美容室の問い合わせ窓口を開けると、文章より先に画像が届きます。なりたい髪型を保存したスクリーンショット、いまの毛先を自分で撮った写真、前に別の店で染めたときの色見本。指名と相談の問い合わせを受けている店なら、写真が付いてくるのはむしろ普通の状態です。
問題は、その写真がメールの添付として飛んでくることです。受付をひとりで回している店ほど、添付は静かに詰まりを増やします。開けない、送れない、誰のものか分からない、返したかどうかが残らない。そして気づくと、店のメールの受信箱がお客さまの顔写真の置き場になっています。
この記事では、美容室の受付で写真や書類をどう受け取るかを決めるために、いま何が詰まっているのかを分解し、受け取り方を変えるときに先に決めておくことを順番に並べます。髪や薬剤についての判断そのものには触れません。あくまで、届いたものを受けて返す側の回し方の話です。
美容室の問い合わせに写真が付いてくる理由
指名と相談は、言葉だけでは決まらない
美容室に届く問い合わせのうち、予約日時だけを聞くものは実は少数です。多いのは「この人に切ってもらいたいが、今週の夜に空いているか」という指名の確認と、「こうしたいができるか」という相談です。後者は、言葉だけでは絶対に決まりません。
「明るめのベージュ」と書かれても、送った本人が思っている明るさと、受け取った側が想像する明るさは一致しません。だから送る側は写真を付けます。切り抜きの画像を貼り、自分の後ろ髪を家族に撮ってもらい、前に行った店で撮った仕上がりを送ってきます。これは面倒な客の行動ではなく、話を早く進めようとしている行動です。
受付側から見ても、写真があるほうが助かります。写真が無ければ、来店してから「思っていたのと違う」が起きます。相談の段階で状態が見えていれば、指名するスタイリストの手が空いているかどうか、所要時間をどれくらい見ておくか、その日のうちに終わる相談なのかを、返信の時点で当たりを付けられます。写真は受付にとっても材料です。
送る側は、送り方を選んでいない
ここで見落とされがちなのが、送る側は送信手段をほとんど選んでいないという点です。店のサイトに書いてあるメールアドレスをタップすれば、スマートフォンのメールアプリが開きます。そこにあるのは添付のクリップのマークだけです。だから添付になります。
同じ人が、予約サイトのメッセージ欄では文字だけを書き、公式アカウントのトークでは画像を三枚まとめて送ってきます。行動が変わっているのではなく、目の前にある入り口の形が変わっているだけです。受け取り方を変えたいなら、まず入り口の形を変える必要があります。お願いや注意書きで送り方を矯正しようとしても、うまくいきません。
現場では、問い合わせの入り口が複数あるほど、写真の届き先がばらけると言われています。電話で口頭、メールで添付、公式アカウントで画像、予約サイトのメッセージ欄でテキストだけ。ひとつの相談が四か所に散ることも珍しくありません。
メール添付で受け取ると、受付の何が止まるのか
開けない、送れない
まず単純に、開けない写真が届きます。近年のスマートフォンで撮った画像は、標準の設定のままだと従来と違う形式で保存されることがあり、店のパソコンの環境によっては開けません。送った本人は普通に見えているので、開けないことに気づきません。「見ましたか」と催促が来て、受付が「開けませんでした」と返す往復が生まれます。
逆方向でも止まります。多くのメールサービスで、添付の上限はおおむね25MB前後に設定されています。最近のスマートフォンは一枚の写真が数MBあるので、四枚も五枚も付ければ簡単に超えます。送信エラーは送った側にだけ返るので、受付側は「問い合わせが来ていない」としか分かりません。返事が来ないと感じた相手は、別の店に問い合わせます。
この二つは、どちらも受付の努力では減らせません。相手の端末の設定と、メールの仕様の問題だからです。だからこそ、受け取る形そのものを変える価値があります。
ファイル名が「IMG_1234」のまま届く
添付で届いた画像のファイル名は、ほぼ例外なく撮影機器が自動で付けた連番です。誰のものかは、メールの本文と並べて初めて分かります。ところが受付の作業は、メールを開いたままでは進みません。写真を保存し、フォルダに置き、あとで見返します。その瞬間に、写真と送り主のつながりが切れます。
連番のファイルが何十個も溜まったフォルダを開いて、どれが今日の相談の人なのかを探す作業は、意外なほど時間を食います。しかも探し当てられなかったときに起きるのは、単なる遅延ではありません。別の人の写真を見ながら返信してしまう事故です。美容室の相談は髪の状態が写っているので、他人の写真で答えると内容が完全にずれます。
受信箱が、顔写真の置き場になる
いちばん重いのはここです。美容室に届く写真には、本人の顔が写っていることがよくあります。前髪の相談なら顔の上半分、ヘアセットの相談なら全身、成人式や結婚式の相談なら家族が一緒に写った写真も届きます。
メールの添付で受け取るということは、それらが受信箱の中に溜まり続けるということです。検索すれば出てきます。転送すれば複製が増えます。スタッフが自分の端末でメールを見ていれば、その端末にも残ります。誰がいつ見たかは、どこにも残りません。
個人情報の保護に関する法律は、事業者に対して次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
必要かつ適切な措置が具体的に何を指すかは、事業の規模や取り扱う中身によって変わります。断定はできませんし、判断に迷う場面では所管の窓口や専門家に確かめてください。ただ、受信箱に顔写真が無期限に溜まっている状態が、後から説明しやすい状態でないことは分かります。
添付をやめると決めたとき、最初に置き換えるもの
入り口にファイルの欄を作る
添付をやめるというのは、写真を受け取らないという意味ではありません。写真は受け取ったほうがいい。変えるのは受け取る場所です。
具体的には、問い合わせの入り口を送信フォームにして、その中に画像を選ぶ欄を置きます。すると三つが同時に片づきます。第一に、写真と本文が同じ一件として届くので、ファイル名が連番でも誰のものか分かります。第二に、届く先が受信箱ではなくなるので、メールを見られる人と写真を見られる人を別々に決められます。第三に、送る前に何を送ればよいかを画面上で伝えられます。
置く欄は多くする必要がありません。指名と相談の受付なら、名前、連絡先、指名したいスタイリスト、相談したい中身、希望の日時候補、写真。この6項目で、返信に必要な材料はほぼ揃います。欄が増えるほど途中でやめる人が増えるので、増やしたくなったら「その欄が無いと返信できないか」を基準に削ります。
受け取る形式と枚数を、先に決める
欄を作るときに一緒に決めておくのが、受け取る形式と枚数です。何でも受け取れる状態にしておくと、動画が届きます。動画は容量が大きく、開くのに時間がかかり、どこを見ればよいのかも分かりません。
美容室の相談で必要なのは、たいてい静止画です。なりたい形が分かる写真が一枚、いまの状態が分かる写真が一枚か二枚。合計3枚もあれば、返信のための材料としては足ります。上限を決めておけば、送る側も迷いません。「後ろ髪も撮ったほうがいいですか」と聞かれてから追加でやり取りする往復が減ります。
形式は、一般的な画像の形式に絞ります。絞ったうえで、うまく送れなかった人のための逃げ道を一つだけ用意しておきます。逃げ道が無いと、送れなかった人は結局メールに添付して送ってきます。
送る前に、何のために使うかを伝える
写真を送ってもらう画面には、その写真を何のために使い、どれくらい置いておくのかを書きます。法律は、取得の場面について次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
送信画面に一行あるかどうかで、後の運用がまるで変わります。「相談への返信と、来店時の施術の参考にのみ使います。店の宣伝や事例の掲載には使いません」と書いてあれば、写真を見る側の迷いも消えます。逆に何も書いていないと、後から「この写真、事例として載せていいのか」という判断が毎回発生します。
受け取った写真を、どこに置くか
台帳とファイルを別々に置かない
写真の受け取りをフォームに変えても、受け取ったあとで別のフォルダに移してしまうと、元の詰まりが戻ります。連番のファイルが並んだフォルダと、相談の一覧が書かれた表を、人間の記憶でつなぐことになるからです。
置き場所の理想は単純で、その一件を開けば写真も本文も返信の状況も同じ画面に出ることです。受付をひとりで回している店なら、開く場所が一つであることの効き目は大きい。探す時間がゼロになるだけでなく、探し当てられずに別の人の写真を見る事故も消えます。
同じ画面に置く効き目は、人が増えたときにさらに出ます。指名の問い合わせは、指名されたスタイリストが自分で見て返したほうが早い場面が多い。件ごとに担当が分かる状態になっていれば、受付が読み上げて伝えるひと手間が消えます。
見られる人を絞る
写真を置く場所を決めたら、次に決めるのは見られる人です。全員が全部見られる状態は、いちばん楽で、いちばん説明しにくい。
美容室の規模なら、絞り方は難しくありません。指名と相談の問い合わせを見るのは、受付を担当する人と、指名されたスタイリスト。求人の応募を見るのは、店長と経営者。この二つを混ぜないだけで、状態はかなり良くなります。応募者の履歴書と、お客さまの相談写真が同じフォルダに並んでいる状態は、どちらの側から見ても望ましくありません。
絞ったあとは、誰が見られるのかを紙に書いて残しておきます。人が入れ替わったときに、書いたものが無いと元に戻ります。
いつ消すかを、受け取る前に決める
保管の話でいちばん抜けるのが、消す側です。法律は、使う必要がなくなったデータについて次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
相談の写真がいつまで必要かは、店によって変わります。来店して施術が終わればもう不要という考え方もあれば、次回の相談で見比べたいという考え方もあります。どちらでも構いませんが、決めていない状態だけは避けます。決めていないと、事実上は永久保存になります。
決め方は、期間を一つ置くだけで足ります。相談から来店が無いまま6か月経った件の写真は消す、というような形です。期間を決めておけば、消す作業を月に一度の作業として組み込めます。思い出したときにやる作業は、いずれやらなくなります。
スタッフの個人端末で受け取らない
私物のスマートフォンに残ってしまう
美容室で起きやすいのが、スタイリストが自分のスマートフォンで相談を受けてしまう形です。指名の関係ができていると、直接連絡先を交換する流れになりやすく、そこに写真が届きます。
これは店側から見ると、把握できない場所に写真が置かれた状態です。誰が持っているのか、いつまで残るのか、店では分かりません。写真だけでなく、電話番号や来店の希望も同じ場所に溜まります。
止め方は、禁止を言い渡すことではなく、店の入り口を使ったほうが楽だと分かる状態にすることです。指名の相談が店の窓口に届いて、そのまま指名されたスタイリストの手元に回るなら、個人の連絡先を教える理由がありません。禁止だけを先に置くと、隠れて続くだけになります。
人が入れ替わるときに、引き継げない
私物の端末に残る問題は、退職のときに一気に表面化します。相談の途中だった件、来店の約束が入っていた件、まだ返していない件が、まとめて見えなくなります。引き継ぎの紙に書き写す作業が発生し、書き写す時間が無ければ、そのまま消えます。
美容室はスタッフの入れ替わりが起きる業種です。入れ替わっても受付が止まらない形にしておくことが、そのまま店の守りになります。店の窓口に届いて店の中に残っていれば、担当を付け替えるだけで済みます。
相談に付いてくるのは、写真だけではない
体質や体調の申告が混ざる
指名と相談の問い合わせを受けていると、写真と一緒に、体質や体調についての申告が届きます。カラー剤でかぶれたことがある、いま妊娠している、頭皮に傷がある。送る側は、施術の可否を知りたくて先に伝えてきます。
これらは、写真とは扱いの重さが違います。健康に関わる中身は、通常の連絡先などより慎重な扱いを求められる情報として整理されることがあります。取得のしかたや同意の要否については、判断に迷う場面が出てくるので、所管の窓口や専門家に確かめてください。
受付の側でできるのは、混ざらないようにすることです。相談の欄に自由記述だけを置くと、そこに全部が書き込まれます。何を書いてほしいのかを欄で分けておけば、少なくともどこに何が書かれているかは分かる状態になります。そして、書かれた中身についての判断は受付では行わず、施術する人に渡します。受付が答えてよいのは、返信の段取りまでです。
前回の施術の履歴を聞かれる
もう一つ多いのが、過去の履歴に関するやり取りです。前に別の店でブリーチをした、半年前にパーマをかけた、市販の薬剤で染めた。相談の内容を判断するために必要なので、送る側も詳しく書いてきます。
こうした履歴は、写真と組み合わさると、その人の生活がかなり細かく分かる情報になります。受け取ったこと自体は問題ではありませんが、受け取ったものが受信箱に平置きされている状態は避けたい。写真の置き場を決める話は、そのまま履歴の置き場を決める話でもあります。
写真が店の外に出る場面を、先に決めておく
仕上がりの掲載を、相談の写真と混ぜない
美容室は、仕上がりの写真を店の紹介に使う業種です。予約サイトのスタイル一覧、写真投稿サービスの投稿、店内に貼る施術例。ここで問題になるのが、相談のときに送られてきた写真との線引きです。
相談の写真は、返信のために送られたものです。掲載のために送られたものではありません。送信の画面に「相談への返信と施術の参考にのみ使う」と書いてあれば、この線は最初から引かれています。書いていないと、載せてよいかを一件ずつ判断することになり、判断する人が変われば結果も変わります。
掲載したい場合は、掲載のための同意を別に取ります。来店したときに口頭で確認して、確認したことを件の記録に残す。相談の写真をそのまま使わず、来店時に改めて撮る店も多い。どちらでも構いませんが、相談の受け皿と掲載の許可を同じ場所で混ぜないことが要点です。
サイトの制作や広告を外に頼むとき
もう一つ、写真が外に出る場面があります。サイトの制作や予約まわりを外の会社に頼んでいると、その会社が店のフォームや管理画面に触れることがあります。作業のために一時的にアクセスさせている状態も含まれます。
法律は、扱いを外部に任せる場合について次のように定めています。
個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
必要かつ適切な監督が具体的に何を指すかは、任せる範囲によって変わります。判断に迷うときは所管の窓口や専門家に確かめてください。受付の側でできるのは、外の人に渡す権限を作業に必要な範囲にとどめ、作業が終わったら戻すことです。見られる人を絞る話は、店の中の人だけの話ではありません。
入り口が複数あるとき、どこへ寄せるか
美容室の窓口は、たいてい四つ以上ある
美容室の問い合わせは、一か所には来ません。予約サイトのメッセージ欄、店の公式アカウントのトーク、写真投稿サービスのダイレクトメッセージ、店のサイトのフォームかメールアドレス、そして電話。少なく見ても5つの入り口があり、それぞれに別の人から相談が届きます。
厄介なのは、同じ人が複数の入り口を使うことです。予約サイトで日時を押さえたあとに、写真だけを公式アカウントで送ってくる。電話で「メールしました」と言われて探すと、届いているのは別の窓口だった。ひとつの相談が三か所に分かれると、返した気になって返していない状態が生まれます。
寄せ方を決めるとき、全部を一本にするのは現実的ではありません。予約サイト経由の問い合わせをサイトの外に出させることはできませんし、公式アカウントを閉じれば常連の相談経路が消えます。決めるべきなのは、どこを写真と相談の入り口にするかという一点です。
写真だけは、置き場を一つにする
現実的な寄せ方は、日時の調整は今までどおり各窓口で受けたうえで、写真や体質の申告のような重い中身だけを一か所に寄せる形です。「詳しいご相談はこちらのページからお願いします」という一行と、その先のフォーム。これを各窓口の定型文に入れておきます。
この形の利点は、切り替えを段階的にできることです。全部を一度に移すと、常連からの連絡が届かなくなる時期が生まれます。重い中身から順に移せば、届かなくなって困るものが先に安全な場所へ移ります。
もう一つの利点は、寄せた先で数えられるようになることです。どの窓口から何件が流れてきたのかが分かれば、次に力を入れる窓口も見えます。電話でしか相談が来ない店と、写真投稿サービスからばかり来る店では、置く一行の場所が変わります。
電話で受けたものを、その場で入り口に流す
電話は無くなりません。特に指名の確認は電話が早い。ただ、電話で受けた相談を紙のメモに書いて貼る運用が残っていると、そこだけが管理の外に出ます。
電話で受けたときに、受付側からフォームの案内を送る形にすると、そこが埋まります。「いまお伺いした内容の確認と、髪の写真をこちらから送っていただけますか」と伝えて、案内の短い文面を送る。相手にひと手間を掛けることになりますが、写真を送ってもらう必要がある相談なら、どのみち何かの手間は発生します。
紙のメモは、その日のうちに誰かが見なければ消えます。書いた本人が休みの日に、貼られたメモの意味を他の人が読み解くのは難しい。電話で受けた内容も件として残る形にしておくと、休みの人の分を代わりに返せます。
受け取り方を変えた直後に起きるつまずき
案内を出しても、しばらくは添付が届く
入り口を変えた直後、添付のメールはゼロにはなりません。以前に控えた店のメールアドレスを使う人がいますし、検索で古いページに着く人もいます。ここで「案内したのに読まない」と考えると運用が続きません。
続く形にするには、添付で届いた分の受け方を先に決めておきます。届いたら、フォームの案内を返して送り直してもらうのか、それとも受付側でその一件をフォーム側に写して続けるのか。どちらでもよいのですが、決めておかないと、届いた人によって扱いが変わります。
多くの店に合うのは、後者です。相談してきた相手に送り直しをお願いすると、そこで離脱します。受付側が写すほうが早い。写す作業が発生するのは移行の期間だけで、案内が行き渡れば自然に減ります。
通知だけが飛んできて、開くのを忘れる
もう一つよく起きるのが、フォームに変えたことで、かえって見落としが増える時期です。受信箱で受けていたころは、他のメールと並んで目に入っていました。専用の場所に届くようになると、見に行かないと見えません。
対処は単純で、届いたことを知らせる先を、いま一日に何度も開いているものに合わせることです。メールを一日中見ている店ならメール、公式アカウントの管理画面を開きっぱなしにしている店ならそちら。習慣を変えずに済む場所に通知を出します。
そのうえで、開かないと閉じられない状態にしておきます。返していない件が一覧の上に残り続ける形なら、見落としは翌日に持ち越されません。通知だけを飛ばして、残っているかどうかがどこにも出ない形が、いちばん抜けます。
全部の欄を必須にしてしまう
三つ目のつまずきが、欄の作り方です。せっかく作るのだからと全部の欄を必須にすると、送信の直前でやめる人が出ます。特に効くのが電話番号です。相談の段階では電話をもらいたくない人が一定数いて、必須にすると、その人たちはそのまま離れます。
必須にするのは、返信ができなくなる欄だけです。名前と、返信先の連絡先が一つ。あとは任意にしておきます。任意にしても、必要な人はちゃんと書きます。書かれなかった項目は、返信のときに聞けば済む話です。
写真の欄も、必須にしないほうが結果は良くなります。写真が無い相談も来ますし、写真を撮るのが面倒で送信をやめる人もいます。写真があると相談が早く進むことを一行で伝えておけば、必要な人は付けてきます。
受け取り方を変えるときに見る比較の軸
いま使っている入り口を変えるとき、どこを比べればよいのかを整理します。作りやすさではなく、届いたあとに自分で回せるかを軸にします。
第一の軸は、送る側にアカウント登録を求めるかどうかです。求める形だと、相談の途中でやめる人が出ます。美容室の問い合わせは思い立った瞬間に送られるものなので、手前に壁を置くと届く数がそのまま減ります。無料で使える定番の道具と、送信されたあとの扱いがどう違うのかは、Googleフォームとの比較で、回答が表に溜まったあとに何が起きるかという観点から整理されています。
第二の軸は、届いたあとに担当と状況を持たせられるかどうかです。返したかどうかが件ごとに残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。指名の問い合わせは、返信が遅れた時点で価値が落ちる種類の問い合わせなので、ここは特に効きます。すでにサイトにフォームを置いている店であれば、Contact Form 7との比較に、送信の通知だけが飛ぶ状態と、送信後の管理まで持つ状態の違いがまとめられています。
第三の軸は、ファイルの受け取りが標準で付いているかどうかです。画像の欄を後から足せるか、上限や形式を指定できるか、届いたファイルが本文と同じ画面に並ぶか。この三点が揃っていないと、結局はフォルダとの往復が残ります。
実際にどう動くのかを先に見たい場合は、動くところを見るで、送信されたあとの画面がどうなっているかを触れます。フォームを作る画面よりも、届いたあとの画面のほうを長く見たほうが判断がしやすい。送信されたあとの道具がそろっているかどうかは、作る画面を見ても分からないからです。
料金の考え方も、比べる前に見ておくと迷いが減ります。料金には、どの範囲までが基本に含まれるのかが書かれています。
受け取り方を変えたあと、何を見て良し悪しを判断するか
入り口を変えたら、変えた効果を見る材料が必要です。感覚で判断すると、変えたことを正当化する方向に記憶が寄ります。
見るべきものは三つあります。一つ目は、写真が付いた相談の件数です。添付が届かないようになった代わりに、そもそも写真が届かなくなっていたら、入り口の作りに問題があります。二つ目は、最初の返信までにかかった時間です。指名の相談は返信の速さがそのまま来店につながるので、ここが縮んでいなければ変えた意味が薄い。三つ目は、返していない件が残った日数です。
この三つは、どれも件ごとの記録が残っていれば数えられます。逆に言えば、受信箱で受けている限りは数えられません。数えられる状態にすること自体が、入り口を変える理由の一つです。
美容室以外の受付でも同じ構造が繰り返し出てきます。届いたものに写真や書類が付いてきて、その置き場と担当が決まっていないと詰まる。どの場面でどう詰まるのかは、問い合わせの受付に、受け取ってから返すまでの流れとして整理されています。求人の応募を同じ窓口で受けている店なら、採用の応募受付のほうも合わせて見ておくと、混ぜてはいけない線がどこにあるのかが分かります。
最後に、順番の話をします。写真の受け取り方を変えるとき、多くの店は「安全な保管方法」から考え始めます。しかしそこから始めると、決めることが多すぎて止まります。先に決めるのは、どこで受け取るかです。受け取る場所が一つに決まれば、見られる人を絞る話も、いつ消すかの話も、その一か所についてだけ決めればよくなります。受信箱と個人端末とフォルダに散らばったまま安全を確保しようとするから、終わらないだけです。
Q1. 問い合わせの写真をメールの添付で受け取ることは、そもそも禁止されているのですか？
禁止されているわけではありません。問題は、受信箱に顔写真や髪の状態の写真が無期限に溜まり、誰がいつ見たかも残らない状態になりやすい点です。個人情報の保護に関する法律は、安全管理のために必要かつ適切な措置を求めています。何が適切かは店の規模や中身で変わるため、判断に迷う場面では所管の窓口や専門家に確かめてください。
Q2. お客さまから写真が送れないと言われます。どこを直せばよいですか？
まず容量です。多くのメールサービスで添付の上限は25MB前後で、最近のスマートフォンの写真を数枚付けると簡単に超えます。送信エラーは送った側にしか返らないので、店側は届いていないことにすら気づけません。送信フォームに画像の欄を置き、受け取る枚数と形式を先に決めておくと、この往復がなくなります。
Q3. 相談の写真は、何枚まで受け取れるようにすればよいですか？
なりたい形が分かる写真が1枚、いまの状態が分かる写真が1枚か2枚で、返信のための材料としてはおおむね足ります。合計3枚を上限にしておくと、送る側も迷いません。上限を決めていないと動画が届くことがあり、開くのに時間がかかるうえ、どこを見ればよいのかも分からず、結局は追加のやり取りが発生します。
Q4. 受け取った写真は、いつまで置いておけばよいですか？
法律には具体的な期間の定めがなく、店の考え方で決めることになります。大事なのは期間を決めること自体です。決めていないと事実上の永久保存になります。相談から来店が無いまま6か月経った件は消す、といった形で一つ期間を置けば、削除を月に一度の作業として組み込めます。思い出したときにやる作業は続きません。
Q5. スタイリストが自分のスマートフォンで相談を受けてしまいます。どう止めればよいですか？
禁止を先に置くと隠れて続くだけになります。店の窓口に届いた相談が、そのまま指名されたスタイリスト本人の手元に回る形にするのが実務的です。個人の連絡先を教える理由が消えるので、自然に減ります。私物の端末に残ったままだと、退職のときに進行中の件がまとめて見えなくなり、引き継ぎもできません。