美容室で個人情報の扱いを見直そうと考えたとき、多くの店がまず調べるのは保管の方法です。どこに置けば安全か、鍵はどうするか、パスワードをどう決めるか。ところが調べ始めると項目が際限なく増えて、結局どこから手を付ければよいのか分からないまま止まります。
順番が逆になっているだけです。先に決めるのは、置き場所ではなく、見られる人の範囲です。範囲が決まっていない状態でいくら置き場所を固めても、店の中の誰でも開ける状態なら意味が薄い。逆に範囲さえ決まれば、その範囲についてだけ置き場所と期間を決めればよくなり、決めることが一気に減ります。
この記事では、指名と相談の問い合わせを受けている美容室を前提に、何が集まっているのかを並べ直し、見られる人を絞るところから順に決めていく手順をまとめます。法律の解釈そのものを断定することはしません。判断に迷う場面では、所管の窓口や専門家に確かめてください。
美容室に集まっている中身は、想像より広い
予約と来店の記録に載っているもの
まず、いま何が手元にあるのかを並べます。並べないと、絞る対象が決まりません。
予約の記録に載っているのは、名前、電話番号、メールアドレス、来店の日時、担当したスタイリスト、施術の内容、支払い金額。ここまでは、どの店でも持っています。次に、来店を重ねた人については、前回までの施術の記録が積み上がります。使った薬剤、放置した時間、仕上がりのメモ。これらは施術のために必要な記録ですが、集まると、その人がどういう髪でどういう暮らしをしているかがかなり細かく分かるものになります。
さらに、予約サイトを使っていれば、そのサイト側にも同じ人の記録が溜まります。店の台帳とサイトの記録は別物なので、二つの場所に同じ人の情報がある状態が普通に発生します。片方だけ消しても、もう片方は残ります。
指名と相談の問い合わせで増えるもの
問い合わせの窓口を開けていると、予約の記録には出てこない中身が入ってきます。これが見落とされます。
多いのは写真です。なりたい髪型の切り抜き、いまの毛先の状態、後ろ髪、そして本人の顔。前髪の相談やヘアセットの相談では、顔が写った写真がそのまま届きます。次に多いのが、過去の施術の履歴です。別の店でブリーチをした、市販の薬剤で染めた、半年前にパーマをかけた。相談の判断材料として、送る側が自分から詳しく書いてきます。
そして、体質や体調の申告が混ざります。カラー剤でかぶれたことがある、頭皮に傷がある、いま妊娠している。健康に関わる中身は、通常の連絡先などより慎重な扱いが求められる情報として整理されることがあります。取得のしかたや同意の要否については判断が分かれる場面があるので、所管の窓口や専門家に確かめてください。
受付の立場で確認しておきたいのは、これらが問い合わせの窓口から入ってきているという事実です。予約台帳の管理をどれだけ固めても、窓口が受信箱のままなら、いちばん重い中身が管理の外に置かれたままになります。
求人の応募と、取引先の連絡先
もう二つ、混ざりやすい束があります。
一つは求人の応募です。美容室は、スタイリストとアシスタントの募集を店のサイトや求人サイトで出します。応募が来れば、履歴書、職務経歴、いまの勤務先、希望条件が届きます。これはお客さまの情報とはまったく性質が違います。いま働いている店に知られたくない人がほとんどなので、扱いを間違えたときの重さも違います。
もう一つは取引先です。ディーラーの担当者、税理士、サイトを作った会社。名刺の情報と、やり取りのメールが溜まります。重さは低いのですが、同じ受信箱に全部が入っていると、絞る作業ができません。
全員が全部見られる状態が起きる理由
人数が少ないほど、分ける理由が見えにくい
スタッフが数人の店では、分けるという発想自体が出にくくなります。全員が顔見知りで、全員が同じ場所で働いていて、聞けばすぐ答えが返る。この環境で「見られる人を絞る」と言うと、疑っているように受け取られることがあります。
しかし絞るのは、疑うためではありません。何かが起きたときに、範囲を説明できるようにするためです。誰が見られたのかが分からない状態では、何が起きたのかも分かりません。人数が少ないほど、絞るのは簡単でもあります。
現場では、人数が少ない店ほど後回しになりやすいと言われています。困っていないから直さない。そして人が増えたときに、絞られていない状態が引き継がれます。
共有のアカウントを一つで回している
美容室でよくあるのが、店のメールアドレスと予約サイトの管理画面を、全員が同じ組み合わせで使っている形です。手元の紙にパスワードが書いてあり、必要な人が入る。
この形は、始めるのがいちばん楽です。そして、絞ることがいちばん難しい形でもあります。誰が入ったのかが記録に残らず、辞めた人が入れなくなったかどうかも確かめられません。パスワードを変えれば全員に伝え直す必要があるので、辞めるたびに変える運用は続きません。
紙の台帳が現役で残っている
紙も残ります。カウンターの下のカルテ入れ、予約のノート、電話メモ。紙は電源が要らず、目の前で書けるので、実務では強い。
問題は、紙には権限が付かないことです。棚の前に立った人は全部見られます。持ち出せば足も付きません。紙を全部やめる必要はありませんが、紙に何が書いてあるのかは把握しておく必要があります。把握していないものは、絞りようがありません。
見られる人を絞る手順
最初に、束を三つに分ける
いきなり一人ずつの権限を考えると止まります。先に、中身を束で分けます。
美容室なら、お客さまの束、応募者の束、取引先の束の三つで足ります。この三つは、見る理由がある人がそれぞれ違います。お客さまの相談を見る理由があるのは受付と指名されたスタイリスト。応募を見る理由があるのは店長と経営者。取引先は事務を回している人。重なる人はいますが、束としては別です。
三つに分けるだけで、状態はかなり良くなります。応募者の履歴書とお客さまの相談写真が同じフォルダに並んでいる状態は、どちらの側から見ても望ましくありません。応募してきた人は、店の全員に見られるとは思っていないからです。
束ごとに、見る理由がある人を書き出す
分けたら、束ごとに名前を書き出します。頭の中で決めても、人が入れ替わったときに戻ります。紙でも表でもよいので、書いて残します。
書き出すときの基準は、役職ではなく作業です。「返信する人」「施術する人」「採用の判断をする人」。役職で決めると、実際には作業しない人まで含まれます。作業で決めると、含める理由が自分でも説明できます。
書き出した結果、ほとんどの人がお客さまの束にしか関係しないことが分かります。応募の束に入る人は2人か3人でしょう。そこまで絞れれば、あとはその束を置く場所を、その人たちだけが開ける場所にすればよいだけです。
共有のアカウントを、人ごとに割る
束と人が決まったら、共有アカウントを割ります。一人ひとつの入り口にすると、辞めた人の分だけを止められます。誰が見たのかも残ります。
割るときに抵抗が出るのは、手間が増えるように見えるからです。実際には、辞めるたびに全員のパスワードを配り直す手間が消えるので、長い目では減ります。割ったうえで、束ごとに見られる範囲を設定します。
同時に、私物の端末で相談を受ける形を止める手当てもここで入ります。指名の関係ができると個人の連絡先を交換する流れになりやすく、そこに写真と体質の申告が届きます。店から見えない場所に重い中身が置かれた状態です。止め方は禁止ではなく、店の窓口に届いた相談がそのまま指名されたスタイリストの手元に回る形にすることです。個人の連絡先を教える理由が消えれば、自然に減ります。
例外の作り方を、先に決めておく
絞った範囲は、急ぎの用事で崩れます。指名のスタイリストが休みで、代わりの人が相談の中身を見る必要が出る。店長が不在で、応募の一次連絡を別の人が返す。こうした場面は必ず来ます。
崩れ方には二通りあります。その場限りで渡して戻すか、渡したまま忘れるか。ほとんどは後者です。渡すこと自体は問題ではなく、戻す作業が誰の仕事にもなっていないことが問題になります。
対処は、例外を作るときに終わりを一緒に決めることです。今日だけ、この一件だけ、この人が戻るまで。終わりを言葉にしておくと、戻す作業に気づけます。そして、例外を作ったこと自体をどこかに残しておくと、月に一度の確認のときに拾えます。頭の中だけで例外を作ると、拾う手がかりが残りません。
何のために集めたのかを、先に書いておく
絞る作業と並行して決めるのが、利用目的です。法律は、次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
美容室の場合、書く中身はそれほど多くありません。予約と施術のため、相談への返信のため、来店の案内のため。これに、使わないことも書き添えると実務が楽になります。相談で送られた写真を店の紹介に使わない、と書いてあれば、載せてよいかを一件ずつ判断する必要が消えます。
取得の場面についても定めがあります。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
実務では、問い合わせの送信画面と、来店時に書いてもらう用紙の両方に置くことになります。サイトのどこかに一枚ページを作り、送信画面からそこへ案内する形が扱いやすい。書いてある場所が一つなら、直すときも一か所で済みます。
置き場所ごとの弱点を知っておく
紙の台帳
紙は権限が付きません。棚の前に立てば見られます。弱点がはっきりしている分、対処も単純で、置く場所を分けて鍵を掛けるだけです。応募者の書類とお客さまのカルテを同じ引き出しに入れない、という程度でも意味があります。
もう一つの弱点は、控えが無いことです。水濡れや紛失で消えます。紙で持ち続けるものと、控えを別に持つものを分けておきます。
表計算のファイル
表計算のファイルは、閲覧の記録が残りません。誰が開いたか、誰が持ち出したかが分からない。複製が簡単に作れるので、同じ内容のファイルが複数の場所に増えます。増えた分は、消す作業の対象から漏れます。
ファイル名に日付を足した控えが並んでいる状態は、この兆候です。どれが最新か分からないまま、全部が残ります。
メールの受信箱
受信箱は、絞ることがいちばん難しい置き場です。届いたものが全部同じ場所に並び、検索すれば出てきます。転送すれば複製が増え、スタッフが自分の端末で見ていればその端末にも残ります。
そして、消す作業とも相性が悪い。問い合わせの本文だけを消したくても、実際には添付ごとまとめて消すことになり、必要なやり取りまで巻き込みます。だから消さなくなります。
個人のスマートフォン
いちばん把握しにくいのがここです。店から見て、何がいつまで残るのかが分かりません。写真だけでなく、電話番号も来店の希望も同じ場所に溜まります。辞めるときには、進行中の相談ごと見えなくなります。
いつまで置くかを、受け取る前に決める
保管の話で最後まで残るのが、消す側です。法律は、次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
期間は店の考え方で決めます。決めていないことのほうが問題で、決めていないと事実上の永久保存になります。
決め方は、束ごとに一つ置くだけで足ります。相談から来店が無いまま6か月経った件の写真は消す。採用に至らなかった応募の書類は、選考が終わってから3か月で消す。来店の記録は、最後の来店から何年で消す。この三行があれば、月に一度の作業として組み込めます。
期間を決めると、決めた側にも利点があります。応募者から「送った書類はどうなりますか」と聞かれたときに、その場で答えられます。答えられないことのほうが、印象が悪い。
紙のカルテをどこまで残すか
全部やめる必要はない
紙を減らす話になると、全部やめる方向に振れがちです。しかし美容室の現場では、紙が強い場面が確かにあります。施術中に手が濡れている、鏡の前で書き足す、来店した人に見せながら書く。この場面で端末を出すのは、実際に手が止まります。
判断の基準は、残すかどうかではなく、何を紙に書くかです。その日の施術の細かいメモは紙で構いません。連絡先や体質の申告のような、探されると困る中身が紙にだけ載っている状態を避けます。紙に載っている中身のうち、失うと店が困るものと、漏れると相手が困るものを分けて考えます。
分けたうえで、紙に残す分は置き場所と鍵を決めます。応募者の書類とお客さまのカルテを同じ引き出しに入れない。この程度でも、束を分ける考え方は紙の側にも通ります。
紙にしかない情報を作らない
いちばん困るのは、紙にしか無い中身が生まれることです。電話で受けた相談をメモに書いて貼り、そのメモが誰にも読まれずに剥がれる。書いた本人が休みの日に、貼られたメモの意味を他の人が読み解くのは難しい。
止め方は、電話で受けたものもその日のうちに件として残すことです。書き写す手間は増えますが、休みの人の分を代わりに返せるようになります。件として残っていれば、決めた期間で消す対象にも入ります。紙のメモは、消す対象の一覧に載りません。
紙を残す場合も、控えの考え方は要ります。紙は水濡れと紛失で消えます。失うと店が困る中身が紙にしか無いなら、それは管理の問題ではなく、店の続き方の問題になります。
人が入れ替わるときの手当て
辞めるときに止める
絞った状態を保つには、辞めるときの手順が要ります。個人ごとにアカウントを割ってあれば、止めるのは一手です。共有のままだと、全員に配り直すことになり、実際にはやらないまま残ります。
止める対象は、店のアカウントだけではありません。予約サイトの管理画面、公式アカウントの管理者、写真を置いている場所。使っているものを一覧にしておかないと、止め忘れが出ます。
入るときに渡す範囲を決める
新しく入った人に、いきなり全部を渡さないようにします。束の考え方があれば、渡す範囲は決まっています。アシスタントとして入った人が応募者の履歴書を見られる理由はありません。
渡すときに、書いてある利用目的を一緒に読んでもらうと、後の説明が減ります。何のために集めているのかが分かっていれば、それ以外に使わない判断も自然にできます。
万が一のときに、誰が何をするか
漏れたかもしれない状況は、大がかりな事故だけではありません。メールを別の人に誤って送った、写真を保存した端末を無くした、紙のカルテが見当たらない。美容室で起きうるのは、こちらの規模です。
法律には、一定の場合に本人への通知や委員会への報告が求められることが定められています。どの場合が該当するかは中身によって変わり、判断が分かれる場面もあるので、実際に起きたときは所管の窓口や専門家に確かめてください。
受付の側で先に決めておけるのは、気づいた人が誰に言うか、という一点だけです。言い先が決まっていないと、言い出しにくい空気で止まります。止まっている間に対処が遅れることのほうが、はるかに重い。誰に言うかを決めて、言った人を責めないと決めておく。これだけで、初動の速さが変わります。
同意を、どこで何回取るか
送信画面と来店時の用紙で、二重になる
美容室では、同意を取る場面が自然と二か所になります。問い合わせを送るときの画面と、来店したときに書いてもらう用紙です。両方に同じことが書いてあれば問題は起きませんが、実際には別々の時期に別々の人が作っているので、中身がずれます。
ずれると、どちらが正しいのかを店の中で誰も答えられなくなります。送信画面には「相談への返信にのみ使う」と書いてあり、来店時の用紙には「店からの案内の送付に使う」と書いてある。案内を送ってよいのかどうかが、その人がどちらを通ってきたかで変わることになります。
揃え方は単純で、書いてある場所を一つにして、両方からそこを指すことです。サイトに一枚ページを作り、送信画面と用紙の両方から案内する。中身を直すときも一か所で済みます。紙の用紙には全文を刷らず、どこに書いてあるかだけを書く形でも足ります。
何に使わないかを、あえて書く
同意の文面を作るとき、使う目的だけを並べると、後の判断が減りません。「予約と施術のため」と書いてあっても、店の紹介に写真を載せてよいかは読み取れないからです。
書き足すべきなのは、使わないほうです。相談で送られた写真を店の紹介や広告には使わない。来店の記録を店の外に渡さない。この二行が入っているだけで、迷う場面が大幅に減ります。載せたい場合は、そのための同意を別に取る形にします。来店したときに口頭で確認して、確認したことを件の記録に残す。
書く量は多くしないほうがよい。長い文面は誰も読みません。読まれない文面は、同意を取った証拠にはなっても、店の中の判断の助けにはなりません。判断の助けになる長さに収めるほうが、実務としては効きます。
未成年からの相談が届いたとき
美容室には、学生からの相談が届きます。学割の適用、成人式のヘアセット、部活の規定に合う長さ。送ってくるのは本人で、支払いや送迎は保護者、という形になることがあります。
同意の扱いをどうするかは、年齢や中身によって考え方が分かれます。断定できないので、判断に迷う場面では所管の窓口や専門家に確かめてください。受付の側でできるのは、保護者への連絡が必要になる相談かどうかを、返信の前に見分けられるようにしておくことです。送信の画面に年代を選ぶ欄を一つ置いておくと、見分けが付きます。
同じ人の情報が、二か所に増える
予約サイトと店の台帳
予約サイトを使っている店では、同じ人の情報が二か所にあります。サイト側には予約の履歴と連絡先が溜まり、店の台帳には施術の記録が積み上がる。名前は同じでも、別々の場所です。
これが効いてくるのが、消すときです。店の台帳から消しても、サイト側は残ります。逆にサイトの退会があっても、店の台帳の記録は消えません。決めた期間で消す運用を作るとき、どちらの場所も対象に入れておかないと、片方だけが残り続けます。
もう一つ効くのが、聞かれたときです。「登録した情報はどうなっていますか」と聞かれて、店の台帳のことしか答えられないと、話が食い違います。使っている場所を一覧にしておくのは、消す作業のためでもあり、答えるためでもあります。
公式アカウントと写真投稿サービス
窓口を複数持っていると、置き場所はさらに増えます。公式アカウントのトークには、過去の相談のやり取りがそのまま残ります。写真投稿サービスのダイレクトメッセージにも、送られてきた画像が残ります。
これらは、店が管理している場所というより、外のサービスの中にある場所です。消す操作ができるかどうか、誰が管理者になっているか、辞めた人の権限が残っていないか。この三つは確かめておく価値があります。管理者が辞めたスタッフの個人アカウントのままになっている店は、珍しくありません。
重い中身を一か所に寄せる話は、ここでも効きます。日時の調整は各窓口で受けたままでよく、写真と体質の申告だけを店の入り口に寄せる。寄せた先が一つなら、消す作業も答える作業も、その一か所についてだけ考えればよくなります。
本人から問い合わせが来たときの答え方
送った情報を見せてほしいと言われる
本人から、自分の情報について問い合わせが来ることがあります。どんな内容が残っているのか、消してほしい、案内の送付を止めてほしい。法律には、本人からの求めに応じるための手続きが定められています。どの求めにどこまで応じる必要があるかは中身によって変わるため、実際に受けたときは所管の窓口や専門家に確かめてください。
受付の側で先に決めておけるのは、こうした問い合わせが来たときに誰が答えるか、という一点です。担当が決まっていないと、その場にいた人がそれぞれの理解で答えることになり、答えが揃いません。窓口を一人に決めて、その人に回す形にしておきます。
答えられる状態にしておく
答えるためには、どこに何があるかが分かっている必要があります。予約サイトに何が残り、店の台帳に何があり、問い合わせの記録に何が付いているか。一覧が無ければ、聞かれてから探すことになります。
探す時間がかかるだけなら、まだ良いほうです。探し漏れがあると、答えた内容が事実と違うことになります。束を分けて、置き場所を書き出しておく作業は、この場面で直接効きます。
案内の送付を止めてほしいという求めは、比較的よく来ます。止めた記録がどこにも残らない形だと、次の一斉送信でまた届きます。止めたことが件に残る形にしておくと、同じ苦情が二度起きません。
道具を選ぶときに見る軸
置き場所を変えると決めたとき、何を比べればよいのかを整理します。
第一の軸は、束ごとに見られる人を分けられるかどうかです。分けられない道具を選ぶと、絞る作業がそこで止まります。無料で使える定番のフォームで受けたあとに何が起きるかは、Googleフォームとの比較に、回答が表に溜まったあとの扱いという観点でまとめられています。
第二の軸は、届いたものが件として残り、誰が対応したのかが分かるかどうかです。すでに店のサイトにフォームを置いている場合は、Contact Form 7との比較に、送信の通知が飛ぶだけの状態と、届いたあとを管理できる状態の違いが整理されています。
第三の軸は、消す作業ができるかどうかです。件ごとに消せるのか、期間で絞り込めるのか。ここが弱いと、決めた期間が守れません。
何がどこまでできるのかは、できることに機能の単位で並んでいます。実際の画面を見たほうが早い場合は、動くところを見るで、送信されたあとの画面を触れます。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、フォームを作る画面を眺めても分かりません。
求人の応募を別の束として扱うときの形は、採用の応募受付に、選考の進み具合をどう持たせるかという観点でまとめられています。お客さまの相談側は問い合わせの受付のほうが近い。二つを別の入り口にする判断材料になります。
絞ったあと、続いているかを確かめる
決めた範囲は、放っておくと戻ります。人が増え、急ぎの用事で例外を作り、例外が常態になります。
続いているかを確かめる材料は、三つで足ります。一つ目は、束ごとに見られる人の一覧が、いまの在籍と一致しているか。辞めた人が残っていないか。二つ目は、決めた期間を過ぎた件が実際に消えているか。三つ目は、決めた入り口以外から重い中身が届いていないか。受信箱に写真の添付が届き続けているなら、案内が行き渡っていません。
確かめるのは、月に一度で十分です。日を決めておくと定着します。給与の計算をする日、棚卸しをする日、シフトを組む日のどれかに付けておけば、思い出す手間もかかりません。単独で新しい作業として立てると、忙しい月に飛ばされ、飛ばした翌月にはやらなくなります。
見た結果は、書き足すのではなく、直した日付だけを残します。何ページもの点検表を作ると、埋める作業が目的になります。三行の確認で、ずれていたらその場で直す。直したことが分かる程度の記録があれば足ります。
この三つを月に一度見るだけで、状態は保てます。年に一度の大がかりな点検より、月に一度の三行の確認のほうが続きます。続かない仕組みは、無いのと同じです。
そして、確かめる作業自体を軽くするには、束が分かれていて、件ごとに記録が残っている必要があります。受信箱と紙とファイルに散らばったまま点検しようとすると、点検のたびに全部を見て回ることになり、二度目からやらなくなります。見られる人を絞るところから始めるのは、そのあとの作業を全部軽くするためでもあります。
順番をもう一度だけ整理します。束を三つに分ける。束ごとに見る理由がある人を書き出す。共有のアカウントを人ごとに割る。何のために集めるかを一か所に書く。束ごとに消す期間を決める。この五つが済んだ時点で、置き場所を変える話に進めます。逆に、置き場所から手を付けると、決める材料が無いまま道具を選ぶことになり、選んだあとで結局この五つを決め直すことになります。
Q1. 美容室が集めている個人情報には、どんなものが含まれますか？
予約の記録にある名前や連絡先、来店日時、担当者、施術内容と金額が土台です。そこに問い合わせ経由で、なりたい髪型や現状の写真、顔が写った画像、過去の施術履歴が加わります。さらに、かぶれた経験や妊娠中といった体質や体調の申告が混ざることがあります。求人の応募書類と取引先の連絡先も別の束として存在します。
Q2. 保管の方法より先に、見られる人を決めるのはなぜですか？
置き場所をいくら固めても、店の誰でも開ける状態なら効き目が薄いからです。範囲が決まっていれば、その範囲についてだけ置き場所と期間を決めればよくなり、決めることが大幅に減ります。何かあったときに誰が見られたのかを説明できる状態にしておくことが、絞る目的です。疑うためではありません。
Q3. スタッフが数人しかいない店でも、束を分ける意味はありますか？
あります。特に効くのが、お客さまの束と求人の応募の束を分けることです。応募してきた人は、いま働いている店に知られたくないのが普通で、店の全員に見られるとは思っていません。人数が少ない店ほど分ける作業は簡単に終わります。困っていないから後回しにすると、人が増えたときにその状態が引き継がれます。
Q4. 集めた情報は、いつまで置いておけばよいですか？
法律に具体的な期間の定めはなく、店の考え方で決めます。大事なのは決めること自体で、決めていないと事実上の永久保存になります。相談から来店が無いまま6か月経った件の写真は消す、採用に至らなかった応募書類は選考終了から3か月で消す、といった形で束ごとに一行ずつ置けば、月に一度の作業に組み込めます。
Q5. 誤送信や紛失に気づいたとき、まず何をすればよいですか？
店の中で、気づいた人が誰に言うかを先に決めておくことです。言い先が決まっていないと、言い出しにくい空気で初動が遅れます。言った人を責めないと決めておくところまでが手当てです。本人への通知や報告が必要になる場合の判断は中身によって変わるため、所管の窓口や専門家に確かめてください。