美容室の不採用の連絡｜次の募集で声をかけられる残し方

美容室の不採用の連絡は、後回しになりやすい連絡です。予約が詰まった日の閉店後に、見学に来てくれた美容学生や、技術チェックを受けに来たスタイリストへ「今回は見送ります」と書くのは気が重く、明日にしようと思っているうちに1週間が過ぎます。ところが美容室の採用では、今回見送った人が、半年後の新卒募集や、スタイリストとしてデビューしたあとの中途募集で、いちばん話の早い候補者になることが珍しくありません。この記事では、美容室の見送りを理由の型ごとに分け、それぞれの伝え方と、次の募集で声をかけられるように何をどこまで残すかを整理します。

美容室の見送りは、狭い業界の中で次につながる

美容師の世界は、店の数が多いわりに人のつながりが濃い業界です。美容学校の同級生、講習会で一緒になった人、同じ材料を扱うディーラーの担当者、前の店の先輩。応募してきた人は、店の外でこうした人たちとつながっています。見送りの連絡をしなかった店、雑な文面を送った店の話は、その輪の中で思った以上に早く伝わります。

一方で、美容室の見送りには「その人がだめだった」のではない理由が多く含まれます。まだ国家試験を受けていない学生で入社の時期が合わなかった、スタイリストを募集していたのに応募者はアシスタントの途中だった、店は雇用で募集していたのに応募者は業務委託を希望していた。どれも、時期や店の状況が変われば、同じ人を採りたくなる理由です。

とくに時期のずれは、美容室ならではです。美容師の国家試験は年に2回あり、養成施設を出る時期に合わせて受験する人が集中します。合格してもすぐに免許証が届くわけではなく、名簿への登録を経て交付されます。この流れの途中にいる人は、応募の時点では任せられる仕事が限られていても、数か月後には状況が変わっています。

中途の美容師も同じです。アシスタントとして応募してきた人が、別の店で1年か2年のうちにデビューすることは普通にあります。今回はスタイリストの枠に合わなかった人が、次にスタイリストを探すときの候補になります。

だからこそ、不採用の連絡は「断って終わり」にせず、次に声をかけられる状態で終えることに意味があります。そのために決めておくことは、見送りの理由の型、伝える手段と時期、文面、残す記録、そして声をかけてよいかの確認です。

見送りの理由を4つの型に分ける

見送りの連絡が書きにくいのは、理由をどこまで書けばよいか迷うからです。美容室の見送りを型に分けておくと、型ごとに文面を決めておけるので、閉店後に一から考える必要がなくなります。

時期が合わない

美容学校に在学中で、店がすぐに働ける人を探している場合。国家試験に合格して免許の登録を待っている人で、店の開業や増床に間に合わない場合。在職中で、今の店を辞められるのが半年後になる場合。この型は、応募者に原因がありません。時期が合えば採りたいと、はっきり伝えてよい型です。

技術の段階が募集と合わない

スタイリストを募集しているのに、応募者はカットのデビュー前だった場合や、逆にアシスタントの募集にベテランのスタイリストが応募してきた場合です。美容室では、技術の段階によって任せる仕事と給与の体系がまるで違うので、段階が合わないと採用できません。ただし、この型は時間がたてば段階が変わります。

契約の形が合わない

店は正社員で募集していたが、応募者は業務委託で自分の指名客を担当したかった場合。店は業務委託の枠しかないが、応募者は社会保険のある雇用を希望していた場合。どちらが悪いわけでもなく、店がもう一方の形の募集を始めたときには、最初に声をかける相手になります。

店の営業や客層と合わない

土日に出られない、閉店後の練習に参加できない、店の得意なメニューと応募者のやりたい方向が違う、といった場合です。人物の評価に近く見えますが、多くは店の営業の形との相性です。この型だけは、次に声をかけるかどうかを慎重に判断します。

面接や技術チェックで、身だしなみや言葉づかい、時間を守らなかったといった点が気になって見送る場合もあります。この場合は理由を文面に書かず、記録にも次に声をかけない印だけを残します。

連絡の手段は、応募が届いた入口に合わせる

美容室の応募は入口がばらばらです。求人サイト、店のサイトの採用ページ、Instagramのダイレクトメッセージ、美容学校の求人票、スタッフの紹介。見送りの連絡は、原則として応募が届いた入口で返します。

求人サイトから届いた応募は、そのサイトのメッセージ機能で返します。サイト側に選考の結果を記録する欄があれば、あわせて更新しておくと、応募者の画面でも状況が分かります。

店のサイトやメールで届いた応募は、店のアドレスからメールで返します。オーナー個人のアドレスや携帯から送ると、次の募集で声をかけるときに、誰が送ったのかが店に残りません。

InstagramのDMで「働きたいです」と届いた人には、DMで結果だけを長々と書くより、まず応募の窓口を案内して、選考はそちらで進めておくのが本来の形です。すでにDMのまま見学まで進んだ人には、DMで返すしかありませんが、見送りの文面は短く、丁寧にします。DMは店のアカウントを複数のスタッフが見ていることが多く、やり取りが全員の目に入るからです。

美容学校の求人票を見て応募してきた学生は、学校の就職担当の先生を通じて結果を伝える形が合う場合があります。学校によっては、学生本人と店のやり取りを就職担当が把握する運用をしているので、応募の段階で「結果は本人と学校のどちらに伝えればよいか」を確かめておきます。本人にだけ伝えて学校が知らない状態になると、学校はまだ選考中だと思ったまま、学生に次の店を勧められません。

電話で結果を伝えるのは、技術チェックまで進み、店に何度か足を運んでくれた人に限るのが現実的です。電話は営業中にかけられず、夜にかけるのは応募者にも負担です。電話で伝えたときも、あとで同じ内容を短く文字で送っておくと、言った言わないが起きません。

伝える時期は、見学や面接の場で先に約束する

見送りの連絡が遅れる一番の理由は、合否を決める日が決まっていないことです。美容室では、オーナーが面接をし、教育担当が技術チェックを見て、店長が現場の意見を聞く、というように判断する人が分かれていることが多く、全員の意見がそろうのを待っているうちに日がたちます。

見学や面接の最後に、「結果は5日以内に、このメールアドレスへお送りします」と、日数と手段を伝えておきます。口に出した日数は、店にとっての締め切りになります。約束した日までに決めきれないときは、その日に「もう少しお時間をください。〇日までにお知らせします」と一度送ります。

学生の場合は、店の都合だけで日数を決めないほうがよい場面があります。学生は同じ時期に複数のサロンを見学していて、ほかの店から内定の返事を求められていることがあります。結果の連絡が遅いと、学生は店の返事を待てずに別の店に決めます。採りたい学生に対しても、見送る学生に対しても、早く返すことが相手の就職活動を止めないことになります。

店の中で、見送りの連絡が漏れる場所

見送りの連絡が送られないまま終わるのは、たいてい誰かが怠けたからではありません。判断する人と連絡する人が分かれていて、その間で「向こうが送ったと思っていた」が起きるからです。美容室でこれが起きやすい場所は決まっています。

オーナーと店長の間

面接はオーナーがして、その後のやり取りは店長に任せている店では、オーナーが「今回はなし」と口頭で店長に伝えたまま、店長は正式な指示を待っている、という状態がよく起きます。合否を決めた人が、連絡を送る人の名前まで決めて伝えるようにしておくと、この隙間は埋まります。

教育担当と面接をした人の間

技術チェックを教育担当のスタイリストが見る店では、教育担当が「技術は足りない」と判断しても、それが面接をした人に届くまでに日数がかかります。教育担当は営業中ずっと施術に入っていて、話す時間が閉店後の練習の時間しかないからです。技術チェックが終わったその日のうちに、到達度を一言だけ記録に書いてもらう決まりにしておきます。

受付スタッフと判断する人の間

電話やDMで「結果はまだですか」と問い合わせを受けるのは、受付のスタッフやアシスタントであることが多いです。受付が合否を知らないと「確認して折り返します」と答え、その折り返しがまた漏れます。受付には合否の中身を伝える必要はありませんが、結果の連絡をいつまでに誰が送るのかは見える状態にしておきます。

本部と店舗の間

複数の店舗を持つ美容室で、応募の受付を本部がまとめ、面接を各店の店長がしている場合、本部は店長からの結果の報告を待ち、店長は本部が連絡すると思っています。どちらが見送りの連絡を送るのかを、店舗ごとではなく会社として1つに決めておきます。

見送りの連絡を送る時間を、営業の中に置く

美容室の1日は予約で埋まっていて、見送りの連絡のように気の重い作業は、空いた時間があっても手が伸びません。そこで、連絡を送る時間をあらかじめ決めておきます。

たとえば、週に1回、定休日の前日の閉店後に15分だけ、選考中の応募を一覧で見て、結果が決まっている人に連絡を送る時間にします。文面は型ごとに用意してあるので、差し替える部分は名前と日付くらいです。1人あたり数分で済みます。

この時間に合わせて、判断する人も結果を決めておく習慣がつきます。「今週の連絡の時間までに決める」という締め切りができるからです。応募が多い時期は、この時間を週2回に増やします。新卒の見学が集まる時期は、とくに返事の遅れが学生の就職活動に響くので、回数を増やす価値があります。

以前に見送った人から、再び応募が来たとき

次の募集で店から声をかける前に、見送った人の方から再び応募してくることもあります。とくに、デビューを済ませたスタイリストや、免許の登録が終わった人が、前に見学した店をもう一度選ぶのはよくあることです。

このとき、前回の記録が残っていれば、「前回は時期が合わずお見送りしましたが、ご応募ありがとうございます」と、相手を覚えている形で返せます。応募者にとって、覚えていてもらえることは店を選ぶ理由になります。

一方で、前回の記録を見ずに、初めての応募として同じ見学や同じ説明を繰り返すと、応募者は店が自分を覚えていないことに気づきます。前回の技術チェックの到達度が残っていれば、今回はその続きから確かめればよく、応募者の時間も店の時間も節約できます。

前回の見送りが「相性」の型だった人から再応募が来た場合は、前回の記録を見たうえで、面接をした人とは別の人がもう一度会うかどうかを判断します。人の印象は時間で変わりますし、前回の判断が一人の見方に偏っていた可能性もあります。

見送りの型ごとの文面

文面は、型ごとに1つずつ用意しておきます。どの型でも、応募へのお礼、結果、次につながる一言の順に書き、最後に店の名前と担当者の名前を入れます。以下は例です。〇〇や△△の部分を差し替えて使います。

時期が合わなかった人へ

〇〇様

先日はサロン見学にお越しいただき、ありがとうございました。 今回は、〇月からすぐに勤務できる方を募集していたため、採用を見送らせていただくことになりました。 技術への向き合い方や、お客様との接し方についてのお話はスタッフ一同とても印象に残っています。 来年の新卒の募集を始める際に、改めてご連絡を差し上げてもよろしければ、このメールにその旨をご返信ください。

美容室△△ 店長 □□

技術の段階が募集と合わなかった人へ

〇〇様

このたびはスタイリスト職にご応募いただき、ありがとうございました。 今回はデビュー済みで、すぐにお客様を担当できる方を募集していたため、見送らせていただきます。 今後、スタイリストとしてのデビュー後に改めて当店をご検討いただけるようでしたら、いつでもご連絡ください。

美容室△△ オーナー □□

契約の形が合わなかった人へ

〇〇様

ご応募いただき、ありがとうございました。 現在当店では正社員のみで募集しており、業務委託でのご勤務のご希望には沿うことができませんでした。 業務委託の枠を設ける際には、ご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。ご希望の場合はご返信ください。

美容室△△ □□

店の営業や客層と合わなかった人へ

〇〇様

先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。 慎重に検討しました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。 ご希望に沿えず申し訳ありません。〇〇様のこれからのご活躍をお祈りしております。

美容室△△ □□

最後の型だけは、次の募集の話を書きません。書けば応募者は再応募を考えますが、店は声をかけるつもりがないからです。期待させて待たせるほうが、相手の時間を奪います。

紹介で来た人を見送るとき

美容室には、スタッフの友人、美容学校の先生、材料を扱うディーラーの担当者、講習会の講師といった人からの紹介で応募が来ることがあります。紹介の応募を見送るときは、応募者本人と紹介者の両方への伝え方を考えておく必要があります。

先に伝えるのは、応募者本人です。紹介者に先に伝えると、本人が店からではなく紹介者から結果を聞くことになり、店への不信につながります。本人に連絡を送ったあとで、紹介者には「ご紹介いただいた〇〇さんには、本日結果をお伝えしました」とだけ伝えます。

紹介者に見送りの理由を詳しく話すのは避けます。紹介者は本人と近い関係にあり、店が話した理由はそのまま本人に伝わります。とくにスタッフの紹介の場合、理由を話すと、そのスタッフが店と友人の間で板挟みになります。紹介してくれたことへのお礼と、結果を本人に伝えたことだけで十分です。

文面に書かないこと、口にしないこと

見送りの理由を具体的に書くと、応募者との間で言い合いになりやすくなります。とくに次のことは、文面にも電話にも出さないようにします。

・技術チェックでの細かい減点（どのカットのどこが甘かったか） ・指名客の数や、持っているお客様の少なさ ・年齢、容姿、髪型や服装の好み ・結婚や出産の予定、家族のこと ・前の店を辞めた理由への評価

技術についての講評を求められることはあります。アシスタントの学生から「どこを練習すればよいですか」と聞かれたら、合否の理由としてではなく、今後の練習の参考として、口頭で短く伝える程度にとどめます。文字で残すと、そのまま合否の理由として受け取られます。

家族のことや結婚の予定は、見送りの文面に出すかどうか以前に、面接で聞かないことです。厚生労働省の公正な採用選考の案内では、適性や能力に関係のない事項を応募用紙に書かせたり面接で尋ねたりすると、採用基準にしないつもりでも採否に影響し、就職差別につながるおそれがあると説明されています。美容室は土日の勤務や夜の練習があるので、家庭の事情を聞きたくなる場面が多い業種です。聞くのは「土日に月何回出られるか」「練習に参加できる曜日」といった働き方そのものに絞ります。

技術チェックのあとに見送るとき

美容室の選考には、ウィッグやモデルを使った技術チェックがあることが多く、応募者はそのために時間を空け、モデルを連れてくることもあります。そこまで手間をかけてもらったあとの見送りは、書類だけの見送りより丁寧に扱う必要があります。

まず、技術チェックを誰が見て、どの基準で判断したかを、見送りの連絡の前に店の中でそろえておきます。オーナーは合格だと思っていたのに、教育担当が不合格だと言っている状態で連絡を送ると、あとで「やはり来てほしい」と言い直すことになりかねません。

次に、モデルを連れてきてもらった場合は、見送りの文面にもモデルへのお礼を一言入れます。モデルは応募者の友人や家族であることが多く、店への印象はその人にも残ります。

技術チェックの内容を記録するときは、次の募集で役に立つ形で残します。「カットは練習中、カラーの塗布は店の基準に届いている」のように、技術ごとの到達度を書いておくと、半年後に声をかけるときに、どこまで伸びたかを聞く手がかりになります。

次の募集で声をかけるために残す項目

次の募集で声をかけるには、何を残すかを決めておかないと、表の中に氏名と「不採用」の文字だけが並ぶことになります。それでは、半年後に誰に声をかけるべきかが分かりません。美容室で残しておくと役に立つのは、次の項目です。

この中で大切なのは、「次に声をかけてよいか」を本人の返事として残すことです。店が勝手に「また声をかけよう」と決めるのではなく、本人が「連絡してほしい」と答えた記録にします。

声をかけてよいかは、見送りの連絡の中で聞く

応募者の情報は、今回の募集で選考するために受け取ったものです。次の募集で連絡するのは、応募者から見れば別の使い方になります。職業安定法に基づく指針には、求職者の個人情報の保管や使用について次のように書かれています。

(五)　個人情報の保管又は使用は、収集目的の範囲に限られること。ただし、他の保管若しくは使用の目的を示して本人の同意を得た場合又は他の法律に定めのある場合はこの限りでないこと。 出典: mhlw.go.jp

このため、上の文面の例では「改めてご連絡を差し上げてもよろしければ、ご返信ください」と、本人が返事をする形にしています。返事が来た人だけを「声をかけてよい」として残し、返事がない人は今回の募集が終わったところで記録を整理します。どこまでを同意として扱うかの判断に迷うときは、所管の労働局や専門家に確かめてください。

応募フォームの段階で「今回不採用の場合も、今後の募集のご案内をしてよいか」を選んでもらう方法もあります。応募の時点で聞いておけば、見送りの連絡で改めて聞く手間が減ります。ただし、応募の条件として同意を求める形にはせず、「案内を希望しない」を選んでも応募できるようにしておきます。

残した記録の期限と消し方

不採用の人の履歴書や記録を、何年保管しなければならないという一律の決まりはありません。そのため、店で期限を決めることになります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることとされています。

美容室で期限を決めるときは、声をかける目安の時期に合わせるのが分かりやすい方法です。

・次に声をかけてよいと返事があった学生は、次の新卒募集が終わるまで ・デビュー後に声をかける約束をした人は、1年を目安に一度見直す ・声をかけない型の人は、今回の募集が終わった時点で整理する

紙の履歴書は、スタッフルームの引き出しに入れたままになりがちです。休憩中のスタッフが目にする場所に置かず、鍵のかかる場所で保管し、期限が来たらシュレッダーで処分します。写真付きの履歴書は、応募者が同じ業界の知り合いに見られたくない情報でもあります。

データで持っている場合は、表の行を消すだけでなく、メールの添付ファイルや、DMで送られてきた作品写真も同じ時期に消します。美容師は作品写真をSNSで公開していることが多いですが、応募のために送られてきた写真は、応募のために受け取ったものとして扱います。

次の募集で、実際に声をかけるときの順番

次の募集を始めるときは、求人サイトに掲載する前に、残しておいた記録から声をかける人を選びます。美容室では、募集の種類ごとに見る列が違います。

・新卒アシスタントの募集なら、「時期が合わない」で見送った学生のうち、返事があった人 ・スタイリストの募集なら、「技術の段階」で見送った人のうち、デビューの目安の時期を過ぎた人 ・業務委託の枠を作ったなら、「契約の形」で見送った人

声をかけるときの文面では、前回の応募へのお礼と、今回の募集の条件を先に書きます。「前回は時期が合わず見送りましたが」と過去の理由を長く書く必要はありません。相手が覚えている範囲で十分です。

返事がなかったり、すでに別の店で働いていると返ってきたりしたら、その記録はそこで整理します。何度も連絡するのは避けます。

いまの受け方で足りるかを見極める

ここまでの流れは、紙の台帳や表計算ソフトでも回せます。分かれ目は、見送りの連絡を誰がいつ送ったか、次に声をかけてよいかという返事を、応募ごとに残し続けられるかどうかです。次の問いで見極められます。

・応募が月に数件で、オーナーひとりが面接から連絡まで担当しているなら、表に「見送りの型」と「声をかけてよいか」の列を足せば回ります ・店長と教育担当で判断を分けているなら、応募ごとに誰が判断し、連絡を送ったかが一覧で見えるかが分かれ目です ・求人サイト、DM、学校経由と入口が多いなら、入口の違う応募を1つの一覧に並べ、見送りの記録を同じ場所に残せるかを確かめてください

Googleフォームで応募を受けて、スプレッドシートで管理している美容室は多くあります。列を足せば見送りの型も記録でき、応募が少ないうちはそれで足ります。どういう使い方ならそのままでよいのかは、Googleフォームとの比較で整理しています。店のサイトをWordPressで作っている場合は、Contact Form 7との比較も参考になります。

届いた応募に担当と状況を持たせ、見送りの連絡まで同じ画面で回す流れは、採用の応募受付で紹介しています。応募ごとの状況の管理や、決まった文面での一括連絡といった機能の範囲はできることに、実際の画面は動くところを見るにまとめています。費用は料金で、データの保管や削除についての疑問はよくある質問で確かめられます。見送りの連絡で差がつくのは、文面の上手さより、送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。まずは直近で見送った応募者に、連絡を送り終えているかを一覧で確かめるところから始めてみてください。

Q1. 美容室のサロン見学だけに来た学生にも、不採用の連絡は必要ですか？

見学が選考を兼ねていた場合や、学生が応募の意思を示していた場合は、結果を伝えるのが丁寧です。学生は複数のサロンを同時に見学しており、返事がないと次の店に進めません。学校経由で来た学生なら、本人と学校のどちらに伝えるかを見学の時点で確かめておくと、連絡の漏れを防げます。

Q2. 技術チェックで不採用にした理由を聞かれたら、どう答えればよいですか？

合否の理由として細かな減点を伝えるのは避け、店が募集していた技術の段階と合わなかったことを伝える程度にとどめます。アシスタントの学生から今後の練習について聞かれた場合は、口頭で短く参考を伝えるのはよいですが、文字で残すと合否の理由として受け取られやすいので注意してください。

Q3. 不採用にした美容師に、次の募集で連絡してもよいですか？

今回の選考のために受け取った情報を別の募集の案内に使うことになるため、本人の同意を得ておくのが安全です。見送りの連絡の中で、次の募集で連絡してよいかを尋ね、返事があった人だけを記録に残す形にします。判断に迷う場合は、所管の労働局や専門家に確かめてください。

Q4. InstagramのDMで応募してきた人への不採用の連絡も、DMでよいですか？

すでにDMのやり取りで見学や面接まで進んだ場合は、DMで返すしかありません。その場合は文面を短く丁寧にし、店のアカウントを複数のスタッフが見ていることを踏まえて、理由は書かないようにします。今後は、DMで届いた時点で応募の窓口を案内し、選考の連絡をそちらに移しておくと管理しやすくなります。