られてきた推薦に返事をしないうちに、同じ人が自院のホームページのフォームからも応募してきて、どちらに返せばよいか分からなくなった。こうした話は、診療所の事務の担当者から繰り返し聞かれます。この記事では、看護師と医療事務で入口がばらばらになりやすい診療所で、届いた応募を1つの一覧に寄せ、募集を締めるときも漏れなく閉じるまでの手順を整理します。
診療所に届く応募の入口は、職種ごとに違う
診療所の採用では、募集する職種によって応募の入口がまったく違います。1か所にまとめる前に、この違いを押さえておくことが大切です。
看護師の募集では、看護師向けの求人サイト、看護師の紹介会社、ハローワーク、都道府県のナースセンター、自院のホームページが主な入口になります。看護師は職種専門の求人サイトや紹介会社を使って仕事を探す人が多く、1人の応募者が複数の入口に登録していることも珍しくありません。紹介会社を通すと、応募者本人ではなく紹介会社の担当者から推薦の連絡が届きます。
医療事務や受付の募集では、一般の求人サイト、地域の求人情報誌、ハローワーク、自院のホームページ、院内の貼り紙が中心になります。医療事務の講座を修了した人が講座の運営元の案内を通じて応募してくることもあります。看護師に比べて応募の数は集まりやすく、そのぶん入口ごとの件数も増えます。
看護助手や、診療科によっては臨床検査技師、放射線技師、理学療法士の募集もあります。看護助手はハローワークや地域の求人情報誌から、専門職は職種の求人サイトや養成校の求人票から応募が届きます。
診療所ならではの入口として、患者や職員からの紹介と、受付での直接の問い合わせも欠かせません。待合室の貼り紙を見た患者が受付で「募集してますか」と聞いてくる、職員が知り合いの看護師を紹介してくる、院長の知人から電話で打診が来る。こうした入口は、求人サイトのように記録が自動で残らないため、いちばん抜けやすい入口です。
まず、自院で使っている入口を、職種ごとに紙1枚に書き出してください。書き出すと、事務の担当者が把握していない入口が見つかることがよくあります。院長が開業のときに登録したまま放置している求人サイトや、数年前に使った紹介会社との契約が残っている、といった具合です。
求人サイトごとの管理画面を、毎日すべて開くことはできない
入口がばらばらでも、それぞれを毎日確かめれば取りこぼしは起きない、と考えることもできます。しかし診療所の事務の現場では、これが続きません。
求人サイトには、それぞれ別の管理画面があります。ログインのためのアドレスとパスワードもサイトごとに違い、院長しか知らないものもあります。応募者とのやりとりは、サイトの中のメッセージ機能で行う形が多く、応募があったことはメールで通知されても、応募者の経歴や質問の中身は管理画面に入らないと読めません。
午前診が終わった昼休みに、事務の担当者が3つの求人サイトと紹介会社からのメールと自院のフォームの通知を順に確かめるとすると、それだけで昼休みの大半が消えます。レセプトの時期や、患者が多い時期には、この確認が真っ先に削られます。確認を1日飛ばすと、翌日には2日分の応募がたまり、さらに確認に時間がかかるようになります。
もう1つの問題は、入口ごとに応募の状態が別々に管理されることです。求人サイトAの管理画面では「未対応」、紹介会社とのやりとりはメールの受信箱の中、ハローワークの紹介は電話のメモ。院長に「いま看護師の応募は何件来ていて、誰と面接が決まっているのか」と聞かれても、事務の担当者はすぐに答えられません。
応募を1か所にまとめるというのは、すべての入口を捨てて1つにすることではありません。入口はそのまま使い続け、届いた応募の情報だけを1つの一覧に寄せて、状態をそこで管理するということです。入口の管理画面は、応募を寄せる元として使い、日々の判断は一覧で行います。
寄せる先の一覧に、何を並べるか
寄せる先の一覧は、応募1件を1行にします。列は、診療所の採用で必要な最小限にとどめます。列を増やしすぎると、寄せる作業そのものが負担になり、結局寄せなくなるからです。
・届いた日 ・職種（看護師、准看護師、医療事務、看護助手など） ・氏名と連絡先 ・入口（どの求人サイトか、どの紹介会社か、ハローワーク、自院のフォーム、紹介、受付での問い合わせ） ・やりとりを続ける場所（求人サイトのメッセージ、紹介会社の担当者、応募者のメール、電話） ・担当 ・いまの段階 ・次にやることと、その期限
このうち、診療所で見落とされやすいのが「やりとりを続ける場所」の列です。応募の情報を一覧に寄せても、応募者への返信は求人サイトのメッセージで送らなければならない場合があります。紹介会社経由の応募者には、紹介会社の担当者を通じて連絡するのが一般的です。この列がないと、一覧を見た担当者が応募者のメールアドレスに直接連絡してしまい、紹介会社との取り決めに反したり、応募者が求人サイトの中で返信を待ち続けたりすることになります。
経歴や資格の詳細まで一覧に書き写す必要はありません。詳しい情報は入口の管理画面や届いた書類に残っているので、一覧には、判断に使う要点と、元の情報がどこにあるかが分かれば足ります。書き写す量が増えると、寄せる作業に時間がかかり、写し間違いも増えます。
入口ごとに、一覧へ寄せる手順を決める
入口ごとに、誰が、いつ、どうやって一覧に寄せるかを決めておきます。診療所でよく使われる入口ごとに見ていきます。
求人サイト
求人サイトからの応募は、通知メールが届いた時点で一覧に1行を足すのが基本です。通知メールの届け先を、特定の職員の個人のアドレスではなく、診療所としての採用用のアドレスにそろえておくと、担当が休みの日でも別の人が気づけます。
通知メールに氏名しか書かれていない場合でも、まず1行を足し、職種と入口と届いた日だけを埋めておきます。経歴の確認は、そのあと管理画面を開いてから行えば構いません。1行が先にあることで、「管理画面をまだ開いていない応募」が一覧の上で見えるようになります。
使っていない求人サイトの掲載が残っていないかも、この機会に確かめてください。院長が以前に登録した求人が、無料の掲載枠のまま公開され続けていて、そこから応募が届いているのに誰も管理画面を見ていない、ということがあります。
紹介会社
紹介会社からの推薦は、担当者からのメールや電話で届きます。経歴書がメールの添付で届く場合もあれば、ファクスで届く場合もあります。推薦が届いたら、担当者の名前と紹介会社名を入口の列に書き、やりとりを続ける場所を「紹介会社の担当者」にします。
紹介会社の推薦で注意したいのは、返事の期限を担当者から伝えられることです。「○日までに書類選考の結果をいただけますか」と言われたら、その期限を一覧の「次にやること」の期限に書き写します。紹介会社との約束の期限は、応募者との約束と同じくらい大切です。
ハローワーク
ハローワークの紹介では、ハローワークの窓口から診療所に電話で連絡が入り、応募者が紹介状を持って面接に来る、あるいは紹介状を郵送してくる、という流れが一般的です。最初の連絡は電話なので、電話を受けた職員がその場でメモを取り、その日のうちに担当者が一覧に1行を足します。
受付で電話を取るのは、患者の予約や問い合わせの電話と同じ受付の職員です。ハローワークからの電話だと分かったら、応募者の名前と面接の希望を聞き取るための決まったメモの用紙を、受付の電話の横に置いておくと、聞き漏らしが減ります。
自院のホームページのフォーム
自院のフォームからの応募は、入口の中でいちばん寄せやすいはずです。フォームの回答が表計算ソフトに自動で溜まる形なら、その表をそのまま一覧の元にできます。ただし、フォームの表と、ほかの入口の応募を並べた一覧が別々になっていると、結局2か所を見ることになります。フォームの回答を一覧に取り込むのか、ほかの入口の応募をフォームの表に書き足すのか、どちらを一覧の本体にするかを決めてください。
電話、受付での問い合わせ、院内の貼り紙
患者や近所の人が受付で直接「看護助手を募集していますか」と聞いてきた場合や、貼り紙を見て電話をかけてきた場合は、受付の職員が最初の接点になります。この入口の応募は、受付の職員が一覧に直接書き込むのではなく、決まった用紙に名前と連絡先と職種を書いて、担当者に渡す形がよいでしょう。受付のカウンターで応募者の個人情報を書き込む作業をすると、待合室の患者に見られるおそれがあります。
職員や院長の知人からの紹介
職員が知り合いの看護師を紹介してきた場合や、院長の知人から打診があった場合も、必ず一覧に1行を足します。紹介の応募は、口頭のやりとりだけで進みやすく、ほかの応募者と同じ流れに乗らないまま面接が決まってしまうことがあります。入口の列に紹介者の名前を書いておけば、結果を紹介者にどう伝えるかも後で決めやすくなります。
連絡先が分からない応募は、一覧にその事情を書いておく
求人サイトによっては、応募の時点では応募者のメールアドレスや電話番号が診療所に知らされず、サイトの中のメッセージでしか連絡が取れない形になっていることがあります。紹介会社経由の応募者も、面接が決まるまでは担当者を通じてしか連絡しないのが普通です。
こうした応募を一覧に寄せるとき、連絡先の欄を空けたままにしておくと、あとから一覧を見た別の職員が「連絡先が分からないので連絡できない」と判断して、対応を止めてしまいます。連絡先の欄には、空欄にせず「サイトAのメッセージのみ」「紹介会社Bの担当者経由」と書いておきます。やりとりを続ける場所の列と合わせて見れば、誰でも同じ場所から連絡できます。
面接の日程が決まった段階で、応募者から当日の連絡先を教えてもらえるようになったら、その時点で連絡先の欄を書き換えます。面接の当日に遅刻や欠席の連絡を受けるには、サイトのメッセージだけでは間に合わないことがあるからです。
紙で届く応募は、受け取った日に1行だけ先に足す
診療所には、今でも紙で届く応募がそれなりにあります。郵送の履歴書、紹介会社からのファクス、ハローワークの紹介状、受付で渡される履歴書。紙の書類そのものの保管や扱いは別に決める必要がありますが、1か所にまとめるという観点で大切なのは、紙を受け取った日に一覧へ1行を足すことです。
紙の応募は、書類の束の中に置かれたまま、何日も一覧に載らないことがあります。事務の机に置かれた封筒を、院長が面接の直前に初めて開く、という流れです。こうなると、ほかの入口の応募と並べて比べることができません。紙を受け取った人は、書類を読む前に、届いた日と職種と入口と氏名だけを一覧に書き、書類をどこに置いたかを記録します。
ファクスで届く紹介会社の推薦は、診療所のファクスが、ほかの医療機関からの紹介状や薬局からの問い合わせと同じ機械で受信されることに注意が必要です。応募の書類が診療の書類に紛れて、カルテの綴りに入ってしまうことがあります。ファクスの受信トレイを確認する職員が、応募の書類だと分かったらすぐに担当者へ渡す、という流れを決めておいてください。
やりとりを、どこで続けるかを応募ごとに決める
一覧に寄せたあと、応募者との連絡をどこで続けるかは、応募ごとに決めます。求人サイトの中のメッセージで始まったやりとりを、途中から応募者のメールアドレスに切り替えることもできますが、切り替えたことが一覧に書かれていないと、担当者の間で混乱が起きます。
求人サイトによっては、応募者との連絡をサイトの中で行うことを前提にしているところもあります。サイトの外で連絡してよいかは、各サイトの利用規約や案内に従ってください。紹介会社経由の応募者に直接連絡してよいかも、紹介会社との契約で決まっていることが多いので、契約書を確かめます。
切り替えてよい場合も、切り替える時期を決めておくと混乱が減ります。たとえば、面接の日程が決まった時点で、以後の連絡は診療所の採用用のアドレスから送る、と決めておけば、面接の案内、当日の持ち物、結果の連絡を1か所から送れます。切り替えたら、一覧の「やりとりを続ける場所」の列を書き換えます。
入口ごとの掲載の中身を、1か所の控えにそろえる
応募を1か所にまとめると、今度は、入口ごとに掲載している中身が食い違っていることに気づくようになります。求人サイトAには昨年の時給のまま載っていて、求人サイトBには今年の時給で載っている。ハローワークの求人票には土曜の出勤が月2回と書いてあるのに、自院のホームページには隔週と書いてある。こうした食い違いは、入口ごとに別々の時期に、別々の人が掲載の文面を書いたことから生まれます。
食い違いがあると、応募者はどの条件を前提に応募したのかが入口によって変わります。面接の場で「サイトでは時給がもっと高かった」と言われ、事務の担当者がどの掲載を見たのかを確かめるところから話が始まることになります。看護師の紹介会社には、求人票の内容を担当者に伝えた時点の条件がそのまま残っていて、診療所が条件を変えたあとも古い条件で紹介が続く、ということもあります。
これを防ぐには、募集ごとに、勤務時間、給与、休日、業務の範囲といった掲載の中身を1つの控えにまとめ、その控えを正として各入口の掲載を合わせます。控えは一覧と同じ場所に置いておき、条件を変えたら、控えを直した日に全部の入口の掲載も直します。入口の書き出しの紙に、入口ごとに「掲載を最後に直した日」の欄を作っておくと、古いまま残っている入口がすぐに分かります。
応募の一覧には、応募者が見た掲載がどれかを残すために、入口の列があれば足ります。入口が分かれば、控えと照らし合わせて、その入口の掲載にいつの条件が載っていたかを確かめられます。
一覧を見る時刻を、診療の区切りに1日2回置く
応募を1つの一覧に寄せても、一覧を見る時刻が決まっていなければ、寄せる前と同じように確認が後回しになります。診療所では、一覧を見る時刻を、診療の区切りに合わせて1日2回置くのが続けやすい形です。
1回目は、午前診が終わって昼休みに入る直前です。朝から昼までに届いた応募を一覧で確かめ、最初の連絡が必要なものを昼休みの間に送ります。2回目は、午後診が終わって会計と片付けが済んだあとです。午後に届いた応募と、昼に送った連絡への返事を確かめ、翌日に回すものを決めます。
1回あたりの確認は、5分程度で済むはずです。一覧を「届いた日の新しい順」ではなく「次にやることの期限が近い順」に並べておくと、期限の近い応募から処理でき、5分で終わらない日でも、重要なものから手を付けられます。
入口ごとの管理画面を見に行くのは、一覧で「管理画面をまだ開いていない」応募が見つかったときだけにします。一覧を見る習慣が先にあり、管理画面はそこから必要なときに開く、という順番にすることで、毎日すべての管理画面を巡回する作業から離れられます。
同じ人が2つの入口から応募してきたとき
看護師の採用では、同じ人が、求人サイトと紹介会社の両方から応募してくることがあります。応募者が紹介会社に登録していて、その紹介会社が診療所に推薦を送る一方で、応募者自身も求人サイトで同じ診療所を見つけて応募した、という流れです。
一覧に寄せていれば、氏名と連絡先で重複に気づけます。入口ごとに別々に管理していると、紹介会社の担当者と、求人サイトのメッセージで、同じ応募者に別々の職員が面接の日程を送る、ということが起きます。
重複に気づいたら、どちらの入口の応募として扱うかを決めます。紹介会社の手数料が発生するかどうかは、紹介会社との契約の中身によるので、どちらを先に受け付けたかの日付を、一覧に正確に残しておくことが大切です。判断に迷う場合は、紹介会社の担当者に事情を伝えて確認します。一覧の中では、2行を1行にまとめ、入口の列に両方の入口と、それぞれの届いた日を書いておきます。
以前に応募してきた人が、別の募集に再び応募してくることもあります。前回の一覧が残っていれば、前回の結果や面接での話の内容を確かめたうえで対応できます。
募集を締めるときは、全部の入口を同じ日に閉じる
1か所にまとめることの効き目がいちばん表れるのは、募集を締めるときです。看護師の採用が決まったのに、求人サイトの1つに掲載が残っていて、そこから応募が届き続ける。紹介会社に募集の終了を伝え忘れて、担当者が新しい看護師を推薦してくる。こうした状態は、応募者にも紹介会社にも無駄な手間をかけさせます。
募集を行う側が、募集を終えたときや内容を変えたときにどう対応すべきかは、職業安定法に基づく指針にも示されています。
(一) 労働者の募集を終了した場合又は労働者の募集の内容を変更した場合には、当該募集に関する情報の提供を速やかに終了し、又は当該募集に関する情報を速やかに変更するとともに、当該情報の提供を依頼した募集情報等提供事業を行う者に対して当該情報の提供を終了するよう依頼し、又は当該情報の内容を変更するよう依頼すること。 出典: mhlw.go.jp
最初に作った入口の書き出しの紙が、ここで役に立ちます。職種ごとに、募集を締めるときに閉じる入口の一覧を作っておき、締める日にその一覧を上から順に処理します。
・求人サイトの掲載を止める、または掲載の終了を依頼する ・紹介会社の担当者に、募集を終えたことを連絡する ・ハローワークに、求人の充足や取り消しを伝える ・自院のホームページの採用ページとフォームの受付を止める ・院内の貼り紙を外す ・職員に、知り合いへの声かけを止めてもらうよう伝える
看護師の募集は締めても医療事務の募集は続いている、というように、職種ごとに締める日が違うこともあります。入口の一覧を職種ごとに分けておけば、看護師の入口だけを閉じる、ということができます。自院のフォームを看護師と医療事務で共通にしている場合は、職種の選択肢から看護師だけを外す、といった形で対応します。
締めたあとに届いた応募にも、返事は必ず返します。「募集を締めたあとに届いたため、今回は受け付けられない」と伝え、次の募集で連絡してよいかを尋ねておくと、次の募集の最初の候補者になります。
1か所にまとめたあと、入口ごとに見えてくること
一覧に寄せて数か月たつと、入口ごとの違いが見えてきます。看護師の応募は紹介会社からが多いのか、求人サイトからが多いのか。医療事務は貼り紙やハローワークからの応募が多いのか。面接まで進んだ人は、どの入口から来た人が多いのか。
入口ごとに別々に管理していた頃は、こうした比較ができませんでした。求人サイトの管理画面にはそのサイトの応募しか出てきませんし、紹介会社のやりとりはメールの中に埋もれていたからです。
見えてきた違いは、次の募集でどの入口にお金と手間をかけるかを決める材料になります。掲載料のかかる求人サイトから、面接まで進む応募がほとんど来ていないなら、次の募集ではその掲載を見送る判断ができます。紹介会社からの応募は数が少なくても、面接に進む割合が高いなら、看護師の急な欠員のときには紹介会社を先に使う、という判断もできます。ただし診療所の応募は件数が少ないので、1回の募集の結果だけで決めつけず、複数回の募集を並べて見てください。
移すときの順番
いまの入口ごとの管理から、1つの一覧に移すときは、次の順番で進めると、途中で応募を取りこぼしません。
1つ目に、入口の書き出しを作り、使っていない入口を閉じます。放置された求人サイトの掲載を止めるだけで、見るべき場所が1つ減ります。
2つ目に、通知の届け先を採用用のアドレスにそろえます。求人サイト、フォーム、紹介会社への連絡先を、順に変えていきます。
3つ目に、いま進んでいる応募を、すべて一覧に書き写します。面接の日程を待っている人、結果の連絡を待っている人を、漏れなく1行ずつ足します。
4つ目に、新しく届く応募は、届いた日に一覧へ足す流れを始めます。最初の2週間は、担当者が昼休みに各入口の管理画面も並行して確かめ、一覧に載っていない応募がないかを照らし合わせます。照らし合わせで漏れが出なくなったら、管理画面の確認は応募の通知が来たときだけに減らします。
いまの受け方で足りるかを見極める
ここまでの流れを、いまの道具で回せるかは、次の問いで見極められます。
・入口が自院のフォームとハローワークの2つ程度で、応募が月に数件なら、フォームの回答の表に、ほかの入口の応募を書き足す形で回ります ・求人サイトが複数あり、紹介会社からの推薦も届くなら、入口とやりとりを続ける場所を応募ごとに持たせ、同じ一覧で段階を追えるかが分かれ目です ・看護師と医療事務の募集を同時に行うなら、職種ごとに受付を締められるかを確かめてください ・紙やファクスで届く応募を、受け取った日に一覧へ足す人が決まっているかも見ておきます
Googleフォームで自院の応募を受け、スプレッドシートにほかの入口の応募を書き足して回している診療所は多くあります。その形で足りる使い方と、書き足す作業が増えていく境目は、Googleフォームとの比較で整理しています。ホームページのフォームからメールで応募を受けている場合はContact Form 7との比較に、院内でMicrosoftの環境を使っている場合はMicrosoft Formsとの比較に、それぞれ違いをまとめています。
入口の違う応募を1つの一覧に並べ、担当者と段階を持たせて返信まで回す流れは、採用の応募受付で紹介しています。職種ごとに受付を締められるか、応募ごとに入口を記録できるかといった範囲はできることで、実際の画面は動くところを見るで確かめられます。費用は料金で、通知の届き方についての疑問はよくある質問で確認できます。
まずは、職種ごとに入口を書き出した紙に、先月それぞれの入口から何件の応募が届いたかを書き込んでみてください。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、件数を書き込めなかった入口がいくつあったかを見ると判断できます。
Q1. クリニックの応募を1か所にまとめるには、何から始めればよいですか？
まず、看護師や医療事務など職種ごとに、応募が届く入口をすべて紙に書き出します。放置された求人サイトの掲載や、使っていない紹介会社との契約が見つかることがあるので、不要な入口を閉じます。そのうえで通知の届け先を採用用のアドレスにそろえ、進行中の応募から一覧に書き写していきます。
Q2. 求人サイトのメッセージで始まったやりとりを、メールに切り替えてもよいですか？
サイトの外で連絡してよいかは、各求人サイトの利用規約や案内に従ってください。切り替えてよい場合も、面接の日程が決まった時点で切り替えるなど時期を決め、一覧に「やりとりを続ける場所」を書いておきます。書いていないと、担当者の間で別々の場所から連絡してしまいます。
Q3. 同じ看護師が紹介会社と求人サイトの両方から応募してきたら、どうすればよいですか？
一覧の2行を1行にまとめ、両方の入口とそれぞれの届いた日を正確に残します。紹介の手数料が発生するかどうかは紹介会社との契約の中身によるため、判断に迷う場合は紹介会社の担当者に事情を伝えて確認してください。応募者への連絡は、どちらか一方の窓口に絞ります。
Q4. 看護師の募集が埋まったら、どこに連絡すればよいですか？
使っている入口のすべてです。求人サイトの掲載を止め、紹介会社の担当者とハローワークに募集の終了を伝え、自院の採用ページとフォームの受付を止め、院内の貼り紙を外します。職種ごとに閉じる入口の一覧を作っておくと、医療事務の募集を続けたまま看護師の入口だけを閉じられます。