美容室に届いた応募を返すまでに、1日以上かかっている店は少なくありません。営業中はオーナーも店長も予約で埋まっていて、応募の通知に気づいても手を止められず、閉店後にはレジ締めと片付けと練習会が待っています。そうして1日、2日と過ぎるうちに、応募した美容師は先に返事をくれた別のサロンで見学の日を決めてしまいます。この記事では、美容室に届いた応募を、施術の合間でも当日中に返すための段取りを整理します。誰が返すか、最初の返事に何を入れるか、応募者の状況や応募の入口によって何を変えるかを決め、次の募集から返事の遅れを減らせる状態を目指します。
美容室の応募者は、同じ週に何軒も見て回る
美容室の採用で返事の早さが効くのは、応募者が1軒だけに応募することがほとんど無いからです。駅の周りを少し歩くだけでも美容室の看板がいくつも目に入るように、通える範囲の中に働く先の候補がいくつもあり、応募者は気になる店を何軒か選んで、同じ週のうちに見学を申し込みます。
見学の日程は、応募者の休みの日に集中します。在職中の美容師なら自分の店の定休日、美容学生なら授業の無い日です。その限られた日に入れられる見学は、多くても2軒か3軒です。先に返事をくれた店から順に予定が埋まり、返事の遅い店は、見学の候補に入る前に外れます。
応募が届く時間帯にも、美容室ならではの偏りがあります。在職中の美容師は、自分の店の営業が終わった夜や、休みの日の昼に求人を見て応募します。学生は放課後や夜です。つまり、応募は店が営業している時間にも、閉店後にも届きます。営業中に届いた応募を閉店後に返せば当日中に間に合いますが、閉店後に届いた応募を翌日の閉店後に返すと、応募者から見れば丸1日待ったことになります。
もう1つの事情は、返事を書ける人の少なさです。スタッフが数人の店では、採用の判断ができるのはオーナーだけ、ということがよくあります。オーナーが1日に何人も担当するスタイリストなら、応募を読むのは施術と施術の間の数分か、閉店後です。返事が遅れる原因は、やる気の問題ではなく、返事の段取りが「オーナーが手を空けて、ゼロから文面を考える」形になっていることにあります。
返事までを、受け取る、読む、返す、残すの4段に分ける
返事を早くするには、1人が全部をこなす形をやめ、返事までの作業を段に分けて、段ごとに誰がやるかを決めます。美容室の場合、次の4段に分けると考えやすくなります。
・受け取る：応募が届いたことに気づき、応募者に「受け付けました」と伝える ・読む：応募の中身を見て、見学に進むか、確かめたいことがあるかを判断する ・返す：見学の日程や次の段取りを、応募者に伝える ・残す：誰がいつ何を返したかを、あとから分かる形で記録する
受け取る段は、人の手を使わずに済ませられます。フォームの自動返信で「応募を受け付けました。内容を確認し、当日の閉店後か翌営業日までにご連絡します」と送れば、応募者は待つ見通しを持てます。自動返信で済ませてよいのはここまでです。
応募が届いたことに気づく仕組みも、この段で決めておきます。応募の通知をオーナー個人のスマートフォンだけに届くようにしていると、オーナーが施術中や休みの日には誰も気づけません。受付に置いている店のタブレットやパソコンにも通知が届くようにしておけば、受付のスタッフが次の段に回せます。反対に、スタッフ全員の個人の端末に通知を飛ばすと、応募者の名前や連絡先が多くの端末に残り、誰が対応するのかもあいまいになります。通知を受ける場所は、店の端末とオーナーの2か所程度に絞るのが扱いやすい形です。
読む段は、判断が要るため、採用を決められる人が担います。ただ、全部の応募を深く読む必要はありません。免許の状態、希望する職種、契約の形といった、応募フォームで選んでもらった項目を見れば、ほとんどの応募は「見学に進んでもらう」「確かめたいことを1つ聞く」「募集と合わないことを伝える」の3つのどれかに振り分けられます。この振り分けなら、施術の合間の数分でもできます。
返す段は、振り分けが済んでいれば、オーナー以外でも担えます。受付のスタッフや店長が、振り分けの結果に合わせて用意しておいた文面を送り、見学の候補日を伝えます。判断はオーナー、文面を送るのは別の人、と分けておくと、オーナーが閉店後まで手を空けられない日でも、返事は日中に出せます。
残す段は、最も忘れられやすい段です。返事を送った人が記録を残さないと、別のスタッフが同じ応募者に重ねて連絡したり、全員が「誰かが返しただろう」と思って誰も返さなかったりします。記録の形は後の節で詳しく触れます。
最初の返事に入れる5つのこと
最初の返事は、長く書く必要はありません。ただ、中身が足りないと、応募者から質問が返ってきて、往復が増えます。美容室の最初の返事には、次の5つを入れておくと、1往復で見学の日が決まりやすくなります。
・応募へのお礼と、どの職種、どの契約の形の応募として受け取ったか ・次に何をするか（サロン見学、面接、実技の確認など）と、その所要時間 ・見学や面接の候補日時を2つか3つ ・勤務時間、休日、給与の仕組みなど、募集の条件の要点か、それを書いた資料 ・返事をもらいたい手段と、いつまでに返事がほしいか
4つ目の条件の要点は、雇用の募集では、とくに省かないでください。職業安定法に基づく指針では、労働者を募集する者が業務の内容や労働条件を明示する時期について、次のように書かれています。
イ 原則として、求職者等と最初に接触する時点までに従事すべき業務の内容等を明示すること。 出典: mhlw.go.jp
求人媒体に条件を載せていても、美容室の応募者は複数の店の求人を見比べていて、どの店の条件がどれだったかを覚えていないことがあります。見学の前に、勤務時間や休日、固定の給与と歩合の関係、練習会の時間の扱いを書いた短い資料を添えておけば、見学の当日に条件の説明で時間を使わずに済みます。どこまでを明示すべきかの細かな判断に迷う場合は、所管の労働局やハローワークに確かめてください。
5つ目の返事の期限も、美容室では書いておく価値があります。見学の候補日を押さえている間、その時間には施術の予約を入れにくくなるからです。「◯日の閉店までにお返事がなければ、候補の枠は予約に戻します」のように、押さえている枠をいつまで空けておくかを伝えておけば、応募者も早めに返事をくれますし、店は予約の枠を無駄にしません。
応募者の状況によって、返事の中身を変える
美容室の応募者は、状況によって返事で気にすることが違います。1つの文面を全員に送るより、状況ごとに2行か3行を差し替える形にしておくと、応募者に「自分の事情を読んでくれた」と伝わります。
在職中の美容師への返事では、連絡の手段と時間帯に気を配ります。日中に電話をかけると、施術中で出られないうえに、職場のスタッフの前で折り返しの電話をすることになります。応募フォームで選んでもらった手段で連絡し、電話が必要な場合は、相手の店の閉店後か休みの日を候補にします。見学の候補日も、その人の店の定休日に合わせて出すと、休みを取ってもらう必要がありません。美容室は平日に定休日を置く店が多く、自分の店と相手の店の休みが同じ曜日に重なることがあります。重なる場合は、定休日に見学を受けるのか、営業後の時間に受けるのかを、返事の段階で選んでもらいます。
美容学生への返事では、学校との関係を確かめます。学校の就職担当を通して求人を出している店では、学生が直接フォームから応募してきた場合でも、学校への連絡が必要なことがあります。学校ごとに決まりが違うため、返事の中で「学校の就職担当の先生には、応募したことを伝えていますか」と一言添え、必要なら学校にも連絡します。国家試験を控えた時期の学生には、見学の日を試験の前後どちらにしたいかを聞いておくと、無理のない日程になります。
美容の仕事から離れていて戻ろうとしている人への返事では、不安に先回りして答えます。「ブランクのある方の研修の進め方も、見学のときにご説明します」と書いておくだけで、見学に来る気持ちの負担が軽くなります。離れていた理由を返事で尋ねる必要はありません。
業務委託を希望する美容師への返事では、雇用とは別の資料を添えます。報酬の決め方、店に入る日数や時間帯、材料費や道具の扱い、集客をどこまで店が担うのか。業務委託の応募者は、この点を複数の店で比べています。雇用の条件表を送ってしまうと、それだけで「この店は業務委託を分かっていない」と受け取られます。
返事の文面は、この程度の長さで足りる
ひな型を作るときの目安として、在職中のスタイリストに見学を案内する場合の文面の例を挙げます。差し替える部分は〇〇で示しています。
〇〇様 このたびは、スタイリスト（正社員）の募集にご応募いただき、ありがとうございます。サロン〇〇の〇〇です。 まずは店内の見学と、お仕事の進め方のご説明に、40分ほどお時間をいただければと考えています。 〇〇様のお休みに合わせて、次の日時をご用意しました。 ・〇月〇日（火）11時から ・〇月〇日（火）15時から ・〇月〇日（水）閉店後の20時から 勤務時間、休日、給与と歩合の仕組みは、添付の資料にまとめています。 ご都合のよい日時を、〇月〇日の閉店までにこのメールへのご返信でお知らせください。その後は、押さえている時間を予約に戻させていただきます。
美容学生に送る場合は、2行目の職種をアシスタントに変え、候補日を授業の無い日に寄せ、学校の就職担当の先生に応募を伝えているかを尋ねる1行を足します。業務委託の美容師に送る場合は、給与と歩合の資料を、報酬の決め方と店に入る日数の目安を書いた資料に差し替えます。
文面を短くするために削ってはいけないのは、所要時間と返事の期限です。所要時間が書いていないと、在職中の人は休みの日のどこに見学を入れればよいか決められません。返事の期限が書いていないと、応募者は他の店の見学を先に決めてから返事をくれるため、店が押さえている枠が長く空いたままになります。
応募の入口ごとに、返し方をそろえる
美容室の応募は、入口が多いのが特徴です。求人媒体、店のサイトのフォーム、店のSNSへのダイレクトメッセージ、学校に出した求人票、スタッフや取引のあるディーラーからの紹介。入口ごとに返し方がばらばらだと、返し忘れが起きます。
求人媒体から届いた応募は、媒体のメッセージ機能で返すのが基本です。応募者は媒体のアプリの通知で返事に気づくことが多いからです。ただ、媒体の中だけでやり取りを続けると、店の側に記録が残らず、別の入口から届いた応募と並べて見られません。見学の日が決まった時点で、応募者の情報を店の一覧にも写しておきます。
SNSのダイレクトメッセージで届いた応募は、扱いに気をつけたい入口です。店のアカウントを複数のスタッフで管理していると、誰かが既読にしたまま返事をせず、他のスタッフは既読の表示を見て対応済みだと思い込みます。DMで応募の意思を伝えてくれた人には、お礼と一緒に応募フォームのURLを送り、必要な項目をフォームで答えてもらう形にそろえると、他の入口の応募と同じ流れに乗せられます。
学校経由の応募は、学校が決めた手順に沿って返します。学生本人への返事と、学校への報告の両方が必要な場合があり、どちらか片方を忘れやすい入口です。
紹介の応募は、紹介者への気遣いから返事が遅れがちです。「紹介してくれたスタッフから伝えてもらおう」と考えているうちに、誰も正式な返事をしない状態になります。紹介であっても、店から本人に直接、他の入口と同じ内容の返事を送り、紹介者には返事をしたことだけを伝えるのが確実です。
施術中に誰が返すかを、曜日と時間帯で決めておく
段に分けた作業を回すには、誰が返すかを、人ではなく曜日と時間帯で決めておくと崩れにくくなります。美容室はスタッフの休みがばらばらで、「応募の返事は店長」と決めても、店長の休みの日には止まるからです。
たとえば、平日の日中に届いた応募は受付のスタッフが振り分けてオーナーに見せ、オーナーが施術の合間に判断し、受付のスタッフが文面を送る。閉店後に届いた応募は、翌日の開店前にその日の最初の出勤者が確かめる。定休日に届いた応募は、翌営業日の開店前にまとめて振り分ける。このように決めておけば、担当者の休みで返事が止まることがありません。
文面は、振り分けの結果ごとにひな型を用意しておきます。見学に進んでもらう場合、確かめたいことを1つ聞く場合、募集と合わないことを伝える場合の3つです。ひな型の中で差し替えるのは、応募者の名前、職種、候補日、状況ごとの2行から3行だけにします。ひな型を作っておくと、オーナー以外のスタッフが返しても、店として伝える内容がそろいます。
ひな型で送ってはいけないのは、判断が要る返事です。条件の交渉、業務委託の報酬についての具体的な質問への回答、採用の見送りの理由。こうした返事は、オーナーか店長が自分の言葉で返します。受付のスタッフが「オーナーに確認して、本日の閉店後にお返事します」と先に一言返しておけば、応募者は待つ理由が分かります。
見学の枠は、施術の予約と同じ台帳で押さえる
美容室で返事の段取りが崩れる場面として多いのが、見学の日時の重なりです。応募者に候補日を伝えたあと、同じ時間に施術の予約が入ってしまい、見学の日時を変えてもらう連絡をすることになります。一度決まった日時を店の都合で変えると、応募者の印象は大きく下がります。
これを防ぐには、見学や面接の枠を、施術の予約と同じ台帳に入れておくのが確実です。候補日を応募者に伝えた時点で、その時間を仮の予約として押さえ、返事の期限が過ぎたら外します。予約システムを使っている店なら、スタッフの休憩や打ち合わせの枠と同じように、採用の枠を登録しておくと、受付のスタッフが施術の予約を入れるときに気づけます。
見学を受ける側のスタッフにも、前日までに伝えておきます。見学の時間帯に担当するスタイリストが、施術の手元を見せてよいか、客に一言断っておくかを考えておけるからです。見学の当日に「今日は見学の人が来るの」と知らされると、スタッフも客も落ち着きません。
見学のあとは、その日のうちに次の段取りを返す
返事の段取りは、最初の返事で終わりではありません。美容室の採用では、見学のあとにもう一度、応募者が他の店と比べる時間があります。見学を終えた応募者は、その日の夜か翌日までに、見学した何軒かを頭の中で並べます。そこで次の段取りが届いていない店は、比べる材料が少なくなります。
見学が終わったら、その日の閉店後までに、見学に来てくれたことへのお礼と、次に何をするかを送ります。美容室の場合、次の段取りは店によって違います。面接をもう一度行う店、実技を見てから決める店、見学の場で面接まで済ませて結果を連絡するだけの店。どの流れであっても、次に何があり、いつごろ結果が分かるのかを書いておくと、応募者は他の店への返事を待てます。
その日のうちに返すには、見学を受けたスタッフの感想を、閉店後までに集めておく必要があります。見学の時間に施術の手元を見せたスタイリストや、店内を案内したアシスタントは、オーナーとは違う場面の応募者を見ています。閉店後のミーティングで数分だけ感想を聞く時間を取ると決めておけば、翌日まで判断を持ち越さずに済みます。スタッフの感想をチャットで個別に集めると、応募者についての書き込みが個人の端末に残るため、口頭か、応募の一覧のメモ欄に残す形にしてください。
見学の場で応募者から出た質問に、その場で答えられなかったものがあれば、この返事で答えます。答えを後回しにしたまま結果の連絡を送ると、応募者は「聞いたことに答えてもらえなかった」という印象を持ったまま判断することになります。
忙しい時期に届いた応募への返事
美容室には、見学や面接に時間を割きにくい時期があります。年末や、成人式の前、卒業式や入学式の前後のように、予約が詰まり、ヘアセットや着付けで朝早くから店を開ける時期です。この時期にも応募は届きます。
忙しい時期に届いた応募を、落ち着くまで寝かせておくのは避けてください。返事を出すことと、見学を行うことは分けて考えられます。最初の返事で、応募へのお礼と、見学を受けられる時期を具体的に伝えれば、応募者は予定を立てられます。「年内は予約が立て込んでいるため、見学は〇月〇日以降でご案内しています。その中から日時をお選びください」と書けば、返事そのものは当日中に出せます。
どうしても早く会いたい応募者がいる場合は、営業後の短い時間に、見学ではなく条件の説明だけを行う形もあります。見学を先に延ばすなら、その間に条件の資料を送り、応募者が他の店と比べる材料を先に渡しておきます。
返事の言葉づかいで、店の印象が決まる
美容室の返事で意外に差がつくのが、言葉の選び方です。業界の中で当たり前に使っている言葉が、応募者によっては伝わりません。
たとえば「カラーデビュー」「スタイリストデビュー」「面貸し」「歩合」「指名料」「練習会」。中途の美容師には通じても、美容学生やブランクの長い人には、店ごとに意味が違う言葉として受け取られます。「スタイリストデビューまでの目安は2年です」と書くより、「お客様のカットを担当するまでの目安は2年です」と書くほうが、読み違いがありません。歩合についても、何に対して何割なのかを書かずに「歩合あり」とだけ書くと、応募者は他の店と比べられません。
SNSのDMで返すときは、店のアカウントのふだんの投稿と同じ軽さで返したくなりますが、採用の返事は客への返事とは分けて考えます。絵文字や砕けた言い回しは控え、誰が書いているのか分かるように、店名と担当者の名前を入れます。店のアカウントを複数のスタッフで使っていると、返事ごとに書き手が変わって口調がばらつくため、名前を入れておくことは、応募者の混乱を防ぐことにもつながります。
返事の記録を残さないと、何が起きるか
4段目の「残す」を省くと、美容室では次のようなことが起きます。
・受付のスタッフとオーナーが、同じ応募者に別々の候補日を送る ・DMで届いた応募を誰かが既読にしたまま、返事をしないまま1週間が過ぎる ・見学の日時は決まったのに、その日の担当スタッフに伝わっていない ・見学のあとの結果の連絡を、誰がするのか決まっていない
記録に残すのは、応募ごとに、いまどの段にいるか、誰が担当しているか、最後にいつ何を送ったか、の3点で足ります。段は「未読」「振り分け済み」「返信済み・返事待ち」「見学日決定」「見学済み・結果未連絡」「結果連絡済み」のように決めておくと、閉店後に一覧を開いたとき、今日やり残したことがすぐに分かります。
スタッフのグループチャットで「〇〇さんに返しました」と書き込む運用は手軽ですが、他の話題に流れて、あとから探せなくなります。応募者の名前や連絡先が個人の端末に残り続けるのも気になる点です。記録は、応募の一覧そのものに残すのが確実です。
返事をしても応募者から反応が無い場合の扱いも、記録と一緒に決めておきます。美容室の場合、最初の返事から2日たって反応が無ければもう1度だけ連絡し、それでも反応が無ければ「連絡が取れず終了」として記録を閉じる、といった形が扱いやすいです。何度も連絡を重ねると、他の店に決めた応募者に負担をかけます。
募集が埋まったときと、見送るときの返事
返事の段取りの中で後回しにされやすいのが、募集が埋まったときと、採用を見送るときの返事です。美容室の採用は、1人決まれば募集を閉じることが多く、その時点で見学の日程を調整中だった応募者や、まだ返事をしていない応募者が残ります。
募集が埋まったときは、残っている応募者全員に、募集を締め切ったことを伝えます。見学の日が決まっていた人には、日時を空けてもらっていたことへのお詫びを添えます。今後また募集する可能性があり、そのときに連絡してよいかを聞きたい場合は、応募者の情報を別の目的で残すことになるため、本人の同意を得てからにしてください。
採用を見送るときの返事は、見学や面接から日を置かずに送ります。応募者は他の店の選考も並行して進めていて、結果が分からないまま待たせると、他の店への返事を決められません。見送りの理由を細かく書く必要はありませんが、見学に時間を割いてくれたことへのお礼は必ず入れます。美容師の世界は狭く、応募者が数年後に客として来店したり、別のサロンで同業として関わったりすることがあります。
いまの受け方で、当日中に返せるかの見極め
返事の段取りを整えたら、いま使っている道具で回るかどうかを確かめます。美容室の場合、次の問いが目安になります。
・応募が月に数件で、オーナーが閉店後にまとめて返しても当日中に間に合うなら、メールと表計算ソフトで十分回ります ・受付のスタッフや店長と返事を分担するなら、応募ごとに担当者と段を残せるかが分かれ目です ・求人媒体、SNS、学校、紹介と入口が多いなら、入口の違う応募を1つの一覧に並べられるかを確かめてください ・状況ごとにひな型を差し替えて送るなら、応募者の情報を差し込んだ文面を、一覧から直接送れるかを見ておきます
Googleフォームで応募を受けて、Gmailで返事をしている店は多くあります。応募の数が少なく、返す人が1人なら、それで困ることはほとんどありません。どの使い方ならそのままでよく、どこから手作業が増えるのかはGoogleフォームとの比較で、Microsoft 365を使っているサロンが検討しやすい形はMicrosoft Formsとの比較で整理しています。
届いた応募に担当者と段を持たせ、返事まで同じ画面で回す流れは採用の応募受付で紹介しています。自動返信の設定や、応募者ごとの返信の記録、ひな型の使い方といった範囲はできることで、実際に応募が並ぶ画面は動くところを見るで確かめられます。費用は料金に、細かな疑問はよくある質問に載せています。
返事の遅れは、多くの場合、人手ではなく段取りで減らせます。応募が届いてから記録を閉じるまで、送信されたあとの道具がそろっているかどうかを、次の1件の応募で確かめてみてください。
Q1. 美容室の応募への返事は、どのくらいの早さで返すのが目安ですか？
当日中を目安にしてください。美容師の応募者は同じ週に複数の店へ見学を申し込むことが多く、先に返事をくれた店から見学の予定が埋まります。営業中に手が空かない場合は、自動返信で受付と返事の時期を先に伝え、閉店後に見学の候補日を送る形にすると、応募者を待たせずに済みます。
Q2. SNSのDMで届いた応募にも、そのままDMで返事をしてよいですか？
最初のお礼はDMで返して問題ありません。ただ、DMのやり取りだけで進めると、他の入口の応募と並べて管理できず、複数のスタッフでアカウントを見ている店では返し忘れも起きやすくなります。お礼と一緒に応募フォームのURLを送り、必要な項目をフォームで答えてもらう形にそろえると扱いやすくなります。
Q3. 在職中の美容師に電話で連絡してもよいですか？
応募者が電話を希望している場合は問題ありませんが、日中は施術中で出られないことが多く、職場で折り返しにくい立場でもあります。応募フォームで連絡してほしい手段と時間帯を選んでもらい、それに沿って連絡してください。電話が必要なときも、相手の店の閉店後か休みの日を候補にすると負担をかけません。
Q4. 返事をしても応募者から反応がない場合、何回まで連絡すればよいですか？
最初の返事から2日ほどたって反応がなければ、もう1度だけ連絡し、それでも反応がなければ終了として記録を閉じる形が扱いやすいです。何度も連絡を重ねると、すでに別の店に決めた応募者の負担になります。見学の枠を押さえている場合は、期限を過ぎたら施術の予約に戻すことも伝えておきます。